Mise à disposition d un outil CRM aux MOAR pour soutenir le déploiement des SIS Vendredi 13 janvier 2012
Objectifs du projet Une aide au déploiement des SIS Une réponse à une nécessité d action immédiate : Besoin de suivi fin des «utilisateurs» PS et ES (recrutement, promotion et suivi du déploiement des services). Demande des MOA Régionales d intégrer un outil de type «Gestion de la relation clients» (GRC / CRM). Premières initiatives d outillage CRM en région (Picardie, Alsace, Lorraine). Une volonté de rationnaliser l approche et assurer la cohérence : Ne pas multiplier les adaptations / développements d outils de CRM répondant globalement aux mêmes besoins. Eviter de payer plusieurs fois le même outil S appuyer sur les annuaires et référentiels nationaux (RASS / RPPS) Utiliser de préférence les solutions du marché. Elargir l usage de ce type d outil à l ASIP Santé et à l ensemble des services déployés ou à déployer (DMP, CPS, RASS, MSSU, ) afin de mieux coordonner les actions de déploiement. Les pré requis : Mettre à disposition dans des délais compatibles avec le déploiement du DMP. Intégrer les référentiels nationaux préexistants : RASS / RPPS. Autoriser l utilisation locale par les partenaires (MOA Régionales). Favoriser la consolidation et la capitalisation des données. 2
Organisation du projet Une mise à disposition en deux étapes Première étape : Mise à disposition d un outil CRM de préfiguration au format Excel Identification et coordonnées du PS (source : annuaires nationaux) Identifiant Civilité Nom Prénom Profession Téléphone (direct) Téléphone (mobile) Fax email Bâtiment, numéro et libellé de la voie Code Postal Ville Région Coordonnées complémentaires issues des précédentes campagnes. Informations recueillies par action engagée Campagne courrier PS pour l étape 1. Données de réalisation Structure en charge de la campagne Date de réalisation Média utilisé Objet de la campagne Données de qualification NPAI Souhait d être recontacté ou non Intérêt pour le DMP Commande de brochure Intérêts de ce fichier Mise à disposition immédiate (respect des conditions d utilisation). Utilisation des référentiels nationaux pour ne pas perdre les données qualifiées. Travailler ensemble dès maintenant. 3
Exemple d application immédiate Campagne autour du CH de Troyes Identification et extraction des PSL exerçant autour du CH de Troyes Ciblage à partir de la qualification sur la campagne de mailing PS ASIP Santé 50 demandes d informations 270 commandes de kit + demandes d information 300 commandes de kits Courrier ou fax d information envoyé à l ensemble de ces PSL Actions phoning ciblées en fonction des professions : MG, Infirmières, Diagnostic de leur poste Formation à distance Soirée formation en groupe 4
Organisation du projet Une mise à disposition en deux étapes Seconde étape : Mise à disposition du module CRM Eléments de planning janvier février Mars Avril Mai s1 s2 s3 s4 s5 s6 s7 s8 s9 s10 s11 s12 s13 s14 s15 s16 s17 s18 s19 s20 s21 s22 16/01 Cadrage Développement solution & Interfaces Installation environnements de Recette et Production Vérification fonctionnelle & technique Déploiement Pilote (Central ASIP) Formation Extension du pilote aux régions Formation Comité Projet 6/02 5
Expression de besoin Cahier des charges Une solution «open source» : Sugar CRM Un périmètre volontairement restreint pour permettre un développement et un déploiement rapides 3 principaux domaines fonctionnels à couvrir : Objectif Capitaliser et structurer la connaissance des utilisateurs des services mis en œuvre par l ASIP Santé et les MOA Régionales Domaine fonctionnel Gestion d une base de données centralisée Donner de la pertinence aux actions de promotion en identifiant les cibles adaptées Gestion des campagnes / contacts sortants Etre en mesure d évaluer l impact des actions de déploiement des services Production de reportings et d exports 2 à 3 utilisateurs prévus par région Formations utilisateurs intégré au cahier des charges 6
Prochaines étapes Fourniture du fichier Excel Signature d une convention d utilisation précisant notamment les exigences en terme de respect des données personnelles Transmission des éléments par l ASIP Santé Fichier Excel «régional» qualifié Notice explicative Définition du mode opératoire Information des actions prévues par la MOAR Règle de remontée et d intégration des données qualifiées lors des campagnes *+ prestataires en charge de l exécution des campagnes? (voir points ouverts) 7
MERCI DE VOTRE ATTENTION *+ prestataires en charge de l exécution des campagnes? (voir points ouverts) 8