GUIDE UTILISATEUR CISCO TABLE DES MATIERES

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1 Cisco Guide utilisateur Page 1/15 GUIDE UTILISATEUR CISCO H G T T E L E C O M W W W. H G T T E L E C O M. C O M TABLE DES MATIERES 1. PREAMBULE 2 2. GESTION DES APPELS 3 3. RENVOI D APPELS 6 4. MESSAGERIE VOCALE 7 5. REPERTOIRE 8 6. SUPERVISION DES UTILISATEURS SERVICES HGT TELECOM NUMEROS UTILES 15

2 Cisco Guide utilisateur Page 2/15 1. PREAMBULE 1.1. Présentation du matériel Les Cisco 7940 / 7960 sont des téléphones IP multi fonctions. Leur large écran LCD permet l affichage d informations telles que l heure et la date, le nom de l appelant, son numéro de téléphone et les numéros composés. Capables de gérer plusieurs appels simultanément, ces téléphones sont équipés de diverses touches qui en facilitent l utilisation (cf. illustration) : Plusieurs touches Ligne (2 pour le Cisco 7940, 6 pour le Cisco 7960) 4 touches de fonctions contextuelles Une touche bidirectionnelle de navigation dans les menus 5 touches des fonctions principales (messagerie, répertoire, services, paramètres, aide) Une touche bidirectionnelle de réglage de volume 3 touches d accès rapide (casque d écoute, coupure du son, haut-parleur) Les Cisco 7640 et 7960 ne diffèrent que par le nombre de touches Ligne. Chaque touche Ligne donne l accès à une ligne téléphonique, et peut aussi être associée à un numéro abrégé Conventions d écriture Une police en caractères gras italique fait référence aux touches de fonctions contextuelles. Les noms des fonctions respectivement associées sont visibles au bas de l écran LCD. Une police en caractères gras fait référence aux autres touches du téléphone.

3 Cisco Guide utilisateur Page 3/15 2. GESTION DES APPELS 2.1. Appel sortant Pour émettre un appel, vous pouvez au choix : Décrocher le combiné et composer le numéro (ou l inverse) Appuyer sur NvAppel et composer le numéro Composer le numéro et appuyer sur Compose Appuyer sur Haut-parleur et composer le numéro (ou l inverse) Appuyer sur Bis pour rappeler le dernier numéro composé Pour terminer l appel, vous pouvez au choix : Raccrocher le combiné Appuyer sur FinAppl Appuyer sur Haut-parleur, si vous aviez également commencé l appel de la sorte 2.2. Appel entrant Pour répondre à un appel, vous pouvez au choix : Décrocher le combiné Appuyer sur Répondr Appuyer sur Haut-parleur 2.3. Double appel Si un correspondant cherche à vous joindre alors que vous êtes déjà en communication, vous pouvez intercepter son appel en appuyant sur Répondr ; le premier correspondant est alors mis en attente. Une touche Ligne est attribuée à chaque appel. Pour basculer d un correspondant à l autre, vous pouvez au choix : Appuyer sur la touche Ligne attribuée au correspondant désiré, puis sur Reprndr (le premier correspondant est alors mis en attente) Appuyer sur Attente (votre correspondant actuel est alors mis en attente), puis sur la

4 Cisco Guide utilisateur Page 4/15 touche Ligne attribuée au correspondant désiré A noter : sitôt la conversation avec le second correspondant terminée, votre téléphone sonne. Pour reprendre le premier correspondant, appuyer sur Reprndr Mise en attente Pour mettre en attente votre correspondant, appuyer sur Attente. Pour reprendre votre correspondant, appuyer sur Reprndr. Si cette fonction n est pas visible, appuyer sur la touche Navigation (haut ou bas), puis appuyer sur Reprndr Transfert d appel Pour transférer un appel en cours (entrant ou sortant), vous avez le choix entre un transfert aveugle ou un transfert notifié. Tandis qu un transfert aveugle oriente directement la communication vers un tiers, un transfert notifié permet au tiers d en être informé au préalable. Pour effectuer un transfert aveugle : Appuyer sur Transfr : votre correspondant est alors mis en attente Composer le numéro de l interlocuteur souhaité et attendre la sonnerie Appuyer de nouveau sur Transfr pour effectuer le transfert Pour effectuer un transfert notifié : Appuyer sur Transfr : votre correspondant est mis en attente Composer le numéro de l interlocuteur souhaité et attendre sa réponse Appuyer de nouveau sur Transfr pour effectuer le transfert A noter : à tout moment entre les deux appuis successifs sur Transfr, vous pouvez annuler le transfert et reprendre votre correspondant. Pour cela, appuyer sur FinAppl puis sur Reprndr Conférence à plusieurs Pour démarrer une conférence à plusieurs en cours de communication :

5 Cisco Guide utilisateur Page 5/15 Appuyer sur autres puis sur Confrn : votre correspondant est mis en attente Composer le numéro de l interlocuteur souhaité et attendre sa réponse Appuyer de nouveau sur autres puis sur Confrn pour commencer la conférence 2.7. Interception d appel Pour intercepter un appel, vous pouvez au choix : Composer 5 [extension] (intercepte l extension désirée) Composer 5 (intercepte tout appel entrant) A noter : il est possible d attribuer à chaque touche Ligne un numéro abrégé. A partir d un téléphone ainsi configuré, l interception d appel est possible en appuyant sur la touche Ligne correspondante.

6 Cisco Guide utilisateur Page 6/15 3. RENVOI D APPELS 2.1. Renvoi inconditionnel Vous pouvez activer un renvoi inconditionnel : Vers un numéro : appuyer sur RenvApp et composer le numéro désiré Vers la messagerie : appuyer sur RenvApp puis sur Messagerie Pour annuler un renvoi inconditionnel : Appuyer sur RenvApp Appuyer sur Oui 2.2. Renvoi sur non réponse Vous pouvez activer un renvoi sur non réponse : Vers un numéro : appuyer sur autres puis sur RnvNRep et composer le numéro désiré Vers la messagerie : appuyer sur autres, sur RnvNRep puis sur Messagerie Pour annuler un renvoi sur non réponse : Appuyer sur autres puis sur RnvNRep Appuyer sur Oui 2.3. Renvoi sur occupation Vous pouvez activer un renvoi sur occupation : Vers un numéro : appuyer sur autres puis sur RnvOcc et composer le numéro désiré Vers la messagerie : appuyer sur autres, sur RnvOcc puis sur Messagerie Pour annuler un renvoi sur occupation : Appuyer sur autres puis sur RnvOcc Appuyer sur Oui

7 Cisco Guide utilisateur Page 7/15 4. MESSAGERIE VOCALE Pour consulter votre messagerie vocale : Appuyer sur Messagerie Composer le mot de passe (le numéro d extension par défaut) Appuyez sur #

8 Cisco Guide utilisateur Page 8/15 5. REPERTOIRE 5.1. Introduction Pour accéder aux journaux d appels ou à l annuaire des collaborateurs, appuyer sur la touche Répertoire. Vous accédez alors aux options suivantes : Appels en absence Appels reçus Appels composés Annuaire d entreprise 5.2. Appels en absence Pour accéder au journal des appels en absence, vous pouvez au choix : Appuyer sur la touche 1 du pavé numérique Appuyer sur Sélect La liste et le nombre d appels apparaissent. Pour vous déplacer dans la liste, utiliser la touche Navigation : le numéro sélectionné est grisé. Pour composer le numéro sélectionné, appuyer sur Compose Appels reçus Pour accéder au journal des appels reçus, vous pouvez au choix : Appuyer sur la touche 2 du pavé numérique Appuyer une fois sur la touche Navigation vers le bas, puis sur Sélect La liste et le nombre d appels apparaissent. Pour vous déplacer dans la liste, utiliser la touche Navigation : le numéro sélectionné est grisé. Pour composer le numéro sélectionné, appuyer sur Compose Appels composés Pour accéder au journal des appels composés, vous pouvez au choix :

9 Cisco Guide utilisateur Page 9/15 Appuyer sur la touche 3 du pavé numérique Appuyer deux fois sur la touche Navigation vers le bas, puis sur Sélect La liste et le nombre d appels apparaissent. Pour vous déplacer dans la liste, utiliser la touche Navigation : le numéro sélectionné est grisé. Pour composer le numéro sélectionné, appuyer sur Compose Annuaire d entreprise Pour accéder à l annuaire d entreprise, vous pouvez au choix : Appuyer sur la touche 4 du pavé numérique Appuyer une trois sur la touche Navigation vers le bas, puis sur Sélect L interface de recherche apparaît ; elle offre 3 critères : Prénom Nom Numéro Vous pouvez au choix : Afficher tout l annuaire d entreprise en appuyant directement sur Cherch Effectuer une recherche : sélectionner le(s) critère(s) désiré(s) avec la touche Navigation, le(s) remplir avec le pavé numérique, puis appuyer sur Cherch La liste et le nombre de contacts apparaissent. Pour vous déplacer dans la liste, utiliser la touche Navigation : le contact sélectionné est grisé. Pour composer le numéro sélectionné, appuyer sur Compose.

10 Cisco Guide utilisateur Page 10/15 6. SUPERVISION DES UTILISATEURS 6.1. Présentation Les Cisco 7940 et Cisco 7960 peuvent recevoir en option le module additionnel Cisco 7914 (cf. illustration). Particulièrement adapté aux secrétaires de direction et aux postes opérateurs, il permet la supervision de tous les utilisateurs. Le module comporte un écran LCD, ainsi que 14 touches Ligne lumineuses. Il est possible d ajouter à un téléphone Cisco 7940 ou Cisco 7960, 2 modules Cisco 7914 en série, soit jusqu à 28 lignes supplémentaires Signalétique des touches Ligne L apparence des touches Ligne du module additionnel indique l état du poste associé : Apparence de la touche Eteint Vert Vert clignotant Orange clignotant Rouge Etat de la ligne Libre Appel transféré / Occupée par le standard Appel en attente Appel entrant / Appel composé du standard Appel en cours / Indisponible 6.3. Signalétique sur l écran LCD Sur l écran LCD du module additionnel, chaque ligne est matérialisée par un identifiant. Une icône indique l état du poste associé : Apparence de l icône Combiné raccroché Combiné et «X» clignotant Enveloppe clignotante Signification Ligne libre Appel en cours / Ligne indisponible Présence de messages vocaux

11 Cisco Guide utilisateur Page 11/15 Flèche vers le bas Renvoi d appel effectué 6.4. Numéro abrégé L administrateur peut associer un numéro abrégé à chaque touche Ligne. Pour un standard, une telle configuration préalable est essentielle. Pour joindre un interlocuteur, appuyer sur la touche Ligne correspondante Intercepter un appel entrant Un appel entrant est signalé par le clignotement orange de la touche Ligne associée. Pour intercepter l appel, appuyer sur cette touche Ligne Transférer un appel Que du standard, on réponde à un appel dirigé vers le standard lui-même, ou que l on intercepte un appel entrant (cf. 6.5.), la procédure pour un transfert d appel est la même que celle expliquée plus haut (cf. 2.5.). A noter pour ce dernier cas de figure : Après le premier appui sur Transfr, un appui sur une touche Ligne transfère l appel vers le poste correspondant. Dans le cadre d un transfert notifié, pour reprendre le premier correspondant, appuyer sur la touche Navigation puis sur Reprndr.

12 Cisco Guide utilisateur Page 12/15 7. SERVICES HGT TELECOM 7.1. Introduction HGT Télécom met à disposition de ses collaborateurs les services téléphoniques suivants : Messagerie vocale 595 Redirection d appel 540 Horloge parlante 555 Annonce vocale 585 Pré décroché 575 Enregistrement d appel # 0 Ecoute discrète [extension] 7.2. Messagerie vocale (595) Ce service est un répondeur vocal classique. Vous pouvez au choix : enregistrer une annonce d accueil écouter de nouveaux messages effacer d anciens messages 7.3. Redirection d appel (540) Ce service est un serveur vocal classique : la navigation entre les menus s effectue grâce au pavé numérique. Vous pouvez au choix : Activer/désactiver le mode «ne pas déranger» Activer/désactiver la redirection de vos appels : o inconditionnelle (i.e. tous les appels entrants) o sur occupation o sur non réponse (i.e. en cas d absence) o sélective (i.e. un ou plusieurs numéros seulement)

13 Cisco Guide utilisateur Page 13/15 Modifier le délai de redirection sur non réponse (en secondes) 7.4. Horloge parlante (555) Ce service est similaire au célèbre service du même nom Annonce vocale (585) Ce service permet d enregistrer une annonce d accueil. S il est activé sur un poste, l annonce sera diffusée lors de chaque appel entrant, sans possibilité pour le correspondant de laisser un message. A noter : On ne peut enregistrer qu une seule annonce vocale pour l ensemble des postes. Pour activer/désactiver ce service, il faut activer/désactiver un renvoi vers le numéro abrégé associé Pré décroché (575) Ce service permet d enregistrer une annonce d accueil. S il est activé sur un poste, l annonce sera diffusée lors de chaque appel entrant, avant que le poste ne sonne. Contrairement à l annonce vocale (cf. 7.5.), ce service permet la création d une annonce personnalisée pour chaque poste. A noter : pour activer/désactiver ce service, il faut activer/désactiver un renvoi vers le numéro abrégé associé Enregistrement d appel ( # 0) Ce service permet d enregistrer une conversation téléphonique. La conversation prend la forme d un message vocal, stocké dans votre messagerie dès la fin de la communication. Si vous bénéficiez de la messagerie unifiée, le message vous parvient également par , sous la forme d un fichier audio attaché. Pour enregistrer un appel, vous pouvez au choix : Appuyer deux fois sur autres Appuyer sur Enrgstr

14 Cisco Guide utilisateur Page 14/15 ou bien composer les touches # 0. A noter : Pour des raisons légales, vous devez impérativement prévenir votre interlocuteur et recueillir son accord, avant de commencer l enregistrement de la conversation. Décider de la fin d un enregistrement est impossible : celui-ci s arrête en même temps que la communication Ecoute discrète ( [extension]) Ce service est dévolu au chef d entreprise uniquement. Il lui permet d écouter de son poste une communication entre deux tiers, sans que ceux-ci en soient avertis. Pour effectuer une écoute discrète, vous pouvez au choix : Appuyer deux fois sur autres Appuyer sur Ecouter Composer le numéro d extension désiré ou bien composer les touches [extension].

15 Cisco Guide utilisateur Page 15/15 8. NUMEROS UTILES Standard HGT Fax HGT Support Technique HGT SAMU 15 Police 17 Pompiers 18 Appel d'urgence européen 112 Centre anti-poison SOS Médecin France Télécom 1014 Météorologie Nationale n département SNCF (horaires, information, train/ligne) SNCF (information, vente) Chéquiers perdus/volés CB perdues/volées Visa CB perdues/volées Premier CB perdues/volées Diner s Club CB perdues/volées Eurocard CB perdues/volées American Express