1 Guide de présentation d'une demande de soutien aux publications scientifiques francophones 2016 Table des matières Introduction...1 Présentation...1 Le formulaire Auteur...2 Le formulaire Éditeur...2 Les Signatures...3 Les Résultats...3 Foire aux questions...4 Introduction Ce guide s'adresse aux personnes qui font une demande de soutien aux publications scientifiques francophones suivantes : ouvrages originaux, ouvrages collectifs, monographie, numéros spéciaux de revues ou actes de colloques en version imprimée ou en ligne. Les sections qui suivent permettent de fournir l ensemble des informations utiles au renseignement du dossier et indiquent les démarches à suivre de même que les obligations auxquelles les demandeurs doivent se conformer. Un dossier bien rempli permettra aux experts puis au Comité éditorial de prendre une décision éclairée sur la demande de soutien. Présentation Un dossier de demande doit comprendre les éléments suivants : 1. Le formulaire Auteur 2. Le formulaire Éditeur 3. Le tapuscrit complet mis en forme avec table de matières. Dans le cas des actes de colloques et ouvrages collectifs, les dossiers pourront faire l'objet d'un examen sur la base d'une présentation du contenu détaillé, avec la liste des auteurs et un résumé des contributions sans qu'il ne soit nécessaire de fournir initialement le tapuscrit complet. Il est toutefois recommandé de fournir si possible le tapuscrit complet même pour des actes de colloque ou ouvrages collectifs. 4. Le CV complet de l'auteur avec la liste de ses publications et, le cas échéant, ceux des coauteurs 5. Un extrait Kbis datant de moins de trois mois, si l'éditeur est une société commerciale basée en France, ou tout autre document selon la législation en vigueur du pays d'activité de l'éditeur attestant de l'immatriculation de la société ; 1
2 6. Les statuts, si l'éditeur est une association, selon la législation en vigueur du pays d'activité de l'éditeur. Il faut rappeler qu'il n'est pas possible de demander une subvention pour publier une thèse, faire la traduction d'un ouvrage (vers le français ou depuis le français), faire la réimpression d'un ouvrage déjà publié, ou financer une revue scientifique (seuls les numéros spéciaux de revue peuvent faire l'objet d'une demande de subvention). Aucun projet ne peut être déposé si l'auteur n'a pas identifié un éditeur acceptant de publier son livre. Il faut noter que l'auf a mis en ligne une liste non exhaustive d'éditeurs spécialisés dans les livres scientifiques francophones, qui peut aider les auteurs à proposer leurs tapuscrits en vue d'une publication : https://www.auf.org/les-services-de-l-auf/professeur-chercheur/publier-en-francais/liste-non-exhaustive -dediteurs-francophones/ Le formulaire Auteur On entend par «établissement de rattachement», l'institution où œuvre le demandeur. Le demandeur doit être affilié à un établissement membre de l'auf. Il n'est pas nécessaire d'être enseignant titulaire pour répondre à l'appel. Toutefois, il faut nécessairement fournir une attestation prouvant votre statut, car seules les personnes affiliées à un établissement membre de l'auf (https://www.auf.org/membres/) comme étudiant, enseignant ou personnel de direction ou personnel administratif peuvent déposer un dossier de demande de soutien. Si le demandeur est déjà inscrit dans le répertoire des chercheurs du portail Internet «Savoirs en partage», il n'a qu'à copier l'url de sa fiche sur le formulaire, sinon, c'est l'occasion pour s'inscrire en se connectant à l'adresse qui figure sur le formulaire (http://www.savoirsenpartage.auf.org/). Le titre de la publication peut ne pas être le titre définitif. Pour la présentation de l'ouvrage, elle doit être claire et succincte afin que les experts puissent évaluer la pertinence du projet par rapport aux critères d'appréciation. La description doit, de façon claire et synthétique, mettre en évidence les objectifs poursuivis par l'ouvrage, les moyens choisis et les résultats attendus de la réalisation du projet de publication. Pour ce qui est des critères d'appréciation du projet, il faut préciser la portée de l'ouvrage notamment au regard des grandes orientations de la Francophonie universitaire. Les critères indiqués dans le formulaire sont ceux utilisés par les experts pour évaluer les dossiers. Le texte du tapuscrit doit être rédigé dans un français de qualité. Cette condition demeure l'une des exigences fondamentales pour les experts et le comité éditorial : un tapuscrit de mauvaise qualité avec de nombreuses erreurs et fautes d'orthographe ne sera certainement pas retenu. Le formulaire Éditeur L'éditeur doit préciser s'il accepte la mise en ligne d'une version numérique pour téléchargement gratuit de l'ouvrage dans la bibliothèque numérique de l'auf en cas de subvention apportée au projet d'ouvrage. Il est possible de prévoir un délai avant la mise en ligne (par exemple 1 ou 2 ans), ou de ne prévoir la mise en ligne que lorsque le livre n'est plus dans le catalogue de l'éditeur. Il est aussi possible de refuser la mise en ligne de l'ouvrage, même avec un délai, mais il faut prendre en compte que l'acceptation d'une diffusion gratuite de l'ouvrage fait partie des critères considérés par le comité éditorial pour sélectionner les projets. 2
3 Pour le budget prévisionnel du projet, l'éditeur doit présenter dans des tableaux spécifiques la répartition des dépenses couvertes par la contribution demandée à l'auf, par grands types de dépenses. Il est important d'être précis dans la description des dépenses (par exemple «frais de fabrication» n'est pas suffisamment clair, mais «frais d'impression» l'est). Il faut préciser pour quelles dépenses est demandée une subvention de l'auf et de quel montant. Si la subvention est accordée, il sera nécessaire de fournir les justificatifs montrant que la dépense a bien été faite (par exemple, dans le cas des «frais d'impression», ce justificatif sera la facture de l'imprimeur). Il faut noter que la subvention de l'auf est destinée aux dépenses de base, nécessaires pour réaliser la publication : la rémunération de l'auteur, la marge bénéficiaire de l'éditeur, etc. ne peuvent pas être financées par l'auf. L'AUF ne prendra pas non plus en charge les frais éventuels de traduction. Il est aussi recommandé de ne pas demander 100 % du budget pour la publication de l'ouvrage et montrer ainsi qu'il existe un cofinancement venant de l'éditeur ou d'autres institutions. Les Signatures Les bénéficiaires ne doivent pas oublier de signer et dater le formulaire de demande de contribution (Auteur) et le formulaire de demande (Éditeur). Le dossier complet de demande de subvention doit être adressé à : edition-diffusion@auf.org Le demandeur doit utiliser la liste de contrôle suivante avant d'envoyer son dossier : 1. Le formulaire Auteur 2. Le formulaire Éditeur 3. Le tapuscrit complet (ou la liste des articles / chapitres avec le nom des auteurs et le résumé dans le cas des ouvrages collectifs ou actes de colloque au cas où le tapuscrit complet n'est pas disponible). 4. Le CV complet de l'auteur et le cas échéant des coauteurs 5. L'extrait K-bis (seulement pour les maisons d'édition en France) 6. Les statuts de la maison d'édition Les Résultats Le comité éditorial de l'auf, composé de membres de son Conseil scientifique, se réunit au mois de mai pour statuer sur les dossiers. Les résultats sont annoncés généralement début juin. Pour les projets retenus, l'auf adresse à l'éditeur et à l'auteur une proposition de convention. Une fois un accord trouvé sur les termes de la convention, elle peut être signée assez vite et l'éditeur bénéficie d'un paiement d'une première tranche de 50 % de la subvention (la deuxième tranche étant versée une fois l'ouvrage publié et les justificatifs fournis). L'ouvrage a un an pour être publié, à compter de la date de signature de la convention. 3
4 Il faut noter que l'auf reçoit chaque année un nombre important de projets : le taux de sélection en 2015 a été d'environ 20 %. Il y a donc de nombreux projets qui ne peuvent pas être retenus. Pour plus d'information sur le soutien de l'auf aux publications scientifiques francophones, il est possible de consulter : https://www.auf.org/les-services-de-l-auf/professeur-chercheur/publier-en-francais/ ou de nous contacter à edition-diffusion@auf.org Foire aux questions Q : Qui choisira les ouvrages scientifiques francophones qui recevront un soutien à la publication par l'auf? R : Après avoir vérifié que votre dossier est complet, celui-ci est transmis au comité éditorial, composé de membres du conseil scientifique de l'agence universitaire de la Francophonie qui prendra la décision finale sur les ouvrages qui seront soutenus par l'auf. Des experts extérieurs peuvent également être sollicités pour apporter leur avis sur les propositions d'ouvrages. Chaque ouvrage soumis sera expertisé par au moins deux scientifiques désignés par l'auf. Comme nous recevons beaucoup de demandes, les projets sont nécessairement en concurrence les uns avec les autres et tous ne peuvent être retenus. Q : Quels sont les critères retenus pour qu'un ouvrage scientifique francophone bénéficie du soutien à la publication? R : Le détail des critères pris en compte est présenté dans la partie «Modes de sélection et examen des propositions de projets» dans l'appel d'offres pour le soutien aux publications scientifiques francophones. Les candidats, lors du dépôt du dossier, doivent expliquer en quoi leur projet de publication correspond aux critères. Q : Je suis enseignant(e) vacataire dans une université membre de l'auf. Est-ce que je peux déposer un dossier ou faut-il être enseignant titulaire? R : Oui, vous pouvez déposer un dossier même si vous êtes enseignant vacataire, ou personnel ayant un statut administratif. Il n'est pas nécessaire d'être enseignant titulaire pour répondre à l'appel. Toutefois, il faut nécessairement fournir une attestation prouvant votre statut, car seules les personnes affiliées à un établissement membre de l'auf peuvent déposer un dossier de demande de soutien. Q : Actuellement, je ne suis pas enseignant(e) ou chercheur(se) dans une université membre de l'auf. Mais j'ai fait mes études dans une université qui était membre de l'auf. Est-ce que je peux déposer un dossier de demande de soutien à une publication? R : Non, vous ne pouvez déposer un dossier que si vous êtes chercheur, enseignant vacataire ou titulaire, étudiant (doctorant) ou encore personnel ayant un statut administratif dans un établissement membre de l'auf au moment de la demande. Q : Je viens de soutenir ma thèse et j'ai trouvé un éditeur qui est d'accord pour la publier. Est-ce que je peux répondre à l'appel d'offres de l'auf? R : Non, les publications de thèse ou de mémoire de master ne sont pas acceptées pour cet appel d'offres. Q : Je suis enseignant(e) chercheur dans un établissement membre de l'agence et j'aimerais bien 4
5 être soutenu pour la publication de mon projet d'ouvrage. Je voudrais bien savoir si c'est à l'auteur de choisir une maison d'édition? R : L'action de l'auf se limitera à accorder une subvention destinée à la prise en charge d'une partie des frais d'édition. Aussi, votre démarche devra être d'abord de trouver une maison d'édition prête à publier votre ouvrage et ensuite de présenter votre candidature à notre appel à projets. Si vous n'avez pas encore de contact avec une maison d'édition francophone, vous pouvez utiliser la liste des maisons d'édition scientifiques francophones compilée par l'auf à cette adresse : https://www.auf.org/les-services-de-l-auf/professeur-chercheur/publier-en-francais/liste-non-exhaustive -dediteurs-francophones/. Q : Est-il possible d'indiquer plusieurs noms de maisons d'édition lors du dépôt de la demande de soutien? Je suis en contact avec trois maisons différentes et le choix ne sera probablement pas fait à la date limite de remise des dossiers? R : Votre demande ne s'accorde malheureusement pas avec nos procédures. S'il vous était impossible d'obtenir une réponse des éditeurs dans les délais de notre appel, vous ne pouvez pas déposer votre demande. Il est nécessaire lors du dépôt de dossier d'avoir une seule maison d'édition mentionnée et d'avoir tous les documents demandés de la part de cette maison d'édition (budget prévisionnel, lettre d'acceptation, etc.). Q : Je voudrais postuler à votre appel d'offres et je me demandais si la maison d'édition doit obligatoirement être française? Et si jamais je ne trouve pas une maison d'édition qui soit habituée à publier en français, comment puis-je contacter ou trouver une maison d'édition francophone? R : Peu importe la nationalité de la maison d'édition, elle doit être suffisamment connue dans le milieu de l'édition et en activité dans la région. Il faut également qu'elle ait suffisamment l'habitude de publier en français, ne serait-ce que pour - par exemple - être en mesure de corriger des fautes dans le manuscrit à publier et d'échanger par courriel avec les auteurs qui ne s'exprimeraient qu'en français, etc. Vous pouvez par ailleurs utiliser la liste des maisons d'édition scientifiques francophones compilée par l'auf à cette adresse : https://www.auf.org/les-services-de-l-auf/professeur-chercheur/publier-en-francais/liste-non-exh austive-dediteurs-francophones/ Q : Je dispose de trois manuscrits que je souhaite publier dans le cadre de votre appel d'offres. Me serait-il possible de faire une demande globale pour les trois ouvrages en question? Ou ma demande doit-elle être spécifique à chaque ouvrage? R : Une demande ne saurait concerner qu'un seul projet de publication. Par ailleurs, il ne pourra être considéré qu'un seul projet de publication par candidat, et ce, afin de donner leur chance au plus grand nombre. Q : Nous sommes chercheurs dans une université membre de l'agence universitaire de la Francophonie et nous sommes plusieurs auteurs à avoir participé à la rédaction d'un ouvrage scientifique en langue française. De ce fait, nous voulions savoir si nous devions déposer chacun une demande de soutien ou bien devions nous faire une demande collective? R : Il faut faire seulement une demande, qui sera déposée par le coordonnateur de l'ouvrage. 5
6 Q : Je voudrais savoir si une traduction inédite en français d'un ouvrage déjà édité dans une autre langue entrait dans le cadre des conditions d'octroi d'une subvention par l'auf? R : Non, le soutien de l'auf ne couvre pas les frais de traduction. Un projet de traduction en français d'un ouvrage étranger, même si cette traduction est inédite en français, ne pourra pas être accepté. De même il n'est pas possible de demander un soutien pour la traduction d'un ouvrage en français vers une langue étrangère. Q : Si les documents présentés (contrat d'auteur, lettre d'acceptation de l'éditeur) sont dans une autre langue que le français? Dois-je les traduire en français? R : Il faut en effet que tous les documents présentés soient traduits et certifiés en langue française par un traducteur assermenté. Le travail du Comité éditorial sera ainsi facilité. Q : Je veux publier une revue biannuelle (mars et novembre) et j'aimerais savoir si le soutien de l'auf peut couvrir l'impression de ces deux numéros? R : Cet appel d'offres ne concerne que les publications uniques. Il n'a pas pour vocation de s'inscrire dans la durée. Concernant une revue, le seul cas de financement qui serait acceptable serait pour un numéro thématique, spécial ou hors série ou pour des communications d'un colloque publiées dans un numéro de la revue et un seul. En outre, le contenu du numéro doit rejoindre les grands objectifs de l'appel (voir les critères de sélection). Q : Je voudrais demander un financement pour la publication des actes d'un colloque qui se tiendra au mois de mars. Je ne peux donc attacher de tapuscrit du volume qui ne sera prêt qu'après la date de clôture de l'appel (fin janvier). Est-il quand même possible de soumettre mon dossier? R : Dans le cas particulier des actes de colloque et ouvrages collectifs, votre dossier pourra faire l'objet d'un examen et d'une acceptation sous réserve sans qu'il ne soit nécessaire de fournir le tapuscrit complet. Le programme du colloque ainsi que les résumés des contributions doivent toutefois être fournis au moment du dépôt des dossiers. Q : Lors du dépôt de ma demande, l'ouvrage doit-il être déjà complètement élaboré sans possibilité de développement ou changements ultérieurs? ou peut-il être aussi en phase projet? R : Il faut que le tapuscrit soit achevé au moment de la clôture de l'appel. Il serait trop complexe pour notre comité de sélection de statuer sur des projets d'ouvrages qui ne sont pas complets. Il n'est pas nécessaire toutefois que ce soit un prêt à clicher : un document mis en forme avec une table des matières peut suffire. Des conditions particulières existent pour les ouvrages collectifs et les actes de colloques : il est possible de présenter seulement les résumés des contributions lors du dépôt de dossier. Q : Je suis enseignant (e) chercheur dans une université membre de l'auf et je désire soumettre une demande de subvention pour la conception d'un dépliant de vulgarisation sur les insectes alimentaires en Afrique francophone. Est-ce possible? R : Non, notre appel ne concerne que les projets d'ouvrages. Il s'agit de soutenir la création d'un livre, imprimé ou numérique, dans l'une des disciplines indiquées et selon les types indiqués dans la rubrique "type d'ouvrage". Les dépliants, les affiches, ainsi que la conception d'images ou de vidéos ne rentrent pas dans le cadre de notre financement. Q : J'ai apporté des modifications à mes travaux de recherches qui furent publiés, il y a dix ans. 6
7 Mes recherches complémentaires apportent un regard nouveau sur la démarche méthodologique pour la recherche dans mon domaine. Cette réédition pourrait-elle être soutenue financièrement par l'agence universitaire de la Francophonie? R : La subvention n'est attribuée qu'à une œuvre inédite. Les rééditions, les mises à jour, les ouvrages traduits ne seront pas pris en compte par le comité éditorial de l'auf. Q : Concernant la personne chargée du dossier au sein de la maison d'édition s'agit-il d'indiquer celui qui tient les contacts avec la maison d'édition? ou bien de dire quelle personne, parmi les employés de la maison d'édition, s'occupe en particulier de la publication? R : Il s'agit effectivement de la personne, parmi les employés de la maison d'édition qui s'occupe en particulier de votre publication. Dans le cas particulier d'un prestataire éditorial situé dans un pays non francophone, il peut - bien entendu - s'agir d'un(e) collègue de cette personne qui pourrait servir de contact pour des échanges éventuels en français. Pour toute autre question, contactez-nous à edition-diffusion@auf.org 7