Profession secrétaire, assistant ou agent administratif CONTEXTE PROFESSIONNEL Votre candidature vient d être acceptée CHEZ ADIA Relation triangulaire Contrat de mission Vous aimerez travailler avec nous Entreprise de travail temporaire (ETT) Contrat de mise à disposition Lien de subordination Intérimaire Entreprise utilisatrice Qu entend-on par «relation triangulaire»? Le travail temporaire se caractérise par un rapport triangulaire entre les différents acteurs qui composent une mission de travail temporaire : le salarié intérimaire, l entreprise utilisatrice et l entreprise de travail temporaire. Un contrat de travail (appelé contrat de mission) lie le salarié intérimaire et l entreprise de travail temporaire. Un contrat de type commercial (appelé contrat de mise à disposition) lie l entreprise utilisatrice et l entreprise de travail temporaire. Il n existe pas de contrat entre l entreprise utilisatrice et le salarié intérimaire. Toutefois, ce dernier est subordonné* à l entreprise utilisatrice qui définit notamment son domaine d intervention. * Subordonné : qui est soumis à une autorité. D après le site ADIA (http://www.adia.fr) Quelles interrogations soulève cet emploi d intérimaire? C est bien que notre candidature ait été retenue par l agence d intérim! Oui, mais comment savoir ce que l on attendra de nous dans nos différentes missions de secrétaire, assistant ou agent administratif? Cela pourra peut-être nous aider à trouver le futur emploi durable de nos rêves! Comment faire aussi pour se présenter et faire connaître nos projets professionnels? ère interrogation : 2 e interrogation : 5 5
Contenu du dossier LIENS POSSIBLES AVEC LES AUTRES PÔLES D ENSEIGNEMENT Économique : L activité économique et l emploi Juridique : Les personnes juridiques ; la capacité OBJECTIFS GÉNÉRAUX Rechercher des informations Se présenter et présenter une personne Commercial et comptable : L identification de l entreprise SITUATION Comment se renseigner sur les métiers administratifs et leurs exigences? Activités Page Annexes à compléter Pôles d enseignement* CE CO O Informatique/Matériel Fiches ressource Fiches méthode. Étudier les métiers et leurs activités 8 annexe, p. 8 M 2. Rechercher sur un site Internet comment devenir fonctionnaire annexes 2 et 3, p. Internet M2 3. Recenser les qualités requises pour les métiers administratifs 2 annexe 4, p. 2 annexe 5, p. 4 annexe 6, p. 5 annexe 7, p. 6??? R M3 M5 Qu ai-je retenu? 7 Entraînement E Savez-vous rechercher un emploi dans les petites annonces? 8 Recherche E2 Êtes-vous créatif? 20 Test SITUATION 2 Comment se présenter et présenter une personne? Activités Pages Annexes à compléter Pôles d enseignement* CE CO O Informatique/Matériel Fiches ressource Fiches méthode. Se présenter soi-même et son projet 2 annexes à 4, p. 22 R2 M5 2. Rendre compte des échanges à un groupe 23 annexes 5 et 6, p. 23 R2 M6 Qu ai-je retenu? 24 Entraînement E3 Savez-vous vous présenter pour un entretien? 25 Test R M6 E4 Être secrétaire aujourd hui 27 Enquête Fiche Bilan du dossier à compléter, p. 28 * CE = Communication Écrite ; CO = Communication Orale ; O = Organisation 6
SITUATION Comment se renseigner sur les métiers administratifs et leurs exigences? Cherchez auprès de qui, ou comment, vous pouvez trouver ces informations. Ressources Quelles qualités personnelles et professionnelles pensez-vous devoir posséder pour exercer de tels métiers? Qualités personnelles : Qualités professionnelles : 7
ACTIVITÉ : ÉTUDIER LES MÉTIERS ET LEURS ACTIVITÉS Sur le site de l ANPE, on peut trouver un répertoire des métiers. Afin de mieux connaître ceux du secteur administratif, vous disposez de fiches tirées de ce site dans le document, p. 9 et 0. À l aide de ce document et de vos connaissances, complétez le tableau cidessous (annexe ) :. en indiquant le nom des métiers manquants, 2. en complétant la liste des activités communes aux différents métiers du secrétariat (commencez chaque phrase par un verbe à l infinitif). COMPÉTENCES DÉVELOPPÉES Rechercher et sélectionner des informations AIDES À UTILISER Fiche méthode M : Comment exploiter efficacement un document? Annexe Les métiers administratifs MÉTIERS SPÉCIFICITÉS ACTIVITÉS COMMUNES MÉTIERS TYPES DU SECRÉTARIAT Assistant(e) spécialisé(e) Secrétaire généraliste Le métier s exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique. Pour lui, la secrétaire organise la transmission et la rédaction des informations de l entreprise ou du service Secrétaire spécialisée dans un domaine précis (médical, juridique, commercial, formation, publicité, assurance, immobilier ) Secrétaire polyvalente qui travaille le plus souvent pour plusieurs responsables (secrétaire d équipe ou de groupe projet) Certaines activités sont effectuées, quel que soit le type de métier administratif exercé. Vous connaissez ou vous pouvez relever dans les fiches métiers du répertoire de l ANPE plusieurs tâches communes à tout ces métiers : Saisir et présenter des documents Rechercher et communiquer l information Recevoir, noter et transmettre les messages MÉTIERS VOISINS Exécute des travaux de secrétariat et/ou de gestion dans la fonction publique (administration, collectivités territoriales ) Exécute des travaux mixtes de gestion et de secrétariat dans une petite entreprise ou dans un service comptable Accueillir et renseigner Organiser les rendez-vous, les déplacements, les réunions Gérer les fournitures Reçoit et oriente les visiteurs ou les appels téléphoniques. Transmet une image professionnelle et chaleureuse de l entreprise Assistant(e) webmaster* Travaille pour un webmaster. Gère les courriers électroniques, met en forme ou à jour des pages sur un site web (Internet) MÉTIERS NOUVEAUX Cyber-assistant(e) Établit le lien entre les clients, les abonnés, les partenaires dans une entreprise d informatique ou chez un fournisseur d accès Gère à distance le secrétariat d une personne ou d une entreprise. Effectue des travaux de secrétariat pour un ou plusieurs employeurs, chez elle ou dans une entreprise de travail à distance. * Webmaster ou webmestre : responsable de la conception et de l animation d un site Internet. 8
Doc Fiches métiers D après la Base de Données ROME (Répertoire opérationnel des métiers et des emplois). Site www.anpe.fr Employé Exemple : Secrétaire administrative Le métier s exerce dans la fonction publique de l État (ministères ), territoriale (mairie, département, région), hospitalière (hôpitaux, centres de soins), des institutions européennes. L agent saisit et présente des documents (courriers ou rapports) pour un service ou pour un chef hiérarchique, à l aide de techniques bureautiques et, en particulier, du traitement de texte. Il trie, dépouille, classe des documents, transmet le courrier et organise matériellement les déplacements et les rendez-vous de son chef hiérarchique. Il transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact entre le service et l extérieur. Niveau : baccalauréat professionnel option secrétariat, comptabilité, BTS bureautique et secrétariat avec pratique de langues étrangères. Possible : BEPC, BEP avec expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du secrétariat et de la comptabilité. Standardiste ou personne d accueil L emploi s exerce souvent dans le hall de réception d une entreprise. Ce personnel reçoit, identifie et oriente les visiteurs, les clients ou les communications téléphoniques. Il peut communiquer des informations sur les produits ou services de l entreprise. Il peut aussi classer ou vérifier des documents administratifs simples (factures, bordereaux, bons de commandes). Il peut coordonner ou former une équipe de collaborateurs selon la taille de l entreprise, le flux des communications ou des visites. Il peut aussi, dans certains cas, contrôler l accès (type de public, billets ou droits d accès ) et guider les visiteurs ou clients (vers un service, une place ). Niveau : BEPC, BEP Métiers du secrétariat ou Baccalauréat professionnel ou BTS selon les entreprises (entreprises avec publics étrangers) sont fréquents (maîtrise d une ou de deux langues étrangères). Secrétaire comptable Elle exécute des travaux de secrétariat et/ou de gestion dans les services financiers ou comptables des entreprises ou dans de petites structures (garages, etc.). Elle transcrit, présente, organise, classe et exploite l ensemble ou une partie des informations techniques du service ou de l entreprise, en utilisant les techniques bureautiques. Selon la taille de l entreprise et l importance du service, elle peut aussi prendre en charge les contacts téléphoniques et assurer la gestion du temps d un ou de plusieurs responsables hiérarchiques (prise de rendez-vous, réunions, organisation des déplacements ). Elle peut, dans certains cas, participer à l activité de vente. Niveau : baccalauréat professionnel option secrétariat, comptabilité, BTS bureautique et secrétariat (favorisés) ou BTS dans les filières comptables, juridiques, commerciales ou linguistiques Secrétaire généraliste La secrétaire saisit et présente des documents (courriers ou rapports) pour un service ou pour un chef hiérarchique, à l aide de techniques bureautiques et, en particulier, du traitement de texte. Elle trie, dépouille, classe des documents, transmet le courrier et organise matériellement les déplacements et les rendez-vous de son chef hiérarchique. Elle transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact entre le service et l extérieur. Les sollicitations internes ou externes fréquentes imposent des interruptions fréquentes de l activité en cours. Niveau : baccalauréat professionnel option secrétariat, comptabilité, BTS secrétariat, CFPA BTS bureautique et secrétariat écoles de commerce avec pratique de langues étrangères. Possible : BEPC, BEP, baccalauréat professionnel avec expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du secrétariat et de la comptabilité. Situation 9
Assistant(e) webmaster L assistant(e) webmaster apporte au webmaster tout l appui technique ou rédactionnel requis : prise en charge des tâches de maintenance, de mise à jour, de design, de préparation des données et des textes. Il gère les courriers électroniques. Rapidement, il pourra accéder aux fonctions de webmaster, compte tenu des besoins qui gagnent toutes les entreprises y compris les PME, les associations et les organisations. Niveau : baccalauréat + 2 ; idéalement baccalauréat + 3 pour les sites dont le contenu spécifique exige une grande précision. Télésecrétaire Sa fonction consiste à gérer à distance le secrétariat d une personne ou d une entreprise. Sa mission est d effectuer l interface téléphonique entre les clients, les fournisseurs et l entreprise et de contribuer à l organisation et à la gestion de l emploi du temps d une ou de plusieurs personnes ou entreprises. Ce poste peut être indépendant (travail à son compte) ou être intégré à une entreprise de secrétariat à distance. Niveau : une formation au secrétariat est la mieux adaptée à ce type de mission. Assistant(e) de direction Le métier s exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique. L assistant(e) organise et coordonne pour lui la transmission et la rédaction des informations de l entreprise ou du service. Il(elle) saisit et présente des notes et des documents généralement à caractère confidentiel. Il(elle) traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques). Il(elle) réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec son supérieur hiérarchique et avec l extérieur. Il(elle) peut aussi encadrer et former une équipe de collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire du service. Niveau : BTS de secrétariat ; licence ou maîtrise avec langues étrangères. Possible : BEPC ; BEP ; baccalauréat professionnel avec expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du secrétariat. Assistant(e) spécialisé(e) Exemple : assistant(e) médicale ou juridique L activité se caractérise par une spécialisation des tâches directement en rapport avec la nature du service technique concerné (juridique, médical, commercial, production, comptabilité...). L assistante transcrit, présente, organise, classe et exploite l ensemble ou une partie des informations techniques d un service ou d un domaine spécialisé en utilisant les techniques bureautiques. Selon la taille de l entreprise et l importance du service, elle peut aussi prendre en charge les contacts téléphoniques et assurer la gestion du temps d un ou de plusieurs responsables hiérarchiques (prise de rendez-vous, réunions, organisation des déplacements...). Elle peut, dans certains cas, participer à l activité de vente. Niveau : baccalauréat professionnel option secrétariat, comptabilité ; BTS bureautique et secrétariat 0
ACTIVITÉ 2 : RECHERCHER SUR UN SITE INTERNET COMMENT DEVENIR FONCTIONNAIRE Vous souhaitez connaître les concours de la fonction publique pour les métiers de la filière Administration. Pour cela :. Connectez-vous à Internet, saisissez l adresse URL du site http://www.devenir-fonctionnaire.com et accédez à la rubrique «concours», puis à la filière concernée. 2. Effectuez le tri des offres par niveau d études et présentez le résultat de votre recherche dans le tableau ci-dessous (annexe 2). 3. Choisissez, parmi ces métiers, celui qu il vous plairait le plus d exercer, en indiquant la raison de votre choix (annexe 3). COMPÉTENCES DÉVELOPPÉES Rechercher, collecter et sélectionner des informations Consulter une banque de données AIDE À UTILISER Fiche méthode M2 : Comment rechercher une information sur un site Internet connu? Annexe 2 Les métiers de la filière administration CONCOURS DE LA FONCTION PUBLIQUE ACCESSIBLES SANS EXIGENCE DE DIPLÔME AVEC UN BACCALAURÉAT Adjoint administratif de la commune de Paris : administation générale - Secrétaire administrative de la commune de Paris Annexe 3 Le métier choisi Métier préféré : Pourquoi : Situation
ACTIVITÉ 3 : RECENSER LES QUALITÉS REQUISES POUR LES MÉTIERS ADMINISTRATIFS Vous avez obtenu le témoignage de trois professionnels par des moyens divers : la retranscription d une interview (document 2, p. 3) ; la prise de notes en abrégé d un témoignage (document 3, p.4) ; l enregistrement sonore d une interview, CD Fichier XXX. À partir de ces témoignages, vous devez recenser les qualités attendues d une secrétaire ou d un(e) employé(e) administratif(ve). Pour cela :. Lisez l interview (document 2, p. 3) et extrayez-en les idées essentielles (annexe 4). 2. Lisez les notes (document 3, p. 4) et traduisez-les en langage clair (annexe 5). COMPÉTENCES DÉVELOPPÉES Prendre des notes et les exploiter Mettre en œuvre les ressources d un texteur (saisie, impression, sauvegarde) AIDES À UTILISER Fiche méthode M3 : Comment écouter un enregistrement et prendre des notes? Fiche ressource R : Les techniques de prise de notes (partie ) 3. Écoutez l enregistrement sur CD d une interview et prenez en notes les aptitudes attendues d une secrétaire, en utilisant, si nécessaire, des abréviations (annexe 6, p.5). 4. Exploitez les annexes 4 à 6 afin de synthétiser l ensemble des aptitudes attendues d une secrétaire par les professionnels, en fonction des qualités types formulées dans le tableau (annexe 7, p. 6). 5. Saisissez ce tableau, à l aide de votre logiciel de traitement de textes, dans le fichier xxx du CD, sauvegardez sous une nouvelle appellation, puis imprimez. Annexe 4 Idées essentielles d une interview sur les aptitudes attendues d une secrétaire DEMANDES DES ÉLÈVES (en vue de faire ressortir les aptitudes) RÉPONSES : APTITUDES ATTENDUES DU RESPONSABLE DE PME-PMI Une bonne secrétaire doit être capable de : Qu est-ce qu une bonne secrétaire? S organiser Résister au stress Pouvez-vous expliquer pourquoi sourire «s entend» au téléphone? Communiquer par téléphone Diffuser une image positive de l entreprise Nous n avons pas l habitude de prendre des notes Prendre rapidement des notes 2
Doc 2 Témoignage n Interview d un responsable de PME-PMI par deux élèves de BEP Métiers du secrétariat et de la comptabilité. Objectif : connaître les aptitudes requises pour être secrétaire. ÉLÈVES : Bonjour, Monsieur, merci d avoir accepté de nous recevoir. Nous enquêtons sur les aptitudes requises pour exercer le métier de secrétaire. Nous débutons dans la formation, et ce que vous pourrez nous dire nous servira au cours de notre stage en entreprise de fin d année et, bien sûr, pour notre futur métier. Pour vous, qu est-ce qu une bonne secrétaire? PROFESSIONNEL : C est une personne qui doit être non seulement organisée mais qui doit également avoir une bonne résistance au stress. Elle passe son temps à gérer les urgences, à organiser les plannings, à classer les documents et, surtout, à traiter quotidiennement, un flot incessant d informations et de données! Pour cela, il est primordial qu elle maîtrise les outils bureautiques et informatiques, car une de ses activités principales consiste à mettre en forme toutes les données échangées à l intérieur comme à l extérieur de l entreprise. Il faut donc qu elle sache présenter avec soin ses travaux, de manière claire et esthétique. Il faut aussi qu elle sache rédiger correctement et sans fautes d orthographe. Le correcteur d orthographe ne résout pas tout! On doit pouvoir se fier au travail qu elle réalise. Les documents produits doivent être sûrs, sans erreurs. ÉLÈVES : Les professeurs nous disent que le sourire s entend au téléphone. Pouvez-vous nous l expliquer? PROFESSIONNEL : Tout à fait, la communication téléphonique est une activité importante des secrétaires. Ce sont elles qui diffusent, dès le premier appel, une image positive ou, au contraire, négative de l entreprise. Selon qu elles font preuve ou non de courtoisie, d amabilité, d une écoute attentive et qu elles soient ou non patientes et souriantes, comme le disent vos professeurs, tout change. Croyez-moi, une secrétaire qui aime son métier et son entreprise, cela s entend au téléphone! Et pas qu au téléphone d ailleurs! En plus, et ce n est pas négligeable pour un responsable comme moi, ma secrétaire m évite les pertes de temps inutiles en filtrant les communications, en prenant les rendez-vous, en accueillant et renseignant les visiteurs ou en les orientant vers d autres interlocuteurs de l entreprise lorsque cela est nécessaire. ÉLÈVES : Vous parlez vite, nous n avons pas l habitude de prendre en note! PROFESSIONNEL : C est vrai que vous n êtes pas encore très expérimentées, mais il faut vous entraîner car une bonne secrétaire doit aussi être capable de prendre rapidement des notes et de présenter des comptes rendus fiables et de qualité, et sans fautes d orthographe, bien sûr! J espère avoir répondu à vos interrogations et vous souhaite bon courage pour vos études. ÉLÈVES : Merci beaucoup Monsieur, au revoir! Situation 3
Doc 3 Témoignage n 2 Prise de notes d une interview téléphonique d un directeur d agence de voyages. Objectif : connaître les qualités qu il attend de sa secrétaire. BLOC-NOTES Tt d abord, je suis svt en déplacement pr tester les voyages. En csq, ma secr. doit être tjrs disponible pr accueillir les clts & capable d initiative pr répondre à tt pb, gd ou pt, pdt mon abs. En règle gale, je confie à m/ secr bcp de responsabilités. C est pq elle doit être très fiable & ne ps compter s/ tps. Je lui confie aussi de neux trx qui soin & créativité comme par ex. la présentation des affichettes de voy. promotionnels pour n/ vitrine. Doc 4 Tableau des abréviations ÉCRITURE ABRÉGÉE De nombreux mots peuvent être supprimés sans que cela affecte le sens de la phrase (exemples : articles, adverbes, adjectifs peu significatifs ). D autres mots peuvent être abrégés ou représentés par des symboles. Abréviations avt Avant pq? Pourquoi? tt, ts : Tout, tous ss Sans cpdt Cependant pds Poids pr Pour pdt Pendant ex. Exemple pcq Parce que tjs Toujours bcp Beaucoup jms Jamais qqf Quelquefois & Et ds Dans ns Nous svt Souvent qq Quelques qqn Quelqu un neux Nombreux qté Quantité csq Conséquence qd Quand gd Grand pt ou p. Petit tps Temps vs Vous qqch. Quelque chose pb Problème Gal Général cfr Se reporter à Symboles Différent de = égal Somme de > Plus grand que < Plus petit que + Plus - Moins Diminue Augmente Attention A partir de => Implique ~ Semblable à / / parallèlement ± Plus ou moins % pourcentage BLOC-NOTES Annexe 5 Mise au net des notes 4
Annexe 5 Prise de notes de l interview audio de l avocate (CD fichier xxx) BLOC-NOTES BLOC-NOTES DEMANDES DES ÉLÈVES (en vue de faire ressortir les aptitudes) RÉPONSES : APTITUDES REQUISES PAR L AVOCATE Une bonne secrétaire doit être capable de : Situation 5
Annexe 6 Quelles qualités pour devenir secrétaire administrative? TABLEAU RÉCAPITULATIF QUALITÉS TYPES APTITUDES REQUISES PAR LES PROFESSIONNELS Un ou une secrétaire doit être capable de : (commencer par un verbe à l infinitif) Sens de la communication (orale ou écrite) Sens de l organisation (ordre, rigueur, mémoire) Sérénité (calme, sang-froid) Adaptation et initiative Fiabilité et discrétion Maîtrise des techniques Soin et créativité 6
SITUATION Activités à 3 Métiers voisins Vers plus de reponsabilité Métiers types du secrétariat Vers plus de spécialisation QU AI-JE RETENU? Sur les métiers Les métiers du secrétariat s inscrivent dans la famille plus large des métiers Ils apparaissent très divers et se retrouvent dans tous les secteurs d activité. On peut les représenter ainsi : Nouveaux métiers D après la Documentation française «De la secrétaire à l assistante» Complément : certains métiers sont également accessibles aux secrétaires par la spécialisation comme : Responsable de formation, Agent immobilier, Rédacteur d assurance Les métiers du secrétariat requièrent sept qualités essentielles : Sur les techniques de recherche et d exploitation des informations Rechercher des informations sur un site Internet connu consiste à : se connecter à Internet puis à saisir accéder aux rubriques souhaitées effectuer éventuellement des parmi les offres de réponses (recherche avancée). Les quatre étapes nécessaires pour rechercher des informations dans un document et les exploiter sont : Sur la prise de notes et son exploitation La prise de notes consiste à Les deux méthodes simples de prises de notes sont : Ce qui les différencie : Pour faciliter l exploitation des notes, on veillera à : Situation 7
E Entraînement Savez-vous rechercher un emploi dans les petites annonces? Une de vos amies, titulaire d un baccalauréat professionnel secrétariat, et riche d une expérience professionnelle de cinq années, souhaite trouver un nouvel emploi fixe, à temps complet, de secrétaire polyvalente. Elle accepterait toute tâche d accueil ou administrative (y compris de comptabilité simple). Son niveau d anglais est correct mais elle a quelques difficultés avec l oral. Elle n a pas d exigence particulière au niveau du salaire. En revanche, pour des raisons familiales, elle ne peut pas s éloigner de la région parisienne. Afin de l aider, vous lui proposez de trier les annonces qu elle a collectées dans la presse ou sur des sites d offres d emploi, en complétant le tableau situé au-dessous des annonces. Document : Les annonces presse L entreprise TDS, spécialiste du traitement de données PARIS RECHERCHE SECRÉTAIRE STANDARDISTE TITULAIRE BAC PRO Pour assurer l accueil, le filtrage téléphonique, la saisie et la mise en forme d appels d offres et assurer diverses tâches administratives. Débutants acceptés. Urgent : téléphoner au 0 2 20 32 39. Hôtel Palace Louis XIV rue du Château 78000 VERSAILLES RECRUTE SECRÉTAIRE BILINGUE ANGLAIS NIVEAU BTS Gestion déplacements, contacts téléphoniques en anglais, etc. Parfaite maîtrise du Pack Office exigée (texteur, tableur, base de données relationnelle). La mairie de Nanterre (92000) RECRUTE POUR UN EMPLOI À MI-TEMPS D AGENT D ACCUEIL Expérience de l accueil, anglais apprécié. Adresser candidature avec lettre de motivation et CV à la mairie, service du personnel. L Association des professions de notaires APN 2 rue du Pont PARIS 6e RECHERCHE SECRÉTAIRE STANDARDISTE Formation bac secrétariat Missions : Accueil téléphonique, déploiement du courrier, constitution d affiches, mise en forme de textes illustrés, saisie des factures. Vous maîtrisez Word, Excel, Outlook et Internet. Adresser candidature avec CV par e-mail : drh@apn.fr SERVIFRANCE, 2 avenue de Paris 62200 Boulogne-sur-Mer RECHERCHE UN(E) SECRÉTAIRE POLYVALENTE Secrétariat classique, planification des rendez-vous, participation aux réunions de direction. Exigés : 5 années d expérience, disponibilité, motivation, organisation et bon relationnel, bonne orthographe, bonne maîtrise Word, Excel, Powerpoint. Postuler par Lettre + CV. Agence voyages SOLEIL 3 rue de la Mairie 9250 SURESNES RECHERCHE SECRÉTAIRE D AGENCE Niveau bac secrétariat Accueil physique et téléphonique des clients, constitution des dossiers administratifs (remise chèques, courriers confirmation) Candidature en ligne sur le site www.soleilvoyages.com. Intérim Plus recherche pour l un de ses clients parisien UN(E) AGENT(E) ADMINISTRATIF(-VE) Classement, pointage de fiches de présence, relance auprès des salariés. Diverses tâches administratives au service de la paie. Niveau : BEP ou BAC de secrétariat. Connaissance Word et Excel. Qualité : discrétion, minutie, vivacité, autonomie. Mission : trois mois pour remplacement de congé maternité. Contact : Sur notre site référence annonce 04539248. Société MERIS ET FILS, place Mozart 920 CLICHY RECHERCHE SECRÉTAIRE COMPTABLE Tâches de secrétariat classique + contrôle des notes de frais et comptabilité bancaire. Vous avez un baccalauréat professionnel administratif, une bonne maîtrise des outils informatiques et vous êtes polyvalent(e). Lettre de motivation et CV à envoyer à M. VAN, DRH. Annexe : Tableau des annonces Annonce À rejeter Motif À contacter Comment? 8
E2 Entraînement Test : Êtes-vous créatif? Être une bonne secrétaire ne signifie pas seulement être un bon exécutant. Il faut aussi savoir faire preuve d initiative, d imagination, de créativité afin d optimiser son travail et donner la meilleure image de son entreprise. Alors, testez-vous!. Test Cochez la réponse choisie et reportez-vous p. 20 pour évaluer votre créativité. Richesse d idées. Les personnes de votre entourage vous sollicitent pour l organisation de fêtes car ils savent que vos idées sont très intéressantes : a. Jamais b. Toujours c. Parfois 2. Si vous travailliez dans une entreprise, en cas de problème à résoudre : a. Vous n en parleriez pas avec vos collègues et tenteriez de le résoudre avec ce que vous savez b. Vous iriez en discuter avec des collègues afin de trouver des sources d inspiration c. Vous chercheriez à vous faire aider par la secrétaire de direction, connue pour son expérience Capacité verbale 3. Si votre patron était fréquemment absent. À son retour : a. Vous lui feriez un compte rendu synthétique des événements de la journée b. Vous lui remettriez les messages sans commentaire c. Vous lui relateriez tous les événements dans les moindres détails 4. Si vous étiez invitée à un cocktail avec votre chef où vous ne connaissez personne : a. Vous en profiteriez pour vous faire de nouvelles relations b. Vous refuseriez l invitation c. Vous décideriez de vous rendre au cocktail mais vous resteriez dans votre coin Pensée Imagination 5. Si vous discutiez de vos projets de vacances avec vos collègues, vous diriez plutôt : a. J envisage d aller au Club Méd., c était génial b. Je vais certainement retourner chez mes grandsparents sur la Côte comme chaque année c. Avec ma cousine, nous allons acheter un billet open (Aller-retour) pour la Grèce puis nous construirons notre itinéraire 6. Si, dans un couloir, votre supérieur hiérarchique vous donne des instructions alors que vous ne disposez pas de votre bloc-notes, quelles solutions adopteriez-vous : a. Grâce à votre téléphone portable dernière génération, vous enregistreriez immédiatement les informations sur votre boîte vocale b. Vous attraperiez dans votre sac un morceau de papier pour noter l essentiel c. Vous attendriez de franchir la porte de votre bureau pour remplir votre agenda en espérant ne pas oublier entre-temps des points importants Créativité visuelle 7. Si votre patron vous demandait s il n y a pas lieu d élaborer une nouvelle brochure d accueil, que lui répondriez-vous? : a. C est inutile, l ancienne convient très bien b. Il suffira d apporter quelques mises à jour et ce sera très bien c. Je vais réfléchir à une présentation plus originale et attractive que je vous soumettrais 8. Si votre chef de service vous demandait de préparer une réunion importante du comité d entreprise, comment présenteriez-vous les informations qu il vous a remises : a. À l aide d un diaporama que vous aurez soigneusement préparé b. En photocopiant les documents pour les distribuer aux participants c. En photocopiant les documents sur transparents afin de les projeter avec un rétroprojecteur Fantaisie 9. Si vous souhaitiez annoncer un événement très important en envoyant un courrier : a. Vous choisiriez un papier de grammage supérieur à 50 g b. Vous opteriez pour un papier courant de faible grammage c. Vous choisiriez un papier qui donnera une touche surprenante ou innovante 0. Si vous rencontriez dans la rue un(e) ami(e) que vous n avez pas vue depuis 2 ans, qu aimeriez-vous qu il (elle) vous dise : a. Ce nouveau look te va à merveille b. Je ne t aurais jamais reconnu(e) dans cette tenue BCBG (Bon Chic Bon Genre) c. Tu n as vraiment pas changé(e) depuis notre dernière rencontre 9 Situation 9
2. Résultat du test Calculez votre résultat pour connaître votre situation. Pour cela, entourez les signes correspondant à vos réponses. Faites le total des signes obtenus, puis reportez-vous à la situation qui vous concerne. a b c 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Total : Total : Total : Résultats Vous avez obtenu une majorité de Vous avez de l imagination et vous trouvez souvent des sources d inspiration. Vous savez regarder différemment autour de vous quand vous cherchez une idée. Vous gardez à l esprit l objet de vos préoccupations et vous savez rebondir au moment le plus opportun. Vous avez obtenu une majorité de Vous pouvez occasionnellement vous reposer sur votre bon sens mais vous avez encore quelques leçons à tirer des bonnes pratiques autour de vous pour trouver des sources d inspiration. La créativité sommeille en vous. Il vous suffit simplement de la libérer et de la développer en fonction de votre personnalité et de vos aptitudes. Vous avez obtenu une majorité de Il faut stimuler votre créativité en retrouvant, par exemple, votre curiosité d enfant, en cassant la routine. Le «train-train» quotidien appauvrit l imagination. Vous devez apprendre à écouter autrement, à chercher, à observer et à vous poser des questions pour apprécier une différence ou une originalité qu il faudra analyser. C est grâce à cette analyse que vous trouverez des sources d inspiration. Cette créativité vous permettra de vous adapter aux changements, de démontrer votre ouverture d esprit, de devenir plus autonome et de résoudre des situations problèmes en imaginant des solutions originales, pertinentes et cohérentes. 20
SITUATION 2 Comment se présenter et présenter une personne La connaissance de soi et la découverte de l autre Connaître les motivations des uns et des autres, dans la classe, pour exercer un métier du secteur administratif, permettrait à chacun de renforcer son projet professionnel. À partir de la fiche complétée «Le métier choisi» (annexe 2, p. ), comment pourriez-vous vous présenter et faire part de vos choix concernant vos études, votre profession? J indiquerais d abord mon prénom et mon nom ACTIVITÉ : SE PRÉSENTER SOI-MÊME ET PRÉSENTER SON PROJET PROFESSIONNEL Chaque élève se présente et présente son projet professionnel à son partenaire.. À l aide des informations recueillies lors du remue-méninges, établissez un plan pour vos présentations et préparez une feuille de votre blocnotes reprenant ces éléments, afin de faciliter vos prises de notes. 2. Indiquez, dans le schéma de communication (annexe, p. 22), le prénom de celui qui se présentera le premier (Émetteur ) et de celui qui l écoutera (Récepteur ), puis vous inverserez les rôles (Émetteur 2 et Récepteur 2). 3. Dans ce contexte, choisissez le niveau de langage à utiliser entre vous COMPÉTENCES DÉVELOPPÉES Communiquer oralement dans une situation de face à face : Identifier le contexte de la relation et les usages Adopter une attitude favorable à la communication AIDES À UTILISER Fiche méthode M5 : Comment se présenter? (partie ) Fiche ressource R2 : La communication orale (annexe 2, p. 22) et indiquez le sens de la relation qui vous unit (annexe 3, p. 22). 4. Dans le délai fixé par le professeur, et à tour de rôle, présentez-vous ainsi que votre projet. Pendant ce temps, le partenaire prendra des notes sur la feuille précédemment préparée à cet effet, afin de pouvoir restituer les échanges par la suite. 5. À la fin de ce travail, indiquez chacun ce qui vous a gêné pour bien communiquer (annexe 4, p. 22). 2
Annexe Schéma de communication Émetteur 2 Canal oral Message Présentation de son projet professionnel Récepteur 2 Rétroaction (ou feed-back)* Contexte Communication interpersonnelle élève/élève Annexe 2 Registre ou niveau de langage CASE À COCHER LANGAGE UTILISÉ AVEC POUR S EXPRIMER EXEMPLE Populaire ou familier La famille, les amis Simplement J ai un boulot très chouette Courant Les collègues de travail à l école Correctement J ai un bon emploi Soutenu Les supérieurs hiérarchiques Avec distinction J ai réussi mon insertion professionnelle Codé Des initiés En jargon de métier, argot, verlan... À compléter : Annexe 3 Sens de la relation CASE À COCHER RELATION UTILISÉ AVEC EXEMPLE Ascendente Un supérieur hiérarchique La secrétaire parle avec son patron Descendante Un subordonné Le directeur parle à son assistante Latérale Une personne de même niveau Le comptable parle à son collègue Annexe 4 Freins à la communication CASE À COCHER TYPE DE FREIN EXEMPLE DE PERTURBATION PERTURBATION CONSTATÉE (à compléter) Technique Il y avait du bruit dans la pièce Relationnel Organisationnel Je n aime pas mon interlocuteur, on ne parle pas le même langage J ai manqué de temps pour m exprimer * Rétroaction (ou feed-back) : retour du récepteur vers l émetteur pour vérifier le partage de signification les mots et les messages ont été compris. 22
ACTIVITÉ 2 : RENDRE COMPTE DES ÉCHANGES À UN GROUPE Vous devez présenter votre partenaire et son projet professionnel à la classe.. Complétez le schéma de communication (annexe 5). 2. Faites la présentation, à partir de vos notes, en respectant le temps fixé par le professeur. 3. Évaluez votre propre prestation au moyen de la grille fournie (annexe 6) en cochant vos réponses. COMPÉTENCES DÉVELOPPÉES Communiquer oralement dans une situation de face à face : Présenter une personne Rendre compte de contacts ou d échanges AIDES À UTILISER Fiche méthode M6 : Comment présenter une personne (partie 2) Fiche ressource R : La restitution de notes (partie 2) Annexe 5 Schéma de communication Émetteur Canal Message Récepteur Contexte Communication de groupe élève/ Annexe 6 Grille d auto-évaluation de la communication orale COMMUNICATION NON VERBALE Indépendante de la parole J ai eu une attitude ouverte, empathique, respectueuse d autrui Oui Non J ai été attentif au volume de ma voix, à mon ton (paralangage) Oui Non J ai été attentif à mes gestes, regards, expressions de mon visage Oui Non J ai annoncé le plan de mon intervention Oui Non J ai respecté le plan annoncé Oui Non COMMUNICATION VERBALE Liée à la parole J ai rapporté fidèlement ce que m avait dit mon partenaire Oui Non J ai su retenir l attention Oui Non J ai utilisé un langage correct et clair Oui Non J ai fait attention à m exprimer correctement Oui Non J ai respecté le temps imparti Oui Non BILAN Points forts Points faibles Situation 2 23
SITUATION 2 Activités et 2 Les différents types de communication Une personne communique avec une autre personne QU AI-JE RETENU? Des personnes communiquent ensemble Communication Communication La représentation d une communication directe* Le c est la méthode de communication (ici orale) Émetteur C est la personne qui Message C est l information transmise Récepteur C est la personne qui Rétroaction ou Le c est la situation dans laquelle se déroule la communication * Communication directe : face à face, sans utilisation d outil L expression de la communication Bien communiquer, c est d abord un état d esprit. Il faut vouloir aller vers l autre, le comprendre et se faire comprendre de lui. L empathie, l écoute, le respect sont des attitudes positives essentielles aux échanges. En vous aidant du premier exemple traité, relier par des flèches chaque élément de son discours à une ou deux notions étudiées. Récit de Mlle Martin Lorsque je me suis présentée à mon nouveau patron, je n ai pas utilisé le même langage qu à la maison. J avais bien préparé mon entretien. Mais, je ne comprenais pas bien ce qu il me disait car il employait des mots que je n avais jamais entendus. J étais toute rouge, je baissais les yeux et je me suis rendue compte que je n arrêtais pas de croiser et décroiser mes doigts. En plus, son téléphone n arrêtait pas de sonner et ça me déconcentrait. Communication non verbale (paralangage, gestes, expressions du visage...) Communication verbale (niveau de langage : familier, courant, soutenu...) Les freins à la communication (bruit, manque de temps, émotion, rivalité, incompréhension...) Sens de la relation (ascendante, descendante, latérale...) 24