Etudes multicentriques: modèle de procédure simplifiée conforme à la loi relative à la recherche sur l être humain (LRH)

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1 Etudes multicentriques: modèle de procédure simplifiée conforme à la loi relative à la recherche sur l être humain (LRH) Les demandes peuvent être déposées par l investigateur coordinateur ou par le promoteur pour des essais cliniques au sens de l ordonnance sur les essais cliniques (OClin) et par la direction de projet pour les projets de recherche au sens de l ordonnance relative à la recherche sur l être humain (ORH). Dans tous les cas, le requérant est le principal interlocuteur des commissions d éthique. Lors du dépôt d une demande aux commissions d éthique concernées, l auteur de la requête doit joindre l accusé de réception de la commission directrice et la confirmation que les documents de la demande sont formellement corrects et figurent à l ordre du jour. Le numéro de la commission directrice et celui de la commission locale d éthique doivent être indiqués dans TOUTE correspondance. La procédure simplifiée est appliquée aux centres qui rejoignent ultérieurement l étude (modification essentielle). Lorsque le rôle de promoteur ou de requérant est assumé par un organisme de recherche clinique (Clinical Research Organisation, CRO), ce point doit être clairement indiqué et un interlocuteur unique doit être désigné. Dans la suite du texte, la notion de promoteur comprend aussi les CRO. L adresse de facturation doit figurer dans le premier courrier envoyé à l ensemble des commissions d éthique concernées. Pour que les documents puissent être acceptés par les commissions suisses d éthique, les modèles actuels de la T doivent être utilisés ( Le requérant doit s assurer que les commissions d éthique concernées et les investigateurs locaux reçoivent et utilisent les documents autorisés par la commission directrice. Objectif Les études multicentriques conduites dans plusieurs cantons et plusieurs centres de recherche ne doivent pas être examinées dans leur intégralité par chaque commission cantonale d éthique. Selon l art. 47, al. 2 à 4, LRH, les commissions locales d éthique concernées doivent prendre une décision dans le cadre d une procédure présidentielle lorsque la commission directrice, définie par le lieu d activité de l investigateur coordinateur du projet, a examiné la demande dans son intégralité au terme d une procédure ordinaire. Cette manière de procéder vise à décharger les commissions locales, à réduire les tâches administratives pour les requérants et à ne pas retarder le début des essais. Enfin, il s agit de renforcer l attractivité de la Suisse en tant que pôle de recherche. A partir du 1 er janvier 2014, les différentes parties concernées sont liées par les principes énoncés dans le présent document. Les situations particulières sont abordées dans la suite de ce document. Konzept für multizentrische Studien gemäss HFG, F 01_12_13_V8 page 1

2 Définitions 1. Investigateur coordinateur : personne responsable en Suisse de la coordination des investigateurs compétents pour les différents lieux de réalisation des essais. 2. Requérant : le promoteur peut déposer la demande en lieu et place de l investigateur coordinateur. En pareil cas, il assume les obligations de l investigateur et les obligations en matière d annonce et de rapport à la commission d éthique compétente (commission directrice), même si les documents de la demande doivent également être cosignés par les investigateurs locaux compétents (art. 27 OClin). Ce requérant est aussi l interlocuteur principal des commissions d éthique. 3. Commission directrice : il s agit de la commission d éthique compétente pour le lieu d activité de l investigateur coordinateur du projet en Suisse. Elle est responsable de l autorisation du projet de recherche multicentrique en Suisse et de la transmission de ses décisions au promoteur, à l investigateur coordinateur et aux commissions d éthique concernées. Elle transmet aussi ses décisions à Swissmedic / à l OFSP lorsqu elles portent sur des essais cliniques relevant des catégories B ou C. 4. Commissions d éthique locale : toutes les autres commissions d éthique concernées par l étude en Suisse. Elles se prononcent uniquement sur les exigences locales et transmettent leur avis à la commission directrice. 5. Documents spécifiques locaux : documents qui doivent être adaptés au centre de recherche concerné. Il s agit, par exemple, du formulaire d information aux patients avec adresse de contact ; du formulaire de consentement avec adresse de contact et des autres documents avec adresses de contact locales qui doivent être remis à la personne participant à l étude ; des contrats ; du curriculum vitae de l investigateur concerné incluant l attestation de BPC ; de la liste des collaborateurs ; des annonces locales ; éventuellement des contrats d assurance, etc., ou des documents exigés sur un site spécifique de recherche. 6. «Le dossier est conforme aux exigences formelles» veut dire que la demande peut être inscrite à l ordre du jour de la commission directrice. Cela signifie que la demande contient tous les documents requis par la liste de contrôle appropriée et que ces documents sont conformes aux modèles. La prise de position du secrétariat scientifique fait partie du projet de décision à l attention de la commission. 7. Les délais indiqués sont exprimés en jours civils (et non en jours ouvrables). Conditions 1. Les promoteurs, les investigateurs et les commissions suisses d éthique qui participent à une étude multicentrique sont légalement obligés (art. 47 LRH) de prendre part à la procédure multicentrique. 2. Toutes les parties concernées doivent se conformer aux lois et réglementations en vigueur : notamment ICH-GCP, ISO-EN 14155, loi relative à la recherche sur l être humain (LRH) et ses ordonnances (ORH, OClin, Org LRH). 3. Ordre de correspondance : Le requérant dépose d abord auprès de la commission directrice les documents requis à l annexe 3 de l OClin ou à l annexe 2 de l ORH ; après examen préalable formel et sur deman- Konzept für multizentrische Studien gemäss HFG, F 01_12_13_V8 page 2

3 de de la commission directrice, il dépose ensuite ces documents auprès des commissions d éthique locales. Le requérant est également responsable de l envoi des communications ultérieures (documents révisés, modifications, rapports annuels sur la sécurité, p. ex.). La commission directrice transmet ses décisions au promoteur, à l investigateur coordinateur, aux commissions d éthique locales, et aux autorités nationales (Swissmedic / OFSP) lorsque l essai clinique relève des catégories B ou C. Les commissions d éthique concernées communiquent leurs évaluations à la commission directrice. 4. Mode de correspondance : Requérant : l enregistrement des essais cliniques et des essais non cliniques auprès des commissions d éthique se déroule, selon les commissions, soit a) par voie électronique via le portail de l OFSP ( et par l envoi d une copie sur support papier (voir : soit b) par l envoi d un CD ou d une clé USB par voie postale et d une copie sur support papier à chacune des commissions d éthique concernées. A long terme, toutes les demandes devront être envoyées par voie électronique. Commission directrice : toutes les décisions de la commission directrice sont communiquées au demandeur par voie électronique et, le cas échéant (selon les dispositions légales cantonales), sur support papier. La correspondance avec les autres parties concernées (commissions d éthique concernées, promoteur / investigateur coordinateur, autorités nationales) a lieu exclusivement sous forme électronique. Commissions d éthique locales : la correspondance des commissions d éthique concernées avec la commission directrice s effectue par voie électronique et, selon la commission et les dispositions du droit cantonal auxquelles elle est soumise, sur support papier. Procédure La procédure décrite ci-dessous vaut pour toutes les études multicentriques réalisées sur la base d un protocole unique dans plusieurs centres de recherche en Suisse. 1. Le requérant envoie à la commission directrice les documents datés et signés (copies ou originaux) tels qu ils sont énumérés à l annexe 3 de l OClin ou à l annexe 2 de l ORH. Dans les cas d essais cliniques des catégories B et C, le requérant dépose aussi simultanément auprès de Swissmedic et de l OFSP les documents énumérés à l annexe 4 de l OClin. 2. Le secrétariat scientifique de la commission directrice examine les documents dans les sept jours et indique au requérant les éléments du dossier qui ne sont pas conformes aux exigences. La commission directrice informe le requérant et les autres parties concernées (ainsi que Swissmedic et l OFSP pour les essais des catégories B et C) lorsque les documents sont formellement corrects. 3. Le requérant envoie aux commissions d éthique concernées les documents adaptés aux exigences locales (copies ou originaux également datés et signés par l investigateur local lorsque cela est nécessaire). 4. Les commissions d éthique concernées examinent, dans le cadre d une procédure présidentielle, si les exigences locales sont remplies et transmettent dans les quinze jours leur avis à la commission directrice. Konzept für multizentrische Studien gemäss HFG, F 01_12_13_V8 page 3

4 5. La commission directrice rend une décision dans les 45 jours en respectant la procédure prévue aux art. 5 à 7 Org LRH. Elle communique cette décision au requérant et aux autres parties concernées (ainsi qu à Swissmedic/OFSP pour les essais des catégories B et C). 6. En fonction des conditions à remplir imposées au projet, le requérant envoie les nouveaux documents ou les documents révisés pour nouvel examen à la commission directrice et aux commissions d éthique concernées (si les conditions à remplir portent sur des exigences locales). 7. Les commissions d éthique concernées examinent les documents révisés dans le cadre d une procédure présidentielle et communiquent dès que possible, mais au plus tard dans les quinze jours, leur réévaluation à la commission directrice. Cette dernière examine dès que possible, mais au plus tard dans les quinze jours, ces conditions à remplir dans le cadre d une procédure présidentielle et délivre l autorisation. Elle envoie l autorisation au requérant et aux autres parties concernées (ainsi qu à Swissmedic/OFSP pour les essais des catégories B et C). Si les conditions à remplir locales d une commission d éthique concernée menacent de retarder l autorisation, la commission directrice peut délivrer l autorisation à l exclusion du centre de recherche en question. La commission directrice envoie l autorisation de la demande avec la liste des centres de recherche autorisés à la fois au requérant et aux autres parties concernées. 8. Le requérant veille à ce que les documents énumérés à l annexe 3, point 4, de l OClin ou à l annexe 2, point 8, de l ORH qui ont été autorisés soient mis à la disposition de tous les centres de recherche. Il doit s assurer que les centres de recherche autorisés utilisent les documents autorisés par la commission directrice. Konzept für multizentrische Studien gemäss HFG, F 01_12_13_V8 page 4

5 Demande pour une étude multicentrique (procédure simplifiée) Documents de la demande datés et signés, par voie électronique et en format papier L'investigateur coordinateur ou le promoteur dépose la demande auprès de la CED Examen préalable formel des documents de la demande dans les sept jours par le secrétariat scientifique de la CED Le secrétariat scientifique de la CED communique à l'investigateur ou au promoteur la liste des éléments manquants La demande remplit toutes les exigences formelles? Oui/Non Liste des éléments manquants par courriel Information par courriel de la conformité de la demande La CED informe l'investigateur coordinateur et le promoteur de la conformité de la demande Documents de la demande adaptés aux exigences locales, par voie électronique et en format papier L'investigateur coordinateur ou le promoteur dépose la demande auprès des CE locales Décision conditionnelle de la CED par courriel Les CE locales examinent dans les 15 jours si la demande satisfait les exigences locales Avis par courriel Les CE locales transmettent leur avis à la CED La CED décide dans les 45 jours si la demande peut être autorisée ou non L'étude est-elle autorisée? La CED communique les conditions à l'investigateur coordinateur, au promoteur et aux CE locales L'investigateur coordinateur ou le promoteur dépose les documents révisés auprès de la CED et des CE locales. Toutes les CE examinent dès que possible (au plus tard dans les 15 jours) les documents révisés. Les CE locales transmettent leur avis à la CED dans ce délais Vote positif, par lettre et par courriel La CED informe linvestigateur coordinateur, le promoteur et les CE locales de la décision positive Décision positive Konzept fu r multizentrische Studien gema ss HFG, F 01_12_13_V8 page 5

6 Situations particulières 1. Certains centres de recherche prévus ne sont pas prêts à temps Si un centre de recherche local n est pas encore prêt au terme de l examen préalable de la demande par le secrétariat scientifique de la commission directrice, le requérant peut ajouter ce centre sous la forme d une modification essentielle après l autorisation de la demande par la commission directrice (art. 29 OClin ; art. 18 ORH). 2. Une commission d éthique concernée est en désaccord avec la décision de la commission directrice Conformément à l art. 47, al. 3, LRH, les commissions d éthique locales ne contrôlent que le respect des exigences relatives aux qualifications professionnelles et à l exploitation. La commission directrice est liée par leur avis. Par exemple, si la commission d éthique compétente pour le site de recherche A juge que l investigateur ou d autres personnes participant à l essai clinique ne possèdent pas les qualifications professionnelles prévues à l art. 6 OClin, la commission directrice est tenue de refuser l autorisation pour le site en question. La même règle vaut pour les exigences relatives à l exploitation (en particulier l infrastructure). Les commissions d éthique compétentes pour les autres sites de recherche peuvent se prononcer sur d autres aspects de la demande et transmettre leur avis à la commission directrice. Cette dernière n est toutefois pas tenue de prendre en compte cette évaluation dans sa décision d autorisation (Message LRH, p ). Comme cela a été déjà mentionné, la commission directrice n est liée qu à l avis des commissions locales portant sur le respect par les sites de recherche concernés des exigences relatives aux qualifications professionnelles et à l exploitation. 3. Différentes régions linguistiques Lorsque les essais sont menés dans différentes régions linguistiques, une attention particulière doit être accordée à la traduction. Il revient aux commissions d éthique concernées d évaluer la qualité de la traduction des documents, mais pas le contenu de ces documents. Si une commission locale d éthique formule des critiques contre la qualité de la traduction, la commission directrice en tient compte dans sa décision. Une version révisée des documents (p. ex., information aux patients, consentement des patients) est alors soumise à la commission locale concernée pour une nouvelle évaluation avant la décision d autorisation. Si la commission estime que cette nouvelle version n est toujours pas acceptable, le centre de recherche correspondant est exclu de la décision d autorisation. 4. Demandes qui ont été autorisées avant 2014 par une ou plusieurs commissions d éthique conformément à la procédure prévue par la et qui sont aujourd hui modifiées ou étendues à de nouveaux sites La marche à suivre correspond à la procédure actuelle établie sur la base de la LRH. Si cette commission directrice n existe plus, c est-à-dire si une coopération entre commissions d éthique s est formée, c est cette coopération qui fera office de commission directrice. 5. Etudes multicentriques qui, avant 2014, avaient fait l objet de demandes indépendantes auprès de plusieurs commissions d éthique sans suivre la procédure prévue par la et qui sont aujourd hui modifiées ou étendues à de nouveaux sites Les demandes qui, avant 2014, avaient été déposées de façon indépendante auprès de différentes commissions d éthique et n avaient pas été traitées conformément à la procédure prévue par la Konzept für multizentrische Studien gemäss HFG, F 01_12_13_V8 page 6

7 T continueront d être traitées comme des demandes indépendantes, car les documents pertinents peuvent différer sur le plan tant matériel que formel. Si une commission d éthique avait autorisé une étude multicentrique dans le cadre d une procédure simplifiée ou présidentielle en se ralliant à la décision de la première commission d éthique à s être prononcée sur la demande, elle peut continuer de recourir à cette procédure pour le traitement des documents présentés ultérieurement (modifications). 6. Demandes qui reposent sur une division du travail entre différents centres de recherche Les demandes qui reposent sur un protocole unique, mais font appel à une répartition des tâches entre différents centres de recherches sont traitées conformément à la procédure actuelle. Supposons, par exemple, qu une biobanque soit mise en place par un centre de recherche qui n appartient pas au site de l investigateur coordinateur. Dans ce cas, la commission d éthique concernée contrôle le respect par la biobanque des exigences relatives aux qualifications professionnelles et à l exploitation, tandis que la commission directrice évalue la demande dans son ensemble. 7. Etude lancée par un centre de recherche et réalisée sur l ensemble du territoire suisse (enquête par Internet, envoi de questionnaires, entretiens téléphoniques, etc.) Ces projets ne sont pas traités comme des études multicentriques. La demande doit être déposée auprès de la commission d éthique compétente pour le centre de recherche qui planifie et réalise l étude et qui procède à l analyse des données. 8. Etude lancée par un centre de recherche et réalisée sur l ensemble du territoire suisse, mais qui suppose des activités de recherche sur différents sites (enquête auprès de médecins de familles ou d hôpitaux régionaux en dehors du champ de compétence de la commission locale d éthique, prélèvement et envoi d échantillons de sang, d urine ou de salive par le patient ou par un collaborateur du centre de recherche depuis le domicile du patient, etc.) Ces projets sont traités soit comme des demandes monocentriques, soit comme des demandes multicentriques au sens de la LRH en fonction du degré de participation des centres de recherche locaux et des risques susceptibles de se produire dans les sites de recherche ne relevant pas de la compétence de la «commission directrice». Un examen préalable par la «commission directrice» est recommandé. Dans le cas d une procédure d autorisation monocentrique, il est recommandé d informer les commissions d éthique concernées de l existence de l étude et de leur faire parvenir de la documentation supplémentaire si elles en font la demande. Traitement des études multicentriques APRÈS leur autorisation Règle générale De manière générale, les règles qui s appliquent sont les mêmes que pour la demande initiale. C est la commission directrice qui assume la responsabilité de toutes les questions relatives à l étude et qui prend les décisions. Les commissions d éthique concernées n évaluent les événements et le contenu des documents que s ils ont une dimension spécifiquement locale. Konzept für multizentrische Studien gemäss HFG, F 01_12_13_V8 page 7

8 Nouveaux centres de recherche et modifications Tout nouveau centre de recherche ou toute modification doit être annoncé à la commission directrice. La marche à suivre est basée sur la procédure décrite ci-dessus. S agissant des modifications, il faut tenir compte (comme pour les études monocentriques) du fait que la définition des modifications essentielles n est pas la même pour les commissions d éthique (art. 29 OClin ; art. 18 ORH) et pour les autorités nationales que sont Swissmedic et l OFSP (art. 34 OClin), puisque ces instances ne sont pas compétentes pour les mêmes aspects. Procédure de rapport sur la sécurité Remarque générale : quelle que soit l organisation de la commission directrice, la procédure de rapport sur la sécurité est différente selon le destinataire (promoteur, commission d éthique, autorité nationale), la catégorie de risque et le type d étude (études sur des médicaments, sur des dispositifs médicaux, sur des données et des échantillons, etc.). Les paragraphes qui suivent décrivent uniquement la procédure supplémentaire pour les commissions d éthique dans le cas des études multicentriques (art. 40 à 43, 63 OClin ; art. 21 ORH). L investigateur local annonce au promoteur, dans le délai imparti, tout événement indésirable grave survenu sur le lieu de réalisation relevant de sa compétence. Si cet événement est soumis à déclaration obligatoire, l investigateur local le communique à la commission d éthique concernée dans le délai imparti. Si c est l investigateur coordinateur qui fait office de requérant, le promoteur doit lui transmettre l annonce, puisque c est à l investigateur coordinateur qu il incombe d annoncer l événement à la commission directrice. Conformément à l art. 21 ORH, un projet de recherche doit être interrompu sur l ensemble du territoire suisse lorsqu un événement indésirable grave survient dans le cadre d un essai non clinique. Sur la base de cet événement, la commission d éthique concernée examine si les exigences relatives aux qualifications professionnelles et à l exploitation sont toujours respectées et si des mesures générales ou locales sont nécessaires. Elle le notifie à la commission directrice et à la partie déposante. La commission directrice décide dans les 30 jours si l étude peut se poursuivre ou si des mesures s avèrent nécessaires, dans l intérêt des autres participants à l étude, soit pour tous les centres de recherche, soit pour le seul centre local concerné. S il s agit d un problème spécifiquement local, l étude peut reprendre dans les autres centres de recherche (décision partielle). Les requérants doivent envoyer à toutes les commissions d éthique des rapports annuels sur la sécurité accompagnés d une liste des modifications non essentielles apportées au niveau local (p. ex. changements de collaborateurs, liste des collaborateurs). Fin, arrêt ou interruption de l essai La procédure est clairement décrite dans les ordonnances (art. 38, OClin ; art. 22, 36, 40 et 43 ORH)., décembre 2013 Konzept für multizentrische Studien gemäss HFG, F 01_12_13_V8 page 8