DOSSIER TECHNIQUE VOTRE CONTACT Relations commerciales relation-commerciale@preventica.com +33 (0)5 57 54 12 65 www.preventica.com Immeuble Le Forum 2 10 rue Haroun Tazieff 33150 Cenon Fax : 05 57 54 38 21
Sommaire 1. Planning de montage 2. Planning de démontage 3. Règles d architecture des stands 4. Planning du salon 5. Votre Club Exposants 6. Livraisons 7. Plan d accès 8. Mémo quelques suggestions 9. Engagements Préventica 10.Cahier des charges de sécurité
Planning de montage Types de stand Stand Nu Stands avec du matériel de 2,40 m de large ou + Stands Clé en main Stand Extérieur Montage Dimanche 15/06 : 8 à 20h Lundi 16/06 : 8 à 23h Dimanche 15/06 : 8 à 20h Samedi 14/06 : 14 à 23h sur dérogation Lundi 16/06 : 9 à 12h sur dérogation Lundi 16/06 : 14 à 23h Lundi 16/06 : 8 à 14h Besoin d aide au montage / démontage a. Manutentionnaire (horaires, tarifs ) b. Matériel de montage / démontage (échelle, transpalettes, chariot ) ESI, prestataire logistique (formulaires demande de devis) Attention, pensez à vous munir de multiprises si besoin sur votre stand. Les mallettes exposants contenant : - Votre(s) badge(s), (voir rubrique «demande de badges») - Votre clé de réserve, - Votre(s) carte(s) de parking, (voir rubrique boutique en ligne ) - Votre(s) carton(s) d inscriptions aux soirées (voir rubrique «vos soirées») Doivent être retirés au Club Exposants le lundi entre 14h et 18h. Un espace de stockage est mis à la disposition des exposants. - Cet espace n'est pas une réserve : il n'est pas accessible pendant la manifestation et sera rouvert le jeudi à partir de 18h00. - Il n'est pas gardienné. - Il se situe à l extrémité du palais Phocéen (voir la rubrique «plan du salon») Il est interdit de percer, agrafer, clouer... les cloisons. Seul le ruban adhésif de bureau ou l'adhésif double face léger est autorisé ainsi que les suspensions avec chaînettes. Toute cloison détériorée sera facturée. Dimensions des cloisons :
Planning de démontage Attendez l heure de fermeture avant de commencer à démonter votre stand, dans le respect de vos voisins exposants et afin de permettre aux derniers visiteurs de découvrir tous les exposants dans les meilleures conditions. IMPORTANT : Les prestataires démonteront toutes les structures y compris les réserves et le mobilier. Si vous devez laisser du matériel, il vous est vivement conseillé de le «palettiser», de le mettre en zone de stockage et de ne rien laisser dans votre réserve. Types de stand 17h30 19h30 21h Avant 21h Jeudi 19 juin Cocktail de clôture réservé aux exposants Manutention avec chariot élévateur Les colis à transporter le vendredi matin sont amenés par l'exposant à l'espace de stockage (filmés et étiquetés par vos soins) Si mobilier de Communica, il doit être vidé de son contenu Jeudi Stand Nu Stands Clé en main Stand Extérieur Nuit du 19 au 20 Stands avec du matériel de 2,40 m de large ou + 8h30 11h 11h 19/06 dès 18h pour enlèvement Démontage du stand : 18h00 à 0h (& Vendredi matin) Jeudi 18h00 : Le mobilier loué doit être vidé de son contenu Jeudi 18h00 à 0h (& Vendredi matin) Attention : les cloisons sont toutes démontées : ne rien entreposer dans votre réserve Vendredi 8h30 à 10h Vendredi 20 juin Enlèvement des colis et fin de démontage des stands nus et extérieurs Plus aucun exposant ni transporteur ne sera autorisé sur le site
Quelques règles : Règles d architecture des stands Voici les règles à observer pour les stands nus : Les standistes doivent soumettre à l organisateur un plan côté du stand 2 mois avant le salon. Le poids maximal admissible est de 500 kg / m² Toute construction de 2m² ou+ doit être positionnée à 1m des bords du stand Le fonctionnement de tout matériel bruyant, sonore ou démonstratif ne peut se faire qu après accord écrit de Préventica. En complément, la fiche de «déclaration de matériel en fonctionnement» doit être retournée au plus tard le 26/05/2014 pour envoi aux autorités compétentes par l organisateur. La hauteur limite de construction est de 5 mètres (au-delà, nous consulter pour validation technique) Les stands à étage doivent être validés par un organisme de contrôle. L organisateur validera l implantation de ces stands en fonction des contraintes techniques (hauteur sous plafond, ) Les gyrophares sont interdits Veillez à respecter toutes les règles précisées dans le cahier des charges de sécurité, notamment pour les véhicules présentés en intérieur, les espaces nus, votre signalétique
Planning du salon Le Dîner d Ouverture : lundi 16 juin (voir la rubrique «vos soirées») A partir de 19h30, profitez du cadre exceptionnel pour une soirée de prestige. Un cocktail suivi d un dîner convivial. Business et Convivialité engagés dans une démarche de qualité A quelques heures de l ouverture du salon, rencontrez en avantpremière vos futurs clients et partenaires, en présence des plus hautes autorités de l Etat, du monde économique et politique. Ouverture du salon aux exposants : Mardi 17/06 : de 8h30 à 19h Mercredi 18/06 : de 8h30 à 19h Jeudi 19/06 : de 8h30 à 0h - Pour la sécurité de chacun, aucun matériel ne pourra être acheminé vers les stands après 9h. - Nous vous rappelons qu une place de parking gratuite est prévue pour tout stand de 12m² ou +. Remise la veille de l ouverture, lundi 16 juin (mallette exposants, voir ci-dessus). Pour des demandes complémentaires cf «Boutique en ligne». Ouverture du salon au public : Mardi 17, mercredi 18 de 9h à 18h30 et jeudi 19 juin de 9h à 18h. Remise des Prix de l Innovation : Mardi 17 juin à 9h30 en salle de conférence (voir la rubrique «Prix de l Innovation») Inauguration officielle du salon, suivie d une conférence et d un cocktail : Mardi 17 juin à 10h, rendez-vous sur le stand de la CARSAT Dîner des Acteurs de la Sécurité : mardi 17 juin à 19h30 : (voir la rubrique «vos soirées») Un cocktail suivi d un dîner prestigieux. Dans une ambiance raffinée, rencontrez et échangez avec les différents acteurs de la sécurité. L AfterWork Préventica : mercredi 18 juin à 19h (voir la rubrique «vos soirées») Deux ambiances seront proposées pour se détendre et prolonger les échanges professionnels. Décontractez-vous au cours d un cocktail dînatoire suivi d une soirée «dancefloor» à ne pas manquer!
Votre Club Exposants Le Club Exposants vous accueille le lundi 16 juin de 14h à 19h pour : Le retrait impératif des mallettes exposants et badges entre 14h et 18h Les commandes sur place de mobilier, de puissance électrique, de moquette (dans la limite des stocks disponibles) entre 14h et 19h Le Club Exposants est un espace exclusivement réservé aux exposants. Vous y trouverez différents services mis gracieusement à votre disposition : Suivi de vos commandes Café et eau Service de photocopies (petite quantité) Service de presse : vos communiqués et dossiers de presse mis à disposition des journalistes (à l Agora) Prêt de transpalette contre une pièce d identité suivant les disponibilités Accès Internet sur un ordinateur dédié Le Club Exposants vous propose également la location d une salle à l heure pour accueillir chaleureusement vos prospects et clients (demandez un devis : relationcommerciale@preventica.com)
Livraisons (dans la limite des créneaux disponibles. Réservation conseillée) Les colis doivent être étiquetés de façon lisible et mentionner : Parc Chanot Marseille Préventica 2014 Palais Phocéen Identité commerciale et Numéro de votre stand Rond-Point du Prado 13008 Marseille- France Accueil des livraisons lundi 16 juin de 8h à 18h. Si vous êtes absent lors de l arrivée du livreur : - Un permanent positionné à l accueil livraisons réceptionnera vos colis. - L'organisateur et le Parc des Expositions déclinent toute responsabilité en cas de perte ou détérioration de la marchandise réceptionnée pour votre compte. ESI, partenaire de Préventica, propose des garanties en matière de livraison et d acheminement de vos colis la semaine précédent le salon. Tél : 01 39 92 87 88. (formulaires demande de devis) Si vous ne souhaitez pas bénéficier de ce dispositif : Merci de noter sur votre colis: «A remettre en main propre + votre nom + n de portable» Plan d accès (à remettre à votre transporteur) Téléchargez la version imprimable
Mémo quelques suggestions Avant le 16 mai 2014 Si vous avez opté pour un stand clé en main (Design ou Optima) sélectionnez gratuitement les coloris de vos aménagements (voir la rubrique «configuration stand clé en main») Vérifiez et/ou commandez les équipements de votre stand (moquette, réserve, électricité, mobilier ) Certaines prestations risquent de vous manquer sur place (voir la boutique en ligne) Pensez à la visibilité de votre marque sur le stand : signalétique, documents diffusés Votre contact commercial peut vous accompagner dans ces réflexions Quelles animations proposer sur votre stand : diffusion d un powerpoint, cadeaux à distribuer? (voir la rubrique «vos animations») Veillez à ce que le stand soit actif : le mouvement attire le monde Organisez les soirées de votre équipe + l hôtel Nous vous proposons le Dîner d Ouverture le lundi soir, le Dîner des Acteurs de la Sécurité le mardi soir et la Soirée Afterwork le mercredi soir Avant le 2 juin 2014 Invitez vos clients et prospects sur votre stand / à votre conférence (e-mailing, ) (votre invitation sera sur la page d accueil de votre espace exposants) Envoyez la fiche «Livraisons» à votre transporteur Gérez les déjeuners de l équipe présente Services de catering et sandwichs livrés sur votre stand par le traiteur ou réservation au restaurant. (voir la rubrique «restauration») Préventica s engage Les entreprises participant au salon se doivent d être à jour sur le plan fiscal et social, employant du personnel régulièrement déclaré et respectant les dispositions régissant la lutte contre le travail clandestin, et n ayant pas fait l objet d observations relatives au non-respect des règles de prévention des accidents de travail. Elles doivent en outre être immatriculées au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers. En cas d embauche de personnel, il est nécessaire de respecter les obligations suivantes : Effectuer une déclaration préalable à l embauche (DPAE) pour chaque nouveau salarié www.due.urssaf.fr Remettre un bulletin de salaire à tous vos salariés Déclarer le nombre exact d heures travaillées www.net-entreprises.fr Effectuer les déclarations sociales obligatoires Les fournisseurs et sous-traitants pour des opérations de montage démontage ou décoration de votre stand dont le montant de la prestation est supérieur ou égal à 3 000 doivent vous fournir les documents suivants : 1 attestation de déclarations sociales de moins de 6 mois 1 attestation sur l honneur du dépôt des déclarations fiscales obligatoires 1 récépissé de dépôt de la déclaration auprès d un Centre de Formalités des entreprises lorsque 1 document attestant sur l honneur que le travail est effectué par des salariés employés régulièrement au regard de la législation relative au travail dissimulé l immatriculation au RCS ou au RM n est pas obligatoire
Cahier des charges de sécurité Ce cahier des charges relatif à la sécurité contre l'incendie et la panique dans les établissements recevant du public doit être observé par les exposants. Jean-Luc LANNOY, chargé de sécurité, tient une permanence téléphonique gratuite pour les exposants au 06 82 74 05 15, ou par mail : jeanluclannoy@orange.fr La réservation d'un stand implique l'acceptation des consignes suivantes décrites ci-après. Le chargé de sécurité de la manifestation se doit de veiller au respect des mesures de sécurité décrites dans le présent document qui constitue le cahier des charges de la manifestation prévue à l'article T5 3 de l'arrêté du 18 novembre 1987, modifié par l'arrêté du 11 janvier 2000. Ce document est contractuel. I - REGLEMENTATION Les obligations rappelées dans le présent document sont celles prévues par l'arrêté ministériel du 18 novembre 1987. II - OBLIGATIONS DES EXPOSANTS ET LOCATAIRES DE STANDS Les aménagements de stands doivent être achevés au moment du contrôle de la Commission de Sécurité. Sur chaque stand, l exposant ou son représentant qualifié, doit être présent lors de ce contrôle. Il doit tenir à la disposition de la Commission tout renseignement utile, tel que certificats d ignifugation, nom des décorateurs. L organisateur décline toute responsabilité en cas de fermeture d un stand ordonnée par la Commission de Sécurité, pour inobservation des règlements. III - AMENAGEMENTS DES STANDS 3.1 Catégories En fonction de leur réaction au feu, les matériaux d aménagement sont répartis en 5 catégories : M0 - incombustible M1 - non inflammable M2 - difficilement inflammable M3 - moyennement inflammable M4 - facilement inflammable 3.2 Classement réaction au feu La preuve du classement de réaction au feu doit être apportée, soit : par le procès-verbal d essai réalisé par un laboratoire agréé ; par le marquage de conformité à la norme NF. Lors de la visite de sécurité, l'exposant doit fournir tous les certificats de conformité concernant les matériaux de construction et les éléments décoratifs de son stand. Pour les tissus ignifugés, la preuve du classement de réaction au feu doit être apportée, soit : - par identification placée en lisière, si le traitement d ignifugation est effectué en usine ou en atelier, - par un tampon ou un sceau, si le traitement d ignifugation est effectué «in situ». Les matériaux traditionnels présentent les classements conventionnels suivants (dans ce cas, il n est pas nécessaire d apporter la preuve du classement) : Classement M0 : verre brique plâtre ardoise fer acier aluminium - produits céramiques. Classement M3 : bois massif non résineux d au moins 14 mm d épaisseur - bois massif résineux et panneaux dérivés du bois (contreplaqués lattés particules fibres) d au moins 18 mm d épaisseur. Classement M4 : bois massif non résineux d épaisseur inférieure à 14 mm - bois massif résineux et panneaux dérivés du bois, d épaisseur inférieure à 18 mm. 3.3 Classement des matériaux Les matériaux utilisés doivent présenter les classements suivants : Constitution et aménagement de stands et notamment leur cloisonnement et ossature : M3 Décoration florale de synthèse en grande quantité : M2 Revêtement des podiums, estrades ou gradins de hauteur supérieure à 0,30 m et de superficie supérieure à 20 m² : M3 Revêtement des podiums, estrades ou gradins de hauteur inférieure à 0,30 m et de superficie inférieure à 20 m² : M4 Couverture, double couverture éventuelle et ceinture de chapiteaux et tentes : M2 Vélums d allure horizontale : M1 Les stands ne peuvent comporter qu un seul niveau de surélévation.
Les stands possédant un plafond, un faux-plafond ou un vélum et les stands possédant un niveau de surélévation doivent remplir simultanément les conditions suivantes : - Avoir une surface inférieure à 300 m² - Totaliser une surface de plafond et faux-plafond pleins au plus égale à 10 % de la surface du niveau. IV INSTALLATIONS ELECTRIQUES Ces installations sont réalisées conformément à la norme NFC 15-100 et exploitées sous la responsabilité des exposants. Les principales obligations réglementaires sont les suivantes : Les câbles souples doivent être prévus pour une tension normale au moins égale à 500 Volts. Les circuits d alimentation des socles de prises de courant doivent être protégés par des dispositifs de courant nominal inférieur ou égal à 16 ampères. Toutes les canalisations doivent comporter un conducteur de protection relié à la borne de mise à la terre du coffret de livraison du stand. Les prises de terre individuelles sont interdites. Les appareils de classe 0 doivent être protégés par des dispositifs à courant différentiel nominal, au plus égal à 30 ma. V UTILISATION DU BUTANE EN BOUTEILLE Le propane est interdit. Les bouteilles contenant 13 kg de gaz au plus sont seules autorisées. Les bouteilles doivent toujours être munies de détendeurs normalisés. Les bouteilles raccordées doivent être placées hors d atteinte du public et être protégées contre les chocs. Le nombre de bouteilles raccordées sur chaque stand est limité à 6. Les bouteilles raccordées doivent être éloignées les unes des autres de 5 m au moins, ou bien séparées par un écran rigide et incombustible et implantées à raison d une bouteille pour 10 m². Les tuyaux de raccordement souples ou flexibles doivent être : Conformes à la norme correspondante à leur diamètre. De longueur inférieure à deux mètres (2 m). Ne doivent pas être utilisés après la date figurant sur le tuyau. Les bouteilles non raccordées ne doivent pas être conservées dans le bâtiment. VI LUTTE CONTRE L INCENDIE L implantation et l aménagement des stands ne doivent pas compromettre l accessibilité aux R.I.A., aux extincteurs et aux commandes de désenfumage. Les stands possédant un plafond, un faux-plafond ou un vélum et les stands présentant un niveau de surélévation doivent disposer d extincteurs portatifs dès lors que leur surface est supérieure à 50 m². L utilisation de ces extincteurs doit être assurée par une personne désignée à cet effet. VII PRODUITS INTERDITS Les produits suivant sont interdits sur les stands: Echantillons ou produits contenant un gaz inflammable, Ballons gonflés avec un gaz inflammable ou toxique, Articles en celluloïd, Artifices pyrotechniques et explosifs, Oxyde d éthyle, sulfure de carbone, éther sulfurique, acétone, acétylène, oxygène et hydrogène (sauf dérogation administrative). VIII LIQUIDES INFLAMMABLES Sur chaque stand, les liquides inflammables sont limités aux quantités suivantes : 10 litres de liquides inflammables de 2 ème catégorie (fioul gasoil - alcool de titre supérieur à 40 GL). 5 litres de liquides inflammables de 1 ère catégorie (benzène toluène hexane butanol xylène essence de térébenthine). Les liquides particulièrement inflammables (oxyde d éthylène sulfure de carbone éther) sont INTERDITS. IX VEHICULES EXPOSES EN INTERIEUR Les véhicules exposés en intérieur devront respecter les consignes suivantes : - Moteur coupé - Groupe électrogène rangé, éteint et non accessible - Réservoir plein et fermé à clef - Aucun dégagement de fumées - Alarme générale : pour éviter toute confusion avec l'alarme d'évacuation du Parc des expositions, toutes les alarmes d'évacuations devront être mises sur "alarme générale restreint" ou "hors service" - flashs lumineux de signalisation et d'alarme autorisés X DISPOSITIONS SPECIALES La charge autorisée au Parc des Expositions est de 1 000 kg / m². Une déclaration auprès de l organisateur doit être faite par les exposants ou locataires de stands utilisant des machines en fonctionnement, des moteurs thermiques ou à combustion, du gaz propane, des sources radioactives, générateurs de fumées et sources lasers. Au plus tard 1 mois avant le salon.