Règlement intérieur d Université Paris-Est

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1 Règlement intérieur d Université Paris-Est Adopté au conseil d administration du 18 juin 2012 Préambule Université Paris-Est est un pôle de recherche et d'enseignement supérieur (PRES) créé par décret n du 21 mars 2007 en établissement public de coopération scientifique (EPCS), conformément aux dispositions du code de la recherche, notamment ses articles L et L à L La révision de ses statuts a été approuvée par décret n du 13 avril Le ministère chargé de l enseignement supérieur et de la recherche et le ministère chargé de l écologie, du développement durable et de l énergie assurent conjointement la tutelle de l établissement. Dispositions générales Le règlement intérieur complète les statuts de l'établissement annexés au décret n du 13 avril Le règlement intérieur est défini par le conseil d'administration et peut être modifié par lui. Il régit le fonctionnement interne de l établissement et s applique à l ensemble des personnels concourant à son activité. Le règlement intérieur comprend : le titre I relatif aux instances de gouvernance, le titre II relatif à l organisation de l établissement, le titre III relatif aux règles budgétaires et comptables, le titre IV relatif aux diplômes, le titre V relatif aux étudiants, le titre VI relatif aux personnels, le titre VII relatif aux règles d hygiène et de sécurité, le titre VIII relatif aux relations avec les établissements membres. 1

2 Titre I relatif aux instances de gouvernance I-0 Le comité exécutif I-0.1 Composition du comité exécutif Le comité exécutif comprend : le président et le vice-président de l établissement, les présidents ou les directeurs des membres fondateurs ou, le cas échéant, leurs représentants habilités à cet effet. Le président peut inviter toute personne dont il estime l audition utile à l information des membres du comité exécutif et à la prise de décisions ou au suivi de ces dernières. I-0.2 Organisation et attributions du comité exécutif Le comité exécutif se réunit chaque semaine sur un ordre du jour établi par le président. Le comité exécutif est compétent pour traiter toutes questions relevant des domaines délégués au PRES tels que définis aux articles 2 et 3 de ses statuts, dans la limite des attributions dévolues au conseil d administration. Les réunions du comité exécutif font l objet d un relevé de décisions, à charge pour ses membres d en assurer le relais au sein de leurs propres instances. I-1 Le conseil d'administration I-1.1 Composition du conseil d'administration Le conseil d administration comprend : 1 quatorze représentants des membres fondateurs : le directeur de l École nationale des ponts et chaussées et deux autres membres désignés sur sa proposition par son conseil d administration ; le président de l université Paris-Est Marne-la-Vallée et deux autres membres désignés sur sa proposition par son conseil d administration ; le président de l'université Paris-Est Créteil Val-de-Marne et deux autres membres désignés sur sa proposition par son conseil d'administration ; le directeur général d ESIEE-Paris ; le directeur général de l Institut français des sciences et technologies des transports, de l aménagement et des réseaux ; le directeur de l Ecole nationale vétérinaire de Maisons-Alfort ; le président du Centre national de la recherche scientifique ou son représentant ; le président de l Institut national de la santé et de la recherche médicale ou son représentant ; 2

3 2 trois personnalités qualifiées, désignées d un commun accord par les membres fondateurs. 3 au titre des entreprises, collectivités territoriales, associations et membres associés au sens de l article L du code de la recherche : le président du conseil régional d Ile-de-France ou son représentant ; quatre représentants de collectivités territoriales, d entreprises ou d associations désignés par le comité exécutif et choisis en raison de leurs liens avec les domaines d excellence de l Université Paris-Est ; quatre représentants des membres associés désignés d un commun accord par et parmi les membres associés de façon à assurer la représentation des pôles thématiques mentionnés au titre II du présent règlement*. Lors de l admission d'un nouveau membre associé selon les modalités fixées ci-après, il est procédé à une nouvelle élection des administrateurs les représentant. Les membres associés ne siégeant pas au conseil d administration sont invités à titre permanent avec voie consultative. 4 quatre représentants des enseignants-chercheurs, enseignants et chercheurs ou assimilés exerçant leurs fonctions au sein de l établissement, élus parmi les personnels des établissements fondateurs. Sont électeurs et éligibles les représentants de ces personnels élus dans les conseils d administration desdits établissement. 5 un représentant des personnels de bibliothèque, ingénieurs, administratifs, techniques, ouvriers, sociaux et de santé exerçant leurs fonctions au sein de l établissement, élu par les personnels de ces catégories affectés pour au moins la moitié de leur temps à l établissement. 6 deux représentants des étudiants suivant une formation doctorale au sein du PRES, élus par l assemblée des représentants des doctorants dans les conseils des écoles doctorales pour lesquelles l Établissement a reçu délégation de compétence. Ils sont choisis parmi les doctorants inscrits dans l établissement. Le recteur d académie, chancelier des universités, et le secrétaire général du ministère chargé du développement durable ou leurs représentants assistent au conseil d administration. Le mandat des membres mentionnés aux 2, 3, 4, 5 et 6 est fixé à trois ans. En cas de démission d'un membre, ou de perte de la qualité pour laquelle il a été élu, il est pourvu à son remplacement pour la durée du mandat restant à courir. * Au 13 avril 2012, les membres associés sont par ordre de date d adhésion : le Pôle de compétitivité Advancity, le Centre scientifique et technique du bâtiment (CSTB), l'école nationale supérieure d architecture de la ville et des territoires (ENSA-VT), l'institut national de l'audiovisuel (INA), l'école des ingénieurs de la Ville de Paris (EIVP), l'école nationale supérieure d architecture de Paris-Belleville (ENSA-PB), l'école nationale supérieure d architecture de Paris-Malaquais (ENSA-PM), l'école spéciale des travaux publics, du bâtiment et de l industrie (ESTP), l'institut national de l information géographique et forestière (IGN), 3

4 l Agence nationale de sécurité sanitaire de l alimentation, de l environnement et du travail (ANSES), l Institut technologique forêt, cellulose, bois-construction, ameublement (FCBA) et l Etablissement français du sang (EFS). I-1.2 Fonctionnement du conseil d'administration Le conseil d administration se réunit au moins trois fois par an sur convocation de son président qui en fixe l ordre du jour. Il est, en outre, convoqué à la demande d un tiers de ses membres sur un ordre du jour déterminé. Le conseil d administration est convoqué par courrier quinze jours au moins avant la date fixée de la réunion. Ce courrier comprend l ordre du jour ainsi que les pièces nécessaires aux délibérations. Cette convocation peut se faire par voie électronique. En cas d urgence, le président du conseil d administration peut procéder à une consultation électronique. Dans ce cas le délai minimal de réponse est de huit jours à compter de l envoi de consultation. La décision proposée est réputée acquise si elle recueille l avis favorable d'au moins la moitié des administrateurs en exercice ; elle fait l'objet d'une mention écrite au compte rendu du conseil le plus proche. Lorsque le conseil d administration est convoqué à la demande d un tiers de ses membres, la séance doit avoir lieu dans un délai d un mois à compter de la réception de ladite demande, par le président ou, en cas d empêchement, du vice-président. Les membres du conseil d administration peuvent donner procuration à un autre membre du conseil. Nul ne peut être porteur de plus d une procuration. Le conseil délibère valablement si la majorité des membres en exercice est présente ou représentée. Si le quorum n est pas atteint à l ouverture de la séance, le conseil est à nouveau convoqué sur le même ordre du jour dans un délai de huit jours. Il délibère alors valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Les décisions du conseil d administration sont prises à la majorité des membres présents ou représentées ; elles sont immédiatement exécutoires. Les délibérations relatives à l admission de nouveaux membres requièrent, d une part, l approbation préalable par leurs instances des statuts d UPE, de sa convention constitutive et de son règlement intérieur et, d autre part, l accord unanime des membres fondateurs. Le conseil d administration donne mandat au Président pour l adhésion de l établissement à tout organisme favorisant son activité et son rayonnement national ou international, ainsi que pour signer toute convention conforme aux décisions budgétaires prises permettant le développement des activités du PRES. Il en est rendu compte à la plus proche réunion du conseil d administration. 4

5 I-2 Le conseil d'orientation stratégique I-2.1 Missions du conseil d'orientation stratégique Il est consulté par le conseil d administration sur les choix permettant le meilleur développement de l établissement afin d acquérir une forte visibilité internationale, d attirer des ressources nouvelles, et de devenir un partenaire majeur des décideurs politiques économiques et administratifs agissant dans ses domaines prioritaires. Il se prononce notamment sur les perspectives et orientations d Université Paris-Est et sur le contrat d'établissement. I-2.2 Composition du conseil d orientation stratégique Le conseil d orientation stratégique est composé de personnalités scientifiques extérieures à l établissement et à fort rayonnement international, de personnalités du monde économique, de représentants des collectivités territoriales. I-2.3 Fonctionnement du conseil d orientation stratégique Le conseil se réunit une à deux fois par an en assemblée plénière ou réunion thématique restreinte. Le président de l établissement et son vice-président, ainsi que les présidents ou directeurs des établissements fondateurs assistent à ses séances, les membres associés siégeant au conseil d administration y sont conviés ainsi que toute personne dont la présence est jugée opportune en raison de l ordre du jour. I-3 Le comité consultatif scientifique international I-3.1 Missions du comité consultatif scientifique international Le comité consultatif scientifique international concourt par ses avis et propositions à la définition des priorités scientifiques de l établissement et à leur structuration en pôles thématiques. Il propose toutes initiatives de nature à renforcer le rayonnement international d Université Paris-Est et ses partenariats. Le comité consultatif scientifique international est tenu informé du bilan des écoles doctorales et de la production scientifique qui y est attachée. Il a communication du bilan des actions conduites au titre du programme des investissements d avenir. Il peut entendre toute personne dont il juge l audition utile à l exercice de ses missions. Le comité consultatif scientifique international assure d autre part au sein de l établissement le rôle réglementaire dévolu au conseil scientifique d une université en matière d organisation et de fonctionnement des écoles doctorales et d 'habilitation à diriger des recherches. Il donne son avis sur les recrutements et invitations de personnels scientifiques pour lesquels l établissement est compétent. I-3.2 Composition du comité consultatif scientifique international 5

6 Le comité consultatif scientifique international est composé de responsables scientifiques impliqués dans les programmes de l établissement et de personnalités extérieures ainsi répartis : le président d Université Paris-Est, le vice-président d Université Paris-Est, 8 membres au titre des représentants des établissements fondateurs : o le vice-président du conseil scientifique de l université Paris-Est Créteil, o le vice-président recherche de l université Paris-Est Marne-la-Vallée, o le directeur de la recherche de l ENPC, o le directeur scientifique de l Ifsttar, o le directeur de la recherche d ESIEE Paris, o le directeur de la recherche de l ENVA, o un représentant du CNRS, o un représentant de l Inserm, 4 membres au titre des représentants des établissements associés : o le directeur de la recherche du CSTB, o le directeur de la recherche de l EFS, o le directeur de la recherche de l ANSES, o le directeur scientifique de l une des écoles nationales supérieures d architecture désigné sur leur proposition, 4 à 6 personnalités qualifiées, scientifiques nationaux ou étrangers, ainsi que des personnalités contribuant aux activités de valorisation de l'est francilien. Elles sont désignées par le président d Université Paris-Est après consultation du comité exécutif, 3 représentants des doctorants des grands champs disciplinaires (sciences et ingénierie, sciences de la vie, sciences humaines et sociales), élus par et parmi les représentants des doctorants aux conseils des écoles doctorales. Les membres du conseil sont désignés pour une durée de 4 ans renouvelable une fois. Siègent au comité consultatif scientifique international en qualité d invités permanents : les directeurs des établissements associés suivants ou leur représentant : l'ign, l ESTP, l EIVP, le directeur du département des études doctorales, les directeurs des écoles doctorales, ainsi que les directeurs des Labex Futurs Urbains, MMCD, SITES, Bézout et VRI. Le président peut en outre inviter tout expert dont le concours lui semble pertinent. I-3.3 Fonctionnement du comité consultatif scientifique international Le comité consultatif scientifique international est présidé par le président d Université Paris- Est ou son vice-président. Il se réunit une à deux fois par an en assemblée plénière ou en réunion thématique restreinte. Les travaux sont préparés par son bureau qui assure aussi le suivi de ses délibérations et veille à sa bonne information. 6

7 I-3.4 Le bureau du comité consultatif scientifique international Le bureau se réunit une fois par mois. Outre la préparation et le suivi des sessions plénières du comité consultatif, il délibère sur : la répartition des contrats doctoraux, l organisation de l habilitation à diriger des recherches et le suivi des dossiers individuels, la coordination des politiques d invitation de chercheurs, d enseignants-chercheurs ou assimilés, le suivi des politiques initiées par les écoles doctorales et leur fonctionnement, le recueil des informations statistiques relatives aux missions des écoles doctorales, leur fiabilisation et leur diffusion en lien avec les établissements ; il porte à cet effet une démarche qualité. Le bureau est composé : du président et du vice-président de l établissement, du directeur et du directeur-adjoint du département des études doctorales, des vice-présidents ou directeurs scientifiques des établissements fondateurs, des directeurs scientifiques de l EFS, du CSTB et de l une des écoles d architecture désignée par celles-ci après concertation. I-4 Le Sénat académique Le sénat académique est une instance de concertation et de proposition en matière de recherche et de formation ; il débat des projets structurants de l établissement notamment des questions concernant la création, le développement ou la suppression des pôles thématiques mentionnés au titre II. Son rôle est consultatif. Le sénat académique constitue le lieu privilégié d appropriation du fonctionnement d UPE par l ensemble des établissements qui le composent et de diffusion de ses objectifs. Le Sénat académique est présidé par le président ou le vice-président d UPE. Il est composé par les représentants des personnels élus dans les conseils d administration, les conseils scientifiques ou leurs équivalents ainsi que les conseils de la vie étudiante ou leurs équivalents. Le Sénat académique est réuni au moins une fois par an à l initiative de son président. I-5 La commission territoriale Elle a pour objectif de favoriser les échanges d'information et la concertation entre le PRES, ses membres, la Région Île-de-France, la Ville de Paris, les départements de Seine et Marne, de Seine Saint-Denis et du Val-de-Marne et les principales agglomérations ou leurs regroupements, acteurs du développement de l Est francilien. 7

8 Elle réunit une à deux fois par an, les responsables des établissements membres du PRES, et les représentants : du conseil régional d'île-de-france, des conseils généraux 77, 93 et 94, ainsi que leurs représentants dans les conseils d'administration des établissements du PRES, la Ville de Paris, des collectivités territoriales : ACTEP, San Val Maubuée, San Val d'europe, Noisy-le- Grand, Communauté d'agglomération plaine centrale Val-de-Marne, Champs-sur- Marne, des agences et organismes de développement : Seine et Marne développement, Agence de Développement du Val-de-Marne, Agence Marne-La-Vallée-Descartes développement, EPAMarne, des CCI 77 et 94, des représentants des porteurs de programmes du Grand-Paris. Y sont invités les Préfets des 77 et 94, le Recteur de l'académie de Créteil et le représentant du ministère chargé de l écologie, du développement durable et de l énergie. I-6 Le comité des formations Le comité des formations a vocation à favoriser la concertation et formuler des propositions en matière : de présentation et de valorisation de l offre de formation des membres fondateurs ou associés pour la rendre plus lisible et attractive notamment à l international, de développement de projets transverses communs de formation en partenariat avec des institutions extérieures de développement et de soutien d initiatives pédagogiques innovantes en matière de formation initiale ou continue, notamment en application des projets retenus au titre du programme des investissements d avenir. Le comité des formations est composé : du vice-président d UPE en charge du dossier formation, des responsables de la formation des établissements fondateurs et associés. Le comité des formations peut inviter à ses travaux toute personne dont il estime le concours utile à l instruction, la formalisation ou la réalisation de projets. 8

9 Titre II relatif à l organisation de l établissement L'établissement comprend un département des études doctorales et des pôles thématiques. Il se dote en tant que de besoin de groupes projets, supports d'animation de l'espace de coopération et de mutualisation dont il a la charge. Le conseil d'administration décide sur proposition de son président de l organisation générale de l établissement et à ce titre notamment de la création de pôles thématiques, de groupes projets et des services utiles au bon accomplissement de ses missions. Il décide dans les mêmes conditions de leur suppression. Le président est responsable du bon fonctionnement de l établissement. Il est assisté d un viceprésident élu sur sa proposition par le conseil d administration et d un directeur des études doctorales. Il peut s entourer de vice-présidents dans le domaine de la recherche, des formations, ou du développement international. Un directeur des services est responsable de l organisation des services et de leurs relations avec leurs homologues au sein des établissements fondateurs ou associés ; il inscrit leur action dans une démarche de complémentarité et de mutualisation des ressources humaines et financières. Le président peut déléguer sa signature au vice-président pour l ensemble de ses compétences ainsi qu'au directeur des services et à ses collaborateurs dans la limite de leurs attributions. Les dispositions réglementaires en vigueur au sein des universités réglant les décharges et indemnités correspondantes aux fonctions exercées sont applicables au président et aux viceprésidents d Université Paris-Est. II-1 Les pôles thématiques Un pôle thématique constitue le cadre de cohérence des initiatives prises en matière de recherche, de formation et de développement de partenariats, notamment à l international. Il se caractérise par l implication d équipes ou de composantes de plusieurs membres fondateurs ou associés et une approche pluridisciplinaire des domaines abordés. La décision de créer un pôle thématique est prise par le comité exécutif sur proposition du président d UPE, après consultation du bureau du comité consultatif scientifique international. Elle fait l objet d une communication au conseil d administration et au comité consultatif scientifique international. Il y est mis fin selon la même procédure. Un coordinateur est nommé par le Président d Université Paris-Est pour assurer l animation scientifique de chaque pôle thématique et rendre compte des actions qui y sont déployées. Une lettre de mission définit le périmètre scientifique du pôle, ses objectifs ainsi que les modalités de son accompagnement administratif et financier dans le cadre d une démarche 9

10 projet ; elle précise les modalités de la coordination avec les structures issues du programme d investissements d avenir (PIA) et les directeurs des écoles doctorales concernées. Au moment de l adoption du présent règlement intérieur, deux pôles thématiques sont constitués : santé-société ; ville, environnement et ingénieries. II-2 Les services Les services assurent les fonctions supports des missions déléguées à l établissement. A ce titre, ils instruisent les décisions du président et les délibérations du conseil d administration et veillent à leur application ; ils en assurent le compte rendu. Le service financier est chargé en liaison avec l agence comptable de la préparation, de l exécution et du suivi des recettes et des dépenses de l établissement. Il s assure du respect des règles, notamment des marchés publics, et veille à l optimisation des ressources dans le cadre du processus de contrôle interne comptable et financier. Le bureau international des chercheurs invités mis en place dans le cadre du partenariat avec la Cité internationale universitaire de Paris (CIUP) concourt à l accueil, l hébergement et l intégration des doctorants ou post-doctorants en mobilité ainsi que des chercheurs ou enseignants-chercheurs invités. Il apporte plus généralement son appui à la politique d ouverture de l établissement. Le service informatique assure le fonctionnement des réseaux et leur sécurité en lien avec les services correspondants des membres fondateurs ou associés ; il propose toutes initiatives de nature à en améliorer la performance et veille à résoudre les éventuels incidents techniques dans les meilleurs délais. Il participe à tous projets pour lesquels son expertise est requise. Le service des ressources humaines assure la gestion des doctorants et des personnels sur budget propre de l établissement. Il établit les contrats et assure le suivi de leur rémunération. Il veille à informer les personnels des plans de formations qui leur sont ouverts et des perspectives d évolution professionnelle. Le service communication concourt au sein de l établissement à la bonne information de ses membres et de ses personnels sur ses activités et leur développement dans ses différents champs de compétence. Il en assure la valorisation auprès de son environnement et de ses partenaires économiques et institutionnels. II-2.1 La direction des services Un directeur des services veille à l organisation et au bon fonctionnement administratif, financier et technique des services. Il est placé sous l autorité du président de l établissement. Il a, par délégation de celui-ci, autorité sur les personnels affectés dans l établissement. Au titre de la gestion des ressources humaines, le directeur veille à l intégration des personnels délégués par les établissements et s assure auprès d eux du suivi de la gestion de leur carrière. Il s assure que les personnels contractuels de l établissement ont un déroulement 10

11 de carrière comparable à celui des personnels titulaires et puissent avoir accès aux plans de formations pertinents, notamment à ceux proposés par les membres fondateurs. Le directeur des services prend toutes dispositions pour assurer la continuité institutionnelle entre l établissement et ses membres ; il prend les initiatives susceptibles de favoriser la mutualisation et l optimisation des moyens. Il peut à ce titre réunir les responsables des services des établissements partageant la même fonction. Il appartient au directeur des services d assurer le lien avec les services centraux des ministères compétents, notamment la bonne circulation de l information et la remontée dans les délais impartis des rapports d activités. II-2.2 L agence comptable L'agence comptable de l établissement, distincte des services financiers, est dirigée, par adjonction de service, par l agent comptable de l un des membres fondateurs. II-2.3 Le département des études doctorales (DED) Le département des études doctorales est garant de la qualité du diplôme de "docteur Université Paris-Est". A cet effet : Il aide les écoles doctorales à formaliser leurs procédures de fonctionnement, de recrutement (appel international, financement des doctorants) et de suivi des doctorants (durée des thèses et insertion), d'attribution des allocations il veille à la bonne intégration des doctorants dans leur équipe de recherche, à l'organisation d'une journée de rentrée, de cours thématiques et de rencontres scientifiques pour les doctorants, il organise des formations permettant à tout doctorant l'acquisition d'un bon niveau de langue et de culture scientifique et technique, ainsi que des actions de préparation de son avenir professionnel, il développe des partenariats avec des établissements à l étranger - cotutelle de thèses, invitation de chercheurs, mobilité des doctorants - et prend toutes initiatives de nature à favoriser leur accueil, il coordonne l information et prépare les évaluations de l AERES dans son domaine, il suit le parcours professionnel des docteurs à 36 mois et s assure pour cela le concours de l'observatoire (OFIPE), il prépare la réalisation d'un annuaire des docteurs et la création d'une association des anciens. Les écoles doctorales sont régies par l arrêté du 7 août 2006 et sont construites selon un schéma pluridisciplinaire. Chaque école doctorale est dirigée par un directeur éventuellement assisté d un adjoint. Un conseil débat de la politique scientifique de chaque école, du budget et des allocations qui lui sont affectés. Chaque école se dote d un règlement intérieur communiqué aux membres du comité consultatif scientifique international. 11

12 Un responsable administratif est chargé pour chaque école d en assurer le bon fonctionnement. Au 13 avril 2012, les écoles doctorales sont au nombre de six : Sciences, Ingénierie, Environnement, Mathématiques et STIC, Sciences de la Vie et de la Santé, Villes, Transports et Territoires, Cultures et sociétés, Organisations, Marchés, Institutions. Université Paris-Est est aussi membre cohabilité au sein de l école doctorale ABIES : Agriculture, Alimentation, Biologie, Environnement, Santé. II-2.4 Les groupes d appui Un groupe d appui est constitué lorsque, par convention, le PRES reçoit délégation pour assurer la gestion administrative et financière d une action liée à un accord de partenariat ou à la réussite à un appel à projets. La décision de constituer un groupe d appui est prise par le président qui en arrête la composition de façon à associer les responsables du projet et les services concernés d Université Paris-Est. Elle précise les conditions du prélèvement de frais de gestion. Deux groupes d appui ont été constitués au titre du programme des investissements d avenir. Le premier pour le suivi de Cohortes, le second pour la coordination de la gestion des Labex. II-3 Les groupes projets Le président de l établissement peut décider la constitution de groupes projets. Il informe le comité exécutif de cette décision et lui rend compte des propositions issues de cette concertation. II-3.1 Objet Un groupe projet répond à l attente de plusieurs membres d UPE d une approche mutualisée soit de fonctions supports des missions déléguées à l établissement pour en améliorer l efficience, soit de projets communs pouvant ne pas offrir le même intérêt pour tous les membres et les mobilisant inégalement. La documentation, les systèmes d information, l organisation de manifestations ou la participation à des salons peuvent relever de cette démarche projet, cette énumération ayant un caractère indicatif. Le comité des utilisateurs du réseau Remus est organisé sur ce mode. 12

13 II-3.2 Organisation et financement La décision constitutive d un groupe projet en définit outre l objet, les modalités d organisation et de fonctionnement ainsi que la durée éventuellement renouvelable. Tout membre peut à tout moment décider d y participer ; il ne peut s en retirer qu après avoir acquitté les obligations financières liées à sa participation. Conformément à la délibération du conseil d administration du 12 décembre 2011, la décision constitutive de chaque groupe définit aussi les modalités de son financement qui doivent en garantir l équilibre. Celles-ci font appel à la contribution des membres concernés selon une clé de répartition fixée au cas par cas. Le financement des groupes projets figurent au budget de l établissement au titre de ressources fléchées. TITRE III règles budgétaires et comptables III- 1 Le budget Le budget traduit les orientations et priorités délibérées en conseil d administration. Il est préparé par le directeur des services, sous l autorité du président. Le budget est établi par nature et par destination ; il est présenté selon l instruction comptable M.9-1 régissant les établissements publics administratifs. Un amortissement linéaire est appliqué selon les taux correspondant à la durée de vie des biens figurant dans l'instruction comptable M 9.1 Les recettes de l établissement sont celles autorisées par l article 18 des statuts. Elles se composent notamment des contributions des membres, calculées selon les règles posées par le conseil d administration du 12 décembre 2011, et des subventions reçues par l établissement. Une convention pluriannuelle définit les modalités de contributions financières ou en nature des membres fondateurs et associés. Le montant de ces contributions est fixé chaque année par le conseil d administration, sur proposition du comité exécutif de l établissement. III-1.1 Les décisions modificatives Les décisions modificatives sont présentées au conseil d administration et approuvées par lui dans les mêmes conditions que le budget primitif. Conformément à l'article 9 des statuts, le Président a délégation du conseil d'administration pour prendre les décisions modificatives des budgets n ayant pas pour objet ou pour effet 13

14 une augmentation des dépenses ou des virements de crédits entre les chapitres de fonctionnement, de personnel et d investissement. Le président est aussi habilité à prendre les mesures ayant pour objet l exécution de conventions dans le respect de l équilibre global du budget. Le président rend compte à la première séance du conseil, des décisions prises à ces différents titres III-2 Le compte financier Le compte financier est soumis par le président à la délibération du conseil d administration, chaque année avant le 30 avril de l année suivante. Le conseil est appelé à le voter, ainsi que la décision d'affectation des résultats, après avoir entendu le rapport de l agent comptable. III-3 Les frais de déplacement Les agents de l établissement sont soumis pour leurs déplacements professionnels aux dispositions applicables à la fonction publique de l État, et relèvent notamment des dispositions du décret n du 3 juillet 2006 et de son arrêté d application du 3 juillet En particulier, les taux sont les suivants pour les missions assurées en métropole : le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé à 15,25 par repas ; le taux maximal du remboursement des frais d hébergement est fixé à 60. Titre IV relatif aux diplômes L établissement a pour missions : la valorisation des diplômes délivrés au sein d Université Paris-Est, notamment par sa contribution à l établissement d une carte des formations souhaitée par la Région Ile de France ; la mutualisation des bonnes pratiques en matière d innovation pédagogique ; la délivrance de diplômes d établissement, nationaux ou internationaux ; la mise en œuvre de formations ou la labellisation de formations assurées par ses membres ; la délivrance du doctorat au sceau d Université Paris-Est ; la délivrance de l'habilitation à diriger des recherches (HDR). Les diplômes peuvent être délivrés par validation des acquis de l'expérience selon les modalités fixées par son conseil d'administration. 14

15 IV-1 Diplôme national de Master Université Paris-Est à vocation, par convention avec les établissements concernés : à coordonner l offre de formation de Masters de ses membres, à soutenir le développement et assurer la gestion de formations communes de Master, et à aboutir progressivement à une délivrance commune de ce diplôme. IV- 2 Diplôme de doctorat Université Paris-Est délivre le diplôme de Doctorat au sceau d Université Paris-Est par transfert de compétences de ses établissements fondateurs habilités dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur et selon des modalités précisées en tant que de besoin dans le règlement de ses écoles doctorales. L établissement délivre le titre de docteur sans mention ni félicitations du jury. - Prix de thèse Sont nominés chaque année au sein de chaque école doctorale 10% des docteurs ayant soutenu les thèses considérées comme les meilleures du point de vue de leur excellence scientifique, de l'originalité des sujets traités et des méthodes utilisées ainsi que de la pertinence de leur sujet au regard des enjeux économiques et sociaux contemporains. Un prix de thèse de l'université Paris-Est est attribué chaque année parmi les nominés de chaque école doctorale. Le choix du lauréat est proposé au président de l'établissement par un jury désigné par le bureau du conseil scientifique. Le montant de ce prix est fixé annuellement par le Conseil d administration. - Prix spéciaux : parmi celles nominées, des prix spéciaux peuvent être décernés à des thèses en raison de leur caractère innovant et des applications qu elles peuvent induire. Des jurys spécifiques sont réunis à cet effet associant des partenaires du PRES. - Soutenance en langue étrangère Université Paris-Est autorise la soutenance de thèse dans une langue autre que le français, selon des modalités conformes à celles prévues par la réglementation régissant les cotutelles de thèse. Dans ce cas une attention sera portée au fait que le doctorant et son directeur de thèse partagent une langue commune, à l'existence d'un résumé substantiel de la thèse en français, à la composition du jury dont tous les membres doivent avoir une maîtrise suffisante de la langue dans laquelle la thèse est soutenue et doivent pouvoir exprimer, s'ils le souhaitent, leurs commentaires et leurs questions en français. - Label européen ou doctorat européen 15

16 Le jury peut accorder le label européen à une thèse dès lors que la demande en est faite au moment de l organisation de la soutenance. Quatre conditions sont requises pour que la demande soit recevable : le doctorat doit avoir été préparé durant au moins un semestre dans un pays européen autre que celui de la soutenance, deux rapports préalables à la soutenance doivent émanés d au moins deux professeurs appartenant à des établissements d enseignement supérieur de deux Etats européens autres que celui de la soutenance, un membre du jury au moins doit appartenir à un établissement d enseignement supérieur d un Etat européen autre que celui de la soutenance, une partie de la soutenance doit être effectuée dans une langue nationale européenne autre que celle(s) du pays de soutenance. Ce dispositif est distinct de la cotutelle avec laquelle il peut le cas échéant se superposer. IV-3 Habilitation à diriger des recherches Université Paris-Est délivre l'habilitation à diriger des recherches (HDR) par transfert de compétence de ses universités fondatrices dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur. Le bureau du comité consultatif scientifique international fixe par un règlement les conditions dans lesquelles l habilitation à diriger des recherches est préparée et délivrée ; ce règlement est soumis pour approbation au conseil d'administration. Titre V relatif aux étudiants Les étudiants d Université Paris-Est sont ceux régulièrement inscrits dans l'établissement. V-1 Doctorants Les doctorants signent avec leur directeur de thèse et le directeur de leur école doctorale la charte des thèses de l'établissement votée par le conseil d'administration sur proposition du comité consultatif scientifique international. Cette charte peut éventuellement être complétée de façon spécifique à chaque école doctorale. Ils sont membres d'une école doctorale et bénéficient des services de l'établissement. Ils exercent leur activité de recherche dans une unité de recherche, ont accès aux moyens collectifs de cette unité et sont tenus d'en respecter les règles. 16

17 Ils sont électeurs dans les collèges électoraux spécifiques aux doctorants de(s) établissement(s) tutelle(s) de l'unité de recherche à laquelle ils sont rattachés. Ils élisent deux représentants au conseil d administration d Université Paris-Est L établissement soutient le fonctionnement d'association(s) d'étudiants et/ou anciens étudiants d'université Paris-Est ; il peut leur accorder des subventions. V-1.1 Contrat doctoral Les doctorants allocataires de recherche et recrutés par le PRES peuvent être titulaires d'un contrat doctoral établi selon la réglementation en vigueur. V-1.2 Publications et propriété intellectuelle Tout doctorant doit préalablement à toute publication ou communication obtenir l autorisation expresse de son directeur de thèse. Il doit mentionner son appartenance à Université Paris-Est et respecter les règles de signature rappelées au titre VIII-1 du présent règlement dès lors que cette publication ou cette communication est liée aux recherches effectuées dans le cadre de la préparation de la thèse. Dans le cas où des travaux de recherche conduisent à une invention, il sera fait application de la législation en vigueur en matière de propriété intellectuelle, notamment les articles L et R à R du code de la propriété intellectuelle ; il sera aussi fait application de l accord-cadre liant Université Paris-Est et ses membres à la SATT Ile de France-Innov lorsque cette invention et l unité de recherche concernée relèvent du périmètre d intervention de ladite société. Titre VI relatif aux personnels Le conseil d'administration délibère sur les conditions générales d affectation et d emploi des personnels mis à disposition de l établissement et des agents contractuels recrutés sur budget propre. Le président a autorité sur l ensemble des personnels de l établissement, et nomme à toutes les fonctions internes à l établissement pour lesquelles aucune autre autorité n a reçu pouvoir de nomination. Une commission du personnel est constituée et composée du président ou du vice-président de l établissement, du directeur des services et de trois représentants élus des personnels dont le représentant des personnels siégeant au conseil d administration. Sont électeurs et éligibles les personnels exerçant leur fonction pour au moins moitié de leur temps dans l'établissement. Cette commission se réunit au moins une fois par an sur convocation du président. Elle est consultée sur les questions relevant de la politique du personnel ; elle veille notamment à la cohérence de la gestion des ressources humaines de l'établissement avec celle des établissements fondateurs. Les élus du personnel disposent seuls d un droit de vote au sein de la commission. 17

18 VI-1 Dispositions générales, droits et obligations Les droits et obligations des personnels sont fixés par les dispositions législatives et réglementaires en vigueur, en particulier concernant le respect des droits fondamentaux, l'exercice des libertés d information et d expression, et des droits syndicaux. Les personnels exercent ces droits dans des conditions qui ne portent pas atteinte aux missions de l établissement. Les personnels sont en outre tenus de respecter les dispositions règlementaires édictées par les établissements affectataires des locaux dans lesquels ils exercent leurs missions. VI-2 Personnels affectés au PRES par un des établissements membres Les personnels des établissements membres du PRES appelés à exercer tout ou partie de leurs fonctions au sein de l'établissement demeurent en position d'activité dans l'établissement ou organisme qui les a recrutés et sont placés sous l'autorité du président du PRES par convention établie entre l'organisme et le PRES. Leurs conditions de rémunération, de carrière, de durée du travail et de droit à congé sont fixées par l'établissement d origine. VI-3 Personnels recrutés par l'établissement VI-3.1 Rémunération et carrière Les personnels fonctionnaires en activité dans l'établissement bénéficient de conditions particulières, liées notamment à leur carrière antérieure, définies au moment de leur affectation. Les autres agents recrutés par le PRES le sont en qualité de contractuel conformément au décret n du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l Etat et à la circulaire n 1262 du 26 novembre 2007 relative aux agents non titulaires de l Etat. Les personnels, quel que soit leur statut, bénéficient du droit à la formation et à un entretien annuel d évaluation avec leur supérieur hiérarchique direct. VI-3.2 Durée du travail La durée du travail est, conformément aux règles en vigueur dans la fonction publique, de 1607 heures annuelles de travail effectif, déduction faite le cas échéant des jours de fractionnement des congés annuels et de congés bonifiés. Les modalités de leur répartition, pouvant donner droit à des jours de RTT, sont fixées avec le directeur des services en concertation avec les personnels concernés et font l'objet d'un suivi régulier. 18

19 Les jours RTT sont utilisés dans l année civile au titre de laquelle ils ont été acquis. Le regroupement des jours RTT avec des jours de congés annuels est autorisé. Des heures de travail supplémentaires effectuées au-delà des horaires de travail du cycle hebdomadaire peuvent être demandées par le supérieur hiérarchique dans les limites fixées par le décret n relatif à l aménagement du temps de travail dans la fonction publique. La mise en œuvre de la journée de solidarité pour l'autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées est appliquée en prenant un jour de RTT, le lundi de Pentecôte. VI-3.3 Droit à congé La durée des congés annuels est de 25 jours (+2 jours éventuels de congés fractionnés) pris entre le 1er septembre de l année N jusqu au 31 août de l année N+1. Le choix des jours s'effectue à la demande des intéressés, sauf opposition de leur supérieur pour raison de nécessité de service et tient compte des périodes de fermetures décidées dans l'établissement. VI-3.4 Dispositions relatives au temps partiel Nombre de demi-journées de travail à accomplir hebdomadairement selon la quotité de temps partiel : 90% 80% 70% 60% 50% Le droit à congés annuels est égal à 5 fois les obligations hebdomadaires (ex. : 30 demijournées pour un personnel à 60%). Titre VII relatif aux règles d hygiène et de sécurité Les règles applicables en matière d hygiène et de sécurité dans l établissement sont celles définies au titre III du livre II de la partie règlementaire du code du travail et par les décrets pris pour son application, sous réserve des dispositions du décret n du 28 mai 1982 modifié par le décret du 28 juin 2011 relatif à l hygiène et la sécurité du travail ainsi qu à la prévention médicale dans la fonction publique, nonobstant les dispositions particulières prises par l organisme hébergeant l établissement. Les agents agissant dans le cadre des missions d Université Paris-Est sont soumis aux règles d hygiène et de sécurité fixées par les chefs d établissements responsables des lieux où s exerce leur activité. 19

20 Titre VIII relatif aux relations avec les établissements membres Les activités de l établissement concernent l ensemble des activités d enseignement et de recherche qui lui sont déléguées par ses membres fondateurs et associés. L étendue de ces délégations est définie par les statuts de l établissement. Des conventions pluriannuelles établies entre l établissement et les établissements fondateurs et associés précisent ces délégations ainsi que les personnels et les moyens financiers et immobiliers mis à sa disposition. En tant qu actionnaire de la SATT Ile-de-France Innov, UPE tient les établissements informés des activités de cette société. VIII-1 Règle de signature des publications En vue d améliorer le rayonnement international d Université Paris-Est (UPE) par un repérage exhaustif des publications scientifiques et de faciliter la bibliométrie de ses membres et des équipes de recherche, notamment à l occasion de leur évaluation et afin de prendre en compte, pour les unités relevant de la recherche biomédicale et en santé, les règles définies par l Alliance nationale pour les sciences de la vie et de la santé-aviesan pour ses membres, la règle de signature des publications est ainsi établie. 1. La règle générale de signature des publications et des communications d un chercheur ou d un enseignant-chercheur relevant d une école doctorale d Université Paris-Est est monoligne : Auteur, Université Paris-Est, Rubrique 1, Rubrique 2, Rubrique 3 Rubrique 1 : intitulé de l unité de recherche (nom ou sigle, label le cas échéant) Rubrique 2 : intitulé de l (de tous les) établissement(s) tutelle(s) de l unité Rubrique 3 : adresse succincte du site de l'unité, sous forme F-code postal, ville, France Toutes les rubriques sont obligatoires, et sont séparées par une virgule. - Rubriques n 1 et 2 : à remplir impérativement sans modification quelle que soit la langue de publication, de façon à assurer la bonne indexation des publications. - Rubrique n 2 : en cas de tutelles multiples, celles-ci sont séparées par des virgules. - Rubrique n 3 : une adresse simplifiée suffit ; en cas d unité multisites, l adresse de l auteur est celle de son lieu de travail principal. Exemple : Auteur, Université Paris-Est, IMAGER (EA 3958), UPEC, UPEMLV, F-94010, Créteil, France Auteur, Université Paris-Est, IMAGER (EA 3958), UPEC, UPEMLV, F-77454, Marnela-Vallée, France 2. Par exception, la règle de signature des publications et des communications d un chercheur ou d un enseignant-chercheur appartenant à une unité relevant de la recherche biomédicale et en santé (ce qui concerne essentiellement, au sein d UPE, les unités mixtes 20

21 appartenant à l'institut Mondor de Recherche Biomédicale-IMRB) est multiligne pour chaque auteur. Chaque ligne correspond à une tutelle, est construite selon les principes précédents, et est impérativement séparée par «nom du pays ;». L ordre de citation des institutions est sans importance. Exemple : Auteur 1,2,3,4,5 1. Université Paris-Est, UMR_S955, UPEC, Créteil, F-94000, France ; 2. Inserm, U955, Equipe xx (ou plateforme), Créteil, F-94000, France ; 3. AP-HP, Hôpital H. Mondor - A. Chenevier, Service hospitalier, Créteil, F-94000, France ; 4. Etablissement Français du Sang, Equipe d immunogénétique transfusionnelle, Créteil, F-94017, France ; 5. Université Paris-Est, Ecole Nationale Vétérinaire d Alfort, F-94700, France La liste des unités entrant dans le champ d application de ces dispositions figure dans les conventions pluriannuelles de moyens signées par Université Paris-Est avec chaque membre fondateur ou associé. Elle est régulièrement actualisée après avis du bureau du conseil consultatif scientifique international. VIII-2 Conventions cadres de collaboration Dans le cadre des compétences qui lui sont déléguées, les relations d UPE avec chaque membre fondateur ou associé sont régies par des conventions spécifiques. VIII-2.1 Conventions cadres avec les membres fondateurs Une convention pluriannuelle régit les relations d UPE avec chaque membre fondateur dans le champ des compétences qui lui sont déléguées aux termes de ses statuts approuvés par décret du 13 avril 2012 précité. Cette convention comporte une annexe définissant le montant de la contribution financière ainsi que les apports en personnels, en locaux ou matériels et services rendus. La participation à la réflexion collective et aux instances de concertation n est pas prise en compte à ces titres. Cette annexe est actualisée chaque année pour tenir compte de l évolution des paramètres sur lesquels chaque contribution est assise ou, si nécessaire, par avenant en cours d année. VIII-2.2 Convention avec les membres associés Une convention pluriannuelle lie UPE à chacun de ses membres associés. Cette convention comporte une partie commune et une partie spécifique à chaque associé ; elle est révisée en tant que de besoin. Cette convention exprime l acceptation par l établissement ou organisme concerné des principes d organisation et de fonctionnement d UPE tels que définis dans ses statuts et le présent règlement intérieur ; elle définit le périmètre sur lequel porte l engagement du 21

22 signataire ainsi que les modalités de sa participation au financement du PRES et, le cas échéant, ses apports en nature VIII-2.3 Conventions spécifiques Lorsqu il est demandé à UPE d intervenir en dehors du champ des compétences qui lui sont déléguées pour assurer un service spécifique ou mener un projet multi-établissements, une convention particulière est signée avec les établissements intéressés par le service ou le projet en cause. Cette convention définit l objet de l intervention, les délais de sa mise en œuvre et les contributions de chacun à la couverture des charges qu elle génère. 22