Département fédéral de l économie, de la formation et de la recherche DEFR Office fédéral de l agriculture OFAG Unité de direction Paiements directs et développement rural Mathias Kuhn HODUFLU Mode d emploi Version 5.2, novembre 2014 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484
Table des matières 1 Introduction et contexte... 3 1.1 Qu est-ce que c est?... 3 1.2 A quoi faut-il penser avant d utiliser HODUFLU?... 3 2 Bref aperçu du déroulement... 3 3 Connexion... 4 3.1 Démarrer avec HODUFLU... 4 3.2 Choix de la langue... 4 3.3 Fonctions de base... 4 3.3.1 Calendrier... 4 3.3.2 Champs d information bleus... 4 3.3.3 Home, Contact, Logout... 5 4 Exploitant... 5 4.1 Le rôle d exploitant... 5 4.1.1 Données de l exploitant... 5 4.1.2 Produits... 7 4.1.3 Livraisons... 8 4.1.4 Remise à des exploitations / personnes externes (exportation)... 11 4.1.5 Prise en charge à partir d exploitations/personnes externes (importation)... 12 4.1.6 Contrats (exportation)... 13 4.1.7 Contrats (importation)... 15 4.1.8 Biland entrées-sorties pour les exploitants d installations de biogaz... 16 5 Superutilisateur... 17 5.1 Le rôle de superutilisateur... 17 6 Instance de contrôle... 17 6.1 Le rôle d instance de contrôle... 17 6.1.1 Aperçu de l exploitant... 17 6.1.2 Rapports... 18 7 Canton... 19 7.1 Le rôle du canton... 19 7.1.1 Retard de saisie... 19 7.1.2 Vue d ensemble des cas... 19 7.1.3 Gestion des preneurs... 22 7.1.4 Cas actifs... 22 7.1.5 Rapports... 23 8 Le rôle de la Confédération... 24 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 2/24
1 Introduction et contexte 1.1 Qu est-ce que c est? HODUFLU est une application informatique pour Internet qui permet la gestion harmonisée des flux d engrais de ferme dans le contexte des prestations écologiques requises. Les remettants d engrais de ferme peuvent établir des bulletins de livraison et les preneurs peuvent les confirmer. Grâce à HODUFLU, tant le remettant que le preneur ont en tout temps une vue d ensemble sur les éléments fertilisants livrés. HODUFLU offre également la possibilité d établir et d enregistrer des contrats de livraison. Enfin, HODUFLU apporte un soutien aux autorités compétentes (cantons, services de contrôle et Confédération) pour accomplir leur devoir de surveillance. 1.2 A quoi faut-il penser avant d utiliser HODUFLU? Avant de commencer à travailler avec HODUFLU, renseignez-vous sur l utilisation d HODUFLU auprès du service cantonal de l agriculture ou de l environnement de votre canton. Votre canton peut, le cas échéant, vous informer sur les possibilités de formation. 2 Bref aperçu du déroulement 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 3/24
3 Connexion 3.1 Démarrer avec HODUFLU La connexion se fait sur www.agate.ch à l aide du numéro Agate et du mot de passe. On accède à la page d accueil en cliquant sur la rubrique HODUFLU. Vous y trouverez un guide pour la première connexion à HODUFLU, les instructions de base pour les exploitants dans HODUFLU et le mode d emploi. Cliquez sur «Vers Hoduflu» pour accéder à HODUFLU. 3.2 Choix de la langue 3.3 Fonctions de base 3.3.1 Calendrier L activation de la langue choisie ne s applique pas seulement au texte de l écran, mais aussi, le cas échéant, aux versions PDF des contrats. Il est possible d établir une version du même contrat en allemand, français ou italien. S il est nécessaire d indiquer une date, il est possible d ouvrir un calendrier en cliquant sur un symbole à cet effet. Les trois flèches bleues permettent d inscrire rapidement la date d hier, d aujourd hui ou de demain. 3.3.2 Champs d information bleus Les champs d information bleus contiennent des aides spécifiques sur la fonction correspondante. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 4/24
3.3.3 Home, Contact, Logout - La rubrique Home permet de retourner à la page d accueil de HODUFLU. - En cliquant sur Contact, vous pouvez ouvrir un formulaire pour faire parvenir directement vos questions et problèmes au helpdesk de Agate. - Le bouton Logout vous permet de quitter HODUFLU. 4 Exploitant 4.1 Le rôle d exploitant L exploitant peut être actif aussi bien en tant que preneur que remettant ; il dispose des options suivantes : 4.1.1 Données de l exploitant 4.1.1.1 Données personnelles - Consulter et compléter ses données personnelles et avoir un aperçu des produits, livraisons et contrats - enregistrer, modifier et effacer des produits - enregistrer et consulter des livraisons - enregistrer des contrats en tant que remettant - consulter et résilier des contrats en tant que preneur - établir un bilan entrées-sorties si l exploitant gère une installation de biogaz A la rubrique principale «Données de l exploitant», il est possible - de visionner les données personnelles et de modifier certaines d entre elles. - de consulter, pour tous les produits actifs, un aperçu des livraisons effectuées et prévues, ainsi que du solde et du bilan de tous les contrats. - de choisir un superutilisateur (superuser) ou de le bloquer. Choix de l organisation de contrôle La rubrique Données personnelles permet de choisir l organisation de contrôle responsable. Afin de sauvegarder son choix, il faut cliquer sur le bouton «Sauvegarder» après la sélection. L organisation de contrôle doit être la même que dans le SIPA et ne peut être modifiée qu au début d une année. Numéro de portable, adresse e-mail, produits / bilans En cas de changement du numéro de portable ou d adresse e-mail, ces données peuvent être modifiées lors de l établissement d un nouveau bulletin de livraison ou contrat (cf. chapitres correspondants). Les autres adaptations ne peuvent être effectuées que par le service cantonal. Sous, «Produits / bilans», on trouve tout en haut un tableau de tous les engrais de ferme et engrais de recyclage que l on a enregistré soi-même, avec les indications des teneurs (p. ex. Nstock ou P2O5) (pour l enregistrement du produit, cf. ch. 3.1.2 «Produits»). La colonne «Ana./calcul» comprend la date de l analyse des teneurs en fertilisants, dans le cas où le produit n a pas été enregistré avec les valeurs standard. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 5/24
Enregistrement des valeurs cible (indication facultative) Il est possible, à titre facultatif, d enregistrer les livraisons prévues (importations et exportations) et d ajouter des documents sous «Produits / bilans Valeurs cible». Il faut sélectionner le champ «Adapter» pour pouvoir entrer des valeurs et ajouter des documents (p. ex. provenant de Suisse-Bilan). Le tableau «Aperçu des livraisons effectuées et planifiées» contient une récapitulation des livraisons prévues et effectivement réalisées. Nous vous recommandons d utiliser le bilan de l année précédente pour établir le bilan prévisionnel de l année suivante. Attention : la période de référence est l année civile. Veillez à planifier les apports d engrais assez tôt et efforcez-vous d obtenir un bilan de fumure tout à fait équilibré. Aperçu des soldes totaux et biland de tous les contrats 4.1.1.2 Produits / Bilans Sous Produits / bilans Solde, en choisissant l année, il est possible d établir un aperçu de la somme des livraisons de tous les contrats et livraisons en tant que remettant (et, le cas échéant, en tant que preneur) pour l année sélectionnée. Si le champ d un solde de livraison est marqué en rouge, cela signifie qu il n existe pas encore de livraisons confirmées. Un chiffre rouge dans la colonne «Différence» du tableau du solde de tous les contrats signifie par contre que la quantité contractuelle n a pas encore été atteinte. 4.1.1.3 Superutilisateur Il est possible d octroyer une procuration à une personne, afin qu elle puisse prendre en charge la fonction d exploitant (enregistrement de produits, bulletins de livraison et contrats). A noter que l exploitant porte toujours l entière responsabilité des données fournies (sauf si cela est réglé différemment par contrat). C est le canton qui détermine les personnes pouvant jouer le rôle de superuser. Le statut de superuser peut être octroyé en sélectionnant la personne correspondante et en cliquant sur le bouton «Autoriser» dans le menu «Superuser». La procuration octroyée peut être retirée en cliquant sur le bouton «Bloquer le superuser». Vous trouverez plus d informations pour le superutilisateur au chapitre «Accès pour le superutilisateur». 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 6/24
4.1.2 Produits 4.1.2.1 Nouveau produit A la rubrique principale «Produits», il est possible - d enregistrer des engrais de ferme et des engrais recyclés ; - de modifier, d effacer, de masquer ou d afficher les produits enregistrés. Afin d enregistrer les livraisons (avec et sans contrat), il faut tout d abord saisir les engrais correspondants (engrais de ferme ou de recyclage) dans la sous-catégorie «Nouveau produit». Produits à base d engrais de ferme - Pour le type d engrais, choisissez «engrais de ferme». - Il faut ensuite faire un choix dans la liste des catégories d animaux concernées. Si aucune catégorie ne convient, choisissez «Autres engrais de ferme». - Lorsque cela est demandé, sélectionnez le type d engrais. - Selon le type d engrais, il est possible de choisir entre des teneurs standardisées ou spécifiques à l exploitation : - Dans le cas du purin, on distingue entre des valeurs standard (avec divers taux de dilution) ou un purin spécifique à l exploitation. Le purin spécifique à l exploitation, en tant que produit à la composition non standard, doit pouvoir être justifié par un calcul (la date de calcul doit impérativement être fournie). - Dans le cas du fumier, il est aussi possible selon la catégorie animale de distinguer entre les teneurs standard et les teneurs spécifiques à l exploitation, ou teneurs non-standard. La date de calcul doit également être indiquée. - Il convient de fixer l unité et les teneurs. - Il est possible d indiquer, comme donnée supplémentaire, une date de validité. A son échéance, le produit devient automatiquement inactif et n est plus disponible pour les livraisons. - Lorsque toutes les données ont été rentrées, il faut sélectionner le champ «sauvegarder». Engrais de recyclage - Pour le type d engrais, choisir «engrais de recyclage». - Définir ensuite le type d engrais. - Les champs concernant l unité, les teneurs et d autres données doivent être remplis. - Il faut indiquer la date d analyse. - Il est possible d indiquer, comme donnée supplémentaire, une date de validité. A son échéance, le produit devient automatiquement inactif et n est plus disponible pour les livraisons. - Lorsque toutes les données ont été rentrées, cliquez sur «Sauvegarder». Après l enregistrement, l engrais de ferme ou de recyclage apparaît dans la liste «Engrais de ferme actuels» ou «Engrais de recyclage actuels». Tant qu un produit n est pas utilisé dans un bulletin de livraison ou un contrat, il peut être à tout moment modifié ou effacé. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 7/24
Annexer des documents/détails En sélectionnant un produit, il est possible d annexer ou de consulter des documents à l aide du bouton «Détails/Documents». 4.1.2.2 Produits existants Masquer/désactiver des produits Pour faciliter la vue d ensemble, il est possible de masquer des produits non actuels mais utilisés dans des livraisons ou des contrats et donc non effaçables. Ces produits peuvent être consultés et réactivés à l aide du bouton «Produits inactifs» (à condition que leur date de validité ne soit pas expirée). Voici la signification des différents statuts qui peuvent caractériser les produits : Actif Inactif Echu Le produit est actuel, actif et peut être livré. Le produit a été désactivé par l exploitant et ne figure plus en tant que produit disponible pouvant être livré. Il peut être à nouveau être activé et il est alors considéré comme produit actif. La date de validité de ce produit est échue. Il est donc définitivement inactif et ne peut plus être utilisé ni pour les livraisons ni pour les contrats. 4.1.3 Livraisons A la rubrique principale «Livraisons», il est possible : - de saisir des livraisons sans contrat - de saisir des livraisons avec contrat - d afficher des données - d afficher et de confirmer des importations - d afficher des bulletions de livraison en attente. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 8/24
4.1.3.1 Afficher les livraisons et les importations Il est possible de consulter un résumé des livraisons effectuées ou reçues, solde compris, en sélectionnant la rubrique principale «Livraisons». Ce résumé porte toujours sur une année entière ; celleci peut être sélectionnée à l aide d un menu déroulant. L option «N de livraison» permet d établir le bulletin de livraison correspondant au format pdf. Important : le total se compose uniquement des bulletins de livraison confirmés. Les bulletins de livraison non confirmés ou encore en attente apparaissent dans la liste, mais ne sont pas comptabilisés dans le total des éléments fertilisants. Les livraisons doivent être inscrites et leurs autorisations confirmées durant la même année civile. En cas d erreur dans la saisie, le canton peut annuler la livraison. Les bulletins de livraison doivent être enregistrés dans les 30 jours qui suivent la livraison. Si la saisie a lieu plus tard, une autorisation du canton est nécessaire. La conclusion de contrats est facultative. 4.1.3.2 Saisir une livraison Pour saisir une livraison sans contrat, sélectionnez «Saisir une livraison sans contrat». - Il existe deux possibilités pour le choix du preneur : - Soit on choisit un preneur déjà utilisé auparavant à l aide du bouton «Reprendre dans le bulletin de livraison». - Soit on cherche un nouveau preneur. Les critères de recherche doivent au moins comprendre le canton et la commune. Le preneur correspondant peut être sélectionné dans la liste des résultats de recherche à l aide du bouton «Reprendre dans le bulletin de livraison». - Après le choix du preneur, la page «Nouveau bulletin de livraison» apparaît. Dans ce modèle, une grande partie est déjà remplie. Il est important de vérifier l exactitude du numéro de téléphone portable et de l adresse e-mail du remettant et du preneur, car sinon la livraison ne peut pas être confirmée. - Si une entreprise de transport effectue la livraison, il faut indiquer son numéro de portable et son e-mail. Ces données seront sauvegardées après leur première utilisation et pourront être reprises de la liste «Entreprise de transport» lors d une autre livraison avec la même entreprise. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 9/24
- Il faut ensuite déterminer le produit ; ce faisant, il est possible de choisir ou de modifier un produit déjà enregistré, ou de saisir un nouveau produit. Si un nouveau produit doit être enregistré ou un produit existant modifié, il faut choisir le bouton «Enregistrer/modifier des produits» (une redirection a automatiquement lieu vers la rubrique «Produits»). - Concernant la quantité livrée, il suffit d indiquer la quantité en mètres cubes ou en tonnes. Les quantités d éléments nutritifs seront automatiquement calculées à partir de la teneur du produit sélectionné. - Après avoir indiqué la quantité livrée et la date de livraison, il faut confirmer le respect des dispositions légales sur la protection des eaux et cliquer sur «Sauvegarder». - Un seul produit peut être sélectionné/livré par bulletin de livraison. Un nouveau bulletin de livraison doit être établi pour chaque produit supplémentaire. 4.1.3.3 Saisir des livraisons avec contrat Si une livraison doit être enregistrée dans le cadre d un contrat existant, il faut utiliser la rubrique «Saisir une livraison (avec contrat)». - En dessous de chaque contrat actif, on trouve les boutons «Enregistrer une nouvelle livraison» et «Etat/livraison». Le premier crée directement un nouveau bulletin de livraison ; le second montre l état actuel des livraisons concernant ce contrat. A partir de là, il est aussi possible d établir une livraison avec «Enregistrer une nouvelle livraison» ou de demander l annulation du contrat. - Si le bouton «Enregistrer une nouvelle livraison» est sélectionné, la procédure est la même que pour les livraisons sans contrat (cf. ci-dessus). Il n est cependant plus possible de choisir librement le preneur, car celui-ci est alors le partenaire contractuel. 4.1.3.4 Confirmation de livraisons (confirmer les importations) Important : seules les livraisons confirmées sont prises en compte dans les contrôles de bilan. Les livraisons d engrais de ferme et de recyclage (peuvent être confirmées de la manière suivante (selon les instructions sur le bulletin de livraison) : - Directement dans HODUFLU, à la rubrique «Livraisons reçues». - En cliquant sur le lien dans l e-mail envoyé une fenêtre Internet s ouvre, permettant d effectuer la confirmation. - En répondant à l e-mail il suffit de cliquer sur «Répondre», puis «Envoyer». - En envoyant un SMS conformément aux instructions sur le bulletin de livraison. - Si aucun numéro de portable ni aucune adresse e-mail ne sont enregistrés pour le preneur de la livraison, celle-ci est à confirmer par écrit sur le bulletin de livraison. Outre l impression, la signature et la conservation du justificatif écrit, le remettant doit confirmer la livraison dans HODUFLU, à la rubrique «Afficher les livraisons». 4.1.3.5 Afficher / effacer les bulletions de livraisons en cours La rubrique «Bulletins de livraison en attente» affiche les bulletins de livraison dont la date de livraison n est pas encore échue. En choisissant «N de livraison» ou «N de contrat», on obtient le document correspondant sous forme de document pdf. Il est aussi possible d effacer les bulletins de livraison en attente. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 10/24
4.1.4 Remise à des exploitations / personnes externes (exportation) REMARQUE : cette fonctionnalité n est disponible que si le canton responsable a enregistré une exploitation cantonale virtuelle dans HODUFLU. Si votre menu ne comprend pas d entrées pour les exportations/importations, veuillez contacter le canton concerné. REMARQUE : vous pouvez ici créer des livraisons à partir de HODUFLU pour des personnes/entreprises qui ne sont pas enregistrées dans Agate. Les livraisons à destination de l agriculture NE SONT PAS saisies ici. Création d une livraison (exportation) : 1. Cliquez sur l exploitant livraisons remise à des exploitations/personnes externes (exportation). 2. Si vous utilisez cette fonction pour la première fois, cliquez sur «Saisir un nouveau preneur/remettant». 3. Indiquez les données complètes sur le preneur/l entreprise. 4. Enregistrer/reprendre dans le bulletin de livraison. 5. Un nouveau bulletin de livraison est créé (cf. ci-dessous). 6. Remettant : vos données sont affichées. 7. Preneur : les données de l enregistrement précédent sont affichées. 8. La livraison est transmise au canton. 9. Complétez le bulletin de livraison comme d habitude (livraison normale). 10. Envoyer 11. Vous pouvez confirmer vous-même la livraison. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 11/24
REMARQUE : certains cantons demandent un bulletin de livraison sur support papier, signé par le preneur, dans le cas d une livraison de type importation/exportation. REMARQUE : nous vous recommandons dans tous les cas de contacter le canton. 4.1.5 Prise en charge à partir d exploitations/personnes externes (importation) Cette fonctionnalité s utilise de la même manière que la fonction d exportation. La différence est que les éléments fertilisants sont importés dans l exploitation. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 12/24
Création d une livraison (importation) : 1. Cliquez sur l exploitant livraisons prise en charge à partir d exploitations/personnes externes (importation). 2. Si vous utilisez cette fonction pour la première fois, cliquez sur «Saisir un nouveau preneur/remettant». 3. Indiquez les données complètes sur le preneur/l entreprise. 4. Enregistrer/reprendre dans le bulletin de livraison. 5. Un nouveau bulletin de livraison est créé (cf. ci-dessous). 6. Remettant : vos données sont affichées. 7. Preneur : les données de l enregistrement précédent sont affichées. 8. La livraison est transmise au canton. 9. Complétez le bulletin de livraison comme d habitude (livraison normale). 10. Envoyer 11. Vous pouvez confirmer vous-même la livraison. 4.1.6 Contrats (exportation) A la rubrique principale «Contrats (exportation)», il est possible : - d établir, de modifier ou d activer de nouveaux contrats ; - de consulter ou de résilier des contrats en cours ; - d afficher des informations sur les contrats terminés. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 13/24
4.1.6.1 Saisir un nouveau contrat Définir la quantité contractuelle Cliquez sur «Saisir un nouveau contrat». - «Données sur le remettant» : compléter avec le numéro de portable et l adresse e-mail. Il faut aussi impérativement saisir les données «Instances de contrôle» et «Date du bilan de fumure pris en compte». Cliquez sur «Suivant». Saisir le preneur - Dans la fenêtre de recherche, il faut au minimum sélectionner le canton et un autre critère de recherche. Indiquez le preneur souhaité et contrôlez les données sur le remettant. - Choisissez le produit et indiquez la quantité. Cliquez ensuite sur «Suivant». «Autres» - Complétez les données manquantes comme «La livraison est effectuée par» et «Durée du contrat en années». En outre, il est possible d annexer différents documents (bilans de fumure, analyses du contenu, etc.) qui seront ainsi à la disposition de toutes les parties concernées si le remettant utilise des aliments NPr. Il est aussi possible de fixer des dispositions particulières entre remettant et preneur ; dans ce cas, elles apparaitront dans le contrat. Enfin, les données saisies doivent être sauvegardées. Il faut ensuite sauvegarder les données. Avant de pouvoir établir des bulletins de livraison pour le contrat, celui-ci doit être activé. Le chapitre suivant contient des indications sur l activation du contrat et sur la vérification ou la correction des données. 4.1.6.2 Modifier/activer des contrats Dans le menu «Modifier/activer des contrats», les contrats établis mais non encore activés sont affichés et peuvent être modifiés, corrigés, effacés ou activés. Si toutes les données sont correctes, cliquer sur «Activer». Les bulletins de livraison pour le nouveau contrat peuvent ensuite être établis. Le contrat disparaît de la liste et ne peut plus être effacé. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 14/24
4.1.6.3 Afficher ou résilier les contrats en cours Tous les contrats en cours sont affichés dans la liste. Pour consulter ou résilier un contrat, cliquer sur le champ «état/livraison». Il est en outre possible de créer un nouveau bulletin de livraison sous «Saisir une nouvelle livraison» (même procédure que pour le point 3.1.3). Betrieb XY Les contrats sont valables durant leur période de validité et sont automatiquement renouvelés d une année tous les ans si aucune résiliation n a été demandée. 4.1.6.4 Contrats achevés Tous les contrats achevés sont affichés dans la liste. Pour consulter ou résilier un contrat, cliquer sur le champ «état/livraison». 4.1.7 Contrats (importation) A la rubrique principale «Contrats (importation)», il est possible : - de consulter ou de résilier des contrats en cours ; - d afficher des informations sur les contrats terminés. 4.1.7.1 Afficher ou résilier les contrats en cours Tous les contrats en cours sont affichés dans la liste. Pour consulter ou résilier un contrat, cliquer sur le champ «état/livraison». La présentation «Etat actuel du contrat», qui montre les données détaillées sur la période actuelle, s affiche ensuite. Pour consulter à nouveau les livraisons des années précédentes, il faut sélectionner 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 15/24
le solde de la période souhaitée à la rubrique Soldes ; les données détaillées correspondantes s afficheront sous la période choisie (cf. aussi la rubrique «Afficher ou résilier les contrats en cours» au chapitre 3.1.4 Contrats (exportation)). Il est aussi possible de demander la résiliation du contrat ou d annexer de nouveaux documents (bilan de fumure, analyses du contenu, etc.) et de supprimer les documents qui ne sont plus actuels. Pour ce faire, cliquez sur les boutons correspondants. 4.1.7.2 Contrats achevés Tous les contrats achevés sont affichés dans la liste. Pour consulter ou résilier un contrat, cliquer sur le champ «état/livraison». 4.1.8 Biland entrées-sorties pour les exploitants d installations de biogaz Les exploitants d installations de biogaz ont la possibilité d établir un bilan entrées-sorties. 4.1.8.1 Etablir un bilan entrées-sorties Lors de l établissement d un bilan entrées-sorties, il faut d abord définir la période du bilan avec «Date de l inventaire initial» (début) et «Date du bilan» (fin). Ensuite, transférer automatiquement toutes les livraisons de substances fertilisantes de cette période qui sont enregistrées dans HODUFLU en cliquant sur «Transférer les flux d engrais de ferme». Si un champ apparaît en rouge, c est que la livraison correspondante n a pas encore été confirmée. - Les trois champs «Inventaire initial», «Entrées» et «Inventaire final» doivent être complétés. Les inventaires représentent les substances nutritives qui sont entreposées dans l exploitation ou qui se trouvent encore dans l installation de méthanisation. Les entrées représentent l acquisition d autres substances nutritives non enregistrées dans HODUFLU (cosubstrats, etc.) - Le bilan se fait en cliquant sur «Calculer le bilan», et une différence sous forme de pourcentage est calculée. Ce pourcentage correspond à l écart par rapport à la valeur au bilan cible (0) compte tenu de tous les éléments fertilisants (inventaire initial + entrées + livraisons (prise en charge)). - Pour enregistrer définitivement le bilan, cliquer sur «Enregistrer le bilan». Cela fait, vous pouvez annexer à ce bilan les documents de votre choix. Le bilan et les documents annexés se trouvent maintenant sous «Anciens bilans». 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 16/24
5 Superutilisateur 5.1 Le rôle de superutilisateur Le/les superutilisateur(s) désigné(s) par le canton disposent presque des mêmes droits que les exploitants. Contrairement à l exploitant, les superutilisateurs ne peuvent pas confirmer l importation de livraisons. Ils ne disposent pas de leur propre compte, mais ils peuvent prendre en charge les fonctions des exploitants qui leur donnent accès à leurs comptes. Etant donné que les superutilisateurs ont, au besoin, accès à différents comptes d exploitants, vous devez, après identification, choisir l exploitant dont le compte doit être examiné ou traité. Au moyen de la barre de navigation de la page d accueil, sous «Choisir un exploitant», se trouve la liste de tous les exploitants qui permettent aux superutilisateurs d accéder à leur compte. Si le nom de la personne recherchée ne figure pas sur la liste, il n est pas possible d accéder au compte de cette personne. Il suffit de choisir l exploitant en question et de cliquer sur «Choisir» pour confirmer ce choix. A partir de ce moment, un superutilisateur se trouve sur le même «niveau de navigation» que l exploitant sélectionné. Le nom de l exploitant sélectionné apparaît désormais en haut à droite de chaque page en jaune (y c. son n personnel et le n de l exploitation). Vu que le superutilisateur reprend quasiment le rôle de l exploitant, il faut consulter le chapitre «Exploitants» pour les détails concernant ses possibilités de manipulation. Lorsqu un canton libère un compte au profit d un superutilisateur, il y a lieu de veiller à ce que la responsabilité des contrats et de ses données revienne toujours à l exploitant, dans la mesure où aucune autre convention entre l exploitant et le superutilisateur n a été conclue. 6 Instance de contrôle 6.1 Le rôle d instance de contrôle L instance de contrôle dispose des possibilités suivantes : - établir un aperçu de chaque exploitant - établir divers rapports. 6.1.1 Aperçu de l exploitant Après la recherche et le choix de l exploitant dans la liste, l instance de contrôle peut consulter dans cette rubrique un résumé détaillé des informations sur l exploitant, telles que les données personnelles, les engrais de ferme et de recyclage actifs, ainsi qu un aperçu des livraisons et, le cas échéant, des contrats pour l année recherchée. Le bouton «Documents» permet d afficher les éventuels documents annexés aux produits. Il faut pour cela sélectionner au préalable le produit correspondant. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 17/24
6.1.1.1 Ajout d explications concernant un exploitant Il est possible, en choisissant la rubrique «Aperçu de l exploitant» et en sélectionnant un exploitant, d insérer des explications. Après l enregistrement, ces explications peuvent être affichées à tout moment, au moyen de «Ajouter du texte». 6.1.1.2 Exploitant d installation de biogaz Si l exploitation est ennregistrée en tant qu installation de biogaz, il existe un champ, tout en bas de la fenêtre, intitlué «Bilan entrées-sorties» qui donne un aperçu, quand on clique dessus, de ce bilan. - La période du bilan est fixée sous «Date du bilan». Les inventaires (inventaire initial et inventaire final) représentent les substances fertilisantes qui sont entreposées dans l exploitation ou qui se trouvent encore dans l installation de méthanisation. - Les entrées représentent l acquisition d autres substances nutritives non enregistrées dans HODUFLU (cosubstrats, etc.) Les livraisons relatives aux prises en charge ou importations et aux cessions ou exportations sont automatiquement reprises de HODUFLU. Si un champ est cerclé de rouge, cela signifie que des livraisons n ont pas été confirmées par le preneur. Un chiffre rouge signifie par contre qu un ou plusieurs contrats ne sont pas encore remplis. - Le bilan est indiqué et une différence en pourcentage est calculée. Ce pourcentage correspond à l écart par rapport à la valeur au bilan cible (0) compte tenu de tous les éléments fertilisants (inventaire initial + entrées + livraisons (prise en charge)). Enfin, il existe la possibilité de consulter les document joints ou d en joindre de nouveaux. 6.1.2 Rapports La rubrique «Rapports» permet d effectuer un récapitulatif des données et d exporter les données. L instance de contrôle peut, en l occurrence, visionner tous les contrats concernant des remettants ou des preneurs d un même canton. L établissement de rapports est possible selon différents critères : Recherche par exploitant Recherche par contrat (comptabilité par contrat, contrat original) Recherche par contrat (liste de contrats) Recherche par bulletin de livraison (liste de bulletins de livraison) 6.1.2.1 Recherche par exploitant Permet l affichage et l exportation d une liste avec toutes les livraisons d une exploitation. Les documents sont consultables au format pdf en sélectionnant le numéro de livraison ou le numéro de contrat correspondant. 6.1.2.2 Recherche par contrat (comptabilité par contrat, contrat original) Permet la présentation de la situation actuelle sous forme d une «comptabilité par contrat», qui montre les détails du contrat, les livraisons individuelles et le statut des livraisons pour une année donnée. Le document est consultable au format pdf en sélectionnant le numéro de contrat correspondant. Il est possible d imprimer ces données au moyen du lien «Version imprimable». 6.1.2.3 Recherche par contrat (liste de contrats) Permet l affichage et l exportation d une liste avec tous les contrats d une exploitation. Le document est consultable au format pdf en sélectionnant le numéro de contrat correspondant. Il existe plusieurs critères de choix et de recherche, dont par exemple la quantité contractuelle ou le statut des contrats, etc. Si aucun critère ne correspond, une liste est établie avec tous les contrats dans lesquels est impliqué un remettant ou un preneur de l instance de contrôle. Cette liste est exportable sous forme de tableau Excel. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 18/24
6.1.2.4 Recherche par bulletion de livraison (liste de bulletins de livraison) Permet l affichage et l exportation d une liste avec tous les bulletins de livraison d une exploitation. Les documents sont consultables au format pdf en sélectionnant le numéro de livraison ou le numéro de contrat correspondant. Il existe plusieurs critères de choix et de recherche, dont par exemple la date de livraison ou le statut des bulletins, etc. Si aucun critère ne correspond, une liste est établie avec tous les bulletins de livraison dans lesquels est impliqué un remettant ou un preneur de l instance de contrôle. Cette liste est exportable sous forme de tableau Excel. 7 Canton 7.1 Le rôle du canton 7.1.1 Retard de saisie Le rôle «Canton» dispose des possibilités suivantes : - Autoriser ou annuler les bulletins de livraison enregistrés tardivement ; - Obtenir un aperçu des cas et confirmer ou annuler des livraisons ; - Bloquer un preneur ; - Afficher les cas actifs ; - Etablir des rapports ; - Rechercher des contrats importés ; - Importer des instances de contrôle ; - Travailler en tant que superutilisateur. La rubrique «Retard de saisie» montre les bulletins de livraison qui ont été saisis plus de 30 jours après la date de livraison. Une autorisation du canton est nécessaire pour les bulletins de livraison enregistrés tardivement. 7.1.1.1 Autoriser/annuler les bulletins de livraison enregistrés tardivement Les bulletins de livraison enregistrés tardivement peuvent être recherchés à la rubrique «Retard de saisie» et autorisés ou annulés à l aide du bouton correspondant. 7.1.2 Vue d ensemble des cas Permet un récapitulatif détaillé de l exploitant, ainsi que des livraisons et, le cas échéant, des contrats. Il est possible d effectuer une recherche ciblée par remettant ou preneur ; la recherche peut être limitée par différents critères. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 19/24
Il existe peu de différences entre la recherche par remettant et par preneur : en ce qui concerne le remettant, il est possible d afficher en outre un aperçu des «Soldes» et une répartition des exploitations en différents types. A cet effet, les exploitations peuvent être catégorisées au moyen du bouton «Type» pour permettre une sélection par type lors du filtrage. 7.1.2.1 Affichage d une vue d ensemble sur un exploitant Après la recherche et le choix de l exploitant, il est possible de consulter au moyen du bouton «Vue d ensemble» un récapitulatif détaillé des informations sur l exploitant, telles que les données personnelles, les engrais de ferme et les engrais de recyclage actifs, ainsi qu un aperçu des livraisons et, le cas échéant, des contrats pour une année donnée (de manière analogue aux «Données personnelles» de l exploitant). Si, concernant les livraisons, des champs sont cerclés de rouge, cela signifie que des livraisons n ont pas été confirmées par le preneur ; les chiffres rouges indiquent des contrats non encore remplis. En cliquant sur «Documents» on peut consulter un document qui, le cas échéant, est joint au produit. Si l exploitant gère une installation de biogaz, il est aussi possible d afficher un éventuel bilan inputoutput. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 20/24
- La période du bilan est fixée sous «Date du bilan». Les inventaires (inventaire initial et inventaire final) représentent les substances fertilisantes qui sont entreposées dans l exploitation ou qui se trouvent encore dans l installation de méthanisation. - Les entrées représentent l acquisition d autres substances nutritives non enregistrées dans HODUFLU (cosubstrats, etc.) Les livraisons relatives aux prises en charge ou importations et aux cessions ou exportations sont automatiquement reprises de HODUFLU. Si un champ est cerclé de rouge, cela signifie que des livraisons n ont pas été confirmées par le preneur ; les chiffres rouges indiquent des contrats non encore remplis. - Le bilan est indiqué et une différence en pourcentage est calculée. Ce pourcentage correspond à l écart par rapport à la valeur au bilan cible (0) compte tenu de tous les éléments fertilisants (inventaire initial + entrées + livraisons (prise en charge)). Enfin, il existe la possibilité de consulter les document joints ou d en joindre de nouveaux. 7.1.2.2 Désactiver le produit Dans la vue détaillée d un exploitant, il est possible de désactiver un produit erroné ou obsolète via la date figurant dans le champ «Valable jusqu au». A partir de cette date, le produit concerné n est plus disponible, ni pour des livraisons, ni pour de nouveaux contrats. Les livraisons enregistrées précédemment, dont la date de livraison se situe après la désactivation, restent valables. 7.1.2.3 Ajout d explications concernant un exploitant Dans la vue détaillée d un exploitant, il est possible d insérer des explications. Après l enregistrement, ces explications peuvent être affichées à tout moment, au moyen de «Ajouter du texte». 7.1.2.4 Présentation des livraisons d un exploitant Le bouton «Livraisons» permet d afficher une présentation des livraisons pour une année spécifique. Il est aussi possible, en sélectionnant le numéro du bulletin de livraison, de consulter le bulletin correspondant. 7.1.2.5 Confirmer/annuler les livraisons Les livraisons peuvent être confirmées ou annulées au moyen de la rubrique «Livraisons». Il faut tout d abord choisir l année. La livraison apparaît ensuite dans la liste et peut être confirmée ou annulée au moyen du bouton. Au cas où un canton annule une livraison, un e-mail est automatiquement envoyé au remettant et au preneur. Le canton peut compléter l annulation par une justification (une fois sauvegardée, celle-ci peut être archivée dans le mémo et réaffichée). 7.1.2.6 Présentation des soldes d un exploitant Le champ «Soldes» permet d obtenir un aperçu de la situation d un exploitant relative aux périodes PER en cours et précédentes. Cet aperçu comprend une liste de tous les engagements contractuels concernant la remise d engrais de ferme, les livraisons déjà réalisées ainsi que le solde global qui en résulte. En cliquant sur les numéros de contrat, on accède aux livraisons et au solde du contrat correspondant. (Les livraisons sur une base contractuelle peuvent aussi être confirmées ou annulées ici : choix de la période PER et du contrat, puis sélection du bouton correspondant à la livraison). 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 21/24
7.1.2.7 Présentation des contrats d un exploitant Le bouton «Contrats» permet d afficher une liste de tous les contrats de l exploitant sélectionné. En cliquant sur le lien près du numéro du contrat, on accède au contrat original en format pdf. Cette liste des contrats peut au choix être établie en fonction du statut ou de la date. La fonction «Afficher le mémo» permet de consulter les explications de l instance de contrôle et du canton. 7.1.2.8 Exportation des données de l exploitant En cliquant sur le champ «Exporter», les données sur l exploitant peuvent être transposées dans un tableau Excel. Attention : ce document exporté contient beaucoup moins de données que les tableaux qui peuvent être exportés sous «Rapports». 7.1.3 Gestion des preneurs Cette rubrique permet de bloquer ou de débloquer un preneur. Les preneurs peuvent être bloqués ou activés sous la rubrique «Gestion des preneurs». Cette option de menu offre une nouvelle fonctionnalité en permettant de gérer aussi des exploitations d estivage. Seules les exploitations à l année bloquées ou activées s affichent par défaut à la rubrique «Bloquer/Activer preneur». Il faut lancer une recherche pour afficher les exploitations d estivage. 7.1.3.1 Bloquer/débloquer un preneur Après la recherche dans les sous-rubriques correspondantes, un preneur peut être sélectionné dans la liste comprenant les résultats de recherche et traité au moyen du bouton «Bloquer en tant que preneur» ou «Autoriser en tant que preneur». 7.1.4 Cas actifs Tous les contrats actifs qui impliquent le canton avec un exploitant en tant que remettant ou que preneur peuvent être affichés ici. Sur la page d accueil il est possible de procéder à un filtrage selon le canton du remettant ou du preneur et la liste qui en résulte peut être triée selon différents critères. En choisissant le numéro de contrat, il est possible de consulter un aperçu détaillé de l état actuel du contrat, y compris les produits contractuels, les soldes et les livraisons. Le lien permet d afficher chaque contrat original et, pour les soldes annuels, les livraisons effectuées pendant la période PER correspondante. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 22/24
7.1.4.1 Ajout d explications sur les contrats Sous «Cas actifs», des explications et des documents peuvent être consultés ou annexés aux contrats. Pour que cela soit pris en compte dans le «Mémo», il faut confirmer cette saisie en cliquant sur «Ajouter du texte». En outre, le canton peut consulter les commentaires, aussi bien ceux qui ont été faits par l instance de contrôle, que ceux du canton. A ce stade, on peut voir la date du dernier enregistrement ainsi que le résultat du préavis, de la décision d approbation et la date de l autorisation. 7.1.5 Rapports La rubrique «Rapports» permet d effectuer un récapitulatif des données et d exporter les données. L instance de contrôle peut, en l occurrence, visionner tous les contrats concernant des remettants ou des preneurs d un même canton. L établissement de rapports est possible selon différents critères : Recherche par exploitant Recherche par contrat (comptabilité par contrat, contrat original) Recherche par contrat (liste de contrats) 7.1.5.1 Recherche par exploitation Permet l affichage et l exportation d une liste avec toutes les livraisons d une exploitation. Les documents sont consultables au format pdf en sélectionnant le numéro de livraison ou le numéro de contrat correspondant. 7.1.5.2 Recherche par contrat (comptabilité par contrat, contrat original) Permet la présentation de la situation actuelle sous forme d une «comptabilité par contrat», qui montre les détails du contrat, les livraisons individuelles et le statut des livraisons pour une année donnée. Le document est consultable au format pdf en sélectionnant le numéro de contrat correspondant. Il est possible d imprimer ces données au moyen du lien «Version imprimable». 7.1.5.3 Recherche par contrat (liste de contrats) Permet l affichage et l exportation d une liste avec tous les contrats d une exploitation. Le document est consultable au format pdf en sélectionnant le numéro de contrat correspondant. Il existe plusieurs critères de choix, dont par exemple la quantité contractuelle ou le statut des contrats, etc. Si aucun critère ne correspond, une liste est établie avec tous les contrats dans lesquels est impliqué un remettant ou un preneur de l instance de contrôle. Cette liste est exportable sous forme de tableau Excel. 7.1.5.4 Recherche par bulletion de livraison (liste du bulletions de livraison) Permet l affichage et l exportation d une liste avec tous les bulletins de livraison d une exploitation. Les documents sont consultables au format pdf en sélectionnant le numéro de livraison ou le numéro de contrat correspondant. Il existe plusieurs critères de choix, dont par exemple la date de livraison ou le statut des bulletins, etc. Si aucun critère ne correspond, une liste est établie avec tous les bulletins de livraison dans lesquels est impliqué un remettant ou un preneur de l instance de contrôle. Cette liste est exportable sous forme de tableau Excel. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 23/24
7.1.5.5 Recherche de livraisons confirmées pour des exploitations sélectionnées (livraisons confirmées dans Suisse-Bilan) Cette nouvelle fonctionnalité sera encore optimisée d ici à fin 2014 ; elle permet de consulter les livraisons confirmées pour chaque exploitation. Vous la trouverez tout en bas de la page Internet. - Le masque de recherche propose les critères de recherche. - Le canton est déjà sélectionné. - Choisissez l année. - Indiquez au maximum un autre critère de recherche. - Afficher Vous obtenez alors une liste des résultats. Vous pouvez rechercher et sélectionner les exploitations souhaitées en cochant la case correspondante. Une ou plusieurs exploitations peuvent être sélectionnées en même temps. Vous avez maintenant accès à trois boutons : - Afficher -> affichage direct dans la fenêtre du navigateur, pour consultation. - PDF -> version imprimée. - Exporter -> données brutes pour le traitement dans Excel. 8 Le rôle de la Confédération La Confédération a le choix entre les rubriques principales suivantes : - Autoriser ou annuler les bulletins de livraison enregistrés tardivement ; - Obtenir un aperçu des cas et confirmer ou annuler des livraisons ; - Afficher les cas actifs ; - Etablir des rapports ; - Rechercher des contrats importés ; - Importer des instances de contrôle ; - Travailler en tant que superutilisateur. Les options accessibles à la Confédération sont semblables à celles du même nom au chapitre «Canton». Les informations nécessaires doivent donc être consultées aux rubriques correspondantes de ce chapitre. La seule différence est que la Confédération a un droit de regard sur tous les cantons et sur l évaluation à l échelon suisse. En outre, la Confédération ne dispose pas de possibilités d action comme la confirmation ou l annulation d une livraison ou l inactivation de produits. 431.1/2004/02937 \ COO.2101.101.7.170484 24/24