ATELIER DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES AGENCES D EXECUTION SUR LE SYSTEME D ENREGISTREMENT ET DE SUIVI DES BENEFICIAIRES DIRECTS (DBMR) DES PROJETS IPEC/BIT EN COURS EN COTE D IVOIRE 21 au 23 Juin 2012 N SA Hôtel, Grand Bassam Dans le cadre de la mise en œuvre des programmes du BIT en Côte d Ivoire, le Programme international pour l élimination du travail des enfants (IPEC), à travers son projet IPEC/CCP «Vers des communautés de cacaoculture débarrassées du travail des enfants à travers une approche intégrée à la base en Côte d Ivoire et au Ghana», a entrepris une série de sessions de formation, en vue du renforcement des capacités des acteurs-clés. Dans ce cadre, les partenaires d exécution et les autres intervenants clés du projet ont été formés du 18 au 20 juin 2012, à l Hôtel N SA de Grand-Bassam sur le Système intégré de suivi-évaluation (CMES). Faisant suite à cette session, un autre atelier de renforcement des capacités des agences d exécution sur le système d enregistrement et de suivi des bénéficiaires directs (DBMR) des projets IPEC/BIT en cours en Côte d Ivoire s est tenu du 21 au 23 juin 2012 sur le même site. L objectif de ce second atelier était de faciliter l appropriation de ce système par les agences d exécution des projets IPEC/BIT en cours et de leur fournir les compétences nécessaires pour un déploiement efficace et coordonné. Le présent rapport retrace la cérémonie d ouverture, le déroulement de la formation, la synthèse et les recommandations et, la cérémonie de clôture. 1- Cérémonie d ouverture La cérémonie d ouverture de cet atelier a été marquée par les allocutions de M. Boua Bi Sémien Honoré, Directeur international du Programme IPEC/BIT Abidjan et du Dr N guettia Martin, Directeur de la lutte contre le travail des enfants, représentant Monsieur Gilbert Kafana Koné, Ministre d Etat, Ministre de l emploi, des affaires sociales et de la solidarité, Président du Comité 1 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
interministériel de la lutte contre la traite, l exploitation et le travail des enfants en Côte d Ivoire. Dans son intervention, M. Boua Bi a inscrit le présent atelier dans une série de sessions de formation initiées pour le renforcement des capacités des mandants du BIT. Il a, en effet, subordonné l efficacité des agences d exécution sur le terrain à une bonne maîtrise des méthodologies et des outils d intervention. Dans ce sens, il a indiqué que le présent atelier vise à informer et à former les agences d exécution sur les outils d enregistrement des bénéficiaires directs des programmes d intervention, ainsi qu à leur utilisation. Il a terminé son allocution en soulignant l importante lisibilité que le rapportage conférait aux différentes interventions du programme IPEC en matière de lutte contre le travail des enfants. Dans son adresse, le Dr N Guettia a renouvelé l engagement de l Etat de Côte d Ivoire à juguler le phénomène du travail des enfants en Côte d Ivoire. Dans ce sens, il a indiqué la prise d actes majeurs, à savoir : - Mise en place du Comité interministériel (CIM) et du Comité national de surveillance (CNS) de lutte contre la traite, l exploitation et le travail des enfants - Elaboration du plan d actions national (PAN) 2012-2014 de lutte contre la traite, l exploitation et le travail des enfants, participatif et prévoyant quatre (4) axes stratégiques : (i) Prévention ; (ii) Protection ; (iii) Répression ; (iv) Suivi-Evaluation. L intervenant a également insisté sur l enjeu d un système de rapportage fiable et précis pour les actions d intervention menées dans le cadre de la lutte contre le travail des enfants et a requis l attention des séminaristes tout au long des travaux. Il a en outre réitéré ses remerciements au BIT pour son appui constant au Gouvernement de Côte d Ivoire dans le cadre de la lutte contre le travail des enfants et dans bien d autres domaines. C est sur ces mots, qu il a officiellement ouvert l atelier de formation sur le système d enregistrement et de suivi des bénéficiaires directs. 2 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
2- Déroulement des travaux 2-1 Participants Le séminaire a réuni une trentaine d agences d exécution des projets IPEC en cours en Côte d Ivoire (cf. Liste des participants). La formation a été assurée par M. Anton Hausen, Consultant formateur au BIT. Le bureau de séance était composé de M. Gueu Etienne, Administrateur Général du Travail et des Lois Sociales, consultant, qui a assuré la facilitation de la formation, et de M. Koné Koko Siaka, consultant, en charge de la rédaction du rapport. 2-2 Organisation de la session Après la présentation des participants, et l adoption de règles de base dans la conduite des travaux, les attentes des séminaristes ont été recueillies. Entre autres, les agences d exécution ont souhaité : - Connaître les outils d enregistrement et de suivi des bénéficiaires, afin de les utiliser de façon efficace - Connaitre la méthodologie d identification des bénéficiaires - Connaître le devenir des enfants après leur retrait - Comprendre les concepts et maîtriser le système d enregistrement - Maîtriser les concepts liés à la traite - Avoir une idée claire de la rédaction du rapport de suivi - Etre capable de restituer la formation - Connaitre les spécifications techniques des bases de données Suite à ce recueil des attentes des séminaristes, M. Daniel Chachu est intervenu pour souligner que le système d enregistrement et de suivi des bénéficiaires directs (DBMR) est un volet essentiel de la stratégie de mise en œuvre du système intégré de suivi évaluation (CMES). Il a en particulier insisté sur le fait que le DBMR ne concernait pas uniquement les enfants. 3 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
2-3 La formation 2-3-1 Méthodologie M. Anton Hausen a adopté une méthode expositive des concepts et des outils du système d enregistrement et de suivi des bénéficiaires directs. Les exposés ont été enrichis par des discussions en plénière. Les évaluations formatives ont été effectuées à travers des exercices d application, faits individuellement ou en petits groupes, et ont permis au formateur de s assurer de l appropriation des concepts par les auditeurs. 2-3-2 Contenu 2-3-2-1 Jour 1 La première intervention de M. Anton a porté sur les concepts clés du DBMR, son utilité et les avantages qu il procure. Ainsi, l on retiendra que «le DBMR est un outil de référence garantissant la cohérence, l exactitude et la complète documentation du programme d action directe vis-à-vis des bénéficiaires en termes de sélection, de services offerts, de changement dans la situation du travail des enfants» ; le concept de «bénéficiaire direct» renvoyant aux individus (enfants, membres de famille ou membres de communautés) qui ont bénéficié de biens ou services directement de la part du projet. Le DBMR alimente les rapports au bailleur et permet d évaluer l impact des projets. Référant, ensuite, aux conventions 138 et 182, M. Anton a précisé les nuances entre les concepts de travail léger, de travail des enfants, de traite, d exploitation sexuelle commerciale pour rappeler les trois axes d intervention des agences d exécution, à savoir, le Retrait, la Prévention et la Protection. Il en a déduit les trois catégories d enfants définis dans le DBMR : (i) les enfants ciblés pour le retrait, (ii) les enfants ciblés pour la prévention, et (iii) les enfants ciblés pour la protection. Pour s assurer de la maîtrise des concepts, M. Anton a proposé huit (8) cas pratiques qui sont en fait situations de vie et de travail d enfants. L exercice a consisté à demander aux séminaristes de catégoriser les enfants selon les axes d intervention dont devraient bénéficier ces derniers. Dans sa seconde communication sur le DBMR, M. Anton en a évoqué la mise en œuvre. Il a en particulier insisté sur le fait que les services aux bénéficiaires devaient être effectivement disponibles (quel est le service fourni? en quelle 4 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
quantité?) et que l on devait s assurer de l effectivité des sources d informations qui garantissent la vérifiabilité des prestations de services. A cet égard, M. Anton a présenté les deux formulaires de suivi dans le DBMR dont le remplissage garantit le signalement des enfants bénéficiaires à IPEC: le Profil des enfants bénéficiaires et le formulaire de Suivi des enfants bénéficiaires. Après la présentation de l objet et des outils du suivi dans le DBMR, M. Anton a souligné, dans un troisième exposé, les cinq (5) critères de signalement qui fondent un rapport de suivi des bénéficiaires directs : Règle 1 : l enfant n a pas été astreint au travail des enfants au cours des trois derniers mois ; Règle 2 : il est orienté vers ou bénéficie de services d enseignement et d autres services de réinsertion nécessaires ; Règle 3 : sa fréquentation scolaire a été de 75 % au cours des trois derniers mois ; Règle 4 : deux visites de suivi sont consignées dans le formulaire de suivi ; Règle 5 : s'il a été ciblé pour une protection du lieu de travail, celui-ci doit avoir été sécurisé pour l enfant ; sinon, le retiré M. Anton a, par ailleurs, insisté sur la nécessité de vérifier l utilisation effective des formulaires de Profil et de Suivi, ainsi que la conformité des informations inscrites avec la situation réelle. Il a indiqué les outils et les méthodes de vérification à utiliser par les Agences d exécution et le BIT ; de même qu il a fait remarqué qu il était crucial que les formulaires de vérification des Agences d exécution et du BIT soient correctement utilisés et remplis. Un exercice sur les exigences de l élaboration des rapports a été proposé aux auditeurs. La correction de cet exercice a constitué le dernier acte de cette première journée de formation. 5 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
2-3-2-2 Jour 2 Au second jour, l atelier est rentré dans sa phase pratique. M. Anton a procédé à une présentation détaillée des outils du système d enregistrement et de suivi des bénéficiaires directs, c est-à-dire le Profil de l enfant bénéficiaire (à l admission) et le Formulaire de suivi de l enfant bénéficiaire. Il a agi de même en ce qui concerne les formulaires de vérification, à savoir le Formulaire de vérification des données de l agence d exécution et le Formulaire de vérification du DBMR pour le personnel du projet de l IPEC. Cette présentation s est achevée par une description du Rapport sommaire de DBMR de l agence d exécution. Suite à cet exposé, M. Anton a engagé avec les séminaristes une discussion, en vue d approfondir l examen des différents formulaires. Le formateur s est enfin assuré de l appropriation des outils en proposant un exercice pratique aux séminaristes. Il s est agi à ce niveau pour les différents groupes constitués de simuler, à l aide des outils, des cas d enregistrement et de suivi d enfants bénéficiaires suivant les axes d intervention des Agences d exécution, à savoir le retrait, la prévention et la protection. Les propositions d enregistrement des groupes ont été examinées en plénière et traduites dans les matrices sur support électronique. En son second point d intervention de la journée, M. Anton s est évertué à répondre aux questions : (i) Qui doit faire le suivi? (ii) Quelles sont les sources à utiliser pour le suivi? (iii) Quelles sont les conditions d un bon suivi? Il a, par exemple, indiqué que vu l étendue des zones d intervention, des relais étaient indispensables ; cependant, il a particulièrement insisté sur la responsabilité des agences d exécution quant à la qualité des rapports. Par conséquent, il a identifié le renforcement des capacités des intervenants de la communauté comme une des conditions sine qua non d un bon suivi. De même, il a souligné la nécessité d une bonne synergie entre les agences d exécution, les sources utilisées et les moniteurs. Après cet encart, M. Anton a présenté le Logiciel de suivi et de communication d informations des bénéficiaires directs (DBMR). Il a procédé à une démonstration du potentiel du logiciel. L utilisation pratique du logiciel, avec une interface en français, est prévue pour le lendemain. Sur ce, il a été mis fin à la deuxième journée de formation sur le DBMR. 6 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
2-3-2-3 Jour 3 La dernière journée de formation des agences d exécution a commencé avec les remarques des séminaristes quant aux difficultés éventuelles que pourraient poser les formulaires utilisés. A ce propos, le formateur a promis faire part au Bailleur des observations des auditeurs. M. Anton a ensuite animé une séance de formation pratique sur l utilisation du logiciel. A cet effet, il a distribué un CD-Rom du logiciel aux séminaristes, et leur a indiqué la procédure d installation et de lancement du logiciel: - Exécution du Setup (AccessDatabaseEngine) - Lancement du logiciel : Cliquer sur l application DBMR (ILO) - Nom utilisateur : admin - Mot de passe : abcde Puis, il a procédé à une formation pas à pas quant à l utilisation du logiciel : - Remplissage des champs - Edition des rapports - Sécurisation des données Après cet exposé pratique, le formateur est intervenu pour indiquer les dimensions de la protection des enfants tant à l école que sur le lieu de travail. Il s est évertué à définir les concepts de danger, de risque, de gestion des risques et d évaluation des risques. Il en a déduit qu en matière de protection l élimination des risques doit être la règle première et, la réduction des risques ne doit intervenir que par défaut. M. Anton a ponctué son intervention par un récapitulatif de la formation. Il a souligné l attitude participative et très encourageante des séminaristes. Il leur a demandé de relever les implications possibles de cette formation sur la gestion de leurs activités. L évaluation de la formation par les agences d exécution a marqué la fin de la session de formation de trois jours. 7 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
3- Synthèse/Recommandations A la fin des trois jours de formation, les séminaristes ont livré leurs impressions sur la session. Après en avoir souligné l intérêt et l opérationnalité pour une plus grande efficacité des agences d exécution sur le terrain, ils ont souhaité que cette initiative soit renouvelée. En particulier, ils se sont appesantis sur les désidératas suivants : - Assurer un encadrement régulier des agences d exécution sur le terrain pour la mise en œuvre du DBMR - Assurer une meilleure traduction des documents et supports de formation - Organiser une séance de briefing des interprètes sur les termes techniques avant la tenue de l atelier 4- Adoption du rapport de l Atelier Le rapport de l Atelier a été adopté sous réserves de la prise en compte des observations et suggestions formulées par les participants. 5- Cérémonie de clôture Deux temps forts ont marqué la cérémonie de clôture : (i) la remise des attestations de formation aux auditeurs ; (ii) les allocutions de clôture. Les attestations de formation ont été remises aux récipiendaires par M. Boua Bi Sémien Honoré, Directeur international du Programme IPEC/BIT Abidjan et du Dr N guettia Martin, Directeur de la lutte contre le travail des enfants, représentant Monsieur Gilbert Kafana Koné, Ministre d Etat, Ministre de l emploi, des affaires sociales et de la solidarité, Président du Comité interministériel de la lutte contre la traite, l exploitation et le travail des enfants en Côte d Ivoire. Après cette brève cérémonie, les séminaristes ont entendu les allocutions de clôture prononcées par ces deux officiels. 8 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
Dans son adresse, M. Boua Bi a remercié l ensemble des séminaristes, à commencer par le Dr N Guettia Martin, DLTE, dont l assiduité aux travaux traduit la volonté du Gouvernement de Côte d Ivoire. Il a indiqué que cet atelier de formation s inscrit dans le cadre plus global de la durabilité, de la lisibilité, et de la crédibilité des actions IPEC en Côte d Ivoire. Il a promis qu un suivi effectif sera exercé avec l appui des administrateurs nationaux Dans son intervention, le Dr N Guettia Martin a relevé le renforcement opérationnel dont ont bénéficié les agences d exécution pour un rapportage efficace des données de terrain. Il a également dit combien une bonne maîtrise du DBMR contribuerait à une plus grande lisibilité et visibilité des actions de lutte contre le travail des enfants en Côte d Ivoire, tant au plan national qu international. C est sur ces mots que le Dr N Guettia a déclaré officiellement clos l Atelier de renforcement des capacités des agences d exécution sur le système d enregistrement et de suivi des bénéficiaires directs (DBMR) des projets IPEC/BIT en cours en Côte d Ivoire. 9 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
ANNEXE : LISTE DES PARTICIPANTS N Noms et Prénoms Structure 1 Adayé Raymond DLTE MEMEASS Numéro de Téléphone 20-21-01-57/ 01-69-66-33 Adresse mail adayeraymond@yahoo.fr 2 Ahidara-Diaby Aminata BIT 20-31-89-33 diaby@ilo.org 3 Aka Euphrasie Coordinatrice nationale ICI 05-74-15-54 e.aka@cocoainitiative.org 4 Anoh Missa Lin ANADER Abidjan 01-21-22-39/ lin_anoh@yahoo.fr 5 Boa Bonzou Edouard UGTCI/URT Abengourou 07-99-50-76 6 Boko N'Doli Joël ASA 07-11-85-36/ larocheboko@yahoo.fr 7 Boua Bi Sémien Honoré BIT 20-31-89-00 boua-bi@ilo.org 8 Daniel Chachu BIT 00-233-244837 doc.chachu@gmail.com 9 DIGBEUTI WANHI Jean- Gabin DR MFFE Bouaflé 07-30-77-42/ 02-09-23-75 digbeutigabin@yahoo.fr 10 Furman Ricardo Wolf IPEC HQ furman@ilo.org 11 Gnaly Alexis DLTE 20-21-01-18 gbanagnaly@yahoo.fr 12 Gueu Etienne Facilitateur 08-36-68-87 gueuetienne@yahoo.fr 13 Hausen Anton Consultant 00358-45-8954844 hausenanton@gmail.com 14 Hili Baba Paul DR MFFE Dimbokro 07-86-80-95 hilibaba@yahoo.fr 15 Kadjo Nanou Emile SAA ENF 22-52-33-59/ 05-56-59-90 kadjoemile@yahoo.fr 16 Koffi Victor 17 Kombo N'Zoré Marie Jeanne Ministère Famille, Femme, Enfant DPE UGTCI 20-32-42-33/ 07-79-02-27/ 02-58-17-88 21-24-08-83/ 02-46-02-39/ 07-63-42-01 victorkoffi2@yahoo.fr mjkombo2002@yahoo.fr 18 Koné Koko Siaka IPNETP 05-62-12-40 kokosiaka@yahoo.fr 10 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel
19 Koné née Niamien Marcelline SAA ENF 20 Kouadio Clément SDEF-Afrique 21 Kouakou Kouadio Ulrich Seth Centre Social M'Batto 22-52-33-59/ 07-07-34-35 22-48-86-35/ 01-98-03-88 08-82-14-81 koneniamien@yahoo.fr bomankouadio@yahoo.fr; sdef_afrique@yahoo.fr 22 Kouamé N'Goran Aimé KAVOKIVA Gonaté 01-23-01-15/ 07-51-36-94 aknledur@yahoo.fr 23 Kouassi Emmanuel ONG FSL 24 Kouassi Pemaud Justin DPE/MFFE 01-36-25-44/ 44-05-98-49 20-32-42-33/ 07-13-70-06/ 46-74-06-27 filsdekouassi@yahoo.fr kpjust2003@yahoo.fr 25 Kwamin Flora Centre Social 09-93-67-58 kwaminflora@yahoo.fr 26 Laurent Guittey BIT IPEC 20-31-89-30 guittey@ilo.org 27 N'Choh Hugues Guillaume Edy 28 Ndoli oi Ndoli ANADER Soubré ONG FSL 07-74-01-62 hugedy@gmail.com 01-07-63-25/ 09-58-87-87 oindoli@yahoo.fr 29 N'Goran K. Alexis DR FFE Bouaflé 30 N'Guessan Marius ONG AIECA 31 N'Guettia K.K. Martin DLTE 04-74-89-64/ 40-02-46-06 07-87-28-55/ 05-97-81-30 20-21-01-57/ 04-99-24-65 ngoranalexis16@yahoo.fr aieca_2005@yahoo.fr nguettiamartin@yahoo.fr 32 Ouattara Pégabila Gervais BIT 20-31-89-32 dona_pega@yahoo.fr 33 Oulle Lynitha M. SDEF-Afrique 06-12-90-41 oullemireille@yahoo.fr 34 Sei Bi Olivier 08-89-58-88 olivier.sei-bi@undp.org 35 Sigui Mokié BIT 20-31-89-31 sigui@ilo.org 36 Tanon Adou ONG AIECA 37 Tia Zogbeu Robert Afrique Secours et Assistance 38 Touré Mariame KAVOKIVA 39 Yao Effet Kofikan 40 Zan-bi née Tralou Marguerite DR MFFE Dimbokro 07-87-28-55/ 04-07-09-72 01.67.54.37/ 65.11.73.25 01-50-33-32/ 22-41-20-81 aieca_2005@yahoo.fr tianetfr@yahoo.fr cakhmariame@yahoo.fr 05-76-14-86 yaoeffet@yahoo.fr SAA ENF Bouaflé 07-55-09-56 mzambi@yahoo.fr 11 BIT - Renforcement des capacités des Agences d exécution N SA Hôtel