Procédure de maîtrise documentaire

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1 -1- Procédure de maîtrise documentaire Version : Conseil du collège doctoral du 5 Juin PREAMBULE DOCUMENTS ETERNES PRINCIPAU DOCUMENTS INTERNES REGLE DE CREATION ET DE VALIDATION DES DOCUMENTS INTERNES : REGLE D IDENTIFICATION DES DOCUMENTS INTERNES : REGLE DE MISE A DISPOSITION DES DOCUMENTS INTERNES : MAITRISE DES ENREGISTREMENTS ENREGISTREMENTS OPERATIONNELS ENREGISTREMENTS RELATIFS AU PILOTAGE DU SYSTEME QUALITE 19 1 Préambule Cette note présente la gestion des documents de référence de l espace doctoral de l Université Paris Saclay. La structure documentaire est organisée de la manière suivante. Les enregistrements sont des documents signés à conserver, il peut s agit d actes de nominations, de conventions, d accords de cotutelles, de formulaires de désignation de rapporteurs etc. La charte des thèses et le manuel qualité sont les documents communs qui présentent la politique de formation doctorale de l Université Paris Saclay et précisent son contexte et son organisation. Le recueil des procédures et processus est l ensemble des documents communs permettant de préciser les modalités de mise en œuvre de cette politique.

2 -2- Les autres documents du système commun sont les autres documents transversaux, il peut s agit, par exemple, des textes à caractère règlementaire nationaux ou européen, de notes d information etc. Les documents locaux sont des documents obligatoires complémentaires qui sont élaborés localement, le cas échéant, selon un cadrage fourni par le système commun, et dont la gestion de la diffusion et de la conservation est également réalisée au niveau local. Le niveau local peut être une école doctorale ou un établissement opérateur d inscription. Les documents sont dits ETERNES quand ils sont élaborés et mis à jour par des services ou instances situés hors du périmètre de l Université Paris- Saclay, de ses associés et partenaires. Les documents sont dits INTERNES quand ils sont totalement maitrisés dans le périmètre de l Université Paris-Saclay, de ses associés et partenaires.

3 -3- Par ailleurs, les établissements et les écoles doctorales disposent, en outre, de documents SPECIFIQUES, laissés à leur liberté, et qui n entrent pas dans le champ de cette procédure.

4 National National Documents externes principaux Documents ETERNES Nom du document Origine Disponibilité du document Article L612-7 du Code de l éducation, Article D du Code de l'éducation Articles L412-1 et L412-2 du Code de la recherche, Assemblée nationale Légifrance accès par lien depuis le Site web de l Université Paris Saclay. Décret N du 23 avril 2009 relatif aux doctorants contractuels des établissements publics d enseignement ou de recherche (NOR: ESRH D), Arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale (NOR: MENS A), Arrêté du 3 septembre 1998 relatif à la charte des thèses (NOR: MENR A), Arrêté du 6 janvier 2005 relatif à la cotutelle internationale de thèse (NOR: MENS A), Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat (NOR: MENS A), Ministère Légifrance accès par lien depuis le Site web de l Université Paris Saclay.

5 Internaitonal National -5- Circulaire n du relative aux Modalités d élaboration et de délivrance des diplômes nationaux et de certains diplômes d État par les établissements d enseignement supérieur relevant du ministère de l éducation nationale, de l enseignement supérieur et de la recherche (NOR : MENS C) Circulaire du 1er mars 2000 relative à l'organisation des examens (NOR : MENS C) Circulaire 20 octobre 2006 relative à la résorption des libéralités des doctorants et post-doctorants. European Commission. (2011). Principles for innovative doctoral training, Services Ministériels Commission européenne Légifrance accès par lien depuis le Site web de l Université Paris Saclay. Euraxess accès par lien depuis le Site web de l Université Paris Saclay.

6 Pilotage général Documents internes Documents INTERNES Nom du document Type de document Disponibilité du document de référence Charte du doctorat (en cours) ; Manuel Qualité (en cours) ; Procédure de nomination des directions et conseils par intérim des écoles doctorales ; Note sur la transition (changement du périmètre d accréditation au 01/09/2015); Procédure de nomination des directions et conseils des écoles doctorales (à faire); Procédure de maîtrise documentaire (en cours) ; Modèle de lettre de désignation des membres nommés du conseil d une école doctorale ; Modèle de lettre de désignation des membres de l équipe de direction d une école doctorale ; Modèle de convention de co-accréditation, de convention d association ; Modèle de délégation de signature (responsabilités transférées à un chef d établissement opérateur d inscription) ; Modèle de règlement intérieur d école doctorale ; Modèle de délégation de signature (responsabilités transférées à un directeur d école doctorale ou un directeur adjoint ; transversaux OBLIGATOIRES et identiques sur le fond et la forme Site web de l Université Paris Saclay Secrétariat du collège doctoral

7 Admission & Inscription -7- locaux Modèle de papier à en-tête des écoles doctorales et du collège doctoral ; Logo des écoles doctorales et du collège doctoral ; OBLIGATOIRES mais variables sur la forme ou le fond d une ED à l autre Secrétariat du collège doctoral Procédure de dérogation pour diriger une thèse sans habilitation à diriger des recherches (1) Admission Procédure d admission des doctorants (1) Modèle de rapport de Jury d admission de doctorants, mode choix (1) Modèle de rapport de Jury d admission de doctorants, mode concours (1) Procédure de dérogation à la condition de diplôme pour l inscription en doctorat (1) transversaux OBLIGATOIRES et identiques sur le fond et la forme Site web de l Université Paris Saclay (1), ou ADUM (2) ou secrétariat du collège doctoral (3)

8 -8- Cotutelle internationale Procédure de mise en place d accord individuel de cotutelle internationale de thèse (1) Modèle d accord individuel de cotutelle internationale de thèse (langues : français, anglais) (3) Fiche de demande d accord de cotutelle internationale (1) Fiche de renseignements relatifs à la cotutelle internationale (1) Procédure d établissement d un avenant à une cotutelle internationale (1) (à faire) Fiche de renseignement relative à l établissement d un avenant (3) Procédure de mise en place d un accord cadre de cotutelle internationale de thèse et de ses conventions d applications (1) (à faire) Liste des accords cadre en vigueur et références (1) (à faire) Modèle d accord cadre de cotutelle internationale de thèse (3) (à faire) Modèle de conventions d application de l accord cadre (3) (à faire) Fiche de demande de convention d application d un accord cadre (1) (à faire) Fiche de demande de renseignement pour la mise en place d une convention d application d un accord cadre (1) (à faire)

9 -9- Inscription Procédure d Inscription (1) Modèle d attestation de pré-inscription (2) à faire Formulaire d inscription en 1 ère année de doctorat (2) Formulaire d inscription en 2 ème et 3 ème année de doctorat (2) Formulaire d inscription au-delà de la 3 ème année soutenance avant le 31/12 de l année universitaire en cours (2) Formulaire d inscription au-delà de la 3 ème année soutenance après le 31/12 de l année universitaire en cours (2) Formulaire CNIL (2) à faire Fiche de transfert (1) à faire Admission Modalités d admission des doctorants mode concours ou mode choix Modèle de convention d accueil Modèle de contrat doctoral Modèle de PV d installation (pour Contrats Doctoraux) Locaux Ecole Doctorale OBLIGATOIRES mais variables sur la forme ou le fond d une ED à l autre Locaux Etablissements OBLIGATOIRES mais variables sur la forme ou le fond d une ED à l autre Site web de l école doctorale DRH des établissements

10 Déroulement -10- Procédure de gestion des formations (1) Formulaire d évaluation des formations (2) à faire Procédure d enquête de satisfaction auprès des doctorants (1) à faire Procédure d évaluation des formations (1) à faire transversaux OBLIGATOIRES et identiques sur le fond et la forme Site web de l Université Paris Saclay (1), ou ADUM (2) ou secrétariat du collège doctoral (3) Règlement intérieur de l école doctorale ; Procédure de suivi du déroulement de la thèse ; Modèle de rapport de commission de suivi ; Locaux Ecole Doctorale OBLIGATOIRES mais variables sur la forme ou le fond d une ED à l autre Site web de l école doctorale

11 Soutenance -11- Procédure de doctorat en VAE (1) à faire Procédure de demande de huis-clos pour la soutenance de thèse (1) à faire Modèle d accord de confidentialité pour les rapporteurs et membres du Jury (3) à faire Guide pour la préparation des thèses (1) à faire Modèles de couverture de thèses (1) à faire Formulaire de désignation de rapporteurs (2) Formulaire de désignation de Jury (2) transversaux OBLIGATOIRES et identiques Site web de l Université Paris Saclay (1), ou ADUM (2) Formulaire d autorisation de soutenance (2) Dossier vierge de soutenance : Procès verbal de soutenance, avis du Jury sur la reproduction de la thèse, rapport de soutenance (2) Formulaire d enregistrement de thèse soutenue (2) sur le fond et la forme ou secrétariat du collège doctoral (3) Procédure de dépôt électronique des thèses (1) à faire Formulaire attestation de dépôt avant soutenance (2) à faire Formulaire attestation de dépôt après soutenance (2) à faire

12 Devenir des docteurs -12- Formulaire d enregistrement des thèses (2) à faire Demande d hébergement de fichier électronique de thèse (2) à faire Fiche de vérification des données nécessaires à l élaboration et la fourniture du parchemin du diplôme (2) à faire Procédure d enquête sur le devenir des docteurs (1) à faire Enquête sur le devenir des docteurs (2) à faire transversaux OBLIGATOIRES et identiques sur le fond et la forme Site web de l Université Paris Saclay (1), ou ADUM (2)

13 Règle de création et de validation des documents internes : Vérification Approbation Typologie du (validation des dispositions (validation ou simple document interne Création prévues) enregistrement ) Document transversal Responsable Qualité Paris Saclay Conseil du collège doctoral Conseil du collège doctoral Document local - Représentant doctoral de Service concerné au sein de Conseil du collège doctoral Etablissement l établissement (en lien avec le service l établissement (Scolarité, RH, ) concerné au sein de l établissement) Document local - ED Directeur ED (ou assistante) Conseil de l ED Conseil du collège doctoral 1.4 Règle d identification des documents internes : Tous les documents internes sont identifiés au minimum par un titre et une date d application ou un indice de révision.

14 Règle de mise à disposition des documents internes : Typologie du document interne Document transversal Document local - Etablissement Lieu de mise à disposition des documents Site du collège doctoral ou ADUM ou secrétariat du collège doctoral Site de l établissement ou ADUM Responsable des mises à jour Responsable Qualité Paris Saclay (avec l aide éventuelle d un WEB Master) Représentant doctoral de l établissement en lien avec le service concerné au sein de l établissement (Scolarité, RH, ) et avec l aide éventuelle d une personne nommée par le Directeur de l établissement (webmaster, chargé de communication ) Document local - ED Site de l ED ou ADUM Assistante de l ED sous la responsabilité du Directeur ED (avec l aide éventuelle d un WEB Master)

15 Pilotage Général Dossier Maitrise des ENREGISTREMENTS Il existe deux types d enregistrements : les enregistrements relatifs à l activité opérationnelle (lettre de désignation de Jury par exemple) et ceux relatifs au pilotage du système qualité (lettre de nomination d un directeur d ED par exemple) Enregistrements opérationnels Les enregistrements opérationnels qu il convient de conserver sont présentés dans le tableau ci-dessous. Ils ont été regroupés virtuellement au sein de 4 dossiers. Enregistrements opérationnels (à conserver obligatoirement) Rapport d évaluation de l école doctorale ED Lieux de classement Etablissement (Scolarité par défaut) Paris Saclay (secrétariat du collège doctoral) Dossier d'accréditation Liste des spécialités par école doctorale Convention d association ou de co-accréditation Délégations de signatures et de responsabilités aux chefs d établissements PV de désignation des membres nommés du conseil

16 Inscription -16- PV du vote du conseil de l école doctorale sur sa direction PV de nomination du directeur Résultats de l'enquête d auto-évaluation et de suivi Liste des unités ou équipes de recherche d accueil des doctorants de chaque ED Liste des accords cadre de double diplôme de doctorat en vigueur Accords cadre signés Modalités d admission des doctorants mode concours ou mode choix Propositions de sujets de thèse PV commission d admission PV du comité de suivi PV du conseil relatif à une dérogation Attestation de pré-inscription Autorisation d inscription

17 Soutenance Déroul ement -17- Formulaire CNIL Contrat doctoral PV d installation Convention d accueil Dossier de scolarité Fiche de transfert Reçu de signalement de la thèse en préparation Dossier de VAE Charte des thèses signée Attestation de suivi de formations Rapport annuel sur l'avancement des travaux Désignation des rapporteurs Désignation du jury Autorisation de soutenance

18 -18- Rapports des rapporteurs Attestation de dépôt de la thèse PV de soutenance Rapport de soutenance Attestation de conformité PV d enregistrement des thèses soutenues Demande de Huis Clos Autorisation de huis clos Accords de confidentialité huis-clos

19 Enregistrements relatifs au pilotage du système qualité Enregistrements de pilotage (à conserver obligatoirement) Comptes rendus des réunions du conseil du Collège doctoral Comptes rendus des réunions du comité des opérateurs Comptes rendus des réunions du comité de suivi qualité Compte rendu des réunions du comité des partenaires du cluster Paris Saclay Comptes rendus de revue de direction Bilan des indicateurs annuels obligatoires (Siredo par ex. ) ou internes Qualification des auditeurs Rapports d audits internes Comptes rendus des conseils d ED Enregistrements relatifs à la satisfaction des doctorants Lieux de classement ED Paris Saclay (Responsable Qualité)

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