Fonomail ProAttendant

Fonomail ProAttendant MANUEL ADMINISTRATION Version 3.2 Avril 2007 TX05FR-Admin Edition 1

SOMMAIRE 1 Présentation Fonctionnelle Serveur...4 1.1 Généralités... 4 1.1 Messagerie Vocale... 4 1.2 Messagerie Unifiée... 4 1.3 Standard Automatique... 5 1.4 Musique d Attente... 5 2 Administration Messagerie Vocale...6 2.1 Création et Paramètrage Boîtes Vocales par PC... 6 2.1.1 Création de boîtes vocales...7 2.1.2 Paramètrage des boîtes vocales...7 2.1.3 Suppression des boîtes vocales...11 2.2 Gestion Boîtes Vocales par Téléphone...12 2.2.1 Accès la Boîte Vocale de Maintenance...12 2.2.2 Création de Boîte Vocale...13 2.2.3 Réinitialisation Code Secret d une Boîte Vocale...13 2.3 Groupes de Boîtes Vocales...14 2.3.1 Création de Groupes...14 2.3.2 Modification de Groupes...14 3 Administration Standard Automatique...15 3.1 Fonctionnement des Modes Jour/Nuit/Pause...15 3.2 Gestion des Calendriers...16 3.2.1 Calendriers Hiver/ Eté...16 3.2.2 Modification d un Horaire Hebdomadaire...16 3.3 Mise en Service Menu ABC...18 3.4 Définition Standard Automatique...19 3.5 Activation Calendriers/Modes...21 3.5.1 Accès la Boîte Vocale de Maintenance...21 3.5.2 Connaître la configuration actuelle...22 3.5.3 Forcer le système dans un mode...22 3.5.4 Annuler le forçage...22 Avril 2007 2 TX05FR-Admin Ed.1

3.6 Enregistrement Messages d accueil du Standard Auto...23 3.6.1 Accès la Boîte Vocale de Maintenance...23 3.6.2 Enregistrer les annonces...24 3.7 Statistiques...25 4 Option WEB...27 4.1 Paramétrage Système...27 4.1.1 Paramètres IP & Email...27 4.1.2 Paramétrage Nom Société...29 4.2 Paramétrage des Boîtes Vocales...30 4.3 Logiciel GReCo...31 4.3.1 Installation...31 4.3.2 Présentation GReCo...34 4.4 Administration Messagerie Vocale...36 4.4.1 Accès au Web...38 5 Administration Musique d attente...39 5.1 Paramétrage Calendrier...46 5.2 Personnalisation Musique...48 6 Procédure d enregistrement des messages...50 6.1 Enregistrement par téléphone...52 6.2 Enregistrement par chargement de fichiers...53 6.3 Enregistrement par Boîte Vocale de Maintenance...55 6.3.1 Accès la Boîte Vocale de Maintenance...55 6.3.2 Enregistrer les annonces...55 7 Annexes : Messages Système...57 Avril 2007 3 TX05FR-Admin Ed.1

1 Présentation Fonctionnelle Serveur Ce Serveur Vocal autonome offre deux fonctions principales: Messagerie Vocale et Standard Automatique. Une carte réseau Ethernet est disponible en option qui permet la programmation et la gestion du système et des boites vocales à travers une connexion en réseau Ethernet ou Internet. Cette fonctionnalité permet également d envoyer un Email à chaque utilisateur de boîte vocale lorsqu un message est déposé dans sa boîte. Le système peut également être utilisé comme diffuseur de musique d attente. 1.1 Généralités Il existe 2 moyens d administrer le serveur vocal: par PC, à l aide du logiciel de configuration fourni avec le produit ou par le navigateur Internet si l option réseau est disponible et par téléphone, à travers la boîte vocale de maintenance. 1.1 Messagerie Vocale Le Serveur Vocal peut être utilisé comme messagerie vocale intégrée au PABX. Les appels non-répondus sont automatiquement acheminés vers le système, qui, après avoir diffusé le message personnalisé du poste demandé, invite l appelant à déposer un message dans la boîte vocale correspondante. Le système peut par la suite avertir le propriétaire de la boîte vocale qu il a de nouveaux messages par un voyant lumineux sur le poste, un changement de tonalité au décroché ou des appels périodiques au poste (selon PABX). Il peut également composer un numéro programmé à l avance (domicile, téléphone mobile, bipeur) et réaliser la notification à distance. L utilisateur peut écouter ses messages depuis un poste à fréquence vocale (interne ou externe) après avoir tapé son code d accès confidentiel. Les messages écoutés peuvent être effacés manuellement ou de façon automatique suivant une périodicité programmable. 1.2 Messagerie Unifiée Cette fonctionnalité 1 permet la notification et l envoi par e-mail des messages déposés dans chaque boite vocale. Pour cela il est nécessaire que le système soit équipé de la carte réseau optionnelle. 1 En option selon les modèles. Avril 2007 4 TX05FR-Admin Ed.1

Pour chaque message déposé, le système envoi un e-mail de notification à une adresse électronique programmée par l administrateur ou le propriétaire de la boite vocale en y joignant, éventuellement, le message sous forme de fichier son (format propriétaire). Grâce à la Messagerie Unifiée, le propriétaire de la boîte vocale peut consulter ses messages à travers le réseau Internet et également paramétrer certaines options personnelles. 1.3 Standard Automatique Le système répond automatiquement à chaque appel entrant sur un numéro SDA dédié ou en débordement d un poste (Ex : opératrice), diffuse au correspondant un message d accueil et l invite, par exemple, à composer directement un numéro de poste ou de service, à utiliser le répertoire alphabétique, ou à transférer l appel vers le standard. Si le poste sélectionné est occupé, ne répond pas ou si simplement le propriétaire du poste ne souhaite pas prendre l appel, le système peut proposer à l appelant de déposer un message dans la boîte vocale ou bien d acheminer son appel vers un autre poste ou vers le standard. 1.4 Musique d Attente Le système peut également être utilisé comme générateur de musique d attente. Cette musique peut être personnalisée et suivre une programmation effectuée à l avance par l administrateur. Cette fonction nécessite l utilisation permanente d un des accès du système, qui doit être raccordé sur l entrée de musique externe du PABX. Avril 2007 5 TX05FR-Admin Ed.1

2 Administration Messagerie Vocale 2.1 Création et Paramètrage Boîtes Vocales par PC Lancer le programme FonoMail 2000 1 depuis le groupe de programmes (Démarrer-Programmes).? La fenêtre suivante apparaît : Pour une connexion locale via port série:? Cliquer sur l option Accès Lien Série/Modem et sélectionner dans la liste déroulante le port série du PC auquel est connecté le système. Cliquer sur OK. Pour une connexion via réseau ou Internet 2 :? Cliquer sur l option Accès IP et saisir l adresse IP et le mot de passe du système (identique au mot de passe de la boîte vocale de maintenance, 9999 par défaut).? Depuis l écran principal, sélectionner Boîtes Vocales puis Définir Boîtes Vocales, la liste des boîtes vocales existantes apparaît : 1 Voir le Manuel Installation et Programmation pour l installation du logiciel. 2 Si le système est équipé d une carte réseau. Avril 2007 6 TX05FR-Admin Ed.1

2.1.1 Création de boîtes vocales? Cliquer sur le bouton Nouveau pour créer de nouvelles boîtes.? Les numéros de boîtes vocales doivent correspondrent aux numéros d annuaires internes des postes pour lesquels la fonction Messagerie Vocale est autorisée.? Spécifier le numéro de la première boîte ( De ) et le numéro de la dernière ( A ) afin de créer toutes les boîtes vocales comprises dans cet intervalle.? Appuyer sur la touche Tab (tabulations) pour passer d un champ à l autre.? Valider par OK : le système crée alors les boîtes avec les paramètres par défaut. 2.1.2 Paramètrage des boîtes vocales Un certain nombre de fonctionnalités de la boîte vocale sont gérables par le propriétaire de la boîte depuis un téléphone indiquées par l icône : et/ou depuis l interface Web, indiquées par l icône :? Sélectionner une boîte et cliquer sur le bouton Editer pour la modifier. Général Avril 2007 7 TX05FR-Admin Ed.1

Nom d Utilisateur Entrer le nom du propriétaire de la boîte. Les 3 premières lettres seront utilisées par le système pour l accès alphabétique au poste. Nbre maxi. de Messages (valeur par défaut :30) Nombre maximum de messages que peut contenir la boîte vocale (de 1 à 99). La valeur 0 permet de créer une boîte vocale sans limitation de messages. Mot de Passe (valeur par défaut : 1234) Le code secret est nécessaire pour accéder à sa boîte vocale. Ce code est obligatoirement sur 4 chiffres. Pour désactiver un mot de passe, entrer 0000 dans ce champ. Message Accueil actif (Message A) Chaque propriétaire de boîte vocale dispose de 3 messages d accueil (A, B et C) personnalisables par téléphone depuis le menu de consultation de la boîte vocale. Ces messages contiennent un message système type par défaut «veuillez déposer votre message après le signal sonore» Langue (langue sélectionnée lors de l assisitant d installation) Langue dans laquelle les annonces et les menus sont diffusés au propriétaire de la boîte. Si l utilisateur n a pas personnalisé sa boîte vocale, le message d accueil système sera diffusé dans la langue sélectionnée dans ce champ. Notification Poste (DTMF) (Administrateur uniquement) Type de notification utilisée pour avertir le propriétaire de la boîte qu il a reçu de nouveaux messages. Lorsqu un message est déposé, le Serveur Vocal dispose, selon le modèle du PABX, de plusieurs modes de notification pour prévenir le propriétaire de la boîte vocale. Suivant les modes supportés par le PABX, la notification peut être de type: Appel: Le Serveur Vocal appelle directement le poste associé à la boîte vocale. Si son propriétaire décroche, une annonce l informe qu il a reçu de nouveaux messages et lui demande son code secret afin d écouter le(s) message(s) déposé(s). Si le poste ne répond pas, le système répétera le processus à espace de temps régulier. Sonnerie: Le Serveur Vocal appelle directement le poste de la boîte vocale, et raccroche à la seconde sonnerie. L utilisateur doit alors effectuer un appel vers le Serveur Vocal pour pouvoir écouter ses messages. Si le poste ne répond pas, le système répétera le processus à espace de temps régulier. (Voir 4.3.2 Paramètres Système I, Retard Notification) DTMF: Le Serveur Vocal envoie une séquence de codes à fréquence vocale au PABX qui notifie alors l appel sur le poste (témoin lumineux, affichage écran...). DTMF2: Notification spéciale utilisée lorsque le système nécessite deux types différents de notification, par exemple lorsque l on utilise deux types de téléphones spécifiques. RS232: Notification utilisée lors d un racordement par V24 au PABX dans le cadre de la messagerie vocale. Le PABX notifie le poste qu il a un message (témoin lumineux, etc.). Avril 2007 8 TX05FR-Admin Ed.1

Répondeur: Permet de forcer la boîte vocale en type Répondeur Simple uniquement, la fonction répondeur enregistreur est désactivée. Si un appel est transféré vers la boîte vocale, le message d accueil de la boîte est diffusé au correspondant puis le Serveur Vocal raccroche. Si aucun message d accueil n a été enregistré, le système diffusera le message suivant: Boîte Vocale saturée avant de raccrocher. Sans: A sélectionner si l on ne désire pas de notification. Notification à Distance (Interdite) 1 Activée: Le système effectuera la notification en appelant le numéro qui apparaît dans le champ Numéro de Notification à distance (option désactivable depuis un poste). Désactivée: La notification ne s exécutera pas sur le numéro spécifiée (peut être activée depuis un poste). Interdite: Rend impossible l activation de la notification à distance depuis un poste d utilisateur. Numéro de Notification à distance Numéro à appeler pour la notification à distance. Il est également possible de modifier ce numéro à partir d un poste téléphonique. Pensez à ajouter le préfixe de sortie (ex : 0) si le numéro à appeler un numéro externe. Avancé Ne Pas Déranger (valeur par défaut : Désactivée) Lorsque ce mode est activé, les appels reçus par le standard automatique ne sont pas transférés vers le poste du propriétaire de la boîte vocale, mais redirigé vers sa boîte vocale. Le système informe l appelant que "le poste correspondant ne répond pas", puis offre la possibilité de laisser un message dans la boîte vocale ou bien d être transféré vers un autre poste. 1 Si la fonction n est pas Interdite lors de la création de la BV Avril 2007 9 TX05FR-Admin Ed.1

Messages non autorisés (Désactivée) 1 Lorsque cette option est activée, la boîte vocale fonctionne comme un répondeur simple. Déviation d Appel (Interdite) 2 Activée: Le système transfère un appel issu du standard automatique vers le numéro qui apparaît dans le champ "Déviation vers poste". Désactivée: La déviation d appel ne s exécutera pas. Interdite: Rend impossible l activation de la déviation d appel depuis un poste d utilisateur. Déviation vers Poste Numéro de poste vers lequel l appel est dévié lorsque le standard automatique effectue le transfert vers le poste demandé initialement. Filtre d appel (désactivée) Lorsque cette option est activée, à travers le standard automatique, le système demande à l appelant de s identifier vocalement avant de transférer l appel au poste demandé. Lorsque ce dernier répond, le système l informe de l identité de l appelant. Le propriétaire du poste peut alors accepter ou refuser l appel. Jour (valeur par défaut : MBENTRY) Définit quel programme doit être utilisé lorsqu un appel arrive dans la boîte vocale en mode Jour. Nuit (MBENTRY) Définit quel programme doit être utilisé lorsqu un appel arrive dans la boîte vocale en mode Nuit. Pause (MBENTRY) Définit quel programme doit être utilisé lorsqu un appel arrive dans la boîte vocale en mode Pause. Messages 1 Si la BV a été forcée en Répondeur simple, cette option est sans effet. 2 Si la fonction n est pas Interdite lors de la création de la BV Avril 2007 10 TX05FR-Admin Ed.1

Ces champs ne sont pas modifiables. Ce sont des compteurs correspondant à l état des boîtes vocales: Stockés: Nombre de messages présents dans la boîte, écoutés + nouveaux. Non écoutés: Nombre de nouveaux messages. Détails Cliquer sur <<Détails pour visualiser la date, l heure et l origine du message. Le numéro de l appelant est visualisable si elle est fourni par le PABX dans le protocole. 2.1.3 Suppression des boîtes vocales? Sélectionner une ou plusieurs boîtes et cliquer sur le bouton Effacer pour les supprimer après confirmation. Remarque : Pour sélectionner plusieurs boîtes vocales successives: o Cliquer sur la 1 ère puis maintenir la touche SHIFT enfoncée et cliquer sur la dernère à supprimer. Pour sélectionner plusieurs boîtes vocales isolées : o cliquer sur la première de la série puis maintenir la touche CTRL enfoncer et cliquer sur les suivantes. Avril 2007 11 TX05FR-Admin Ed.1

2.2 Gestion Boîtes Vocales par Téléphone Le Serveur Vocal propose une boîte vocale spécifique pour l administrateur. Cette boîte vocale est appelé Boîte Vocale de Maintenance dont le numéro, par défaut, est 99, 999, 9999, 99999 ou 999999 (Nombre de chiffres équivalent au plan de numérotation interne de l installation téléphonique). Par défaut également, le code d accès est 9999. Ce code est modifiable comme tout code d accès d une boite vocale depuis le menu de consultation. Parmi les fonctions qu offre la Boîte Vocale de Maintenance, seules celles relatives à la Messagerie Vocale sont décrites dans ce chapitre. 2.2.1 Accès la Boîte Vocale de Maintenance Depuis un poste téléphonique, appeler le groupement Messagerie Vocale dont le numéro vous a été donné lors de l installation du matériel. Trois cas possibles (en fonction du protocole d interactivité) 1. Le système vous diffuse «Veuillez composez le numéro du poste» Tapez le numéro de la boîte vocale de Maintenance (99, 999, ) «Veuillez saisir le mot de passe» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance 2. Le système vous diffuse «Veuillez saisir le code secret» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance 3. Le système vous diffuse «Vous êtes en communication avec un standard automatique,» Tapez étoile (*) «Veuillez composez le numéro du poste» Tapez le numéro de la boîte vocale de Maintenance (99, 999, ) «Veuillez saisir le mot de passe» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance Avril 2007 12 TX05FR-Admin Ed.1

2.2.2 Création de Boîte Vocale Pour utiliser cette fonctionnalité, il est nécessaire d avoir une boîte vocale de référence dont les paramètres seront dupliqués dans la nouvelle boîte vocale créée. Depuis le menu de maintenance :? Taper dièse (#)? Taper le numéro de la BV de référence suivi du numéro de la BV à créer.? Le système diffuse «Opération Réalisée» Exemple : BV Référence: 100 BV à créer : 144 Taper # 100 144 2.2.3 Suppression de Boîte Vocale Depuis le menu de maintenance :? Taper dièse (#)? Taper le numéro de la BV à supprimer suivi du nombre d étoiles équivalent au plan de numérotation.? Le système diffuse «Opération Réalisée» Exemple : BV à créer : 144 Taper # 144 *** 2.2.4 Réinitialisation Code Secret d une Boîte Vocale Depuis le menu de maintenance :? Taper dièse dièse (# #)? Taper le numéro de la boîte vocale dont le mot de passe doit être réinitialisé? Le système diffuse «Opération Réalisée» Exemple : BV à modifier: 100 Taper ## 100? Le code secret de la Boîte Vocale revient à sa valeur par défaut, soit 1234 Avril 2007 13 TX05FR-Admin Ed.1

2.3 Groupes de Boîtes Vocales L option Groupes, du menu Boîtes Vocales, permet de créer des listes de diffusion de messages. Ces listes peuvent être utilisées pour transférer un message reçu vers plusieurs boîtes simultanément ou pour déposer un nouveau message à plusieurs utilisateurs en une seule fois. Le système propose neuf groupes, référencés de 1 à 9, une même boîte pouvant appartenir simultanément à plusieurs groupes. 2.3.1 Création de Groupes? Dans la colonne de gauche, sélectionner le groupe que vous désirez créer.? Dans la colonne de droite, sélectionner les boîtes vocales que vous désirez associer à ce groupe. Vous pouvez utiliser les touches SHIFT et CTRL pour des sélections groupées ou bien séparées.? Cliquer sur <<Ajouter.? Une fois vos groupes définis, cliquer sur OK pour sauvegarder les paramètres.? Cliquer sur Fermer pour annuler les changements effectués. 2.3.2 Modification de Groupes? Double-cliquer sur un groupe pour visualiser les boîtes qui le composent.? Pour supprimer une ou des boîtes vocales d un groupe déterminé, les sélectionner puis cliquer sur Supprimer>>. Avril 2007 14 TX05FR-Admin Ed.1

3 Administration Standard Automatique De base, la fonction Standard Automatique permet de distribuer les appels entrants à partir d un numéro de poste tapé par l appelant ou à l aide du menu ABC qui permet à l appelant de taper les 3 premières lettres du nom de son correspondant pour le joindre. Toutefois, il est possible de personnaliser le Standard Automatique de manière à ce qu il puisse par exemple orienter les appels en fonction d un choix effectué par l appelant dans un scénario pré-défini. 3.1 Fonctionnement des Modes Jour/Nuit/Pause Le Serveur Vocal propose un calendrier hebdomadaire programmable, avec changement automatique de modes, selon le jour et l heure de la semaine. Ainsi pour chacun des modes (Jour, Nuit et Pause), il est possible de proposer à l appelant un scénario différent. Ces modes sont également personnalisables par accès du serveur vocal, ce qui autorise une combinaison supplémentaire de scénarios en fonction de l accès sur lequel arrive un appel. Depuis le menu Configuration, sélectionner Paramètres Modes afin de faire apparaître la fenêtre suivante :? Cliquer sur Lire... pour faire apparaître les applications et la configuration actuelle du Serveur Vocal pour l accès sélectionné.? Sélectionner dans les listes associées aux modes JOUR, NUIT et PAUSE, les applications souhaitées puis cliquer sur Envoyer... et sélectionner les accès pour lesquels cette configuration est à utiliser. Avril 2007 15 TX05FR-Admin Ed.1

3.2 Gestion des Calendriers 3.2.1 Calendriers Hiver/ Eté? Le système gère 2 calendriers, nommés Hiver et Eté, permettant 2 fonctionnements différents du standard automatique, par exemple, en fonction des périodes de l année. 3.2.2 Modification d un Horaire Hebdomadaire? Depuis le menu Configuration, choisir Calendrier Hebdomadaire puis Hiver ou Eté selon le calendrier à modifier? L option Lire permet de connaître le calendrier configuré par accès du serveur vocal.définir pour chaque jour de la semaine ainsi que pour les jours fériés, les plages horaires associés aux modes JOUR, NUIT et PAUSE.? Pour modifier une tranche horaire, cocher l intervalle de temps correspondant, puis cliquer sur le bouton droit de la souris. Deux options possibles: Supprimer et Changement Heure Avril 2007 16 TX05FR-Admin Ed.1

? Pour dupliquer les plages horaires d un jour sur un ou plusieurs jours, choisir l option Editer? Une fois modifié les 24 heures de chaque jour de la semaine standard, qui comprend le fonctionnement pour les jours fériés, cliquer sur Envoyer... puis sur les accès auxquels vous désirez appliquer cet Horaire.? Cliquer sur Fermer pour revenir à l écran principal. Avril 2007 17 TX05FR-Admin Ed.1

3.3 Mise en Service Menu ABC Le menu ABC ou Index alphabétique permet à un appelant de joindre son correspondant en composant les 3 premières lettres de son nom. A l aide du clavier alphanumérique d un poste téléphonique, on utilise les touches contenant chacune des 3 lettres. Ex : DURAND est associée à la séquence 387 2 - ABC 5 - JKL 8 - TUV 3 - DEF 6 - MNO 9 - WXYZ 4 - GHI 7 - PQRS? Al aide du logiciel de configuration, renseigner le champ Nom d Utilisateur au niveau de chaque boîte vocale associée. Cette opération peut également être effectuée par l utilisateur directement depuis le menu de consultation de sa boîte vocale (Cf. Notice Utilisateur).? Demander à chaque utilisateur concerné de personnaliser sa boîte vocale afin d enregistrer son identité (Prénom-Nom). (Cf. Notice Utilisateur)? Le système utilisera cet enregistrement soit pour demander une confirmation à l appelant du nom sélectionné, soit pour proposer une liste de toutes les personnes associées à cette même séquence. Ex : La séquence 387 est valable pour DURAND et DUPOND. Le système propose : - Vous souhaitez joindre Alain Durand, appuyez sur 1 - Vous souhaitez joindre Jacques Dupont, appuyer sur 2 La liste des personnes pour une même séquence est limitée à 9 choix. Avril 2007 18 TX05FR-Admin Ed.1

3.4 Définition Standard Automatique L utilitaire décrit dans ce paragraphe permet de réaliser un scénario d accueil pour chacun des 3 modes JOUR, NUIT et PAUSE définis précédemment. Le système permet sur un niveau de proposer jusqu à 12 choix ( chiffres 0 à 9, * et #) ainsi que l événement Time Out qui correspond à l absence de touche saisie par l appelant.? Sélectionner le menu Echange PC/Serveur puis l option Définir Standard Automatique. Les informations relatives au standard automatique apparaissent 1.? Pour chaque touche désirée, une fonction est déclarée : Diffuser Message : Diffuse un message à l appelant. o Message : Entrer un libellé de message utilisateur o Paramètre : Aucun o Options : En fin de diffusion, retour au menu ou raccrochage Transfert vers Poste : Effectue un transfert vers un poste ou un groupement. o Message : Annonce diffusée à l appelant avant le transfert (Entrer un libellé de message utilisateur ou choisir un message système) o Paramètre : Numéro du poste ou du groupement o Options : type de transfert (standard, aveugle, consulté ou supervisé) Langue: Permet un changement de langue 2 o Message : Aucun o Paramètre : Langue o Options : Retour au menu (implicite) 1 Dans le cas où cet utilitaire a été utilisé lors de l installation 2 Cette fonction implique que les annonces du standard automatique soient enregistrées dans la langue par défaut et dans la seconde langue proposée Avril 2007 19 TX05FR-Admin Ed.1

Dépôt de Message : Aiguille l appelant sur une boîte vocale o Message : Aucun o Paramètre : Numéro de boîte vocale o Options : Non Transfert Standard: Transfère l appelant vers l opératrice o Message : Annonce diffusée à l appelant avant le transfert (Entrer un libellé de message utilisateur ou choisir un message système) o Paramètre : Aucun o Options : Aveugle Rép. Alphab.: Propose à l appelant de sélectionner son correspondant par les 3 premières lettres de son nom o Message : Aucun o Paramètre : Aucun o Options : Non? Cliquer sur les icônes Jour, Nuit et Pause afin de passer de la configuration d un mode à un autre.? Une fois les modes Jour, Nuit et Pause configurés, entrer dans "Fichier" puis "Sauvegarder" pour réaliser la compilation et le chargement:? En cas d erreur de compilation, réviser la configuration du Standard Automatique à l aide des indications sur le type d erreurs rencontrées.? Si la compilation s est effectuée sans erreur, cliquer sur OK afin que le programme de configuration achève le processus.? Cliquer sur OK. Entrer dans le menu Fichier puis sélectionner Sortir pour revenir au menu principal. Avril 2007 20 TX05FR-Admin Ed.1

3.5 Activation Calendriers/Modes Pour des raisons exceptionnelles, il peut être utile de vouloir activer l un des 3 modes JOUR, NUIT et PAUSE à des heures différentes que celles programmées. Afin d éviter une modification d une calendrier hebdomadaire établi, la boîte vocale de maintenance offre la possibilité de forcer, temporairement, le système dans un des 3 modes. 3.5.1 Accès la Boîte Vocale de Maintenance Depuis un poste téléphonique, appeler le groupement Messagerie Vocale dont le numéro vous a été donné lors de l installation du matériel. Trois cas possibles (en fonction du protocole d interactivité) 1. Le système vous diffuse «Veuillez composez le numéro du poste» Tapez le numéro de la boîte vocale de Maintenance (99, 999, ) «Veuillez saisir le mot de passe» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance 2. Le système vous diffuse «Veuillez saisir le code secret» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance 3. Le système vous diffuse «Vous êtes en communication avec un standard automatique,» Tapez étoile (*) «Veuillez composez le numéro du poste» Tapez le numéro de la boîte vocale de Maintenance (99, 999, ) «Veuillez saisir le mot de passe» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance Avril 2007 21 TX05FR-Admin Ed.1

3.5.2 Connaître la configuration actuelle Depuis le menu de maintenance pour consulter la configuration en cours :? Taper sept (7) pour écouter date-heure du système et mode en cours (Jour, Nuit, Pause ou Automatique) 3.5.3 Forcer le système dans un mode Depuis le menu de maintenance pour activer l un des 3 modes :? Taper un (1) pour forcer en mode JOUR? Taper deux (2) pour forcer en mode NUIT? Taper trois (3) pour forcer en mode PAUSE 3.5.4 Annuler le forçage Depuis le menu de maintenance, ces 2 options permettent de revenir au mode automatique, c est-à-dire en fonction du calendrier hebdomadaire défini :? Taper quatre (4) pour passer le système en mode automatique hiver? Taper cinq (5) pour passer le système en mode automatique été Avril 2007 22 TX05FR-Admin Ed.1

3.6 Enregistrement Messages d accueil du Standard Auto Si l utilitaire Définition Standard Automatique vu précédemment a été utilisé pour la mise en place d un scénario d accueil, les messages d accueil diffusés pour chacun des modes JOUR, NUIT et PAUSE sont personnalisables depuis la boîte vocale de Maintenance. Ces messages présenteront les possibilités offertes à l appelant dans les arborescences associées. 3.6.1 Accès la Boîte Vocale de Maintenance Depuis un poste téléphonique, appeler le groupement Messagerie Vocale dont le numéro vous a été donné lors de l installation du matériel. Trois cas possibles (en fonction du protocole d interactivité) 4. Le système vous diffuse «Veuillez composez le numéro du poste» Tapez le numéro de la boîte vocale de Maintenance (99, 999, ) «Veuillez saisir le mot de passe» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance 5. Le système vous diffuse «Veuillez saisir le code secret» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance 6. Le système vous diffuse «Vous êtes en communication avec un standard automatique,» Tapez étoile (*) «Veuillez composez le numéro du poste» Tapez le numéro de la boîte vocale de Maintenance (99, 999, ) «Veuillez saisir le mot de passe» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance Avril 2007 23 TX05FR-Admin Ed.1

3.6.2 Enregistrer les annonces Depuis le menu de maintenance pour enregistrer :? Taper neuf (9) pour débuter la procédure o Sélectionner la langue associée aux annonces o Taper 1 pour enregistrer le message Jour (HELLO_DAY) o Taper 2 pour enregistrer le message Nuit (HELLO_NIGHT) o Taper 3 pour enregistrer le message Pause (HELLO_BREAK) o Taper 4 pour effacer le message Jour (retour à l annonce système) o Taper 5 pour effacer le message Nuit (retour à l annonce système) o Taper 6 pour effacer le message Pause (retour à l annonce système) Si le standard automatique propose un changement de langue, il est nécessaire d enregistrer ces annonces dans la langue concernée o Taper 0 pour sélectionner la langue Enregistrer ensuite les annonces dans la nouvelle langue. Avril 2007 24 TX05FR-Admin Ed.1

3.7 Statistiques Le Serveur Vocal incorpore des compteurs internes. Ces compteurs mémorisent les différents choix effectués par les appelants dans le standard automatique.? Depuis l écran principal, cliquer sur Statistiques pour visualiser la fenêtre suivante : o Les options 0 à 9, * et # sont associées aux touches 0 à 9, * et #. o Le compteur Time Out comptabilise le nombre de Non Réaction o Le compteur Extension comptabilise chaque fois qu un appelant a joint son correspondant en tapant directement son numéro de poste. o Le compteur Total Calls prend on compte le nombre total d appels arrivés sur le standard automatique? Cliquer sur Libellés pour modifier le libellé par défaut de chaque compteur.? Cliquer sur Réinitialiser pour remettre les compteurs à zéro.? Cliquer sur Imprimer pour imprimer les détails de chacun des compteurs. Avril 2007 25 TX05FR-Admin Ed.1

? Cliquer sur Graphique pour voir une représentation graphique.? Cliquer sur Exporter pour enregistrer les données dans un fichier texte.? Cliquer sur Fermer pour retourner au menu principal. Avril 2007 26 TX05FR-Admin Ed.1

4 Option WEB L option Web nécessite que le serveur vocal soit équipée d une carte réseau. Elle permet les fonctions suivantes : - L écoute des messages déposés dans la boîte vocale sur un PC utilisateur. - L administration de la messagerie vocale et du standard automatique via un navigateur Internet (IE, NetScape, ) pour l administrateur - L administration par chaque propriétaire de sa boîte vocale via le navigateur Internet disponible sur le PC de l utilisateur 4.1 Paramétrage Système Connecter votre PC au serveur vocal et lancer le programme de configuration depuis le groupe de programmes. 4.1.1 Paramètres IP & Email Depuis l écran principal, accéder aux Paramètres Système dans le menu Configuration. Sélectionnez l onglet IP & Email afin d obtenir la fenêtre ci-dessous : Adresse IP du Système Adresse IP du système donnée par l administrateur. Masque Sous-Réseau Masque sous réseau associé à l adresse IP permettant d identifier le segment de réseau sur lequel se trouve le serveur vocal. Avril 2007 27 TX05FR-Admin Ed.1

Adresse routeur Adresse IP du routeur local situé sur le même réseau que le serveur vocal permettant d établir, par exemple, une connexion entre le serveur vocal et Internet. Adresse serveur SMTP: Dans le cas d un serveur de messagerie propre à l entreprise (type Exchange Serveur), saisir l adresse IP du Serveur de Messagerie. Dans le cas d un serveur de messagerie externe (type Wanadoo ), saisir l adresse IP du serveur SMTP Authentification SMTP Protocole d authentification lié au type de messagerie : - Sans : Ouvre une session SMTP sans authentification - Login : Protocole standard d authentification SMTP - POP3 : Fournisseur de messagerie nécessite l ouverture d une session POP3 avant la connexion SMTP Adresse serveur POP3 Dans le cas d un serveur de messagerie propre à l entreprise (type Exchange Serveur), saisir l adresse IP du Serveur de Messagerie. Dans le cas d un serveur de messagerie externe (type Wanadoo ), saisir l adresse IP du serveur POP3 (Cf. Information ci-dessus) Adresse IP publique (Optionnel) Adresse IP permettant de rendre accessible le serveur vocal depuis une connexion Internet. Utilisateur Mail (Optionnel, Fonction du type de fournisseur de messagerie de l entreprise) Nom utilisateur pour accéder au compte de messagerie Mot de passe Mail (Optionnel, Fonction du type de fournisseur de messagerie de l entreprise) Mot de passe permettant d accéder au compte de messagerie. Adresse Mail (Optionnel) Adresse mail du serveur vocal. Objet mail Ecrivez le texte qui apparaîtra dans l objet du message lors des notifications par e-mail. Corps mail Ecrivez le texte qui apparaît dans le corps de l'e-mail notification de messages. Avril 2007 28 TX05FR-Admin Ed.1

Une fois les paramètres système ajustés dans les différents onglets, il est nécessaire de les charger dans le serveur vocal à l aide du menu Sauvegarder puis cocher Serveur et cliquer sur Ok. Lors de la mise en service de la fonction, il est nécessaire de réinitialiser le produit, le paramétrage IP n étant effectif qu après démarrage du serveur vocal. Débrancher le système électriquement puis le rebrancher après 5 à 6 secondes. 4.1.2 Paramétrage Nom Société Depuis l écran principal, ouvrir la fenêtre Nom Société depuis le menu Echange PC/Serveur. Renseigner le nom de l entreprise puis valider par OK. Avril 2007 29 TX05FR-Admin Ed.1

4.2 Paramétrage des Boîtes Vocales Accéder aux boîtes vocales depuis le menu Boîtes Vocales puis Définir Boîtes Vocales. Sélectionner une boîte vocale puis cliquer sur Editer et cliquer sur l onglet Email. Notification Email Interdite: vocale. La notification par Email n est pas autorisée pour cette boîte Désactivée: La notification par Email est inactive mais peut être mise en service par le propriétaire de la boîte depuis l interface Web Texte & Message: Chaque message déposé dans la boîte vocale génère un mail à l adresse spécifiée dans le champ Adresse Mail avec le message joint sous forme de fichier son (format propriétaire) Texte Uniquement: Le fichier joint n est pas transmis dans l email de notification. Adresse E-mail Adresse destinataire pour la notification email. Cliquer sur OK pour valider les paramètres. Avril 2007 30 TX05FR-Admin Ed.1

4.3 Logiciel GReCo Lors d une notification de nouveau message par Email, le fichier son joint contenant le message déposé ne peut s ouvrir qu avec un logiciel spécifique, nommé GreCo. Cet utilitaire est à installer sur tous les PC utilisateurs pour lesquels la notification Texte & Message (Cf. paragraphe précédent) a été validée. En plus de la possibilité d écouter le message à travers la carte son du PC, ce programme permet au serveur vocal de savoir que le message a été écouté et donc de dénotifier le poste associé à la boîte. Le logiciel offre également la possibilité de supprimer le message, de le protéger et de le transférer vers une autre boîte vocale. 4.3.1 Installation? Fermez toutes les applications ouvertes sur le PC.? Insérez le CD-ROM fourni. Depuis la page de démarrage, sélectionner Installation de GReCo ou sélectionnez Run depuis le menu Start et tapez X:\GReCo\setup.exe (où X est l adresse du lecteur CD-ROM) puis cliquez sur OK.? Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer. Avril 2007 31 TX05FR-Admin Ed.1

? Cliquez sur Suivant pour installer les fichiers du programme GReCo dans le répertoire par défaut.? Pour changer le répertoire par défaut, cliquer sur Parcourir..., rechercher le répertoire souhaité puis cliquez sur Ok pour continuer.? Cliquez sur Suivant pour créer le groupe de programmes GReCo dans lequel apparaît l icône du programme. Avril 2007 32 TX05FR-Admin Ed.1

? Patienter pendant l installation du logiciel? En fin d installation, choisissez l option Redémarrez l ordinateur maintenant afin de terminer complètement l opération. Avril 2007 33 TX05FR-Admin Ed.1

4.3.2 Présentation GReCo La notification par E-mail, Texte & Message, permet à l utilisateur de recevoir un message électronique à chaque nouveau message déposé dans sa boîte vocale. Ce mail contient en pièce jointe, un fichier son (Format propriétaire), qu il sera possible d écouter via le logiciel installé précédemment.? Par double clic sur le fichier joint :? La fenêtre suivante apparaît : Bouton Effacer Permet d effacer le message de la boîte vocale. Bouton Transférer Permet de transférer le message dans une autre boîte vocale. Cette option transfère le message déposé et non le mail. Pour transférer ce dernier, utiliser les fonctions habituelles de votre client messagerie. Cependant le(s) destinataire(s) devront disposer du logiciel GReCo sur leur PC pour écouter le message. Avril 2007 34 TX05FR-Admin Ed.1

En cliquant sur Transférer la fenêtre suivante apparaît : Préciser le numéro de la boîte vocale destinataire puis cliquer sur Valider. L option Accusé de Réception vous permet de recevoir un message électronique lorsque le message aura été écouté. Bouton Protéger Permet de protéger le message afin qu il ne soit pas effacé de la boîte vocale lors de l activation de la purge automatique des messages écoutés par le système. Informations Message Date et Heure : Numéro Appelant : Transféré par : message Transféré à : Durée : horodatage du dépôt de message fourni en fonction du protocole PABX numéro de la boîte vocale ayant transféré le numéro de la boîte vocale destinataire du transfert durée du message Informations Boîte Vocale Messages dans la BV: Nombre de messages stockés (écoutés + nouveaux) et messages nouveaux. Ces 2 informations sont celles connues au moment de l envoi du message électronique de notification. Bouton Accès Boîte Vocale : Permet d accéder à la configuration de la boîte vocale par le Web après saisie du code secret. Contrôles Audio : : : : Lecture du message Faire une pause dans la lecture Arrêt de la diffusion Contrôle du volume Avril 2007 35 TX05FR-Admin Ed.1

4.4 Administration Système A l aide du navigateur Internet (Internet Explorer, Netscape, ) installé sur votre PC, il est possible d accéder aux paramètres généraux du serveur vocal. 4.4.1 Accès au Web Dans votre navigateur, taper l adresse IP du serveur vocal (Ex: 192.168.0.250) afin de faire apparaître la fenêtre suivante :? Dans Poste, ne pas saisir de numéro? Dans Mot de Passe, saisir le code secret associé (Par défaut 9999).? Cocher l option Administrateur puis cliquer sur Entrée. Avril 2007 36 TX05FR-Admin Ed.1

4.4.2 Options Adminstrateur Mot de passe Administrateur Ce code secret sur 4 chiffres est utilisé pour l accès Administrateur via le web mais également pour l accès par téléphone à la boîte vocale de maintenance et lors de l accès à la configuration via le réseau éthernet. Date système Saisir la nouvelle date selon le format jj/mm/aa. Heure système Saisir la nouvelle heure selon le format hh :mm :ss. Mode actuel Permet de forcer l état du système en mode JOUR, NUIT ou PAUSE ou de revenir au mode automatique selon le calendrier HIVER ou ETE. Avril 2007 37 TX05FR-Admin Ed.1

4.5 Administration Messagerie Vocale A l aide du navigateur Internet (Internet Explorer, Netscape, ) installé sur votre PC, il est possible d accéder aux paramètres généraux de la messagerie vocale ainsi qu à la configuration des boîtes vocales. 4.5.1 Accès au Web Dans votre navigateur, taper l adresse IP du serveur vocal (Ex: 192.168.0.250) afin de faire apparaître la fenêtre suivante :? Dans Poste, ne pas saisir de numéro? Dans Mot de Passe, saisir le code secret associé (Par défaut 9999).? Cocher l option Administrateur puis cliquer sur Entrée. Avril 2007 38 TX05FR-Admin Ed.1

4.5.2 Administration Messagerie Vocale via Web Vous accédez aux Options Administrateur, dans ce chapitre seuls les paramètres liés à la messagerie vocale sont décrits. Paramètres Globaux Durée Maximum Message (sec) Ce paramètre correspond à la durée maximum autorisée pour un message déposé dans une boîte vocale. Cette valeur est commune à toutes les boîtes vocales du système. Effacer Msgs Ecoutés (jours) Délai en jours de purge automatique des messages de boîtes vocales écoutés. Effacer Msgs Ecoutés (jours) Délai en jours de purge automatique des messages de boîtes vocales non écoutés. Pour enregistrer les modifications, cliquer sur le bouton Avril 2007 39 TX05FR-Admin Ed.1

Paramètres Boîtes Vocales Numéro Boîte Vocale Saisir le numéro de la boîte vocale à modifier puis cliquer sur faire apparaître la fenêtre suivante : afin de Nbre maxi. de messages Nombre maximum de messages autorisés (écoutés+ nouveaux) dans la boîte vocale. La valeur 0 permet de créer une boîte vocale illimitée. Notification Poste Type de notification utilisée pour avertir le propriétaire de la boîte qu il a reçu de nouveaux messages. Appel: Le Serveur Vocal appelle directement le poste associé à la boîte vocale. Si son propriétaire décroche, une annonce l informe qu il a reçu de nouveaux messages et lui demande son code secret afin d écouter le(s) message(s) déposé(s). Si le poste ne répond pas, le système répétera le processus à espace de temps régulier. Sonnerie: Le Serveur Vocal appelle directement le poste de la boîte vocale, et raccroche à la seconde sonnerie. L utilisateur doit alors effectuer un appel vers le Serveur Vocal pour pouvoir écouter ses messages. Si le poste ne répond pas, le système répétera le processus à espace de temps régulier. DTMF: Le Serveur Vocal envoie une séquence de codes à fréquence vocale au PABX qui notifie alors l appel sur le poste (témoin lumineux, affichage écran...). DTMF2: Notification spéciale utilisée lorsque le système nécessite deux types différents de notification, par exemple lorsque l on utilise deux types de téléphones spécifiques. RS232: Notification utilisée lors d un raccordement par V24 au PABX dans le cadre de la messagerie vocale. Le PABX notifie le poste qu il a un message (témoin lumineux, etc.). Avril 2007 40 TX05FR-Admin Ed.1

Répondeur: Permet de forcer la boîte vocale en type Répondeur Simple uniquement, la fonction répondeur enregistreur est désactivée. Si un appel est transféré vers la boîte vocale, le message d accueil de la boîte est diffusé au correspondant puis le Serveur Vocal raccroche. Si aucun message d accueil n a été enregistré, le système diffusera le message suivant: Boîte Vocale saturée avant de raccrocher. Sans: A sélectionner si l on ne désire pas de notification. Notification à distance Si elle est Interdite, cette option ne sera pas accessible par le propriétaire de la boîte vocale depuis un téléphone ou depuis le web. Déviation d appel Si elle est Interdite, cette option ne sera pas accessible par le propriétaire de la boîte vocale depuis un téléphone ou depuis le web. Notification Email Si elle est Interdite, cette option ne sera pas accessible par le propriétaire de la boîte vocale depuis le web. Jour/Nuit/Pause Rappel du paramétrage de la boîte vocale en fonction des 3 modes. Pour enregistrer les modifications, cliquer sur le bouton Avril 2007 41 TX05FR-Admin Ed.1

4.6 Statistiques via Web A l aide du navigateur Internet (Internet Explorer, Netscape, ) installé sur votre PC, il est possible de consulter les statistiques liées à votre standard automatique ou à votre application personnalisée. 4.6.1 Accès au Web Dans votre navigateur, taper l adresse IP du serveur vocal (Ex: 192.168.0.250) afin de faire apparaître la fenêtre suivante :? Dans Poste, ne pas saisir de numéro? Dans Mot de Passe, saisir le code secret associé (Par défaut 9999).? Cocher l option Administrateur puis cliquer sur Entrée. Avril 2007 42 TX05FR-Admin Ed.1

4.6.2 Consultation Statistiques Depuis la page principale, sélectionner Statistiques pour visualiser l état des compteurs : Le système propose 20 compteurs associés en partie ou totalement à l application mise en place dont les valeurs peuvent être visualisées dans un tableau représenté cidessous : Avril 2007 43 TX05FR-Admin Ed.1

4.6.3 Exportation Statistiques Cette option permet de visualiser les compteurs dans une fenêtre indépendante et ensuite d enregistrer cette page dans un fichier texte.? Cliquer sur le bouton Fichier Statistiques, le message suivant apparaît :? Cliquer sur Annuler pour visualiser l état des compteurs à l instant T, cliquer sur Ok pour réinitialiser l ensemble des valeurs.? Choisissez la commande Enregistrer sous depuis le menu fichier et sélectionner type de fichier = texte dans l explorateur Avril 2007 44 TX05FR-Admin Ed.1

4.6.4 Graphiques Cette option permet de visualiser les compteurs sous forme graphique.? Cliquer sur le bouton Graphiques afin de faire apparaître la représentation suivante :? Cliquer sur le bouton Précédent pour revenir au menu principal. Avril 2007 45 TX05FR-Admin Ed.1

5 Administration Musique d attente Remarque : Le système contient 9 applications de musique d attente différentes (Musiques non pré-enregistrées) :MOH1 à MOH9. Les musiques sont à enregistrer dans des Messages utilisateur _MUSIC_ON_HOLD1 à _MUSIC_ON_HOLD9 La planification de ces différentes musiques sera établie à partir du calendrier hebdomadaire décrit au paragraphe suivant. 5.1 Paramétrage Calendrier? Depuis le menu Configuration, choisir Calendrier hebdomadaire afin de faire apparaître la fenêtre suivante :? Sélectionner la tranche horaire de 0h à 24h du lundi et cliquer sur l application MOH dans la partie droite de la fenêtre.? A l aide du menu Editer, dupliquer la configuration du Lundi sur tous les autres jours de la semaine y compris les jours fériés. Avril 2007 46 TX05FR-Admin Ed.1

? Le calendrier est configuré, utiliser le menu Envoyer pour définir sur quel accès l application musique d attente sera installée. En fin de process, réinitialiser tous les accès à l aide de la touche de fonction F2. Après quelques secondes, l accès dédié musique d attente s allume (led verte) indiquant la diffusion de l annonce. Avril 2007 47 TX05FR-Admin Ed.1

5.2 Personnalisation Musique? Sélectionner le menu Annonces sonores : Sélectionner le Type: Messages Systèmes Sélectionner la Langue: Fonction de la langue choisie pour le système. Sélectionner l accès : Sélectionner un accès disponible? Cliquer sur OK. 1. Choisir dans la liste le message MUSIC_ON_HOLD. 2. Si le message existe déjà, cliquer sur PLAY pour l écouter. 3. Cliquer sur Ouvrir fichier pour sélectionner le fichier contenant le message à injecter. Seuls les formats DLG et WAV (PCM, Mono, 16 bits, 8 khz) sont acceptés. Avril 2007 48 TX05FR-Admin Ed.1

4. Patienter pendant le chargement du fichier. 5. En fin de chargement, cliquer sur Sauvegarde et confirmer le remplacement de l annonce existante. 6. Cliquer sur Fin 7. Recommencer les étapes 1 à 5 pour enregistrer de nouveaux messages ou cliquer sur Fermer pour terminer l opération. Les fichiers son (format Wav ou Dlg) importés ne doivent pas excéder 1 minute 50 secondes. En fin de process, redémarrer l accès utilisé pour l enregistrement et/ou le téléchargement des annonces en cliquant dessus. Avril 2007 49 TX05FR-Admin Ed.1

6 Procédure d enregistrement des messages Dans ce chapitre, sont décrites les procédures d enregistrement des différents types de messages par téléphone et par chargement de fichiers (format WAV PCM, Mono, 16 bits, 8 khz- ou format propriétaire DLG). Il est nécessaire de disposer d un PC équipé du logiciel de configuration pour mener à bien ces opérations. Lancer le programme FonoMail 2000 1 depuis le groupe de programmes (Démarrer-Programmes).? La fenêtre suivante apparaît : Pour une connexion locale via port série:? Cliquer sur l option Accès Lien Série/Modem et sélectionner dans la liste déroulante le port série du PC auquel est connecté le système. Cliquer sur OK. Pour une connexion via réseau ou Internet 2 :? Cliquer sur l option Accès IP et saisir l adresse IP et le mot de passe du système (identique au mot de passe de la boîte vocale de maintenance, 9999 par défaut). 1 Le nom du programme est variable selon les modèles et les fournisseurs. 2 S il s agit de la première installation du système, la connexion par IP n est pas opérationnelle. Avril 2007 50 TX05FR-Admin Ed.1

Depuis l écran principal, choisir le menu Annonces Sonores. La fenêtre suivante apparaît : Sélectionner le Type: Messages Systèmes (Cf. liste en Annexe) Numéros : annonces contenant les nombres et chiffres utilisées par le système Ne pas modifier ces annonces Mois : annonces contenant les jours de la semaine et mois de l année Ne pas modifier ces annonces Messages Utilisateurs : annonces créées dans les arborescences de standard automatique ou à l aide du générateur graphique d applications. Messages Boîtes Vocales : annonces d accueil (Message A, B ou C) des boîtes vocales. Messages de Bienvenue: annonces d accueil du standard automatique pour chacun des modes JOUR, NUIT et PAUSE. Sélectionner la Langue: Choix parmi les 3 langues 1 disponibles dans le système. Sélectionner l accès : Sélectionner un accès disponible 1 Seulement 2 langues dans le cas d un EasyMail Avril 2007 51 TX05FR-Admin Ed.1

6.1 Enregistrement par téléphone? Appeler l accès sélectionné précédemment puis cliquer sur OK lorsque celui-ci sonne.? En fonction du type de messages sélectionné précédemment, la fenêtre sera différente. Messages Systèmes et Messages Utilisateurs Chronologie des étapes : 1. Sélectionner le message à (ré-)enregistrer et cliquer sur OK. 2. Si le message existe déjà, cliquer sur PLAY pour l écouter. 3. Cliquer sur RECORD pour enregistrer un nouveau message (STOP pour terminer l enregistrement) à l aide du combiné téléphonique. 4. Cliquer sur Sauvegarde et confirmer éventuellement le remplacement du fichier existant. 5. Cliquer sur Annuler Recommencer les étapes 1 à 5 pour enregistrer de nouveaux messages ou cliquer sur Fermer pour terminer l opération. Messages Boîtes Vocales et Messages de Bienvenue Chronologie des étapes : 1. Sélectionner le mode ou la boîte vocale et le type de message (A, B ou C) à (ré-)enregistrer et cliquer sur OK. 2. Si le message existe déjà, cliquer sur PLAY pour l écouter. 3. Cliquer sur RECORD pour enregistrer un nouveau message (STOP pour terminer l enregistrement) à l aide du combiné téléphonique. 4. Cliquer sur Annuler ou Fin Recommencer les étapes 1 à 4 pour enregistrer de nouveaux messages ou cliquer sur Fermer pour terminer l opération. Remarque : Pour sauvegarder un message sous forme de fichier, utiliser le bouton Enregistrer sous. Le format du fichier est propriétaire, extension dlg. Avril 2007 52 TX05FR-Admin Ed.1

6.2 Enregistrement par chargement de fichiers? Cliquer sur OK pour faire apparaître la fenêtre associée au type de messages sélectionné précédemment. Messages Systèmes et Messages Utilisateurs Chronologie des étapes : 1. Sélectionner le message à (ré-)enregistrer et cliquer sur OK. 2. Si le message existe déjà, cliquer sur PLAY pour l écouter. 3. Cliquer sur Ouvrir fichier pour sélectionner le fichier contenant le message à injecter. Seuls les formats DLG et WAV (PCM, Mono, 16 bits, 8 khz) sont acceptés. 4. Patienter pendant le chargement du fichier. 5. En fin de chargement, cliquer sur Sauvegarde et confirmer le remplacement de l annonce existante. 6. Cliquer sur Annuler Recommencer les étapes 1 à 6 pour enregistrer de nouveaux messages ou cliquer sur Fermer pour terminer l opération. Avril 2007 53 TX05FR-Admin Ed.1

Messages Boîtes Vocales et Messages de Bienvenue Chronologie des étapes : 1. Sélectionner le mode ou la boîte vocale et le type de message (A, B ou C) à (ré-)enregistrer et cliquer sur OK. 2. Si le message existe déjà, cliquer sur PLAY pour l écouter. 3. Cliquer sur Ouvrir fichier pour sélectionner le fichier contenant le message à injecter. Seuls les formats DLG et WAV (PCM, Mono, 16 bits, 8 khz) sont acceptés. 4. Patienter pendant le chargement du fichier. 5. Cliquer sur Annuler ou Fin Recommencer les étapes 1 à 5 pour enregistrer de nouveaux messages ou cliquer sur Fermer pour terminer l opération. Avril 2007 54 TX05FR-Admin Ed.1

6.3 Enregistrement par Boîte Vocale de Maintenance 6.3.1 Accès la Boîte Vocale de Maintenance Depuis un poste téléphonique, appeler le groupement Messagerie Vocale dont le numéro vous a été donné lors de l installation du matériel. Trois cas possibles (en fonction du protocole d interactivité) 7. Le système vous diffuse «Veuillez composez le numéro du poste» Tapez le numéro de la boîte vocale de Maintenance (99, 999, ) «Veuillez saisir le mot de passe» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance 8. Le système vous diffuse «Veuillez saisir le code secret» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance 9. Le système vous diffuse «Vous êtes en communication avec un standard automatique,» Tapez étoile (*) «Veuillez composez le numéro du poste» Tapez le numéro de la boîte vocale de Maintenance (99, 999, ) «Veuillez saisir le mot de passe» Tapez dièse (#) «Programme Maintenance, veuillez saisir le mot de passe» Tapez le code secret sur 4 chiffres ( 9999 par défaut) Vous êtes dans la BV de maintenance 6.3.2 Enregistrer les annonces Depuis le menu de maintenance, deux options sont disponibles pour enregistrer les annonces liées à un scénario d accueil. Dans le cadre d une application spécifique, les messages utilisateurs peuvent correspondre à des messages d accueil de boîtes vocales. Ces dernières ne doivent être associées à aucun poste de l installation.? Taper huit (8) pour débuter la procédure o Taper le numéro de la boîte vocale fictive o Taper 1 pour enregistrer le message et valider par # Répéter l opération pour chaque boîte concernée. Avril 2007 55 TX05FR-Admin Ed.1

La seconde possibilité propose l enregistrement des messages d accueil du standard automatique nommés HELLO_DAY, HELLO_NIGHT et HELLO_BREAK.? Taper neuf (9) pour débuter la procédure o Sélectionner la langue associée aux annonces o Taper 1 pour enregistrer le message Jour (HELLO_DAY) o Taper 2 pour enregistrer le message Nuit (HELLO_NIGHT) o Taper 3 pour enregistrer le message Pause (HELLO_BREAK) o Taper 4 pour effacer le message Jour (retour à l annonce système) o Taper 5 pour effacer le message Nuit (retour à l annonce système) o Taper 6 pour effacer le message Pause (retour à l annonce système) Si le standard automatique propose un changement de langue, il est nécessaire d enregistrer ces annonces dans la langue concernée o Taper 0 pour sélectionner la langue Enregistrer ensuite les annonces dans la nouvelle langue. Avril 2007 56 TX05FR-Admin Ed.1

7 Annexes : Messages Système $$$1 Janvier $$$10 Octobre $$$11 Novembre $$$12 Décembre $$$2 Février $$$3 Mars $$$4 Avril $$$5 Mai $$$6 Juin $$$7 Juillet $$$8 Août $$$9 Septembre MONDAY Lundi TUESDAY Mardi WEDNESDAY Mercredi THURSDAY Jeudi FRIDAY Vendredi SATURDAY Samedi SUNDAY Dimanche TODAY Aujourd hui YESTERDAY Hier DAY_BEF_YEST Avant-hier ###0 Zéro ###00 Zéro Zéro ###05 Zéro Cinq ###1 1 ###10 10 ###11 11 ###12 12 ###13 13 ###14 14 ###15 15 ###16 16 ###17 17 ###18 18 ###19 19 ###2 2 ###20 20 ###2000 2000 ###21 21 ###22 22 ###23 23 ###24 24 ###25 25 ###26 26 ###27 27 ###28 28 ###29 29 ###3 3 ###30 30 ###31 31 Avril 2007 57 TX05FR-Admin Ed.1

###35 35 ###4 4 ###40 40 ###45 45 ###5 5 ###50 50 ###55 55 ###6 6 ###7 7 ###8 8 ###9 9 A_STATUS Message A activé ABC_PRMT Composez les 3 premières lettres du nom de votre correspondant AUT_MODE Mode Automatique activé B_STATUS BREAK_MODE BUSY C_SCREEN_MENU C_STATUS CALL_SCREEN CONF_RECEPT CONFIRM_OPC Message B activé Mode Pause activé...est occupé Tapez 0 pour prendre l appel 9 pour le refuser Message C activé Vous avez un appel de... Le message envoyé à la boîte vocale... Tapez 1 pour confirmer CONFIRM_REC Tapez 1 pour recevoir un accusé de réception 2 pour continuer CUSTOM_BYE Votre boîte vocale est maintenant configurée. Utiliser menu de consultation pour accéder aux options additionnelles CUSTOM_INFO L enregistrement des messages va commencer. Enregistrer les messages après le top et appuyer sur # pour terminer. Appuyer sur Zéro pour interrompre l enregistrement CUSTOM_INFO_FRBLG L enregistrement des messages va commencer. Enregistrer les messages après le top et appuyer sur # pour terminer- Appuyer sur Zéro pour interrompre l enregistrement DATE Date actuelle: DATE_PROMPT DAY_BEF_YEST DAY_MODE DEL_CONF_TAG DEL_CONFIRM CONF_CANC_OPC DEL_OPC DND_ACTIVATED DND_DEACTIVATED DND_MENU ERR_ERRORES EXIT_MENU EXT&LIST Introduisez la date sur 6 chiffres et l heure sur 4 chiffres Avant-hier Mode JOUR activé Message protégé. Taper * pour confirmer Tapez 1 pour confirmer 2 pour annuler Tapez 8 pour effacer tous les messages écoutés Mode Ne Pas Déranger activé Mode Ne Pas Déranger annulé Composez: 1 pour activer le mode Ne Pas Déranger 2 pour annuler le mode Ne Pas Déranger 0 pour sortir Trop d erreurs 0 pour sortir Veuillez composer le numéro de poste ou tapez dièse suivi du numéro de la liste de distribution Avril 2007 58 TX05FR-Admin Ed.1

EXT&LIST_FRBLG EXT_BUSY EXT_CALL EXT_CALL_SUPER EXT_ERROR EXT_HEADER EXT_HEADER2 EXT_NANSW EXT_NUM EXT_PRMT FRIDAY FWD GREETING_MENU GREETING_SELEC H0 H1 H10 H11 H12 H13 H14 H15 H16 H17 H18 H19 H2 H20 H21 H22 H23 H3 H4 H5 H6 H7 H8 H9 Veuillez composer le numéro du poste ou taper # suivi du numéro de la liste de distribution Le poste sélectionné est occupé Appel du standard automatique. Tapez: 0 pour l accepter ou 9 pour le refuser Appel du standard automatique Le poste demandé n existe pas Le poste... Le poste de... Le poste demandé ne répond pas Poste numéro... Veuillez composer le numéro de poste Vendredi...est absent Composez: 1 pour écouter votre message d accueil 2 pour enregistrer votre message d accueil 3 pour effacer votre message d accueil 0 pour revenir au message précédent Tapez 1 pour le menu message A 2 pour le menu message B 3 pour le menu message C 4 pour activer le message d accueil A 5 pour activer le message d accueil B 6 pour activer le message d accueil C 7 pour activer la boîte vocale standard 8 pour activer le mode répondeur simple 9 le menu Nom d Utilisateur 0 pour revenir au menu antérieur Zéro heure Une heure Dix heures Onze heures Douze heures Treize heures Quatorze heures Quinze heures Seize heures Dix-sept heures Dix-huit heures Dix-neuf heures Deux heures Vingt heures Vingt et une heures Vingt deux heures Vingt trois heures Trois heures Quatre heures Cinq heures Six heures Sept heures Huit heures Neuf heures Avril 2007 59 TX05FR-Admin Ed.1

HEADER HELLO HELLO_BREAK HELLO_DAY HELLO_NIGHT HELLO_PRMT HELLO_PRMT_FRBLG HELLO_PRMT2 HELLO_PRMT2 HSEP LANG1 LANG2 LANG3 MAIL_FULL MANY_OPTIONS MANY_OPTIONS MBE_MENU MBE_MENU_NODEP MBE_MENU_NOEXT MBOX_INFO MBOX_NUM MBOX_NUM MBOX_NUM_FRBLG MBOX_PROMPT MBOX_STAND MBSETUP_MENU Message envoyé par... Vous êtes en communication avec un standard automatique Vous êtes en communication avec un Serveur Vocal. Le standard est momentanément occupé. Veuillez composer le numéro du poste ou patienter Vous êtes en communication avec un standard automatique, veuillez composer le numéro du poste ou patienter Nous regrettons de ne pouvoir donner suite à votre appel. Si vous souhaitez déposer un message, composer le numéro du poste ou patientez Veuillez enregistrer votre message après le top sonore. Appuyer sur la touche dièse pour terminer Veuillez enregistrer votre message après le top sonore. Appuyer sur la touche # pour terminer Veuillez enregistrer votre message après le top sonore. Tapez 7 pour terminer. Veuillez enregistrer le message après le top sonore. A la fin du message tapez 7 Heures.. Composez 1 pour dialoguer en français Composez 2 pour dialoguer en français Composez 3 pour dialoguer en français La boîte vocale n accepte plus de messages Trop de noms correspondent au code composé Trop de noms correspondent au code introduit Composez 1 pour contacter un autre poste 9 pour déposer un message dans la boîte vocale 0 pour contacter le standard Composez 1 pour contacter un autre poste 0 pour contacter le standard Composez 9 pour déposer un message dans la boîte vocale 0 pour contacter le standard Boîte d information Introduire le numéro de la boîte vocale, composez dièse pour terminer Composer le numéro de la boîte vocale, appuyer sur dièse pour terminer Composer le numéro de la boîte vocale, appuyer sur # pour terminer Composez les numéros des boîtes vocales origine et destination Boîte Vocale Standard Composez 1 pour modifier votre mot de passe 2 pour le menu Message d Accueil 3 pour le menu Ne Pas Déranger 4 pour le menu Notification à Distance 5 pour le menu Déviateur d Appels 6 pour le menu Index Alphabétique Etoile pour sélectionner la langue de la boîte vocale 0 pour revenir au menu précédent Avril 2007 60 TX05FR-Admin Ed.1

MBSETUP_MENU2 MENU_DESVIO MENU_GENERAL MFUC_PRMT MNT_GREETINGS MNT_HELLO MNT_MENU MNT_MENU_FRBLG Tapez 1 pour modifier votre mot de passe 2 pour le menu Message de Bienvenu 3 pour le menu Ne Pas Déranger 4 pour le menu Notification à distance 5 pour le menu Déviation d Appel 6 pour le menu Nom d Utilisateur *pour changer la langue de la boîte vocale 0 pour revenir au menu précédent Composez: 1 pour activer la déviation d appels 2 pour annuler la déviation d appels 3 pour introduire le numéro de déviation 0 pour sortir Composez: 1 pour activer 2 pour désactiver 3 pour introduire le numéro 0 pour sortir Composez les 3 premières lettres de votre nom Composez, 1 pour enregistrer le message d accueil de la boîte vocale 2 pour enregistrer le nom de l utilisateur Programme maintenance. Veuillez composer le mot de passe Composez: 1 pour le MODE JOUR 2 pour le MODE NUIT 3 pour le MODE PAUSE 4 pour le MODE AUTOMATIQUE 5 pour modifier la date et l heure 6 pour connaître l état du système 7 pour créer une nouvelle boîte vocale 8 pour enregistrer les messages d accueil des boîtes vocales 9 pour enregistrer les messages d accueil du standard automatique 0 pour sortir Tapez 1 pour le mode jour 2 pour le mode nuit 3 pour le mode pause 4 pour le mode automatique hiver 5 pour le mode automatique été 6 pour modifier la date et l heure 7 pour écouter l état actuel 8 pour enregistrer les messages d accueil du standard automatique 9 pour enregistrer les messages d accueil du standard automatique * pour écouter les messages de la boîte vocale du système # pour créer une nouvelle boîte vocale ## pour réinitialiser le mot de passe d une boîte vocale 0 pour sortir Avril 2007 61 TX05FR-Admin Ed.1

MNT_MENU2 Composez 1 pour le MODE JOUR 2 pour le MODE NUIT 3 pour le MODE AUTOMATIQUE 4 pour modifier la date et l heure 5 pour connaître l état du système 6 pour créer une nouvelle boîte vocale 0 pour sortir MNT_MENU3 MNT_SUBMENU MOD_ACK MOD_NACK MONDAY Tapez 1 pour le mode jour 2 pour le mode nuit 3 pour le mode pause 4 pour le mode automatique hiver 5 pour le mode automatique été 6 pour modifier la date et l heure 7 pour écouter l état actuel 8 pour enregistrer les messages d accueil personnels de la boîte vocale 9 pour enregistrer les messages d accueil du standard automatique * pour écouter les messages de la boîte vocale du système # pour créer une nouvelle boîte vocale ## pour réinitialiser le mot de passe d une boîte vocale 0 pour sortir Composez 1 pour enregistrer message JOUR 2 pour enregistrer message NUIT 3 pour enregistrer message PAUSE 4 pour effacer message JOUR 5 pour effacer message NUIT 6 pour effacer message PAUSE 0 pour sélectionner la langue Opération réalisée Opération refusée Lundi MORE30 Plus de 30 MSEP..minutes MSG_COUNT Messages stockés... MUSIC_ON_HOLD 10 SECONDES DE MUSIQUE NANS...ne répond pas NEW_MSG Nouveaux messages... NEW_PSW Composez votre nouveau mot de passe sur 4 chiffres NEW_USER Tapez1 pour personnaliser votre boîte vocale NIGHT_MODE Mode NUIT activé NO_MORE_MSG Fin des messages NO_MSG Votre boîte vocale ne contient pas de messages NOTES_MENU Composez: 1 pour ajouter des notes 2 pour continuer NOTIF_REMOTA_MENU Composez: 1 pour activer la notification à distance 2 pour désactiver la notification à distance 3 pour introduire le numéro de notification à distance 0 pour sortir Avril 2007 62 TX05FR-Admin Ed.1

NOTIFY OPCION_ERR PHONE_PRMT Appel de la messagerie vocale. Vous avez reçu de nouveaux messages Option non disponible Composez le numéro de téléphone, suivi de la touche dièse PHONE_PRMT_FRBLG Composez le numéro de téléphone, suivi de la touche # PRESS Composez.. PSW_ERROR Mot de passe incorrect PSW_PRMT Composez votre mot de passe PSW_REPETITION Veuillez répéter le nouveau mot de passe QUERY_INTC_2ND 8 pour répondre *pour protéger le message 0 pour sortir QUERY_MENU Composez: 1 pour écouter le message suivant 2 pour réécouter le message actuel 3 pour effacer le message actuel 4 pour envoyer le message vers une autre boîte 5 pour accéder aux options additionnelles 6 pour écouter le message précédent 7 pour déposer un message dans une autre boîte vocale 0 pour sortir QUERY_MENU_1ST Tapez 1 pour écouter le message suivant 2 pour répéter le message actuel 3 pour effacer le message actuel 4 pour renvoyer le message à une autre boîte vocale 5 pour personnaliser votre boîte vocale 6 pour écouter le message précédant 7 pour envoyer un message à une autre boîte vocale QUERY_OUTC_2ND 8 pour contacter votre correspondant 9 pour écouter le numéro de téléphone * pour protéger le message 0 pour sortir QUERY_STA_2ND * pour protéger le message 0 pour sortir REC_A Enregistrer le message d accueil A REC_B Enregistrer le message d accueil B REC_C Enregistrer le message d accueil C REC_CALLER De la part de qui? RECORD_BACK Veuillez déposer votre message après le top sonore, ou taper étoile pour revenir au standard automatique. RECORD_PRMT Veuillez déposer votre message après le top sonore RETRY_BUSY Tapez 1 pour contacter un autre poste 2 pour rester en attente 9 pour déposer un message 0 pour contacter le standard RETRY_MENU Composez: 1 pour contacter un autre poste 9 pour déposer un message dans la boîte vocale 0 pour contacter le standard RETRY_MENU_AA Composez: 1 pour contacter un autre poste 0 pour contacter le standard Avril 2007 63 TX05FR-Admin Ed.1

SATURDAY SEC_CONF_REC SECOND_MENU2 ST_MENU_NIGHT START_MENU START_MENU_FRBLG START_MENU2 SUMMER_MODE SUNDAY THURSDAY TO_SELECT TODAY TUESDAY UN_MENU UN_PRMT UN_PRMT_FRBLG WAIT WARN_75M WARN_MEM WARN_TEC WEDNESDAY WINTER_MODE YESTERDAY YOUVE_SELECTED Samedi A été écouté Composez: 1 pour modifier votre mot de passe 2 pour écouter votre message d accueil 3 pour enregistrer votre message d accueil 4 pour effacer votre message d accueil 5 pour le menu Ne Pas Déranger 6 pour le menu Notification à Distance 7 pour le menu Déviateur d Appels Etoile pour changer la langue de la boîte vocale 0 pour sortir Veuillez composer le numéro du poste. Pour déposer un message, tapez 0 ou patientez Veuillez composer le numéro du poste, appuyez sur dièse pour l index alphabétique ou tapez 0 pour le standard Veuillez composer le numéro du poste, appuyer sur # pour l index alphabétique ou taper 0 pour le standard Veuillez composer le numéro du poste ou taper 0 pour le standard Mode automatique été activé Dimanche Jeudi Pour sélectionner... Aujourd hui Mardi Composez: 1 pour écouter l enregistrement de votre nom 2 pour enregistrer votre nom 3 pour effacer votre nom 4 pour introduire les 3 premières lettres de votre nom 5 pour supprimer votre nom de l index alphabétique Enregistrez votre nom après le top sonore. Appuyer sur la touche dièse pour terminer Enregistrez votre nom après le top sonore. Appuyer sur la touche #pour terminer Merci de votre appel. Veuillez ne pas quitter La boîte vocale est presque pleine La boîte vocale est pleine et n accepte plus de messages Un problème technique a été détecté, contacter votre installateur Mercredi Mode automatique hiver activé Hier Vous avez sélectionné Avril 2007 64 TX05FR-Admin Ed.1