DESCRIPTION DU CONCOURS QUÉBÉCOIS 2016 59 SECRÉTARIAT 1. DESCRIPTION DU CONCOURS 1.1. But de l épreuve Évaluer les habiletés et les compétences de la candidate 1 à exécuter différentes tâches dans le domaine du secrétariat. 1.2. Durée du concours Douze (12) heures. 1.3. Compétences et connaissances pouvant être évaluées La compétition sera divisée en quatre (4) parties de trois (3) heures. Chacune des parties renfermera différentes tâches à réaliser. 1.4. Tâches que les candidates pourraient avoir à effectuer durant l épreuve : Rédiger et disposer de la correspondance d affaires en français; Produire des étiquettes et acheminer des documents; Effectuer la mise à jour de différents documents (Excel, Access, Word); Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l employeur; Gérer votre temps de travail; 1. Le féminin est employé afin d alléger le texte. Page 1
Établir et tenir un système manuel de classement; Communiquer dans un contexte de travail de bureau; Préparer des réunions d affaires; Gérer, en français et en anglais, les communications d un bureau par téléphone et par courriel; Exploiter les fonctions de base d un tableur; Exploiter les fonctions de base de données; Exploiter les fonctions d un logiciel de comptabilité (facturation, mise à jour de l inventaire). 1.5. Thématique de l épreuve «Deux jours dans la vie d une secrétaire» Les candidates réaliseront différentes tâches en lien avec le domaine du secrétariat à partir des consignes données par leur employeur. Le déroulement de cette compétition est basé sur une mise en situation. Page 2
1.6. Déroulement JOURS 1 ET 2 Arrivée à 8 h 30 Bloc 1 - Présentation des instructions pour la journée; - Présentation de la mise en situation; - Période de questions. 9 h à 10 h La candidate devra gérer son temps et établir les priorités afin d effectuer les différentes tâches demandées tout en faisant face à divers imprévus : clients qui se présentent, appels, etc. 10 h à 10 h 15 Pause obligatoire 10 h 15 à 11 h 30 La candidate devra gérer son temps et établir les priorités afin d effectuer les différentes tâches demandées tout en faisant face à divers imprévus : clients qui se présentent, appels, etc. 11 h 30 à 12 h 30 Diner sur place Bloc 2 12 h 30 à 14 h 30 La candidate devra gérer son temps et établir des priorités afin d effectuer les différentes tâches demandées tout en faisant face à divers imprévus : clients qui se présentent, appels, etc. 14 h 30 à 14 h 45 Pause obligatoire 14 h 45 à 16 h La candidate devra gérer son temps et établir les priorités afin d effectuer les différentes tâches demandées tout en faisant face à divers imprévus : clients qui se présentent, appels, etc. JOUR 2 16 h à 16 h 30 Rencontre entre les candidates et les juges. 16 h 30 à 17 h Rencontre entre les enseignantes et les juges. Page 3
1.7. Liste des documents papier ou électroniques à réaliser Note Lettre d une page en français Lettre de deux pages en français Lettre d une page en anglais Communiqué Formulaire Courrier électronique Procès-verbal Ordre du jour Enregistrement de messages vocaux anglais/français Tableaux et graphiques Saisir des factures d achats et de ventes Saisir divers paiements et retraits d argent Base de données Page 4
2. DOCUMENTS FOURNIS SUR LE WEB 2.1. Documents qui seront fournis sur le site et date à laquelle les concurrents y auront accès DOCUMENT OUI NON DATE Aperçu de l examen X Examen complet X Épreuve de l édition précédente X Octobre 2015 Liste de l outillage X Février 2016 Grille de notation X Février 2016 Portrait de l entreprise et mise en situation X Février 2016 Organigramme de l entreprise X Février 2016 Cahier de l enseignante X Février 2016 Cahier de la candidate X Février 2016 3. ÉQUIPEMENT, MATÉRIEL, TENUE VESTIMENTAIRE 3.1. Équipement et matériel fournis par l organisation Système d exploitation Windows 7 Professionnel Bureautique Microsoft Office 2013 Professionnel 64 bits (Word, Excel, Outlook, Access et PowerPoint) Correcteur orthographique Logiciel Antidote Version 8 Comptabilité Simple comptable 2015 Page 5
Navigateur internet Google chrome (version courante) Firefox (version courante) Utilitaires Windows Media Player (version courante) Logiciel de compression et décompression de fichiers (7-Zip) (version courante) Quick Time Player (version courante) Équipements informatiques fournis Ordinateur Souris Imprimante réseau couleur Autres équipements fournis Chaises ergonomiques Clé USB Enregistreur numérique Chronomètre Tapis de souris Porte-documents Page 6
3.2. Équipement et matériel que doivent apporter les candidates : Voir la liste sur le site Web de Compétences Québec au : www.competencesquebec.com. 4. EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ 4.1. Pièces d équipement de protection individuelle que doivent apporter les candidates Aucun équipement de protection individuelle ne sera requis 4.2. Pièces d équipement de protection individuelle obligatoires que fournira Compétences Québec 4.3. Notation en SST Nil. Aucun équipement de protection individuelle ne sera fourni par Compétences Québec 5. ÉVALUATION 5.1. Composition du jury Le jury sera composé de spécialistes provenant de différents milieux ayant des compétences reconnues dans le domaine des communications et du secrétariat. De plus, il sera peut-être possible que quelques enseignants soient aussi du jury. (À être confirmé) Page 7
5.2. Répartition des points par blocs de travail Voir la grille de notation sur le site Web de Compétences Québec au : www.competencesquebec.com. 6. RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES Durant les journées de compétitions, la candidate ne pourra communiquer qu avec les juges ou l experte de la compétition. En cas de retard aux compétitions, la candidate ne se verra octroyer aucun temps supplémentaire. Il est important que la candidate ainsi que l enseignante consultent les documents supplémentaires inscrits dans la liste à la page 5 de ce document. Il est important que toutes les candidates participent à la session d information la veille de la compétition. Les enseignantes pourront pénétrer sur le site des compétitions avec leur candidate lors de la session d information qui a lieu la veille de la compétition. Il sera possible pour l enseignante de dîner avec sa candidate. La présence des enseignantes est requise lors de la lecture des instructions à chaque matin des compétitions. Les enseignantes pourront aider leur candidate à l organisation de leur poste de travail. Le français écrit et oral sera évalué tout au long de la compétition. Voir la liste des pénalités possibles; elles seront déduites du pointage final pour chacune des journées. Chaque candidate doit être en tenue professionnelle sous peine d une pénalité. Page 8
Matériel interdit : o o o o Les bouchons pour les oreilles Le cellulaire Le lecteur MP3 L usage de notes de cours. N.B. Si vous désirez obtenir des documents pour vous aider à la préparation des Olympiades en secrétariat, envoyez un courriel à l adresse mentionnée ci-dessous. 7. EXPERTE Nathalie Baulne Nouvelle Génération Courriel : Page 9