TAX-LINE Version 4.2 ou supérieure

TAX-LINE Version 4.2 ou supérieure

SOMMAIRE SOMMAIRE INTRODUCTION... 3 DESCRIPTION... 5 1- CLAVIER...5 1.1 Présentation du clavier...5 1.2 Parcours des menus...5 1.3 Saisie des paramètres...6 2- ECRAN...6 3- IMPRIMANTE...6 3.1 Introduction du papier...6 3.2 Imprimante externe...7 4- SAISIE DE TEXTE...7 5- PRESTATIONS...8 5.1 Mode Entreprise...8 5.1.1 Principales prestations...8 5.1.2 Arborescence des menus...9 5.2 Mode Hôtel...9 5.2.1 Principales prestations...9 5.2.2 Arborescence des menus...10 UTILISATION... 11 6- CONSULTATION DES APPELS EN MEMOIRE...11 6.1 Types de consultation...11 6.2 Filtres de consultation...11 7- RELEVES...13 7.1 Types de relevés...13 7.2 Edition des relevés...14 8- ETAT DU SYSTEME...14 9- FONCTIONS SPECIFIQUES AU MODE HOTEL / VERSION GUEST...14 9.1 Check-In...15 9.2 Check-Out...16 9.3 Modes de facturation...16 9.3.1 Facturation automatique des postes...16 9.3.2 Facturation manuelle des postes...17 9.4 Débits...17 9.5 Etat des postes...17 9.6 Consultation des appels...18 9.7 Fonctions de groupe...18 9.7.1 Check-in / Check-out...18 9.7.2 Facturation...19 9.8 Relevés spéciaux...19 9.8.1 Relevé de production (*)...19 9.8.2 Remise à zéro de la production (*)...19 9.8.3 Relève de personnel...20 MANUEL D INSTALLATION... 21 10- CHOIX DES MODES...21 10.1 Mode Entreprise...21 1

SOMMAIRE 10.2 Mode Hôtel / Version Guest...21 11- CONNEXION DE L UNITE...21 11.1 Connexion au PABX...21 11.2 Connexion au secteur...22 12- CONFIGURATION...22 12.1 Paramétrage de la date et de l heure...23 12.2 Paramètres de traitement...23 12.3 Programmation des postes...24 12.4 Configuration PABX...25 12.5 Sélection du format...25 12.6 Test de bon Fonctionnement...26 12.6.1 En Mode Entreprise...26 12.6.2 En Mode Hôtel...26 12.7 Programmation Optionnelle...26 MANUEL DE REFERENCE... 27 13- ETAT DU SYSTEME...27 13.1 Mode Entreprise...27 13.1.1 Liste des paramètres...27 13.1.2 Liste des services...28 13.1.3 Liste des lignes...29 13.1.4 Liste des codes affaires...29 13.2 Mode Hôtel...29 13.2.1 Liste des paramètres...29 13.2.2 Liste des services...31 13.2.3 Liste des lignes...31 13.2.4 Liste des postes...32 14- ARBORESCENCE DU MENU CONFIGURATION...32 15- PROGRAMMATION DU SYSTEME...34 15.1 Construction de l organisation...34 15.2 Programmation des relevés (*)...36 15.3 Paramètres de taxation...38 15.4 Configuration PABX...41 15.5 Introduction de la date et de l heure...42 15.6 Modification du mot de passe...42 15.7 Choix de la langue de travail...43 15.8 Personnalisation des formats des tickets, factures, listings de relève de personnel.43 16- CONFIGURATION IMPRIMANTE...45 17- CONNEXION AU PABX...45 18- REINITIALISATION DE L UNITE...45 Annexe A - DIAGNOSTIC / VERIFICATION FORMAT PABX... 47 Annexe B - MESSAGES D ERREUR... 50 Annexe C - CARACTERISTIQUES DES DIFFERENTES VERSIONS... 51 Annexe D - INFORMATION GENERALE SUR LE PROCESSUS D APPELS... 52 2

INTRODUCTION INTRODUCTION Un Taxateur Téléphonique est un système de gestion du trafic téléphonique qui enregistre automatiquement les données de tous les appels passés et reçus, et permet de contrôler les frais téléphoniques. Le système dispose de deux modes de fonctionnement, le mode Entreprise et le mode Hôtel. Mode Entreprise Permet l édition de relevés d appels en détail et en cumul, ainsi que la ventilation par services des coûts et de l occupation des lignes. Mode Hôtel / Version Guest Permet la facturation des appels ou de tout autre frais annexe pour les postes de type clients et cabines, ainsi que des fonctions spécifiques de check-in et check-out. Le mode Hôtel permet aussi l édition de relevés à l usage de la direction de l établissement. H E Cette annotation dans la marge indique les paramètres ou les prestations qui concernent uniquement le mode Hôtel. Cette annotation dans la marge indique les paramètres ou les prestations qui concernent uniquement le mode Entreprise. 3

DESCRIPTION DESCRIPTION Il s agit d un système intégré de taxation et de facturation des frais téléphoniques qui incorpore un clavier, un afficheur et une imprimante. Ces éléments sont décrits ciaprès. 1- CLAVIER 1.1 Présentation du clavier TOUCHES : CANCEL DELETE OK PAPER << >> # ENTER - Retour au menu précédent. - Annulation de la commande ou de l option en cours sans sauvegarder les modifications. - Effacer le dernier caractère saisi. - Sauvegarde des modifications. - Validation et retour au menu précédent. - Validation et passage à l écran suivant. - Avance le papier ligne par ligne. - Point décimal lors de la saisie de nombres. - Visualisation des différents choix possibles pour un paramètre. - Accès aux fonctions spéciales ou sous menus (selon le menu). - Passage de majuscule à minuscule. - Choix d une commande ou d une option. - Confirmation d une modification. - Passage au menu ou paramètre suivant - Déplacement dans les menus et options. - Déplacement du curseur dans les zones de textes 1.2 Parcours des menus Utiliser les touches et pour parcourir un menu. 5

DESCRIPTION Appuyer sur la touche ENTER pour passer au sous menu suivant ou taper directement le numéro correspondant. Appuyer sur la touche CANCEL pour revenir au niveau de menu précédent. 1.3 Saisie des paramètres Pour définir la valeur d un paramètre, positionner le curseur sur sa ligne à l aide des touches et puis appuyer sur la touche ENTER ou taper directement le numéro correspondant. Le curseur clignote alors sur la valeur. Puis utiliser les touches << et >> pour visualiser les différentes valeurs possibles, ou le clavier numérique pour saisir une valeur. Pour saisir des valeurs numériques dans des espaces normalement réservés à du texte, taper la touche PAPER, puis le chiffre voulu. Valider le paramètre avec la touche ENTER puis passer au suivant, ou annuler la saisie en cours avec la touche CANCEL. Une fois les paramètres définis, taper la touche O.K. pour sauvegarder l ensemble, ou appuyer sur CANCEL pour ignorer les modifications. 2- ECRAN Il s agit d un écran à cristaux liquides de 4 lignes, de 20 caractères chacune. Il permet de visualiser les informations enregistrées par le système et d afficher les différents menus et paramètres de l appareil. 3- IMPRIMANTE L unité comprend une imprimante thermique qui permet l édition des relevés et, pour les applications hôtelières, des factures et des tickets. 3.1 Introduction du papier Pour introduire le papier et le faire avancer ligne par ligne, effectuer les opérations suivantes: Insérer l axe plastique fourni dans le rouleau de papier. Couper l extrémité du papier à angle droit avec des ciseaux. Engager le papier dans la fente arrière de l appareil et appuyer sur la touche PAPER à plusieurs reprises pour faire avancer le papier. Installer le rouleau sur son support. La touche PAPER permet à tout moment de faire avancer le papier ligne par ligne Pour introduire le papier et le faire avancer de façon continue, appuyer simultanément sur les touches CANCEL et #. Taper # pour stopper l avance papier. 6

DESCRIPTION Pour détacher les tickets ou les relevés, procéder comme suit: Si le ticket n atteint pas une longueur de 10 à 12 cm, faire avancer le papier jusqu à cette longueur à l aide de la touche PAPER. Couper le papier le long de la dentelure, comme indiqué sur le schéma. Ne jamais tirer verticalement sous peine de déchirer le papier. En cas d engorgement du papier, ne pas essayer de le faire avancer. Le tirer vers l arrière avec précaution, et le réintroduire après l avoir coupé à angle droit. 3.2 Imprimante externe Une imprimante externe de type parallèle peut également être raccordée sur le connecteur marqué PRINTER, à l arrière de l appareil. La plupart des imprimantes matricielles, jet d encre ou laser peuvent être utilisées. Le jeu de caractères utilisé est PC8. En cas de problèmes d impression, se reporter à la notice de l imprimante et s assurer que ce jeu de caractères est bien disponible. 4- SAISIE DE TEXTE Certaines fonctions demandent la saisie de caractères alphabétiques (noms des relevés, noms des services, en-têtes de factures en mode hôtel, nom de la monnaie...). A chaque touche numérique correspondent les lettres qui y sont gravées. Les caractères spéciaux sont obtenus comme indiqué dans le tableau ciaprès. Les flèches et permettent de déplacer le curseur dans le texte. Caractères spéciaux : 1 Espace! # $ % & ( ) * +, -. / : ; < = >? @ á é í ó ú ä ö ü ñ Ñ 3 d e f 7

DESCRIPTION - Définition d un en-tête et d un pied de page Le mode Hôtel dispose de commandes d édition spéciales, pour la définition des entêtes et pieds de page des factures, tickets, et listings de relève de personnel: Pour obtenir Taper : L écran affiche : Saut de ligne : 0 Ligne centrée : 00 Ligne alignée à droite : 000 Fin de Texte : 0000 OK ENTER Sortir en sauvegardant les modifications. Impression d essai. Il est possible d introduire au maximum 54 caractères par ligne. 5- PRESTATIONS 5.1 Mode Entreprise 5.1.1 Principales prestations Affectation des postes aux différents services et affectation d un nom à chaque service. Consultation détaillée des communications : - Par ordre chronologique des appels. - Par service ou par poste. - Par code affaire. - Par ligne réseau. - Au fil de l eau (en temps réel). Sélection des communications à éditer suivant divers critères de filtrage: période, durée, coût, destination. Relevés programmables par l utilisateur. Exemple : chaque lundi matin, relevé des appels effectués par le service marketing au cours de la semaine précédente. Graphiques d évolution mensuelle du trafic et des temps de réponse. Cumuls par poste, par ligne et par service. Impression des totaux (en une ou deux monnaies différentes). Gestion de Codes affaires pour les appels sortants. Sélection du dispositif de sortie: écran, imprimante intégrée ou imprimante externe. 8

DESCRIPTION 5.1.2 Arborescence des menus 1. Consultations 2. Relevés 4. Etat du Système 1. Chronologique 2. Services 3. Lignes 4. Postes 5. Temps Réel 6. Evol. mensuelle 7. Réponse Opér. 8. Codes Affaires MENU PRINCIPAL 1. Consultations 2. Relevés 4. Etat du Système 1. Consultations 2. Relevés 4. Etat du Système 1. Consultations 2. Relevés 4. Etat du Système 1. Appels du jour 2. Appels d hier 3. Mois en cours 4. Mois dernier 5. Semaine en cours 6. Semaine dernière 7. Par postes 8. Par lignes 9. Par services 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 4. PABX 5. Date et Heure 6. Mot de passe 7. Langue 8. Quitter config. 9. Config. imprimante 1. List. Paramètres 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. C. Affaires 5.2 Mode Hôtel 5.2.1 Principales prestations Affectation des postes à différentes catégories (chambres, cabines, salons, administration...). Programmation du prix des appels par paliers pour chaque catégorie, avec définition d un montant initial et de différentes surcharges applicables à chaque segment de l appel. Définition de la TVA pour affichage et facturation détaillée. Facturation des postes de chambre au moment du check-out avec la possibilité d inclure sur la facture d autres frais (minibar, chambre, parking, etc...). Edition automatique d un ticket pour les appels effectués depuis les postes de type cabines. Impression des montants totaux en une ou deux monnaies. Relèves de personnels et contrôle de caisse. Contrôle des postes administratifs. Fonctions check-in, check-out depuis le système. Personnalisation des tickets et factures avec en-têtes programmables et choix des informations éditées. 9

DESCRIPTION 5.2.2 Arborescence des menus 1. Gestion clients 2. Liste 4. Etat du Système 1. Check-in 2. Check-out 3. Facturer 4. Débits 5. Etat 6. Consultation 7. Relève de personne 8. Options de groupe 9. Liste Postes MENU PRINCIPAL 1. Gestion clients 2. Liste 4. Etat du Système 1. Gestion clients 2. Liste 4. Etat du Système 1. Gestion clients 2. Liste 4. Etat du Système 1. Consultations 2. Relevés 3. Production (*) 4. Production à zéro (*) 1. Organisation 2. Relevés (*) 3. Taxation 4. PABX 5. Date et heure 6. Mot de passe 7. Langue 8. Quitter config. 9. Config. imprimante 0. Factures 1. List. Paramètres 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. C. Affaires (*) Non disponible sur version Guest Le menu Configuration, spécialement destiné à l installateur et à l administrateur du système, permet la programmation complète du système. Protégé par un code confidentiel, il regroupe tous les paramètres programmables du système. Pour plus d informations, se reporter à la section «Manuel de Référence» ou contacter votre installateur. 10

UTILISATION UTILISATION 6- CONSULTATION DES APPELS EN MEMOIRE Une fois connecté au PABX, le système enregistre automatiquement les données de tous les appels passés et reçus (date et heure, prix et numéro marqué, numéro de poste...). Le détail des communications est ensuite consultable sur l écran de l appareil, sur l imprimante locale ou sur une imprimante externe. Un ensemble de paramètres et de filtres permet de spécifier le contenu de chaque consultation et de rechercher des appels. 6.1 Types de consultation Les appels stockés en mémoire peuvent être affichés de la façon suivante : 1. Gestion clients 2. Liste 4. Etat du Système Mode Hôtel 1. Consultations 2. Relevés 3. Production (*) 4. Production à zéro (*) Mode Entreprise 1. Consultations 2. Relevés 4. Etat du Système Mode Entreprise Mode Hôtel 1. Chronologique : Appels ordonnés du plus récent au plus ancien. 2. Services : Appels classés par service. 3. Lignes : Appels classés par ligne. (*) 4. Postes : Appels classés par poste. (*) 5. Temps Réel : Edition au fil de l eau. (*) 6. Evolution Mensuelle : Graphique montrant le nombre d appels, la durée cumulée et le nombre total des appels sortants réalisés au cours des 12 derniers mois. (*) 7. Réponse Opérateur: Graphique montrant les appels entrants, le temps moyen et maximum d attente (calculé en secondes) pour chaque heure de la journée et pour une période définie. (*) 8. Codes Affaires : Appels classés par codes Affaires. (*) 8. Débits : Liste des débits imputés. (*) 9. Réveil : Relevés du réveil par poste. (*) Disponible selon version. 6.2 Filtres de consultation Exceptée la consultation Evolution mensuelle, toutes les consultations sont définies par une série de critères. Il est indispensable de définir lors de chaque consultation les filtres qui serviront à rechercher les appels. Les filtres de consultation sont généralement définis sur trois écrans. Le tableau suivant reprend pour chaque consultation le contenu des différents écrans, et décrit les paramètres possibles. 11

UTILISATION CONSULTATION 1er ECRAN 2ème ECRAN 3ème ECRAN 1. Chronologique 2. Services 3. Lignes 4. Postes 5. Temps réel 6. Evol. Mensuelle 7. Rép. Opérateur 1. De: Tous les appels ou préciser une date de début 2. A: Tous les appels ou préciser une date de fin 1. Coût: Tous les appels ou préciser un coût minimum 2. Destination: Tous les appels ou préciser un préfixe 3. Durée: Tous les appels ou préciser une durée minimum 4. Liste: Détaillée ou résumée Dispositif de sortie 1. Imprimante locale 2. Imprimante externe 3. Ecran 1. Chronologique 2. Services 3. Lignes 4. Postes 5. Temps réel 6. Evol. Mensuelle 7. Rép. Opérateur 1. Service: Tous les services ou un service 2. De: Tous les appels ou préciser une date de début 3. A: Tous les appels ou préciser une date de fin 1. Coût: Tous les appels ou préciser un coût minimum 2. Destination: Tous les appels ou préciser un préfixe 3. Durée: Tous les appels ou préciser une durée minimum 4. Liste: Détaillée ou résumée Dispositif de sortie 1. Imprimante locale 2. Imprimante externe 3. Ecran 1. Chronologique 2. Services 3. Lignes 4. Postes 5. Temps réel 6. Evol. Mensuelle 7. Rép. Opérateur 1. Ligne: Tous les lignes ou une ligne 2. De: Tous les appels ou préciser une date de début 3. A: Tous les appels ou préciser une date de fin 1. Coût: Tous les appels ou préciser un coût minimum 2. Destination: Tous les appels ou préciser un préfixe 3. Durée: Tous les appels ou préciser une durée minimum 4. Liste: Détaillée ou résumée Dispositif de sortie 1. Imprimante locale 2. Imprimante externe 1. Chronologique 2. Services 3. Lignes 4. Postes 5. Temps réel 6. Evol. mensual 7. Rép. Opérateur 1. Poste: Tous les postes, un poste ou un groupe de postes 2. De: Tous les appels ou préciser une date de début 3. A: Tous les appels ou préciser une date de fin 1. Coût: Tous les appels ou préciser un coût minimum 2. Destination: Tous les appels ou préciser un préfixe 3. Durée: Tous les appels ou préciser une durée minimum 4. Liste: Détaillée ou résumée Dispositif de sortie 1. Imprimante locale 2. Imprimante externe 3. Ecran 4. Postes 5. Temps réel 6. Evol. Mensuelle 7. Rép. Opérateur 1. Coût: Tous les appels ou préciser un coût minimum 2. Destination: Tous les appels ou préciser un préfixe 3. Durée: Tous les appels ou préciser une durée minimum Dispositif de sortie 1. Imprimante locale 2. Imprimante externe 4. Postes 5. Temps réel 6. Evol. Mensuelle 7. Rép. Opérateur Pas de critères 4. Postes 5. Temps réel 6. Evol. Mensuelle 7. Rép. Opérateur MODE ENTREPRISE 4. Postes 5. Temps réel 6. Evol. Mensuelle 7. Rép. Opérateur 8. Codes Affaires MODE HÔTEL 4. Postes 5. Temps réel 6. Evol. Mensuelle 7. Rép. Opérateur 8. Débits 1. De: Tous les appels ou préciser une date de début 2. A: Tous les appels ou préciser une date de fin 1. Code: Tous les codes ou un code 2. De: Tous les appels ou préciser une date de début 3. A: Tous les appels ou préciser une date de fin 1. Débits: Tous les débits ou un débit en particulier 2. De: Tous les appels ou préciser une date de début 3. A: Tous les appels ou préciser une date de fin 1. Coût: Tous les appels ou préciser un coût minimum 2. Destination: Tous les appels ou préciser un préfixe 3. Durée: Tous les appels ou préciser une durée minimum 4. Liste: Détaillée ou résumée 1. Coût: Tous les appels ou préciser un coût minimum 2. Destination: Tous les appels ou préciser un préfixe 3. Durée: Tous les appels ou préciser une durée minimum 4. Liste: Détaillée ou résumée 6. Evol. Mensuelle 7. Rép. Opérateur 8. Débits 9. Réveil 1. Poste: Tous les postes, un poste ou un groupe de postes 2. De: jj/mm/aa ** 3. A: jj/mm/aa ** ** jj/mm/aa corresponde à la date du jour Dispositif de sortie 1. Imprimante locale 2. Imprimante externe 3. Ecran 12

UTILISATION Pour définir la valeur d un paramètre, positionner le curseur sur sa ligne et appuyer sur la touche ENTER, ou taper son numéro s il en a un. Utiliser les touches << et >> pour visualiser les différentes possibilités, ou le clavier numérique pour saisir une valeur. Valider le paramètre avec la touche ENTER, puis passer au suivant. Passer à l écran suivant en appuyant sur la touche OK. Une fois l ensemble des paramètres définis, taper sur la touche OK pour obtenir la consultation. En cas d affichage détaillé, la touche # permet de passer à l affichage résumé et de visualiser les totaux correspondants. La consultation Temps Réel imprime les appels au fil de l eau dès qu ils sont terminés. Les appels sont également stockés en mémoire. Ce mode de consultation permet de superviser en temps réel le trafic téléphonique. 7- RELEVES 7.1 Types de relevés Le système génère une grande variété de relevés dont les paramètres sont définis au préalable lors de la programmation de l appareil. Cela vous permet d obtenir des relevés de façon immédiate, sans avoir à saisir les critères de sélection avant chaque édition (contrairement aux consultations vues dans le chapitre précédent). L appareil est livré avec neuf relevés définis par défaut. Ceux-ci vous sont présentés dans le tableau ci-dessous. RELEVÉ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nom Appels Appels Mois en Mois Semaine Semaine Par Par Par du jour d hier cours dernier en cours dernière postes lignes services Type Chrono. Chrono. Chrono. Chrono. Chrono. Chrono. Poste Ligne Service Date Aujourd hui Hier Mois en Mois Semaine Semaine cours dernier en cours dernière Tous Tous Tous Postes Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Destination Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Appels Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Durée Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Coût Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Taxes Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Services Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Lignes Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Tous Sortie Imprimante Imprimante Imprimante Imprimante Imprimante Imprimante Imprimante Imprimante Imprimante locale locale locale locale locale locale locale locale locale Masque 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pour personnaliser ces relevés, se reporter à la section correspondante du Manuel de Référence. A titre d exemple, le relevé nº3 proposé par défaut, appelé Mois en cours : 13

UTILISATION Est un relevé chronologique. Reprend tous les appels sans aucune distinction de destination, de type, de durée, de coût, ou de nombre de taxes. Ne prend en compte que les appels produits au cours du mois actuel. Réalisé depuis tous les postes. Sera édité par l imprimante locale. Edite les numéros composés complets sans en masquer les derniers chiffres. 7.2 Edition des relevés 1. Gestion clients 2. Liste Mode Hôtel 1. Consultations 2. Liste 3. Production (*) 4. Production à zéro (*) Mode Entreprise 1. Consultations 2. Liste Se déplacer dans le menu avec les touches et, puis sélectionner le relevé souhaité en tapant son numéro, ou en pressant ENTER une fois le curseur à son niveau. Le relevé est édité sur le dispositif de sortie sélectionné lors de la configuration des relevés. De la même façon, comme vu précédemment, le contenu dépend de la programmation effectuée. Pour mettre fin à l édition des appels, taper CANCEL. Dans la cas d une visualisation sur écran, utiliser les touches << et >> pour visualiser les différents appels. 8- ETAT DU SYSTEME Ce menu permet l édition des différents paramètres de configuration du système : Valeurs des paramètres généraux. Liste de tous les postes classés par service. Description des lignes. Liste des codes affaires. Pour plus de détails, consulter le Manuel de Référence. 9- FONCTIONS SPECIFIQUES AU MODE HOTEL / VERSION GUEST Une fois créés, les postes peuvent être organisés en services. Le système gère trois types de services; Clients, Cabines ou Administration. 14

UTILISATION Clients ou Cabines: Les postes de type clients ou cabines apparaissent dans le menu Gestion des clients. Pour les postes de type clients, les appels sont facturés lors du check-out réalisé sur le système ou à partir du poste opérateur (selon versions et modèles). Pour les postes de type cabines un ticket de facture est imprimé automatiquement après chaque appel. Exemple: un service de type client peut être Chambres ou Salons, un service de type cabine peut être Piscine ou Bar. Administration: Les postes de type administration ne sont pas facturables, et n apparaissent pas dans le menu Gestion des clients. Exemple: un service de type administration peut être Réception, Cuisine ou Direction. Remarque : Le menu Gestion des clients concerne donc les postes de type clients et de type cabines. Si vous entrez le numéro d un poste appartenant à la catégorie administration, le système affiche le message d erreur suivant : Poste non facturable. 9.1 Check-In 1. Gestion clients 2. Liste 1. Check-In 2. Check-Out 3. Facturer... Le check-in s effectue à l arrivée d un nouveau client dans la chambre. Entrer le numéro du poste associé, et appuyer sur ENTER. Cette opération entraîne : La modification de l état de la chambre qui devient «Occupée». Suivant versions et modèles, un ticket de check-in peut être imprimé avec le numéro de la chambre et la date du check-in. Si au moment du check-in, des frais téléphoniques ou autres sont associés à ce poste et n ont pas encore été facturés, le système demande à l utilisateur si ces frais doivent être pris en compte ou doivent être ignorés : - Choisir 1. Affecter : pour inclure ces frais dans la prochaine facture du poste. - Choisir 2. Ignorer : pour ne pas inclure dans la prochaine facture les frais antérieurs au check-in. 15

UTILISATION 9.2 Check-Out 1. Gestion clients 2. Liste 1. Check-In 2. Check-Out 3. Facturer... Le check-out s effectue lors du départ du client. Le système imprime alors un ticket de facture avec le détails des appels réalisés depuis le dernier check-in ou la dernière facture partielle ainsi que le détail des frais annexes associés à ce poste. Le check-out peut être réalisé à partir du poste opérateur du PABX (disponible suivant modèles) ou à partir du menu Gestion clients du système. Se reporter au manuel utilisateur du PABX pour réaliser le check-out sur le poste opérateur. A partir du système, choisir le menu Gestion Clients puis l option Check-out. Saisir le numéro de chambre puis appuyer sur ENTER. Le check-out entraîne: La modification de l état de la chambre qui est de nouveau libre. L émission d une facture pour tous les appels téléphoniques et les frais annexes ou débits de ce poste non encore facturés à ce jour. 9.3 Modes de facturation 1. Gestion clients 2. Liste 1. Check-In 2. Check-Out 3. Facturer... Les services de type Cabines et Clients peuvent être facturés automatiquement ou à la demande. Initialement les services Cabines sont facturés automatiquement après chaque appel et les services de type Clients le sont lors du check-out. Le mode de facturation est choisi lors de la programmation des services. 9.3.1 Facturation automatique des postes Le mode Autoticket entraîne la facturation automatique de chaque appel avec l édition d un ticket de facture. Si le mode Autoticket n est pas spécifié, la facturation peut alors se faire à la demande (voir paragraphe suivant). Par défaut le mode Autoticket est activé pour les postes Cabines, et ne l est pas pour les postes Clients. 16

UTILISATION 9.3.2 Facturation manuelle des postes Cette fonction concerne la facturation des postes appartenant à des services de type cabines et clients dont le mode Autoticket n est pas activé et permet de facturer les appels réalisés depuis le check-in ou la dernière facture manuelle. Il s agit d une facturation manuelle, c est à dire réalisable sur demande à tout moment et sans que le client quitte la chambre. Entrez le numéro de poste pour lancer l impression de la facture. Si vous essayez de facturer un poste en mode Autoticket, l appareil émet le message poste sans frais (indiquant que tous les appels ont déjà été facturés). Remarque: Les éléments constituant factures et tickets sont déterminés lors de la programmation. Pour modifier l en-tête ou le corps du ticket, se reporter à la section Description du système (Chapitre «Saisie de Texte») et à la section «Manuel de Référence». 9.4 Débits 1. Gestion clients 2. Liste 2. Check-Out 3. Facturer 4. Débits... Des débits supplémentaires peuvent être imputés à tout moment à un poste. Le détail de ces débits apparaît sur le ticket de facture, à la suite des frais téléphoniques, le montant total de la facture correspond alors à la somme de tous les frais. Le système gère une liste de 20 débits, chacun avec un libellé et un taux de TVA propre (se reporter à la notice de programmation). Entrer le numéro de poste de la chambre auquel doit être imputé le débit. Utiliser les touches << et >> pour sélectionner le libellé désiré. Positionner le curseur sur la ligne Montant et appuyer sur la touche ENTER, puis saisir le prix à facturer. Valider les modifications avec la touche OK répéter la même procédure pour ajouter un autre débit. 9.5 Etat des postes 1. Gestion clients 2. Liste 3. Facturer 4. Débits 5. Etat... Pour visualiser et/ou modifier l état d un poste de type clients ou cabines, taper le numéro de ce poste. Le système affiche : 17

UTILISATION Etat : Limite : Doit : Occupé (si check-in), Vide (si check-out). Si un astérisque suit, cela signifie que la limite de crédit est dépassée. Un crédit par défaut aura peut-être été fixé lors de la programmation du système, mais vous pouvez le modifier à tout moment, ou l ôter en faisant apparaître ILLIMITE avec les touches << et >>, cette limite est indicative et son dépassement ne provoque pas le blocage du poste (sur certains modèles il est possible d interdire la prise de ligne lorsque le crédit maximum est atteint). Le montant des appels effectués depuis ce poste et des autres frais ajoutés. (Non modifiable) Crédit : Si une limite a été fixée, cette valeur diminue au fur et à mesure que des appels sont passés et correspond au crédit restant. (Non modifiable) Service : Indique à quel service appartient ce poste. (Non modifiable) Vous pouvez passer d un poste à un autre en utilisant directement les touches << et >>. 9.6 Consultation des appels 1. Gestion clients 2. Liste 4. Débits 5. Etat 6. Consultation 1. Client actuel 2. Client précédent Vous pouvez consulter les appels de l utilisateur actuel du poste, ou de l utilisateur précédent. Pour cela, entrer le numéro du poste souhaité, puis choisir client actuel ou client précédent. Un relevé est imprimé. Si le poste choisi n a aucun appel et aucun débit, le message «poste sans frais» est affiché. 9.7 Fonctions de groupe Le système permet de réaliser les opérations de check-in, check-out et facturation sur un groupe de postes. 9.7.1 Check-in / Check-out 1. Gestion clients 2. Liste 6. Consultation 7. Relève du personnel 8. Fonctions groupées 1. Check-In 2. Check-Out Saisir le premier et le dernier numéro de chambre de l intervalle et appuyer sur la touche ENTER. L opération ne peut affecter qu un groupe de postes consécutifs. 18

UTILISATION 9.7.2 Facturation 1. Gestion clients 2. Liste 7. Relève du personnel 8. Fonctions groupées 1. Check-In 2. Check-Out 3. Facturer 4. Client actuel Vous pouvez facturer un service ou tous les postes de type clients ou cabines. Choisir : Service: Utiliser les touches << et >> pour faire défiler les différents services, puis taper ENTER pour lancer la facturation du service souhaité. Tous les postes: Pour facturer tous les postes de type clients et cabines qui n ont pas encore été facturés. L unité émet une facture pour chacun des postes. 9.8 Relevés spéciaux 9.8.1 Relevé de production (*) 1. Gestion clients 2. Liste 1. Consultation 2. Relevés 3. Production 4. Production à zéro La sélection de cette option entraîne l édition automatique d un relevé résumant pour chaque catégorie donnant lieu à des facturations (clients et cabines) : les totaux des revenus, coûts, bénéfice, TVA et montant facturé, ainsi que les totaux cumulés des différentes catégories. Le relevé reprend les données reçues depuis la dernière mise à zéro du relevé de production. (*) Non disponible sur la version Guest 9.8.2 Remise à zéro de la production (*) 1. Gestion clients 2. Liste 1. Consultation 2. Relevés 3. Production 4. Production à zéro Comme indiqué ci-dessus, la production concerne la facturation des postes de type clients et cabines. Chaque fois qu un poste est facturé (manuellement ou après un check-out), le système accumule les totaux qu il conserve jusqu à la prochaine remise à zéro de la production. La remise à zéro de la production est généralement périodique (hebdomadaire ou mensuelle par exemple). Cette commande remet les compteurs à zéro et imprime un relevé de production avec les appels passés depuis la dernière remise à zéro. (*) Non disponible sur la version Guest 19

UTILISATION 9.8.3 Relève de personnel 1. Gestion clients 2. Liste 5. Statut 6. Consultation 7. Relève du personnel... Cette option permet l impression d un relevé reprenant les factures émises pendant le tour de personnel actuel, et la remise à zéro des compteurs pour débuter un nouveau tour de service. Elle est utilisée quand l opérateur chargé de gérer toutes les facturations (manuelles et automatiques) est remplacé par un autre, ou peut être utilisée à la clôture de la journée de travail. Les éléments constituant ce relevé sont déterminés lors de la programmation du système. Dans une première partie, le relevé indique pour chaque poste facturé les éléments déterminés lors de la configuration. Dans une seconde partie, vous trouverez un résumé sous forme de tableau reprenant les factures clients et les tickets cabines. 20

INSTALLATION MANUEL D INSTALLATION Le système propose un assistant d installation qui permet de programmer un fonctionnement standard de l appareil. Toutes les opérations de configuration peuvent être effectuées à nouveau à l aide du menu de programmation. 10- CHOIX DES MODES Il est possible d'utiliser l unité en mode Hôtel ou en mode Entreprise. Le choix du mode se fait avant l'installation en utilisant les switchs situés sous l'appareil. Ne jamais modifier la position des switchs lorsque l unité est sous tension. 10.1 Mode Entreprise Placer les switchs comme indiqué ci dessous : Switch 1 Switch 2 Switch 3 Switch 4 ON ON ON ON 10.2 Mode Hôtel / Version Guest Placer les switchs comme indiqué ci dessous : Switch 1 Switch 2 Switch 3 Switch 4 ON ON OFF ON Remarque : Le switch 4 est le switch de la batterie qui permet la sauvegarde de la mémoire. Pour des raisons de charge, il est par défaut sur OFF, nous vous conseillons de le mettre sur ON dès la mise en service. 11- CONNEXION DE L UNITE 11.1 Connexion au PABX Raccorder la sortie V24 du PABX au connecteur DB9 mâle marqué PABX à l arrière de l appareil. Au besoin, utiliser le connecteur DB9 femelle fourni. Le câblage doit alors être le suivant : 21

INSTALLATION Unité RXD (2) TXD (3) DTR (4) GND (5) PABX TXD RXD RTS GND 11.2 Connexion au secteur Raccorder le bloc alimentation fourni au secteur et sur le connecteur marqué POWER à l arrière de l appareil. Il est indispensable que l unité soit raccordée au secteur pour son fonctionnement. La batterie interne est utilisée uniquement pour sauvegarder les données en cas de coupure de courant. 12- CONFIGURATION Lorsque l appareil est mis sous tension pour la première fois l écran suivant apparaît : Pos : indique le nombre maximum de postes. Numéro de version : E indique mode Entreprise H indique mode Hôtel G indique mode Version Guest INSTALLATION UNITE Pos:128 TARIF VERSION 4.XX B App:10990 JJMMAA App : indique le nombre maximum de tickets stockés. Dans le cas d un taxation à la durée, indique le nom de la table de tarifs chargée et sa date de création. Si cet écran ne s'affiche pas, il est nécessaire d'initialiser le système, pour cela se référer au chapitre «Réinitialisation du Système» de la section «Manuel de Référence». Appuyer sur la touche ENTER, l'écran suivant apparaît : 22

INSTALLATION CHOIX DE LA LANGUE Langue: FRANÇAIS Sélectionner la langue désirée à l aide des touches << et >> puis appuyer sur la touche ENTER pour valider votre choix. 12.1 Paramétrage de la date et de l heure L'écran suivant apparaît: DATE ET HEURE 1.Date: 01/01/00 2.Heure: 00:00 Appuyer sur 1, programmer la date, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Appuyer sur 2, programmer l'heure, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Appuyer sur la touche OK pour passer à l écran suivant. Remarque : Il est indispensable que la date de l appareil soit identique à celle du système téléphonique. 12.2 Paramètres de traitement PARAMETRES TRAITEMENT 1.MODE TAX : Mixte 2.TEL. : 914560110 3. PREFIXE : Appuyer sur 1 «Mode Tax», choisir le mode de taxation désiré à l'aide des touches << et >>, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Mode DUREE: pour la taxation à la durée (base sur le numéro composé). Mode TAXES: pour la taxation à l'impulsion. Mode MIXTE: pour avoir les deux modes, dans ce cas, le système utilise les impulsions de taxes si elles sont différentes de 0 et sinon il fonctionne à la durée. Appuyer sur 2 «Ntél», programmer le numéro local de votre système téléphonique, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Il s agit du numéro à composer pour appeler le site d installation depuis un numéro de la même zone. Pour les pays où il faut composer le numéro national complet, introduire le numéro tout entier. 23

INSTALLATION Appuyer sur 3 «Préfixe» Programmer le préfixe inter-zone correspondant à la zone du site d installation, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Dans le cas de pays n utilisant pas de préfixes inter-zone, ne pas remplir cette rubrique. Appuyer sur 4 «Val.Taxe», programmer la valeur de la taxe (xxx.xxxx), puis valider à l'aide de la touche ENTER. Utiliser la touche PAPER pour saisir la virgule. Appuyer sur 5 «Arrondi» Préciser à combien de chiffres doivent être arrondis les coûts, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Par exemple: 0 indique pas d arrondi. 1 indique arrondi en unités. 0.1 arrondi au dixième. 0.01 arrondi au centième. Appuyer sur 6 : - Mode Entreprise : «Surtaxe (%)» Pourcentage de majoration appliqué au coût de chaque appel. Saisir la valeur, et valider avec ENTER. Exemple : Saisir 15 pour majorer le coût de chaque appel de 15 %. Valider avec ENTER. - Mode Hôtel : «TVA» Saisir le taux de TVA, valider à l aide de la touche ENTER. Appuyer sur 7 «Monnaie1», préciser le nom de la première monnaie (6 caractères maximum) comme expliqué au paragraphe 4, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Appuyer sur 8 «Monnaie2», préciser le nom de la seconde monnaie (6 caractères maximum) comme expliqué au paragraphe 4, puis valider à l'aide de la touche ENTER. (S il s agit de l Euro, celui-ci peut être désigné par son nom ou par le symbole spécifique qui peut être obtenu à l aide de la touche 3). Appuyer sur 9 «Taux», saisir le taux de change pour passer de la première à la seconde monnaie, puis valider à l'aide de la touche. Appuyer sur O.K. pour sauvegarder les paramètres et revenir à l écran principal 12.3 Programmation des postes POSTES 1.Insérer 2.Effacer Appuyer sur 1, pour insérer les numéros de postes. 24

INSTALLATION Appuyer sur 1, introduire le numéro du premier poste de l intervalle de postes à créer, valider avec la touche ENTER. Appuyer sur 2, introduire le numéro du dernier poste de l intervalle, valider à l'aide de la touche ENTER. Appuyer sur 4 utiliser les touches << et >> pour sélectionner un service, valider à l'aide de la ENTER. Recommencer l opération pour introduire un nouvel intervalle de postes. Une fois tous les postes créés, appuyer sur la touche CANCEL. 12.4 Configuration PABX CONFIGURATION PABX 1.Vitesse : 9600 2.Parité : NONE 3.Bits donnée : 8 4.Stop Bits: 1 Appuyer sur la touche 1, préciser la vitesse de transmission à l'aide des touches << et >>, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Vitesse de transmission : 300, 600, 1200, 2400, 4800 ou 9600 bauds. Appuyer sur la touche 2, préciser la parité à l'aide des touches << et >>, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Parité : SANS, PAIRE ou IMPAIRE. Appuyer sur la touche 3, préciser les bits de données à l'aide des touches << et >>, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Bits de données : 7 ou 8. Appuyer sur la touche 4, préciser les bits de stop à l'aide des touches << et >>, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Stop Bits: 1 ou 2. Appuyer sur la touche O.K. 12.5 Sélection du format SELECTION FORMAT 1.MON_PABX.LF3 A l'aide des touches << et >> sélectionner le format correspondant au PABX, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Le menu principal du système apparaît alors: 25

INSTALLATION Mode Entreprise MAR 12/06/00 17:33 1. Consultations 2. Relevés Mode Hôtel MAR 12/06/00 17:33 1. Gestion clients 2. Liste 12.6 Test de bon Fonctionnement 12.6.1 En Mode Entreprise Appuyer sur la touche 1. Consultations, puis sur la touche 5. Temps Réel. Valider deux fois à l'aide de la touche OK. L unité imprime alors la date et le titre «Relevé fil de l eau». Effectuer un appel réel d au moins 30 secondes, (s assurer que le poste a été créé) puis raccrocher. Le détail de l appel doit être imprimé. S il ne l est pas, consulter l annexe «Diagnostic / Vérification format PABX». 12.6.2 En Mode Hôtel Réaliser le check-in d un poste de type client. A partir du poste client effectuer un appel réel d au moins 30 secondes, puis raccrocher. Réaliser le check-out du poste. L unité doit imprimer un ticket de facture, sinon, consulter l annexe «Diagnostic / Vérification format PABX». 12.7 Programmation Optionnelle Pour compléter la configuration, vous pouvez effectuer les opérations suivantes décrites dans la section «Manuel de Référence». Pour les modes Entreprise et Hôtel: - Saisir les noms des différents services et les paramètres de programmation de chacun d eux. - Affecter les postes aux différents services. Pour le mode Entreprise: - Saisir les noms et numéros des codes affaires. Pour le mode Hôtel: - Définir les taux de surcharge à appliquer à chaque service (dans programmation des services). - Définir les en-têtes et pieds de page pour factures et tickets. - Définir le contenu des factures et tickets. - Définir les noms et taux de TVA des différents débits. 26

REFERENCE MANUEL DE REFERENCE Cette section présente de façon exhaustive les fonctions de configuration et de paramètrage du système. Ces fonctions sont regroupées dans l option 3. «Configuration» du menu principal. L édition des paramètres de configuration programmés dans le système peut être obtenue à partir de l option 4. «Etat du Système» du menu principal. Cette section présente en premier lieu les options d édition des paramètres de programmation, puis les différentes options pour définir et modifier ces paramètres. Le code confidentiel du menu de configuration est par défaut (9). Une fois saisi, appuyer sur ENTER. 13- ETAT DU SYSTEME 13.1 Mode Entreprise 13.1.1 Liste des paramètres 1. Consultations 2. Relevés 4. Etat Système 1. List. Paramètres 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. C. Affaires Cette fonction imprime entre autres la liste des paramètres suivants (tels que programmés) : capacité du système, date et heure, paramètres de traitement, temps d attente et de validation. 27

REFERENCE Modèle: 4.x E Tarifs enregistrés Nbre. postes Nbre. lignes Nbre. services Nbre. codes Nbre. appels Date Heure Mode Tax. Préfixe No. Tél. Valeur Taxe Arrondi Bénéfice (%) Monnaie 1 Monnaie 2 Taux Config. Port Format LISTE PARAMETRES 06C-00000000 FRANCE 0202 64 50 25 255 10990 03/06/02 11:48:03 MIXTE 014560110 12 1 0.00 0.662 9600,8,1,SANS PBX1 Version programme Version tarifs Nombre maximum : - De postes - De lignes - De services - de codes que gère le système Memoire maxi Mode de taxation Valeur H.T. d une impulsion de taxe Format du PABX Temps Validation Attente Local National International 25 30 40 10 15 20 Valables en cas de taxation à la durée Codes Nom Appel Type E S ENTRANTS SORTANTS TRAITER REJETER ENTRANT SORTANT FORMATS PABX1 PABX2 PABX3 0 1 2 Liste des formats disponibles 13.1.2 Liste des services 1. Consultations 2. Relevés 4. Etat Système 1. List. Paramètres 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. C. Affaires Cette commande liste pour chaque service de l organisation sa programmation et les postes qui lui sont affectés. L option STOCKER OUI, indique que les détails des appels passés à partir des postes de ce service sont enregistrés en mémoire par l unité. 28

REFERENCE STOCKER NON indique que les appels sont ignorés. LISTE SERVICES Service 0 : COMPTABILITE Stocker Masque OUI 2 Postes du service 11 12 13 14 15 16 17 Service 1 : MARKETING Stocker Masque OUI 0 Postes du service 20 21 22 23 24 13.1.3 Liste des lignes 1. Consultations 2. Relevés 4. Etat Système 1. List. Paramètres 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. C. Affaires Permet d obtenir la liste de toutes les lignes du système, du numéro de téléphone correspondant à chacune d entre elles, et de l opérateur utilisé pour les appels réalisés a travers chaque ligne. 13.1.4 Liste des codes affaires 1. Consultations 2. Relevés 4. Etat Système 1. List. Paramètres 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. C. Affaires Permet d obtenir la liste de tous les codes, avec leur date de création et leur nom. 13.2 Mode Hôtel 13.2.1 Liste des paramètres 1. Gestion clients 2. Liste 4. Etat Système 1. List. Param. 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. Postes Cette fonction édite notamment les paramètres suivants: capacité du système, date/heure, paramètres de traitement, temps de validation, types d appels, configuration des tickets, factures et listings de relève de personnel. 29

REFERENCE LISTE PARAMETRES Modèle : 4.x H Tarifs enregistrés Nbre. postes Nbre. lignes Nbre. services Nbre. appels Date Heure Mode Tax. Préfixe No. Tél Valeur Taxe Arrondi TVA Monnaie 1 Monnaie 2 Taux Config.Port Format DCC Etat Limite Check-in 06C-00000000 FRANCE 0199 64 50 25 20 10990 03/06/02 11:48:03 MIXTE 014560110 12 1 17.40 0.662 9600,8,1,NONE PABX1 Non LIBRE ILLIMITE Non Version programme Version de tarifs Nombre Maximum de - postes - lignes - services que gére le système Memoire maxi Mode de taxation Valeur HT d une impulsion de taxe Format du PABX Temps Validation Attente Local National International 25 30 40 10 15 20 Valables en cas de taxation à la durée Codes Nom Appel Type E S ENTRANTS SORTANTS TRAITER REJETER ENTRANT SORTANT No. Débit 1 2 3 Nom MiniBar Pressing Parking TVA 16.00 16.00 16.00 Liste des débits CONFIG. FACTURE Facture Durée Taxes Imprimante Locale CONFIG. TICKET Poste No. Tél Durée Taxes Imprimante Locale CFG. RELEVE PERS. Numéro Postes Temps Appels Durée Taxes Montant TVA Total IMPRIMANTE LOCALE FORMATS PABX1 PABX2 DETAILLEE OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI NON OUI OUI OUI OUI NON NON OUI OUI OUI 0 1 Eléments qui apparaîtront sur les factures Eléments qui apparaîtront sur les tickets Eléments qui apparaîtront sur les listing de relève de personnel Formats de PABX disponibles 30

REFERENCE 13.2.2 Liste des services 1. Gestion clients 2. Liste 4. Etat Système 1. List. Param. 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. Postes Cette commande liste, pour chaque service, son nom, son type (Client, Cabines ou Administration), les paramètres de facturation et les postes qui lui sont affectés. LISTE SERVICES Service : 0 CHAMBRES Stocker Masque Type Autoticket C. Initial OUI 4 CLIENTS NON 0.00 Bloc 1 Bloc 2 Bloc 3 DE 0.00 10.00 20.00 A 10.00 20.00 --- BENEFICE (%) 25.00 15.00 10.00 Postes du service 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 Service : 1 CABINES Stocker Masque Type Autoticket C. Initial OUI 4 CABINES NO 5.00 Bloc 1 Bloc 2 Bloc 3 DE 0.00 10.00 20.00 A 10.00 20.00 --- BENEFICE (%) 35.00 20.00 10.00 Postes du service 58 59 60 13.2.3 Liste des lignes 1. Gestion clients 2. Liste 4. Etat Système 1. List. Param. 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. Postes Permet d obtenir la liste de toutes les lignes de l appareil, du numéro de téléphone correspondant à chacune d entre elles, et de l opérateur utilisé pour les appels réalisés à travers chaque ligne. 31

REFERENCE 13.2.4 Liste des postes 1. Gestion clients 2. Liste 4. Etat Système 1. List. Param. 2. List. Services 3. List. Lignes 4. List. Postes La sélection de cette option fait apparaître un second écran proposant de lister les postes selon le type du service auquel ils sont affectés : clients, chambres libres, chambres occupées, cabines, administration, tous les postes. 14- ARBORESCENCE DU MENU CONFIGURATION La programmation du système se fait depuis le menu Configuration. Ce menu est protégé par un mot de passe. Pour y accéder, taper 9 (mot de passe par défaut), puis ENTER. Une fois le menu Configuration ouvert, vous devez impérativement en sortir par l option 8. Quitter Configuration si vous souhaitez le verrouiller sinon le code confidentiel n est plus nécessaire pour y accéder. L arborescence de la page suivante montre les différentes options du menu Configuration, qui sont détaillées par la suite dans ce manuel. 32

REFERENCE Mode Hôtel Mode Entreprise (*) Disponible selon versions 33

REFERENCE 15- PROGRAMMATION DU SYSTEME 15.1 Construction de l organisation Le système permet de répartir les postes de l établissement en fonction de l organisation en vigueur (services, catégories). Numéros de postes et affectation aux services 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 1. Postes 2. Services 3. Lignes Chaque poste est identifié par un numéro d au plus 4 chiffres, et doit être affecté à un service. Pour visualiser ou modifier les postes existants, utiliser les touches << et >>. Pour ajouter de nouveaux postes, appuyer sur la touche # et choisir 1.Insérer. Pour supprimer des postes, appuyer sur la touche # puis 2.Effacer. Numéro : Le système peut créer les postes de façon individuelle ou par groupe : - Pour insérer un groupe de postes, préciser dans «De» le numéro du premier poste du groupe (ex : 10), taper ENTER, et dans «A» le numéro du dernier (ex : 16), taper à nouveau ENTER. - Pour insérer un seul poste, indiquer son numéro dans «De» et taper ENTER, le paramètre «A» prendra le même numéro. Service : Indiquer le numéro du service auquel est affecté ce poste ou groupe de postes, (clavier numérique ou touches << et >>). Appuyer sur ENTER pour confirmer. Nom : Le nom du service correspondant au numéro de service introduit apparaît automatiquement. Taper ensuite OK pour confirmer la programmation. Changement d affectations des postes. H Mode Hotel Uniquement Si le service précédent et le nouveau service sont du même type, changer directement l affectation du poste en l insérant dans le service désiré. Si vous passez le poste d un service de type administration vers un service de type cabines ou clients, changer directement l affectation du poste en l insérant dans le service désiré. Si le service précédent était de type clients ou cabines, vérifier que le check-out du poste à déplacer a été effectué. 34

REFERENCE Création des services 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 1. Postes 2. Services 3. Lignes H Le système peut gérer jusqu à 25 services différents (seulement 3 en version Guest). Chaque service est défini par les paramètres suivants : Service : Numéro de service de 0 à 24. Nom : Nom du service. Stocker : Paramètre qui indique si l on doit enregistrer ou non les tickets de ce service : OUI / NON. Masque: Indiquer le nombre de chiffres à masquer sur les relevés. Il s agit des n derniers chiffres du nº composé qui seront remplacés par un astérisque pour assurer la confidentialité de l information. Type: Catégorie du service : Clients / Cabines / Administration. Cette donnée indique au système la nature des postes associés à chaque service : un poste client ou cabine est facturable et apparaîtra dans le menu Gestion des clients, un poste administration ne peut pas être facturé. Autoticket: Pour un service de type clients ou cabines : - OUI (un ticket sera automatiquement émis après chaque appel) - NON (la facturation sera manuelle). C.Initial: Ajoute un coût initial au prix de l appel quelle que soit sa durée. En mode hôtel, le prix de l appel peut être divisé en trois segments, et un pourcentage de bénéfice différent peut être appliquer à chaque segment. Bloc1, 2 et 3: Donnent accès à un sous-menu qui permet de définir les intervalles de prix et le pourcentage de bénéfice à appliquer. Par exemple pour appliquer aux 2 premiers euros de la communication un bénéfice de 25%, puis de 15% pour les trois euros suivants et enfin de 10% pour les euros restants, saisir les valeurs suivantes : Bloc 1 Bloc 2 Bloc 3 De : 00.00 De : 2.00 De : 5.00 A : 2.00 A : 5.00 A : --.-- Bénéfice % : 25.00 Bénéfice % : 15.00 Bénéfice % : 10.00 L intervalle du Bloc 1 doit toujours commencer par 0. L intervalle du Bloc 3 doit se terminer par --, qui indique qu il n y pas de limite supérieure. Pour définir un bénéfice uniforme, choisir Bloc 1, De : 0.0, A : 0.0, et saisir le bénéfice à appliquer. Une fois ces paramètres déterminés, taper sur OK pour valider la configuration. 35

REFERENCE Définition des numéros de ligne 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 1. Postes 2. Services 3. Lignes Les lignes sont générées automatiquement par l appareil au fur et à mesure qu elles apparaissent dans les tickets d appel. Ligne : Numéro interne de la ligne (ex : 01). Numéro : Numéro de téléphone associé à la ligne. Opérateur : Nom de l opérateur pour la taxation à la durée. Pour choisir un autre opérateur, utiliser les touches << et >>. Pour insérer des lignes, utiliser la touche # sélectionner l option 1. Insérer. Pour supprimer une ligne, utiliser la touche # sélectionner l option 2. Effacer. E Définition des codes affaires 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 2. Services 3. Lignes 4. Codes affaires Lorsqu il est utilisé en mode Entreprise, le système permet de gérer des codes affaires (255 au total). C. Affaire : Numéro interne du code affaire. Nom : Nom du code affaire. Code : Numéro envoyé par le PABX. Programmation et utilisation des c. affaires 1. Lorsqu un code affaire est créé, le choix 4.Date apparaît pour visualiser la date de création de ce code. 2. Pour facturer un code affaire, appuyer sur la touche # et choisir 1.Facturer. 3. Pour ouvrir un nouveau code affaire, appuyer sur la touche # et choisir 3.Ouvrir. 4. Pour fermer un code affaire, appuyer sur la touche # et choisir 2.Fermer. 5. Pour imprimer la liste des codes affaires existants, appuyer sur la touche # et choisir 4.Liste Codes Affaires. 15.2 Programmation des relevés (*) (*) Non disponible sur la version Guest L unité peut mémoriser un certain nombre de relevés dont les filtres de recherche sont définis au préalable. Ces relevés peuvent être alors obtenus de façon immédiate, sans avoir à re-définir les paramètres de sélection. 36

REFERENCE Les relevés fournis par défaut, 9 au total, éditent au choix les appels du jour, de la veille, du mois en cours, du mois précédent, de la semaine en cours ou de la semaine précédente; et peuvent également les regrouper par postes, par lignes ou par services. Il est possible de modifier leur contenu pour programmer jusqu à neuf relevés à partir des paramètres décrits ci-après : Nom : Nom du relevé. Date : Date des appels concernés : Tous (tous les appels en mémoire), Aujourd hui, Hier, Semaine en cours, Semaine dernière, Mois en cours ou Mois dernier. Type : Type du relevé : CHR (chronologique), POS (par poste), LIG (par ligne), SERV (par service), en Mode Entreprise CODE (par code affaire) ou en Mode Hôtel / Version Guest FRAIS (par débits). Cette ligne dépend du type de relevé choisi : - Pos : Choisir tous les postes ou un poste en particulier. - Lig : Choisir toutes les lignes ou une ligne en particulier. - Ser : Choisir tous les services ou un service en particulier. - Code : Choisir tous les codes affaires ou un seul en particulier. - Débit : Choisir tous les débits ou un seul en particulier. Destinat : Tous les appels ou un préfixe ou un numéro en particulier. Appels : Type des appels concernés : Sortants, entrants, non répondus, internes, incomplets, sans taxes, tous,... Remarque : La liste des types d appels peut varier selon les modèles Durée : Durée des appels concernés : Tous ou ceux dont la durée est comprise dans un intervalle de temps déterminé (hh:mm-hh:mm). Coût : Coût des appels concernés : Tous ou ceux dont le prix est compris dans un intervalle déterminé (00000-00000). Taxes : Nombre de taxes des appels concernés : Tous ou ceux dont le nombre de taxes est inclus dans un intervalle déterminé (00000-00000). Sortie : Imprimante locale, imprimante externe ou écran. Masque : Pour masquer les x (à préciser) derniers chiffres du numéro composé. 37

REFERENCE Exemple de programmation d un relevé : Nom Marketing hebdomadaire Date Semaine dernière Type Par services Services Service Marketing Destination Tous Appels Sortants Durée 00:02-01:00 Coût Tous Taxes Tous Sortie Imp.externe Masque 4 Liste Détaillée Ce relevé, appelé Marketing hebdomadaire, édite les appels du service marketing. Il reprend les appels sortants sans distinction de destination, de coût ou de nombre de taxes. Il ne prend en compte que les communications produites la semaine précédente et dont la durée est comprise entre deux minutes et 1 heure. Il est édité sur l imprimante externe. Les quatre derniers chiffres des numéros composés seront masqués par un astérisque. 15.3 Paramètres de taxation Paramètres généraux de taxation 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 1. Param. traitement 2. Temps de validation 3. Période de grâce Il s agit des paramètres de traitement utilisés par le système pour effectuer la taxation : 1. Mode Tax : Choisir le mode de taxation adapté à votre système en utilisant les touches << et >> pour faire défiler les différentes possibilités. L unité dispose de trois modes de taxation des appels : - Le mode Taxes implique que les lignes téléphoniques disposent d impulsions de taxes, et que le PABX puisse les détecter; dans ce cas, l unité calcule le coût des communications en multipliant le nombre de taxes générées par le prix unitaire. - Le mode Durée s applique si l indication du nombre de taxes n est pas disponible. Dans ce cas l unité évalue le coût de chaque communication à partir de sa durée et de sa destination, en tenant compte des tarifs réduits (nuit, week-end) s il y a lieu. - Le mode Mixte consiste à détecter dans un premier temps la présence d impulsions. Si l unité les détecte et qu elles sont différentes de 0, il calcule le 38

REFERENCE E H coût selon le mode Impulsions. Dans le cas contraire, il applique la méthode à la durée. 2. No. Tél. : Programmer le numéro local de votre système téléphonique, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Il s agit du numéro à composer pour appeler le site d installation depuis un numéro de la même zone. Pour les pays où il faut composer le numéro national complet, introduire le numéro tout entier. 3. Préfixe : Programmer le préfixe inter-zone correspondant à la zone du site d installation, puis valider à l'aide de la touche ENTER. Dans le cas de pays n utilisant pas de préfixes inter-zone, ne pas remplir cette rubrique. 4. Val. Taxe : Programmer la valeur de la taxe (xxx.xxxx), puis valider à l'aide de la touche ENTER. 5. Arrondi : Préciser à combien de chiffres doivent être arrondis les coûts des communications, puis valider à l'aide de la touche ENTER.. Par exemple, avec un arrondi à 0,1, si le prix d un appel est 2,38 euros, le système affichera 2,40 euros (arrondi aux 10 centimes supérieurs ou inférieurs) 6. Surtaxe : Pourcentage de majoration appliqué au coût de chaque appel. Saisir la valeur, et valider avec ENTER. Par exemple: Saisir 15 pour majorer le coût de chaque appel de 15 %. 6. TVA : Entrer le taux de TVA en vigueur. 7. Monnaie1 : Indiquer le nom de la première monnaie utilisée (maximum 6 caractères). ). Appuyer sur la touche 3 pour insérer le symbole de l Euro. 8. Monnaie2 : Indiquer le nom de la seconde monnaie utilisée (maximum 6 caractères). Appuyer sur la touche 3 pour insérer le symbole de l Euro. 9. Taux : Indiquer le taux de change à appliquer pour passer de la première à la seconde monnaie. Temps de validation 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 1. Param. traitement 2. Temps de validation 3. Période de grâce Dans le cas d une taxation à la durée, il n est pas possible de déterminer avec exactitude le début de la communication, c est à dire quand, et si, le correspondant a décroché. Le système considère que la communication est établie une fois que sa durée dépasse un seuil appelé temps de validation. 39

REFERENCE Ce temps de validation est pré-programmé avec des valeurs différentes pour les appels locaux, nationaux et internationaux, mais vous pouvez les modifier en entrant une nouvelle valeur (0 à 60 secondes) et en tapant OK pour la valider. Appel facturé par l unité si sa durée > Temps de Validation. Période de grâce 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 1. Param. traitement 2. Temps de validation 3. Période de grâce Dans le cas d une taxation à la durée, la période de grâce correspond au temps nécessaire estimé pour composer le numéro et obtenir la communication avec le correspondant. Ce crédit temps est prédéterminé avec des valeurs différentes pour les appels locaux, nationaux et internationaux, mais vous pouvez les modifier en entrant une nouvelle valeur (0 à 60 secondes) et en tapant OK pour la valider. La période de grâce doit toujours être inférieure au temps de validation. Durée utilisée pour calculer le coût de l appel = Durée envoyée par PABX - Période de grâce. Types d appels 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 1. Param. traitement 2. Temps de validation 3. Période de grâce 4. Types d appels E L unité peut traiter les différents types d appel de façon distincte : il peut les stocker tels qu il les reçoit du PABX, calculer leur coût avant de les stocker (taxer), ou enfin ne pas les stocker et les ignorer. Le traitement des appels dépend cependant du format de PABX choisi. Il s agit des appels : entrant (E), sortant (S), non répondu (P), interne (J), incomplet (I), sans taxes (p) et annulé (d). Utiliser les touches << et >> pour passer d un type d appel à un autre, et pour visualiser les différentes possibilités pour un paramètre. Code : La lettre qui définit le type d appel dans le format et qui sera utilisée pour reconnaître ce type d appel dans les relevés (ex : S). Nom : Le nom de ce type d appel (ex : Sortant). Appel : Le traitement de l appel : Traiter (pour stocker l appel et calculer son coût). Stocker (pour stocker l appel sans calculer son coût). Rejeter (pour ne pas stocker l appel). 40

REFERENCE Les appels entrants doivent être en «Stocker» pour être pris en compte. Type : Entrants ou sortants, critères utilisés dans les filtres de recherche des appels. Définition des débits 1. Organisation 2. Relevés 3. Taxation 3. Période de grâce 4. Types d appels 5. Débits Il est possible de définir jusqu à 20 débits, chacun avec un libellé et un taux de TVA différent. Ces débits peuvent être imputés à tout moment à un poste et apparaissent sur la facture à la suite des frais téléphoniques. No. Débit : Numéro interne du débit (de 1 à 20). Nom : Nom tel qu il apparaîtra sur les factures. TVA : Taux de TVA à appliquer. Remarque : Le prix à facturer ne sera défini par l opérateur que lors de l affectation au poste (pour un même libellé il peut en effet y avoir plusieurs tarifs). 15.4 Configuration PABX 3. Taxation 4. PABX Choisir les différents paramètres du protocole : 1. Vitesse : Vitesse de transmission des données PABX/unité : 300, 600, 1200, 2400, 4800, 9600 bauds. 2. Parité : Sans, paire ou impaire. 3. Bits données : Nombre de bits de données : 7 ou 8. 4. Bits Stop : Nombre de bits de stop : 1 ou 2. 5. Format : Il s agit du format de ticket de taxation du PABX. Utiliser les touches << et >> pour parcourir la liste des formats. 6. Diagnostic : L option Diagnostic regroupe un ensemble de modes permettant de vérifier la communication entre l unité et le PABX (se reporter à l annexe A). Si le système est équipé d un protocole d interactivité avec le PABX, l état des postes de type cabines ou clients peut être modifié suite aux opérations de check-in/checkout. 41

REFERENCE Les paramètres suivants déterminent l état par défaut d un poste de type cabines ou clients suite à un check-in : 7. Etat : Indique si, suite à un check-in, la prise de ligne est autorisée (Libre) ou non (Bloqué). Ce paramètre n est utilisé que par certains modèles en cas d interactivité avec le PABX. 8. Limite de crédit : Montant maximum autorisé par défaut pour chaque poste. Ce paramètre n est utilisé que par certains modèles en cas d interactivité avec le PABX. 9. Check-in : Paramètre d auto check-in. Oui - Après chaque check-out, le système réalise le check-in automatiquement. Non - Le check-in doit être réalisé manuellement à l arrivée du client. 0. Param. DCC : Paramètre interne au système. 15.5 Introduction de la date et de l heure 4. PABX 5. Date et Heure Entrer la date définie de la façon suivante : jj/mm/aa, taper ENTER. Entrer l heure définie de la façon suivante : hh:mm taper ENTER et OK. Le système est équipé d une horloge temps réel alimentée par une batterie interne qui lui permet de maintenir la date et l heure, y compris pendant les coupures de courant. Il affiche continuellement la date et l heure sur l écran du menu principal. 15.6 Modification du mot de passe 5. Date et Heure 6. Mot de passe Le mot de passe initial est 9, et le restera par défaut. Il peut être remplacé par toute combinaison d au plus huit chiffres. Entrer le nouveau mot de passe, taper ENTER. Le confirmer et valider avec la touche ENTER. Le nouveau mot de passe est enregistré. Lorsque l appareil est mis en marche, le système demande obligatoirement le mot de passe pour accéder au menu Configuration. Par contre, si vous souhaitez continuer de protéger l accès au menu Configuration, veiller à en sortir par l option 8. Quitter Configuration, et non en tapant CANCEL ou O.K., qui ne verrouillent pas ce menu. 42

REFERENCE 15.7 Choix de la langue de travail 6. Mot de passe 7. Langue L unité peut afficher les menus en plusieurs langues (selon les versions), entre autres : français, anglais, allemand, espagnol. Utiliser les touches << et >> pour visualiser les choix possibles, et taper ENTER pour valider la langue. Cette commande vous permet de changer de langue lors de l utilisation de l unité. Le texte des menus et options du système apparaîtra toujours dans la langue sélectionnée. Par contre, tout le texte déterminé, ou le cas échéant, déterminable par vos soins (noms des services, types d appels, noms des relevés programmables...) restera dans la langue initiale, c est à dire celle dans laquelle il a été initialement introduit. H 15.8 Personnalisation des formats des tickets, factures, listings de relève de personnel Vous pouvez personnaliser le format des factures, des tickets et des listings de relève de personnel de la façon suivante : - En choisissant les paramètres qui y apparaîtront. - En programmant un en-tête et/ou un pied de ticket (voir le chapitre Saisie de Texte dans la section Description de l unité pour créer un en-tête et/ou un pied de page. Activation des paramètres: - Pour activer chaque paramètre choisir l option OUI pour que la valeur correspondante apparaisse - Pour désactiver un paramètre choisir l option NON. Définition des tickets 1. Consultations 2. Liste 8. Quitter config. 9. Config imprimante 0. Factures 1. Ticket 2. Facture 3. Relève du personnel Les tickets sont émis pour les postes appartenant aux services de type clients ou cabines dont l option Autoticket est activée. Paramètres à définir dans le ticket : (*) Paramètres actifs par défaut. En-tête : Jusqu à 54 caractères par ligne. Pied de page : Jusqu à 54 caractères par ligne. 43

REFERENCE Poste : Numéro du poste (*). No. Tél. : Numéro composé (*). Durée : Durée des appels (*). Taxes : Nombre de taxes (*). Sortie : Sélectionner Imprimante externe ou locale (par défaut Imp. Locale). Définition des Factures 1. Consultations 2. Liste 8. Quitter config. 9. Config imprimante 0. Factures 1. Ticket 2. Facture 3. Relève du personnel... Les factures sont émises pour les postes appartenant aux services de type clients ou cabines dont l option Autoticket est désactivée. Paramètres à définir dans la facture : (*) Paramètres actifs par défaut. En-tête : A définir (54 caractères maximum). Pied de page : A définir (54 caractères maximum). Facture : Détaillée : pour tous les appels effectués depuis le poste avec le numéro composé, la date et l heure (*). Réduit : Seuls les totaux (appels, montants et durée) apparaissent. Résumé : Imprime uniquement le numéro de chambre et le montant total facturé. Durée : Durée des appels (*). Taxes : Nombre de taxes (*). Sortie : Sélectionner Imprimante externe ou locale (par défaut Imp. Locale). Définition du Listing de Relève de Personnel 1. Consultations 2. Liste 8. Quitter config. 9. Config imprimante 0. Factures 1. Ticket 2. Facture 3. Relève du personnel... Ce listing est également personnalisable. Paramètres à définir dans les listings de Relève de Personnel : (*) Paramètres actifs par défaut. En-tête : A définir (54 caractères maximum). Pied de page : A définir (54 caractères maximum). Numéro : Numéro de relève (*). 44

REFERENCE Postes : Numéro de postes (*). Heure : Heure de facturation du poste. Appels : Nombre d appels passés par poste (*). Durée : Durée totale des appels par poste. Taxes : Nombre total de taxes par poste. Prix H.T. : Montant total H.T. par poste (*). TVA : Montant total de TVA par poste (*). Total : Montant total T.T.C. par poste (*). Sortie : Sélectionner Imprimante externe ou locale (par défaut Imp. Locale. 16- CONFIGURATION IMPRIMANTE Cette option permet de configurer l imprimante thermique interne. Bidirectionnel : Choisir ON pour augmenter la vitesse d impression. Choisir OFF pour améliorer la qualité d impression. Contraste : De 0 plus clair, à 9 plus foncé (par défaut, réglage du contraste = 5). Correction : Paramètre réglé en usine, à ne pas modifier. Test : Pour imprimer une page de test. 17- CONNEXION AU PABX Connecter l appareil à la sortie V24 du PABX. (connecteur DB9 mâle marqué PABX à l arrière de l appareil). Broche Fonction Sens 2 Réception des données (RXD) vers l unité 3 Transmission des données (TXD) vers le PABX 4 Data terminal ready (DTR) vers le PABX 5 Masse (GND) commun 8 Clear to send (CTS) vers l unité 18- REINITIALISATION DE L UNITE Pour réinitialiser le système procéder comme suit : 1. Débrancher l appareil du secteur, positionner le switch 4 sur OFF, modifier la position du switch 3 et rebrancher l appareil au secteur. 2. Débrancher de nouveau l unité, positionner le switch 4 sur ON, positionner le switch 3 pour choisir le mode souhaité et rebranché l unité au secteur. Cette opération entraîne la perte définitive de tous les appels et paramètres de configuration. 45

ANNEXES Annexe A - DIAGNOSTIC / VERIFICATION FORMAT PABX L option Diagnostic regroupe un ensemble de modes permettant de vérifier la communication entre l unité et le PABX et que le système est correctement configuré. Une fois les paramètres de format et de protocole du PABX introduits, établir la communication entre le PABX et l unité. MODE HOTLINE... 3. Taxation 4. PABX 5. Format 6. Diagnostic Dans le menu 3.Configuration, choisir l option 4.PABX puis l option 6.Diagnostic. Diagnostic HOTLINE ANNULER pour quitter En mode HOT LINE, l unité imprime au fil de l eau toutes les données telles qu il les reçoit du PABX, ce qui vous permet de vérifier la communication PABX - unité. Effectuer un appel externe depuis un poste du PABX, puis raccrocher. L unité doit imprimer le ticket de taxation tel que l envoie le PABX. Cas 1 : Cas 2 : Cas 3 : L unité édite apparemment les données de façon correcte. Vérifier le format avec le modes ACCEPTE ou REJETE. L unité imprime des suites de caractères incohérents. Vérifier que la configuration du système (Vitesse, parité,...) correspond au protocole utilisé par le PABX sur la sortie V24. L unité n imprime rien. Vérifier la connexion unité - PABX, et la programmation du protocole. Vérifier également que la sortie V24 du PABX est activée, et qu elle l ait été de façon correcte. Pour les cas 2 et 3, faire un nouvel essai jusqu à obtention d une communication PABX - unité correcte (impression du ticket de taxation), puis passer à la vérification du format. En cas de problème persistant, contacter votre fournisseur. 47

ANNEXES MODE ACCEPTE A l'aide des touches << et >> sélectionner le mode Accepté. Diagnostic ACCEPTE ANNULER pour quitter Effectuer quelques appels. Le mode Accepté édite les données qui, suite au traitement des appels, correspondent au format attendu par l unité, c est à dire reconnues et correctement décodées. MODE REJETE A l'aide des touches << et >> sélectionner le mode Rejeté. Diagnostic REJETE ANNULER pour quitter Effectuer quelques appels. Le mode Rejeté édite les données qui, suite au traitement des appels, ne correspondent pas au format attendu par l unité. Cas 1 : Si aucune donnée n est imprimée, ou si des données à ne pas traiter apparaissent, le format choisi est bon. Cas 2 : Si les données qui auraient dû être traitées apparaissent en mode Rejeté, alors qu elles n ont pas été imprimées en mode Accepté, le format sélectionné n est pas entièrement approprié. Choisir un nouveau format et réitérer le test, ou contacter votre fournisseur. Il est inutile de passer à la suite si l unité n imprime rien en mode HOTLINE ou ACCEPTE. MODE SYNTHETIQUE Le dialogue entre l unité et le PABX étant établi, et la programmation des postes effectuée, faire le test de fonctionnement suivant qui permet de vérifier que les données relatives aux appels sont traitées et stockées. A l'aide des touches << et >> sélectionner le mode Synthetique. 48

ANNEXES Diagnostic SYNTHETIQUE ANNULER pour quitter Effectuer quelques appels, puis raccrocher. Cas 1 : L unité imprime des appels sur le justificatif sous la forme illustrée ci-après : S e32 l 01 T02944837 03/03/98 12:26 d000000120 p000000000 Type d appel Poste Ligne Numéro appelé Date Heure Durée en Nombre de secondes taxes w000 c000000000 v000000000 dp00 ct00 Durée sonnerie Prix d achat Prix de vente Service Compte en secondes En mode entreprise, le prix de vente n a pas de sens. Le coût de l appel apparaît dans le champ «Prix d achat». Vérifier que les données correspondent à la réalité, c est à dire que le poste depuis lequel vous avez effectué votre appel est bien celui qui apparaît, que la durée de l appel est correcte, que le numéro composé apparaît en entier, etc. Dans ce cas la vérification du format est terminée. Cas 2 : Aucun appel n est imprimé, ou seulement quelques uns. Raisons possibles : - Le poste d où provient l appel n a pas été créé. - Le type d appel est A REJETER. - Le poste appartient à un service dont les appels ne sont pas à stocker. - La date de l unité est différente à celle du PABX. 49

ANNEXES Annexe B - MESSAGES D ERREUR Les principaux messages d erreur sont les suivants : Dans le service : Le service choisi n existe pas. Dans date et heure : Vous avez entré une date et/ou heure de format incorrect. Dépassement capacité : L appareil gère un nombre maximum de lignes, services et postes. Le numéro indiqué est hors capacité. Poste non facturable : Le numéro de poste entré ne correspond pas à un poste de type clients. N existe pas : Le numéro saisi correspond à un poste non affecté. Poste sans check-in : Vous avez demandé le check-out d un poste n ayant pas subi de check-in. Poste sans frais : Appels déjà facturés ou aucun appel enregistré. Check-in déjà activé : Opération déjà effectuée. Serv. avec Autoticket : Vous avez demandé une consultation Temps réel d un service configuré en mode Autoticket, ce n est pas possible. Faire Check-out : Vous essayez de modifier l affectation d un poste pour lequel le Check-in est activé. Faire d abord un Checkout. Pas d appels : Aucun appel n été enregistré. PRN Off Line : L imprimante externe n est pas ON LINE ou est mal connectée. Poste existant : Lors de la création de poste, si le numéro de poste est déjà défini. Facturer pour continuer de stocker : Lorsque la mémoire d appels est pleine, les nouveaux appels remplacent les plus anciens. En version HOTEL, le système vérifie si les appels à effacer sont de type à facturer et si c est le cas, s ils ont été facturés. S ils n ont pas été facturés, l appareil affiche alors un message d alerte avec les numéros des postes à facturer. Date et Heure : Imprimé durant la consultation «Temps Réel» si la date du PABX est différente de celle de l unité. 50

ANNEXES Annexe C - CARACTERISTIQUES DES DIFFERENTES VERSIONS Caractéristiques Mode Entreprise Mode Hôtel Version Guest GESTION CLIENTS Check-in X X Check-out X X Facturer X X Débits X X Etat X X Consultation X X Relève du Personnel X X Options de groupe X X Liste des Postes X X LISTINGS Consultations Chronologique X X X Services X X X Lignes X X Postes X X Temps Réel X X Evolution Mensuelle X X Réponse Opérateur X X Débits X Codes Affaires X Réveil X X Rapports Appels d aujourd hui X X X Appels d hier X X X Mois en cours X X X Mois précédent X X X Semaine en cours X X X Semaine précédente X X X Par postes X X Par lignes X X Par services X X Production X Production à zéro X 51

ANNEXES Annexe D - INFORMATION GENERALE SUR LE PROCESSUS D APPELS Lorsque l unité est en mode DUREE, si la longueur du numéro composé est inférieure à la longueur minimale requise pour atteindre un correspondant, l appel ne sera pas pris en compte. Lorsque l unité est en mode DUREE, tous les appels dont la durée est inférieure au TEMPS DE VALIDATION ne seront pas pris en compte. Si la date du système n est pas la même que celle du PABX, les appels risquent de ne pas être pris en compte. 52

Reference: D111XXJUSTG01FR JUSAN se réserve le droit, dans l intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.