Optimisez vos dépenses hôtelières avec.

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1 Optimisez vos dépenses hôtelières avec

2 Les chiffres clés Une couverture mondiale Interfaces technologiques et partenariats Un accès en temps réel Des economies sur les coûts de distribution Les avantages pour les acheteurs et les Travel Managers Stratégie multicanal Les avantages pour les utilisateurs Mise en place du portail hotel.info Actions Marketing Références p. 3 p. 4 p. 5 p. 6 p. 7 p. 8-9 p. 10 p. 11 p. 12 P. 13 P. 14 2

3 hotel.info Clients Hôtels Date de création 2001 CA million Effectif 450 collaborateurs Présence internationale Bureaux dans 8 pays: Allemagne, France, UK, Italie, Espagne, Chine Singapour, Brésil Langues 38 langues disponibles Business Model Rémunération exclusive auprès des hôtels (commissions) Grands comptes 518 grands comptes 33% du volume de réservation PMI -PME sociétés 34% du volume de réservation PARTICULIERS 33% du volume de réservation hôtels dans 190 pays 52% de chaînes hôtelières 48% d hôtels indépendants Tarifs entreprises: jusqu à 30% de réduction dans plus de hôtels Meilleur prix en ligne garanti par 100% des hôtels 4850 hôtels conférences 1300 nouveaux hôtels/mois 3

4 Amérique du nord 31.2% Europe 51.6% Asie 10.7% Amérique du Sud 3% Afrique 2% Australie 1.5% 4

5 Accès direct et en temps réel aux principaux systèmes de réservation dans le monde Client hotel.info base de données Transparence absolue du marché. Accès aux meilleurs tarifs du moment Les hôtels économisent sur leurs coûts de distribution myres Hotel CRS Switch Pegasus Channel Managers Affichage systématique de tous les tarifs disponibles PMS ex: Fidelio Chargement facile et rapide des tarifs négociés Toutes les chaînes hôtelières mondiales disponibles Hôtels indépendants, petits groupes Chaînes d hôtels: Accor, Best Western, Choice, Hilton, IHG Group, Marriott etc. Dernières chambres disponibles 5

6 Coût pour le client Frais de transaction Société cliente Aucun coût pour le client, réservation gratuite Commission AGV Agence de voyages CWT, AMEX, HRG, BTI Commission GDS GDS Amadeus, Sabre, Galileo Pas de commission sur les tarifs négociés Frais par transaction PEGASUS (Switch) Commissions hôtel réduites sur les tarifs publics Commission fournisseur / PMS PROVIDER GDS ou PMS Hôtels ind. Chaînes hôtelières Aucun coût pour l hôtel intégration dans l outil Economies moyennes sur les coûts de distribution hotelière Tarifs publics 50 % Tarifs négociés 100% 6

7 Utilisation gratuite Réservation gratuite dans plus de hôtels de chaînes et indépendants Intégration de la politique voyages et personnalisation du portail Intégration des plafonds par ville/pays Geocoding des sites et filiales de l entreprise Gestion des profils voyageurs Intégration des tarifs négociés par l entreprise Intégration de l ensemble des adresses de facturation de l entreprise Zones d information configurables Module MIS Statistiques Statistiques en ligne permettant une analyse complète, précise et quotidienne Plus de 70 champs croisés Analyse des savings/lost savings Formulaire de prise en charge Un formulaire de prise en charge entièrement personnalisé peut-être édité en ligne et envoyé directement à l hôtel via notre plateforme 7

8 Module «Risk Management» Mise à disposition gratuite du people locator permettant la géolocalisation des voyageurs Possibilité d interface avec les spécialistes du risk management (ISOS) Module «Hôtels partenaires» Mise à disposition gratuite d un outil de suivi en temps réel du loading des tarifs Négociés Nouveaux partenariats Vpayment/Centralisation du paiement : Avance des frais par le prestataire financier Génération d un numéro de carte à usage unique via hotel.info Reporting mensuel de niveau 2 Gestion des factures : Collecte des factures Réconciliation entre la facture et la réservation Scan au format image Envoi de l image à une adresse mail de l entreprise ou accès à un portail permettant d uploader les images correspondant aux factures dans un délai de 3 mois. Récupération de TVA: 3 partenaires: Taxeo, VATit et Cashback Une plus grande quantité de factures éligibles à la récupération Moins de traitements manuels et fastidieux Des montants de TVA réclamés plus importants Des délais de remboursement plus courts Patricia Motta Travel Manager France, BASF «hotel.info nous offre une simplicité d utilisation et de réservation, et nous permet d accéder à nos hôtels négociés ainsi qu à tous les autres hôtels disponibles sur la plateforme. Cet outil convivial et intuitif, et accessible également via KDS, nous garantit en outre une grande transparence dans la réservation des chambres d hôtels. 8

9 Voyageur Agence de voyage Internet/Intranet Mobile Téléphone OBE/SSO GDS Segment passif GDS Push back des réservations hotel.info dans les systèmes des TMCs 9 9

10 Switch GDSCRS Non-GDS Hôtels Non-GDS hotels Partenaires Financiers Segment passif pour GDS Gestion du risque TMCs SBTs/OBTs 10 10

11 Un outil multilingue 38 langues disponibles sur hotel.info permettant une utilisation à l international Plus de tarifs, disponibles plus longtemps Un affichage multi-tarifs: affichage de tous les tarifs disponibles y compris les tarifs promotionnels en temps réel Fonction «Travel Arranger» Options supplémentaires pour les chargé(e)s de voyages / assistantes Réservation Centrale 24h/24 Centre de réservation et d assistance multilingue, 7j/7 et 24h/24, numéros verts internationaux Carte interactive Précision, gain de temps, choix du meilleur hôtel, réservation directe à partir de la carte Plan d accès Dans la confirmation de la réservation, calculant le meilleur parcours hôtel lieu recherché Recherche par équipements Possibilité de filtrer les hôtels par équipements (wifi, parking ) Plus de 2 millions de commentaires clients Evaluations qualitatives des clients ayant séjourné dans les hôtels 11

12 Personnalisation Hôtels Lancement Accès voyageurs & utilisateurs Destinations fréquentes City caps (plafonds) Charte graphique Tarifs négociés Informations hôtels Logo de l entreprise Rapport de chargement Informations voyageurs Formations Stratégie de communication Internationalisation Analyses, maintenance & développement 12 12

13 Cartes voyageurs Formations ings Integration Intranet Annonces/Articles Flyer Manuels d utilisation Evènements sur site Jeux/concours Sondages 13

14 Références Ingéniérie/Electronique Santé/Pharmacie Industrie/Energie Services Automobile/Aérien Logiciels/Medias Secteur public Finance/Assurances Mode Autres 14 14

15 Lien d accès vers le portail test 15

16 5 possibilités pour rechercher un hôtel Recherche autour d un lieu prédéfini (points d intérêt): sites récurrents, adresses société Recherche d un hôtel en fonction de sa localisation (destination de voyage) Recherche par code 3-letter-code (Exemple : code aéroport) Hôtel spécifique (recherche par nom d hôtel) Recherche autour d un lieu défini (adresse, gare, aéroport) Un Travel Arranger peut choisir pour qui il souhaite réserver, dès la page d accueil Rechercher un hôtel 16

17 Affichage des résultats Outil de localisation des hôtels sur une carte dynamique Les hôtels avec un tarif négocié sont présentés avec le logo de l entreprise Meilleur tarif garanti (proposé par la plupart des hôtels) Evaluation de l hôtel: plus d un million de commentaires clients. Affichage séparé des évaluations de vos collègues Plusieurs critères de tri sélectionnables. Exemple : Prix Une liste actualisée en temps réel 17

18 Sélection des Hôtels à comparer (max. 9) Présentation structurée des principaux aménagements de l hôtel, permettant une comparaison rapide et claire Cliquez sur les menus pour afficher ou masquer les détails de chaque hôtel Comparaison des hôtels: une aide à la décision 18

19 Fonction zoom (+ / -) Mode de visualisation modifiable Les points verts indiquent les hôtels avec des tarifs négociés par votre société Les points oranges indiquent tous les autres hôtels disponibles La croix rouge indique votre destination Fonction de la souris: déplacez votre curseur sur un symbole de la carte pour voir les informations détaillées sur les hôtels et réserver directement Vos adresses pré-enregistrées sont indiquées par votre logo Carte dynamique 19

20 Descriptif détaillé de l hôtel et de ses prestations Aménagement des chambres, prestations de l hôtel, restauration, cartes de crédit acceptées etc... Photos disponibles, fournies par l hôtel (non contractuel) Fiche descriptive de l hôtel 20

21 Affichage dynamique : le meilleur tarif disponible est toujours situé en haut Choix de la langue dans laquelle sera envoyée la confirmation, du nombre total de voyageurs et du nombre de chambres Un tarif négocié est toujours signalé par le logo de l entreprise Tarification multiple: tous les tarifs et types de chambres disponibles sont affichés Le principe du Best Buy 21

22 L étape 3 propose un aperçu de la réservation: détails, prix total du séjour ainsi que des conditions d annulation. Si cela n a pas été fait précédemment, il est possible d entrer maintenant l adresse du voyageur principal, rechercher son profil (fenêtre), ou bien le créer s il n est pas encore enregistré TA : les informations du profil du voyageur principal sont automatiquement prises en compte (nom, prénom, , adresse professionnelle, carte de crédit, ) Utilisation des profils collaborateurs 22

23 Voyageur principal saisi à l étape 4 Autres voyageurs: saisie manuelle ou sélection de profil En option: -Fonction «arrivée tardive» (selon les hôtels) -Section de frais (centre de coût) Messages pour l hôtel: besoins particuliers, infos importantes pour l hôtel Saisie des détails de la réservation 23

24 Choisir une adresse de facturation: celle-ci peut être écrite manuellement ou sélectionnée dans la liste d adresses préenregistrées Les données de la carte de crédit peuvent être enregistrées dans le profil du voyageur (cryptées) Confirmation par SMS: le numéro peut être enregistré dans le profil Saisie des détails de la réservation 24

25 Vérification des données : si les données sont correctes, la validation de la réservation s effectue en cliquant sur «Réserver» La confirmation est visible à l écran et envoyée par : - Mail au TA - Mail au(x) voyageur(s) - SMS au voyageur principal Les données de la réservation sont directement accessibles par le Travel manager via l outil statistique Validation de la réservation 25

26 Dans la confirmation qui est envoyée au client, un lien vers une carte dynamique est proposé. L adresse de la société ainsi que celle de l hôtel sont automatiquement saisies et le trajet le plus intéressant est calculé Confirmation de la demande et carte dynamique 26

27 Accès à l historique des réservations effectuées par le collaborateur (en tant que TA et en tant que voyageur) Choix des critères de recherche, tri par émetteur de la réservation Accès à toutes les réservations effectuées par les TA d un même groupe, avec raccourci pour : * réserver de nouveau * annuler * modifier * renvoyer la confirmation * etc. Aperçu et historique des réservations 27

28 Barre de Navigation Travel management People Locator Permet en cas de crise, de localiser un collaborateur dans le monde entier, ainsi que son lieu de séjour, afin de le contacter rapidement (rapatriement, informations internes, politique de sécurité ) Recherche multicritères Impression et exports (.csv ou.zip) Travel management: people locator 28

29 Barre de Navigation Travel management Statistiques * Multicritères * Saving/lost saving * Exports.xls ou.zipbarre Travel management: outil statistiques (MIS) 29

30 Envoyez un à l adresse : entreprises@hotel.info hotel.info France S.A.R.L. (membre du groupe hotel.de) 10, rue de Rome Paris, France Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) entreprises@hotel.info membre du groupe hotel.de Nuremberg, Londres, Paris, Barcelone, Rome, Shanghai, Singapour 30