Liaison avec la téléphonie

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1 Liaison avec la téléphonie Produit : Vertec Version produit : 5.6 Document Version doc : Cliquez ici. Base de connaissance Publication : Création : FAQ Astuces Modification : Client Distribution : Interne Mots-clés : La version 5.4 ou ultérieure offre la possibilité de relier Vertec à un système de téléphonie. La liaison ou CTI (Computer Telephony Integration) permet aussi bien la numérotation automatique depuis Vertec que le traitement des appels entrants. Prérequis Skype Si vous désirez utiliser Vertec avec Skype, il doit être installé sur la machine sur laquelle Vertec est démarré. Tapi Si vous désirez travailler avec l interface TAPI, contrôlez si elle est configurée, respectivement installée au niveau de Windows. Dans le panneau de configuration de Windows, sélectionnez «Téléphone & Modem», puis sélectionnez l onglet «Paramètres avancés». Une liste des fournisseurs de téléphonie (en anglais : TAPI Service Provider ou TSP) est affichée. Certains TSP doivent être configurés, ce qui est également possible dans cette liste. Installation de la liaison Dans Vertec, l installation de la liaison avec le système de téléphonie se fait au travers d une des deux extensions suivantes : Interface Skype Interface TAPI Les deux extensions peuvent être utilisées en parallèle. L installation s effectue de la même manière que les autres extensions en sélectionnant l interface correspondante dans la liste de gauche. Cliquez ensuite sur le bouton «>>» pour l installer. L exemple ci-dessous décrit l installation de l interface Skype. L installation de l interface TAPI fonctionne de la même manière. Liaison avec la téléphonie Page 1 sur 6 hostagest sàrl Grand Rue 14 CH 1083 Mézières Tél : Fax : info@hostagest.ch Homepage :

2 Si les appels entrants doivent être gérés, les extensions de la téléphonie doivent être chargées lors du démarrage de Vertec. Les extensions peuvent être configurées en AutoLoad. L extension de la téléphonie s enregistre à l installation en tant qu extension AutoLoad. L astérisque en face du nom de l extension indique qu elle se charge automatiquement : Autorisation de la liaison Vertec dans Skype Pour cette interface, il faut confirmer la liaison avec Vertec dans Skype lors du premier chargement de l extension avec une nouvelle version de Vertec (si le vertec.exe est remplacé avec un nouveau fichier). Vous obtenez alors une autorisation d application. Cliquez sur «Autoriser l accès» pour autoriser la liaison. Liaison avec la téléphonie Page 2 sur 6

3 Cette procédure doit être faite chaque fois que vous installez une nouvelle version du fichier vertec.exe. Si l autorisation d application ne s affiche pas, dans Skype, sélectionnez le menu «Outils Options». A gauche, sélectionnez «Avancées». Tout en bas de la fenêtre, cliquez sur «Gérer l accès des autres programmes à Skype». Paramètres du système pour la téléphonie Dans les paramètres du système, une section «Téléphonie» a été rajoutée. Le document correspondant décrit les paramètres du menu «Options Paramètres du système Téléphonie». Standardisation des numéros de téléphone Pour que les appels entrants soient reconnus, KommMittel a hérité d une nouvelle rubrique qui s appelle NormalizedZiel. Là-dedans, le numéro de téléphone est au format standard (normalisé). Les numéros de téléphone qui existent déjà doivent être standardisés une fois que la liaison avec la téléphonie est installée. La standardisation des numéros de téléphones n a aucune influence sur les numéros de téléphone que vous avez saisis dans Vertec. Les numéros de téléphone qui existent ne sont pas modifiés. La standardisation écrit les numéros de téléphone dans une rubrique séparée nommée NormalizedZiel. Cela se passe comme suit : Ouvrez une adresse dans Vertec et cliquez dans la table des moyens de communication avec le bouton droit de la souris sur une des lignes qui contient un numéro de téléphone, de fax ou de portable. Sélectionnez la fonction «Normaliser les numéros» : La fenêtre suivante s ouvre : Liaison avec la téléphonie Page 3 sur 6

4 Cliquez sur le bouton «Normaliser les numéros de téléphone». Dans la même fenêtre, le nombre de numéros de téléphone qui ont été normalisé ainsi que ceux dont la standardisation a échoué sont affichés : Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un des numéros de téléphone, la fonction «Entrant» vous indique si le numéro de téléphone a été normalisé en l affichant. Le numéro n a pas été normalisé Le numéro a été normalisé Liaison avec la téléphonie Page 4 sur 6

5 Lors de modifications ou de nouvelles saisies de numéros de téléphone après l installation d une interface de téléphonie, la normalisation est automatiquement effectuée. Que faire si la normalisation a échoué? Si un numéro peut pas être correctement interprété (code du pays, code régional, détail), la normalisation reste vide. Des erreurs lors de la normalisation apparaissent lorsque le format du numéro n est pas reconnu, comme par exemple lorsque le code régional ne comporte pas 3 positions ou lorsque le détail n a pas 4 positions. Lors d erreurs, un avertissement est inscrit dans le fichier log standard. Les adresses dont le numéro pose problème sont clairement détaillées. Si certains formats ne sont pas supportés, prenez contact avec Vertec AG pour que nous puissions programmer votre format. Le journal de la téléphonie Si vous avez installé une interface pour la téléphonie, un journal s affiche sur votre écran. Il reprend tous les appels sortants et entrants de la ligne qui est liée à Vertec. Le journal est affiché sitôt que le premier appel (entrant ou sortant) est intercepté et reste affiché jusqu à ce que Vertec soit fermé. Il est effacé chaque fois que Vertec est lancé, donc il n est valable que pour la session en cours de Vertec. La position et la taille du journal sont enregistrées par utilisateur. A chaque ouverture de Vertec, il est positionné dans un des coins de l écran (le plus proche de la position précédente). Exemple d un journal de téléphonie, Il affiche les données suivantes : Type de l appel (entrant, sortant) sous forme d icônes : Appels entrants Appels sortants Appel pendant la sonnerie Appel en cours Le numéro de téléphone Si Vertec trouve un élément avec le même numéro, l élément correspondant est inscrit en bleu. Si vous passez le curseur de la souris sur ce lien en bleu qui contient l adresse Vertec, l adresse complète est affichée dans une bulle. Les actions suivantes peuvent être effectuées : Liaison avec la téléphonie Page 5 sur 6

6 1. Ouvrir l adresse. Permet d ouvrir l adresse correspondante en détail dans une fenêtre. 2. Appeler le numéro. Cette fonction permet de rappeler le correspondant. 3. Saisir une activité. L adresse est présélectionnée. Avec la flèche à-côté du bouton,, vous pouvez sélectionnez directement un projet. 4. Saisir une prestation. Une prestation avec la durée de l appel est créée. Le type de prestation correspond à celui défini dans «Type de prestation pour appel téléphonique» de l onglet «Téléphonie» des paramètres du système. La flèche à-côté du bouton vous permet de sélectionner un projet. Appels automatiques (sortants) La numérotation automatique depuis le PC est possible pour les moyens de communication de type téléphone, portable ou fax en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le numéro correspondant. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur une adresse, vous pouvez sélectionner le numéro de téléphone (par défaut) ou le numéro de portable : A chaque appel sortant, une inscription est faite dans le journal. Liaison avec la téléphonie Page 6 sur 6