Politique d indemnisation

Politique d indemnisation Document réglementaire officiel Fédération étudiante universitaire du Québec

Table des matières TITRE I : DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES 3 CHAPITRE I : TERMINOLOGIE 3 SECTION I : DEFINITIONS 3 SECTION II : INTERPRÉTATION 3 CHAPITRE II : DISPOSITIONS GÉNÉRALES 4 SECTION I : OBJECTIFS 4 SECTION II : MODIFICATIONS 4 SECTION III : ÉNONCÉ 4 TITRE II : NOMBRE MAXIMUM DE DÉLÉGUÉS 5 CHAPITRE I : RÉUNION STATUTAIRE 5 CHAPITRE II : TOUTE AUTRE RÉUNION 5 TITRE III : POURCENTAGE DES FRAIS INDEMNISÉS 6 CHAPITRE I : RÉUNION STATUTAIRE 6 CHAPITRE II : TOUTE AUTRE RÉUNION 7 TITRE IV : FRAIS ADMISSIBLES À L INDEMNISATION 8 CHAPITRE I : FRAIS DE TRANSPORT 8 SECTION I : CONDITION D ATTRIBUTION 8 SECTION II : MONTANTS ADMISSIBLES 8 CHAPITRE II : FRAIS DE REPAS 8 SECTION I : CONDITION D ATTRIBUTION 8 SECTION II : MONTANTS ADMISSIBLES 9 CHAPITRE III : FRAIS D'HÉBERGEMENT 9 SECTION I : CONDITION D ATTRIBUTION 9 SECTION II : MONTANTS ADMISSIBLES 9 CHAPITRE IV : AUTRES FRAIS 9 SECTION I : FRAIS INTERURBAINS 9 SECTION II : FRAIS DE GARDIENNAGE 10 TITRE V : ÉTATS DE COMPTE 11 CHAPITRE I : DISPOSITIONS D INDEMNISATION 11 SECTION I : RELEVÉS 11 SECTION II : CONTESTATION 11 TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES 12 DISPOSITIONS TRANSITOIRES 13 Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 2

TITRE I : DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES CHAPITRE I : TERMINOLOGIE SECTION I : DEFINITIONS Définitions 1. Dans cette politique, à moins que le contexte ne s y oppose, les termes suivants signifient : «Association membre éloignées» «Port d attache» a) «Association membre éloignée» : association membre dont la distance parcourue au cours d une année en fonction des différents congrès est au-dessus de 3 500 kilomètres ; b) «Port d'attache»: la ville de l'établissement universitaire où une association membre a ses bureaux ; «Relevé d indemnisation» c) «Relevé d indemnisation» : document faisant état des montants admissibles pour une association membre ayant participé à une réunion statutaire ou toute autre réunion de la corporation ; «Réunion statutaire» d) «Réunion statutaire» : toute réunion prévue lors d une fin de semaine où se tient l une ou l autre des instances de la corporation : Assemblée générale, Conseil d administration, Congrès, Camp de formation ou Camp d'orientation ; «Toute autre réunion» e) «Toute autre réunion» : toute autre réunion que celle statutaire ; Référence 2. Dans le cas où un terme utilisé dans la présente politique ne serait pas présent dans la section I du chapitre I du titre I de celle-ci, les définitions présentes dans la section I du chapitre II du titre I des Règlements généraux de la FEUQ prévalent. SECTION II : INTERPRÉTATION Genre 3. Dans cette politique, à moins que le contexte ne s'y oppose, les genres masculin et féminin sont employés indistinctement et sont mutuellement inclus. Nombre 4. Dans cette politique, à moins que le contexte ne s'y oppose, les nombres singulier et pluriel sont employés indistinctement et sont mutuellement inclus. Référence 5. Les intitulés qui sont utilisés pour désigner les titres, chapitres et sections de cette politique ne le sont qu'à titre de référence et n'ont aucune valeur interprétative. Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 3

Préséance 6. Les règlements généraux ont préséance sur tout autre règlement de la corporation. La version française de tout document, règlement ou Politique, a préséance sur sa version anglaise, cette dernière étant une traduction et sujette à la déformation. En ce sens, les versions anglaises sont utilisées uniquement à titre indicatif et dans le but de favoriser l accès des documents aux anglophones. CHAPITRE II : DISPOSITIONS GÉNÉRALES SECTION I : OBJECTIFS Objectifs 7. Les objectifs de cette politique sont notamment : a) de dédommager les coûts qu'encourent les associations membres pour participer aux activités de la corporation ; b) d établir les montants admissibles à l'indemnisation ; c) d établir la procédure de demande d'indemnisation ; SECTION II : MODIFICATIONS Modifications 8. Toute modification de cette politique doit se faire par un avis de motion déposé à même l avis de convocation d une réunion du conseil d administration. La Commission des affaires institutionnelles peut être saisie d un tel avis de motion, mais toute décision devra être entérinée par le Conseil d administration de la Corporation. SECTION III : ÉNONCÉ Énoncé 9. Une association membre peut être indemnisée pour les frais encourus par la participation à une réunion statutaire ou toute autre réunion. Les montants indemnisés correspondent au moins élevé entre les maximums admissibles de cette politique et les frais réellement déboursés par l association membre. Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 4

TITRE II : NOMBRE MAXIMUM DE DÉLÉGUÉS CHAPITRE I : RÉUNION STATUTAIRE Nombre de délégués 10. Une association membre peut être indemnisée pour un maximum de quatre délégués à une réunion statutaire à l exception des réunions de l Assemblée générale. Exception 11. Lors des réunions de l Assemblée générale, le nombre maximum de délégués pouvant être indemnisé pour une association membre est égal : a) à quatre (4) ; ou b) au nombre de délégués prévu dans la Politique de gestion des instances, s il est supérieur à quatre. CHAPITRE II : TOUTE AUTRE RÉUNION Nombre de délégués 12. Une association membre peut être indemnisée pour un maximum de deux délégués à toute réunion autre que les réunions statutaires. Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 5

TITRE III : POURCENTAGE DES FRAIS INDEMNISÉS CHAPITRE I : RÉUNION STATUTAIRE Pourcentage 13. Sont remboursables à titre d'indemnisation les frais encourus par d indemnisation un délégué d'une association membre pour participer à une réunion statutaire en fonction des nombres maximums prévus au TITRE IV de cette politique. Pour les associations membres éloignées, peu importe leur nombre de membres, les montants remboursés pour le transport le sont à 100 %. Formule de calcul 14. La formule utilisée pour déterminer le nombre d étudiants, du nombre d étudiants consiste, pour chaque association membre, à prendre son montant total annuel des cotisations reçues pour l année financière précédente et de le diviser par une somme correspondant à trois fois la cotisation par session, ce chiffre correspondant à la cotisation totale théorique pour l année. Le résultat de cette division équivaut au nombre théorique d'étudiants, pour chaque association. À titre indicatif : x1 : versement trimestriel de cotisations (x1 + x2 + x3) = X : versement total annuel des cotisations y2 : cotisation par étudiant par trimestre (y1 + y2 + y3) = Y : cotisation totale théorique par année Formule : X Y = Nombre théorique d étudiants Paliers 15. Le pourcentage des montants remboursables est fixé par le d indemnisation tableau de classe suivant : Classe Nombre théorique Pourcentage d étudiants d indemnisation 1 1 999 100% 2 1 000 1 999 90% 3 2 000 4 249 80% 4 4 250 6 649 65% 5 6 650 7 999 50% 6 8 000 11 999 35% 7 12 000 14 999 25% 8 15 000 19 999 15% 9 20 000 et plus 5% Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 6

CHAPITRE II : TOUTE AUTRE RÉUNION Pourcentage 16. Sont remboursables à titre d'indemnisation les frais encourus par d indemnisation un délégué d'une association membre pour participer à toute autre réunion en fonction des montants maximums prévus au TITRE IV de cette politique. Pour toutes les associations membres, les montants remboursés sont fixés à 100% des frais de transport et de repas. À moins de situation exceptionnelle, aucun montant n est remboursé pour les frais d'hébergement à l exception des associations membres éloignées pour qui les frais sont remboursés à 100% pour une nuit. Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 7

TITRE IV : FRAIS ADMISSIBLES À L INDEMNISATION CHAPITRE I : FRAIS DE TRANSPORT SECTION I : CONDITION D ATTRIBUTION Distance 17. Pour qu un montant soit accordé à titre d indemnisation pour frais de transport, la distance parcourue entre le port d attache et la destination doit être supérieure à 25 kilomètres. SECTION II : MONTANTS ADMISSIBLES Transport par autobus 18. Le montant maximum admissible pour les frais de transport et location de voitures attribuables à la location de voitures ou à un transport par autobus correspond à 65$ par jour plus 0,10 $ du kilomètre. Le nombre de jours admissibles pour la location correspond au nombre de jours de l activité plus un jour. Voiture personnelle 19. Le montant maximum admissible pour les frais de transport attribuables à l'utilisation d'une voiture personnelle correspond à 0,30 $ du kilomètre. Kilomètres admissibles 20. Le nombre de kilomètres admissibles est prévu à l'annexe 1 de cette politique. Dans les cas où une réunion statutaire ou toute autre réunion a lieu dans une ville n apparaissant pas à l'annexe 1, la distance est établie par le Secrétariat général selon la distance moyenne parcourue. Transport en commun 21. Le montant admissible pour les frais de transport attribuables à l'utilisation du transport en commun est équivalent au coût réel à l'exception des détenteurs d une carte mensuelle. Autres moyens de 22. Le montant admissible pour tout autre moyen de transport utilisé transport est équivalent au montant admissible si le déplacement avait été fait dans une voiture louée. CHAPITRE II : FRAIS DE REPAS SECTION I : CONDITION D ATTRIBUTION Nombre de repas 23. Le nombre de repas par délégué pouvant être remboursé correspond au nombre de jours que dure l'activité à raison de trois repas par jour. Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 8

Lorsque la distance parcourue entre le port d'attache et le lieu de la réunion est supérieure à 450 km, une journée supplémentaire peut être incluse dans les frais de repas admissibles à l'indemnisation. SECTION II : MONTANTS ADMISSIBLES Montant maximum 24. Le montant maximum admissible à titre d'indemnisation pour les frais de repas pour un délégué est de: a) 10 $ pour le déjeuner ; b) 12,50 $ pour le dîner ; c) 17,50 $ pour le souper. Couverture 25. L achat d alcool n est pas indemnisé par la fédération et toute dépense en ce sens devra être facturée aux individus concernés. CHAPITRE III : FRAIS D'HÉBERGEMENT SECTION I : CONDITION D ATTRIBUTION Distance 26. Pour qu un montant soit accordé à titre d indemnisation pour frais d hébergement, la distance parcourue entre le port d attache et la destination doit être supérieure à 100 kilomètres. En cas de force majeure, il y aura quand même indemnisation. Les associations membres sont obligées d avertir le siège social de la corporation dans un délai maximal de vingt-quatre (24) heures. SECTION II : MONTANTS ADMISSIBLES Montant maximum 27. Le montant maximum admissible pour les frais d'hébergement est de 85 $ par nuit et par chambre. Une seule chambre peut être indemnisée par association membre. Couverture 28. Seulement les frais relatifs à la location d une chambre seront indemnisés. Les frais de service et de chambre ne sont pas considérés. CHAPITRE IV : AUTRES FRAIS SECTION I : FRAIS INTERURBAINS Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 9

Admissibilité 29. Les frais d interurbains indemnisés doivent être engagés par l association membre pour communiquer par télécopieur avec le siège social de la corporation. Les communications par téléphone doivent être effectuées en utilisant le numéro sans frais 1-877-396-3380. Le montant admissible correspond au coût réel de la communication. SECTION II : FRAIS DE GARDIENNAGE Admissibilité 30. Les frais de gardiennage subis par un délégué peuvent faire l objet d une indemnisation. Une facture détaillant les coûts doit être fournie par l association demanderesse. Le montant à indemniser doit correspondre au maximum à 5 $ par heure, pour 8 heures par jour. Le nombre de jours admissibles correspond au nombre de jours de l activité. Pour les associations ayant leur siège social à plus de 350 km du lieu de l événement, une journée de plus est ajoutée. Le montant complet est ensuite indemnisé selon les pourcentages prévus. Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 10

TITRE V : ÉTATS DE COMPTE CHAPITRE I : DISPOSITIONS D INDEMNISATION SECTION I : RELEVÉS Réunion statutaire 31. Tous les montants reliés à l'indemnisation des associations membres pour la participation à une réunion statutaire sont versés en vertu du relevé d'indemnisation transmis par le Secrétariat général à chaque réunion suivant celle visée par le relevé d indemnisation. Toute autre réunion 32. Tous les montants reliés à l'indemnisation des associations membres pour la participation à une réunion autre que statutaire sont versés en vertu du relevé d'indemnisation trimestriel transmis par le Secrétariat général. Ces relevés sont transmis aux mois de janvier et avril de chaque année. Frais d interurbains 33. Tous les montants reliés à l indemnisation des associations membres pour des frais d interurbains sont versés en vertu du relevé d interurbains transmis mensuellement par l association membre au Secrétariat général. SECTION II : CONTESTATION Contestation 34. Une association membre dispose d un délai de 40 jours à partir de la date d émission du relevé d indemnisation produit par le Secrétariat général pour contester un relevé d indemnisation. En cas de litige, l'association membre doit être en mesure de fournir les pièces justificatives relatives aux dépenses réellement encourues lors de sa participation à une activité de la corporation. Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 11

TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES Conditions 35. L association membre est indemnisée, suivant les relevés d indemnisation produits, selon les sessions universitaires pourvu : a) que la FEUQ ait les liquidités requises pour faire les remboursements ; b) que pour la période visée par l indemnisation, l association membre ait versé le plein montant de sa cotisation. Limite 36. Lors du deuxième versement d indemnisation, si le montant total à verser est plus grand que le montant résiduaire au poste 5160 du budget de la Fédération, le montant versé aux associations correspondra alors au montant résiduaire. L indemnisation se fait alors en plusieurs étapes, c est-à-dire que le montant résiduaire est affecté une classe à la fois (les classes sont définies à l article 14 de la présente politique), de la plus basse (numéro 1) à la plus haute. Pour chaque classe, le montant donné correspond au plein pourcentage, jusqu à ce qu une classe ne puisse être pleinement indemnisée selon le pourcentage prévu parce que le montant résiduaire est insuffisant. Dans un tel cas, le montant résiduaire est alors divisé entre les associations de cette classe à pourcentage équivalent. Le conseil d administration est alors chargé de décider si les associations qui n ont pas reçu les pleins montants prévus seront indemnisées ou non, en étudiant la situation budgétaire de la fédération. Responsable 37. Le Secrétariat général est responsable de l application de cette politique et doit faire rapport au Conseil d administration de celleci. Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 12

DISPOSITIONS TRANSITOIRES Cette politique entre en vigueur lors de son adoption et abroge la politique d indemnisation ayant eu cours jusqu à cette date. En foi de quoi, cette politique a été adoptée par le Conseil d administration de la FEUQ à Gatineau, le 22 janvier 2006. En foi de quoi, cette politique, sous recommandations du conseil d administration, a été ratifiée par l Assemblée générale annuelle de la FEUQ à Chicoutimi, le 6 avril 2008. En foi de quoi, cette politique a été adoptée par le Conseil d administration de la FEUQ à Montréal, le 1er mai 2008. Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 13

ANNEXE 1 Nombre de kilomètres admissibles Charte des distances Distance en KM Québec Trois- Rivières Sherbrook e Rouyn- Noranda Rimouski Montréal Gatine au Chicoutimi 211 338 451 831 523 464 662 Gatineau 451 331 347 536 736 207 Montréal 253 142 147 638 539 Rimouski 312 427 527 1167 Rouyn- Noranda 877 747 782 Sherbrook e 240 158 Trois- Rivières 134 * Source : Ministère des Transports du Québec Document réglementaire officiel Politique d indemnisation 14