Tourcoing Blanc Seau le 04/05/2013

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1 13 ième REUNION DE PREPARATION DU 53 ième ANNIVERSAIRE AA FRANCE CONGRES LILLE 2013 Tourcoing Blanc Seau le 04/05/2013 Modérateur : François C Participants: Brigitte A (médias), Jacqueline D (suppléante accueil), Dominique (secrétaire), François C (président), Jacques D (trésorier adjoint), Jacques M (création), Jean Marie (vice président), Jean Pierre D (restauration), Phil (accueil), Philippe L (festivités), Roland F (vestiaire), Yves (programme). Excusés: Béatrice (secrétaire suppléante), Jean René (suppléant programme), Paul (littérature). Autres ami(e)s présent(e)s: Chantal L.D (0820), Josiane (Al Anon), Monique (témoignage), Sabine (Al Anon), Michel (bénévole accueil), Rémy (bénévole littérature). 1: Approbation du précédent compte-rendu: Roland tient à préciser qu'il n'est pas suppléant de Jean Pierre pour le service restauration-cafétéria. Il se contente de le conseiller. Ce n'est pas Jean Pierre et Roland qui ont obtenu des devis, mais Jean Pierre. 2: Avant propos de François et Yves: Richard, délégué Européen, nous rappelle qu'il y a en France ainsi qu' à Bruxelles des groupes Anglophones, et qu'il serait souhaitable de proposer deux réunions en Anglais. Yves propose de faire traduire en Anglais le thème de la réunion "le progrès non la perfection" (salle Goya à 11 h) et "l'important d'abord" (salle Faidherbe à 13 h 15). Accepté à la majorité. 3: Atelier création: Il reste à déterminer le prix des repas du midi et du dîner de gala, le N de téléphone d'amis à contacter pour demande de renseignements sur la réservation et les quantités à faire imprimer. > Les repas: nous avons retenu "DUPONT Traiteur". Le repas du midi nous sera facturé 11 ttc et sera vendu 15 ttc, avec 50 cl d'eau fournie. Le diner de gala nous sera facturé 27 ttc et sera vendu 40. Le montant de la Sacem est de 4,4% de la recette. Jean Pierre va se renseigner auprès du gérant de la baraque à frites située en face du Grand Palais pour savoir s'il sera ouvert pendant notre congrès, ce qui permettra aux Amis désireux de ne pas manger sur place d'avoir un repas bon marché. > Les N de téléphone: Brigitte A, Roland F et Jacques D se proposent. Brigitte demandera au BSG une adresse mail affectée au service médias que l'on pourra indiquer sur les bulletins. > Les quantités: suivant décision du comité, Jacques M commandera à l'imprimeur affiches A4, programmes, bulletins de réservation, infos hôtels, 100 affiches A3. Jacques M voit l'imprimeur pour lui demander le prix des étiquettes d'expéditeur à coller sur les enveloppes. > Les envois: Après discussions, il est décidé de faire un envoi papier début Juin au plus tard, comprenant une affiche A4, deux programmes, un bulletin de réservation en deux poses, un liste des hôtels. Phil se charge de négocier le contrat Destinéo à la poste et a prévu la mise sous pli le 25 Mai à Tourcoing Blanc Seau de 10 h à 16 h avec 10 amis.

2 Un deuxième envoi est prévu en Septembre, comprenant un programme, un bulletin d'inscription en deux poses et la liste des hôtels. François propose de faire un envoi par mail aux présidents de région et aux délégués. 4: Atelier médias: Brigitte A nous rappelle que le site a déjà été créé, qu'il lui suffit d'avoir les infos pour les mettre en ligne. Elle a prévu d'envoyer un mail à tous les médias régionaux pour les informer du congrès. Le comité lui donne son accord pour l'achat de deux roll up. Elle précise qu'elle aura besoin de 500 cartons d'invitation pour les alliés naturels en deux envois: un début Juin et l'autre en Septembre. 5: Atelier festivités: Philippe aurait besoin de 5 à 6 personnes supplémentaires pour le spectacle. Il cherche un lieu ressemblant à Lille Grand Palais pour une répétition. 6: Compte-rendu des ateliers: Vous trouverez en annexe les compte-rendu de l'atelier festivités et de l'atelier médias. En ce qui concerne l'atelier restauration-cafétéria, vous trouverez une sélection des menus proposés. Pour la réunion du premier Juin vous aurez choisi votre menu et nous en ferons une synthèse. Un rappel: toute négociation avec le Grand Palais doit passer par Jean Claude S. La prochaine réunion est fixée au Samedi premier Juin. Chapeau de la réunion: 19, 30 Bonnes 24 heures à toutes et tous, le secrétaire Dominique M.

3 Comité de préparation du congrès de Lille 2013 pour le 53 ème Anniversaire d AA France Atelier «Festivités» Présents : Pascale et Philippe (Christophe excusé) Soirée du diner du Samedi : Compte rendu de la réunion du 30 Avril 2013 L orchestre choisit est : «MusiCaliente». Le responsable du groupe est Stéphan BARDOUT, il s agit du même orchestre que lors du congrès de Reims en 2011 qui nous propose une prestation complète (animation musicale à dominante Danse/Variétés d environ une soirée comprenant les frais de déplacement, de sonorisation et d éclairage pour un montant de 750 TTC. Le prestataire agissant sous le régime de la micro entreprise, le Guichet Unique (méthode de paiement des charges sociales) n est pas nécessaire. Il reste à confirmer la déclaration à la SACEM. Animation de fin de plénière : Rappel des objectifs : Nous préparons un spectacle d une quinzaine de minutes qui sera offert gratuitement aux participants à ce congrès en fin de réunion plénière du Samedi 9 Novembre 2013 de 15h à 16h45. Les objectifs sont de divertir l assemblée et de montrer que la fréquentation d un groupe d entraide tel que AA permet de réaliser un beau et grand projet en commun. La réalisation de ce projet étant source même de rétablissement pour ses participants. Avancement et organisation : L équipe est constituée d un noyau de 7 à 9 personnes qui se réunissent tous les quinze jours dans les locaux du groupe de «La Madeleine» de 14h30 à 16h30. Les prochaines répétitions sont prévues les Samedi 11 et 25 Mai ; 8 et 22 Juin. Relâche en Juillet / Août. A la reprise en Septembre, nous aurions besoin de 5 à 6 volontaires supplémentaires pour travailler avec des figurants. Nous recherchons également un lieu offrant les mêmes configurations que Lille Grand Palais pour organiser nos répétitions générales en Octobre. Matériel à prévoir : Rétroprojecteur avec (ou sans) système de poursuite vidéo Micro-casque HF 4 tables + 12 Chaises 1 Bar 1 Banc Verres + bouteilles + décors de café Les costumes seront réalisés en interne par les acteurs. Prévoir de la toile à peindre pour réaliser 4 panneaux de 1m20 x 1m. Sonorisation de l espace «Poster».

4 ATELIER MEDIA du 16 mars Visite aux principaux médias à programmer... Qui Présents : Brigitte A - Alexandre - Philippe L Essayer d'investir les correspondants de bureaux des régions limitrophes Sur santé média justice Picardie - Normandie -île de France Quand Absents : Nicolas - Bruno Prévoir d'envoyer des cartons début juin -> il faut préparer un modèle RAPIDEMENT Comment Courriers aux instances officielles à prévoir longtemps à l'avance Cette lettre sera écrite par Philippe L mais signée par le président de AA Les adresses des instances juridiques seront à demander à Sylvie L (responsable nationale justice) Les adresses des instances médicales seront à demander à Sylvie L (responsable nationale justice) 2. Table ronde du vendredi Salle et horaire Salle ERRO la réservation n'est pas confirmée de façon officielle Brigitte s'en occupe cette semaine Horaire retenu : 15 heures Philippe va essayer de passer un communiqué sur la brochure du GRA Présentation de l'historique -> Brigitte La direction de AA vers les médecins -> PHILIPPE I Un médecin (demander à Dominique M de le trouver peut-être Pr Contencin) AA vers la justice -> Sylvie Un professionnel de justice Temps de questions - réponses Thème ^ AA et les professionnels : un partenariat réussi Pot de fin de réunion Jus de fruit Eau -coca Mignardises - gâteaux secs Beaux gobelets - Etude de la liste des invités (venez avec votre PC portable si vous en avez un) 3. Besoins financiers V 2 roll-up structure de 1m * 2 m 215 TTC les 2 (pour une nouvelle toile 62 )

5 2 roll-up structure de 0.85 * 2 m TTC Ies2 (pour une nouvelle toile 50 ) Buffet + boissons Cartons d'invitations 500 Enveloppes et timbres 4. Mise à jour de la page Internet du congrès Alexandre prend en charge la mise à jour de la page du site congrès