Je suis mes comptes avec Excel.

Transcription

1 Bureautique Je suis mes comptes pour Excel. Cette fiche de rappel va vous permettre de recréer chez vous, pas à pas, le classeur de compte que nous avons conçu ensemble lors de l atelier «Je suis mes comptes sur Excel.» Etape n 1 Ouverture d Excel. Pour ouvrir Excel, vous avez deux possibilités : 1. Pour ouvrir Excel, cliquez sur Démarrer, puis sur Programmes, choisissez le dossier Microsoft Office. Cliquez du bouton gauche sur Microsoft Office Excel Pour créer un raccourci sur le Bureau, au lieu de faire un clic du bouton gauche sur Microsoft Office Excel 2007, faîtes un clic du bouton droit, choisissez Envoyer vers puis Bureau (créer un raccourci). Etape n 2 Ajouter des feuilles de calcul au classeur. Par défaut, votre classeur ne comporte que trois feuilles de calcul, cependant nous voulons que notre classeur englobe un an. Il va donc falloir ajouter neuf feuilles au classeur que nous venons d ouvrir. 1. Pour ajouter une feuille de calcul, cliquez sur l onglet de droite des 3 feuilles de calcul déjà présente. 2. Deuxième solution : cliquez sur l onglet Accueil puis sur Insérer une feuille. Etape n 3 Renommer une feuille de calcul. Nous allons renommer maintenant nos feuilles de calcul de «Janvier» à «Février». 1. Double-cliquez l onglet de la feuille à renommer. 2. Tapez le nom de la feuille. 3. Appuyez sur la touche Entrée pour valider. Etape n 5 Changer la couleur des onglets de vos feuilles. Pour encore mieux différencier vos feuilles de calcul, vous pouvez changer la couleur des onglets de vos feuilles et ainsi attribuer une couleur par mois. 1. Cliquez du bouton droit de la souris l onglet à modifier. 2. Cliquez Couleur d onglet dans le menu contextuel. 3. Cliquez une couleur de la palette. 4. Répétez les étapes 1 à 3 pour les autres onglets. Etape n 6 Réorganiser vos feuilles. En cas d erreur de placement de vos feuilles de calcul, vous pouvez réorganiser le classeur. Vous pouvez déplacer les onglets des feuilles. Cliquez et faites glisser l onglet de la feuille à déplacer vers sa nouvelle position. Une flèche indique la position d insertion. Etape n 7 Supprimer des feuilles de calcul. Si vous n utilisez pas toutes les feuilles proposées ou que vous en ajoutez une par erreur, vous pouvez les supprimer. Attention! Vous supprimez aussi les données qu elles contiennent. 1. Cliquez du bouton droit de la souris l onglet de la feuille à supprimer. 2. Cliquez la commande Supprimer dans le menu contextuel. 3. Cliquez le bouton Supprimer pour confirmer la suppression. Etape n 8 Modifier l orientation des feuilles de calcul. Pour modifier l orientation des feuilles de calcul. 1. Cliquez sur l onglet Mise en page. 2. Cliquez sur Orientation. 3. Puis sélectionnez Portrait ou Paysage. 1 12/2009 Jérôme Souc.

2 Etape n 9 Modifier les marges de vos feuilles de calcul. 1. Cliquez sur l onglet Mise en page. 2. Cliquez sur Marges. 3. Puis sélectionnez les marges voulues. La première partie de la préparation de nos feuilles de calcul est terminée. Nous allons maintenant passer à la création des tableaux de la feuille du mois de Janvier. Nous allons donc créer trois tableaux : un pour les crédits, un pour les débits et un pour les soldes. Etape n 10 Création des tableaux Crédit et Débit. Notre tableau va comprendre 3 colonnes (date, intitulé de l opération, montant) et 33 lignes. Pour le premier tableau, sélectionnez les cellules de A1 à C33. Puis cliquez sur.. Puis sur Etape n 11 Fusionner la première ligne. Sélectionner la première ligne de votre tableau (A1 à C3), puis faîtes un clic droit, sélectionnez Format de cellule puis l onglet Alignement. Cochez la case Fusionner les cellules puis valider avec OK. Etape n 12 - Nommer les colonnes. Dans la première ligne, notez Débit. Dans la cellule A2, notez Date. Dans la cellule B2, notez Intitulé de l opération et dans la cellule C2, notez Montant. Vous pouvez changer la police, l alignement, la taille du texte, le mettre en gras ou en italique dans l onglet Accueil. Débit Date Intitulé de l'opération Montant Etape n 13 Changer le format des colonnes. Sélectionnez les cellules A3 à A33, faîtes un clic droit. Sélectionnez Format de cellule, puis dans l onglet Nombre, sélectionnez Date puis le format que vous voulez. Sélectionnez les cellules B3 à B33, faîtes un clic droit. Sélectionnez Format de cellule, puis dans l onglet Texte. Sélectionnez les cellules C3 à C33, faîtes un clic droit. Sélectionnez Format de cellule, puis dans l onglet Nombre, sélectionnez Monétaire puis vérifiez si le Nombre de décimales et Symbole de devise que vous désirez. Etape n 14 Fusionner la dernière ligne. Sélectionner la dernière ligne de votre tableau (A33 et B33), puis faîtes un clic droit, sélectionnez Format de cellule puis l onglet Alignement. Cochez la case Fusionner les cellules puis valider avec OK. Etape n 15 Nommer la colonne Total. Renommer la case que vous veniez de fusionner Total. Etape n 16 Additionner les montants et Mettre le résultat dans Total. Sélectionner la cellule C33, puis cliquer sur l onglet Fonction. Sélectionner Σ Somme automatique en haut à gauche. Sélectionnez les cellules C3 à C32 puis validez avec Entrée. 2 12/2009 Jérôme Souc.

3 Etape n 17 Création du tableau des Crédits. Sélectionner le tableau des Débits, puis sur l onglet Accueil cliquez sur Copier ou faites un clic droit puis Copier ou utilisez Ctrl + C. Sélectionnez les cellules E1 à G33. Enfin sélectionnez sur l onglet Accueil cliquez sur Coller ou clic droit puis Coller ou utilisez Ctrl + V. Remplacez la première ligne Débit par Crédit. Votre tableau Crédit est créé. Etape n 18 Mettre les colonnes à la bonne dimension. Mettre le curseur entre les deux colonnes A et B par exemple. Le curseur change de forme et vous pouvez alors changer la largeur de la colonne. Ou mettre le curseur sur A par exemple, faîtes un clic droit, puis choisissez Largeur de colonne enfin indiquez la valeur dans la zone prévue à cet effet. Etape n 19 Création du tableau Solde. Solde Ancien Solde Débit Crédit Nouveau Solde - Sélectionner les cellules I1 à J5, puis dans Accueil et. Sélectionner I1 et J1, puis fusionner. Renommer la 1 ère ligne Solde, puis I2 : Ancien Solde, I3 : Débit, I4 : Crédit et I5 : Nouveau Solde. Sélectionner la cellule J3, puis entrez la formule =C33. Sélectionner la cellule J4, puis entrez la formule =G33. Sélectionner la cellule J5, puis l onglet Fonction, Σ Somme automatique. Sélectionnez J2 à J4 puis validez avec Entrée. Etape n 20 Copier les différents tableaux dans les autres feuilles de calcul. Sélectionner le premier tableau. Ensuite Copier le. Sélectionnez sur l onglet Accueil cliquez sur Coller ou clic droit puis Coller ou utilisez Ctrl + V dans la feuille de calcul Février. Faîtes de même pour les mois suivants. Etape n 21 Insertion d un graphique. Sélectionnez les lignes Débit et Crédit de votre tableau Solde. Cliquez sur l onglet Insertion, puis sur un graphique sous forme de section. Choisissez Secteur 3D. Votre graphique apparait, déplacez le sur votre feuille. Refaites cette action pour chaque feuille. Chaque fois que vos valeurs changeront, votre graphique se mettra à jour automatiquement. Etape n 22 Reporter le solde du mois précédent au mois suivant. Sélectionner la cellule J2 dans la feuille de calcul de Février. Dans la zone de formule, insérer «=» puis sélectionner la cellule J5 dans la feuille de calcul du mois de Janvier puis Validez. Faîtes la même chose pour les mois suivants. 3 12/2009 Jérôme Souc.

4 Etape n 23 Enregistrer votre classeur. Cliquer sur puis sélectionner Enregistrer Sous. Renommez votre fichier «Mes comptes vierge». Ou Ctrl + S. Renommez votre fichier «Mes comptes vierge». Voilà votre classeur de compte est créé. N.B. : Gardez toujours une version vierge de votre classeur pour éviter de le refaire complètement. Ouvrez le une première fois et réenregistrez le sous un autre nom : 2009 par exemple. Dans la colonne montant du tableau Débit, entrez les sommes de façon négative : - 250,67 par exemple. Principaux raccourcis clavier. Gestion des cellules et des saisies. F2 Mettre la cellule active en mode édition Echap Annuler la saisie d'une cellule Entrée Valider la saisie et sélectionner la cellule en dessous Ctrl + Entrée Valider la saisie et rester dans la même cellule Maj + Entrée Valider la saisie et sélectionner la cellule au dessus Tab Valider la saisie et sélectionner la cellule de droite Alt + Entrée Passer à la ligne suivante dans la même cellule Maj + F2 Insérer ou éditer un commentaire de cellule Ctrl + Z Annuler la dernière action Ctrl + Y ou F4 Répéter la dernière action Ctrl + ; Insérer la date actuelle Ctrl + : Insérer l'heure actuelle Ctrl + X Couper Ctrl + C Copie Ctrl + V Coller Ctrl + " Afficher ou masquer les formules AltGr + E Insérer le symbole de l'euro Format Ctrl + M Appliquer le format monétaire Ctrl + Maj + % Appliquer le format pourcentage Ctrl + J Appliquer le format date Ctrl + Q Appliquer le format horaire Ctrl + E Appliquer le format scientifique Ctrl + R Appliquer le format standart 4 12/2009 Jérôme Souc.

5 Mise en forme. Ctrl + G Ctrl + I Ctrl + U Ctrl + Maj + 5 Appliquer ou ôter l'attribut Gras Appliquer ou ôter l'attribut Italique Appliquer ou ôter l'attribut Souligné Appliquer ou ôter l'attribut Barré Commandes globales. F1 Afficher l'aide Ctrl + O Ouvrir un classeur Ctrl + S Enregistrer le classeur actif Ctrl + N Créer un nouveau classeur Ctrl + W Fermer le classeur actif F7 Vérifier l'orthographe Ctrl + F1 Afficher ou réduire le ruban Ctrl + Maj + U Agrandir ou réduire la hauteur de la barre de formule 5 12/2009 Jérôme Souc.