GENESYS MEETING CENTER 4.0 Guide d Utilisation
BIENVENUE SUR GENESYS MEETING CENTER Genesys Meeting Center est votre nouvel outil de communication à distance. Simple et performant, il intègre les fonctions d'audio et de web conférence sur une même interface, transformant ainsi votre PC en une véritable salle de réunion virtuelle. Vous pouvez désormais présenter des documents PowerPoint, partager une application, soumettre un vote ou un questionnaire en ligne, faire une session de questions-réponses avec un maximum d'interactivité. Vos réunions seront plus fréquentes et plus productives, sans les inconvénients liés aux déplacements. Quand utiliser Genesys Meeting Center? Présentation commerciale Formation à distance Séminaire marketing Lancement de produits Travail collaboratif Gestion de projets Communication interne, etc. Conseils pratiques pour des réunions réussies! Voici quelques conseils pour garantir l'efficacité de votre réunion Genesys Meeting Center. Pour éviter d'éventuelles pertes de temps en cours de réunion, prenez le temps de créer ou de télécharger à l'avance les ressources que vous utiliserez en réunion (PowerPoint, questionnaires, vote ). Ouvrez votre salle de réunion à l'avance, pour que les participants puissent se connecter à l'heure prévue. Pour garantir une bonne qualité sonore, évitez d'actionner la touche "main-libre" de votre téléphone. Nous vous recommandons d'utiliser un casque téléphonique pour plus de confort. Si votre réunion ne nécessite pas d'interactivité, coupez le micro des participants pour éviter les bruits de fond. Les participants ne disposent pas toujours des mêmes vitesses de connexion. Si c'est le cas, n'hésitez pas à temporiser entre les diapositives PowerPoint. Pour optimiser le partage d'applications, réduisez le nombre des fenêtres ouvertes au minimum. Utilisez les annotations, le vote ou le questionnaire pour accompagner votre discours et favoriser l'interactivité. Pour faciliter la lecture de vos présentations, limitez à 6 le nombre de lignes par diapositive. Avant la réunion, demandez aux participants d'effectuer un test en cliquant sur le lien présent dans l'invitation à la réunion. Ce test permet de valider que leur navigateur est bien compatible et qu'il n'y a pas de contrainte de pare-feu. Assurez vous que vos participants téléchargent l'application Meeting Center avant la réunion s'ils souhaitent utiliser certaines fonctions comme la possibilité d'être présentateur de la réunion, l'utilisation de la Voix sur IP ou de l'icône Meeting Launcher. Note: Vos participants n ont pas besoin de télécharger l application pour rejoindre la réunion.
WEB CONFERENCE Utilisation de la réunion web et audio DEMARRER UNE REUNION Installez Meeting Center 4.0 Pour plannifier et démarrer vos réunions web, installez Meeting Center 4,0. 3- Cliquez sur Envoyer. Les participants recevront une invitation Outlook contenant les instructions d'accés à votre réunion. Note: Si vous n'installez pas l'outil Calendrier Outlook, cliquez sur l'icône Meeting Center dans votre barre de taches et sélectionnez Programmer une réunion. Dans votre Gestionnaire de réunion, cliquez sur le bouton Programmer une réunion et suivez les étapes proposées. Vous pourrez aussi inviter des contacts Lotus Notes. 1- Allez sur www.genesys.com/fr/go et cliquez sur le bouton Téléchargez Genesys Meeting Center 4.0. 2- Suivez simplement la procédure de téléchargement. Une fois le téléchargement terminé, Genesys Meeting Center 4.0 vous permettra de planifier et piloter vos réunions en ligne. Programmer une réunion Avec Microsoft Outlook: 1- Depuis Outlook, Cliquez sur le bouton Programmer une réunion de la barre Meeting Center Outlook située en dessous de la barre d'outils Outlook. 2- Sélectionnez l'onglet Rendez-vous, entrez l'heure de la réunion et le nom des participants en utilisant votre carnet d'adresses Outlook. Démarrer une réunion programmée Animateur : 1- Cliquez sur l'icône Meeting Center de votre barre de taches et sélectionnez Démarrer une réunion. 2- Cliquez sur le lien de la réunion que vous souhaitez démarrer. 3a- Choisissez Oui si vous désirez inviter d'autres participants via MSN Messenger ou par email. 3b- Choisissez Non si vous ne souhaitez pas inviter d'autres participants. 4- Dans le premier menu de démarrage rapide, sélectionnez par quel moyen vous souhaitez rejoindre la partie audio de la réunion puis cliquez sur Continuer. 5- Dans le deuxième écran de démarrage rapide, choisissez ce que vous souhaiterez faire dès le démarrage de votre réunion (ex - Présentation PowerPoint, partage de document, etc.). Cliquez sur OK pour démarrer la réunion. Note: Vous pouvez aussi démarrer une réunion programmée depuis le calendrier Outlook. Ouvrez simplement l'intitulé de la réunion dans votre calendrier Outlook puis cliquez sur le lien Démarrer la réunion.
Démarrer une réunion immédiate 1- Cliquez sur l'icône Meeting Center de votre barre de tâches et choisissez Démarrer une réunion. 2- Cliquez sur Réunion immédiate. 3a- Choisissez Oui si vous désirez inviter d'autres participants via MSN Messenger ou par email. 3b- Choisissez Non si vous ne souhaitez pas inviter d'autres participants. 4- Dans le premier menu de démarrage rapide, sélectionnez par quel moyen vous souhaitez rejoindre la partie audio de la réunion puis cliquez sur Continuer. 5- Dans le deuxième écran de démarrage rapide, choisissez ce que vous souhaiterez faire dès le démarrage de votre réunion (ex - Présentation PowerPoint, partage de document, etc.). Cliquez sur OK pour démarrer la réunion. Accés Participants : 1- Si la réunion a été programmée, les participants cliquent sur le lien contenu dans l'email d'invitation pour joindre la réunion. 2- Pour une réunion immédiate, les participants vont sur www.genesys.com et cliquent sur le bouton d'accés Participant. Il leur sera demandé d'entrer votre numéro de réunion ainsi que leur nom. Note: Un animateur peut aussi envoyer une invitation rapide via MSN Messenger ou par email en utilisant l'icone Meeting Center ou via les icones d'invitations présentes dans l'interface de la salle de réunion. 3- Les participants devront choisir de quelle manière ils souhaitent rejoindre la partie audio de votre réunion et devront s'identifier s'ils choisissent l'option Vous êtes déjà connecté ou Je préfère appeler. Note: La porte de votre salle de réunion reste fermée et les participants sont placés en salle d'attente jusqu'à ce que l'animateur démarre la partie audio ou ouvre la porte de la partie web. Note: Si vous n'avez pas programmé de réunion commençant dans les 3 heures à venir, l'étape 2 ci-dessus n'apparait pas. Si vous avez installé l'outil Calendrier Outlook, vous pouvez aussi démarrer une réunion immédiate depuis la barre d'outils Meeting Center Outlook en cliquant sur le bouton Réunion immédiate. L'icone Meeting Center L'icone Meeting Center est automatiquement installé dans la barre de tâches de votre ordinateur lorsque vous installez l'aplication Meeting Center. Cet icône permet : D'accéder en 1 clic de souris à une réunion programmée ou immédiate. De programmer des réunions. De rejoindre une réunion. D'envoyer rapidement des invitations avec MSN Messenger ou par email. D'accéder à votre Gestionnaire de réunion.
PILOTAGE DE L AUDIO CONFERENCE VIA INTERNET Appeler des participants 1- Cliquez sur le bouton Fonctions avancées du panneau Afficher. 2- Cliquez sur le bouton Appeler de la barre d'outils. 3- Entrez le nom et le numéro de téléphone du participant à appeler ou cliquez sur le bouton Carnet d'adresse. 4- Cliquez sur Appeler. Contrôler l'accès à la réunion / Fermer la porte de la réunion L'animateur peut filtrer l'arrivée des participants grâce à la "Salle d'attente"et autoriser ou refuser l'accès en salle de réunion. Depuis la barre d'outils du panneau Participants, cochez ou décochez la case Fermer la porte pour activer ou désactiver l'entrée en salle de réunion. Note: Par défaut, la porte de votre salle de réunion est fermée. Statut des connexions L'animateur peut visualiser le mode de connexion des participants dans la colonne statut du panneau Participants. Statut des connexions: Téléphone Web Téléphone/Web VoIP/Web Streaming/Web Note: Vous pouvez sélectionner les participants selon leur nom, leur émoticone ou leur statut en cliquant en haut de la colonne souhaitée. Icônes d'audio conférence L'animateur peut gérer la prise de parole des participants via l'interface web. Icônes : Icône audio standard. Le participant (ou animateur) est entré dans la partie audio de la réunion. Icône audio active. Le participant (ou animateur) est en train de parler ou se trouve dans un environnement bruyant. Mode secret. Le participant écoute mais ne peut intervenir. La voix sur IP La solution VoIP de Genesys intégrée dans le Meeting Center est sécurisée et utilise un flux de bande passante faible. Autorisée par les pare-feu, elle permet à l'animateur et aux participants d'une réunion de rejoindre la partie audio sans frais de communication. Vous avez uniquement besoin d'une connexion Internet et d'un casque PC intégrant un micro. Pour démarrer ou rejoindre une réunion en voix sur IP, cliquez sur Connexion par VoIP dans le premier menu du démarrage rapide. Pour vous connecter en VoIP durant une réunion, cliquez sur le panneau Connexion Audio et choisissez Connexion VoIP. Si besoin, vous pouvez facilement passer d'une connexion VoIP à une connexion audio traditionelle (téléphone) en utilisant le panneau Connexion audio. Note: Pour une qualité de son optimale, utilisez un casque audio intégrant un microphone. Les participants doivent installer l'application Meeting Center pour utiliser la VoIP.
Activer / Désactiver la prise de parole 1- Cliquez sur l'icône audio d'un participant auquel vous souhaitez retirer ou rendre la parole. 2- Vous pouvez aussi retirer ou rendre la parole à tous les participants en une seule fois en cliquant sur le bouton Fonctions avancées du panneau "Afficher" et en cliquant sur les boutons Désactiver ou Activer la parole dans la barre d'outils. Questions & Réponses L'animateur peut lancer une session de Q&R à tout moment. Les participants appuient sur la touche "étoile" de leur téléphone pour demander la parole. 1- Cliquez sur le bouton Fonctions avancées du panneau Afficher. 2- Cliquez sur l'icône Q&A qui se trouve dans le menu Activer/Désactiver la parole de la barre d'outils. 3- Précisez aux participants qu'ils doivent appuyer sur la touche b de leur téléphone ou sur le bouton Demande de Parole situé dans la barre d'outil de l'interface web, pour demander la parole. 4- Cliquez sur l icône représentant une main pour donner la parole à un participant. Note: Une main en surbrillance apparait pour le premier participant ayant demandé la parole. Support Technique Vous pouvez contacter le support technique en choisissant Appel Support Technique dans le nenu d'aide. PRESENTATION, PARTAGE & AUTRES FONCTIONS Présentation PowerPoint L'animateur peut présenter des diapositives PowerPoint aux participants. Avant la réunion 1- Dans votre Gestionnaire de réunion, cliquez sur Ressources puis sélectionnez Présentations. 2- Cliquez sur "charger une présentation". 3- Donnez un nom au document puis sélectionnez la présentation que vous souhaitez télécharger. Note: Vous pouvez aussi charger une présentation depuis votre salle de réunion. Allez dans le panneau "Afficher", sélectionnez Présentation puis cliquez sur Charger. En cours de réunion Depuis votre salle de réunion, dans le panneau "Afficher", vous pouvez sélectionner une présentation déjà chargée en sélectionnant Présentation puis en cliquant sur la présentation que vous souhaitez montrer. 1- Cliquez sur les vignettes de prévisualisation des diapositives ou sur les flèches avant et arrière, pour naviguer dans votre présentation. 2- Cliquez sur la diapositive affichée pour passer à la dispositive suivante. Partager une application 1- Dans le panneau "Afficher", sélectionnez Fichier ou Application et choisissez l'application que vous souhaitez montrer aux participants. Cochez ce fichier ou cette application pour commencer le partage. 2- Vous pouvez aussi sélectionner Partager mon ordinateur. Toutes les applications ou fichiers ouverts sur votre ordinateur seront visibles par les participants.
Note: En cliquant sur l'application que vous partagez, le panneau de contrôle de votre réunion est caché. Il vous suffit de cliquer sur l'onglet Meeting Center à droite de votre écran pour voir à nouveau le panneau de contrôle. Enquête / Questionnaire / Vote 1- Dans votre gestionnaire de réunion, vous trouverez Enquête / Questionnaire / Vote, sous le menu Ressources. 2- Cliquez sur Enquête puis sur le bouton Créer une enquête afin d'entrer les éléments de votre enquête. 3- Durant une réunion, cliquez sur le bouton Fonctions avancées puis sur le menu Réunion. Choisissez Options de Réunions puis cochez la case Afficher Enquête / Questionnaire / Vote. Cliquez sur OK. Un nouveau panneau apparait dans l'interface. De ce panneau, vous pouvez afficher vos enquêtes, questionnaires ou votes. 4- Après la réunion, allez consulter les résultats de l'enquête dans la rubrique "Rapports d'activité" du Gestionnaire de Réunion. 3- Durant une réunion, cliquez sur le bouton Fonctions avancées puis sur le menu Réunion. Choisissez Options de Réunions puis cochez la case Afficher une Image. Sélectionnez l'image dans la liste puis cliquez sur OK. L'image sera affichée en haut à droite de l'interface de réunion. Diffusez une video en direct (Animateur ou participants) Dans le Gestionnaire de réuinion, cochez l'option Video (sous le bouton de Réunion immédiate) ou lors de l'étape 5 de la programmation d'une réunion. Enregistrement (Archive) Cliquez sur le menu Réunion puis choisissez Enregistrement Archive. 1- Donnez un nom à votre archive, sélectionnez Audio ou/et Web et cliquez sur Enregistrement. (l'enregistrement commencera dans les 30 secondes). Le panneau Archive apparaitra alors dans l'interface de votre salle de réunion. 2- Pour arrêter l'enregistrement, cliquez sur Stop dans le panneau Archive. 3- Après la réunion, vous trouverez l'archive dans votre Gestionnaire de Réunion. Note: La réécoute a un coût supplémentaire. Rapports d'activité Afficher une image ou un logo 1- Dans votre Gestionnaire de Réunion, allez dans Ressources puis choisissez Images. 2- Cliquez sur "Télécharger une image" et suivez les indications. Genesys Meeting Center vous permet d'accéder à un rapport d'activité sur l'ensemble de vos réunions. (Date, durée, participants, questionnaire, etc...). Cliquez sur l'onglet Rapports d'activité de votre Gestionnaire de réunion pour accéder à vos rapports.
AUDIO CONFERENCE Utilisation de la réunion par téléphone seule Démarrer / Rejoindre la réunion Animateur : 1- Composez votre numéro de réunion. Remarque LocalConnect : 1- Composez le numéro LocalConnect le plus proche, puis votre numéro de réunion (précédés et suivis de la touche étoile b ). 2- Entrez votre code d'accès à 4 chiffres (précédé et suivi de la touche étoile b ). Note : S'il en a fait la demande au préalable, l'animateur peut allouer à chaque conférence un code de facturation ou de projet. Celui-ci est composé de 1 à 16 chiffres et devra être inséré après le code d'accès (précédé et suivi de la touche b ). Pour faire activer cette option, contactez le Service Clients. Participants: Les participants composent votre numéro de réunion. Option LocalConnect : Permet à un animateur et à ses participants de se connecter à une audioconférence en composant un numéro local, disponible dans 27 villes en Europe et en Amérique du nord. Consultez le Service Clients pour plus d'informations. Appeler un participant Composez le numéro de téléphone de votre participant (précédé et suivi de la touche étoile b ). National : b Numéro à 10 chiffres b International: b 00 + code pays + téléphone b Déconnectez le dernier numéro appelé : b 2 b Recomposez le dernier numéro : b 3 b Contrôler l'accès L'animateur peut fermer l'accès à tout instant. Ouvrez la salle de réunion en fermant l'accès : b Code d'accès + 7 b Ouvrez ou fermez l'accès : b 7 b Faites entrer les participants un par un : b 1 b Comptabilisez le nombre de participants présents : b 007 b 3 bips sonores vous informent qu'un participant souhaite rejoindre la salle de réunion. Code de réunion Le code de réunion apporte une sécurité supplémentaire dans l'accès à votre salle d'audioconférence. L'animateur définit un code à 4 chiffres en composant b 4xxxx b (xxxx étant les 4 chiffres du code de réunion) L'animateur compose b 70 b pour activer / désactiver le code de réunion. L'animateur peut également activer le code de réunion en ouvrant la salle : il compose b PIN70 b Lorsque le code de réunion est activé par l'animateur, les participants sont invités à composer le code à 4 chiffres (précédé et suivi de la touche étoile b ) pour accéder à la salle d'audioconférence. Les participants composent b xxxx b Fonction Annonce des participants Cette fonction permet d enregistrer le nom de chaque participant entrant en salle de réunion. Activez / Désactivez la fonction : b 74 b L animateur dispose également des options suivantes : Définition du mode d annonce d entrée et de sortie : b 73 b Annonce le nombre de participants présents en salle de réunion ainsi que leur nom : b 007 b Enregistrement du nom des participants entrés en réunion avant que la fonction b 74 b n'ait été activée : b 78 b Prise de parole Activez / Désactivez la prise de parole des participants : b 51 b Si plusieurs participants sont situés dans un environnement bruyant, demandez leur de désactiver leur ligne : ils composent : b 6 b Activez / désactivez les bips sonores d'entrée et de sortie : b 73 b Enregistrement et réécoute Activez / désactivez la fonction enregistrement : b 17 b Un code de rediffusion à 6 chiffres vous est communiqué. Démarrez l'enregistrement : 0 L'enregistrement peut être écouté à tout moment en composant le 01 72 12 82 80. Composez ensuite le code de rediffusion à 6 chiffres. Terminez l'écoute en raccrochant. Terminer la réunion Déconnectez les participants et fermez la salle : b 9 b Assistance Clients L'animateur peut appeler le Service Clients en cours de réunion : b 10 b Contactez le Service Clients en dehors de la réunion : 0800 260 260 (France). Depuis l'étranger : 33-1 - 45 15 45 16
GENESYS MEETING CENTER Service Clients et Assistance Service Clients France : 0800 260 260 Suisse : 0800 000 585 E-mail : EUCustomerService@Genesys.com Assistance En cours de réunion : b 10 b E-mail : EUTechnicalSupport@Genesys.com Démonstration Inscrivez-vous à une présentation de Genesys Meeting Center à distance : http://www.genesys.com/trainingfr Visionnez une démo "Flash" : http://www.genesys.com Cliquez sur "Voir une démo en ligne" Genesys Conferencing France 1 Boulevard Hippolyte Marques 94200 IVRY SUR SEINE Tel: 01 45 15 45 15 Fax: 01 45 15 45 00 www.genesys.com