Page 1/7 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport DIRECTIVE DEPARTEMENTALE GESTION DES COMPTES HORS COMPTABILITE DE L'ETAT DIRECTION DES FINANCES Activités/Processus : Gestion des comptes hors D.FIN.1.09 comptabilité générale Entrée en vigueur: 01.09.2013 Version et date : 1.3/ 01.09.2013 Remplace les versions : 1.2 du 02.08.2012 Date d'approbation du SG : 02.07 2012 Date de validation de la DCI : 25.06.2012 Responsable de la directive: Directeur à la direction des finances en charge de la comptabilité et du contrôle interne financier I. Cadre 1. Objectif(s) L'objectif de cette directive est d'assurer une gestion harmonisée selon des pratiques communes des comptes hors comptabilité de l'etat (ci-après HCE) et de fixer des règles conformes aux dispositions légales et aux recommandations de l'inspection cantonale des finances (ICF) en la matière. 2. Champ d application Ensemble des directions et services du département 3. Personnes de référence Directeur à la direction des finances en charge de la comptabilité et du contrôle interne financier 4. Documents de référence Loi sur la gestion administrative et financière de l'etat de Genève (LGAF) D 1 05 Loi sur la surveillance de la gestion administrative et financière et l'évaluation des politiques publiques D 1 10 Loi sur l'instruction publique (LIP) C 1 10 Règlement concernant la responsabilité des caissiers des services de l'administration cantonale B 5 05.15 Règlement fixant les débours, frais de représentation et de déplacement et autres dépenses en faveur du personnel de l'administration cantonale (RDébours) B 5 15.24 Règlement de la centrale commune d'achat (RCCA) B 4 20.03 Directive transversale Gestion des comptes bancaires et postaux EGE-02-16 Directive transversale Registre des signatures - Enregistrement des dépenses EGE- 02-23 Directive transversale Débours, frais de représentation et de déplacement et autres dépenses en faveur du personnel de l'administration cantonale EGE-03-04 Directive transversale Gestion des guichets et des caisses EGE-02-28 Directive transversale EGE-04-04 Approvisionnement - Article 4 Règlement B 4 20.03 de la Centrale Commune d'achats Directive transversale EGE-04-05 Directive d'approvisionnement en matière de fournitures et services hors CCA Directive départementale Gestion des caisses comptabilité générale D.FIN.1.01 Directive départementale Habilitation financières et registre des signatures
Page : 2/7 D.FIN.1.06 Directive départementale Dons et Legs D.FIN.1.12 Directive départementale Gestion des vols, sinistres et vandalisme D.FIN.1.04 Directive départementale Octroi et remboursement de frais en faveur des membres du personnel D.RH.00.01 Directive départementale Etablissement, validation et diffusion des directives D.DCI.01.01 Procédure départementale Gestion de la caisse comptabilité générale P.FIN.1.01 Procédure Tiers unique BCGE DIP II. Directive détaillée Les directions générales sont encouragées à émettre des procédures internes tenant compte de leurs spécificités propres pour autant qu'elles respectent l'ensemble des principes émis dans le présent document. La présente directive ne traite pas des caisses tenues dans la comptabilité de l'etat, la gestion de ces dernières est précisée dans la directive départementale "Gestion des caisses comptabilité générale D.FIN.1.01". 1. Définition Les comptes hors comptabilité de l'etat sont des comptes qui ne figurent pas dans les comptes de l'etat et qui sont destinés en particulier à la gestion de liquidités provenant de tiers. Il s'agit de comptes en lien avec une caisse et / ou un compte bancaire. Lorsqu'il s'agit d'un compte bancaire, celui-ci doit être exclusivement tenu auprès de la Banque cantonale de Genève (ci-après : BCGE) sous le tiers unique "Etat de Genève - DIP (n 208'507). En principe, un seul compte bancaire est ouvert par service, établissement, école. L'ouverture d'un compte supplémentaire pour une activité spécifique reste réservée et soumise à l'autorisation de la direction générale et de la direction financière du DIP (Dirfin). Bien que ces comptes ne soient que partiellement propriété de l'etat, ils relèvent de sa responsabilité et des fonctionnaires chargés de leur gestion. Tout versement effectué par des élèves, des représentants légaux ou des tiers aux établissements et services du DIP doit être considéré comme de l'argent public et strictement soumis aux règles de gestion en vigueur à l'etat. La création d'un compte HCE doit être exclusivement liée à des fonds faisant l'objet d'un règlement établi sur la base d'un modèle (voir un exemple en annexe) et qui prévoira notamment : - les modalités d'approvisionnement possible, - les utilisations possibles, - les règles de gestion et de tenue comptable, - la destination des soldes non-dépensés pour chaque activité, - les personnes responsables et / ou habilitées à signer, - le mode de contrôle. Tout autre usage que celui défini dans le règlement est interdit. Aucune dérogation n'est possible sauf validation explicite de la direction générale.
Page : 3/7 2. Responsabilités La Dirfin autorise la création de nouveaux comptes HCE et s'assure, dans le cadre des opérations de bouclement ou à l'improviste, par sondage, que les directions générales exercent l'activité de contrôle qui leur est déléguée. Elle veille également à ce que les modes de gestion soient harmonisés au sein du département. Les directions générales : - soumettent les demandes de création de nouveaux comptes HCE à la Dirfin, - approuvent les prestations ou activités liées à ces comptes, - valident les règlements des fonds et leurs modifications le cas échéant et, à cette occasion, s'assurent que ces règlements soient conformes aux lois et règlements en vigueur et à la présente directive, - s'assurent, dans le cadre des travaux de bouclement et au moins une fois par an, à l'improviste et par sondage, que les comptes soient gérés de manière conforme tant sur le plan légal qu'en ce qui concerne l'objet du fonds et que les règles de gestion soient connues et comprises. - accordent les dérogations. Les services / établissements / écoles : - soumettent toute demande à leur direction générale, - établissent les règlements de fonds et les soumettent à leur direction générale pour validation, - gèrent les fonds conformément aux règlements, lois, et à la présente directive ainsi qu'à la procédure propre au degré d'enseignement ou de l'office le cas échéant. 3. Sources de financement : A. Versements par les communes Les montants versés par les communes sont assimilés à des subventions. B. Dons et legs La directive départementale Don et Legs D.FIN.1.12 s'applique. Il est interdit aux membres du personnel de solliciter ou d'accepter pour eux-mêmes, ou pour autrui des dons ou d'autres avantages en raison de leur situation officielle. C. Contributions financières des représentants légaux Les services / établissements/ écoles doivent fixer une limite annuelle en ce qui concerne les contributions des représentants légaux. Les directions générales fixent les règles en la matière.
Page : 4/7 D. Contributions des élèves majeurs Toute contribution d'élève doit reposer sur une base légale ou réglementaire. E. Subventions ordinaires (Etat) En vue de faciliter la gestion de certaines activités les subventions ordinaires peuvent également être versées sur un compte HCE. F. Autofinancement par les élèves Les recettes provenant d'actions d'autofinancement par les élèves peuvent également venir alimenter le compte HCE par le biais de fonds spécifique. Ces activités sont strictement définies par les règlements propres à chaque fond. 4. Gestion et tenue comptable A. Gestion : Les règles de gestion des caisses et comptes HCE et des fonds qui en dépendent peuvent, si nécessaire, être formalisées sous la forme d'une procédure propre à chaque ordre d'enseignement ou office. Le cas échéant, celle-ci doit être validée conformément à la directive départementale Etablissement, validation et diffusion des directives D.DCI.01.01. Les règles de gestion des comptes HCE doivent être communiquées par les directions générales aux services / établissements / écoles et doivent être connues des ces derniers. D'une manière générale, et dans un souci de transparence et d'équité, les pratiques en vigueur doivent être harmonisées au niveau du département (critères cadres, justificatifs et formulaires standards). La double signature est la règle. En ce qui concerne les relations bancaires ouvertes, les directions générales s'assurent, au moins une fois par année, de la présence systématique de double signature. Les règlements doivent être établis selon un modèle précis (voir exemple en annexe). Par ailleurs, les prestations et activités exercées et autorisées doivent respecter les normes légales en vigueur (p. ex. : droit d'auteur). Au minimum une fois par an, les soldes non dépensés des montants en provenance de l'etat au titre de subventions devront systématiquement être restitués afin d'éviter la thésaurisation, conformément aux articles 22 et 36 de la LGAF. Des modalités particulières peuvent être définies et doivent faire l'objet d'une autorisation de la Dirfin. B. Utilisation : Les règles d'utilisation des comptes HCE sont les suivantes : - les dépenses sont obligatoirement en relation avec une activité pédagogique en lien avec les élèves ou avec les relations familles-école, - dans la mesure où l'utilisation d'une caisse est autorisée, la directive départementale Gestion des caisses comptabilité D.FIN.1.01 sera strictement appliquée, en particulier, lorsque l'organisation de l'établissement / du service le permet, une séparation stricte
Page : 5/7 entre la fonction de comptable et celle de caissier doit exister. Si cette mesure n'est pas applicable, des mesures de contrôles supplémentaires doivent être mises en place, - le financement de dépenses en faveur du personnel est interdit, ces dernières étant couvertes par la directive Directive départementale Octroi et remboursement de frais en faveur des membres du personnel D.RH.00.01, - en ce qui concerne les achats de fournitures les règles CCA s'appliquent. S'agissant de comptes hors comptabilité de l Etat, l'outil unique de la CFI ne peut, pour des raisons techniques, être utilisé. Ainsi, en remplacement de la demande d'achat, l'établissement doit faire parvenir sa requête par messagerie électronique au service client de la CCA qui procédera à une commande manuelle. La facture sera directement transmise à l'adresse indiquée lors de la commande, - en ce qui concerne les transferts de liquidités, la directive transversale EGE-02-28 Gestion des guichets et des caisses ainsi que la procédure départementale P.FIN.1.01 Gestion de la caisse comptabilité générale s'appliquent. Le cas échant une directive ou procédure émise par la direction générale du degré d'enseignement / office peut s'appliquer. - les comptes HCE ne doivent jamais présenter un découvert. Par ailleurs, une liste détaillant les types de transactions interdites est jointe en annexe. Cette liste fait partie intégrante de la présente directive. Dans la mesure du possible, le recours aux avances de frais doit être évité et le règlement anticipé des frais par facture doit être encouragé. Le cas échéant, le recours au virement bancaire (netbanking) doit être privilégié, les transferts de liquidité et en particulier le recours à la caisse doivent être réduits au strict minimum. En ce qui concerne les contributions, l'utilisation de bulletins de versement doit être privilégiée afin de réduire au maximum les mouvements de liquidités. Le recours aux virements bancaires doit être fortement recommandé ou encouragé. Dans le cadre de l'organisation d'un évènement, un agenda des versements à recevoir doit être établi et les éventuelles contributions financières des participants doivent être réglées avant la tenue le l'évènement. Toutes dépenses ou tout remboursement doit préalablement et systématiquement recevoir l'approbation des personnes habilitées. L'intégralité des charges et des revenus relatifs à une activité doit être supportée par le fonds. Les activités qui présentent les caractéristiques de revenus et de charges qui devraient figurer dans les comptes de l'etat doivent être réintégrées dans le budget et le compte de fonctionnement de l'etat. L'établissement systématique d'un récépissé lors de contributions reçues de main à main doit être la règle. Les exceptions doivent être dûment motivées (par ex. matérialité, proportionnalité). Toute demande et utilisation de carte de crédit en lien avec ces comptes est strictement interdite. C. Tenue des comptes
Page : 6/7 La totalité des mouvements de liquidités dépendant des comptes HCE doit être enregistrée dans une comptabilité conforme aux principes en vigueur à l'etat. En particulier : - chaque mouvement doit être systématiquement justifié par un document valable et probant, - chaque justificatif doit être numéroté, daté et classé, - pour chaque activité spécifique (séjour, excursion, manifestation), une comptabilité analytique ou un bilan financier, établi dans un délai raisonnable, doit permettre de recenser les sorties et entrées de trésorerie. Ces décomptes feront l'objet de contrôles documentés ponctuels par les directeurs d'établissement ou les directions générales. Lorsque des montants à destination spéciale sont octroyés au service /à l'établissement / à l'école ou que l'établissement dispose d'une trésorerie dont une partie a été dotée par des fonds ne provenant pas de l'etat, une comptabilité par type de financement doit être tenue afin d'identifier ces montants parmi les sommes en trésorerie. A cette fin, l'usage de l'outil TEGF (Tiers En Gestion Fiduciaire) est obligatoire pour les établissements disposant de droits d'accès à la CFI. A défaut, les directions financières des offices et degrés d'enseignement doivent mettre à disposition des établissements un canevas en vue de leur permettre la tenue d'une telle comptabilité (p. ex. grand-livre américain). 5. Bouclement Les comptes HCE font l'objet d'une clôture dans le cadre du bouclement annuel des comptes de l'etat. Les services / établissements / écoles s'assurent, le cas échéant, de la récupération de l'impôt anticipé. Chaque bouclement fait l'objet d'un rapport formel accompagné des justificatifs qui doit être tenu à disposition des directions générales et de la Dirfin. Les directions générales contrôlent que les comptes sont justes et tenus de manière conforme et s'assurent qu'il n'y a pas de thésaurisation. Ces contrôles doivent être documentés.
Page : 7/7 Annexe D.FIN.1.09.01 Transactions interdites - recours à des sources non autorisées par la direction générale ou la Dirfin pour financer les prestations et activités des établissements (p. ex : ventes de brochures, d'équipements, locations de locaux, forfaits relatifs aux cours dont les charges sont imputées dans les comptes de l'etat), - dépenses non conformes au but des fonds dépendant de comptes HCE et notamment : achat de toute forme d'équipement, financement de repas hors voyages scolaires, cadeaux aux membres du personnel, étrennes, voyages hors excursions scolaires et séjours linguistiques, salaires, dédommagements, certaines dépenses liées aux échanges linguistiques (bon cadeau), travaux de réfection et autres aménagements, apéritifs pour les membres du personnel, achat de café, frais de parking, frais d'examen de langue, paiement de cotisation, dons, remboursement suite à un refus d'assurance, étrennes, achat de matériel pour les cours, achat d'alcool, récompenses, - octroi de prêts à des membres du personnel, - placements financiers, - contournement des schémas comptables et les procédures financières en vigueur et en particulier ceux relatifs au réapprovisionnement des caisses (réapprovisionnement de l'icaisse par la caisse HCE), - transferts de fonds d'un montant supérieur à 5000 F sans recours à un transporteur de fonds, - dépenses sans validation des personnes habilitées, - ouverture ou détention d'un compte dans un autre établissement que la BCGE et sous une relation autre que le tiers unique DIP,