Protection Juridique des Majeurs PJM PROJET DE SERVICE

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1 Protection Juridique des Majeurs PJM PROJET DE SERVICE approuvé lors de l Assemblée générale du 26 juin 2014

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3 SOMMAIRE INTRODUCTION Page 4 1. L IDENTITE ET LES MISSIONS DU SERVICE Page 5 A. La mise en œuvre d un projet associatif : des valeurs, un cadre d action B. Un service et des missions C. Des besoins en évolution 2. L OFFRE DE SERVICE Page 22 A. S appuyer sur les principes généraux de la protection juridique B. Organiser le dispositif de protection juridique C. Proposer un environnement accessible et des conditions de travail adaptées 3. LA DYNAMIQUE DE L ORGANISATION Page 28 A. Soutenir la place de chacun dans un ensemble B. Valoriser les responsabilités et les compétences C. Construire le travail interdisciplinaire D. S appuyer sur l amélioration continue de la qualité E. S appuyer sur la politique de communication, 4. LES ORIENTATIONS DU PROJET Page 33 A. Améliorer l accueil des usagers et la participation B. Améliorer la gestion de patrimoine et l accompagnement budgétaire C. Améliorer les pratiques en matières d accompagnement social D. Développer le partenariat E. Poursuivre la démarche qualité et gestion des risques F. Améliorer la communication interne G. Optimiser les moyens LISTE DES ANNEXES Page 39 Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 3/39

4 INTRODUCTION Le projet d établissement est, pour l UDAF 44, un document de référence. Au-delà de l aspect légal et formel du document, conforme aux obligations des politiques publiques, il est d abord un outil pour ses acteurs internes, les salariés et les usagers de notre service PJM. Il définit les repères de l action, du service rendu et de l organisation collective. Il est également un outil dynamique qui a pour objectif de donner du sens aux évolutions, celles qui ont été vécues dans la longue histoire de l association, et celles qui seront mises en œuvre dans l avenir. Confiance et partenariat sont nos postulats de départ et c est dans cet esprit qu a été mise en œuvre la démarche qualité depuis Sur la base du bilan du précédent et premier projet de service ( ) d une part, et de celui de l autoévaluation menée au 1 er semestre 2013 d autre part, tous les salariés des différentes antennes et services ont participé aux travaux d élaboration de ce 2 ème projet de service. Cette réflexion globale aboutit aujourd hui à la formulation du cadre de ce 2 ème projet qui va nous guider pour les 5 prochaines années. Dans le droit fil de l esprit de la loi du 02/01/2002, notre démarche est motivée par le respect des droits de l usager, de ses propres références, dans une volonté d élargir son champ de conscience rejoignant ainsi nos finalités et objectifs associatifs. Que tous soient remerciés ici pour le travail réalisé et la démarche de progrès qui nous guidera encore dans l avenir. Jean-Yves LE MAGUERESSE Président de l UDAF 44 Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 4/39

5 1. L IDENTITE ET LES MISSIONS DU SERVICE A. La mise en œuvre d un projet associatif : des valeurs, un cadre d action Histoire associative, une mission politique L ordonnance du 3 mars 1945 a conduit à la création de l Union Nationale des Associations Familiales (UNAF) et des Unions Départementales des Associations Familiales (UDAF) ; leurs statuts ont été insérés dans le Code de l Action Sociale et des Familles. La loi du 11 juillet 1975 a élargi le champ d action et les assises des UDAF qui sont désormais ouvertes à toutes les situations de responsabilités familiales. La loi du 5 janvier 1988 a confirmé que les UDAF étaient des associations de consommateurs. L UDAF de Loire-Atlantique, créée le 8 novembre 1945, est constituée de 109 associations familiales auxquelles adhèrent familles. Ses missions, éditées à l article 3 du code de la Famille, lui confèrent une habilitation à : - Donner son avis aux Pouvoirs Publics sur toutes les questions d ordre familiale et leur proposer les mesures conformes aux intérêts matériels et moraux des familles ; - Représenter officiellement auprès des Pouvoirs Publics l ensemble des familles et notamment désigner ou proposer les mandataires familiaux aux divers conseils et assemblées des organisations publiques ; - Gérer tout service d intérêt familial dont les Pouvoirs Publics estiment devoir lui confier la charge ; - Exercer, devant toutes les juridictions, l action civile relativement aux faits de nature à nuire aux intérêts matériels et moraux des familles. L Association gère ainsi les services suivants : - Action familiale : service qui assure la mission première de fédération des associations familiales, et de représentation des familles auprès des pouvoirs publics. - Soutien aux tuteurs familiaux, service qui intervient depuis 2007 pour informer et aider les personnes qui se voient confier par le juge une tutelle ou une curatelle vis-à-vis d un proche. Ce service est actuellement rattaché au service Action Familiale. - ASF (Accompagnement Social et Familial) qui gère des mesures d accompagnement budgétaire et/ou de protection de l enfance : ALI (Accompagnement au Logement Individualisé), MAESF (Mesures d Accompagnement en Économie Sociale et Familiale), MJAGBF (Mesures Judiciaires d Aide à la Gestion du Budget Familial), MASP (Mesures d Accompagnement Social Personnalisé), ainsi que du conseil budgétaire, microcrédit et l Espace Rencontre. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 5/39

6 - Protection juridique des majeurs, qui fait l objet de ce projet de service. Valeurs fondamentales Le projet associatif a été adopté par le Conseil d Administration le 15 avril 2014 et sera soumis au vote de l Assemblée générale le 26 juin Il définit les valeurs et les missions de l institution : Les valeurs : «Il n y a pas de développement harmonieux de la société sans un développement harmonieux des familles». Les bénévoles et les adminsitrateurs partagent la conviction que la famille est la cellule de base de la société, génératrice du lien social. Ils veulent améliorer les conditions et la qualité de vie des familles pour assurer une certaines cohésion sociale au sein de notre société. Universalité : L udaf44 représente toutes les familles, quels que soient leur composition, leur origine et leurs lieux de vie. Neutralité : L institution familiale rassemble une pluralité de mouvements familiaux d origine et de philosophie différentes. Respect et responsabilité : Conscients de leurs responsabilités, les bénévoles issus des mouvements familiaux et les salariés de l Udaf 44 veillent au respect des droits fondamentaux de la personne (intimité, information, intégrité physique), à l accès aux droits de chaque famille (logement, soins, pouvoir d achat, éducation, culture) et à l implication de tous dans la construction d un projet social. Solidarité : L Udaf 44 est solidaire de toutes les familles et en particulier des plus vuknérables. Elle entend lutter contre l appauvrissement et les risques d exclusion, et pour cela, «AIDER PLUS QU ASSISTER». Les missions : Mission 1 : Donner son avis aux pouvoirs publics sur les questions d ordre familial et proposer des mesures conformes aux intérêts matériels et moraux des familles. Mission 2 : Représenter officiellement auprès des pouvoirs publics l ensemble des familles du département. L Udaf44 désigne ou porpose des bénévoles qui portent la parole des familles au sein d organismes institués par l Etat ou au sein d instanceslocales ou départementales. Mission 3 : Exercer devant toutes les juridictions l action civile relative aux faits de nature à nuire aux intérêts matériels et moraux des familles. Mission 4 :Gérer tout service d intérêt familial dont les pouvoirs publics estiment devoir lui confier la charge. L Udaf 44 exerce des mesures d accompagnement budgétaire et de protection juridique. Elle fait en sorte de développer des services qui répondent au mieux aux préoccupations quotidiennes des familles. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 6/39

7 L Association fonctionne avec : - Un Conseil d Administration : organe de décision constitué de membres élus et de membres désignés, - Un bureau, organe de proposition, - Des commissions d étude et d actions qui sont chargées de mener des réflexions sur les sujets d actualité et de politique familiale, - Des commissions fonctionnelles qui ont pour but de s assurer de la bonne marche de l UDAF44. Le service PJM est rattaché à la Commission Santé / Environnement (composée d administrateurs) qui suit son activité et fait ainsi le lien avec le Conseil d Administration. L engagement de l UDAF est d offrir aux adultes accompagnés la meilleure prestation possible, en respectant le cadre contraint (judiciaire). Il s agit de respecter les impératifs formels et éthiques suivants : - Respecter les droits fondamentaux des personnes : accompagner sans juger la façon de vivre, les conceptions philosophiques, les choix de vie, respecter l intimité et la confidentialité - Se placer dans une position de service : s adapter, écouter, être disponible, accepter les spécificités, s engager dans la relation, développer ses compétences - Respecter des valeurs éthiques : croire dans les capacités, dans le changement possible des personnes, être soucieux de leur parole, construire un cadre de confiance, malgré parfois les comportements des personnes, ne pas juger définitivement les personnes en faisant la différence entre leurs actes, voire leurs troubles de personnalité, et les personnes elles-mêmes. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 7/39

8 B. Un service et des missions Création du service de protection juridique des majeurs Les lois du 18 octobre 1966 et du 03 janvier 1968 ont créé le socle juridique de la protection des majeurs en définissant les mesures : - Tutelle aux Prestations Sociales Adultes (TPSA) - Sauvegardes de justice avec mandat spécial, curatelles et tutelles, Le service PJM de l UDAF44 a été agréé par arrêté préfectoral du 27 novembre 1969 pour les TPSA et habilité pour l exercice des tutelles et curatelles d Etat par le Parquet le 01 octobre Ces mesures sont ordonnées par les Juges des Tutelles qui décident également de leur attribution. Depuis la création du service, de très nombreuses évolutions sont apparues, dont la plus significative est sans conteste la loi du 5 mars 2007 qui réforme la protection juridique des majeurs et qui est entrée en application le 01 janvier Cette réforme fait entrer le secteur de la protection juridique des majeurs dans le champ de l action sociale et médicosociale en le soumettant à la loi du 2 janvier 2002, renforçant le droit et l information des usagers. Le service a obtenu son agrément par la Préfecture le 21 juillet La TPSA, qui a été remplacée par la MASP et la MAJ, mesures d accompagnement Depuis le 01 janvier 2009, la TPSA n est plus prononcée. La loi de 2007 a créé deux nouvelles mesures qui sont destinées aux personnes qui perçoivent des prestations sociales et dont la santé ou la sécurité est menacée par les difficultés de gestion : - La Mesure d Accompagnement Social Personnalisé (MASP), basée sur la libre adhésion du bénéficiaire, déclenchée par le Conseil Général, - La Mesure d Accompagnement Judiciaire (MAJ), qui ne peut être mise en place que par le Parquet lorsque la MASP est insuffisante. La MAJ est incompatible avec une mesure de protection (ce qui n était pas le cas de la TPSA). Ces deux mesures ont des durées limitées dans le temps (4 ans renouvellements compris), alors que la TPSA pouvait être renouvelée plusieurs fois sans limite de durée. Les deux premières MAJ ont été confiées à l UDAF44 par le Tribunal de Nantes le 9/06/2009. L UDAF 44 a anticipé l application de la réforme et les mesures de TPSA doublées d une mesure de protection n ont pas été renouvelées. Les mesures de TPSA «pures» pour lesquelles l action éducative était sans résultat après plusieurs années ont été transformées en curatelle renforcée ou ont fait l objet d une fin de mesure. Le nombre de TPSA a ainsi diminué jusqu à devenir nul en L UDAF44 fait maintenant le constat que la mise en place des nouvelles mesures MAJ et MASP n a pas compensé la perte des TPSA : la MAJ n est quasiment pas ordonnée par les Tribunaux, les critères de mise en place ne sont pas souvent réunis. Cette tendance n était pas prévue initialement : il était prévu que les mandataires soient tous formés au Certificat National de Compétence MAJ et cela est différé depuis 2010 en attendant la montée en puissance des mesures. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 8/39

9 Chiffres au 31 décembre de chaque année L UDAF a fait le choix de confier la MASP au service Accompagnement Social et Familial. La mesure administrative du dispositif de protection des majeurs est ainsi bien identifiée et séparée des mesures judiciaires. 55 MASP sont exercées par l UDAF44 au 31/12/2013. Les mesures de protection et leur évolution Les sauvegardes de justice avec mandat spécial, les curatelles et tutelles créées par la loi du 03 janvier 1968 ont été conservées par la réforme de la protection juridique des majeurs de La loi a apporté un grand nombre d ajustements aux modalités de mise en place de ces mesures, notamment en lien avec les principes de subsidiarité, proportionnalité et de nécessité : - Le renforcement du rôle du Procureur de la République avec l arrêt de la saisine d office du juge des tutelles, - la nécessité d un certificat de médecin expert mentionnant l altération des facultés de la personne pour toute nouvelle mesure y compris la sauvegarde de justice avec mandat spécial, - l incompatibilité entre les mesures de protection et les mesures d accompagnement. L exercice des mesures de protection a subi également de nombreuses évolutions, notamment en lien avec le droit des usagers : - la limitation en durée des mesures, - le renforcement du contrôle en matière de gestion des comptes (art 427 cc) - le devoir d information de la personne protégée (art cc) et la remise de documents d information (art L471 CASF) - le renforcement de la protection du logement (art 426 cc) - le nouveau barème de la participation des personnes protégées au financement de leur mesure - la possibilité d une mesure limitée à la protection des biens ou à la protection de la personne, et d une pluralité de curateurs ou tuteurs Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 9/39

10 Evolution des mesures Les mesures de protection juridique des majeurs exercées par l UDAF 44 sont relativement stables en milieu ouvert (personnes à domicile). A l inverse, les mesures de protection juridique pour les personnes hébergées en institution médico-sociales (milieu fermé) n'ont cessé d'augmenter : Chiffres au 31 décembre Chiffres au 31 décembre Les mandats spéciaux, exercés dans le cadre d une sauvegarde de justice, étaient, avant la réforme, des mesures provisoires, prises en cas d urgence pour couvrir le délai d instruction de la mesure définitive. Ils étaient amenés à évoluer avec le principe de subsidiarité et la priorité familiale : une sauvegarde de justice avec mandat spécial peut désormais être ordonnée pour une durée limitée, en tant que mesure à part entière, de façon à passer un acte de disposition. A l échéance, les règles du régime matrimonial s exercent à nouveau ou la mesure est reprise par la famille. Le mandat spécial peut également permettre de dresser une évaluation sociale et patrimoniale d une personne de façon à éclairer le juge sur la décision à prononcer. Cette évolution ne s est pas confirmée, et le service n a pas constaté d évolution significative des mandats spéciaux ordonnés depuis 2009 (26 à fin 2009, 10 à fin 2010, 17 à fin 2011, 9 à fin 2012 et 26 à fin 2013). Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 10/39

11 A noter également deux mesures de subrogés tuteur qui ont été confiées à l UDAF44 par les Tribunaux en 2013 pour la première fois. Toutes mesures confondues (TPSA/MAJ, mandats spéciaux, subrogés tuteurs, curatelles et tutelles) l activité en nombre de mesures est en augmentation de 15% entre 2004 et 2013, et de 5,7% entre le 31/12/2008 et le 31/12/2013. Chiffres au 31 décembre L année 2013 est une année exceptionnelle qui présente une forte augmentation de l activité. Entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2013, l évolution du nombre de mesures (mesures à domicile et en établissement) est de 6,4 %, passant de à mesures. Cette hausse s'explique notamment par la révision des mesures qui n'a pas eu les effets attendus, à savoir une éventuelle diminution du nombre de mesures pour les associations. Cette augmentation imprévisible a entraîné une charge de travail supplémentaire pour tous les services. Enfin, le service PJM de l UDAF44 exerce également au 31/12/ mesures hors DGF, c est-à-dire dont le financement n est pas prévu par la Dotation Globale de Financement. Il s agit de mesures ad hoc, de présomptions d absence, d enquêtes sociales et de tutelles aux biens mineurs. Ces mesures sont toutes confiées à une mandataire du service ouverture de mesures. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 11/39

12 Un service en évolution Le service PJM est en évolution, et ce par de nombreux aspects : La baisse du nombre de TPSA et leur remplacement progressif par les mesures de curatelles a demandé aux travailleurs sociaux de s adapter à l évolution de leur métier : rôle de plus en plus administratif et de moins en moins éducatif avec des contraintes juridiques plus importantes. Les délégués à la tutelle sont devenus des mandataires judiciaires à la protection des majeurs en obtenant leur Certificat National de Compétence et en prêtant serment devant le Tribunal d Instance. La réforme a également entraîné un travail de révision des mesures prescrites avant 2009 particulièrement important, qui a nécessité de produire au Juge un certificat médical de médecin inscrit ainsi qu un rapport puis de se rendre à la convocation du Juge. Le nombre de courriers des Tribunaux a considérablement augmenté du fait des révisions de mesure ainsi que des nouvelles autorisations du Juge devenues nécessaires (lors des ouvertures et clôtures de compte en curatelle notamment). La mise en place de nombreuses procédures internes a accompagné celle de la réforme des tutelles : calcul de la participation des personnes protégées au financement de leur mesure, adaptation des contenus des documents d information des usagers, adaptation de la procédure d inventaire, D autre part, plusieurs réorganisations du service sont intervenues ces dernières années (la plupart étaient inscrites dans le précédent projet de service) : - centralisation du service comptabilité tutelles : cette mutualisation a permis de mettre en place des outils de saisie de factures (par numérisation et vidéo reconnaissance de caractères), de numériser les relevés de compte, de mutualiser les moyens, de développer des «spécialités» comptables, de sécuriser les opérations comptables, d améliorer le partenariat avec les banques, Cette centralisation est définitive depuis mars 2010 et a demandé aux équipes une adaptation importante, nécessitant l appropriation de nouvelles procédures et une nouvelle organisation du travail. Cette mutualisation s est accompagnée de la création du service courrier au siège qui est désormais la seule adresse postale de l Institution et qui reçoit et répartit l ensemble du courrier des différents sites. - centralisation du service juridique : suite au recrutement de la responsable du service juridique en septembre 2009, le service juridique est désormais installé au siège social depuis janvier Le service juridique traite, sur demande des mandataires des antennes, les opérations les plus lourdes en termes juridiques (essentiellement les successions au bénéfice des personnes protégées et les ventes de biens immobiliers). Cette centralisation a permis d assurer la permanence du service, une mutualisation des moyens entre antennes et d être mieux identifié par les partenaires (notamment les notaires).. Les attachés juridiques effectuent aussi des permanences dans les antennes et exercent un rôle de conseil auprès des mandataires. - création du service ouverture de mesures : suite à la réforme et à ses nouvelles exigences en matière de mise en place des mesures (délais d envoi de l inventaire et d élaboration du Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 12/39

13 récépissé de remise des documents d information) ainsi qu à la «technicité» accrue des procédures d ouvertures en lien avec les établissements bancaires, les nouvelles mesures sont depuis février 2011 prises en charge pendant les 3 premiers mois qui suivent la réception du jugement par un service de mandataires et de secrétaires spécialisés. Cette organisation permet de mieux maîtriser les délais et les procédures d ouverture, de dresser un inventaire exhaustif des biens des personnes protégées et de garantir l ouverture des droits sociaux. La passation du dossier intervient ensuite lors d un entretien entre le mandataire du service ouvertures, le mandataire de l antenne et la personne protégée. Cette organisation s est mise en place progressivement et a demandé des adaptations successives, comme le contrôle par le responsable d antenne 3 mois après la passation. Néanmoins le service doit faire face à l irrégularité du nombre des nouvelles mesures : les périodes de fortes hausses ou baisses d activité au service ouvertures nécessitent d adapter les effectifs régulièrement. Les antennes PJM sont actuellement les suivantes (31/12/2013) : - Antenne Nantes-Nord : 11 avenue Jacques Cartier, Saint-Herblain (quartier Atlantis) - Antenne Nantes-Sud : 12 rue Alain Colas, Nantes (quartier Ile Beaulieu) - Antenne Saint-Nazaire : 28, avenue de la République, Saint-Nazaire (centre ville) - Antenne Châteaubriant : 1, rue de la Vannerie, Châteaubriant (centre ville) - Antenne R.I.M.S. (Résidents en Établissements Médico-Sociaux) : 242, boulevard Schuman, Nantes (quartier Pont du Cens). Le siège social, situé rue Paul Bert à Nantes (quartier Durantière), regroupe quant à lui les services centraux : Direction, communication, gestion, ressources humaines, juridique et ouvertures de mesures. Perspectives La réforme pouvait laisser pressentir une évolution défavorable en termes de niveau d activité comme le renforcement de la priorité familiale dans l exercice des mesures, l arrivée de nouveaux acteurs (mandataires judiciaires des établissements publics de santé), la création des mesures d accompagnement social (MASP) et du mandat de protection future, la révision des mesures tous les cinq ans. En définitive, les évolutions sont beaucoup moins fortes que certains ne le redoutaient : la priorité familiale était déjà appliquée le plus souvent possible par les Juges, les créations de poste de préposés d établissement, la création des MASP, des MAJ et du mandat de protection future n ont pas abouti à une baisse d activité significative. Quant aux révisions des anciennes mesures prévues avant le 31/12/2013, elles n ont pas donné lieu à des mainlevées ou des dessaisissements en nombre élevé, mais plutôt à des ajustements au cas par cas. Les perspectives d évolution semblent désormais liées aux capacités de l Institution à s adapter aux fluctuations de l activité et aux capacités du financement public. Les financeurs en effet laissent entrevoir des contraintes budgétaires pour le département au regard de la convergence tarifaire. Depuis 2009, le financement des services de Protection Juridique des Majeurs est Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 13/39

14 réalisé sous forme de Dotation Globale de Financement en fonction d indicateurs (nature de la mesure, mesure à domicile ou mesure en établissement, période d exercice de la mesure). La méthode d évaluation de l activité repose sur une cotation en points des mesures qui permet d obtenir une analyse des coûts pour chaque structure. La convergence tarifaire vise à réduire les disparités dans l allocation des ressources entre les services d un même département, voire d une même région en comparaison avec le niveau national. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 14/39

15 C. Des besoins en évolution Le service a effectué des statistiques sur l ensemble de la population sous mesure de protection et/ou d accompagnement suivie par l UDAF44 au 31 décembre 2013 (2137 mesures). Diagrammes d évolution présentés : - répartition des personnes protégées par tranche d âge (figure 1) - modes de résidence des personnes protégées (figure 2) - situation professionnelle des personnes protégées (figure 3) - situation de famille des personnes protégées (figure 4) - répartition géographique des personnes protégées (figures 5 et 5 bis) - ressources principales des personnes protégées (figure 6) - patrimoine financier des personnes protégées (figure 7) Chiffres au 31 décembre % 25% 20% 15% 10% 5% 0% Répartition des personnes protégées par tranche d'âge (en %) 26% 29% 27% 25% 21% 19% 20% 17% 16% 14% 13% 11% 9% 9% 8% 7% 7% 7% 5% 5% 2% 2% 2% 0% et + toutes antennes RIMS autres antennes Figure 1 Globalement, les personnes protégées représentent toutes les classes d âge de la population : - 70% des personnes suivies par l antenne RIMS ont plus de 60 ans (la plupart sont en maison de retraite ou en service de soins longue durée) (64% en 2009), 27% ont plus de 80 ans (24% en 2009). - 75% des personnes suivies par les autres antennes ont moins de 60 ans (77% en 2009) et 20% moins de 40 ans (24% en 2009). Par rapport au précédent projet de service (avril 2009), on constate donc un vieillissement de la population des personnes protégées. Les personnes protégées sont des hommes à 57%, sans évolution depuis Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 15/39

16 Chiffres au 31 décembre 2013 Figure 2 Les personnes protégées sont majoritairement locataires de leur logement, ce taux est inchangé depuis 2009, le nombre de propriétaires/accédant est en baisse de 7,1% à 6,2%. Chiffres au 31 décembre 2013 Figure 3 En milieu ouvert, 25% des personnes protégées font partie de la population active (en emploi ou en recherche d emploi), ce qui représente 19% de la population globale. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 16/39

17 Chiffres au 31 décembre 2013 Figure 4 La majorité des personnes protégées par l UDAF44 sont célibataires (57%). Les personnes qui vivent en couple ne représentent que 12% des personnes protégées par l Udaf44 (15% en 2009). La grande majorité des personnes protégées sont des personnes qui vivent seules et qui sont aussi très isolées socialement. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 17/39

18 Répartition géographique des personnes protégées (par canton) : Figure 5 : 30/04/ /06/2013 evolut 30/04/ /06/2013 evolut en % Aigrefeuille sur Maine ,8% Nort sur Erdre ,2% Ancenis ,4% Nozay ,3% Blain ,5% Orvault ,0% Bouaye ,7% Paimboeuf ,7% Bourgneuf en Retz ,6% Pontchâteau ,4% Carquefou ,5% Pornic ,4% Châteaubriant ,7% *Rezé ,1% Clisson ,8% Riaillé ,0% Derval ,6% Rougé ,0% Guéméné Penfao ,0% Savenay ,4% Guérande ,5% St-Etienne de Montluc ,0% Herbignac ,5% St Gildas des bois ,0% La Baule ,3% *St Herblain ,0% La Chapelle/Erdre ,2% St Julien de Vouvantes ,4% Le Croisic ,1% St Mars la Jaille ,7% Le Pellerin ,6% *St Nazaire ,4% Legé ,5% St Nicolas de Redon ,1% Ligné ,3% St père en Retz ,4% Loroux Bottereau ,3% St Philbert de Grandlieu ,6% Machecoul ,7% St Sébastien ,0% Moisdon La Rivière ,6% Vallet ,3% Montoir de Bretagne ,5% Varades ,9% *Nantes ,4% Vertou et Vertou vignoble ,0% *Nantes ,7% Vertou vignoble ,4% *Nantes ,2% France / étranger** ,0% *Nantes ,8% *cantons regroupés ** personnes ayant quitté le département dont les mesures sont encore exercées par l Udaf44 en attente du transfert de la mesure Les évolutions des populations suivies dans chaque canton ont des causes multiples : - Cessation d activité d un mandataire privé, - Evolution de la population du canton, - Ouverture d un établissement médico-social Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 18/39

19 Si on regroupe les cantons par grand secteur, on observe l évolution suivante entre 2009 et 2013 : 30/04/ /06/2013 évolution centre ,7% centre est ,3% centre nord ,0% centre ouest ,0% centre sud ,5% est ,6% nord ,0% nord ouest ,2% ouest ,1% sud ,5% sud est ,8% sud ouest ,4% France/étranger ,0% Figure 5 bis Chiffres au 31 décembre 2013 Figure 6 Dans ce schéma, il n est pas tenu compte des personnes pour lesquelles le Service ne perçoit aucune ressource : curatelles simples, nouvelles mesures en attente de domiciliation, Il n est tenu compte que de la ressource principale par dossier. Le total ne fait pas 100% car les ressources principales telles que : prestations familiales, allocation logement, pensions alimentaires, rente de prévoyance, ne sont pas mentionnées (le taux de dossiers concernés est inférieur à 1% pour chacune). Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 19/39

20 Figure usagers (18%) ont des patrimoines financiers supérieurs à euros, ce qui est en augmentation par rapport à 2009 (326 soit 16%) - 92 usagers (4,5%) ont des patrimoines financiers supérieurs à euros, ce qui est en augmentation par rapport à 2009 (69 soit 3,4%) Même si la grande majorité des personnes protégées a des ressources et un patrimoine modestes, il s avère que le patrimoine financier géré par l UDAF44 pour le compte des usagers est très important si l on additionne l ensemble des comptes individuels : comptes de placements, assurances-vie, parts sociales, actions La somme des patrimoines financiers gérés pour le compte des usagers représente un montant total d environ 57,6 millions d euros (35 millions d euros en 2009). Ces capitaux se répartissent entre 7,5 M sur les comptes de fonctionnement, 27,3 M de fonds sur des comptes de placement (Livrets, PEL, CEL ) et 22,7 de fonds dans des biens mobiliers (assurances-vie, PEA, parts sociales, comptes-titres ) qui présentent moins de mouvements. Problématiques des personnes protégées : Même s il est difficile de produire des données chiffrées sur les difficultés auxquelles sont confrontées les personnes protégées, le service se rend compte que la réforme a accentué le suivi de personnes présentant des troubles psychiques et nécessitant un travail Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 20/39

21 d accompagnement relatif aux soins et au logement plus soutenu. De nombreuses personnes présentent plusieurs difficultés (pathologie psychiatrique, addiction, illettrisme, abus de faiblesse, expulsion en cours, ). Entre 2012 et 2013, le service ouvertures de mesures a noté une augmentatioon des situations d urgence qui sont passées de 40 à 60 % des situations prises en charge. Par ailleurs le service note une augmentation de personnes âgées vivant à domicile et en grandes difficultés, en attente de place en établissement, avec des problématiques parfois difficiles à rendre compatibles avec les règles de la vie en collectivité. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 21/39

22 2. L OFFRE DE SERVICE A. S appuyer sur les principes généraux de la Protection Juridique Nos engagements L objectif institutionnel du service PJM est d assister ou de représenter les personnes protégées dans les domaines pour lesquels le juge nous a mandatés, ce qui nécessite pour les mandataires la connaissance précise des obligations liées au mandat et de leur rôle. Les concepts de la protection reposent sur des modalités d action concertées et ajustées selon les principes génériques suivants : - Réactivité : L UDAF nomme un mandataire dès la réception de l ordonnance. - Partenariat : L intervenant social référent de la personne, quand son existence est connue, est systématiquement convié lors de l ouverture de la mesure. Par la suite, le service informe l intervenant social référent des actions menées si le majeur protégé en est d accord. - Responsabilisation : Le Service élabore avec la personne protégée un Document Individuel qui décrit les objectifs et les actions prévues. - Professionnalisme : L accompagnement est réalisé par un mandataire à la protection des majeurs, de formation Conseillère en Économie Sociale et Familiale, Assistant Social, Éducateur Spécialisé ou de formation juridique, spécialement formé (CNC) et expérimenté. - Personnalisation : Les visites ont lieu de préférence à domicile, à fréquence définie dans le document individuel. - Engagement institutionnel : Chaque mandataire est encadré par un responsable de secteur. - Disponibilité : Les personnes protégées sont informées qu elles peuvent contacter le mandataire lors de sa permanence téléphonique hebdomadaire. - Individualisation des comptes : le Service domicilie les ressources de la personne et règle ses dépenses à partir d un compte individuel ouvert spécifiquement au nom de chaque personne. - Rendu-compte : Le service rend compte de sa gestion au magistrat chaque année par l envoi du compte-rendu de gestion. Il s engage à adresser un rapport de situation à chaque fois que nécessaire (demande ou événement particulier). Enfin, il sollicite l approbation du juge en total respect de la législation. Chaque document transmis au Juge des Tutelles est validé par le responsable de secteur (inventaire, budget pour les tutelles, requête, rapport, ). Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 22/39

23 B. Organiser le dispositif de protection juridique La mise en place de la mesure Toutes les ordonnances des juges arrivent au siège social en recommandé et sont numérisées. La mesure est aussitôt attribuée à un mandataire. Le service Ouvertures des Mesures consulte les dossiers au Tribunal. Ce travail de préparation permet de repérer les éventuelles difficultés ainsi que les partenaires à inviter à l ouverture de la mesure pour transmettre les informations nécessaires. Dans l attente de la visite d ouverture, un travail de préparation est mené par les comptables (demande de recensement des comptes au centre FICOBA et ouverture du compte de fonctionnement). L entretien d ouverture est effectué par le mandataire spécialisé en présence d un partenaire identifié (famille, assistante sociale ) ou du responsable du service. Cet entretien est primordial : il permet de présenter le cadre légal de la mesure et l institution, de faire le point sur les difficultés et les attentes de la personne, d effectuer l inventaire initial de ses biens, de dresser la liste des premières actions à effectuer. Le mandataire transmet à la secrétaire sociale les informations nécessaires à la domiciliation : ressources, revenus, patrimoine, selon le mandat exercé. Il transmet au comptable les éléments pour la domiciliation bancaire. Le mandataire a ensuite pour mission de faire valoir les droits de la personne pour percevoir ses ressources et payer ses charges le plus rapidement possible. Il veille à ses intérêts patrimoniaux (souscription d assurances, mise en sécurité des biens ) et adresse au Juge un rapport pour les mandats spéciaux. La passation en antenne à 3 mois permet au responsable de service de vérifier les aspects essentiels du dossier. En antenne, un autre contrôle est assuré 3 mois après la passation. Le service a validé une procédure d ouverture. Les visites ultérieures Le mandataire à la protection des majeurs rend visite à la personne sur rendez-vous à une fréquence définie dans le document individuel. Certains usagers viennent aussi en antenne. Le compte-rendu de chaque visite est retracé par le mandataire dans le dossier informatique de l usager. Cette traçabilité est généralisée depuis Chaque mandataire y trouve un intérêt certain, puisqu en cas d absence, la secrétaire et/ou le mandataire suppléant peut répondre aux demandes et traiter les situations en tenant compte des actions déjà réalisées. Aspects budgétaire et patrimonial Toutes les factures sont numérisées et saisies par le service comptabilité qui s assure de leur conformité. Les mandataires ont accès au compte de fonctionnement qui est mis à jour quotidiennement et gèrent toutes les opérations de paiement et les envois d argent. En cas d absence de plus d une semaine du mandataire, une suppléance est mise en place. C est le budget prévisionnel de la personne protégée qui permet d autoriser ou non les projets de la personne. Le mandataire n intervient pas dans les choix de la personne, mais établit des Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 23/39

24 priorités à partir de ses possibilités budgétaires. Toutes les opérations financières (ouvertures et clôtures de compte, placements ou retraits sur les comptes de placement) sont validées par le responsable de secteur de manière électronique depuis 2012 : cette organisation a été rendue possible par l installation du nouveau logiciel UNIT. Elle permet également aux mandataires de suivre le traitement effectué par le service gestion, qui est en charge d adresser les demandes signées par la Direction aux établissements bancaires. Les opérations nécessitant une expertise spécifique comme le calcul de la participation financière (frais de gestion) ou celui de reversement de ressources dans le cadre de l aide sociale à l hébergement sont préparées par le service comptabilité. Les indemnités des familles d accueil agréées par le Conseil général sont calculées par les secrétaires de l antenne RIMS par un logiciel spécifique et vérifiées par le service Ressources Humaines. Le service comptable reçoit, numérise les relevés de compte et de placements et renseigne les opérations financières dans le logiciel, de façon à permettre les consultations et éditions en antenne. Pour les patrimoines les plus importants, les mandataires peuvent demander conseil au comptable spécialisé en vue de les optimiser. Pour ce faire, une procédure d arbitrage est en test depuis Les placements sont revus dans un souci de sécurité et de rendement. Pour les ventes de biens immobiliers, l aide de l attaché juridique est indispensable, de même qu en cas de succession au bénéfice de la personne protégée. Dans ce cas, la responsabilité de l affaire est transférée au service juridique. La saisie des biens immobiliers des personnes protégées dans le logiciel est en cours. Le logement Le domicile de la personne protégée est strictement protégé : la résiliation de bail et/ ou la disposition des meubles sont soumis à autorisation du juge. Dans le cadre de l entrée en établissement, le mandataire fournit au juge, un avis de médecin inscrit (art 426 du code civil). Enfin, il est précisé que «la personne protégée choisit le lieu de son domicile» (art 459 cc). L entrée en établissement et la demande d aide sociale font l objet de procédures validées. Le mandataire intervient fréquemment concernant le logement dans le cadre de son mandat, avec l aide et/ou l accord de la personne protégée : intervention auprès du bailleur, présence lors de l état des lieux, vérification ou signature du bail, recherche de logement, intervention d un service d aide ménagère, résiliation de bail, demande de devis de société déménagement, de travaux Des notes de synthèse décrivant les procédures de péril ou d insalubrité du logement servent de référence aux mandataires sur ces points précis. Enfin, les mandataires peuvent demander l intervention en interne d un agent technique spécialisé qui leur apporte des conseils pour les devis ou effectue le suivi des travaux importants (35 situations suivies en 2013). La protection de la personne La protection de la personne est réaffirmée par la réforme. Les actes «strictement personnels» en sont exclus, il s agit des actes relatifs à l exercice de l autorité parentale ou à la filiation (art 458cc). Les différents domaines d intervention du mandataire portent sur les soins, le mariage, le divorce, le PACS, «l intimité de la vie privée» (art 459 cc), le dépôt de plainte, la Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 24/39

25 maltraitance, l organisation de la défense lors des procédures pénales et l hospitalisation sous contrainte. Une procédure validée décrit l organisation en place pour le consentement à l acte médical en tutelle et les soins psychiatriques à la demande d un tiers. Le partenariat avec l entourage familial ou social Les personnes suivies par l UDAF44 sont souvent isolées. Certains usagers gardent des liens avec un ou plusieurs membres de leur famille. Dans ce cadre, le mandataire est attentif à ne fournir des informations à sa famille qu avec l accord de l usager. Il arrive également que la famille soit «envahissante» et le mandataire peut être amené à ne plus lui délivrer d information, voire à en référer au Juge. Les partenaires sociaux ou médico-sociaux qui sont à l origine de la mesure de protection ou qui accompagnent la personne dans un domaine précis sont contactés également pour assurer un relais (assistant social du CMS, de l établissement médico-social, de l entreprise, pénitentiaire, ), avec l accord de la personne. Les passations de dossiers et les fins de mesure Les mesures peuvent s arrêter en raison d une mainlevée décidée par le Juge. Dans ce cas le Service remet à la personne protégée l ensemble des documents lui permettant la poursuite des démarches. Les mesures peuvent également être transférées auprès d une autre association, d un curateur/tuteur privé ou de la famille. Une rencontre est organisée pour envisager la poursuite de la mesure. Le mandataire est aussi en charge de demander la clôture du compte de mise à disposition (sauf si la personne souhaite le conserver) et du compte de fonctionnement. Le service prévient des fins de mesures tous les organismes et les établissements bancaires. Les mesures aux biens : Depuis la réforme, les Juges des Tutelles ont la possibilité d ordonner une mesure (curatelle ou tutelle) limitée aux biens ou limitée à la personne. Ces mesures font l objet d un financement moindre. L UDAF 44 a donc recensé ces nouvelles mesures. Au 31 décembre 2013, elle exerçait ainsi : - 19 curatelles simples limitées aux biens, curatelles renforcées limitées aux biens - 1 curatelle aménagée limitée aux biens, - 7 tutelles limitées aux biens. L institution n exerce pas de mesure limitée à la protection de la personne, ces mesures sont de préférence confiées aux familles. L exercice des mesures «limitées aux biens» n est pas sans poser question. En effet, il n existe pas de référentiel national concernant les responsabilités du mandataire dans ce cadre. De ce fait, l exercice actuel des mesures aux biens est bien souvent le même que celui des autres mesures «complètes». En cas d intervention dans un domaine qui paraît être celui de la protection de la personne, le service peut être amené à demander au Juge des Tutelles une extension de la mesure. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 25/39

26 Les évolutions Mise en place à partir de 2008, la démarche qualité a permis d élaborer des procédures de travail pour tous les thèmes prioritaires. Ces procédures sont rédigées sous forme papier et diffusées sur intranet et classeur papier. En janvier 2009, toutes les antennes ont eu également la nomination d un coordinateur : ce mandataire est détaché pour soutenir les autres mandataires et relayer le responsable de secteur pour en cas d absence. De plus, le logiciel UNIT a permis la gestion des différents points critiques via la mise en place d alertes : échéance de mesures, inventaire, échéance de droits sociaux (CMU-C, AAH ), personnes non rencontrées sur une période Ces paramétrages sont encore à poursuivre et à perfectionner que ce soit pour éviter les oublis, pour sécuriser les remplacements des mandataires et/ou des secrétaires ou pour permettre de mieux respecter les procédures en place (fins de mesure, envois de rapport ). Quelques données chiffrées : - L envoi des inventaires : Grâce à la mise en place d un ambitieux plan de rattrapage en 2007/2008, le taux d envoi des inventaires au Juge des Tutelles atteint en avril 2009 était de 65%. Au 31/12/2013, le taux d envoi des inventaires est de 94% pour les dossiers de plus de 6 mois. - Les budgets des tutelles : De la même façon, le service a prévu de faire valider par les Juges les budgets prévisionnels des personnes sous mesure de tutelle, ce qu il ne faisait pas avant la réforme. Dans le cas de budgets excédentaires, cela permet de faire valider une autorisation de placements régulière et dans le cas de budget déficitaire, cela permet de pouvoir effectuer des retraits de placements sans autorisation supplémentaire. Au 31/12/2013, le taux d envoi des budgets des tutelles est de 76%. Ce taux est encore à améliorer. - Le délai d ouverture des mesures (délai entre la désignation par le Juge et la première rencontre avec la personne) était en 2009 d environ 44 jours avec des disparités importantes. En effet, 25% des mesures «à domicile» étaient ouvertes en plus de 10 semaines, et 8% pour les mesures en établissement. La cause principale des retards étaient la difficulté pour le délégué et son responsable de secteur de trouver une date compatible, une autre difficulté était l absence de la personne lors de la première visite. La création du service ouvertures de mesures permet d améliorer le délai d ouverture : pour l année 2013, ce délai moyen est mesuré à 30 jours. L un des principaux objectifs du service ouvertures est de respecter un délai d un mois maximum pour tous les dossiers. Cet objectif nécessite d adapter en permanence les moyens à l activité qui est fluctuante. Le service travaillera dans les années à venir à la mise en place d outils de suivi plus perfectionnés. - Le taux de DIPM (Documents Individuels de Protection des Majeurs) : obligatoire depuis la réforme, le DIPM permet de faire un point avec la personne protégée sur ses attentes et ses besoins, les prestations du service, et de prévoir des objectifs pour la mesure. Le taux de DIPM enregistrés dans le logiciel est de 14% au 31/12/2013. Toutefois, ce pourcentage est sous estimé car les données ne sont pas renseignées systématiquement dans le logiciel. L utilisation du DIPM sera donc renforcée. Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 26/39

27 C. Proposer un environnement accessible et des conditions de travail adaptées aux besoins Les antennes nantaises ainsi que le siège social sont accessibles aux personnes à mobilité réduite et accessibles par les transports en commun. Les entretiens ont lieu dans des bureaux individuels respectant la confidentialité. Le déménagement de l antenne Nord en fin d année 2012 a permis d améliorer les conditions de travail des salariés concernés puisqu ils bénéficient de locaux de plain-pied, plus spacieux et accessibles facilement par les transports en commun. Il permet d améliorer les conditions d accueil des usagers et de sécuriser les modes d accueil pour les professionnels. Les services du siège social vont bénéficier en 2014 d un plan de rénovation des locaux qui leur permettra également de meilleures conditions de travail. Les autres sites doivent bénéficier dans les années à venir d améliorations. Les intervenants disposent de véhicules de service pour les visites à domicile et les accompagnements. Le parc de véhicules est géré par l Association et fait l objet d un contrat de location longue durée. Les véhicules sont ainsi renouvelés tous les deux ans. L architecture réseau s appuie sur les nouvelles technologies : serveurs virtualisés, environnement CITRIX, nomadisme en cours d expérimentation, téléphonie sur IP (Internet Protocole) Chaque salarié dispose d un espace réseau personnel ainsi que d un espace réseau commun, d une adresse de messagerie électronique, d un accès internet et d un téléphone. De plus, le partage de la connaissance interne se fait au travers d un site intranet en constante évolution. La gestion du parc informatique est assurée par un informaticien en lien avec un prestataire extérieur. L association utilise des logiciels adaptés et déclarés à la CNIL. La dématérialisation des documents a commencé en 2002 et s est accrue progressivement, elle permet des économies (papier, délais de transmission, coût d affranchissement, temps de manipulation) en matière de développement durable. En conformité avec ses valeurs, l association utilise les prestations d associations partenaires ou d entreprises d insertion pour différents marchés : entretien des espaces verts (SAPRENA), entretien des locaux (ADC), travaux et prestations ponctuels (ESAT, PARTAGE), récupération du papier (ARBRES). Projet de service PJM UDAF 44 - soumis à l approbation du Conseil d Administration du 15 avril page 27/39