Appel de projets numériques 2018 Volet 2 : médias sociaux organismes culturels professionnels de Québec Mise en contexte Les médias sociaux utilisent les technologies pour diffuser du contenu et permettent une interaction sociale avec un vaste public. Celui-ci peut publier ou partager du contenu et transformer les communications en un dialogue interactif. Cet appel de projets vise à permettre aux organismes culturels, par des actions concrètes, d intensifier leurs communications sur les médias sociaux. Il s adresse aux organismes professionnels à but non lucratif admissibles selon l Entente de développement culturel. Cet appel de projets répond à des enjeux de la Ville de Québec, dont l importance du décloisonnement des pratiques artistiques et la découvrabilité des expressions culturelles et patrimoniales à l ère du numérique. Ses objectifs sont en cohérence avec le Plan culturel numérique du Québec, la Vision du développement culturel 2025 et la Vision du patrimoine 2027 de la Ville de Québec. Objectifs Dynamiser et réinventer la maîtrise des canaux de communication numérique. Utiliser efficacement les outils et les plateformes des médias sociaux (trafic et mise à jour des informations). Identifier et appliquer de nouvelles stratégies de communication. Provoquer des rencontres et des échanges sur l art ou le patrimoine avec les publics, les créateurs, les artistes et les artisans professionnels au Québec et à l extérieur du Québec. Briser la frontière entre les jeunes, la culture ou le patrimoine en communiquant avec eux sur les médias sociaux. Diffuser des contenus artistiques ou patrimoniaux numériquement afin d assurer leur accessibilité et leur pérennité. 1
Conditions générales Les projets de toutes disciplines sont admissibles. Ils doivent être déposés par des organismes culturels professionnels sans but lucratif, œuvrant sur le territoire de Québec et répondant aux critères d admissibilité de l Entente de développement culturel. Les projets doivent être menés à terme au plus tard le 30 août 2019. Conditions spécifiques Les projets qui visent à rejoindre le grand public et les jeunes seront privilégiés. La collaboration avec une entreprise spécialisée en médias sociaux sera considérée positivement. La mutualisation, le partage des expertises et les collaborations développées avec des partenaires, des entreprises technologiques, des institutions d enseignement et des professionnels qui possèdent une expertise reconnue seront considérés positivement. Conditions de réalisation du projet L enveloppe budgétaire allouée à cet appel de projets est de 120 000 $. Selon la pertinence et la qualité des projets reçus, le comité d analyse se réserve le droit de choisir plusieurs projets jusqu à épuisement de l enveloppe, ou peut ne retenir aucun projet. Le montant maximal alloué à un projet pourrait aller jusqu à 80 % du coût total de réalisation, pour un maximum de 20 000 $. Cependant, l attribution de ce montant dépendra de la nature du projet, du nombre de collaborateurs concernés, des besoins techniques de production et de diffusion. L aide consentie dans cet appel de projets ne peut servir à soutenir le fonctionnement d un organisme, la réalisation de projets préexistants ou récurrents ou se substituer à d autres programmes existants. Conditions d admissibilité des organismes Être un organisme légalement constitué à but non lucratif. Être un organisme professionnel reconnu par la Ville de Québec. Avoir son siège social à Québec. Présenter des activités artistiques ou patrimoniales professionnelles de façon régulière. 2
Avoir trois années d existence légale, démontrer son professionnalisme et avoir un niveau de compétence reconnu par les pairs. Si un organisme n a pas trois années d existence, le parrainage par un organisme professionnel de Québec, de même discipline et soutenu par la Ville, est exigé. L organisme parrain s engage à offrir de l encadrement ainsi qu un soutien, et à se porter garant de la réalisation du projet et de la reddition de comptes. Faire preuve d une saine gouvernance et d une gestion administrative et financière rigoureuse. Les projets déposés doivent concorder avec la mission de l organisme et contribuer à son développement. Ils doivent être réalisés par des artistes et des intervenants professionnels rémunérés. Dépôt d un projet et sélection Si le projet déposé est admissible, complet et conforme, il est soumis à un comité composé de représentants de la Ville de Québec, du ministère de la Culture et des Communications et d un professionnel du milieu artistique, patrimonial ou numérique. Les recommandations du comité d analyse seront soumises pour approbation au comité exécutif de la Ville de Québec et, le cas échéant, au conseil municipal. Les projets seront étudiés selon leur professionnalisme, leur qualité artistique ou patrimoniale et doivent comprendre les éléments suivants : formulaire de demande; présentation de l organisme et de ses réalisations; description détaillée : présentation du projet, objectifs, collaborations (qui, pourquoi et comment), pertinence et intérêt du projet, retombées, résumé du plan de communication, lieu ou outil de diffusion, etc. (trois pages maximum); public cible; calendrier de réalisation et proposition de diffusion; curriculum vitae des intervenants du projet; entente de collaboration avec une entreprise spécialisée en médias sociaux, si applicable; dossier de presse (maximum de cinq articles présentant des réalisations de l organisme ou de l équipe du projet); fiche technique du projet, s il y a lieu; budget détaillé du projet; tout autre document pertinent concernant le projet. 3
Pour être soumis à l évaluation du comité, le projet doit être : jugé admissible; compréhensible; complet; transmis au plus tard le 4 juin 2018 à culture@ville.quebec.qc.ca. Il est également possible d envoyer la documentation par un site de transfert (WeTransfer, Dropbox, etc.) Note : La mise en œuvre de cet appel de projets est conditionnelle à la signature de l Entente de développement culturel 2018-2020. Les décisions sont finales et sans appel. Critères d analyse L analyse du projet tient compte des priorités établies par la Ville et le Ministère. Tout projet jugé admissible fera l objet d une analyse qui repose sur ces critères : pertinence de la stratégie de communication, de médiation, d accessibilité et maîtrise des canaux de communication numérique pour toute diffusion auprès des jeunes et du grand public; projet créatif et audacieux pour se démarquer sur les réseaux sociaux; articulation du projet en regard de la clarté de ses objectifs et de son réalisme; réalisme et équilibre des prévisions budgétaires liées au projet, notamment : contribution financière de l organisme, participation financière d autres partenaires publics et privés, aide consentie en services, ventilation détaillée des dépenses; effet structurant et retombées du projet pour l organisme et le milieu artistique ou patrimonial; expérience et expertise de l organisme et des partenaires pour mener à terme le projet; mutualisation avec des partenaires artistiques, privés, universitaires, et institutionnels. Attribution du soutien financier L organisme qui reçoit un soutien financier est tenu de : réaliser le projet tel que déposé et pour lequel il obtient la subvention. Si, pour une raison quelconque, il ne peut remplir son engagement, il doit dans les plus brefs délais en aviser officiellement le Service de la culture, du patrimoine et des relations internationales; 4
aviser sans délai le Service de la culture, du patrimoine et des relations internationales de toute modification quant à la nature et aux objectifs du projet ainsi qu à l échéancier et au budget; au plus tard deux mois après la fin du projet, produire un rapport d activité présentant les actions entreprises, les retombées, un bilan de fréquentation s il y a lieu, la visibilité accordée à l Entente ainsi que le bilan financier du projet. Si l organisme est parrainé, l aide financière sera versée à l organisme parrain. Modalités de versement La subvention est versée selon les modalités suivantes : un premier versement de 90 % à la suite de l approbation du projet par les autorités municipales et un second de 10 % sur réception du rapport d activité et du bilan financier. Si le rapport de projet n est pas déposé dans les délais requis, la dernière tranche de 10 % ne sera pas versée. Communications L organisme bénéficiant d une aide financière devra mentionner l apport de l Entente de développement culturel : sur les supports d information, de promotion et de publicité relatifs au projet (affiche, dépliant, brochure, publicité, site Internet, etc.); à l occasion des opérations menées auprès des médias; sur les lieux du projet. L utilisation de la signature de l Entente de développement culturel doit se conformer aux normes préétablies. Ces normes sont transmises lors de l envoi du premier versement de l aide financière et sont disponibles, ainsi que le logo de l Entente, sur le site Internet de la Ville. Renseignements Pour tout renseignement complémentaire, veuillez contacter : Julie Bérubé Service de la culture, du patrimoine et des relations internationales julie-b.berube@ville.quebec.qc.ca 418 641-6411, poste 2638 5