Gestion des fichiers sur micro-ordinateur

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1 ... 1 Qu est ce qu une gestion de fichier :... 2 Importance d une bonne gestion des fichiers :... 2 Qui doit faire une gestion des dossiers :... 3 Étapes à suivre pour une meilleur gestion des dossiers :... 3 Exemple d une structure hiérarchique de dossiers :... 6 Exemple d une arborescence de dossier :... 7 Création d un nouveau dossier :... 7 Gestion des groupes et sécurisation des dossiers : Comment procéder au transfert de dossiers ou de fichiers :... 12

2 Qu est ce qu une gestion de fichier : La gestion de fichiers est une méthode qui permet de mettre de l ordre dans la multitude de documents, de fichiers, d images, de dossier et de projets. Elle permet de regrouper ces documents afin de faciliter la gestion, l utilisation, la sauvegarde, la sécurité et l accessibilité des dossiers. C est en fait une structure hiérarchisée de stockage des documents. Flexible, elle permet de créer des dossiers pour chacun des projets entamés, de fournir à chacun, chacune des utilisateur, utilisatrice un espace réservée à son nom et sécurisé, elle facilite le transfert de ces dossiers à différents intervenants, elle met de l ordre sur le disque dur du serveur ou du poste informatique utilisé. Si nous comparons une gestion de fichiers à une entreprise, celle-ci comprend un responsable, des sous responsables, des départements, des bureaux, des classeurs, des séparateurs, des dossiers et pour finir des documents. Dans une gestion de fichiers, il incombe de créer ce même ordre mais dans le fouillis de documents de toutes sortes. Importance d une bonne gestion des fichiers : Avantages : 1. Facilité de consultation, 2. Meilleur gestion des documents, 3. Possibilité d établir une hiérarchisation des documents, 4. Permets une sauvegarde plus adéquate des documents, 5. Capacité de mettre des sécurités sur des documents confidentiels, 6. Facilité la recherche d un document et la mise à jour de ce dernier, 7. Économise de l espace disque en évitant la redondance des documents, 8. Facilité les déplacements de dossiers ainsi que la sécurité qui s en suit. Désavantages : 1. Demande une plus grande discipline, 2. Exige une gestion des documents par secteur et par groupe, 3. Besoin de faire un nettoyage fréquent des dossiers. La pertinence de faire une gestion des dossiers dépend souvent de la quantité des documents à transiger, des besoins de l entreprise ou de l utilisateur du micro-ordinateur, de la capacité de stockage du disque dur et de la volonté du responsable à vouloir conserver cette structure et d y apporter les modifications au fur et à mesure des besoins. CAABC Page 2 de 12

3 Qui doit faire une gestion des dossiers : Dépendamment de la structure du réseau ou de l entreprise, la responsabilité de gérer la structure de gestion des fichiers est laissée au responsable du réseau afin qu il ou qu elle puisse établir une hiérarchisation adéquate, distribuer aux groupes concernés une cote de sécurité sur chacun d eux et d établir les droits de tous les utilisateurs sur les dossiers. S il n y a pas de gestionnaire de réseau, la nomination d un ou d une responsable devient indispensable afin de garder une bonne gestion des dossiers et d en maintenir une mise à jour répondant aux besoins. Si nous avons qu un seul ordinateur mais plusieurs utilisateurs, il incombe de donner un droit d administrateur à un ou une des usagées afin qu il ou qu elle puisse établir une sécurité sur l utilisation des dossiers et afin qu il ou qu elle puisse rétablir les mots de passes des utilisateurs advenant la perte de ce dernier. Si vous êtes le seul utilisateur, la gestion des dossiers et la sécurité vous va de soit. Étapes à suivre pour une meilleur gestion des dossiers : Évaluer nos besoins. Avant de commencer le périple, il devient essentiel que nous prenions le temps de mettre sur papier les besoins réels d une gestion des documents, le niveau de sécurité souhaité, les groupes d utilisateurs qui utiliseront les documents et qui aura les privilèges de modifier les dossiers et la structure établie. Dessiner la hiérarchie souhaitée. Sur une feuille de papier, établissons l organigramme des dossiers comme nous établissons l organigramme de l entreprise. Il est important de bien établir cette hiérarchie pour éviter toutes confusions ou redondances des documents. Il devient difficile de bien gérer les dossiers lorsque nous ne sommes pas en mesure de connaître à qui va le dossier. CAABC Page 3 de 12

4 Créer la structure des dossiers sur le réseau ou sur le poste désigné. Dépendamment de la structure existante du réseau ou du poste, nous devons débuter la racine de notre structure le plus possible à la base de notre structure existante. Éviter de débuter une structure dans un dossier déjà existant comme celui de Documents and settings. Il est préférable de débuter la structure à la racine du disque comme C : Pour débuter, il n est pas nécessaire d établir le niveau de sécurité et des mots de passe. Lorsque la structure sera établie, nous pourrons dès lors procéder à la sécurisation de notre structure. Il est important d avoir bien établi la hiérarchie car même s il est facile d ajouter au fur et à mesure de notre évolution des dossiers, il est un peu ardu d ajouter un niveau hiérarchique. Sécuriser la structure. Maintenant que la structure est créée et qu elle nous satisfasse, nous pouvons entamer la phase sécurité du travail. Cette étape exige une connaissance de la structure des utilisateurs du réseau ou du microordinateur. S il y a déjà des groupes créés dans notre structure, il suffit seulement de donner les droits aux groupes au lieu de chacun des utilisateurs. S il n y a pas de groupe créé, pour faciliter le travail je conseillerais de créer ces groupes et de désigner quels utilisateurs pourront être membre de ce groupe. Un utilisateur ou une utilisatrice peut faire partie de plusieurs groupes dépendamment de sa fonction dans l entreprise. Lorsque les groupes sont créés et que les utilisateurs ont été répartis dans ces groupes, nous pouvons maintenant sécuriser chacun des dossier en indiquant quels groupes ont accès à ce dossier et aux documents qui si trouve. Les groupes ayant des mots de passe, si un membre d un autre groupe tente d accéder à un dossier protégé, le système demandera le nom de l utilisateur et le mot de passe, mais comme l utilisateur doit s inscrire à l ouverture de la session, le système retient dans quels groupes il fait parti et l exempt d avoir à inscrire à chaque fois son mot de passe pour accéder au dossier. Il est important de nommer un grand administrateur ayant tous les pouvoirs sur tous les dossiers afin de corriger une erreur qui pourrait survenir ou de pouvoir rétablir un droit perdu d un utilisateur ou d une utilisatrice. Il est possible de donner un droit d administrateur à un ou une responsable de chacun des niveaux afin de déléguer la tâche de gestion des départements. CAABC Page 4 de 12

5 Nettoyage et distribution des documents. Maintenant que la structure est sécurisée, il ne reste qu à faire le ménage des documents existants et de les distribuer dans les dossiers nouvellement créés. Pour que le classement soit optimal, une lecture des documents incertains est conseillée afin de supprimer ceux qui ne sont plus pertinents ou tout simplement redondant. Cette tâche est ardue mais lorsqu elle est réalisée avec soin, elle permet une consultation optimale des documents. Informer les utilisateurs sur la structure des dossiers. Lorsque nous avons terminé la gestion des fichiers, il reste maintenant à en informer les utilisateurs, utilisatrices du fonctionnement de ce nouveau classement, offrir un schéma papier de cette structure, coordonnée l utilisation de ces nouveaux dossiers, vérifier avec les utilisateurs et utilisatrices la validité de leur mot de passe, écouter les commentaires et apporter les modifications si elles sont pertinentes. Il est important de préciser que ce travail doit être fait avec l appui des utilisateurs, utilisatrices. Que lorsqu il est entamé, il doit être mené à terme. Il est préférable de créer la structure parallèlement à l ancien système, de copier les documents au lieu de les couper afin de permettre une continuité avant le changement. Un changement de système doit ce faire rapidement pour éviter tout ambiguïté. Une mini formation par le responsable du département serait souhaitable. CAABC Page 5 de 12

6 Exemple d une structure hiérarchique de dossiers : Bureau Secrétariat Comptabilité Service à la clientèle Lettres Procès verbaux Lettre gouvernements Municipal Provincial Fédéral Lettre aux membres Bénévoles Corporatifs Lettre de subvention CAABC Page 6 de 12

7 Exemple d une arborescence de dossier : Sur cet exemple nous pouvons constater qu elle représente la structure de l organigramme produit un peu plus haut. Pour obtenir cette structure, il est utile de connaître l utilisation du bouton droit de la souris. Création d un nouveau dossier : Pour commencer, il faut se rendre à la racine du disque. Nous n avons qu à sélectionner sur le Bureau Poste de travail C : Sur le Bureau cliquons 2 fois sur le Poste de travail Ensuite cliquons 2 fois sur Disque local (C :) CAABC Page 7 de 12

8 Lorsque s affichera la fenêtre affichant le contenu de notre disque C :, il nous sera donc possible de créer notre structure en créant le dossier de base pour notre exemple Bureau. Pour que s affiche à gauche le contenu du disque C : afin de mieux voir la structure des dossiers, Cliquons sur Affichage Volet d exploration Dossiers. En sélectionnant Dossiers la fenêtre suivante apparaîtra. À droite s affiche le contenu de la branche sélectionnée. Cette fenêtre permet donc un transfert de document plus aisé. Cette fenêtre affiche l arborescence de vos disques, partitions et dossiers. Pour visualiser le contenu d un embranchement, il suffit de cliquer sur le + à gauche du nom. Si le symbole est c est que l arborescence pour cette branche est déjà déployée CAABC Page 8 de 12

9 Maintenant, créons le dossier Bureau. Cliquons 1 fois sur le bouton droit de la souris, un menu contextuel s affiche, allons au menu Nouveau et sur la nouvelle fenêtre affichée, cliquons gauche sur Dossier Après, un nouveau Dossier se crée et il ne reste qu à le renommer en tapant directement avec le clavier. Pour créer le deuxième niveau, nous cliquons 2 fois sur le dossier Bureau et nous procédons à la création des nouveaux Dossiers de la même façon que pour celui du Bureau. La barre de titre nous informe sur le dossier présentement activé. Création d un nouveau dossier Secrétariat dans le dossier Bureau Nous remarquons que le nouveau dossier s affiche dans l arborescence des dossiers situés à gauche de la fenêtre. La barre d adresse nous donne le chemin et la hiérarchie de notre nouveau dossier. Dans l exemple, nous sommes dans le lecteur C : et dans le dossier portant le nom de Bureau. Si nous créons un dossier dans le dossier Secrétariat, sur la barre Titre il serait écrit Secrétariat et sur la barre de titre C:\Bureau\Secrétariat CAABC Page 9 de 12

10 Gestion des groupes et sécurisation des dossiers : Pour la gestion des groupes ou des usagés, il est préférable d avoir un réseau déjà établi. Pour les utilisateurs, utilisatrices de Windows, pour la gestion des groupes, nous devons avoir une version supérieure à 98. Pour vérifier les groupes déjà existants et qui en fait parti, nous devons ouvrir une session en tant qu administrateur du réseau car pour la création de groupes il est essentiel d avoir un réseau établi ou en son nom d utilisateur si nous possédons ces droits. Mais compte tenu que ce n est pas tous les gens qui possède une telle installation, nous ne verrons que la sécurité des dossiers par utilisateurs. Sur le menu Démarrer, nous sélectionnons le menu Panneau de configuration, et lorsque la fenêtre s affiche nous choisissons l icône. Cette fenêtre s affiche lorsque nous cliquons 2 fois sur l icône Comptes d utilisateurs sur Windows XP. Pour créer un utilisateur et lui donner des droits et lui désigner un mot de passe CAABC Page 10 de 12

11 Maintenant que l utilisateur est créé et que nous lui avons donné un mot de passe, il nous reste maintenant qu à sécuriser les dossiers. Si notre ordinateur n est pas membre d un domaine, la seule façon de sécuriser est en passant par l usagé. Conséquence, la sécurité devient une sécurité dite individuelle. Chacun des utilisateurs et utilisatrices dispose d un dossier Mes Documents qui est privé donc inaccessible par les autres. Les dossiers privés sont accessibles par le dossier Documents and Setting Voici les dossiers créés par défaut lors de la création d un nouveau compte. Pour accéder et/ou modifier un de ces dossiers, nous devons avoir un droit d administrateur ou être le propriétaire du compte. Dossier Mes Documents Pour partager un dossier ou un document, il faut l inscrire dans le dossier portant le nom de Documents Partagés. Le contenu de ce dossier sera partagé par tous les utilisateurs du poste informatique ou du réseau. CAABC Page 11 de 12

12 Comment procéder au transfert de dossiers ou de fichiers : Pour transférer les dossiers ou documents d un endroit à l autre, nous devons simplement mettre le pointeur de la souris sur le dossier, le fichier ou le document et faire un click sur le bouton droit de la souris. Un menu contextuel s affiche et nous sélectionnons Couper pour déplacer ou Copier pour dupliquer. Ensuite, avec l aide de la souris, nous pointons le dossier de destination et faisons un click sur le bouton droit et sélectionnons Coller. Dans cet exemple, nous procédons au transfert du dossier jeux dans le dossier Bureau. Pour déplacer sélectionner Couper, pour dupliquer, sélectionner Copier. La sélection Coller s affiche que lorsqu il y a quelque chose dans le presse-papier. La sélection Coller s affiche lorsqu un fichier ou un dossier est dans le presse-papier. Il n est pas nécessaire d ouvrir un dossier pour coller un dossier, un fichier ou un document. Un click sur le bouton droit de la souris sur le dossier destination et ensuite sélectionner Coller. Dossier Bureau CAABC Page 12 de 12