PROJET PEB-VDX Compte rendu d'avancement #5 4 mai 2004 1. Rappel Le dernier compte rendu d avancement du projet PEB-VDX a été présenté le 18 mars dernier. 2. Traduction Conformément à une entente intervenue avec FD en mars, la CREPUQ a reçu par contrat la responsabilité d'assurer la traduction des fichiers d'aide des composantes ZPortal et VDX et recruté une traductrice pour effectuer le travail. Il a été convenu que la traduction devait être basée sur le glossaire CREPUQ-VDX http://www.uquebec.ca/peb-vdx/index.cfm, qui a été créé en juin 2003 et alimenté tout au long du processus pour assurer la cohérence des termes utilisés. Le contrat, signé le 21 avril, prévoit que les fichiers français seront transmis à FD d'ici le 15 mai et intégrés aux deux interfaces françaises avant le 30 mai. Le fichier d'aide ZPortal traduit a été reçu et révisé et sera transmis à FD au cours des prochains jours. Quant aux fichiers VDX, beaucoup plus considérables, leur traduction devrait permettre d'identifier, de définir et donc de traduire bon nombre de termes de l'interface ou des tables qui avaient jusqu'à maintenant été laissés en suspens faute de compréhension du contexte. L'acceptation par la CREPUQ de la version française du produit ZPortal/VDX 2.4 est un préalable à l'application des frais annuels de support: il est prévisible que nous y arrivions finalement d'ici la mi-juin, dès lors que nous pourrons considérer que 95% du processus a été complété. 3. Configuration Le rapport de suivi sur la configuration ZPortal, transmis en mars aux répondants de chaque institution, a permis de compléter la description des collections et la majeure partie de la configuration des cibles Z39.50 et des localisations des bibliothèques participantes. Les quelques problèmes non encore résolus ont été soumis à FD ('Shelving Location' de McGill et caractères de surbrillance dans les notices de Poly) ou doivent être corrigés par l'institution concernée (sous-localisations, disponibilité et
index de recherche dans les banques UQ) - http://www.uquebec.ca/pebcrepuq/restreint/configuration_zportal.pdf À partir des suggestions reçues et des données sur les prêteurs privilégiés, trentecinq (35) cibles additionnelles ont été configurées pour constituer le noyau des catalogues qui doivent être rendus disponibles via ZPortal ou utilisés par la composante LocDoc de VDX pour la recherche de localisations et la construction de files de prêteurs: bibliothèques OCUL et CARL, bibliothèques nationales, gouvernementales et spécialisées. A-G Canada Impact et OCLC WorldCat, tous deux à accès restreint, sont les derniers catalogues qui seront ajoutés à cette liste "de départ". Le sous-groupe Configuration a préparé une batterie de tests qui sont appliqués à chacune des cibles afin de valider le fonctionnement de la recherche dans les principaux index. La liste des cibles configurées, avec une indication de l'état d'avancement de la configuration fiches collection, groupes, profils, recherche, affichage des notices et des fonds est disponible sur le site PEB-VDX: http://www.uquebec.ca/peb-crepuq/restreint/cibles_z39_50.xls. La configuration de la fonction LocDoc Emprunteur localisation automatique des documents à partir des demandes reçues des usagers a été établie pour inclure la recherche par ISBN, ISSN et LCCN. Les autres numéros de contrôles définis dans l'ensemble d'attributs Bib-1 sont difficilement utilisables parce que non supportés par la très grande majorité des serveurs. L'addition de la combinaison auteur/titre, utilisée par certains clients de VDX, est envisagée, mais devra d'abord faire l'objet de tests approfondis. Par ailleurs, le sous-groupe Configuration a également travaillé à définir le contenu de deux types de sous-produits à intégrer dans le système: avis à l'usager demande annulée/en collection locale, demande annulée/tentative(s) infructueuse(s), document reçu, prêt échu et sorties imprimées demande, liste de cueillette, avis d'expédition, feuille de circulation, avis de retour. Ces produits seront dès que possible associés aux comptes test créés en décembre pour le sous-groupe Formation et leur forme finale soumise à l'approbation des institutions participantes. 4. Bibliothèques partenaires FD a déjà fait la demande, auprès de la BNC, d'une version à jour du répertoire des bibliothèques canadiennes pour alimenter les bases de données de la CREPUQ: le répertoire étant fourni par la BNC en format texte continu (MSWord), un effort considérable doit être consacré à sa conversion à un format structuré. Dans l'intervalle, le sous-groupe Bibliothèques va travailler, au cours des prochaines semaines, à compléter la version 2002/2003 du répertoire préparée pour les bibliothèques du consortium RACER/OCUL et disponible en format Excel: cette décision retarde le versement des données dans le système CREPUQ, mais l'édition des quelque 6 700 enregistrements dans une feuille de calcul permettra de définir et d'ajouter à l'avance bon nombre d'éléments qui devraient, après chargement, être édités à la pièce dans les dossiers individuels des partenaires. 2
En décembre dernier, le sous-groupe Bibliothèques avait commencé à définir une politique de création de sigles uniques, assortie de mécanismes de contrôle, pour les partenaires ne pouvant être associés à une source d'autorité existante LC, BNC, OCLC, NLM, Ce travail doit bientôt être finalisé. La création d'un répertoire de base de bibliothèques étrangères a également été entreprise mais son étendue devra être reconsidérée. La priorité doit être accordée à la mise sur pied de mécanismes de création centralisée "ad hoc" des dossiers de partenaires, selon les besoins de l'emprunt ou du prêt. Enfin, le sous-groupe Bibliothèques doit se pencher sous peu sur l'opportunité de créer un formulaire Web permettant aux partenaires de soumettre des demandes aux bibliothèques de la CREPUQ; un second formulaire leur permettant de s'enregistrer d'abord dans nos bases de données pourrait aussi être conçu. 5. Usagers Le sous-groupe Usagers a effectué en avril, auprès de chacun des participants, une vérification au sujet des mécanismes et sources de données-usagers qu'ils entendaient privilégier. Au terme de cette opération, qui visait à confirmer et à préciser les premières informations recueillies en janvier, plusieurs mécanismes ont été choisis, qui devront être documentés et testés: authentification sur serveur distant, chargement en lot, auto-inscription par courriel formaté (via formulaire Web ou par le biais du système local de bibliothèque) - http://www.uquebec.ca/pebcrepuq/doc/sources.pdf Pour les deux premiers, la confirmation ou la documentation de base seront communiquées aux participants d'ici quelques semaines. La documentation sur les courriels formatés est déjà disponible mais les développements permettant de les générer sont à faire. Un projet d'avis sur la protection des renseignements personnels, à être approuvé par le Sous-comité des affaires juridiques de la CREPUQ, a été déposé sur le site PEB- VDX (http://www.uquebec.ca/peb-crepuq/restreint/projet_avis_vdx.pdf - diffusion restreinte). Pour l'avancement à court terme du projet, l'intérêt du document tient surtout aux éléments d'information qui sont désignés comme n'étant "pas nécessairement de caractère confidentiel", nom, prénom, adresse courriel. Le sousgroupe Usagers avait déjà déterminé, en mars, les données-usagers susceptibles d'être conservées dans les bases de la CREPUQ: il a été convenu de ne pas ajouter à la liste des champs obligatoires de VDX ID utilisateur, mot de passe, institution/bibliothèque d'attache et catégorie; l'adresse courriel, puisqu'elle permet l'envoi d'avis sur l'évolution de la transaction, est "fortement suggérée". La décision de verser ou non dans le système les autres éléments d'information au sujet des usagers est laissée à l'entière discrétion de chaque institution. 3
6. Formation Le sous-groupe Formation est à mettre la dernière main à un projet de présentation du système VDX de la CREPUQ à l'intention des répondants de chaque institution, laquelle aura lieu en conférence vidéo (8 points) le 3 juin prochain. La convocation sera adressée aux répondants d'ici la fin de la semaine, avec un plan de contenu plus détaillé à venir par la suite. La présentation, donnée en avant-midi, sera axée sur les composantes ZPortal et VDX plutôt que sur la gestion du projet: l'objectif du sousgroupe est d'illustrer, malgré l'absence de plusieurs éléments, quelques-unes des fonctionnalités les plus intéressantes du système, recherche dans plusieurs catalogues, préparation de demandes à partir des notices repérées, vérification/localisation par VDX, etc. Par contre, l'idée de mettre dès maintenant à la disposition de chaque répondant un compte test lui permettant d'expérimenter avec VDX a été abandonnée: l'interface française, la base de données française, la documentation appropriée et de larges pans de la configuration manquent toujours. Une expérimentation à tâtons aurait suscité plus de vaines interrogations et de réactions négatives que de réels bénéfices pour les participants qui n'ont pas déjà été mis en contact avec le système. La composante ZPortal, quant à elle, est accessible à tous version anglaise depuis plusieurs mois et toutes les personnes concernées ont été invitées à l'évaluer et à l'utiliser. 7. Prochaines étapes Le concours visant à trouver un nom au système ZPortal/VDX de la CREPUQ a été lancé auprès du personnel des bibliothèques le 23 avril. La date limite en a été fixée au 28 mai prochain. Par la suite, l'uq a offert les services de ses graphistes pour construire un logo et compléter ce qui deviendra l'image du système. Afin d'assurer un suivi plus serré de l'évolution du projet, l'équipe de direction a convenu avec FD d'un calendrier de conférences téléphoniques bi-hebdomadaires faisant intervenir, pour chaque partie, les personnes les plus étroitement impliquées dans la configuration du système: la première de ces rencontres s'est tenue le 3 mai. Les priorités suivantes ont été identifiées pour la suite des opérations à court terme: finalisation de la traduction, édition du répertoire des bibliothèques canadiennes, achèvement de la configuration des cibles Z39.50, documentation des mécanismes et formats d'enregistrement des usagers, conclusion des ententes entre FD et les institutions privilégiant l'authentification sur un serveur local, définition et mise en place de la structure des bases de données bureaux et hiérarchie, définition des paramètres de fonctionnement du système et des données de référence applicables à l'ensemble, raffinement et tests de la composante LocDoc Emprunteur et Prêteur. Enfin, pour satisfaire aux mêmes préoccupations de visibilité et dans la foulée de la préparation de la présentation du système en juin, un plan d'information a été élaboré avec la responsable du support aux utilisateurs afin d'assurer une communication plus étroite avec les répondants de chaque institution. Les composantes principales de ce 4
plan prévoient un "bulletin" d'information hebdomadaire et un recours accru au site VDX-CREPUQ et spécialement à sa section 'Questions et réponses'. À la veille de la période d'été, notre objectif est d'assurer un déroulement ininterrompu des opérations et de tenir les responsables informés de chacune des étapes franchies, pour susciter leur intérêt, leurs réactions et leur intervention. La liste des tâches à compléter pour préparer l'implantation du système et la formation des utilisateurs est encore longue, mais nous croyons au moins, fût-ce depuis peu, avoir dépassé le stade du creusage, qui permet de jeter les fondations et de voir enfin s'ériger une structure. Lyse Pérusse Responsable, projet VDX-CREPUQ Le 4 mai 2004 5