HRG Perspectives LES TENDANCES ET ACTUALITÉS DU VOYAGE D AFFAIRES 2015 Mars 2013 Janvier 2015
SOMMAIRE SOMMAIRE 1ère Partie : Les Perspectives HRG & Clients La Perspective de Rémi Bouysset 4 HRG 2014 : La Rétrospective 5 Les Perspectives clients pour 2015 5 2ème Partie : Tendances et Conseils Evolution de l offre et de la demande Air 6 Comment bien lire vos ATP? Baromètre Hôtelier 8 Optimisez votre dépense grâce à HAC Evolution des politiques voyages Rail 10 Impacts et Mesures Les tendances Loueurs 12 Comment faire son bilan RSE? Choisir une technologie appropriée 14 Des voyageurs connectés Bien choisir son agence évènementielle 16 Un événement pour convaincre 3ème Partie : Consulting La valeur ajoutée d HRG 18 Le succès d une mission consulting externalisée 19
Page 4 Les Perspectives HRG & Clients Page 5 Les Perspectives HRG & Clients La Perspective de Rémi Bouysset Sans surprise, 2015 sera encore une fois placée sous le signe de la maitrise des coûts. A cet égard, nous accompagnerons encore davantage nos clients dans l élaboration de leurs politiques voyages. De la même manière, le «one size fits all» n existe plus, nous devons aider nos clients à identifier les besoins spécifiques de leurs catégories de salariés les économies commencent chez le client, nous sommes là pour les aider à les identifier. Selon la GBTA (Global Business Travel Association), dont nous sommes membre fondateur en France, le marché devrait croitre de 5,5% en 2015. Le chiffre devrait nous rendre optimiste, toutefois nous faisons clairement face à une forme de frilosité des décisionnaires. Face à la complexité du voyages d affaires, les clients ont besoin d être rassurés et accompagnés : nos clients ne choisissent plus un prestataire mais une solution complexe assemblée par un partenaire. C est en anticipant ce besoin qu HRG a réaffirmé son positionnement sur le marché avec un business model qui semble devenir rare, puisque nous limitons volontairement la part de nos revenus fournisseurs - autour de 15% - afin de garantir à nos clients notre neutralité. Une majorité d entreprises continue malheureusement de se focaliser sur le coût de l agence, qui ne représente pourtant en moyenne pas plus de 3% du budget voyage, alors que l agence est le meilleur allié du travel manager pour lui permettre d atteindre ses objectifs de gestion budgétaire. HRG poursuit son évolution et vous apporte toujours plus de services de qualité. Cette année encore, nous retraçons pour vous les principales tendances du voyage d affaires pour l année à venir. Vous retrouverez dans ce Perspectives 2015 nos conseils avisés pour une gestion toujours plus efficace de votre programme. Je vous renouvelle tous mes vœux pour cette nouvelle année. Rémi Bouysset HRG 2014 : La Rétrospective Les Perspectives clients pour 2015 «l agence est le meilleur allié du travel manager»
Page 6 Perspectives AIR Page 7 Evolution de l offre & de la demande Alors que de nombreuses études prévoient une stagnation voire une légère augmentation des prix des billets d avion en 2015, IATA annonce une baisse du prix moyen de 5% liée à la baisse des cours du pétrole. HRG vous explique les principaux facteurs qui vont influer sur les tarifs aériens en 2015 : Baisse du prix du pétrole : le baril est aujourd hui autour de 60$ vs 120$ il y a un an, la moyenne pour 2015 prévue par IATA est de 85$. Le kérosène représente environ 30% des dépenses des compagnies, mais certaines se sont couvertes sur un prix plus élevé sur la première partie de 2015, limitant la baisse sur cette période. La baisse de l Euro par rapport au Dollar tempérera également cette baisse sur les marchés européens. Evolution de l offre et de la demande : la demande sur le marché européen ne devrait pas suivre l augmentation de l offre sur certaines zones incitant les compagnies à baisser les tarifs pour attirer les passagers à certaines périodes. A prendre également en compte une demande plus dynamique de certains marchés comme la Chine pouvant impacter l offre en Europe. La concurrence entre compagnies : le développement des compagnies «Low Cost» et de celles des Emirats impacte les compagnies européennes et les obligent à revoir leur stratégie tarifaire. On le voit avec le transfert de certaines lignes vers des filiales low-cost ou non, comme Lufthansa et Germanwings, Air France et Hop! avec des évolutions de structures tarifaires moyen-courrier allant vers plus de simplicité. Dernier élément : les compagnies ont besoin de restaurer leurs marges après plusieurs années de tensions sur les coûts liées au pétrole cher. La plupart ont des investissements en cours pour renouveler leur flotte ou rénover leurs cabines. Notre analyse tend donc plutôt vers une baisse légère du prix moyen des billets, du fait de la baisse des surcharges compagnies. Comment bien lire vos ATP? En 2015 il sera donc crucial de bien analyser vos contrats afin d optimiser vos achats aériens mais aussi de bien lire vos bilans statistiques. Ces informations sont clés pour comprendre vos voyageurs et affiner votre stratégie d achat. Si la tendance est au best buy il convient d utiliser ce levier d optimisation avec prudence et de regarder vos ATP (average ticket price) dans leur ensemble : le prix du billet initial, les conditions du billet, le taux de modifications, la faisabilité de changer de classe et/ou de compagnie. Les conditions tarifaires ne sont souvent pas les mêmes et après deux modifications et les frais d agence associés, le prix du billet revient plus cher qu une réservation initiale plus flexible. Observez, sur l axe Paris <> Toulouse, les différents ATP chez trois typologies de comportement clients différents, avec des taux de modifications plus ou moins élevés. Au-delà de 5% de modifications, le best buy n est plus rentable ; le coût total du billet est plus cher qu un tarif flexible. Voici nos conseils pour faire baisser vos ATP en 2015 : 1. Anticiper vos réservations 2. Bien connaitre le comportement d achat de vos voyageurs 3. Appliquer une politique voyage stricte mais cohérente 4. Capitaliser sur l expérience des voyageurs pour négocier des tarifs adaptés : services à bord, aéroports préférentiels etc. 5. Sensibiliser vos chargés de voyages sur le coût total du billet : regarder systématiquement ce qui est inclus ou non 6. Investir dans les cartes d abonnements pour obtenir des prix et conditions compétitifs : 36% d économies en moyenne Attention à bien considérer les contre propositions faites par l agence et d anticiper vos réservations pour profiter de tarifs avantageux. Une attention particulière sera à apporter lors de la négociation de vos tarifs corporate, n hésitez pas à faire jouer la concurrence. La grande tendance marché est au best buy mais encore faut-il l appliquer correctement. Le plus important reste d appliquer une politique voyages cohérente et de bien décrypter ses statistiques pour aboutir sur des négociation pertinentes.
Page 8 Perspectives Hôtel Page 59 Baromètre HRG : Paris, 3 ème ville la plus chère au monde D'après le dernier baromètre hôtelier HRG*, les tarifs hôteliers ont continué d augmenter, notamment dans les «mégapoles». A Paris, les prix ont augmenté de 3% ce qui lui a valu d accéder à la 3 ème place du classement par rapport à la même période l an passé. Les Principaux constats de ce baromètre : 31 des 50 villes les plus chères au monde ont connu une hausse des tarifs en devise locale. Le taux d occupation des principales destinations de voyages d affaires atteint toujours des niveaux record et ne cesse de croitre, ce qui tire vers le haut les tarifs et limite la marge de négociation des clients. La reprise du secteur des services financiers persiste à un rythme effréné : sur les dix principales places financières mondiales, sept affichent une hausse dans la monnaie locale, deux restent stables et une seule connaît un léger repli. Conformément au baromètre le marché est et restera fondé sur l'équilibre entre le prix, l'emplacement, la qualité et la disponibilité. * baromètre semestriel basé sur le montant des ventes hôtels Hogg Robinson Group. Optimisez votre dépense Hôtel grâce à HAC Un HAC est un consultant dédié à l audit des réservations hôtelières. Il vérifie les réservations effectuées par le plateau de réservations et s assure que la meilleure offre disponible ait été proposée. Pourquoi un tel service? La complexité du monde hôtelier est telle qu afin d assurer l optimisation des dépenses, HRG a retenu nécessaire de mettre en place un service dédié. De plus, le consultant HAC s assure de la conformité des réservations au programme hôtelier et à la politique voyage du client. Les avantages d un HAC sont nombreux et apportent leur preuve d efficacité depuis des années : Economies substantielles et baisse du prix moyen de la chambre Renforcement du contrôle de l application de la politique voyages Augmentation de l adhésion à la politique voyages Augmentation du taux d utilisation du programme hôtelier du client Positionnement renforcé pour les négociations du programme hôtelier Application des conditions convenues avec le client Aide au contrôle du chargement des disponibilités et tarifs dans les systèmes de réservations (GDS) «Externalisation» de l audit auprès d un service dédié, ce qui n impacte pas la qualité de service du plateau de réservations Les actions du HAC Vérification d autres disponibilités et tarifs jusqu à la date d arrivée, dans : le même hôtel les hôtels alentours les hôtels du programme hôtelier client les hôtels du programme hôtelier HRG Dans ce marché aux prix croissants, les programmes hôteliers HRG et l accompagnement des business managers optimisera les économies réalisables. Rien de tel que votre partenaire voyage pour économiser sur vos dépenses hôtelières et améliorer votre programme hôtels ; consultez-nous pour profiter des services d un HAC.
Page 10 Perspectives Rail Page 17 11 Evolution des politiques voyages Rail La SNCF l a annoncé, la hausse des tarifs pour 2015 est de 2,6% sur les tarifs loisirs et 1,8% sur les tarifs affaires. Si la hausse est moindre sur les tarifs affaires, elle n en aura pas moins d impact. Alors que la tendance des passagers affaires est au déclassement vers l utilisation de billets loisir, il deviendra toujours plus intéressant pour le chargé de voyage de bien comparer son tarif négocié ou le tarif pro avec le tarif loisir disponible sur ce même trajet. En effet si l attrait est au tarif le moins cher en prenant du loisir, une modification le jour du départ peut s avérer couteuse : le total de l addition de l ajustement tarifaire du billet avec les frais de modification risque de ne plus justifier l achat d un billet loisir versus pro. Pour répondre à cette modification de comportement, la SNCF étudie une évolution des conditions tarifaires (en particulier au niveau des frais de modifications et remboursement) en vue d avoir une offre plus spécifiquement adaptée à chaque segment de clientèle. Côté client, alors que la tendance au déclassement entre la première et la seconde a connu un «boum» dans le passé, cette pratique est désormais acquise mais réajustée. Les évolutions des politiques voyages continuent de s adapter au plus juste en prenant en compte les temps de parcours et l impact sur la productivité du collaborateur reconnue selon la classe de voyages. L influence entre le comportement d achats et les politiques tarifaires appliquées par la SNCF est donc bel et bien réciproque. Le renforcement du respect des politiques voyages, la maturité des pratiques d achats et l acceptation des conditions de voyages par les passagers contribueront de plus en plus à influencer les modifications de la politique tarifaire appliqué pour le rail. Impacts & mesures Pour illustrer les perspectives Rail 2015 il est intéressant de se pencher sur la partie données chiffrées. En effet si la tendance est au déclassement du billet pro vers le billet loisir elle engendre bien souvent un surcoût qui ne se matérialise pas dans les rapports statistiques. En 2014, 60% des trajets ont été réservés en classe pro. Sur les 40% restants, des billets loisirs ont été réservés enregistrant en moyenne 20% d échanges le jour même du départ. Sur ces 20%, 45% ont généré un nouveau débit car le tarif réservé n était plus disponible, et la modification a du être faite en direct avec la carte de crédit du voyageur, ce qui a ensuite généré une note de frais, qui ne ressortira pas dans vos statistiques. L ATP montrera donc certes un prix de «réservation» plus bas mais aura finalement coûté deux billets à l entreprise. Comme dit précédemment la tendance du déclassement des tarifs pros vers du loisir est confirmée mais d une pertinence discutable. Voici les conseils HRG pour mieux acheter vos voyages rail et optimiser les dépenses : 1. Privilégiez les mix des tarifs : il peut être intéressant de prendre du loisirs à l aller et du pro au retour, vous offrant ainsi la possibilité de prolonger votre séjour en cas de besoin, les conditions d échanges du tarif pro étant plus souples 2. Cadrez les déplacements en assouplissant la politique voyage : donnez de la flexibilité au voyageur et généralisez la mise en place d un motif de déplacement afin de pouvoir appliquer une stratégie affinée selon les différents types de déplacements 3. Demandez des études approfondies à votre agence sur le coût total d une réservation : une stratégie qui s avère gagnante pour détecter les «mauvaises» habitudes d achat La tendance est au déclassement, du billet pro vers le billet loisir, de la première à la seconde, néanmoins il reste important en 2015 de comparer toutes les disponibilités et conditions tarifaires et bien considérer le coût global du billet. Les prix appliqués paraissent rentables mais ne le sont pas toujours, attention donc à toujours bien comparer toutes les propositions. La tendance s applique au marché mais pas forcément à votre politique voyage.
Page 12 Perspectives Voitures Page 713 Les tendances loueurs Comment faire son bilan RSE? Le marché parle moins ou entend moins parler des loueurs. Que font-ils, quelles sont leurs évolutions? Quels sont les impacts directs pour les entreprises? Le covoiturage et autre mode de transport alternatif se développent. Économiquement intéressant, les entreprises se penchent sur le sujet. Si aujourd- hui l impact de ces «réseaux sociaux» est réelle sur le marché loisir, il reste faible pour les déplacements d affaires tant que les voyageurs ne peuvent être assurés ou bien que la dépense ne peut être tracée (pas de facture...pas de note de frais). La constitution des prix dans le secteur du voyage d affaires reste un aspect compliqué des achats. La location de voiture courte durée (LCD) n y déroge pas. l amortissement des voitures, le kilométrage, le carburant, les assurances, les surcharges gare et aéroport, l abandon, la livraison, autant de facteurs qui influencent le montant final de la facture. Pour 2015, les loueurs annoncent devoir optimiser leur flotte. A l instar des compagnies aériennes qui évitent que leurs avions ne restent trop longtemps sur le tarmac, les voitures devront passer la majeure partie de leur temps en circulation. Rien ne servira alors d avoir «trop» de voitures, mais il faudra qu elle soit au bon endroit au bon moment. Cet ajustement de la flotte risque de provoquer des indisponibilités de voitures auprès de vos loueurs référencés à certaines périodes de l année. HRG négocie pour vous des tarifs avec tous les loueurs du marché. Nous saurons, dans ces périodes chargées, vous trouver une solution à un tarif intéressant. A propos des tarifs HRG, n oubliez pas que ceux-ci peuvent inclure toutes les surcharges et options...nos tarifs «tout inclus» peuvent s avérer bien plus avantageux! Il est alors d autant plus important de bien considérer de quoi se compose le montant total de votre location. En 2015, les loueurs devront aussi travailler à redorer leur image. En effet à l heure de l optimisation environnementale, les entreprises cherchent de plus en plus à réduire leurs émissions CO² en regardant attentivement leurs bilans RSE. Les loueurs devront faire face à cette tendance en adaptant leur offre et proposant par exemple un parc de voitures électriques. En cas d indisponibilité, HRG vous donne accès à des tarifs préférentiels chez d autres loueurs. Sensibilisez les voyageurs aux surcharges et options, et considérez les tarifs HRG en location «tout inclus»! Le bilan carbone sert à mesurer le volume d émission des différents gaz à effet de serre produit par l entreprise dans le cadre de son activité économique, en prenant en compte différents paramètres. Il peut être utilisé comme un outil de diagnostic et de sensibilisation, ainsi que de base pour des plans d amélioration, dans le cadre de la stratégie RSE de l entreprise. Pour bien faire son bilan RSE (responsabilité sociale et environnementale) il est important dans un premier lieu d identifier tous les partenaires qui pourront vous fournir les informations CO² de vos déplacements, cette cartographie permettra de n oublier aucun poste de déplacement. De façon parallèle, pour bien mener son bilan RSE, il est essentiel de se poser la question : «Quel est l objectif de ce rapport?». La réponse à cette question vous permettra de définir vos indicateurs de façon pertinente. Dans un second temps, il est clé de définir les indicateurs ainsi qu un indice de pollution : les différents partenaires contactés risquent de vous fournir des chiffres basés sur différentes échelles ce qui ne vous permettra pas d évaluer votre empreinte carbone dans son ensemble. Chez HRG nous utilisons la méthode de l ADEME (Agence de l environnement et de la maîtrise de l énergie), ce qui nous permet d avoir un indice commun à tous les types de déplacements : l empreinte carbone est exprimée en tonnes de CO². Enfin, pour être utile, le bilan carbone ne doit pas se contenter d être une photographie de la mesure des émissions de CO² de l entreprise à un instant t ; le plan d actions qui en découle doit être pensé sur le long terme. Si l objectif est de mener une politique achat plus responsable il est capital d interroger vos fournisseurs pour vous accompagner dans cette démarche. En 2015 HRG propose de vous guider dans la réalisation de votre bilan RSE sur toute la partie voyages afin de centraliser les informations et de vous aider à consommer responsable. Consommer responsable sera une tendance clé de 2015, penser à contacter votre agence HRG pour vous accompagner dans la réalisation de votre bilan RSE.
Page 14 Perspectives Technologie Page 15 Choisir une technologie appropriée Les acheteurs sont souvent confrontés à des choix difficiles concernant les solutions technologiques à mettre en place pour leur entreprise. Différents acteurs internes sont impactés et il convient de trouver l outil qui s adapte aux problématiques de chacun. Les ressources humaines et directions attendent un paramétrage fort afin de piloter la politique voyage ; les comptabilités requièrent des factures et fichiers d intégration complétés par les bonnes références analytiques ; les services informatiques sont attentifs à la sécurité des données et compatibilité techniques ; les chargés de voyages souhaitent des solutions simples et rapides. Face à cela, l agence de voyages s adapte à chaque client, à leurs contraintes et priorités. En répondant au baromètre clients HRG réalisé fin 2014, les clients révèlent les solutions qu ils souhaitent mettre en place en 2015. Ces projets avaient été anticipés par l agence de voyages d affaires : Emission des billets 24/24 (91%) : ce service complet verra le jour en 2015 Possibilité de commander tous les voyages (simples et complexes) sur l'outil de réservation en ligne (86%) : solution déjà en production Application mobile pour voyageur (86%) : HRG Mobile by AeTM est disponible...nous vous en parlons (page 15) Outil de reporting en ligne (84%) : la plateforme France d HRG Reporting ou bien HRG Insight dont HRG est propriétaire vous permettent d accéder aux données souhaitées à tout moment Portail de réservation hôtelière intégré à votre outil de réservation en ligne (83%) : les discussions en cours prévoient la mise en place au cours du premier semestre 2015 Rémi Bouysset s exprime sur ce sujet : «Il est excitant de voir comme la technologie enrichit l offre de service : les services mobiles, le data mining, les modules de réservation hôtelière, l expense management nous sommes loin des simples centrales de réservations d il y a quelques années! [ ] Nos clients ne choisissent plus un prestataire mais une solution complexe assemblée par un partenaire.». Des voyageurs connectés! Le directeur des ventes monde de HRG, Matthew Pancaldi communique : «l intégration des outils technologiques continuera de jouer un rôle clé, tant que les taux d adoption online croissent et que la communication mobile oriente le contenu vers les smartphones ; le voyageur d affaires prendra goût à réserver ses voyages par lui-même.» Le voyage d affaires évolue et se modernise jour après jour. Les exigences marché requièrent plus de flexibilité et d autonomie pour les voyageurs d affaires. Volonté de permettre aux assistantes de se concentrer sur les missions professionnelles attenantes à leur poste ainsi que de sensibiliser les voyageurs à la politique voyages de l entreprise. Les voyageurs sont néanmoins souvent en déplacement et ont besoin d accessibilité online où qu ils soient. HRG Mobile répond à cette nécessité : application téléchargée sur leur smartphone, les voyageurs peuvent accéder eux-mêmes au site de réservation en ligne AeTM mis en place au sein de leur société. Les informations du profil et les paramétrages de l outil sont intégrés. Il n y a plus qu à réserver! En y retrouvant toutes les réservations effectuées, offline, online sur ordinateur ou via mobile, le voyageur peut à tout moment accéder à ses billets. La recherche de la simplicité via la technologie, tel est le mot d ordre des clients ; HRG sait y répondre. Contactez votre business manager pour déployer les solutions qui vous correspondent. Offrez de l autonomie à vos voyageurs!
Page 16 Page 917 Page Perspectives MICE Bien choisir son agence évènementielle Avec les années de crise, les clients sont encore très attentifs aux coûts, mais veulent de plus en plus organiser des événements afin de fédérer, communiquer, challenger, remercier leurs collaborateurs ou leurs clients La valeur de l agence événementielle est d être capable de créer des événements de qualité avec des budgets de plus en plus serrés. Il faut donc être très inventif et innover sur le choix de prestations pour se démarquer. L agence doit attacher de l importance au conseil, à la qualité de service et négocier au mieux avec les prestataires pour l intérêt de ses clients. «Il est de notre rôle de conseiller sur quel poste préférer faire une économie : autant privilégier la négociation sur les locations de lieux que sur le budget restauration qui, s il est trop réduit, portera à une qualité ou quantité dégradée.» décrit Marie Coupteau, directrice HRG Meetings, Groups & Events (MGE). Un détail peut transformer un événement et marquer les esprits. Le chef de projets doit d abord être à l écoute du client : «nous ne proposerons pas la même chose à un service IT composé de «geeks», à la pointe de tout, qu à un service de forces de vente à la recherche constante de challenges.». L objectif de l événement détermine les propositions que l agence événementielle construit pour le client. Chaque événement est unique et élaboré surmesure. De l incentive, aux séminaires, conventions, congrès, soirées événementielles, team building et lancements de produits, l agence doit savoir valoriser le contenu au travers d un format approprié. Les interlocuteurs que rencontrent les agences événementielles sont multiples, experts ou non dans l organisation d événements. Le chef de projets doit savoir s adapter et offrir la flexibilité de gérer le projet intégralement. Cet accompagnement assure une meilleure coordination et gestion des coûts dès lors que l agence a visibilité sur les transports, le lieu, la restauration, les animations, le contenu etc. Dans l optique de réduction des coûts, les prestations «venue sourcing» sont en fort développement au sein des sociétés qui préfèrent parfois se passer d une gestion logistique, malgré les limites qualitatives que cela peut engendrer. Une augmentation des demandes d organisation d événements avec des budgets plus restreints ; la valeur de votre agence est de savoir y répondre avec créativité. Un événement pour convaincre Dans un marché où le digital prend de plus en plus de place, la technologie se met au service de la logistique et du contenu. Nous vous présentons un programme entièrement pensé autour de cette thématique. HRG MGE a été retenu pour organiser la soirée des 10 ans d un site internet de santé pour un laboratoire de renom. Le client devait, pour l occasion, présenter une nouvelle application web, offrant à tous les professionnels de santé la possibilité de communiquer entre eux. La Gaîté Lyrique à Paris ouvre ses portes, le temps d une soirée, à 150 invités et une vingtaine de journalistes. HRG doit relever le défi : le public doit être conquis par ce nouveau réseau social. En seulement deux mois, grâce à l expertise et aux conseils de 2 chefs de projets HRG MGE et un client très impliqué, le programme a été élaboré et organisé. Un format illustrant le contenu : une thématique autour du digital. Une salle plénière et des orateurs chronométrés : seul sur scène, la dynamique du format TED (technology, entertainment, design) était vouée à convaincre l audience. En collaboration avec une agence de communication, tout était préparé dans les moindres détails. Une animation «we are logo» pour clôturer la présentation avec la réalisation du logo du laboratoire grâce aux photos individuelles réalisées à l accueil des participants : un effet «whaou» fédérateur. Un cocktail dînatoire servi dans le salon historique autour d un «genius bar» : les invités pouvaient tester l application tout en se restaurant. L intervention d un «magicien Ipad» en format close-up pour distraire les invités. Une boîte à questions interactive pour recueillir les témoignages sur l application. Montage d une vidéo dans l optique de donner de la continuité à l événement. Grâce au succès de l événement, le nouveau site et l application ont pu sereinement voir le jour...le lendemain de l événement! Résultat : le client a demandé à HRG MGE de renouveler le format dans le cadre d une rencontre interne organisée dans les semaines suivantes.
HRG, une agence qui vous conseille... Page 18...même si vous n êtes pas client chez nous! Page 19 Valeur Ajoutée d HRG Le succès d une mission consulting externalisée Qui mieux que votre agence de voyages vous connait? Nous vous aidons à accomplir vos missions sans que les à-côtés n impactent de trop votre activité. Nous vous aidons à optimiser le poste n 2 des dépenses des grandes entreprises...les voyages. Nous nous adaptons à votre population, ciblons les réponses adaptées à vos besoins, ajustons nos outils en miroir de votre organisation. Notre expérience nous permet de transmettre les meilleures pratiques aux sociétés qui en ont besoin, qu elles soient clientes ou non chez nous : Vers une meilleure unicité des processus de réservations (Ré)-Ecriture de votre politique voyages Négociations fournisseurs Sélection d outils Nous identifions pour vous, avec vous, les économies encore malléables : «il y a un gisement d économies souvent peu exploité - à titre d exemple, 75% des transactions de nos clients sont réservées sans spécifier le motif de voyages : en clair la nécessité du voyage n est validée formellement par personne.» s étonne Rémi Bouysset. Nous apportons un œil externe et coordonnons les différents acteurs avec lesquels vous travaillez. La gestion de la complexité, c est répondre avant tout à cette réalité évidente aujourd hui pour n importe quel Travel Manager : le voyage d affaires est devenu très complexe. Comment choisir sans erreur la meilleure combinaison d outils technologiques et de procédures? Comment identifier le bon intervenant dans la profusion des acteurs présents sur tout ou partie de la chaîne de valeur pour assembler une solution performante et adaptée à l entreprise? «Il suffit d ailleurs de voir fleurir les cabinets de conseil pour comprendre le besoin des clients d être rassurés et accompagnés. Nous ne sommes pas un acteur de plus sur ce marché, nous sommes un partenaire privilégié de nos clients que nous accompagnons dans leurs choix en nous fondant tant sur notre expertise technique et notre connaissance des outils technologiques, que sur notre neutralité à l égard des solutions disponibles sur le marché. Nous ne sommes pas une usine à billet : nous permettons à nos partenaires d optimiser leurs politique et budget de voyage d affaires. C est notre valeur ajoutée, c est notre raison d être.», communique Rémi Bouysset. En 2014, HRG a réalisé une prestation de consulting pour un leader européen de l ingénierie et du conseil en technologies. Nouvellement implémentée au sein d une TMC (travel management company), l entreprise s est rendue compte de la nécessité d optimiser le processus de réservation des déplacements de ses collaborateurs ainsi que le contenu de la politique voyages. HRG a été sollicité sur 2 missions : Réduire le nombre de modules et de flux dans le processus de réservation : les collaborateurs étaient confrontés au quotidien à réserver chaque produit via différents canaux (billetterie avec l agence de voyage, location de voitures et hôtels en direct avec les fournisseurs). Ce processus long empêchait une bonne réconciliation des données et une visibilité exhaustive des dépenses liées aux voyages. Re-définir une politique voyages adaptée à la population et au cœur d activité du client : à partir des statistiques communiquées à HRG, des hypothèses de calculs ont été menées avec le client afin d évaluer les impacts de l application d une bonne politique voyage et permettre aux décisionnaires de valider où placer le curseur des limites imposées par ce règlement interne. L entreprise ne faisant pas partie du portefeuille client de HRG, il a donc fallu comprendre rapidement leur configuration actuelle avec leur agence de voyages, les interactions avec les fournisseurs concernés. HRG a su faire preuve de transparence avec l agence concurrente avec laquelle elle a dû travailler tout en gardant un niveau de neutralité irréprochable tout au long du projet. Face aux diverses hypothèses suggérées par le consultant HRG l entreprise cliente a retenu la solution de centralisation de l ensemble des réservations auprès de leur agence de voyages d affaires. Ainsi, grâce à l automatisation des process, le client a une meilleure visibilité de ses dépenses. L impact de ces changements est notable tant au niveau de la diminution du nombre de litiges que des économies générées. Cette approche est dans la lignée des tendances relatées par M. Pancaldi, directeur des ventes monde de HRG : «l importance des Smart datas, tant pour la sécurité que pour les prévisions va s accroître, et de plus en plus de clients vont se lancer dans l intégration des solutions end-toend (réservations et notes de frais) en voulant simplifier les processus internes et accéder à des reportings de plus en plus complets.».
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