Questions les plus fréquentes sur le portail électronique sécurisé de dématérialisation du CNAJMJ A destination des futurs utilisateurs Ce document recense les questions les plus fréquentes qui ont été posées par les futurs utilisateurs du portail électronique sécurisé de dématérialisation du CNAJMJ. Il est présenté sous la forme de 5 séquences distinctes : I - II- III- IV- V- Le projet de dématérialisation du CNAJMJ en bref. Les moyens d accès et d authentification. Les liens avec les logiciels métiers. Les données, leur stockage et les droits d accès. Les interlocuteurs pour le projet après la mise en service du portail. Page 1
I - Le projet de dématérialisation du CNAJMJ en bref. Réf Questions Réponses I.1. Quelle est l origine du projet? La mise en place du portail de dématérialisation du CNAJMJ répond à une obligation instaurée par la Loi du 28 mars 2011 de modernisation des professions judiciaires ou juridiques et certaines professions réglementées. I.2. A quelle date le portail sera- t- il accessible? Modification de L.814-2 «Au plus tard le 1 er janvier 2014, le conseil national met en place, sous sa responsabilité, un portail électronique offrant des services de communication électronique sécurisée en lien avec les activités des deux professions. Ce portail permet, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'etat, pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, l'envoi et la réception d'actes de procédure par les administrateurs judiciaires, les mandataires judiciaires et les personnes désignées en application du deuxième alinéa de l'article L. 811-2 ou du premier alinéa du II de l'article L. 812-2.» Le décret du 18 août 2015 prévoit une mise en service le 1 er octobre 2015 mais l ouverture du portail pour l accès aux services ne pourra intervenir qu après la publication des arrêtés qui sont en cours de rédaction. Page 2
Réf Questions Réponses I.3. I.4. Est- ce que les professionnels auront l obligation d utiliser le portail? Quels seront les actes qui seront gérés par le portail? Les professionnels devront utiliser le portail si les tiers destinataires ou émetteurs des actes souhaitent procéder par voie dématérialisée. L article. L. 814-13 du code de commerce précise que : «Les administrateurs judiciaires et les mandataires judiciaires procèdent par voie électronique lorsque les tiers destinataires ou émetteurs des actes ont expressément demandé ou consenti à ce qu'il soit procédé selon cette voie. A cette fin, ils utilisent le portail mis à leur disposition par le conseil national en application de l'article L. 814-2. Un décret en Conseil d'etat, pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, fixe les conditions d'application du présent alinéa.» Les actes qui pourront à ce stade faire l objet d une communication électronique, seront : I Concernant les créances : 1 la demande et les informations prévues par le second alinéa de l article R. 621-19 ; 2 la déclaration prévue à l article L. 622-24; 3 la transmission prévue au deuxième alinéa de l article L.628-7 4 l information prévue au IV des articles L. 622-17 et L. 641-13 ; 5 l avis et la réponse du créancier prévus à l article L. 622-27 ; 6 la déclaration de créance de dommages et intérêts prévue au V des articles L. 622-13 et L. 641-11- 1 ; Page 3
I.5. I.6. Quels sont les principaux avantages du portail? Les échanges réalisés par le portail auront- ils la même valeur que des envois en recommandé? II Concernant les biens : 1 les revendications et demandes de restitution prévues à la section III du chapitre IV du titre II du livre VI ; 2 l acquiescement et la contestation par l administrateur ou le liquidateur prévus aux articles L. 624-17 et L. 641-11- 1; III Concernant les contrats en cours : 1 la mise en demeure adressée à l administrateur ou au liquidateur conformément aux articles L. 622-13 ou L. 641-11- 1 ; 2 la réponse faite à la mise en demeure par l administrateur ou le liquidateur dans le délai prévu aux articles L.622-13 ou L.641-11- 1/» Offrir aux créanciers la possibilité de réaliser tout ou partie des démarches par voie numérique ; - Meilleure traçabilité des échanges et sécurité de l information par son horodatage et l archivage électronique; - Gain de temps et de productivité dans le traitement des actes de procédure (déclaration des créances notamment); - Modernisation et transparence des opérations réalisées. Le portail offrira des services de recommandé électronique qui permettront de produire en cas de litige des éléments à valeur probante devant un tribunal. Le professionnel aura donc toute la traçabilité de ses envois et pourra préciser les dates, heures ainsi que le contenu des envois reçus et réalisés. Page 4
II- Les moyens d accès et d authentification. Réf Questions Réponses II.1. Comment accéder au portail? Le portail sera accessible par le réseau Internet. Dès que les arrêtés auront été pris, le site sera «ouvert» et accessible à tous les professionnels, ainsi qu à tous les tiers (français et étrangers). II.2. A quoi sert le «dongle»? Le dongle est un matériel sécurisé qui permet d identifier nominativement la personne à qui il a été attribué. Il comporte un certificat qui, couplé avec le code d identification reçu par SMS, permet de reconnaître la personne se connectant et agissant sur le portail. C est une carte d identité numérique. Ce dongle est personnel et permet de signer des documents. II.3. II.4. Que dois- je faire si je perds mon «dongle» ou «mon code reçu par SMS»? Est- ce que tous les utilisateurs de la plateforme disposeront d un «dongle»? II.5. Sera- t- il possible d accéder uniquement avec un nom d utilisateur et un mot de passe? Seul le CNAJMJ est en mesure de vous aider. C est le CNAJMJ qui a autorité pour délivrer le certificat que comporte le dongle. Si vous perdez votre dongle ou votre code il faudra donc contacter, par mail, le CNAJMJ pour recommencer la procédure. Les professionnels disposeront tous d un dongle et les collaborateurs et personnels à qui les professionnels auront délégué leur signature disposeront également d un dongle. Les créanciers qui souscriront un abonnement pour l accès à la plateforme disposeront aussi d un dongle. Les créanciers qui viendront se connecter pour effectuer un acte de procédure sur la plateforme créeront un compte avec un nom d utilisateur et un mot de passe pour pouvoir saisir. Un certificat leur sera délivré par l envoi d un code sur un téléphone portable Page 5
II.6. II.7. II.8. Pourrais- je me connecter directement à partir de mon logiciel métier? Comment sera sécurisé l accès à mes propres dossiers? Une fois le dossier archivé, pourrais- je effectuer des modifications? afin de leur permettre de signer les actes. Ce certificat permettra de les identifier dans l instant, mais ne sera utilisable qu une seule fois. Il ne sera pas possible dès maintenant de se connecter directement au portail à partir des logiciels métiers. En revanche des transferts de données automatisés ont été créés et seront développés pour éviter les doubles saisies entre le portail et les logiciels métiers. Ce point est développé dans la séquence suivante. Seul le professionnel concerné pourra accéder à ses dossiers. Il y a une parfaite étanchéité entre les données. Le professionnel restera toujours «maître» de ses données et dans le cas où deux professionnels devront avoir accès au même dossier, c est le professionnel qui aura créé initialement la procédure qui donnera accès à son confrère. Les tiers n auront accès dans le portail qu à leur espace personnel sécurisé et ne pourront consulter que les procédures dans lesquelles ils auront agi. Les dossiers auront deux statuts distincts sur le portail : un statut «actif» et un statut «archivé». Lorsque le dossier sera actif, le professionnel pourra effectuer toutes les actions et modifier les données. En revanche, lorsque le dossier sera archivé, il basculera dans un espace sécurisé où il ne sera possible que de le consulter. Page 6
III- Les liens avec le logiciel métier. Réf Questions Réponses III.1. Quels seront les liens entre le portail et les logiciels métiers? Deux modes de transfert de données automatisés sont en cours de développement. Deux référents ont été choisis pour représenter les SSII auprès du prestataire et du Conseil. Le mode de communication le plus simple, qui a été retenu et déjà opérationnel, est le transfert par le biais d un fichier xml. Le mode de communication qui à terme sera mis en place est le transfert par le biais d un Web services. III.2. Quelles données seront échangées? Lors de la mise en service du portail, les données échangées concerneront la création des procédures, ainsi que la récupération des documents collectés par le portail. Ainsi, le professionnel n aura pas à saisir les données pour ouvrir un dossier sur le portail ce qui limite les risques de double saisie. Dès la création au répertoire d une nouvelle affaire, sa création sera assurée par ce biais. III.3. III.4. Est- ce que les sites déjà existants des professionnels peuvent être utilisés au lieu du portail? Toutes les données conservées dans mon logiciel métier seront- elles sauvegardées sur le portail? Le portail sécurisé du CNAJMJ est en mesure de certifier l horodatage et le contenu des échanges intervenus et d avoir une valeur probante en cas de conflit avec des tiers. La loi oblige le professionnel à utiliser le portail qui a été réalisé sous la responsabilité du CNAJMJ lors de la réalisation d actes dématérialisés. Les données conservées sur le portail seront uniquement celles qui auront été collectées par le portail et tous les systèmes de sauvegarde existant dans les études pour les logiciels métiers et Page 7
III.5. Qui s assurera du correct transfert des données entre les différents systèmes? bureautique doivent être conservés en parallèle. Des tests restent en cours pour s assurer que les logiciels métiers pourront échanger avec le portail (envoi et réception) et des contrôles automatisés seront réalisés pour identifier les «échecs de transfert». Ce sont les SSII et le prestataire du CNAJMJ qui s assureront par ces contrôles et ces reportings que les transferts sont bien réalisés. Si vous identifiez à votre niveau un problème de transfert, il conviendra de le signaler. Page 8
IV- Les données, leur stockage et les droits d accès. Réf Questions Réponses IV.1. IV.2. IV.3. IV.4. IV.5. Les documents qui me seront transmis par le portail pourront- ils être consultés à partir d Internet et accessible par une recherche google? En tant que professionnel, pourrais- je télécharger les données à partir du portail pour les sauvegarder sur mon ordinateur et mes propres serveurs? Combien de temps les données seront- elles sauvegardées sur le portail? Qui pourra accéder au stockage et aux données archivées? Est- ce que je pourrais obtenir sur un support physique le contenu de mes archives numériques? Les documents et informations qui transiteront par le portail seront cryptés et ne pourront pas être accessibles et identifiables à partir de google. Les liens hypertextes qui seront utilisés ne permettront pas à un utilisateur du portail non autorisé de consulter les documents et de les télécharger. Oui. Les professionnels et les personnes de leurs études qui seront habilités pourront à tout moment récupérer et télécharger l ensemble des données et les fichiers attachés. Le portail conservera dans un espace d archivage numérique sécurisé toutes les données des dossiers qui auront été archivés 5 ans après leur clôture. Afin d être conforme aux principes requis par la CNIL, le prestataire du CNAJMJ a mis en place des règles d accès aux sauvegardes des données et de destruction des données conservées. L accès au stockage des données ne pourra être réalisé que par des personnes habilitées. Il sera possible à tous les professionnels de télécharger les éléments et documents stockés sur le support qu il souhaitera pour disposer d une copie en parallèle. Page 9
V- Les interlocuteurs pour le projet après la mise en service du portail. Réf Questions Réponses V.1. Qui seront mes interlocuteurs après la mise en service du portail? Pour tous les problèmes d accès au portail rencontrés et toute question sur l utilisation, vous disposerez d une adresse mail dédiée et un service de «Hotline» téléphonique sera mis en place par le CNAJMJ. Votre SSII reste votre interlocuteur privilégié pour le logiciel métier et les problèmes que vous pourrez rencontrer pour le transfert des données vers le portail. Page 10