Manuel d utilisation de la version en ligne Février 2013
Sommaire I- Contrôle de la saisie dans les formulaires... 3 II- Module de configuration... 4 1- Données créancier... 5 2- Préférences... 6 III- Base des mandats... 7 1- Création de mandat... 7 a- Données mandat... 8 b- Données débiteur... 9 c- Cycle de vie... 9 2- Consultation & Modification de mandat... 10 3- Suppression de mandat... 14 4- Recherche de mandat... 14 IV- Gestion des prélèvements... 15 1- L arborescence... 15 2- Le niveau «Fichier»... 15 a- Création... 15 b- Modification... 16 c- Suppression... Error! Bookmark not defined. d- Copie... Error! Bookmark not defined. e- Génération du XML... Error! Bookmark not defined. 3- Le niveau «Remise»... Error! Bookmark not defined. a- Création... Error! Bookmark not defined. b- Modification... Error! Bookmark not defined. c- Suppression... Error! Bookmark not defined. d- Copie... Error! Bookmark not defined. 4- Le niveau «Prélèvement»... Error! Bookmark not defined. a- Création... Error! Bookmark not defined. b- Modification... Error! Bookmark not defined. c- Suppression... Error! Bookmark not defined. 5- Les retours... 18 S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 2
I- Contrôle de la saisie dans les formulaires L application intègre un certain nombre de contrôles sur les formulaires, de façon à éviter les erreurs de saisie (ex : contrôle que les IBAN sont corrects, ). Lorsqu un champ est obligatoire et non renseigné, le message d erreur suivant apparaît : ou lorsqu une erreur est détectée dans la valeur saisie pour ce champ, une alerte est affichée : S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 3
II- Module de configuration Une fois connecté au site sepadebit.fr à l aide des logins fournis, la première étape consiste à configurer l application avec vos données créancier ainsi que vos préférences d utilisation. Pour ce faire, cliquez sur «Configuration». La fenêtre suivante apparaît alors : S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 4
1- Données créancier Afin de pouvoir créer des remises de prélèvements Sepa, l utilisateur doit d abord spécifier les coordonnées du créancier : Nom du profil : à renseigner Date de création : elle est générée automatiquement Identifiant créancier (ICS) : l identifiant créancier SEPA attribué par la Banque de France (équivalent de l ancien NNE) Nom créancier : la dénomination sociale du créancier Adresse créancier : l adresse du siège du créancier (sur 1 ou 2 lignes) Pays créancier : le créancier doit être dans la zone SEPA IBAN créancier : l IBAN du compte sur lequel les remises doivent être créditées BIC créancier : le BIC de la banque dans laquelle est tenu le compte créancier S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 5
Raison par défaut pour les débits : Code indiquant la nature du prélèvement. Le créancier doit choisir «aucun» lorsque les prélèvements sont de différentes natures sinon il doit spécifier la nature ici. Ces données seront utilisées pour tous les prélèvements émis. Dans la plupart des cas, une fois configurées, elles ne devraient plus être modifiées. Toutefois, elles peuvent être changées à tout moment, en cas de changement de compte créancier ou de dénomination sociale par exemple, mais l utilisateur aura un avertissement s il essaie de changer ces données alors qu il a déjà créé des remises de prélèvements avec les anciennes données. Exemple de configuration système 2- Préférences L utilisateur peut choisir la langue de l application. Pour cela, il suffit de choisir la langue dans la liste déroulante située en haut à gauche de l application. Le changement de langue se fait instantanément, il n est pas nécessaire de redémarrer son ordinateur. Par défaut, le Français et l Anglais sont proposés mais d autres langues sont disponibles sur demande. S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 6
III- Base des mandats L onglet «Mandats» ouvre le module de gestion des mandats SEPA. Ce module vous permet de créer, modifier, supprimer, rechercher et consulter tous les mandats SEPA enregistrés dans l application. 1- Création de mandat Dans le module de gestion des mandats, cliquez sur la case «Créer un mandat» afin d afficher l écran suivant : S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 7
a- Données mandat Dans l onglet «Données mandat & débiteur», l utilisateur doit spécifier les renseignements suivants : Référence mandat (RUM) : chaque mandat SEPA doit avoir une RUM (Référence Unique de Mandat). Lorsqu un nouveau mandat est créé, une référence unique est générée par le système, mais elle peut être modifiée par l utilisateur. Référence contrat : ce champ permet d enregistrer la référence du contrat signé avec le débiteur. Il est optionnel et n est pas utilisé pour la génération des fichiers XML. Date de signature : date à partir de laquelle le mandat SEPA est actif. Il s agit généralement de la date à laquelle le mandat a été signé par la contrepartie. Si cette date n est pas spécifiée, le mandat peut quand même être enregistré dans l application, mais restera au statut «En Suspens» jusqu à ce qu une date de signature soit spécifiée. S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 8
Type de contrat : dans la situation d aujourd hui, la plupart des mandats sont encore de type papier. Mais s il s agit d un mandat électronique (e-mandate), il convient de le spécifier ici. Ref. signature électronique : pour les mandats électroniques, la référence de la signature électronique peut être enregistrée dans ce champ (désactivé pour un mandat papier). Est migré : ce champ vous permet de spécifier s il s agit d un mandat migré à partir d anciennes autorisations de prélèvement domestique. Date de la migration : si le mandat est migré, spécifier la date de la migration ici Schéma SDD : la version actuelle du Rulebook SEPA SDD propose deux schémas : le CORE (business to customer) et le B2B (business to business). SEPA Debit supporte ces deux schémas pour les prélèvements et les mandats associés. b- Données débiteur Il s agit ici des informations liées à la contrepartie ayant signé le mandat SEPA, le débiteur : Nom débiteur : nom de la personne à débiter Adresse débiteur : adresse de la personne à débiter, sur 1 ou 2 lignes Pays débiteur : pays de la personne à débiter (doit être dans la zone SEPA) IBAN débiteur : IBAN du compte de la personne à débiter BIC débiteur : BIC de la banque où est tenu le compte de la personne à débiter c- Cycle de vie L écran propose un deuxième onglet appelé «Cycle de vie». Cet onglet reprend les informations liées au cycle de vie du mandat SEPA. Tous les champs repris ici sont gérés automatiquement par l application, de façon à rendre la complexité de la gestion du cycle de vie des mandats transparente pour l utilisateur. Statut : le statut du mandat est géré automatiquement par l application. Il peut être S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 9
o Actif : le mandat est signé et valide et des prélèvements peuvent être effectués o En suspens : le mandat n a pas encore été signé (il ne peut pas être utilisé pour effectuer des prélèvements) o Annulé : le mandat a été révoqué ou annulé (il ne peut plus être utilisé pour effectuer des prélèvements) Sequence Type : il s agit du sequence type du mandat (FRST, RCUR, LAST, OOFF). Ce paramètre est géré automatiquement par l application, cependant il est possible de le modifier manuellement pour chaque mandat. Date du FRST : ce champ est pour information uniquement. L application garde en mémoire la date du premier prélèvement effectué sur ce mandat. Date dernier RCUR : ce champ est pour information uniquement. L application garde en mémoire la date du dernier prélèvement effectué sur ce mandat. Raison et date d amendement : si un amendement est effectué sur le mandat (ex : le débiteur change de numéro de compte ou de banque), il sera enregistré ici. Date de signature de l annulation : si une annulation est signée par le débiteur, le mandat sera désactivé, et la date de signature de l annulation enregistrée ici. 2- Consultation & Modification de mandat Après avoir créé des mandats, on peut les consulter ou les modifier dans le module de gestion des mandats. Pour consulter ou modifier un mandat existant, il suffit de cliquer sur le symbole en forme de crayon. Le même écran que celui décrit précédemment apparaîtra avec les informations enregistrées pour ce mandat. S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 10
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Exemple de données mandat & débiteur Exemple de cycle de vie 3- Impression de mandat Après avoir créé un mandat vous pouvez l imprimer pour le faire signer à votre client : Le mandat s ouvre au format pdf : S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 12
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4- Suppression de mandat Pour supprimer un mandat du module de gestion des mandats, il suffit de cliquer sur le rond rouge à droite de la liste des mandats. 5- Recherche de mandat Si un nombre important de mandats sont enregistrés dans la base, pour en retrouver un facilement, un formulaire de recherche est à votre disposition au-dessus de la liste des mandats. Il fonctionne de manière dynamique : dès que vous spécifiez certains critères, la liste est mise à jour pour ne garder que les mandats respectant ces critères. S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 14
IV- Gestion des prélèvements L onglet «Prélèvements» donne accès au module principal de l application, celui qui permet de gérer les remises de prélèvements SEPA. L interface de ce module a été conçue de manière à être la plus intuitive et productive possible. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée des fonctionnalités à votre disposition. 1- L arborescence Le module de prélèvements se présente sous la forme d une arborescence. Il est important de bien comprendre la hiérarchie des différents éléments présents dans cet «arbre» : Fichier : le niveau fichier est le niveau le plus haut. L élément «fichier», comme son nom l indique, correspond aux fichiers XML physiques qui seront créés par l application pour l envoi vers la banque. Un fichier peut contenir 1 ou plusieurs remises. Remise : une remise (parfois aussi appelée collection de prélèvements, ou «batch») est un ensemble de prélèvements partageant des caractéristiques communes (date de règlement et sequence type). Une remise a pour parent un et un seul fichier mais peut comporter 1 ou plusieurs prélèvements. Prélèvement : les prélèvements sont les opérations de débit à proprement parler. Un prélèvement a pour parent un et une seule remise. Le niveau prélèvement est le niveau le plus bas. 2- Le niveau «Fichier» a- Création Afin de pouvoir effectuer des prélèvements SEPA, il faut créer un fichier XML qui contiendra les remises de prélèvements. Pour créer un nouveau fichier, dans l onglet «Prélèvements», cliquez sur «Nouvelle remise en banque». L écran suivant apparaît : S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 15
Il suffit de spécifier la date d exécution souhaitée. b- Saisir le prélèvement Pour les données du débiteur l application va les rechercher directement à partir de la base Mandats. Pour cela, il suffit de saisir quelques caractères de la référence mandat ou du nom du débiteur et de cliquer sur la case «Recherche» prévue à cet effet. S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 16
Les données du prélèvement sont : Référence : une référence unique (End2EndId) est calculée automatiquement par l application, mais il est possible de la changer manuellement Montant : il s agit du montant du prélèvement, en euros Raison : ce champ optionnel permet de spécifier la raison («purpose») du prélèvement Communication : ce champ optionnel permet d entrer un texte libre qui sera restitué au destinataire (= «Remittance information») sur ses extraits de compte Puis cliquez sur «enregistrer» si vous n avez pas d autre prélèvement à saisir, ou sur «enregistrer et nouveau» si vous souhaitez saisir un second prélèvement. Vos remises sont directement créées. Vous pouvez ajouter un prélèvement en sélectionnant la remise et en réalisant un clic droit. supprimer : permet de supprimer entièrement une remise, avec tous les prélèvements qu elle contient. Attention, cette opération supprimera tous les prélèvements contenus dans cette remise. S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 17
Copier : permet de copier entièrement une remise, avec tous les prélèvements qu elle contient, vers une autre remise dans le même fichier. A noter que l application transformera automatiquement les remises qui étaient en statut «FRST» en statut «RCUR». Copier impayés : permet de copier tous les prélèvements d une remise qui ont un statut «impayé» (voir «Les retours» plus bas) dans une autre remise. 5-Les fonctions d import L onglet «Gestion des imports» vous permet d importer : - des fichiers de prélèvements au format CFONB 160 natif ou enrichi - des fichiers de rejets (camt054 et pain002) - des fichiers de mandat Pour voir le détail des fichiers cliquez ici Format CSV d'import.pdf Point d attention après avoir importé un fichier CFONB 160 il faut retourner dans l onglet «prélèvements» afin de générer le fichier xml correspondant. 6- Les retours Pour faciliter la gestion du cycle de vie des mandats et également le suivi des paiements et les relances impayés, l application permet d intégrer les fichiers retours (en provenance de votre banque) contenant les rejets et les impayés: ce sont respectivement les fichiers pain.002 et camt.054. Pour importer les fichiers retour mis à disposition par votre banque dans l application, il suffit de passer par l écran de gestion des imports. S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 18
Une fois le fichier des retours choisi, cliquez sur «Envoyer les R-transactions pour mise à jour». L application traite alors les fichiers retours et des messages apparaissent, expliquant le statut du prélèvement. S PA Debit - Manuel d utilisation de la version en ligne Page 19