OCCASIONS DE PARTENARIAT POUR PROFITER D UNE VISIBILITÉ UNIQUE Comité organisateur de la Journée des acquisitions 2009 Le 26 mai 2009
Fort du succès obtenu l an passé, le comité organisateur de la Journée des acquisitions est présentement à pied d œuvre dans la réalisation de la 5 e édition qui se tiendra pour une toute première fois à Montréal, au Centre Mont-Royal, le 28 octobre prochain. C est sous le thème «L approvisionnement, une carrière en plein essor!» que sera orchestrée la Journée des acquisitions 2009. Dans une perspective de financement, nous offrons à quelques entreprises la possibilité de tirer profit de cet événement tout à fait singulier. En devenant partenaire, vous pourrez jouir d une visibilité inégalée auprès de spécialistes des secteurs public et parapublic, des municipalités ainsi que les réseaux de l éducation, de la santé et des services sociaux. L événement Cette activité se veut un lieu d échanges et de formation consacré au domaine des acquisitions. L édition 2009 promet une programmation relevée qui saura répondre aux principales préoccupations en matière d approvisionnement. On y proposera notamment une table ronde portant sur un enjeu des plus stratégiques : la relève en approvisionnement. Également au programme, des ateliers sur les compétences et perspectives en approvisionnement, le programme d achats responsables (PAR), l ABC de la conformité dans le domaine de l appel d offres public, les acquisitions de biens par rapport au coût initial et total ainsi que la nouvelle loi 17 «Loi sur les contrats des organismes publics et sa réglementation afférente». En outre, le lunch réseautage en mi-journée est l occasion unique pour échanger opinions et savoir-faire entre participants et entreprises. Un coquetel termine la Journée, dans un environnement convivial propre à la création de nouvelles relations d affaires. Le profil des participants Nous attendons quelque 400 participants des secteurs public et parapublic, soit : les ministères et organismes, les municipalités ainsi que les réseaux de l éducation, de la santé et des services sociaux. C est un groupe de choix, une clientèle ciblée pour une entreprise qui souhaite avoir de la visibilité auprès de véritables spécialistes dans le domaine de l approvisionnement public et parapublic. En 2008, la répartition des visiteurs s établissait ainsi : 77% des visiteurs provenaient des ministères et organismes; 12% des visiteurs provenaient des municipalités; 7% des visiteurs provenaient du secteur de l éducation; 4% des visiteurs provenaient du secteur de la santé. Page 2
La philosophie de partenariat Le comité organisateur de la Journée des acquisitions privilégie les partenaires qui cadrent avec ses objectifs. Un souci lié au développement durable dicte également les actions posées en matière d établissement de partenariats et des outils de communication marketing. Les outils de communication produits seront réalisés, dans la mesure du possible, à partir de matières recyclées, et l utilisation de papier sera réduite au maximum. Les occasions liées à la programmation Petit-déjeuner au Foyer Cartier et International; Ouverture du Salon à l auditorium; Ateliers dans la salle Cartier I et II; Ateliers dans le Salon International I et II; Lunch au Salon Mont-Royal; Pauses-santé au Foyer Cartier et International; Coquetel au Foyer Cartier et International. La durée du partenariat Le Comité organisateur de la Journée des acquisitions 2009 sollicite la participation d entreprises à titre de partenaires pour la durée de l édition 2009 qui se tiendra à Montréal, au Centre Mont-Royal, le 28 octobre prochain. Les plans de visibilité proposés Page 3
Partenaire PLATINE Investissement : 8 000 $ Cette catégorie peut compter un maximum de quatre (4) partenaires puisqu elle implique la commandite exclusive d une salle de conférences. Ce partenaire bénéficiera de la visibilité et des avantages suivants : Outils de communication Signature organisationnelle et positionnement en tant que partenaire PLATINE, sur les outils suivants : Formulaire d inscription; Formulaire du participant; Bannière autoportante (Parapost) «La Journée des acquisitions 2009 L approvisionnement, une carrière en plein essor!». Cette bannière sera installée aux différents endroits où se tiendront les activités (logo des partenaires au bas); Chapeaux de table (lunch réseautage); Manuel de l exposant; Programme officiel; Publicité imprimée dans le Journal de l AEGQ. Outils du congressiste Signature organisationnelle et positionnement en tant que partenaire PLATINE, sur les outils suivants : Sac contenant la trousse du participant; Cocarde; Horaire personnalisé; Coupon lunch-réseautage; Coupon «consommation gratuite pour le coquetel». Pour une durée d un an sur le site de la Journée des acquisitions 2009, mention, signature organisationnelle et hyperlien vers le site du partenaire. Signature organisationnelle sur les capsules diffusées sur le Portail d approvisionnement du CSPQ. Signature organisationnelle sur le bandeau publicitaire diffusé sur différents portails à partir de la signature du contrat de commandite jusqu au lendemain de la Journée des acquisitions. En cliquant sur le bandeau publicitaire, vous trouverez un Page 4
hyperlien vers la lettre d invitation, le programme et le formulaire d inscription dans le Portail d approvisionnement du CSPQ qui vous mènera vers le site du partenaire en cliquant sur son logo. Les voici : o Forum des gestionnaires en ressources matérielles (FGRM) X visiteurs; o Forum des gestionnaires en TI (FGTI) X visiteurs; o Association québécoise de la logistique et de l approvisionnement (AQLASS) X visiteurs; o Commission scolaire Côte du Sud X visiteurs; o Union des municipalités du Québec (UMQ) X visiteurs; o Site d achats des municipalités (SAM) X visiteurs. Signature organisationnelle disponible en cliquant sur le bouton publicitaire diffusé sur les sites intranet et du CSPQ avec hyperlien vers le Portail d approvisionnement du CSPQ qui vous mènera vers le site du partenaire en cliquant sur son logo. Pavoisement et exploitation Commandite exclusive d une salle de conférences (Cartier I et II, Salon International I et II). À l entrée de la salle de conférences commanditée, affiche déposée sur chevalet télescopique : signature organisationnelle et positionnement en tant que partenaire présentateur des ateliers et conférences présentés dans la salle. Cette affiche sera préparée par la DGACQ (Direction générale des acquisitions). o Emplacement pour un kiosque d information au Centre Mont-Royal (Foyer Cartier et International - frais de production, transport, installation, exploitation et animation à la charge du partenaire). o Installation d une (1) bannière autoportante de type «Parapost» à l accueil des participants au Centre Mont-Royal (bannière fournie par le partenaire). o Installation d une bannière autoportante de type «Parapost» dans le Salon Mont-Royal, lors du repas (bannière fournie par le partenaire). o Mention sur la bannière autoportante de type «Parapost» panneau de remerciements installé à l accueil avec la liste des partenaires (ce panneau est fourni par la DGACQ). o Possibilité d insérer du matériel ou un objet promotionnel dans la trousse du participant (sous réserve de l approbation du comité organisateur matériel fourni par le partenaire) et insertion par la DGACQ). o Possibilité de remettre un objet souvenir aux participants ou aux accompagnants (sous réserve de l approbation du comité organisateur matériel fourni par le partenaire) et insertion par la DGACQ). Page 5
Publicité Publicité pleine page couleur dans le programme officiel positionnement possible en couverture 2, couverture 3 et à l intérieur d une des deux pages centrales selon disponibilités; matériel publicitaire fourni par le partenaire le matériel doit respecter les spécifications techniques demandées par le comité organisateur. Mention en tant qu exposant, s il y a lieu, dans le programme officiel, à la section «exposants» du programme avec une courte description de votre entreprise. Message institutionnel diffusé sur les écrans géants de la salle de conférences commanditée au cours des vingt (20) minutes précédant chaque conférence et pendant les pauses (matériel publicitaire fourni par le partenaire le matériel doit respecter les spécifications techniques demandées par le comité organisateur); la durée du message du partenaire variera en fonction du nombre de partenaires dans cette catégorie (minimum 30 secondes, maximum 2 minutes). Projection de la signature organisationnelle sur le panneau fermeture «Merci à nos partenaires!» à la fin du montage qui sera présenté sur les écrans géants de la salle de conférences au cours des vingt (20) minutes précédant chaque conférence et pendant les pauses. Protocole et relations publiques Mention du partenaire par le maître de cérémonie, à l occasion de l ouverture de l événement à l auditorium. Billets et gratuités Huit (8) inscriptions gratuites aux employés de l entreprise à la Journée des acquisitions 2009, y compris les repas et les activités, une valeur de 1 200 $. Page 6
Partenaire OR Investissement : 6 000 $ Ce partenaire bénéficiera de la visibilité et des avantages suivants : Outils de communication Signature organisationnelle et positionnement en tant que partenaire OR, sur les outils suivants : Formulaire d inscription; Formulaire du participant; Bannière autoportante (Parapost) «La Journée des acquisitions 2009 L approvisionnement, une carrière en plein essor!». Cette bannière sera installée aux différents endroits où se tiendront les activités (logo des partenaires en bas); Manuel de l exposant; Programme officiel; Publicité imprimée dans le Journal de l AEGQ. Outils du congressiste Signature organisationnelle et positionnement en tant que partenaire OR, sur les outils suivants : Sac contenant la trousse du participant; Cocarde; Horaire personnalisé; Coupon lunch-réseautage; Coupon «consommation gratuite pour le coquetel». Pour une durée d un an sur le site de la Journée des acquisitions 2009, mention, signature organisationnelle et hyperlien vers le site du partenaire. Signature organisationnelle sur les capsules diffusées sur le Portail d approvisionnement du CSPQ. Page 7
Pavoisement et exploitation Emplacement pour un kiosque d information au Centre Mont-Royal (Foyer Cartier et International - frais de production, transport, installation, exploitation et animation à la charge du partenaire). Mention de remerciement sur une bannière autoportante installée à l accueil avec la liste des partenaires (ce panneau est fourni par la Direction générale des acquisitions (DGACQ). Possibilité d insérer du matériel ou un objet promotionnel dans la trousse du participant (sous réserve de l approbation du comité organisateur matériel fourni par le partenaire) et insertion par la DGACQ. Possibilité de remettre un objet souvenir aux participants ou aux accompagnants (sous réserve de l approbation du comité organisateur matériel fourni par le partenaire) et insertion par la DGACQ. Publicité Publicité pleine page couleur dans le programme officiel (matériel publicitaire fourni par le partenaire le matériel doit respecter les spécifications techniques demandées par le comité organisateur). Projection de la signature organisationnelle sur le panneau fermeture «Merci à nos partenaires!» à la fin du montage qui sera présenté sur les écrans géants de la salle de conférences au cours des vingt (20) minutes précédant chaque conférence et pendant les pauses. Protocole et relations publiques Mention du partenaire par le maître de cérémonie, à l occasion de l ouverture de l événement à l auditorium. Billets et gratuités Six (6) inscriptions gratuites aux employés de l entreprise à la Journée des acquisitions 2009, y compris les repas et les activités, une valeur de 900 $. Page 8
Partenaire ARGENT Investissement : 3 000 $ Ce partenaire bénéficiera de la visibilité et des avantages suivants : Outils de communication Signature organisationnelle et positionnement en tant que partenaire ARGENT, sur les outils suivants : Bannière autoportante (Parapost) «La Journée des acquisitions 2009 L approvisionnement, une carrière en plein essor!». Cette bannière sera installée aux différents endroits où se tiendront les activités (logo des partenaires au bas); Programme officiel. Pour une durée d un an sur le site de la Journée des acquisitions 2009, mention, signature organisationnelle et hyperlien vers le site du partenaire. Pavoisement et exploitation Mention de remerciement sur une bannière autoportante installée à l accueil avec la liste des partenaires (ce panneau est fourni par la Direction générale des acquisitions (DGACQ). Possibilité d insérer du matériel ou un objet promotionnel dans la trousse du participant (sous réserve de l approbation du comité organisateur matériel fourni par le partenaire) et insertion par la DGACQ. Possibilité de remettre un objet souvenir aux participants ou aux accompagnants (sous réserve de l approbation du comité organisateur matériel fourni par le partenaire) et insertion par la DGAQ. Publicité Publicité demi-page couleur dans le programme officiel (matériel publicitaire fourni par le partenaire le matériel doit respecter les spécifications techniques demandées par le comité organisateur). Projection de la signature organisationnelle sur le panneau fermeture «Merci à nos partenaires!» à la fin du montage qui sera présenté sur les écrans géants de la salle de conférences au cours des vingt (20) minutes précédant chaque conférence et pendant les pauses. Billets et gratuités Quatre (4) inscriptions gratuites aux employés de l entreprise à la Journée des acquisitions 2009, y compris les repas et les activités, une valeur de 600 $. Page 9
Partenaire BRONZE Investissement : 2 000 $ Ce partenaire bénéficiera de la visibilité et des avantages suivants : Outils de communication Signature organisationnelle et positionnement en tant que partenaire BRONZE, dans le Programme officiel. Pour une durée d un an sur le site de la Journée des acquisitions 2009, mention, signature organisationnelle et hyperlien vers le site du partenaire. Pavoisement et exploitation Mention de remerciement sur une bannière autoportante installée à l accueil avec la liste des partenaires (ce panneau est fourni par la Direction générale des acquisitions (DGACQ). Possibilité d insérer du matériel ou un objet promotionnel dans la trousse du participant (sous réserve de l approbation du comité organisateur matériel fourni par le partenaire) et insertion par la DGACQ. Possibilité de remettre un objet souvenir aux participants ou aux accompagnants (sous réserve de l approbation du comité organisateur matériel fourni par le partenaire) et insertion par la DGACQ. Publicité Publicité quart de page couleur dans le programme officiel (matériel publicitaire fourni par le partenaire le matériel doit respecter les spécifications techniques demandées par le comité organisateur). Projection de la signature organisationnelle sur le panneau fermeture «Merci à nos partenaires!» à la fin du montage qui sera présenté sur les écrans géants de la salle de conférences au cours des vingt (20) minutes précédant chaque conférence et pendant les pauses. Billets et gratuités Deux (2) inscriptions gratuites aux employés de l entreprise à la Journée des acquisitions 2009, y compris les repas et les activités, une valeur de 300 $. Page 10
Partenaire BIENS/SERVICES Nous sommes à la recherche de commanditaires biens/services pour faciliter l organisation de l activité. Nous avons des besoins en nourriture, cordons pour cocardes, stylos, services de reproduction et impression, etc. À titre de commanditaire dans cette catégorie, un plan de visibilité vous sera présenté en fonction de la valeur réelle des biens/services fournis. Partenaire ANNONCEUR Il est possible d acheter des espaces publicitaires dans le programme officiel. Voici la grille tarifaire : 1/8 page = 300 $, ¼ page = 500 $, ½ page = 850 $ et 1 page = 1 000 $. Par la suite, les spécifications techniques vous seront transmises en même temps que le contrat de commandite. Le comité organisateur Fort de l appui de divers organismes municipaux et gouvernementaux, le comité organisateur de la Journée des acquisitions 2009 peut compter notamment sur le Centre de services partagés du Québec (Direction de la planification et des communications, Direction de la gestion des événements et Direction générale des acquisitions), la Fédération québécoise des municipalités, l Union des municipalités du Québec, le Forum des gestionnaires en ressources matérielles, la Commission scolaire Beauce-Etchemin et le Centre hospitalier universitaire de Québec. Le comité organisateur se réserve le droit de limiter le nombre de partenaires et de refuser toute proposition qui ne cadre pas avec ses objectifs. Pour toute information complémentaire sur les diverses activités de la Journée des acquisitions 2009, vous pouvez visiter le site www.approvisionnement-quebec.gouv.qc.ca. Afin de vous guider dans ce projet de partenariat et de vous aider à atteindre vos objectifs de communication marketing, nous vous assurons notre entière collaboration et vous invitons à communiquer avec notre responsable des partenariats, M me Ruth Bélanger, aux coordonnées suivantes : Ruth Bélanger Conseillère en communication Centre de services partagés du Québec Direction de la gestion des événements 1000, route de l'église, bureau 500 Québec (Québec) G1V 3V9 Téléphone : 418 646-1000 # 2814 Télécopieur : 418 646-8114 Courriel : ruth.belanger@cspq.gouv.qc.ca Page 11
ANNEXES Page 12
Comparatif de la visibilité des partenaires Partenariat Outils de communication Outils du congressiste Publicité Pavoisement et exploitation Gratuités et autres PLATINE (8 000 $) Formulaire d inscription Formulaire du participant Bannière autoportante avec notre image et logos des partenaires Chapeaux de table Manuel de l exposant Programme officiel Publicité imprimée Trousse du participant (sac) Cocarde Horaire personnalisé Coupon lunchréseautage Coupon consommation gratuite (coquetel) Site de l événement Capsules portail CSPQ avec hyperlien vers le site du partenaire Bandeau publicitaire avec hyperlien sur différents portails Bouton publicitaire avec hyperlien sur intranet et du CSPQ Publicité pleine page couleur dans le programme officiel (couvertures 2, 3 et à l intérieur des deux pages centrales Mention en tant qu exposant avec une courte description Montage sur écrans géants Logo à la fin du montage sur écrans géants Espace pour kiosque d exposition Commandite exclusive d une salle Affiche sur chevalet à l entrée de la salle Bannière autoportante à l accueil et dans le salon où sera servi le repas (matériel fourni par le partenaire) Mention du MC à l inauguration 8 inscriptions à la Journée (y compris repas et activités) une valeur de 1200 $ Bannière autoportante avec la mention «Merci aux partenaires» fourni par la DGACQ Matériel promo dans la trousse du participant (insertion par la DGACQ) Objets souvenirs aux participants (insertion par la DGACQ) Page 13
Partenariat Outils de communication Outils du congressiste Publicité Pavoisement et exploitation Gratuités et autres OR (6 000 $) Formulaire d inscription Formulaire du participant Bannière autoportante avec notre image et logo des partenaires Trousse du participant (sac) Cocarde Horaire personnalisé Coupon lunchréseautage Site de l événement Capsules portail CSPQ avec hyperlien vers le site du partenaire Publicité pleine page couleur dans le programme officiel Logo à la fin du montage sur écrans géants Espace pour kiosque d exposition Bannière autoportante avec la mention «Merci aux partenaires» fourni par la DGACQ Mention du MC à l inauguration 6 inscriptions à la Journée (y compris repas et activités), une valeur de 900 $ Partenariat Manuel de l exposant Programme officiel Carte postale Publicité imprimée Outils de communication Coupon consommation gratuite (coquetel) Outils du congressiste Publicité Matériel promo dans la trousse du participant (insertion par la DGACQ) Objets souvenirs aux participants (insertion par la DGACQ) Pavoisement et exploitation Gratuités et autres ARGENT (3 000 $) Bannière autoportante Programme officiel Site de l événement Publicité demi-page couleur dans le programme officiel Logo à la fin du montage sur écrans géants Bannière autoportante avec mention «Merci aux partenaires» fourni par la DGACQ Matériel promo dans la trousse du participant (insertion par la DGACQ) 4 inscriptions à la Journée (y compris repas et activités), une valeur de 600 $ Objets souvenirs aux participants (insertion par la DGACQ) Page 14
Partenariat Outils de communication Outils du congressiste Publicité Pavoisement et exploitation Gratuités et autres BRONZE (2 000 $) Programme officiel Site de l événement Publicité quart de page couleur dans le programme officiel Logo à la fin du montage sur écrans géants Bannière autoportante avec la mention «Merci aux partenaires» (fourni par la DGACQ) Matériel promo dans la trousse du participant (insertion par la DGACQ) 2 inscriptions à la Journée (y compris repas et activités), une valeur de 300 $ Objets souvenirs aux participants (insertion par la DGACQ) Page 15