PROJET n 10 CONVENTION DE GROUPEMENT DE COMMANDE A - Objet du groupement de commandes Un groupement de commandes est constitué selon les dispositions de l'article 28 de l'ordonnance du 23 juillet 2015. La présente convention concerne : Maintenance et efficacité énergétique de l'espace Culturel des Quinconces Maintenance et efficacité énergétique des installations techniques de l'espace Culturel des Quinconces : chauffage, traitement de l'air, climatisation et production d'eau chaude sanitaire. Le groupement a pour objectif de couvrir un besoin précis, donc de lancer une seule consultation se traduisant par 2 contrats, un au bénéfice de la Ville du Mans et un autre au bénéfice de la Régie personnalisée. B - Durée de la convention La présente convention prend effet à compter de sa notification à chaque membre du groupement de commandes. Elle est conclue pour la durée nécessaire à l'exécution de l'ensemble des prestations. Le groupement couvre la durée du mandat municipal dont le renouvellement est intervenu en 2014. Sont considérées comme relevant de la présente convention les procédures dont la publicité est lancée au cours de la durée de la présente convention. Le groupement peut également prendre fin de manière anticipée, par l un des cas de résiliation de la présente convention. C - Coordonnateur du groupement Les parties à la convention conviennent de désigner le membre suivant comme coordonnateur du groupement : Ville du Mans. Le siège du coordonnateur est situé : Hôtel de Ville - CS40010-72039 Le Mans cedex 9 En cas de sortie ou de toute autre hypothèse ou le coordonnateur ne serait plus en mesure d'assurer ses missions, un avenant à la convention interviendrait pour désigner un nouveau coordonnateur. Page 1 sur 5
D - Missions du coordonnateur Le coordonnateur a en charge l'organisation des procédures de passation dans le respect des règles de l'ordonnance du 23 juillet 2015. Cela aboutit au choix de prestataires communs à l'ensemble des membres du groupement. Pour ce qui le concerne, chaque membre signe, notifie et suit l'exécution du contrat. Le coordonnateur est chargé de procéder dans les règles relatives aux marchés publics, à l'organisation de l'ensemble des opérations de sélections des cocontractants et d'une manière générale de prendre en charge tous actes nécessaires à l'exercice de ces missions depuis la préparation du dossier de consultation jusqu'à la signature non comprise des marchés, effectuée par chaque exécutif. Le coordonnateur est chargé de l'ensemble des opérations listées ci-dessus permettant d'aboutir au choix d'un co-contractant (liste non exhaustive) : Ordre Désignation détaillé 1 Définir l'organisation technique et administrative de la procédure de consultation Procéder à la transmission de l'état des besoins aux membres du groupement et de 2 recenser leurs besoins 3 Elaborer le dossier de consultation des entreprises 4 Procéder à la constitution des dossiers de consultation 5 Assurer la publication de l'avis d'appel public à la concurrence 6 Expédier des dossiers de consultation aux candidats 7 Recevoir les offres Procéder à l'analyse et l'agrément des candidatures et à l'analyse et au classement 8 des offres 9 Envoyer les convocations aux réunions de la commission d'appel d'offres 10 Préparer les procès-verbaux et assurer la rédaction des décisions de la commission d'appel d'offres lors de ses séances d'ouverture des plis et de jugement des offres 11 Informer les candidats retenus et non retenus des choix de la commission d'appel d'offres 12 Mettre en forme les marchés après attribution par la commission d'appel d'offres 13 Informer les établissements membres du groupement des candidats retenus Transmettre aux membres du groupement les documents nécessaires à la conclusion 14 des marchés et à leur contrôle de légalité avant notification : publicité, acte d'engagement, pièces de candidatures et pièces contractuelles, offres retenues, règlement de la consultation, CCTP, rapport de la commission d'ouverture des plis, rapport de la commission des choix des offres, rapport de présentation... 15 Procéder à la publication de l'avis d'attribution E - Membres du groupement Sont membres du groupement les établissements suivants : La Ville du Mans, coordonnateur Régie Personnalisée Les Quinconces - L'Espal Page 2 sur 5
F - Obligations des membres du groupement Chaque membre du groupement a l obligation de définir préalablement au lancement des procédures, ses besoins propres selon les modalités prévues ci-dessous Chaque membre du groupement s engage à signer au terme des procédures organisées dans le cadre du groupement, un marché correspondant à ses besoins propres avec le cocontractant choisi dans le cadre de la procédure menée au sein du groupement. Le représentant du pouvoir adjudicateur de chaque membre du groupement signe le marché qui le concerne, le notifie, et s assure de sa bonne exécution. Chaque membre du groupement s'engage à : Ordre 1 2 Désignation détaillé Transmettre un état prévisionnel de ses besoins quantitatifs et qualitatifs dans les délais fixés par le coordonnateur Indiquer au coordonnateur la personne habilitée qui siègera à la commission d'appel d'offres du groupement 3 Participer aux réunions de la commission d'appel d'offres du groupement Transmettre au coordonnateur un exemplaire de la délibération autorisant le 4 représentant du membre à signer le marché Signer un acte d'engagement avec le titulaire retenu par la commission d'appel 5 d'offres à hauteur de ses besoins propres tels que déterminés dans son état des besoins 6 Transmettre au contrôle de légalité les pièces concernant son marché 7 Notifier le marché au titulaire Exécuter son marché : commande, vérification et réception des prestations, ainsi que 8 paiement conformément aux dispositions prévues au cahier des clauses administratives et particulières du marché Informer le coordonnateur de tout litige né à l'occasion de la passation de ses 9 marchés G - Organe de décision L'organe de décision devant intervenir dans le choix du ou des titulaires du contrat est la commission d'appel d'offres du coordonnateur du groupement. Les procédures formalisées et non formalisées donneront lieu à attribution des marchés par la CAO. H - Frais de gestion du groupement Le coordonnateur peut être remboursé des frais occasionnés par la gestion des procédures du groupement, mais ses fonctions sont exclusives de toute rémunération. Ce remboursement aboutirait alors à une répartition à parts égales des frais correspondants pour chaque membre du groupement. I - Modalités financières Chaque membre du groupement procédera aux paiements des prestations le concernant. Page 3 sur 5
J - Modalités d'adhésion au groupement Chaque membre adhère au groupement de commandes en adoptant la présente convention par décision de l'instance autorisée. Une copie de la décision est notifiée au coordonnateur du groupement de commandes. La signature de la présente convention vaut adhésion au groupement de commandes. L adhésion au groupement de commande est subordonnée : - à l adoption d une délibération de l assemblée délibérante approuvant le principe du groupement de commande et le présent acte constitutif - à la signature de la présente convention - au respect de l ensemble de ces dispositions. Toute nouvelle adhésion est, en outre, soumise à l'approbation de l'ensemble des membres du groupement, à la signature d'un avenant à la présente convention, et au respect de l'ensemble de ses dispositions éventuellement modifiées par l'avenant. Si l'un des membres souhaite quitter le groupement, les autres membres statueront sur l'opportunité de maintenir ce groupement. La disparition du groupement constitue l'un des cas de résiliation de la présente convention. Si le maintien du groupement est décidé, un avenant à la présente convention devra être établi. K - Modalités de retrait du groupement Dés lors qu'une consultation a été engagée et en dehors de tout motif d'intérêt général, les membres du groupement n'ont plus la possibilité de se retirer du groupement de commandes. Chaque membre du groupement conserve la faculté de se retirer du groupement de commandes sous réserve d un préavis de trois mois donnant lieu à une décision écrite et notifiée au coordonnateur. Le retrait de l un des membres du groupement entraîne la résiliation de la présente convention. Toutefois, le retrait du groupement et la résiliation de la convention ne pourront intervenir dès lors que la procédure de passation des marchés aura été engagée, sauf décision contraire et unanime des membres du groupement. Les conditions de résiliation de la convention seront réglées par voie d avenant, sachant que le retrait du groupement et la résiliation de la convention ouvrent droit à la réparation du préjudice subi par les membres du groupement qui, du fait de l abandon de la procédure de passation du ou des marché(s) devraient lancer une ou des nouvelle(s) consultation(s). Si le coordonnateur est défaillant ou ne respecte pas ses obligations, et après mise en demeure infructueuse, chaque membre du groupement peut résilier la présente convention ou demander à procéder au remplacement du coordonnateur dans les conditions fixées à l article C de la présente convention. En cas de résiliation, il est procédé immédiatement à un constat contradictoire des prestations effectuées par le coordonnateur. Ce constat fait l objet d un procès-verbal qui précise en outre les mesures conservatoires que le coordonnateur doit prendre pour assurer la conservation et la sécurité des prestations exécutées. Il indique enfin le délai dans lequel le coordonnateur doit remettre l ensemble des dossiers aux membres du groupement. L - Règlement des litiges Tout litige portant sur l'interprétation ou l'exécution de la présente convention qui n'aurait pu être réglé par voie de conciliation, sera de la compétence du tribunal administratif de Tribunal Administratif de Nantes. Page 4 sur 5
M - Clauses complémentaires Chaque membre du groupement se réserve le droit d effectuer à tout moment les contrôles techniques et administratifs qu il estime nécessaires. Le coordonnateur devra donc laisser libre accès à tous les dossiers concernant l opération. Chaque membre du groupement pourra demander à tout moment au coordonnateur la communication de toutes les pièces et contrats concernant l opération. Fait à LE MANS, Le..., O - Signatures des membres Membre Représentant Fonction Signature Ville du Mans Régie Personnalisée Les Quinconces - L'Espal Jean-Claude BOULARD Harry ROSENOW Le Sénateur - Maire Directeur 10 Page 5 sur 5