La Coopérative Scolaire

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1 dossier OCCE Gestion de la Coopérative Scolaire La Coopérative Scolaire ou Foyer Coopératif La gestion financière au service du projet & Cadre légal et pédagogique Guide pratique pour la gestion Office Central de la Coopération à l Ecole

2 Sommaire du dossier Préambule La Coopérative Scolaire 1 Droits et Devoirs du mandataire 3 Statut du mandataire 4 Devoirs du mandataire 6 Conséquences du non respect des devoirs 8 La Gestion financière au service du projet 9 Infos pratiques 10 Régies d avance 11 CRA / CRF 12 Savoir repérer des erreurs en comptabilité 13 Légal / Illégal? 14 Conseils 5 ANNEXES Annexe 1 Circulaire du MEN 6 & 7 Annexe 2 / cadre légal à propos des subventions municipalités 8 & 9 OCCE 52 ESPE 4 rue du 14 Juillet CHAUMONT ad52@occe.coop Marie Hernandez - mise à jour septembre 2015

3 PRÉAMBULE La Coopérative scolaire est une association d élèves au service d une éducation citoyenne, responsable et solidaire. Le but des coopératives scolaires est, avant tout, d éduquer les élèves (par l apprentissage de la vie associative et la prise de responsabilités réelle en fonction de leur âge) à leur futur rôle de citoyens. La coopérative, c est l éducation citoyenne en actes et cet objectif dépasse largement les problèmes financiers auxquels elle est souvent associée. La coopérative scolaire n a pas pour but de se substituer aux obligations des collectivités territoriales concernant les charges d entretien et de fonctionnement des écoles publiques. Elle ne doit contribuer ni à la réalisation de travaux, ni à la location ou l achat de moyens d enseignement (photocopieur, manuels ou fournitures scolaires), ni au financement des activités obligatoires intégrées dans le Projet d Ecole et soumises au Conseil d Ecole. Les principes généraux du fonctionnement de la coopérative scolaire sont ceux de toute association : gestion démocratique, rigueur et transparence comptables. Comme toute association, elle a des projets et peut avoir besoin de fonds pour les réaliser. Plusieurs sources de financement permettent son fonctionnement : subventions des collectivités, fêtes, kermesses, ristournes sur la vente de photographies scolaires La recherche de financements, avec les élèves, a une haute valeur éducative. La mission de l Ecole n est pas de former des élèves «consommateurs» passifs et assistés de projets. La mendicité auprès des familles n est pas l acte éducatif le plus intéressant. L importance du projet n est pas tant dans son objet (sortie, voyage ) que dans la participation active et réelle des élèves à sa réalisation. Faire comprendre aux élèves que la réalisation d un projet collectif implique échange et participation active de chacun (même dans la recherche des moyens pour le financer) est l objectif essentiel des projets mis en oeuvre par la coopérative. La participation financière, quand elle est demandée aux familles, ne peut être que volontaire et modique. Elle manifeste la volonté de soutenir les actions de la coopérative de l école. Mais l aide que les parents peuvent apporter à la vie de l association ne se limite pas à la seule contribution financière et ils prennent souvent une part active indispensable à la réalisation des projets de la coopérative. Pour toutes ces raisons, l ouverture de la coopérative à l ensemble des partenaires de la communauté éducative est une nécessité qui implique une réelle volonté de transparence, un souci de dialogue et une confiance sincère dans la volonté de mettre en place un indispensable partenariat co-éducatif au service des élèves.

4 L affiliation de la coopérative à l OCCE témoigne, de la part des enseignants, d une volonté éducative ambitieuse et de l adhésion à son projet. Articulées autour de pratiques pédagogiques spécifiques et des valeurs de la «coopération» (solidarité, entraide), les coopératives scolaires représentent un puissant levier éducatif pour la construction de citoyens autonomes et solidaires. Participer activement à la vie de la coopérative, mettre en place des projets, en rechercher éventuellement les financements, c est apprendre à débattre, à décider, à mettre en oeuvre, à évaluer

5 L association départementale de l OCCE fédère les coopératives scolaires et foyers coopératifs du département Chacune d elles est une section locale de l OCCE de Haute-Marne et le responsable local est mandaté par le Conseil d Administration Départemental. Chaque coopérative scolaire est donc autonome et solidaire. Depuis 1993, un Commissaire aux Comptes vérifie les comptes de l OCCE 52. Il peut demander l ensemble des pièces comptables de certaines coopératives qu il choisit. Droits et devoirs du mandataire Quels sont les droits et les devoirs du mandataire de coopérative scolaire, de quartier ou de foyer coopératif? Le mandataire adulte est la personne qui représente les dirigeants de l Association Départementale au sein d une coopérative scolaire, de quartier ou d un foyer coopératif : - il reçoit mandat du conseil d administration de l association, - il doit respecter les statuts types de l Association Départementale, Les devoirs du mandataire peuvent être détaillés, entre les différents acteurs de la vie coopérative, de la manière suivante : - vis-à-vis de la coopérative scolaire, du quartier ou du foyer, - vis-à-vis de chaque coopérative de classe, - vis-à-vis du siège de l association départementale, - vis-à-vis des parents, - et, vis-à-vis de tiers. Ce qu il faut retenir Dans le cadre du mandat qu il reçoit du Conseil d Administration de l Association Départementale, le mandataire dispose de pouvoirs afin d agir pour le compte de la coopérative ou du foyer. En contrepartie de ces droits, il doit respecter les obligations que lui imposent cette délégation de pouvoirs et qu il a préalablement acceptées. Pour garantir un fonctionnement coopératif et transparent au niveau local, le mandataire doit être accompagné et secondé par le conseil de coopérative et les vérificateurs aux comptes. Il ne doit pas hésiter, le cas échéant, à contacter les dirigeants de l Association Départementale pour l aider dans cette tâche.

6 Statut du mandataire Le mandataire adulte est la personne qui représente les dirigeants de l Association Départementale au sein d une coopérative scolaire, de quartier ou d un foyer coopératif. Il reçoit mandat du Conseil d Administration de l Association Départementale. Juridiquement, le mandataire est lié au Conseil d Administration de l Association Départementale par un mandat. D après l article 1984 du Code civil : «le mandat ou procuration est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom. Le contrat ne se forme que par acceptation du mandataire».

7 Conformément au mandat type liant le mandataire au Conseil d Administration de l Association Départementale, le mandataire dispose des droits suivants : 1. Encaisser toutes les recettes et régler toutes les dépenses relatives au fonctionnement de la Coopérative ou du Foyer Coopératif, 2. Donner signature de toutes opérations concernant la Coopérative, notamment contracter des assurances, 3. Retirer de tous les bureaux de poste, entreprises ou administrations, tous paquets, lettres mandats, destinés à la Coopérative et donner décharge, 4. Signer des contrats après l aval de l Association Départementale (rappel : «les coopératives scolaires n ont pas la responsabilité juridique»), 5. Percevoir toutes subventions destinées à la vie pédagogique et associative de la coopérative scolaire (les dépenses de fonctionnement des écoles doivent être prises en charge par le budget communal) ; 6. Percevoir des dons, 7. Faire tous versements et tous retraits sur le compte bancaire ou postal ouvert au nom de l Association Départementale. Le mandataire reçoit la signature bancaire par délégation du Conseil d Administration de l Association Départementale (le mandant). Ce dernier, peut également signer sur le compte bancaire des coopératives et peut, à tout moment, retirer son mandat s il le juge opportun. Il doit respecter les statuts type de l association départementale (AD) L article 15 des statuts type d une Association Départementale définit le fonctionnement d une coopérative scolaire, de quartier ou d un foyer coopératif : «Chaque coopérative scolaire, de quartier ou foyer coopératif est géré à l image de l Association Départementale en donnant au Conseil de coopérative démocratiquement élu par ses membres les pouvoirs de décision et de gestion. Le but économique de la coopérative scolaire, de quartier ou du foyer coopératif, tel que défini par l art. 4 des présents Statuts, est de permettre le financement des projets et actions décidés par les mineurs avec le concours des adultes. Dans ce cadre, la coopérative scolaire, de quartier ou le foyer coopératif sont habilités à gérer le budget sous la responsabilité d un mandataire adulte désigné par le président de l Association Départementale. Le mandataire a l obligation de : - tenir une comptabilité, - verser à l Association départementale la cotisation annuelle dont le montant, les modalités de calculs et le calendrier de versement sont fixés par l Assemblée Générale Départementale, conformément à l article 5 des présents Statuts, 2 -adresser annuellement à l Association Départementale, un compte rendu d activités, le bilan financier et le compte de résultat de l exercice écoulé arrêté au 31 août. Le Conseil d Administration de l Association Départementale dispose d un droit permanent de vérification. Le Règlement Intérieur des coopératives et des foyers coopératifs fera l objet d annexes spécifiques.

8 Devoirs du mandataire Les devoirs du mandataire peuvent être détaillés, entre les différents acteurs de la vie coopérative, de la manière suivante : VIS-A-VIS DE LA COOPERATIVE SCOLAIRE, DE QUARTIER OU DU FOYER COOPERATIF DE L ETABLISSEMENT, IL DOIT : tenir les comptes sur un cahier de comptabilité ou un logiciel adaptés conformes au plan comptable de l OCCE, numéroter et classer toutes les pièces justificatives correspondant aux écritures du cahier de comptabilité ou du logiciel, tenir un cahier d inventaire général regroupant tous les biens acquis par la coopérative. Ce registre doit porter les dates et valeurs d acquisition et de cessions. Lorsque l achat du matériel se fait en collaboration avec un autre partenaire (la coopérative et la commune ou la coopérative et une autre association par exemple), il convient de prévoir par écrit l affectation du bien en cas de fermeture de la coopérative. Par ailleurs, il convient périodiquement de s assurer de l existence physique des biens (inventaire). procéder à l élection d un conseil de coopérative, tenir un registre des délibérations concernant le fonctionnement de la coopérative scolaire ou du foyer coopératif, intégrer à la comptabilité de la coopérative scolaire ou du foyer coopératif de l établissement la comptabilité de chaque classe, l état de rapprochement bancaire doit être systématisé et effectué périodiquement. VIS-A-VIS DE CHAQUE COOPERATIVE DE CLASSE, IL DOIT : s assurer de la tenue d un cahier de comptabilité ou du logiciel conforme au plan comptable de l OCCE pour chaque coopérative de classe ou club. La mention de la nature des dépenses et des recettes est indispensable. La tenue des comptes doit être régulière, contemporaine aux actions et ne pas être reconstituée à posteriori, S assurer de la tenue du cahier d inventaire général, Contrôler les pièces justificatives correspondantes. Il doit insister sur la nécessité de conserver et de classer les pièces comptables (numérotations chronologiques) : o bons de commande ordonnancés par le conseil de coopérative, o bons de livraisons, o factures et titres de caisses acquittés, datés, et signés (seuls sont valables les originaux ou VIS-A-VIS DU SIEGE DE L ASSOCATION DEPARTEMENTALE, IL DOIT : renvoyer au siège de l Association Départementale, dans le mois suivant la rentrée scolaire : o un Compte Rendu Financier statutaire de l année scolaire écoulée, intégrant la comptabilité de chaque classe,

9 o le détail du versement de toutes les subventions reçues ainsi que l utilisation de celles-ci, o un compte rendu d activités, Le règlement intérieur type d une Association Départementale (AD) précise au sein de l article 2-b) Documents réglementaires : «Les sections locales (coopératives scolaires, [coopératives de quartier] ou foyer coopératif) doivent adresser à l Association leurs Compte-Rendu Financier (régulièrement visé par unecommission de Contrôle accordant le quitus) et le Compte-Rendu d Activité de l année scolaire écoulée, dans le mois qui suit la fin de l exercice.» effectuer le règlement des cotisations dans les trois mois qui suivent la rentrée scolaire. obtenir l accord écrit préalable des dirigeants de l Association Départementale pour souscrire tout contrat (crédit-bail, emprunts, leasing, etc.) engageant la coopérative sur plusieurs années, restituer les espèces et biens acquis (1) à l AD en cas de fermeture du compte, à charge pour cette dernière de mettre ces biens à la disposition d autres oopératives, en cas de cessation de ses fonctions, après en avoir informé les dirigeants de l AD, assurer une bonne transmission des consignes et documents afin de respecter les obligations statutaires de la coopérative, justifier spontanément l assurance de tous les enfants en début de période scolaire, respecter, d une manière générale, les statuts et le règlement intérieur de l AD et notamment son objet social, VIS-A-VIS DES PARENTS, IL DOIT : s assurer que tous les enfants sont assurés pour les activités réalisées par la coopérative de l établissement, ne pas utiliser la coopérative scolaire ou le foyer coopératif à des fins personnelles, de manière directe ou indirecte, VIS-A-VIS DES TIERS ET DES PARENTS : faire «certifier» leurs comptes par des vérificateurs aux comptes choisis parmi leurs collègues enseignants et les parents des élèves de l établissement. Le mandataire ne pourra, en aucun cas, être vérificateur aux comptes de sa propre coopérative, les vérificateurs aux comptes devront matérialiser leurs contrôles en signant le Compte Rendu Financier, et en indiquant toutes les remarques qu ils jugeront utiles, être en mesure de justifier, en cas de contrôle, l emploi des subventions reçues : o aux délégués de la commune qui ont accordé la subvention, o à la chambre régionale des comptes dès lors que les subventions reçues sont supérieures à 1500, o aux comptables supérieurs du Trésor, de l inspection générale des finances et de l inspection de l administration du Ministère de l Intérieur, o aux contrôleurs financiers attachés à chaque ministère dès lors que la subvention reçue est supérieure à 7600, être en mesure de justifier, par des documents externes, les opérations de recettes et dépenses comptabilisées, refuser de subvenir aux charges de fonctionnement de l école ou du collège qui sont à la charge respectivement, de la commune et de l EPLE, s assurer que les documents engageant la coopérative (bon de commande, facture) sont libellés au nom de la coopérative scolaire et non personnalisés «coopérative scolaire, M. Untel, directeur» ; en cas de litige, la personne nommément désignées engage sa responsabilité.

10 Conséquences du non respect des devoirs L article 14, 9ème alinéa des statuts types d une Association Départementale dispose : «En cas d urgence caractérisée par des évènements pouvant engager gravement les finances, la responsabilité ou la réputation de la coopérative ou du foyer coopératif, et à travers eux de l Association Départementale, le Président peut révoquer leur (s) mandataire (s) et peut également procéder à la fermeture des comptes courants ouverts par l Association Départementale au nom de cette coopérative ou de ce foyer coopératif. Il rend compte au prochain Conseil d Administration et propose alors le retrait de l agrément de cette coopérative ou de ce foyer coopératif» L article 1 du règlement intérieur type d une Association Départementale précise : «Tout membre accepte sans réserve les statuts de l Association Départementale, son règlement intérieur, ainsi que les modifications qui peuvent être régulièrement apportées». En cas de non respect de ces dispositions, les mandataires encourent les risques suivants : Perte de la signature sociale, Révocation (Art du Code civil), Perte de la couverture juridique de l Association Départementale, en cas de contestation mettant en cause la régularité de leur gestion. Dès lors, leur responsabilité financière personnelle peut être engagée, Engagement de leur responsabilité civile du fait des actes qu ils auraient pu commettre à l occasion de leurs fonctions (Art du Code civil), Engagement de leur responsabilité pénale en cas de «malversations ou de détournements de fonds» de la coopérative ou du foyer. Dans le cadre du mandat qu il reçoit du Conseil d Administration de l Association Départementale, le mandataire dispose de pouvoirs afin d agir pour le compte de la coopérative ou du foyer. En contrepartie de ces droits, il doit respecter les obligations que lui imposent cette délégation de pouvoirs et qu il a préalablement acceptées. Pour garantir un fonctionnement coopératif et transparent au niveau local, le mandataire doit être accompagné et secondé par le conseil de coopérative et les vérificateurs aux comptes. Il ne doit pas hésiter, le cas échéant, à contacter les dirigeants de l Association Départementale pour l aider dans cette tâche.

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13 La Gestion financière au service du projet La gestion financière des coopératives scolaires se situe à deux niveaux : la coopérative de classe et la coopérative d école, dite encore coopérative «centrale».ces deux structures sont complémentaires, la coopérative d école fédérant les coopératives de classe. La coopérative de classe La gestion financière est assurée par les élèves chaque fois que leur âge et leur maturité le permettent, sous le tutorat et la responsabilité de l enseignant. Elle est pédagogique et démocratique : les élèves proposent des idées de recettes pour financer leurs projets et décident ensemble des dépenses liées au fonctionnement pédagogique de la classe. Cette gestion concrète se fait sur un cahier de comptabilité. Elle est en relation avec la comptabilité générale de l école : en fin d année, les coopérateurs de la classe décident de verser l argent à la coopérative de la classe où ils iront, si elle existe. Dans le cas contraire, ils peuvent décider de laisser l argent aux futurs coopérateurs de la classe qu ils quittent. La coopérative d école Elle gère les finances des projets de toute la collectivité scolaire. Elle répond aux besoins en équipement collectif, sans se substituer aux collectivités territoriales. Elle est le support de l organisation de projets concernant plus d une classe. La gestion est assurée par des délégués de classe, par des enseignants auxquels peuvent être associés des parents, avec voix consultative. Elle se fait avec des outils appropriés : cahier de comptabilité générale ou logiciel de gestion OCCE. Chaque année, un Compte Rendu Financier et d Activités Statutaires fait apparaître le compte de résultats et le bilan. Il est approuvé et signé par au moins deux Vérificateurs aux comptes, enseignants ou parents extérieurs à la gestion, qui attestent la régularité et la bonne tenue des comptes. De par son affiliation à l OCCE de la Haute-Marne, votre coopérative scolaire peut gérer des fonds et fonctionner comme une association 1901 (bien qu étant une section de l OCCE 52). La coopérative est une association d enfants, gérée par eux (dans la mesure du possible et du raisonnable), sous le contrôle de l enseignant. La gestion de la coopérative doit être irréprochable : claire et rigoureuse, elle doit respecter les conseils présentés dans ce document.

14 Infos pratiques pour bien commencer... Toutes les opérations de changement de signataire, d intitulé, de fermeture ou d ouverture de compte doivent obligatoirement être effectuées par l OCCE : téléphonez au Le changement n est pas immédiat. Dès que votre dossier est en règle*, vous pouvez fonctionner en respectant les obligations suivantes : -Consigner les décisions, les projets qui vont être menés avec la coopérative scolaire. -Tenir à jour une comptabilité précise ( application de gestion comptable en ligne licence annuelle prise en charge par l OCCE). -Conserver tous les justificatifs de dépenses et de recettes. -Conserver tous les relevés de comptes. -Présenter une situation de la coopérative aux conseils d écoles. -Établir en fin d année scolaire, un compte-rendu financier, document fourni par l OCCE de la Haute-Marne. De plus, chaque coopérative doit tenir à jour un cahier d inventaire de ses biens, et règle sa cotisation assurance en même temps que l adhésion avant le 30 septembre. (nouveau contrat MAE-MAIF-OCCE) Un compte par classe? Dans les écoles à plusieurs classes, deux fonctionnements sont possibles : -Le mandataire, avec l aide du signataire lorsqu il y en a un, gère l ensemble de la coop. -La solution la plus coopérative, le mandataire est le seul responsable au regard de l OCCE et il tient l ensemble de la gestion de la coopérative. Conformément à une décision prise par l ensemble des membres de la coopérative, il est convenu de déléguer une somme d argent sous la forme d une régie d avance : les collègues dans leur classe reçoivent une somme personnellement (jusqu à 150 ). Ils s engagent à rendre les comptes en fin d année (avec l ensemble des pièces justificatives) et inscrivent leurs écritures dans un document de comptabilité de classe. (à demander à l OCCE) *Si vous êtes dans l impossibilité de rencontrer l ancien mandataire responsable, contactez l OCCE qui assure le suivi du dossier.

15 Régies d avances Procédure Le mandataire de la coopérative d école verse à chaque classe une «régie d avances» que l on devrait nommer, «avances sur frais», ou des termes approchant pour éviter de confondre nos régies avec les régies d avance des collectivités territoriales ou des établissements publics locaux définies par l instruction n A-B-M- du 20/02/1998. Cette avance est versée sous forme d un chèque établi à l ordre personnel de l enseignant, tuteur de la coopérative de sa classe, accompagné d un document à présenter aux services fiscaux en cas de contrôle de l enseignant. En fin d année, chaque enseignant ayant géré une coop de classe remet au mandataire de la coopérative d école, le cahier de compta de classe avec les justificatifs de dépenses et de recettes. Le mandataire intègre globalement chaque compte de dépenses et de recettes. Il solde enfin chaque régie en recevant en espèces ou par chèque personnel du responsable de régie de classe le reliquat de la coop de classe. Cette procédure est également adoptée pour l organisation d une classe de découverte, par exemple. Avant le départ de la classe, le mandataire local remet le montant approximatif du budget prévu sous forme d un chèque que l accompagnateur de la classe encaisse sur son compte personnel. Pendant le séjour, celui-ci règle les diverses dépenses sur son compte en gardant impérativement les justificatifs. Tous les justificatifs sont intitulés au nom de la Coopérative scolaire. Lorsque seul un ticket de caisse a été fourni, penser à le photocopier pour motifde conservation. Au retour de la classe, l enseignant accompagnateur régularise son avance, afin de solder celle-ci. Bon de commande et facture Si l achat est réglé par la coopérative, bien veiller à ce qu ils soient intitulés: «OCCE - coopérative scolaire de l école...». Si l achat est réglé par la commune, l intitulé est «Mairie de...» et les documents doivent être visés par la Mairie. La signature du directeur n a pas de valeur légale. Dons de matériels aux coopératives Si une personne ou une association veut vous faire don d un appareil ou autre, il convient d établir un document retraçant cette action. Bien préciser qui donne quoi à qui, joindre si possible la facture d achat. Attention: Donner à l école veut dire donner à la Commune, c est le Maire qui est concerné (assurance,...) Donner à la coopérative, c est le responsable de la coopérative qui est concerné (assurance,...). Il inscrira cet appareil dans le cahier d inventaire de la coopérative.

16 Organisateur ou co-organisateur Sur les affiches, dans la presse, mais surtout dans les documents officiels (location de salle, SACEM, mairie, autorisation,...) Bien rappeler que l organisateur est «OCCE - coopérative scolaire» et/ou «l association de parents» (si elle est déclarée en préfecture) et/ou «l association USEP». La mention «École de...» n a aucune valeur, et entraîne de gros problèmes de responsabilité en cas d accident... Accueil d un spectacle ou d un intervenant en classe L accueil d intervenants dans la classe par le biais de la coopérative scolaire demande au préalable une formalité liée à l embauche. Il en est de même pour l accueil de spectacles. DEUX CAS DE FIGURE : - l artiste, comédien, musicien, clown, plasticien,... n a pas de structure professionnelle ou associative qui l emploie sur cette intervention, alors il est nécessaire de faire une déclaration préalable à l embauche et le déclarer via le Guichet Unique du Spectacle (GUSO). - l artiste, comédien, musicien, clown, plasticien,.. «passe» par une structure qui l emploie directement sur cette prestation. Un spectacle à l école... L accueil d un spectacle est régi précisément dans le cadre légal du spectacle vivant. Lorsque la Coopérative Scolaire souhaite accueillir un spectacle dans l école, cela nécessite quelques formalités obligatoires : Ceci ne concerne pas la Coopérative Scolaire qui se rend à un spectacle et s acquitte d un billet d entrée. Là, l employeur peut être la structure culturelle qui accueille le spectacle ou la municipalité qui l a fait venir ou la structure associative qui l organise. Le cas est différent si l organisateur est la Coopérative Scolaire. - c est à dire que le contact a été pris directement entre la Cie ou la structure associative qui produit le spectacle et la Coopérative Scolaire. - Alors, il est obligatoire de faire établir un Contrat de Cession d Exploitation du Spectacle entre La Structure, désignée comme producteur, et La Coopérative Scolaire de l école de... sous couvert de l OCCE Départementale, représentée par son Président, désignée comme organisatrice. - Les termes du contrat sont bien entendu convenus au préalable par les deux parties. - Ce contrat, signé par les deux parties (OCCE départementale et Structure productrice du spectacle) en trois exemplaires, est ensuite adressé à chacun (Structure, Coop et OCCE) - La structure, à l issue du spectacle, fournit une facture établie au nom de «OCCE Coopérative Scolaire de l école de...» pour le montant convenu. La Coopérative peut s acquitter ainsi du montant de la facture. -Ainsi, la seule démarche supplémentaire pour que tout soit en règle ici, a été de faire établir au préalable un contrat entre la structure et l OCCE départementale. -La Coopérative Scolaire est ainsi couverte, et son mandataire se dégage ainsi de la responsabilité d employeur, qu elle a ainsi «délégué» au Président de l Association Départementale OCCE.

17 CRA/CRF* En fin d année scolaire, établir un compte-rendu d activités et un compte-rendu financier Le document à compléter est transmis par l OCCE en juin. Il est également téléchargeable sur le site OCCE national et site départemental. Compte-Rendu d activités (CRA) Le Compte rendu d activités fait le bilan des domaines et desactivités menées au sein de la coopérative scolaire. Le cahier de décision de coopérative permet de le compléter. Il est complétable en ligne sur ComptaCoop Web (cases à cocher des domaines concernés) Compte-Rendu financier (CRF) Le Compte-rendu financier rend compte précisément des dépenses et recettes effectuées par la coopérative au cours de l année scolaire. la différence entre les dépenses et les recettes est appelé «le résultat». Le résultat peut être déficitaire ou excédentaire. Tout dépend des activités et des projets menés dans l année scolaire. Le CRF se compose du Compte de Résultat et du Bilan de l année. Le bilan précise le solde de fin d année qui servira de point de départ pour l année suivante. En cas de contrôle, on doit retrouver à l école toutes les écritures justifiant ce compte rendu.

18 Savoir repérer des erreurs en comptabilité Le compte rendu financier met parfois en évidence plusieurs problèmes qu il convient de corriger car ils signalent un début de dysfonctionnement de la coopérative scolaire: 1/ Compte : Dépenses imprévues Ce compte doit représenter peu de chose par rapport à l ensemble des dépenses. Il en est de même pour le compte recettes imprévues. 2/ L objet de la coopérative n est pas de thésauriser, aussi il faut être vigilant et veiller à ce que le report pour l année suivante (Total de l actif) ne soit pas supérieur au total des charges de l année écoulée. En effet, on ne peut justifier la nécessité de posséder en réserve plus d une année de fonctionnement. Cela ne peut être admis que dans le cas d un projet important se préparant sur deux (ou plusieurs) années. Si une dépense peut être réglée directement par la mairie (déplacement sans participation des élèves ), n hésitez pas à le faire. 3/ Achats pour revente : bien noter en , les dépenses liées à l achat et en le total des recettes liées à la revente et non pas seulement l excédent. 4/ Le compte 530 (caisse) doit être le plus réduit possible: < 80 (mettre les espèces sur les comptes bancaires ou postaux). Il doit être renseigné de manière régulière et ne peut en aucun cas être négatif. 5/ Les virements internes (de la caisse au compte courant ) doivent apparaître clairement sur le cahier de comptabilité dans la colonne réservée à cet effet. Ils ne sont pas ventilés en compte 6 ou 7. 6/ Dans le compte , on n inscrit que le montant des intérêts produits par la mutualisation. Depuis 2010/2011, par décision prise en Assemblée Générale du 16 février 2011, la plus-value est versée intégralement au siège de l Association Départementale. La plus-value générée par les comptes de coopératives s est vue considérablement réduite depuis 3 ans.

19 Légal ou Illégal? Autorisé ou non Autorisé? La coopérative n est pas une caisse à tout faire. Il convient d avoir toujours à l esprit qu il s agit de l argent des enfants; vous éviterez ainsi certains dérapages. Autorisé: 1-Tous produits ou charges des activités éducatives dans le cadre du projet de la coopérative, à noter dans le cahier de décisions de la coopérative. 2-Toutes charges d assurance, de cotisations, de participation à des actions de solidarité. 3-Tous produits ou charges courants touchant au fonctionnement propre de la coopérative. Non Autorisé : La coopérative n a pas à assumer, c est à dire qu on n a pas à demander aux enfants de payer ou d assurer: 1 -Les achats à crédit ou en leasing engageant la coopérative pour plus de l année scolaire, tout engagement pluriannuel. 2 -Les frais de gros équipement : le maximum envisageable pour l achat d un gros équipement doit se limiter à 760 (prix unitaire). Au-delà, la responsabilité de cette dépense doit revenir à la collectivité locale qui pourra, elle, récupérer la TVA. (c est à dire l acheter environ 20% moins cher que la coopérative). Une coopérative scolaire qui achète du gros équipement devra également l assurer, ce qui génère une charge supplémentaire. 3 -Des salaires: la coopérative n a pas à être employeur, la législation du travail est très compliquée et les risques de problèmes trop importants. Légalement, la coopérative scolaire qui est section de l Association Départementale ne peut être employeur. 4 -Les frais d affranchissement et les frais de téléphone concernant l administration ou ceux ne se rapportant pas directement à la coopérative. 5 -Des recettes provenant d actions commerciales n ayant rien de pédagogiques. Rappel concernant les ventes en porte à porte. Les ventes de journaux scolaires ou de toute autre production de la coopérative scolaire ne posent aucun problème. Sont autorisées aussi, les ventes de bons de soutien, de calendriers, de photos de classe ou les campagnes de solidarité (JPA, timbres pour la lutte contre la tuberculose,...) Seules sont interdites les ventes ou prises de commande, par des élèves démarchant en porte à porte, de produits émanant d un commerçant, d un fournisseur ou d un représentant. BOEN n 14 du 5 avril 2001 pages 691à 695. (Circulaire n du 28 mars 2001 sur l obligation de neutralité commerciale) 6 -En cas de doute, contacter l OCCE.

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24 1 UTILISATION DES FONDS DES COOPERATIVES SCOLAIRES (GESTION DE FAIT) En préambule, Il convient de rappeler que les coopératives scolaires regroupent les élèves d une école dans un but pédagogique. Il n appartient pas à celles-ci de se substituer aux communes pour le règlement des dépenses dont elles ont la charge. En effet, L enseignement public du premier degré relève de la compétence de la commune depuis les lois de Jules Ferry. Cette compétence a été confirmée par la loi du 22 juillet 1983 (Art. 14-1) modifiée et codifiée au Code de l Éducation (Art. L212-4) : «La commune a la charge des écoles publiques. Elle est propriétaire des locaux et en assure la construction, la reconstruction, l extension, les grosses réparations, l équipement et le fonctionnement, à l exception des droits dus en contrepartie de la reproduction par reprographie à usage pédagogique d œuvres protégées». (Source : Guide du Maire Ministère de l Intérieur-DGCL). Sont illégales parce qu elles constituent un détournement de la loi, les subventions factices accordées par la collectivité publique dans l objectif de contourner les règles de comptabilité ou de gestion publique. Ces «subventions» qui demeurent en réalité à la disposition de la collectivité publique, conservent leur caractère de deniers publics. Une telle pratique est caractéristique d une gestion de fait de fonds publics, régulièrement sanctionnée par la Cour et les chambres régionales des comptes. (Art. 60 XI de la loi de finances du 23/02/1963). D autre part, le Président de la Chambre Régionale des Comptes d Alsace a précisé dans un courrier du 16/12/1994 "Les règles de la comptabilité publique s'opposent à ce qu'une association se substitue aux collectivités pour régler à leur place des dépenses que la loi elle-même a mis à leur charge. Ces opérations, même réalisées par une coopérative scolaire, sont irrégulières et le juge des Comptes considère qu'elles sont constitutives de gestion de fait. Dès lors, l OCCE, en tant que personne morale, ainsi que toutes les personnes ayant détenu ou manié des fonds qui conservent leur qualité de deniers publics peuvent être déclarées comptables de fait. Définie par l'article 60 de la loi du 23/02/1963, (loi de finances n modifiée par l article 22 de la loi du 10/07/1982) cette procédure a pour conséquences de contraindre les personnes déclarées comptables de fait à produire devant le juge financier le compte des opérations en cause, à restituer les sommes indûment détenues ; le cas échéant ces personnes peuvent être condamnées à verser une amende". De ce fait, les «subventions» versées par les municipalités sur le compte de la coopérative scolaire avec pour motif la gestion des fournitures scolaires, le fonctionnement de l école ou toute autre dépense publique, sont illégales. La commune à la charge des écoles publiques, (droit public), alors qu une association est régie par les principes généraux du droit applicable aux contrats et obligations (droit privé). Dans l état actuel des dispositions législatives et réglementaires les subventions publiques que peuvent percevoir les coopératives scolaires sont scindées en deux catégories : 1. les subventions de fonctionnement ; 2. les subventions sur projets (projets d activités pédagogiques et coopératives).

25 Enfin, suite aux interrogations d un Recteur d Académie quant à la régularité de l utilisation des ressources des coopératives scolaires créées dans les écoles du 1 er degré, la Direction des Affaires Juridiques du Ministère de l Éducation Nationale de l Enseignement Supérieur et de la recherche a répondu à celui-ci par un courrier n du 19/05/2000. Ce texte a été publié au sein de «la lettre d information juridique» n 46, juin 2000, pages 18 et 19. Ce document apporte les précisions suivantes : «... L utilisation de ces ressources pour assurer le fonctionnement administratif de l école n est pas conforme aux orientations de la circulaire du 10 février 1948 sur les coopératives scolaires. Celles-ci doivent en effet contribuer à éviter la déviation possible du mouvement coopératif scolaire vers des buts plus matériels qu éducatifs. En conséquence, une coopérative scolaire ne saurait prendre en charge des dépenses afférentes au fonctionnement de l établissement. De telles dépenses ne sont pas compatibles avec l objet social de cette association. Il appartient donc aux Recteurs et aux Inspecteurs d Académie de rappeler aux directeurs d école, qui participent ou président ces associations, d en utiliser les ressources conformément aux orientations de la circulaire du 10 février 1948 précitée.». «Il pourrait également être rappelé aux communes en cause que la caisse des écoles, en application de la loi du 10 avril 1867, est susceptible de répondre dans de bonnes conditions aux situations qui pourraient être actuellement prises en charge dans un cadre illégal ou douteux». M.KROENIG Chargé des affaires juridiques de la Fédération 2

26 Lettre aux parents Flashez ce QR-code ou cliquez ici pour accéder aux informations relatives aux coopératives scolaires. La Coopérative scolaire OCCE : une association au service d une éducation citoyenne, responsable et solidaire. Comme à chaque rentrée scolaire, il va être question, dans toutes les écoles, de la Coopérative scolaire. Mais connaissez-vous réellement les objectifs poursuivis par cette dernière? Savez-vous simplement à quoi est utilisé l argent qui vous est demandé? Le but des coopératives OCCE est d éduquer les élèves (par l apprentissage de la vie associative et la prise de responsabilités réelles en fonction de leur âge) à leur futur rôle de citoyens. C est l éducation à la citoyenneté : «apprendre à apprendre et à vivre avec les autres, par les autres et pour les autres, et non pas seul contre les autres». Lettre aux parents version du 25/06/2015 Le projet pédagogique et son financement Comme toute association, la coopérative scolaire OCCE mène des projets, à l initiative des enseignants et des élèves. Pour réaliser ces projets, il est nécessaire d alimenter les fonds de la coopérative ; plusieurs sources y participent : subventions des collectivités, ventes lors de la fête de l école, vente de photographies scolaires, de calendriers Il est également proposé aux familles de participer au financement de la coopérative (le plus souvent, en début d année scolaire) : il ne peut s agir que d un soutien volontaire et modique, qui manifeste la volonté de soutenir les actions de la coopérative de l école ou de la classe. L OCCE au service des coopératives scolaires Les coopératives scolaires des écoles maternelles et élémentaires sont, dans leur grande majorité, affiliées à une association départementale de l Office Central de la Coopération à l Ecole (1). Les coopératives scolaires adhérentes de l OCCE paient une cotisation modique qui leur donne accès à de multiples services comme : l assurance de tous les élèves pour les activités de la coopérative (notamment lors de voyages ou de sorties scolaires), des informations, conseils et outils pédagogiques pour accompagner les projets et mettre en place une réelle vie associative et coopérative au sein de la classe ou de l école (2). Nous espérons que tous les élèves vivront, grâce à leur coopérative OCCE, une année scolaire 2015/2016 riche en apprentissages et en projets coopératifs qui les aideront à devenir des citoyens autonomes, responsables et solidaires. Eric WEILL Président de la Fédération OCCE Photo : Robert Touati 1. Créé en 1928, l Office Central de la Coopération à l Ecole (OCCE), Fédération nationale d associations départementales, est reconnu d utilité publique, agréé par le Ministère de l Education nationale, et reçoit le soutien financier de l Etat pour développer ses actions à destination des coopératives et promouvoir son projet. L OCCE fédère aujourd hui plus de coopératives scolaires. Voir le Règlement Intérieur des Coopératives Scolaires et la circulaire ministérielle relative aux coopératives scolaires sur le site : 2. Pour plus d informations, n hésitez pas à contacter les enseignants de votre école ou l association départementale de l OCCE (contacts sur

27 REGLEMENT INTERIEUR Version du 21 mai 2014 Assemblée Générale Nationale de La Bourboule DES COOPERATIVES SCOLAIRES OCCE Pédagogie coopérative 1. DÉFINITION La coopérative scolaire OCCE est une section locale de l association départementale OCCE créée conformément à la circulaire du 23 juillet Cette section n a pas d autonomie juridique. 2. BUT La coopérative scolaire, support d un projet éducatif, a pour but : - de créer et de développer, parmi ses membres, l esprit de compréhension mutuelle, d initiative, d entraide et de solidarité, - de favoriser l organisation de projets coopératifs s appuyant sur la pratique de la vie associative et coopérative, - de resserrer les liens entre l École, les parents d élèves et les partenaires. 3. COMPOSITION Sont membres de la coopérative scolaire OCCE (coopérateurs) tous les élèves ou étudiants et personnels éducatifs de la classe, de l école, de l établissement qui s engagent dans ce projet coopératif. 4. AFFILIATION La coopérative scolaire s affilie pour l année scolaire en contribuant au fonctionnement de l Association départementale OCCE, conformément aux décisions prises par l assemblée générale départementale. Les membres de la coopérative scolaire OCCE sont membres de l association départementale. La coopérative scolaire bénéficie du soutien de l OCCE en matière éducative, pédagogique, juridique et comptable. 5. FONCTIONNEMENT CONSEIL DE COOPÉRATIVE La participation aux activités est ouverte à tous les coopérateurs. La mission pédagogique de la coopérative scolaire est de développer la participation réelle des élèves, en fonction de leur niveau de maturité, à toutes les instances de gestion et de concertation. Le conseil de coopérative est constitué de l ensemble des coopérateurs ou de leurs délégués. Il peut élire, pour un an ou moins, un bureau parmi ses membres. Ce bureau (président, secrétaire, trésorier) n a pas de responsabilité juridique, sa constitution et son fonctionnement sont liés à l apprentissage de la vie associative démocratique. Le conseil de coopérative désigne chaque année un ou plusieurs délégués qui le représenteront et participeront aux travaux de l assemblée générale départementale OCCE conformément aux statuts de celle-ci. 6. PROJET COOPÉRATIF Le conseil de coopérative se réunit (ou réunit les délégués) pour la mise en œuvre et la gestion des projets coopératifs. Les projets coopératifs s inscrivent en cohérence avec le projet d école ou d établissement. Ils doivent permettre la participation effective de tous les élèves à chaque étape de leur réalisation. La gestion financière n est qu un élément du projet coopératif. Elle fait partie de l apprentissage de la vie associative et économique et de la formation de citoyens responsables. 7. MANDATAIRE La coopérative est représentée par une personne dénommée «le mandataire», membre de l équipe enseignante. Le mandataire est désigné par le conseil d administration départemental sur proposition du conseil de coopérative pour exécuter un certain nombre d actes officiels. Le mandataire n est pas nécessairement le directeur ou la directrice de l école. Il s engage à : - veiller au respect des statuts, du règlement intérieur, - veiller à l exécution des délibérations de l assemblée générale départementale et de son conseil d administration, - représenter localement le conseil d administration départemental, - rendre compte de son mandat à l association départementale. Il est le garant d une démarche coopérative. Il informe les coopérateurs des activités organisées par les instances de l OCCE. Il favorise la participation de tous à ces activités. Il reçoit pouvoir de l association départementale OCCE sur le compte bancaire ouvert par celle-ci au nom de la coopérative scolaire. Il est responsable de la bonne gestion de la coopérative scolaire. Il accompagne la mise en œuvre des décisions prises au sein du conseil de coopérative. 8. DOCUMENTS OBLIGATOIRES Ce sont : - un registre des délibérations du conseil de coopérative qui facilite l établissement du compte rendu d activités annuel, - une comptabilité qui permet de renseigner le compte rendu financier annuel de la coopérative scolaire. Les supports comptables fournis par l OCCE seront privilégiés, - un registre d inventaire des biens de la coopérative. En fin d exercice, les comptes rendus financier et d activités statutaires sont établis, signés par le mandataire et les membres de la commission de contrôle. Ils sont obligatoirement transmis à l association départementale OCCE dans les délais impartis. Le conseil d école ou d établissement est informé du fonctionnement de la coopérative scolaire, de ses activités, de ses projets et de leurs financements. Les documents obligatoires doivent être archivés pendant dix ans dans les locaux scolaires. Ils doivent pouvoir être consultés par les représentants de l OCCE et de l Éducation nationale. 9. RESSOURCES ET DÉPENSES Seules sont autorisées les ressources et dépenses nécessaires pour la mise en œuvre des projets coopératifs. Les ressources de la coopérative peuvent provenir : - des produits de ses activités, - des subventions, des dons, - de la participation volontaire des familles. Les dépenses de la coopérative comprennent : - les charges liées à la réalisation des projets coopératifs, - la participation volontaire aux œuvres d entraide et de solidarité, - la cotisation statutaire adoptée à l assemblée générale départementale OCCE, - pour le premier degré, la contribution aux frais du contrat d assurance souscrit par l Association Départementale couvrant la coopérative, ses membres, ses activités et ses biens. 10. CONTRÔLE DES COMPTES COMMISSION DE CONTRÔLE Les comptes sont obligatoirement examinés en fin d exercice par une commission de contrôle. Cette commission est composée de deux à quatre adultes non mandataires, dont au moins un parent d élève. Son fonctionnement est indiqué sur le document de la fédération OCCE «COMPTE RENDU D ACTIVITES ET COMPTE RENDU FINANCIER STATUTAIRES» 11. DISSOLUTION La coopérative scolaire OCCE peut être dissoute : - par la volonté de ses membres de ne pas renouveler leur affiliation à l OCCE, - par le retrait de l agrément du conseil d administration départemental. Dans les deux cas : - la coopérative scolaire restitue l ensemble des documents obligatoires, les fonds et les biens acquis, lesquels seront cédés ou réaffectés, selon la décision prise par le conseil d administration de l association départementale. - l association départementale OCCE clôture le compte bancaire qu elle a mis à disposition de la coopérative scolaire. 12. MODIFICATION DU RÈGLEMENT Seule l assemblée générale de la fédération nationale peut modifier ce règlement.

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29 COMPTABILITE DE LA COOPERATIVE règles et nomenclature Les recettes et dépenses de la coopérative doivent être inscrites en comptabilité. Il est nécessaire de le tenir à jour d une manière rigoureuse. Vous trouverez ici des éléments vous permettant de mieux classer vos recettes et dépenses dans les comptes correspondants. avoir : un classeur ou dossier par année d exercice comptable. L exercice comptable est l année scolaire en cours. Les écritures sont enregistrées (écrites) par date et les pièces correspondantes numérotées dans l ordre chronologique (la numérotation ne démarre pas à 1 sur le logiciel ou en ligne). Les pièces justificatives sont les factures et/ou les récépicés de recettes ou listes d élèves ou détail des ventes... Les recettes, comme les dépenses doivent être justifiées. Les pièces justificatives sont rangées et numérotées comme sur le cahier ou avec le n de pièce du logiciel Compta Coop. Attention, les factures doivent être intitulées au nom de «OCCE Coopérative Scolaire de l école de...» L exercice comptable regroupe ces documents : -grand livre des comptes ou cahier de comptabilité -pièces justificatives -relevés bancaires -cahier des biens durables (inventaire des biens) -cahier des décisions de coop. -le CRA-CRF de l année en cours (en fin d exercice)

30 PLAN COMPTABLE Comptes de DEPENSES (ou CHARGES) COMPTES 6 Compte Achat pour revente Il s agit du coût d achat des objets acquis pour être revendus en l état. La recette réalisée est inscrite en compte 707. Compte Assurances versées ex compte 6282 Montant versé pour les assurances de la coopérative. Attention, ce montant est versé en même temps que l adhésion. Il est important de dissocier ce qui est la part de l assurance et ce qui est la part de l adhésion. Comptes Activités éducatives ex compte 618 C est l ensemble des charges éducatives coopératives. Les éléments correspondent à ceux inscrits en 708. Compte Compte Compte Compte Cotisations versées Il s agit des cotisations statutaires versées à l OCCE de Haute-Marne et uniquement celles-ci, y compris l assurance des activités et biens de la coopérative. Autres dépenses courantes Ce sont les charges engagées par la coopérative dans sa vie quotidienne, à l exclusion des activités éducatives (frais de tenue de compte des CCP, frais d entretien, abonnement à la revue Animation & Education, organisation de fêtes d écoles, tombola ). Dépenses imprévues Les charges liées à un événement imprévu sont à inscrire dans ce compte. Si la dépense se renouvelle (même annuellement), elle sera à inscrire en compte 65. Exemple: cadeau offert par la coopérative à l occasion d un départ, remboursement d un prêt OCCE... Budget de gros équipement C est l équipement durable de la coopérative scolaire, d une valeur unitaire supérieure à 760 (appareil photo numérique, camescope ). L objet acheté doit être inscrit au cahier d inventaire de la coopérative scolaire. Lorsqu il est détruit ou vendu, il faut indiquer la date de sortie de l inventaire.