Le Le guide guide Edition Septembre 2012
Introduction Les solutions de la...2 Une ergonomie intuitive...4 La synchronisation des données...6 La personnalisation...8 Un générateur d états puissant... 10 Les champs personnalisés... 12 Les tableaux de bord... 14 Un mode réseau performant... 16 Gestion Commerciale Les achats, les ventes, les stocks... 18 La facturation périodique... 20 La contremarque... 22 La gestion du multi-dépôts... 24 La gestion des tarifs... 26 Les articles liés et de remplacement... 28 Les nomenclatures... 30 La gestion des affaires... 32 La gestion des relances... 34 Le commissionnement... 36 Les statistiques... 38 L analyse multi-dimensionnelle... 40 Module N de série/lot N de Série/ Lot... 42 Dates de péremption (DLC-DLUO)... 44 CRM La qualification des Tiers... 46 Le suivi de l efficacité commerciale... 48 La gestion des commerciaux... 50 Les campagnes marketing... 52 Finances La saisie comptable... 54 L analytique... 56 La gestion des budgets... 58 Les états comptables... 60 Les historiques... 62 Les virements/prélèvements... 64 La prévision de trésorerie... 66 Les Etats Financiers... 68 Paye La conception d un bulletin... 70 Les traitements de masse... 72 Les fonctions principales... 74 1
Les solutions de la Fruit de 5 années de Recherche & Développement, la d EBP a pour objectif de proposer aux dirigeants de PME des solutions puissantes et performantes, répondant aux critères techniques les plus pointus en terme de fiabilité, maintenance, évolutivité et pérennité. Développée sous Open Line Technology TM et proposée avec le moteur de base de données Microsoft SQL, la se compose d un logiciel de Comptabilité, d un logiciel de Gestion Commerciale, d un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) et de modules s interfaçant avec chacune des solutions précédemment citées. Entièrement personnalisables, les logiciels de la s adaptent à de nombreux secteurs d activités. Achats/Ventes Suivi des stocks Planning de livraison Gestion des nomenclatures N de série et de lot Assemblage de produits Historiques Stocks Gestion totale des stocks Mouvements des stocks Stocks en multi-dépôts Dépôt de transit Inventaires Valorisation des stocks CRM Recueil d informations prospects/clients Qualification des tiers Identification des besoins Segmentation Campagne marketing Introduction Finances La permet à des comptables, directeurs financiers et à des dirigeants de PME de gérer la comptabilité générale et analytique, les immobilisations, de maîtriser leur trésorerie et leur budget et d établir leurs liasses fiscales. Gestion La offre à des directeurs commerciaux et à des dirigeants de PME une solution de gestion exhaustive pour structurer efficacement leur activité commerciale. Outre la maîtrise totale des achats, des ventes, des stocks, le logiciel dispose de fonctionnalités avancées telles que la gestion du multidépôt, des nomenclatures, des affaires, l analyse multidimensionnelle (cube OLAP)... Progiciel de Gestion Intégré (PGI) Le PGI permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances ), la comptabilité générale, analytique, et la gestion des budgets dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Les données se synchronisent pour une totale cohérence et homogénéité des informations. Alliant richesse fonctionnelle, simplicité, puissance et performance, le PGI répond ainsi aux besoins les plus pointus des PME. CRM Ce logiciel permet de développer le chiffre d affaires de son entreprise avec une gestion poussée de la relation client. Il regroupe les phases fondamentales d un CRM pour transformer les opportunités en vente : recueil d informations, identification de besoins, campagne marketing Avec le PGI ou la Gestion Commerciale de la, l utilisateur bénéficie d une solution globale, de la détection de leads jusqu à la vente. Modules de la Actuellement au nombre de quatre, les modules viennent enrichir et compléter les logiciels de la. Ils permettent ainsi de répondre à des besoins spécifiques et d apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d entreprise. Les modules s interfacent et communiquent en temps réel avec les logiciels de la. Leur ergonomie et leur mode de fonctionnement sont identiques à ceux des logiciels, facilitant ainsi leur prise en main et leur utilisation. EBP Module Immobilisations Open Line TM EBP Module CRM Open Line TM EBP Module N de Série/Lot Open Line TM EBP Module SDK Open Line TM Décisionnel Tableaux de bord Analyses statistiques Cube OLAP Paye Gestion de la Paye Multi-établissements Bulletins de paie en masse Congés payés et absences Interrogation des données de paye Espace de travail sécurisé Historiques Finances Comptabilité Générale Comptabilité Analytique Prévisions de trésorerie Gestion des budgets Immobilisations Etats Financiers 2 3
Une ergonomie intuitive Les solutions de la ligne PME offrent une interface de travail proche des usages quotidiens en informatique. Leur ergonomie intuitive facilite la prise en main du logiciel. Une ergonomie proche des usages quotidiens La similitude avec les outils bureautiques utilisés chaque jour (Word, Excel, Outlook...) permet de conserver ses habitudes de travail. Les flèches «suivant» et «précédent» comme si vous naviguiez sur Internet. Les filtres, le regroupement d informations La consultation des informations, telles que le nombre de clients, les devis en cours, etc., constitue une part importante de l activité quotidienne de l entreprise. Il faut être très réactif et manipuler les données de façon très souple. 1. Filtrer les données Filtrez vos données sur n importe quelle colonne et dans n importe quelle liste du logiciel. Effectuez un filtre pour classer vos données par ordre croissant ou décroissant Introduction La barre de navigation comme dans Outlook et la gestion de vos e-mails. Des menus regroupés par situations de travail : cycle des ventes, des achats, gestion des règlements... Une navigation facilitée par les Open Guide. Dans le menu Ventes, vous pouvez créer vos clients, vos factures, vos devis, saisir vos règlements... Un Open Guide est disponible dans chaque situation de travail, pour accéder facilement aux fonctionnalités du logiciel. 2. Regrouper les informations ou effectuez des filtres personnalisés. Les filtres personnalisés permettent d appliquer des conditions : «est égal à», «n est pas égal à», «est plus petit que»... La recherche intelligente Les logiciels de la permettent de créer vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments pour regrouper les informations utiles pour l entreprise. Vous souhaitez regrouper votre liste de livraison par jour et par nom de client? Etape 1 : Etape 2 : Etape 3 : Elle permet de rechercher tous types d informations : une date, un montant, un nom... et ce sur toutes les colonnes. Elle permet aussi d effectuer une recherche multicritères, comme un nom et un montant simultanément. Cette recherche intelligente est disponible à tout moment, quelle que soit la fenêtre du logiciel. Ici, on recherche les factures adressées aux mairies en 2008. Un simple clic sur la colonne «date» et l utilisation de la fonction «cliquer déposer» est nécessaire. Le regroupement des informations est proposé par date. Pour associer un nouveau regroupement, ici dans l exemple par nom de client, il suffit de répéter la manipulation effectuée en étape 2. Le logiciel vous propose les factures correspondant à ces critères. Astuce! N hésitez pas à sauvegarder à tout moment les modifications effectuées dans les fenêtres du logiciel (taille des colonnes, nombre de colonne,...) pour les consulter ultérieurement. A l aide d un clic droit, accédez au panneau de regroupement. Ici, l en-tête de la colonne a été déplacée dans la zone de regroupement. Vos données sont instantanément filtrées par date. Ici, l en-tête de colonne «nom de client» s est ajoutée au regroupement précédent «date». Vos données sont instantanément filtrées par date et par nom de client. 4 5
La synchronisation des données Les logiciels de la sont des solutions communicantes, permettant de synchroniser automatiquement les données entre la gestion commerciale et la comptabilité. Le logiciel tout-en-un L intégration de la gestion commerciale et de la comptabilité permet de gérer son entreprise dans un seul et même logiciel. La synchronisation permet également d enregistrer automatiquement une facture en comptabilité sans aucune ressaisie. Depuis votre facture, cliquez sur «valider» pour enregistrer automatiquement les informations en comptabilité. L état «provisoire» se transforme alors en «transféré en comptabilité». Sans aucune ressaisie, votre facture est enregistrée en comptabilité. Introduction Accédez à la comptabilité depuis votre gestion commerciale et inversement. L intégration des données Dans la gestion commerciale d une entreprise, les informations saisies en facturation doivent souvent être récupérées en comptabilité. D ou l intérêt d un logiciel intégré. En effet, de nombreux éléments modifiés en gestion commerciale seront automatiquement intégrés en comptabilité et inversement. Pour aller plus loin Il est possible de choisir le transfert manuel (sur demande) ou automatique des données (à chaque validation de document, de règlement ou d inventaire). L intégration propose d aller encore plus loin, avec la consultation depuis la comptabilité des factures qui ont permis la génération d une écriture comptable. La synchronisation permet de gagner du temps au quotidien et de garantir la cohérence des informations du logiciel. Prenons un exemple : Etape 1 : Prenons un exemple : L Expert-Comptable souhaite valider les écritures de l entreprise. Pour cela, il a besoin de retrouver l origine de certaines écritures. Ce logiciel intégré permet d ouvrir, depuis l écriture comptable, la facture correspondante dans la gestion commerciale. Etape 1 : Etape 2 : Le logiciel ouvre la facture correspondant à l écriture comptable, depuis la gestion commerciale. Dans la fiche client de la gestion commerciale, intégrez sa nouvelle adresse. Etape 2 : Sauvegardez les informations. 6 Etape 3 : Elles sont automatiquement enregistrées en comptabilité, dans la fiche «compte» de votre client. 7
La personnalisation Pour utiliser au mieux son logiciel, il est important de pouvoir le personnaliser en fonction de ses habitudes de travail et de ses besoins. La personnalisation permet, entre autres, de gagner du temps au quotidien dans la gestion de son entreprise et d obtenir l information sous la forme choisie. Etape 6 : Consultez les résultats. Introduction Visualisation des clients avec n de tél renseigné. Les vues Après plusieurs mois d activité et d utilisation du logiciel, une base de données se constitue. Elle contient la liste de l ensemble des documents de vente (devis, factures, commandes ), des contacts, des articles... Vous pouvez personnaliser le résultat avec de la couleur, effectuer des sous-totaux Il s avère essentiel de pouvoir utiliser cette source d informations à des fins commerciales. Encore faut-il posséder l outil qui permette de les utiliser à bon escient. Grâce à la notion de «vues», disponible dans les logiciels de la ligne PME, il est possible de personnaliser la consultation de ses données en fonction de ses besoins. Il est également possible de personnaliser des vues par utilisateur pour adapter le logiciel aux habitudes de travail de chacun. Le «+» permet de faire apparaître, ou non, les devis associés aux clients. Prenons un exemple : Faire des relances téléphoniques à partir de la liste de vos clients. Créez et sauvegardez un nombre de vues illimité, dans toutes les listes du logiciel. Le résultat peut être présenté sous forme de ligne ou de «carte». Pour cela, vos commerciaux ont besoin d un fichier répertoriant leurs coordonnées téléphoniques et les devis en cours. Etape 1 : Depuis votre liste, lancez l éditeur de vues. Etape 2 : Dans l éditeur de vues, choisissez les colonnes que vous souhaitez voir apparaître (nom du client, téléphone ). Etape 3 : Pour ne voir apparaître que les clients dont le numéro de téléphone est renseigné, faites des exclusions. Vous pouvez personnaliser la présentation de vos résultats avec le mode «carte» par exemple. Etape 4 : Pour associer à chaque client les devis en cours, associez la liste des documents de vente. Etape 5 : Choisissez les colonnes qui vous intéressent dans la liste des documents de vente : date, état du document, net à payer Astuce! L import-export des vues permet de récupérer des éléments d une société à l autre. Cette personnalisation des listes peut être utile, par exemple, en cas de gestion de plusieurs entreprises. 8 9
Un générateur d états puissant Les logiciels de la ligne PME disposent d un générateur d états qui associe convivialité et puissance. Open Report Designer TM permet d exploiter l ensemble des données saisies dans le logiciel. Ces données pourront être classées et triées Des fonctions et des formules de calculs sont disponibles pour obtenir les résultats souhaités, ainsi que de nombreuses personnalisations : insertion de logo, polices, cadres, etc. De la simple modification... Il est possible d afficher une image stockée sur le disque dur ou d afficher le logo de la société paramétré préalablement dans les options du dossier. Créez des modèles de factures à l image de l entreprise. Grâce aux différentes formes disponibles, chaque cadre peut être modifié pour obtenir l apparence désirée dans le modèle. Introduction La création des modèles d impression Une barre d outils qui contient les outils de mise en forme et de conception des modèles. Choisissez et créez votre modèle à la carte : modifier la police, l apparence... La partie «Page 1» permet de mettre en forme le modèle. C est à cet endroit que vous allez définir les différentes parties de votre modèle, insérer les champs et autres composants. A la sauvegarde des changements, un nouveau modèle est créé et ajouté dans la liste des modèles. Le nom du modèle apparait en caractères gras, ce qui permet de le distinguer facilement. L onglet «Aperçu» permet de visualiser, sans quitter le modèle, les changements apportés au modèle. L onglet «Prévisualisation HTML» permet de visualiser les changements apportés au modèle au format HTML. La barre d insertion de composants et de bandes est nécessaire à la conception du modèle. Une partie «conception» permet de mettre en forme le modèle. Les volets «Propriétés», «Dictionnaire» et «Arborescence» sont disponibles pour les champs et les composants. aux modèles les plus complexes Pour ajouter un champ dans un document, il suffit simplement de le sélectionner dans le dictionnaire des données et d effectuer un glisser-déplacer, à l aide de la souris, vers l emplacement souhaité. Pour ajouter la date, le compteur de pages ou l heure d impression du document, plusieurs variables systèmes sont également accessibles à partir du dictionnaire des données. Il est également possible d insérer un total, d imprimer le nombre d éléments d une liste ou de calculer une moyenne grâce aux fonctions «Systèmes» regroupées dans l arborescence «Total» du dictionnaire. Cliquez et faites glisser la variable choisie dans votre modèle. Des plus simples aux plus complexes, il est possible d élaborer ses propres modèles d impression grâce à Open Report Designer TM. 10 11
Les champs personnalisés Les champs personnalisés permettent de créer dans les solutions de la ligne PME des informations dynamiques pour que le logiciel s adapte au plus près à l activité de la PME. Les spécificités d une entreprise peuvent donc être gérées plus facilement. La création d un champ personnalisé Toutes sortes de champs personnalisés peuvent être créés qu il s agisse d un texte, de date/heure, d un champ booléen, d un menu déroulant et ce, dans de nombreuses tables du logiciel : clients, fournisseurs, articles, documents de stock, d achat et de vente, lignes de documents de vente Les champs personnalisés dans les lignes de document Dans les logiciels de la ligne PME, il est possible d ajouter des champs en ligne de document afin d intégrer une information plus précise sur un article. Grâce à l ajout d une colonne supplémentaire, l utilisateur renseigne la valeur souhaitée du champ personnalisé. Ajout du ou des colonnes champs personnalisés dans les lignes du document. Intégration de champ de type texte. Introduction Intégration de champ de type booléen. Liste des tables du logiciel accessibles pour la création des champs personnalisés. Nom du champ personnalisé à afficher. Un tri peut être effectué sur un champ personnalisé. Paramétrage des champs de type texte, entier, date, booléen... Les champs personnalisés calculés Intégration des valeurs. Longueur maximale jusqu à 250 caractères. Il est possible de créer des champs personnalisés de type calculé par la création d une formule. Le champ personnalisé dans la fiche article Ici, un éditeur de formule vous aide dans la conception de votre formule. Très pratique par exemple pour déterminer un montant à facturer à son client en fonction du temps passé par activité ou bien encore un prix au m² etc... Un onglet supplémentaire est consacré à la gestion des champs personnalisés. Le champ personnalisé est disponible et prêt à l emploi. Astuces! Ces champs apparaissent dans les documents de vente, les modèles d impression et peuvent également être intégrés dans les vues. 12 13
Les tableaux de bord Les logiciels de la ligne PME permettent de suivre de manière synthétique les résultats de l activité de l entreprise. Ainsi le chef d entreprise contrôle en temps réel les données liées à son activité. Les tableaux de bord pré-paramétrés Les informations dont un chef d entreprise a besoin sont différentes d un point de vue comptable ou commercial. C est pourquoi, les logiciels de la ligne PME fournissent différents tableaux de bord d aide à la décision. Les tableaux de bord personnalisables Les logiciels de la proposent plusieurs modèles de tableaux de bord pré-paramétrés contenant des informations commerciales et comptables essentielles : évolution du CA mensuel, annuel, meilleurs articles, trésorerie, cumul d un poste analytique, budget réalisé, suivi de compte... Mais la personnalisation ne s arrête pas là puisque ces tableaux de bord peuvent-être modifiés ou bien être entièrement conçus à la carte par l utilisateur à partir des données commerciales et comptables de la base de données (statistiques de vente, échéanciers ). L utilisateur peut également intégrer un accès direct à des pages internet ou des flux RSS. Introduction Accès aux tableaux de bord par défaut et personnalisés. Sauvegarde le nouveau tableau de bord. Visualisation synthétique des résultats sous forme de tableaux et de graphiques. Le bouton «éditer» permet de modifier le contenu de la rubrique. Modification de l existant : choix des critères à l intérieur du tableau de bord (date, famille, client, libellé de la statistique, positionnement de l information...). Intégration d une notion de tendance pour une visualisation plus rapide. Accès aux tableaux de bord prédéfinis. Les logiciels offrent la possibilité de créer ses propres baromètres en donnant accès aux tables commerciales ou comptables disponibles dans le logiciel (document de vente, articles, échéances, factures non parvenues ou à émettre...). Il est ainsi possible de créer ses propres indicateurs clés de performance comme par exemple : le suivi des articles en stock Possibilité de réaliser des requêtes pour les intégrer dans le tableau de bord. Suivi de la situation de trésorerie. Nom de la requête. Comparatif des résultats cumulés. Comparatif CA, résultat comptable et marge brute. Astuce! Un nombre illimité de tableaux de bord peut être conçu pour suivre les résultats de son activité et peut être personnalisé par utilisateur. 14 15
Un mode réseau performant La version réseau ouvre les portes du travail simultané et à plusieurs sur les mêmes dossiers. A partir de 5 postes, les logiciels de la ligne PME sont proposés avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft SQL Server 2008 Workgroup, Edition 32 bits. Les avantages de la technologie Microsoft SQL Server 2008 : La capacité à gérer de gros volumes de données Le volume des données stockées dans le logiciel double tous les 18 mois. Microsoft SQL Server garantit cette montée en charge, gage de pérennité pour votre outil informatique. La gestion des droits par utilisateur ou par groupe d utilisateurs La version réseau des logiciels de la permet le paramétrage des droits d utilisateurs, mais aussi la création de groupes d utilisateurs. Les droits attribués aux groupes seront automatiquement affectés aux utilisateurs faisant partie de ce même groupe. Cependant, il est tout à fait possible de gérer des exceptions dans un groupe. Certains droits peuvent être affectés par rubriques, qui elles-mêmes contiennent des «sous-informations» qui peuvent être paramétrées. Prenons un exemple : Introduction La disponibilité totale de vos données commerciales Les performances sont souvent liées à la rapidité d accès aux données. Pour 2, 5 ou 10 utilisateurs connectés en même temps au logiciel EBP, le temps d accès aux données commerciales est le même que s il n y avait qu un utilisateur. De plus, en cas de maintenance du moteur SQL Server, l accès aux données des logiciels de la Open Line TM reste disponible. Créez autant d utilisateurs que vous le souhaitez. La sécurité de vos données stratégiques Protégez les données stratégiques grâce à Microsoft SQL Server. Les données stockées sur le serveur sont automatiquement cryptées, les échanges de données entre les postes utilisateurs et le serveur le sont également. Attribuez des mots de passe par utilisateur. Affectez vos utilisateurs à un groupe ou vice et versa. L installation poste à poste Gérez les droits en donnant accès à la création, la visualisation, la modification, la suppression, ou l impression... Lors d une installation réseau en «poste à poste», le moteur de base de données Microsoft SQL Server ainsi que le logiciel de la ligne PME doivent être installés sur le poste qui fera office de serveur. Tous les dossiers créés dans le logiciel EBP seront stockés sur ce poste. Dans ce type de configuration, vous devez choisir l option «Poste Client + serveur». La gestion des droits par colonne et par valeur Par exemple, dans la «gestion des articles», vous pouvez interdire l accès au pourcentage de la marge/articles, au prix d achat/article L installation du serveur dédié Lors d une installation réseau sur un serveur de fichier, le moteur de base de données Microsoft SQL Server doit uniquement être installé. Tous les dossiers créés dans le logiciel EBP seront stockés sur ce poste. Dans ce type de configuration, vous devez choisir l option «Poste serveur». 16 Astuce! Pour gagner du temps, indiquez les droits d accès à la rubrique et automatiquement les informations qui composent cette rubrique hériteront de ces mêmes droits. Attribuez aussi des droits par valeur pour limiter l accès à certaines données en fonction des utilisateurs. 17
Les fonctions principales Des fiches détaillées de chaque solution de la ligne PME sont disponibles pour plus d informations. Gestion Commerciale Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Champs personnalisés (dont calculés) Tableau de bord personnalisable Recherche multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne (en option) Gestion des favoris Suivi des tiers Fichiers clients, prospects et fournisseurs Famille clients / prospects / fournisseurs Sous familles clients et fournisseurs Ajout de champs dans famille client : catégorie tarifaire, taux d escompte, frais de port, code commercial, mode de règlement par défaut Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fiches Contacts Tarifs et promotions clients Tarifs et promotions fournisseurs Gestion des modes de règlement et des échéances multiples Tableau de gestion des relances clients Multi-adresses de facturation et de livraison Publipostage Clients / fournisseurs en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des articles Articles / Famille articles / Sous famille articles Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Code article type bien ou service Gestion du multi-tarifs et promotion client/fournisseur Image associée à l article Etiquettes avec code-barres Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) Articles liés Articles de remplacement Articles en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Articles non facturables Autres taxes Synchronisation des articles avec le logiciel CRM Gestion des stocks Gestion de stock en multi-dépôts dont dépôt de transit Ordres et bons de transfert (traitement total ou partiel) Bons d entrée et bons de sortie Visualisation des mouvements de stocks Valorisation du stock au PUMP Saisie des inventaires Justification des écarts Réapprovisionnement automatique Possibilité de compléter une commande fournisseur existante Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et des achats Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs Factures et avoirs d acompte Regroupement de documents (devis, commandes, bons de livraison, de réception et de retour) Livraison / réception totale ou partielle Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception, bons de retour Factures et avoirs d achat Envoi des documents par e-mails Paramétrage d un document comme «imprimé» Duplication d un document vente et achat dans un autre type de pièce Frais de port Facturation périodique Impression du planning des livraisons Facturation HT ou TTC Facturation d articles non référencés dans la base articles Numéro de révision pour les devis (suffixe supplémentaire) Escompte inconditionnel Remises complémentaires Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels Gestion des écarts de règlement Préparation à la remise en banque Remise en banque (pour les règlements client) Décaissement (pour les règlements fournisseur) Génération de fichiers SEPA et ETEBAC : virement, prélèvement, virement international Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d un client et d un fournisseur Historique d un document Historique des lignes de chaque document (pièce) Transfert de documents Journal des évènements Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) Prix en devise par fournisseur sur l article Synchronisation des devis avec le logiciel CRM Ligne PME Gestion de l analytique Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des affaires Fiche par affaire regroupant les achats, les frais et les ventes Analyse synthétique entre les coûts et le CA pour obtenir la rentabilité de chaque affaire Données : prévisionnel et réalisé Statistiques détaillées : tableaux croisés dynamiques Gestion des commerciaux / collaborateurs Fichier commerciaux / collaborateurs Famille commerciaux / collaborateurs Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu à 2) Fonction des commerciaux / collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) Barème de commissionnement Liste avec détail du calcul des commissionnements Commerciaux en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Gestion des nomenclatures Nomenclature de type fabrication Nomenclature de type commercial avec prise en compte de la TVA sur les composants Multi-niveaux Gestion de la somme des prix d achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient Ordres de fabrication Bons de fabrication (traitement total ou partiel) Ordres d assemblage Bons de désassemblage (traitement total ou partiel) Impact dans les statistiques avec prise en compte du niveau de nomenclature Editions Personnalisation des modèles d impression Déclaration DEB / DES (Déclaration d Echange de Biens et de Services) Importation/Exportation Export des écritures comptables au formatdu logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUA- DRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV Import/export paramétrables des articles, famille articles, sous famille articles, clients, familles clients, sous familles clients, contacts, fournisseurs, famille fournisseurs, sous familles fournisseurs, commerciaux/collaborateurs, famille commerciaux collaborateurs, barème éco-contributions, secteurs géographiques, groupes Import de pièces (Devis, commande, facture de vente), de règlements Client, de documents de stocks et des nomenclatures Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Lien e-commerce* : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Statistiques Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients Statistiques fournisseurs et financières (répartitions des règlements et des échéances) Statistiques paramétrables SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft SQL Standard) Comparatif N / N-1 Groupes statistiques par famille Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne Gestion des droits par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. 74 75
Les fonctions principales Caractéristiques générales Aide en ligne Barre de tâches et de navigation Recherche d écritures multi-critères Tri, regroupement avancé Sauvegarde et restauration Sauvegarde en ligne* Tableau de bord paramétrable Ecran de démarrage des tâches principales Tâches contextuelles Notes dans les fiches Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Champs personnalisés (dont calculés) Gestion des favoris Comptes Compta Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes Transfert de comptes depuis le PCG Cumuls et graphes dans la fiche compte Tiers Reformatage des comptes Transfert comptable Historique des transferts comptables Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Traitements comptables Saisie par journal et par mois Saisie au kilomètre Saisie guidée Saisie pratique et ventes comptoir Saisie par écriture Abonnements Association de comptes pour automatiser la saisie journal et kilomètre Ecritures simulées Contre-passation d écritures Numérotation automatique ou manuelle des pièces Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, de période à période et de groupe à groupe Consultation des comptes par exercice Consultation des comptes inter-exercices Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié Lettrage automatique au pointage d échéances Délettrage automatique Rapprochement par compte Rapprochement par journal 76 Génération d écritures comptables depuis le relevé bancaire Rapprochement bancaire manuel et automatique Import paramétrable des relevés bancaires Import des lignes de relevés au format ETEBAC et Qif Pointage, dépointage par code Comptabilisation manuelle et automatique des lignes de relevés bancaires Purge des relevés bancaires Echéance sur la ligne d écriture Echéancier détaillé Pointage des échéances Modes de règlement Moyens de paiement Génération des règlements par lot Calcul automatique de la TVA Télédéclaration de TVA multi-destinataires (DGFiP et OGA) Gestion automatique de l OD de TVA Liste des informations de TVA Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A Formulaire d acompte de TVA 3514 Report automatique du crédit TVA Déclaration 3519 (demande de remboursement) Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA Télédéclaration au format EDI* Télépaiement au format EDI* Demande de remboursement au format EDI* Génération d un fichier de virement pour le règlement de la TVA Gestion des doublons des numéros de pièces Documents associés aux lignes d écriture Libellés types Libellés enrichis Recalcul des soldes Tri par date Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d avance Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir Suppression des écritures non validées Grand-Livre et Balance interactifs Echéancier interactif clients et fournisseurs Règlements des Tiers Gestion des relances : choix du type de relance (téléphone, e-mail, courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d impayés, consultation de la liste des relances gestion des niveaux de sévérité, calcul du nombre de jours de retard Validation des écritures Clôtures mensuelles et annuelles Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) Gestion des chéquiers Virements internationaux CFONB Virements/prélèvements CFONB et SEPA Purge du plan comptable Journal des événements Archivage des données Déclôture mensuelle Gestion des notes de frais Gestion de l Impôt sur les sociétés : formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) Acompte sur IS Analytique et budgétaire Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes Assistant à la création de plans Ventilations analytiques sur la ligne d écriture Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans Cumuls et graphes par plan et par poste Consultation interactive Outil d application de grilles analytiques Grilles analytiques Statistiques analytiques sous forme de tableaux personnalisables Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables Outil de réaffectation analytique Gestion des budgets généraux et analytiques Statistiques budgétaires OD analytiques Editions Personnalisation des modèles d impression Journaux, Grand-Livre, Balance Balance âgée par échéance ou par lettrage Echéancier par pointage ou par lettrage Balance mensuelle, trimestrielle Rapprochement bancaire Bilan Compte de Résultat Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) Situations des comptes Encours clients Créances clients / Dettes fournisseurs Comparatif N / N-1 Impressions annuelles Journal centralisateur Avancement de saisie Suivi des écritures Chéquiers et lettres-chèques Bilan analytique Compte de Résultat analytique Balance analytique Grand-Livre analytique Grilles analytiques Budgets, écarts budgétaires N/N-1 77 Importation/Exportation Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel Exportation des listes au format XML, TXT, Excel, HTML Export des liasses fiscales Import texte des écritures et des comptes au format EBP Import texte automatique à l ouverture du dossier Export Interface Expert Envoi / réception d un dossier Expert-Comptable / client Version réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur Gestion des droits par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonnes Gestion des droits par valeurs (gestion des journaux interdits en saisie par utilisateur) Open Line TM Mobility EBP Reports On Line** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Cube OLAP*** Analyse multidimensionnelle *En option, nous consulter pour plus de détails **Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. *** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD
Les fonctions principales Version réseau (en option) Agrément pour l année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l administration Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line TM Import automatique des immobilisations issues des logiciels EBP Immobilisations Open Line TM Import d une balance issue d un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d un autre logiciel (.txt ou.csv) Sauvegarde du paramétrage de l import paramétrable Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d imposition : BIC : Déclaration Impôt sur les sociétés (IS) : cerfa 2065 et suivants Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants Régimes : Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G BNC : cerfa 2035 et suivants Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS Tableaux pour les organismes de gestion Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants Relevé de frais généraux : cerfa 2067 Édition des annexes Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Personnalisation des plaquettes Gestion de 3 modèles de présentations par plaquette en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations Ajout ou suppression de pages (tableaux de gestion, annexes fiscales ) Modification de l ordre des chapîtres Ajout de document au format.docx Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions Liste d Organismes de Gestion Agréés modifiable Télédéclaration EDI-TDFC (1) Suivi des télétransmissions : acceptation, refus avec explications (1) Pour en savoir plus, www.ebp.com Etats Financiers 78 Caractéristiques générales Nombre de dossiers : 10 Multi-établissements Version réseau (en option) Paye Gestion des payes Définition d un planning hebdomadaire Gestion du décalage de paye par établissement avec affinage sur le salarié Organismes de cotisations Définition des régimes et des tranches de cotisations Personnalisation des organismes (ou institutions) Personnalisation de l organisme collecteur pour les impressions et les déclarations Multi-banque Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d application Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions Définition de fonctions utilisant des paramètres de types différents (date, valeur, rubrique.) Définition des variables Définition des rubriques de type : brut, cotisation, net, commentaire Classement par thème des paramètres de paye Personnalisation des rubriques pour définir des périodes de rattachement Définition de profils et de sous profils de paye Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d autres rubriques Saisie semi-automatique des formules Mise à disposition à tout moment de la version système du paramétrage EBP pour consultation ou utilisation Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié Explication des calculs de paye Interrogation multiple des données de paye Paramétrage des tris sur les listes Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA Définition et personnalisation des cumuls Gestion des salariés Nombre de salariés illimité Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, contrat professionnalisation... Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement Documents rattachés au salarié (ajout de n importe quel document) Gestion du matricule en automatique ou manuel par établissement ou unique pour l ensemble des établissements Définition des modèles de documents administratifs Définition d un planning hebdomadaire par salarié Gestion des contrats parallèles Gestion des contrats de prévoyance et assurance Gestion des bulletins de paye Préparation des bulletins de paye en masse Reprise de paye sur les variables et les cumuls Bulletin de paye pour un salarié sorti (sommes isolées, portabilité des contrats de prévoyance) Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié Bulletin de reprise en cours d année ou bulletin cumul Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) ou depuis une grille de saisie Calcul des bulletins en masse avec filtres enrichis Paye inversée Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisation Validation individuelle des bulletins ou clôture de toute la période de paye Dévalidation individuelle des bulletins ou déclôture périodique pour revenir au mois précédent Reprise de paye sur les variables et les cumuls Traitements évolués DUCS EDI (1) URSSAF et IRC/IP DUCS papier états préparatoires Déclaration des données sociales à la norme 4DS (dispo fin 2012) Attestation Employeur Dématérialisée - AED (disponible fin 2012) Attestations de salaire, Maladie / AT Gestion des congés payés/absences Acquisition des congés payés en Jour ouvré, ouvrable ou personnalisé Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Définition de nouveaux types d absences Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye ou depuis une grille de saisie en masse Modification des dates de validité des congés payés et des absences pour la prise en compte dans le calcul du bulletin de paye Calcul automatique de la présence ou de l absence pour les entrées et les sorties en cours de mois Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin Gestion des arrêts de travail Gestion des exercices Gestion des Exercices (social, congés payés, ) Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l événement Consultation interactive des données sur tous les exercices 79 Historisation des données de paye Historisation des paramétrages de paye et de la fiche salarié Consultation de la définition d une rubrique, d une variable, d un cumul prise en compte dans le bulletin validé Consultation de l historique des changements d un salarié et de son contrat de travail Consultation du paramétrage du contrat de travail du salarié pour le bulletin en cours et/ou validé Depuis le bulletin, même validé, consultation de l historique ayant servi au calcul du bulletin Impressions Fiches de paramétrage Etat des paiements / des variables / des heures Etats des absences par salarié et par type d absence Etats des variables avec personnalisation des grilles Etats des charges par organisme avec effectif Etats des charges salariales / Patronales Livre et Journal de paye avec personnalisation des grilles de cumuls Etat des congés payés Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) Différents modèles de bulletins de paye Duplicata des bulletins Réimpression des bulletins validés Fiche individuelle Lettre de revenus Imposables Transferts comptables Historique des transferts Transfert comptable des salaires et des paiements Import/Export Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Export des impressions au format PDF, Excel, HTML Import paramétrable des fiches salariés Import paramétrable des salariés venant de EBP Paye (v16) Import des documents administratifs de source externe Version Réseau (en option) Gestion des droits par utilisateur et par groupe d utilisateurs Gestion des droits par colonne et par valeur Open Line TM Mobility EBP Reports On Line* (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. *Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément.
Notes Module CRM Modules Le logiciel CRM peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Gestion Commerciale ou être vendu séparément Gestion des favoris dans la barre de navigation Recueil d informations clients/prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes Gestion des pistes : tiers peu qualifiés Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, tâches, événements Historique complet de tous les échanges (e-mails, appels, courriers, fax ) Gestion des collaborateurs Création d une fiche «opportunité» lorsqu un besoin est identifié : informations sur l offre commerciale concernée, la date de création, l état d avancement de l opportunité Edition d un devis Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) Envoi ciblé de courriers ou d emails grâce à l assistant de publipostage (courriers) et d emailing Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut ) Champs personnalisés Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités ) : choix des colonnes, filtres sur critères précis Agenda Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) Analyse des résultats : cube de données OLAP** pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel. Lien avec EBP PGI Open Line TM et EBP Gestion Commerciale Open Line TM pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) Import/Export des contacts Outlook et de Google Contacts Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt Import/Export icalendar et vcalendar Synchronisation calendrier Outlook Mode réseau (en option Import des messages électroniques avec création d activité Ajout d»un bouton dans Outlook pour dupliquer l e-mail dans le CRM) Fonction Voip (nécessite un opérateur de téléphonie) ** OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft SQL STANDARD. Module Immobilisations Le logiciel Immobilisations peut être vendu sous forme de module, associé au PGI ou à la Comptabilité ou être vendu séparément. Gestion des favoris dans la barre de navigation Paramétrage des comptes comptables des fiches d immobilisations Plan d amortissement calculé sur 360 ou 365 jours Consultation du plan d amortissement Mode d amortissement linéaire, dégressif, dégressif personnalisé et non amortissable Gestion comptable et fiscale Simulation d achat d une immobilisation Gestion des immobilisations en cours Gestion des véhicules de la société Gestion des cessions d immobilisations, de la mise au rebut Gestion des éclatements (fractionnement d immobilisations en plusieurs immobilisations) Gestion des mutations, des composants, des dépréciations Gestion de la valeur de revente dans les calculs d amortissements (avec ou sans dérogatoire) Génération des écritures de dotation annuelle, d achat, de cession Editions des états préparatoires : Cerfa 2054, 2055 Edition de la Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés Transfert comptable des écritures d amortissements vers EBP PGI Open Line TM ou EBP Comptabilité Open Line TM Transfert comptables des échéances des contrat dans le journal de trésorerie Transfert comptables des écritures relatives aux contrats Module N de Série/ Lot Ce module est accessible à partir du PGI Open Line ou de la Gestion Commerciale Open Line. Gestion des dates limites DLC-DLUO Identification des articles par n de série ou par n de lot Traçabilité des articles par n de série ou par n de lot Recherche par n de série ou par n de lot Recherche inversé des articles par n de série ou par n de lot 80
Edito Ce guide vous permet de découvrir les fonctionnalités phares des logiciels de la. Chaque chapitre contient des illustrations des logiciels et des explications claires pour vous conforter dans le choix d une solution de la d EBP. La vente des solutions de la est exclusivement réservée à notre réseau d intégrateur certifié «Centre Agréé». Cet agrément vous assure que vous faites appel à un professionnel qualifié, formé aux logiciels de la et capable de vous proposer un diagnostic précis de vos besoins pour votre gestion. Nos intégrateurs sont à votre disposition pour vous conseiller et vous aider dans votre projet d informatique de gestion de votre entreprise. Ils vous accompagnent tout au long du déploiement de la solution EBP et sont à même de vous proposer des prestations d installation, de paramétrage, de formation et d assistance sur le logiciel ainsi que sur le matériel informatique. Configurations Minimales Requises : Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d exploitation supportés : Windows XP SP3 Windows Vista SP1 32 bits et 64 bits Windows 7 32 bits et 64 bits Windows 8 Windows XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l acquisition préalablement à l utilisation du logiciel.
Le Le guide guide Edition Septembre 2012
Les achats, les ventes, les stocks Les logiciels de la permettent une gestion pointue des achats et des ventes : de la demande de prix à la facture fournisseur (pour les achats) et du devis à la facture (pour les ventes). La livraison partielle d une commande client ou fournisseur Il est également possible de gérer les avoirs, les factures d acomptes et les bons de réception. La rédaction d un document de vente La procédure est la même pour rédiger un document de vente ou d achat. Réglez la facture à partir de la pièce. Choix du document final à établir après la livraison : bon de livraison ou facture. Un pictogramme visuel vous indique si vous avez le stock nécessaire pour satisfaire une commande client. Gestion Commerciale Etat du document : provisoire, transféré en compta, validé, en cours... Réorganiser son document en déplaçant les lignes articles. Accès immédiat aux informations importantes dans la fenêtre de travail (transférer, sauvegarder...). Gestion de la TVA par article. Une case à cocher pour livrer un article. Consultation de la quantité déjà livrée, du stock et du reliquat de commande. Choix de la quantité à livrer. Mise en page comme dans un traitement de texte (gras, souligné, italique, correcteur orthographique...). Consultation du stock. Création d un article en cours de saisie. Création d un article non référencé dans la base articles. La gestion des stocks Gestion des frais de port, gestion de l Eco-Contribution, gestion des acomptes. La consultation des mouvements de stock permet de connaître rapidement la liste de tous les documents, aussi bien en achat qu en vente, ayant permis d obtenir le stock à un instant T. Toutes les informations souhaitées, relatives à la rédaction d un document de vente, sont accessibles directement à partir de la fenêtre de création. Différentes onglets sont disponibles pour la création d un document de vente tels que : le «détail», la «facturation», la «livraison», les «échéances», les «comptes», les «acomptes» et les «notes». Date du mouvement de stock. Type de document : achat, vente ou stock. Sous type de document : facture, bon de livraison, bon de retour, inventaire... La quantité mouvementée. Stock réel. Valeur du stock. 18 19
La facturation périodique Les logiciels de la permettent d automatiser des ventes récurrentes grâce à la facturation périodique. Inutile donc de perdre du temps à créer une facture chaque mois pour un même client et les mêmes articles. La génération des factures périodiques Cette fenêtre permet de visualiser de manière synthétique les factures à générer pour les vérifier avant génération automatique. Sélection des clients concernés. Choix de la période pour la génération des factures. Le paramétrage de la facturation périodique L utilisateur peut automatiser la génération des factures en effectuant les paramétrages nécessaires (période de facturation, la périodicité, clients concernés...), adaptés au mode de facturation de ses clients. Le logiciel permet jusqu à l actualisation des prix de la pièce, des tarifs et promotions en cours et offre la possibilité de visualiser les dates des prochains documents générés. Liste des clients concernés par la facturation périodique. Il est possible de réaliser une copie d un document de référence et de lancer la génération de bon de livraison à partir de la facturation périodique. Sélection de la période et de sa périodicité. Gestion Commerciale Générer une copie du document de référence. Factures à générer. Historique des factures périodiques Une liste permet de tracer les groupes de facturation périodique créés, leur date de début, de fin et le paramétrage de leur périodicité. Il est possible d actualiser les prix de la pièce, d appliquer les tarifs et promotions en cours, de récupérer les données de la fiche client et d appliquer les remises et escomptes du client. Simulation des dates de facturation. Astuce! Une alerte peut également être paramétrée dans le tableau de bord personnalisable pour suivre les factures périodiques en retard, à générer et terminées. 20 21
La contremarque Toute entreprise souhaitant minimiser ses stocks adopte une gestion en flux tendus. Egalement appelée le «juste à temps», cette méthode vise à améliorer la productivité globale de l entreprise tout en réduisant les coûts induits par les stocks. Cela nécessite inéluctablement une gestion d administration des ventes rigoureuse. Grâce à la gestion de la «contremarque» présente dans la, l entreprise peut s appuyer sur une fonction aboutie permettant ce mode de fonctionnement. Génération d une commande fournisseur L enregistrement d une commande client comprenant un article géré en «contremarque» et n ayant pas de stock, génère automatiquement une commande fournisseur qui reprend sans ressaisie toutes les informations essentielles (articles concernés, quantité fournisseur par défaut ). Article en contremarque Traçabilité de la commande fournisseur Une gestion en flux tendu Cette méthode de logistique permet d adapter la production en fonction de la demande et non de l offre. Ainsi, l entreprise peut personnaliser le produit selon les besoins précis de ses clients. Pour utiliser ce mode de fonctionnement, l utilisateur doit paramétrer les produits concernés et indiquer le fournisseur dans chaque fiche article. Gestion Commerciale Obligatoirement un bien Commande client Commande fournisseur Message nous demandant la génération automatique ou non Détection des commandes client en cours Fonction à cocher dans la fiche article (ou famille d articles) Dès la réception d une commande fournisseur, le logiciel détecte automatiquement les commandes clients en attente de livraison. Cette fonction permet d automatiser encore plus son outil de gestion. Enregistrement du bon de réception L article doit être rattaché à un fournisseur pour utiliser la fonction «contremarque» Message nous demandant de générer automatiquement le bon de livraison L ensemble des informations liées à la commande sont reprises Par la suite, le logiciel édite automatiquement le bon de livraison correspondant, avec les informations associées : nom du client, articles à livrer Grâce à la fonction «contremarque», l entreprise réduit les coûts de stocks tout en respectant un délai acceptable pour le client. 22 23
La gestion du multi-dépôts Allez plus loin dans la gestion des stocks avec les logiciels de la ligne PME en proposant la gestion des multi-dépôts. Aujourd hui, une PME peut être amenée à gérer ses stocks sur plusieurs dépôts (entrepôt, magasin ) mais aussi à gérer la notion de transit. La création d un dépôt La gestion du multi-dépôts : un impact sur toutes les fonctions liées au stock Dans un document de vente, d achat, de stock, la notion de dépôt est complètement intégrée. Il est possible de définir un stock par défaut à l ensemble du document ou ligne par ligne. A défaut de renseigner le dépôt sur une ligne, l article sera automatiquement affecté au dépôt noté dans l entête du document. Exemple lors de la création d un ordre de fabrication Un nombre illimité de dépôt peut être créé. Chaque dépôt peut être défini comme étant un dépôt principal, un dépôt secondaire ou bien encore un dépôt temporaire, dit de transit. Choix du type de stockage : transit ou stockage. Définition du dépôt principal. Choix du dépôt dans la composition de la nomenclature. Choix du dépôt de destination de la nomenclature une fois fabriquée. Durée du transit. Choix du dépôt de transit. Choix du dépôt à la ligne. Gestion Commerciale Date du dernier inventaire. Exemple lors de la création d un bon de livraison La gestion des stocks Des bons de transfert d un dépôt à un autre peuvent être réalisés en gérant la notion de transit. Le transit permet notamment de gérer son stock plus finement, plus précisément, et surtout offre une dimension supplémentaire, la traçabilité. Tout l historique des mouvements d un article est répertorié pour un meilleur suivi. Choix du dépôt dans l entête du document. Intégration du dépôt de transit. Choix du dépôt en ligne du document. Choix du dépôt d origine. Choix du dépôt de ` destination. Le suivi des articles L utilisateur peut à tout moment consulter pour un article, le stock contenu dans chaque dépôt. Il dispose ainsi d éléments concrets pour prendre les bonnes décisions. Il est possible d indiquer immédiatement un dépôt d origine et un dépôt de destination. Dans ce cas, la notion de transit n existe pas. Le transfert du dépôt A vers B à une implication directe dans les stocks. Si un dépôt de transit est renseigné alors, avant d arriver au dépôt de destination, il passera par le dépôt de transit. La gestion des mouvements de stocks permet, en temps réel, de localiser les articles : dépôt principal, dépôt secondaire, camion... Elle permet ainsi de tracer tout l historique des mouvements d un article. Pour l article «set gladiator», tout l historique est tracé : sortie du dépôt principal, entrée dans le dépôt de transit (camion 1), sortie du stock (camion 1), arrivée dans le dépôt de destination. L utilisateur peut visualiser en un coup d œil si un article est disponible en stock et connaître sa localisation (dépôt principal, secondaire, transit ). Tri par dépôt. Articles disponibles dans le dépôt secondaire. Articles disponibles dans le dépôt principal. 24 25