Demande d informations DEMAT RFI-2014-11 DA-SCQUAPA DEMANDE D INFORMATIONS DEMATERIALISATION DES PROCEDURES DE MARCHES PUBLICS Page 1 sur 6
Sommaire 1. OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATIONS... 3 1.1. CONTEXTE ET PÉRIMÈTRE... 3 1.2. INFORMATIONS VOLUMÉTRIQUES... 5 2. ELEMENTS FINANCIERS... 5 3. CONSTITUTION DES RÉPONSES ET CONTACTS... 6 3.1. CONSTITUTION DES RÉPONSES... 6 3.2. CONTACTS... 6 4. DIVERS... 6 4.1. PROTECTION DES RÉPONSES... 6 4.2. RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES... 6 Page 2 sur 6
La présente Demande d Informations (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement de la Banque de France à lancer ultérieurement une opération sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, les candidats à cette DI sont dénommées «la société» dans le présent document. 1. Objet de la demande d informations La présente demande d information se place dans le cadre du souhait de la Banque de France de prospecter les solutions existantes en matière d outil de dématérialisation des procédures de passation des marchés publics et de plusieurs fonctionnalités liées à celles ci en amont en en aval des procédures La réponse à la demande d'informations permettra à la société de faire part de son expérience et de ses références pour un besoin similaire, au niveau national ou international, et notamment au bénéfice d autres acheteurs publics français ou européens. Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, la Banque de France souhaite que le document réponse (cf. fichier XLS en annexe) soit renseigné de tout élément qui peut paraître utile. 1.1. Contexte et Périmètre La Banque de France souhaite connaître les possibilités de toute solution existante, en matière de dématérialisation des procédures de passation de ses marchés publics, notamment : En amont de la procédure de passation, l existence dans la solution d un module de rédaction de documents type et de pièces de marché ; En amont de la procédure de passation, l existence dans la solution d un module de gestion des demandes d information aux entreprises et surtout la gestion d un systéme d alerte des entreprises le plus large possible ; Pour ce qui concerne la procédure de passation, la possibilité de gérer les publicités officielles via l outil ou par un lien direct avec les journaux officiels, la gestion de la mise en ligne des documents et de la réception des plis avec sécurisation juridique et gestion des accusés de réception des documents, la gestion des registres de retrait et de dépôt ; Un module de passation des marchés subséquents adapté à une volumétrie significative de ces marchés ; La gestion de tout type de courrier lié aux différentes étapes de la procédure, avec sécurisation de l envoi, valeur probante et horodatage ; La gestion des procédures d attribution de marché (publicité finale) ; Page 3 sur 6
La gestion et la sécurisation de l archivage légal des données de chaque procédure ; En aval de la procédure proprement dite, la possibilité d automatiser, via un module spécifique par exemple, la gestion et le suivi des relances semestrielles auprès des entreprises pour l obtention des documents légaux (attestations) Trois éléments importants sont à préciser dans les réponses: Dans les réponses de chaque société, l attention devra tout particulièrement être portée sur les modalités d hébergement des données et la sécurité des modalités de conservation (serveurs dédiés, partitions de serveurs, mutualisaton ). Il faudra également être à même de préciser l existence ou non d un site de secours en cas de dysfonctionnement de l outil de dématérialisation. Enfin, il doit être possible de prendre en compte un élargissement de la gestion des consultations sur un plan international (notamment en matière de systèmes d alerte et de gestion des réponses des entreprises). A cet égard, il serait envisageable de prévoir une version du module de réponse des entreprises, en langue anglaise. Pour chaque question figurant dans le fichier joint, il sera demandé de préciser si la solution y répond : Couverture Totale Forte Moyenne Faible Non couvert Description Couverte par la solution standard. Ne nécessite pas la commande d une évolution. Quasi couvert par la solution. Nécessite une évolution dont la charge est < 5 j essentiellement liée au paramétrage Partiellement couvert par la solution. Nécessite une évolution dont la charge est comprise entre 5 et 10 j. Très peu couvert ou non couvert par la solution. Nécessite une solution de contournement/un développement spécifique ou une évolution dont la charge est > 10 j Non couvert par la Solution et ne peut faire l objet d une demande d évolution. IMPORTANT Il est demandé également de préciser si les fonctions proposées par l outil de dématérialisation sont proposées en standard de façon native ou si elles font l objet de modules complémentaires et/ou d options complémentaires et si celles-ci sont payantes ou non Il serait également intéressant de décrire pour l outil le mode web proposé et notamment la description de son ergonomie. Page 4 sur 6
Certaines réponses nécessitent des précisions détaiilées sur les coûts. Il est précisé que ces indications ne constituent pas un devis et ne peuvent pas être opposées à la société. Si d autres informations sont nécessaires à la bonne compréhension de la solution, la société pourra ajouter ces précisions dans le fichier Excel joint. 1.2. Informations volumétriques Informations sur les procédures nombre de procédures lancées 2011 2012 2013 2014 (30/06) tous marchés sauf Marchés Subséquents 569 522 791 498 Marchés Subséquents 780 720 789 269 nombre de plis reçus 2011 2012 2013 2014 (30/06) 1346 2091 4177 2181 Le nombre d utilisateurs réguliers de la plate forme est actuellement de 29 personnes (acheteurs, assistants achats, juristes et administrateurs) 2. Eléments financiers Cf le documents joint Les informations demandées sont destinées à permettre l'évaluation du coût global au travers d'une décomposition analytique de coûts. Les données à fournir pour les différentes rubriques sont des coûts catalogue HT ou des informations permettant d'estimer les coûts. Page 5 sur 6
La Banque de France attire l attention sur l importance de remplir l ensemble des éléments attendus et de les retourner conformément aux indications contenues au paragraphe 3.1, cidessous. 3. Constitution des réponses et contacts 3.1. Constitution des réponses Les dossiers de présentation doivent contenir : Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentant l activité principale et la dimension de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; Les réponses aux questions dans le document joint ; La Banque de France accepte tout autre document qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude. Il est souhaitable que les sociétés rédigent en français leur réponse à cette DI. Les propositions, ainsi que toutes questions éventuelles, devront parvenir par courrier électronique adressé à la boîte achats_informatiques@banque-france.fr. 3.2. Contacts Pour toute information complémentaire à la présente DI veuillez contacter par courrier électronique : achats_informatiques@banque-france.fr. 4. Divers 4.1. Protection des réponses Il appartient à la société questionnée de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial. 4.2. Rémunération des réponses Les sociétés répondant à cette demande d informations ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations réalisées pour l établissement de leurs réponses. Page 6 sur 6