LE MEMENTO Du BENEVOLE de SECTION

Association Sportive du CEA/ST Grenoble 17 rue des martyrs 38054 GRENOBLE CEDEX 9 Tél. 04.38.78.39.01 @ : ascea.grenoble@free.fr LE MEMENTO Du BENEVOLE de SECTION MAJ : 21/10/2011

I Préambule du président 1 ) Présentation de l AS CEA/ST Grenoble.. 4 2 ) Les nécessités administratives. 4 3 ) Les problèmes liés à la sécurité 5 4 ) Commission APASH 6 5 ) L aspect financier. 6 6 ) Planning du Stade. 7 II Création d une nouvelle section 1 ) Lancement d une section.. 7 2 ) Démarches auprès du secrétariat.. 7 3 ) Le rôle des différents membres du Bureau - Président.. 8 - Trésorier 9 - Secrétaire... 9 III Trésorerie 1 ) Bilan au 31 août... 10 2 ) Le Plan Comptable 10 3 ) l Organisation de la comptabilité.. 10 4 ) Le rapprochement bancaire 11 IV Notre Association et la Comptabilité Les différents documents : 1 ) Le Bilan Comptable... 12 2 ) L Etat Budgétaire + Prévisions Budgétaires 13 V Réglementation Interne 1 ) Accès Zone d Activités Sociales du CEA... 13 2 ) Réglementation utilisation des minibus... 13 VI Annexes :. 14 1 ) Les statuts et le Règlement Intérieur de l AS CEA/ST 2 ) Modèle de journal de Trésorerie 3 ) Exemplaire du Bilan 4 ) Exemplaire de l Etat Budgétaire + Prévisions 5 ) le Plan Comptable 6 ) Le Règlement des Coupes Inter Centres 7 ) Utilisation des minibus 8 ) Catégories AS 3

I PREAMBULE du PRESIDENT de l AS CEA/ST GRENOBLE : Le Comité Directeur a élaboré ce «Mémento du Bénévole de Section» afin de fixer les conditions et les échéances à respecter par les responsables de Section. 1 ) Présentation de l AS CEA/ST Grenoble : Il est bon de rappeler que l AS est une association loi 1901, ses statuts sont déposés en Préfecture (Voir Annexe 1) elle est donc soumise aux règles régissant ce type d association. Les sections n ont pas d existence «légale» ; à ce titre le Président de l AS est responsable pénalement sur le plan administratif, financier et sécuritaire de tout ce qui constituerait une entorse aux règlements des associations loi 1901 (que ce soit dans les sections ou au comité directeur). Le Président est assisté d un trésorier et d un secrétaire (et leurs adjoints) ce qui constitue le bureau et d un comité directeur organisé en commissions, chaque commission ayant droit de contrôle sur plusieurs sports. L objectif des commissions, en laissant une grande autonomie sur les activités des sections, est simplement de vérifier que les sections respectent le cadre légal, dans lequel s inscrit l AS (cohérence de l encadrement, bon usage des subventions, ) et les règles de financement des activités fixées par la COMICE (comité inter entreprises). La COMICE, est composée de représentants de l ALAS (CEA), du CE ILL, du CE ESRF, du CE ST Microelectronics. Celle-ci fixe la politique générale du sport (favoriser l accès aux sports pour un maximum de gens, soutien aux activités sportives enfants, soutien de la compétition sans faire des sections des «usines à champions») et fixe les règles de subvention des activités (cf. paragraphe ultérieur page 6). Il ne faut pas voir le CDAS comme un censeur, mais plutôt comme une entité chargée de vous aider à mettre en place tout ce qui est nécessaire au fonctionnement de votre section en respectant le cadre légal et les règles imposées par la COMICE. Le CDAS se réunit le lundi soir à 17 H au Bât. 62 suivant un calendrier établi en début de saison. En cas de problème, vous pouvez demander à être reçu par les membres de la Commission dont vous faites partie, ou demander à être reçu par le CDAS le lundi soir, ou bien demander directement au secrétariat de l AS pour un problème particulier (trésorerie, assurance, problème de personnel d encadrement ). 2 ) Les nécessités administratives : C est un des points les plus simples à organiser ; l AS fait une assemblée générale annuelle, qui est d ailleurs la seule indispensable du point de vue légal ; cependant, afin de ne pas faire une AG qui pourrait durer une journée entière et où seraient débattus des problèmes internes aux différentes sections, il est demandé à chaque section de faire une AG annuelle. Celle-ci doit comporter un bilan moral (récapitulatif des activités de l année) et un bilan financier ; il faut prévenir les adhérents une quinzaine de jours avant (par courrier, par mail, voire par affichage). Inutile d être trop formaliste, il faut simplement qu il n y ait pas omission volontaire d un certain nombre d adhérents qui seraient alors en droit de se plaindre auprès du CDAS. 4

3 ) Les problèmes liés à la sécurité : C est un point qui inquiète particulièrement bon nombre de Présidents de sections. Il faut bien distinguer la responsabilité civile qui est prise en charge par l assurance de la section (MAIF pour la plupart avec des indemnités aux victimes au titre des dommages au tiers) et la responsabilité pénale, qui en cas d homicide involontaire (ou volontaire mais chez nous ce dernier cas doit être très rare) conduit à un procès. C est ce dernier cas de figure qui est évidemment le plus inquiétant pour tous les présidents de club. D une façon assez schématique, le Tribunal va chercher à savoir s il y a culpabilité des bénévoles mais aujourd hui cette culpabilité ne repose pas sur n importe quelle faute d inattention ; la loi du 10 juillet 2000 (loi Fauchon) initialement prévue pour les Maires est venue réduire l incidence du pénal. On se souvient qu à l époque en effet, «tout ce qui arrivait de dramatique dans une commune, était la faute du Maire». Il faut bien comprendre que si on encadre un groupe, à fortiori des enfants, en cas d accident grave, les familles des victimes attendent du Tribunal la vérité et des explications : avons-nous été coupables de négligences, ou avons-nous fait «humainement» tout ce que nous pouvions pour éviter l accident? Plusieurs questions sont alors examinées : - La compétence de l encadrant. En cas d accident, les juridictions sont évidemment très attentives à la formation. Dans de nombreux cas cette formation (montagne, ski, voile, plongée, ) peut être validée par un brevet (Moniteur Fédéral, Chef de course, ). Nous encourageons fortement les sections à faire passer ces brevets au maximum d encadrants, car il est certain qu un diplôme certifiant que la personne est apte à encadrer est une bonne «garantie de bonne foi» devant un Tribunal, même si un tel diplôme n est pas obligatoire pour encadrer. - Enfin, un devoir général de surveillance est à respecter. C est l accumulation de fautes qui retiendra l attention des juges ; en particulier, un matériel défectueux, parce que non vérifié, un matériel de sécurité insuffisant (au regard du nombre de participants à la sortie), et des décisions contestables sur le terrain, tout ceci est retenu à charge. Attention, il est demandé de renforcer la surveillance en cas de compétition : c est particulièrement vrai pour le ski, où on ne s entraîne pas à la descente sur piste ouverte, mais aussi dans d autres disciplines bien sûr. Toutes les sections doivent donc s assurer en début de saison, que le matériel est vérifié et en bon état de marche. Par ailleurs, les sections doivent s assurer que l encadrement est cohérent, et formé. En cas de doute prenez contact avec les responsables de votre commission ; nous n avons jamais refusé la formation des encadrants, ni l achat de matériel de sécurité. Ne peuvent être salariés que les titulaires d un brevet d Etat. Se renseigner auprès du Secrétariat AS pour tout autre avantage (formation, remboursement d Indemnités Kilométriques ). Nous vous rappelons que les adhérents sont couverts dans le cadre de leurs activités par la MAIF, seuls les adhérents licenciés sont exclus de ces garanties, puisque dans ce cas, la licence se substitue au Club. La déclaration doit être faite directement par l adhérent auprès de sa Fédération. 5

Un délai de cinq jours doit être respecté pour déclarer les sinistres auprès de la MAIF. Dans tous les cas, n oubliez pas de demander au médecin ou à l hôpital de fournir un certificat médical initial, ce qui facilitera les démarches. Des formulaires de déclaration d accident sont disponibles auprès du secrétariat ou sur notre site internet dans l onglet «Assurance». Les déclarations doivent transiter par le secrétariat. 4 ) Commission APASH : L AS CEA/ST comporte désormais une commission inter-sections spécifiquement centrée sur l intégration par le sport de personnes handicapées motrices ou intellectuelles au sein de nos différentes sections. Cette commission se nomme «Aide à la Promotion des Activités Sportives pour le Handicap» ou APASH. Depuis septembre 2007, l ensemble du club a été affilié à la Fédération Handisport (pour les handicaps moteurs) et à la Fédération du Sport Adapté (pour les handicaps intellectuels). La mission de la commission APASH est de faciliter les initiatives et les projets qui visent à intégrer une ou plusieurs personnes handicapées dans le cadre de leur pratique traditionnelle. Une telle intégration pose, on le sait, un certain nombre de problèmes : adaptation du matériel, des techniques, de conditions de sécurité et d encadrement, relations avec les instances concernées (DDJS, Fédération du Sport Adapté, Fédération Handisport, Maison des Sports). La commission «APASH» est prête à répondre à vos questions, communiquer des informations, aider à la constitution de dossier, soutenir les démarches à entreprendre, préciser les conditions de pratique à respecter, faciliter la formation spécifique des cadres bénévoles, rechercher le financement d investissements spécifiques La commission se charge également d informer les CE associés de l existence et du déroulement des actions, ainsi que des relations avec les instances des pouvoirs publics. 5 ) Aspect financier : C est le point le plus «embêtant» pour beaucoup de sections ; quelques règles simples peuvent néanmoins dicter notre conduite : La subvention que donne la Comice est votée en janvier-février ; il faut donc s astreindre à présenter un budget prévisionnel pour la fin de l année civile en cours. Quelques éléments que vous connaissez sont à rappeler : Les postes à remplir : - Fonctionnement : C est le fonctionnement des activités de l année. Globalement, la part du coût du sport subventionnée ne peut excéder 20% pour les adultes et 40% pour les enfants. Ces pourcentages de 20 et 40 ne sont pas à considérer comme un droit, mais comme une valeur maximum qui doit cadrer avec un budget global donné. - Investissements : Achat de matériel entrant dans les Immobilisations de l Association (critère retenu : Matériel pouvant être revendu en cas de cessation de l activité). La Comice fait la différence dans son budget, entre les investissements de renouvellement et les «nouveaux investissements» qui doivent figurer à part dans la demande de budget présentée par l AS à la COMICE. Est considéré comme nouvel investissement un achat de matériel qui ne correspond pas à un renouvellement de matériel ancien amorti, revendu, ou mis au rebut, et qui vient donc agrandir le parc de matériel existant. 6

Les comptes relevant de l investissement sont gérés directement par l AS qui paie les fournisseurs sur facture. Les commandes ne doivent être engagées par les sections qu après accord du trésorier de l AS, qui s assure que les fonds sont effectivement disponibles (compte PPR). - PPR (Provisions Pour Renouvellement de matériel) : Le principe est que la section constitue un fonds de réserve qui est payé en partie par la facturation du matériel de location AS, les ventes de matériel et éventuellement les sponsors ou dons. - Coupes : Subvention de 40 % des frais de transport, d hébergement et de participation aux rencontres inter centres CEA/AREVA. L AS fait l avance aux sections (participantes ou organisatrices) et facture ensuite aux différents C.E.s. de la COMICE (sauf ST Microelectronics et les autres Associés qui seront considérés pour les Coupes comme Extérieurs). Ceux-ci devront payés le tarif extérieur et se feront rembourser leur subvention auprès de leur CE sur présentation de facture individuelle. Les extérieurs adhérents à l AS peuvent participer à ces rencontres, mais ne seront pas subventionnés. (Voir Annexe 6 : Règlement des CIC + formulaire de remboursement). Remboursées sur justificatifs. (Règlement en cours de modification par la COMICE) Chaque commission étudie les Etats budgétaires + Prévisions et présente à la COMICE en début d année un budget prévisionnel «global» avec quelques règles simples : - Taux de subvention enfants/adultes à respecter. - Pas d augmentation significative du budget pour des effectifs similaires - Retours sections minimums (certaines sections nous redonnent plusieurs années de suite des retours importants, suite à des subventions non utilisées, ce qui traduit un budget surévalué). Il faut bien comprendre que, à nombre d agents constants dans les différentes entreprises constituant la COMICE, la part octroyée au sport est constante même si l on fait plus d activités. Echéancier - en JUIN : Etat Budgétaire - Prévisions Budgétaires provisoire. - Fin août : fournir au secrétariat les nouveaux tarifs d adhésion. Il y a toujours le problème délicat des sections qui fonctionnent suivant la saison calendaire et dont les nouveaux tarifs ne sont connus qu en début d année. - Mi-septembre : Fournir le Journal de Trésorerie au Secrétariat dès réception du relevé bancaire d août. - Fin octobre : Etat Budgétaire - Prévisions Budgétaires DEFINITIF et l inventaire du matériel. (Dès réception du Bilan envoyé par l AS). 5 ) Planning stade : Pour les sections utilisatrices du stade, un premier planning prévisionnel est établi fin avril ; vous devez début avril donner vos desideratas (changement d horaire ou non). L Université est en congés à partir de début juillet, le planning doit être quasi-définitif pour fin juin ; s il y a litige pour une section, on peut organiser une réunion entre début mai et fin juin avec le SIUAPS pour débloquer la situation. 7

II - CREATION d une NOUVELLE SECTION 1 ) Lancement d une section : - Faire une campagne publicitaire sous forme d une diffusion N 2. (Voir avec le secrétariat de l AS). - Si 15 personnes sont intéressées et après approbation du CDAS, on peut lancer l activité. - Convoquer une Assemblée Générale avec élection d un Bureau obligatoire : Président, Trésorier et Secrétaire. - Définir le montant des cotisations, la première année la section ne sera pas subventionnée et l Investissement dans du matériel ne se fera qu à partir de la deuxième année si la section est viable. - Les adhérents doivent posséder leur carte AS. - Définir le règlement intérieur de la section, avec approbation du Comité Directeur de l AS. - Définir les conditions d inscriptions à la section : âge, heures de pratique, lieu. 2 ) Les démarches auprès du Secrétariat AS : - Embaucher du personnel (Brevet d état obligatoire pour prétendre à rémunération) s il y a lieu. (Voir pour le contrat de travail avec le secrétariat AS). - Ouvrir un compte bancaire à la BNP au nom de la section : En aucun cas la section ne peut ouvrir un compte directement, pas de personnalité morale, signature du président de l AS OBLIGATOIRE. - Fournir le compte rendu de l Assemblée Générale avec les coordonnées des membres du Bureau. - Chaque section possède un casier au Siège de l AS. Le courrier sera distribué par le secrétariat et mis dans ce casier. Il devra être relevé chaque semaine par les Responsables de section. - Les informations sur la nouvelle section seront portées sur le site internet de l AS, dans la plaquette d informations de l AS qui parait en septembre. - Le secrétariat AS collecte les cotisations de sections lors des permanences ouvertes au public les mardis, jeudis et vendredis de 12H30 à 13H30 et les reverse à la section par virements. - Le secrétariat AS facturera en début de saison la part d amortissement du matériel sous forme de location de matériel AS aux sections qui sera placée par l AS sur les PPR (provisions pour Renouvellement de Matériel) des sections pour tous les achats d investissement. - Le secrétariat AS facturera en fin de saison suivant les effectifs 10 par adhérent à la section Voile pour la location de la base nautique. - La part «Stade» (17 ) sera prélevée directement par l AS aux adhérents.celle-ci était initialement comprise dans la cotisation des sections utilisatrices du stade, ceci afin d éviter de payer plusieurs fois cette dernière. 8

3 ) Rôle des différents Membres du Bureau : PRESIDENT : - Il doit être agent CEA ou Assimilé (de préférence). - Il anime et coordonne l activité entre le Comité Directeur de l AS, son Bureau et les adhérents. - Il doit provoquer les Assemblées Générales : Une par saison minimum : Rapports moral et financier, perspectives saison à venir, élections du nouveau Bureau. - Il recrute le personnel d encadrement, s il y a lieu. - Il prend les décisions d achat, de vente et de renouvellement du matériel en accord avec son Bureau et suivant les prévisions effectuées et approuvées par le CDAS. - Il définit les tarifs de l activité en accord avec son Bureau. - Il définit les protocoles d accord avec des partenaires, et signe ces derniers avec le président de l AS. - l Inventaire détaillé de son matériel (tableau remis par le secrétariat AS) (ou déléguer à son responsable matériel). En précisant les entrées et les sorties. - Il doit fournir au secrétariat AS l article et les photos pour la Plaquette d information avant la fin du mois de Juin pour une parution en septembre. - Il définit des permanences de la section ouvertes aux adhérents (billetterie, inscription sorties etc ) s il y a lieu. - Il s occupe des relations avec la Fédération Sportive dont il dépend. Il participe aux différentes AG et fait le rapport à ses adhérents. (il peut déléguer cette fonction à un Responsable fédéral au sein du Bureau. - Il doit se procurer auprès de la Fédération dont il dépend, s il y a lieu, le contrat d assurance couvrant les risques liés à ce sport, avec les tarifs et les conditions. Il transmet au responsable Assurance de l AS le nombre de licenciés au sein de sa section et lui remet une copie du contrat. - Il doit informer le secrétariat AS de tous les séjours organisés par la section à l étranger, afin que celui-ci fasse le nécessaire auprès de la MAIF (date du séjour, nombre de participants, lieu). - Les contacts avec les différents sponsors doivent se faire avec l accord du CDAS, afin d éviter de solliciter les mêmes annonceurs dans les différentes sections. Les dons ou partenariat des sponsors seront encaissés sur le compte de l AS activités générales qui remettra un reçu de don et placera l argent sur les PPR de la section. TRESORIER : - Il doit tenir une comptabilité fiable. - Il doit classer chronologiquement dans un classeur toutes les pièces comptables au fur et à mesure de leur règlement ou de leur encaissement. Toute opération bancaire doit être accompagnée d un justificatif (bordereau d encaissement de la BNP, facture etc..). Toutes ces pièces doivent être répertoriées et numérotées dans un journal de trésorerie (fichier Excel à votre disposition au secrétariat AS) (Voir annexe 2). - La saison sportive et comptable va du 01/09/.. au 31/08/ Le 31/08 étant la date de clôture de l exercice. - Il doit demander le versement de leur subvention fonctionnement par 1/3. Cette demande devra parvenir au secrétariat AS, soit par e-mail, soit par courrier avant le lundi soir (jour de réunion du Comité Directeur) qui l approuvera et versera sur le compte de la section directement. - Le trésorier devra fournir au Secrétariat AS : - Le Journal de Trésorerie tous les 4 mois (dès réception des relevés bancaires). 9

- L Etat Budgétaire + Prévisions Budgétaires de la saison à venir (document annexe 4) avant le 30/10/... (ou à réception du Bilan). Celui-ci devra reprendre les chiffres du bilan (qui vous sera transmis par le secrétariat) en intégrant les écritures non passées en banque au 31/08/.. (colonnes «réalisées»). - Les nouveaux tarifs (en août) - Le trésorier devra fournir au Secrétariat de l AS pour le 30/04/.. : le montant des Honoraires versées par la section aux travailleurs indépendants (du 01/01/.. au 31/12/..), ainsi que les Noms, le N de SIRET et adresse pour la déclaration DADS2. SECRETAIRE : - Il frappe les notes d information ou les transmet au secrétariat AS pour mise en forme. - Le secrétariat AS se charge de faire la frappe et les tirages des différentes notes d informations et l envoi en diffusion N 2 (tous les secrétariats du CEA + les Associés + restaurants + Salle d association AS = 250 exemplaires). Par contre, les diffusions aux adhérents seront faites par le secrétaire de section, soit par e-mail, soit par courrier (le secrétariat AS fournissant les tirages plus les enveloppes). - Toutes les informations transmises aux adhérents doivent être mise en copie au secrétariat AS pour information. - Il doit rédiger les comptes rendus de réunions, d Assemblée Générale, et d activités, ce dernier doit être remis au secrétariat AS pour le 30/09/.. - Il envoie les convocations du Bureau et des adhérents. * III - La COMPTABILITE 1 ) Le Bilan Il regroupe toutes les informations concernant le patrimoine de l Association. Il permet d apprécier la situation patrimoniale et financière de l Association à une date donnée. Il regroupe toutes les informations concernant la consommation de l Association. Le Bilan est un document comptable qui permet d apprécier le fonctionnement et le résultat de l activité économique de l Association pendant une période donnée. Il se présente sous la forme de 2 inventaires : - l Inventaire des charges : dépenses engagées pendant la dite période. - L inventaire des produits : recettes affectées au fonctionnement de la période. Le Bilan indique le résultat de la période : - si les charges sont > aux produits = Déficit - si les produits sont > aux charges = Excédent 10

2 ) Le Plan Comptable (annexe 5) Il fixe les règles d enregistrement comptable : Les comptes de Bilan : Classe 1 : les comptes de Capitaux Classe 2 : les comptes d Immobilisations Classe 3 : les comptes de stocks Classe 4 : les comptes de tiers Classe 5 : les comptes financiers - les comptes d exploitation (C.E.) : Classe 6 : les comptes de Charges (Dépenses) Classe 7 : les comptes de Produits (Recettes) 3 ) L organisation de la comptabilité : Les pièces comptables sont la base de la comptabilité, la fiabilité repose sur les pièces justificatives. Le journal de trésorerie : - Le journal de trésorerie (ou de Banque) : Recettes et Dépenses. Le journal de trésorerie doit être établi chronologiquement au fur et à mesure des opérations et non après réception du Relevé Bancaire (celui-ci ne doit servir que pour le pointage des écritures). Les pièces correspondantes doivent être numérotées dans le même ordre, les règlements et numéros de chèques notés sur chaque pièce. Les talons des chéquiers doivent être remplis correctement et doivent comporter le N d ordre chronologique qui figure également sur la pièce comptable correspondante. Ce journal débute par la première opération faite à compter du 1 er septembre et s arrête à la dernière opération du 31 août suivant, même si le règlement n est pas effectué en banque au 31/08. 4 ) Le rapprochement bancaire : (onglet fichier journal de Trésorerie) C est un moyen de contrôle. Il permet de faire le point entre les relevés bancaires et le Journal de Trésorerie. Il doit être fait chaque mois à réception du relevé bancaire. Il permet de détecter des erreurs ou oublis éventuels dans le journal de trésorerie ou dans les relevés bancaires. Comment procéder? Sélectionner toutes les écritures non pointées du journal et les coller dans le rapprochement bancaire. Supprimer les écritures du mois précédent et conserver celles qui ne sont toujours pas passées. Solde en banque au : = + les recettes non pointées sur le journal = - les dépenses non pointées sur le journal = = Solde du Journal 11

IV - NOTRE ASSOCIATION et la COMPTABILITE ROLE des DIFFERENTS DOCUMENTS 1 ) Le BILAN COMPTABLE (Annexe3) Ce document a été élaboré par le Comité Directeur de l AS. C est un document de synthèse exclusivement comptable. Ce n est pas un Bilan au sens strict (actif, passif) mais plutôt un mélange du Compte d Exploitation et du Bilan. Sa complexité résulte de la diversité des activités de nos différentes sections. Il a pour but d établir une image au 31/08/.. de l activité de la section afin de consolider les comptes avec ceux de l AS Activités Générales. Celui-ci sera fait par le secrétariat AS dès réception de votre dernier journal de trésorerie. Il vous servira pour remplir les colonnes «réalisé» de votre Formulaire d Etat Budgétaire + Prévisionnel. Au 31/08, après arrêté de l exercice, l excédent (si le résultat est excédentaire) sera prélevé par l AS sur l exercice suivant (début avril). Dans le cas contraire, une subvention complémentaire sera versée pour couvrir le déficit pour remettre la trésorerie à flot pour le nouvel exercice. Pour certaines sections l excédent sera versé sur leurs Provisions Pour Renouvellement de Matériel avec l accord de la Commission. Quelques petites règles élémentaires : - Effectuer ses dépenses, si possible avant la date de clôture. - Faire ses encaissements avant la date de clôture. - Définir un parallèle d une année sur l autre pour les règlements trimestriels (3ème Trimestre à cheval sur deux saisons). Les autres passeront exceptionnellement sur un autre exercice. - Vous avez 1 mois pour rendre le journal ce qui vous permet d ajouter au 31/08 des écritures correspondant à l exercice. Elles apparaîtront dans l état de rapprochement. 2 ) L Etat Budgétaire + Prévisions Budgétaires (provisoire à rendre fin juin et définitif à rendre fin octobre ou à réception du Bilan envoyé par l AS) (annexe 4) - Ce document a été élaboré par le Comité Directeur de l AS. C est un document de gestion. Il permet aux dirigeants (COMICE CDAS) d évaluer «le réalisé» par rapport «au prévisionnel» et de prévoir la saison suivante. - Ne pas oublier de remplir les deux colonnes : prévues et réalisées en dépenses et en recettes (d après votre formulaire d Etat Budgétaire de l année antérieure pour les colonnes prévues, pour les colonnes réalisées s aider du Bilan). Il faut cependant ressortir les écritures de l année antérieure du Bilan et ajouter les écritures concernant l exercice, mais non pointées en banque au 31/08/ (page 5 du bilan). Pour contrôler si vous n avez pas oublié d écritures, le résultat page 6 de l Etat Budgétaire doit correspondre à celui de la page 6 du Bilan. - Pour les colonnes Prévisions (5 postes) : a) Le Fonctionnement : Dépenses et Recettes liées au fonctionnement de la section. b) Les Investissements : réglés directement par l AS aux fournisseurs. Le critère de ce poste : matériel immobilisé par l Association et pouvant être revendu. Les ventes de matériel sont reversées à l AS qui les place sur les P.P.R. (pour un réinvestissement futur). Toutes les sorties d inventaire doivent être signalées (réforme, vol, mise au rebut ). 12

c) Les Provisions Pour Renouvellement de Matériel (P.P.R.) servent pour le renouvellement du matériel existant. d) La Coupe : Une coupe par saison peut être subventionnée (soit une rencontre Internationale, soit une Rencontre Inter Centres). Les frais sont remboursés à la section sur présentation de justificatifs et seront refacturés aux différents C.E.s (Voir Règlement des Coupes). e) Les sponsors ou dons (notre Association est reconnue d intérêt général et de ce fait nous sommes autorisés à délivrer des reçus de dons, afin que les personnes ou les entreprises bénéficient de réduction d impôts (60 % pour les Entreprises et 66 % pour les particuliers). Ces recettes sont perçues par l AS Activités Générales, placées sur les PPR des sections et reversées à la section sur demande sous forme de subvention sur dons ou sponsors (Généralement prévues pour de l Investissement ou des évènements particuliers : coupe, rencontre, tournoi etc..). - Les sections établissent leurs prévisions d après leur Bilan de l année antérieure. Elles prévoient un effectif et fixent une cotisation. - Le montant de la subvention ne doit pas dépasser : o 20 % pour les adultes o 40 % pour les enfants Les subventions de fonctionnement sont versées par l AS à la demande des sections, à hauteur des effectifs réellement inscrits par rapport aux prévisions. V REGLEMENTATION INTERNE : 1 ) Accès Zone d Activités Sociales du CEA : Nous vous rappelons que la Z.A.S. du CEA est sous surveillance de la F.L.S. (Agents de sécurité du CEA). Aussi, nous vous demandons de bien vouloir respecter les consignes suivantes : Grand PORTAIL (avenue des Martyrs) : Sous surveillance. Accès autorisé avec digicode en dehors des heures ouvrables. LE «HACHOIR» (Accès côté CEA Parking Minatec) Celui-ci est réservé aux agents CEA. Les week-end et jours fériés le tourniquet n est pas en service. LOCAUX KARTING et SKI Sous surveillance permanente. Seules les personnes habilitées peuvent accéder à ces locaux. 2 ) Utilisation des Minibus de l A.S. : (Voir Annexe 7) 13

VI - ANNEXES 1 ) Statuts et Règlement Intérieur de l AS 2 ) Modèle de journal de Trésorerie 3 ) Bilan 4 ) Etat Budgétaire + Prévisions Budgétaires 5 ) Plan Comptable 6 ) Règlement des Coupes Inter Centres (en cours de modification) 7 ) Utilisation des minibus 8 ) Catégories AS 14