EXCEL - Formats personnalisés -

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1 ENSEIGNEMENT DE PROMOTION SOCIALE Cours de EXCEL - Formats personnalisés - H. Schyns Avril 2008

2 Sommaire Sommaire 1. FORMATS DE CELLULE 1.1. Introduction 1.2. Avertissement 1.3. Décimales, fractions, allignements 1.4. Notation scientifique 1.5. Affichages réduits 1.6. Sections 1.7. Format invisible 1.8. Couleurs 1.9. Conditions Dates et Heures Suppression d'un format personnalisé 2. FORMATS CONDITIONNELS H. Schyns S.1

3 1. Formats de cellule 1.1. Introduction Un format personnalisé vous permet d'afficher les données comme vous le souhaitez s'il n'existe pas de format prédéfini qui vous convienne. On crée un format personnalisé à l'aide du menu Format / Cellule... On utilise ensuite l'onglet Nombre et la catégorie Personnalisé Avertissement L'encodage du format dépend de la configuration de votre système en ce qui concerne la définition du séparateur de décimales et le séparateur de milliers. La configuration européenne utilise la virgule pour les décimales et le point (ou l'espace) pour la séparation des milliers. La configuration américaine utilise le point pour les décimales et la virgule (ou l'espace) pour la séparation des milliers. Testez les différentes possibilités si le résultat n'est pas celui ce que vous escomptez Décimales, fractions, allignements Pour mettre en forme des fractions ou des nombres décimaux, vous devez insérer des indicateurs de position de nombres dans une section. Si le nombre contient plus de décimales qu'il n'y a d'indicateurs de position dans le format, il est arrondi pour avoir autant de décimales que d'indicateurs de position. Si ce nombre est composé de plus de chiffres à gauche du séparateur décimal qu'il n'y a d'indicateurs de position dans le format, les chiffres supplémentaires sont affichés. Si le format ne contient que des symboles numériques (#) à gauche du séparateur décimal, les nombres inférieurs à 1 commencent par un séparateur décimal. # n'affiche que les chiffres significatifs et non les zéros non significatifs. 0 affiche les zéros non significatifs si un nombre a moins de chiffres qu'il n'y a de zéros dans le format.? ajoute des espaces pour les zéros non significatifs de chaque côté du séparateur décimal en vue d'aligner les séparateurs décimaux. Il est également possible d'utiliser ce symbole pour les fractions composées d'un nombre variable de chiffres. H. Schyns S.1.1

4 1234, ,6 ####,# 8,9 8,900 #,000,631 0,6 0,# 12 12,0 #,0# 1234, ,57 #,0# 44,398 et 102,65 décimales alignées???,??? 5,25 5 1/4 #???/??? 1.4. Notation scientifique Pour afficher les nombres selon la notation scientifique, utilisez les codes "E-", "E+", "e-" ou "e+". La notation "ingénieur" permet d'afficher un exposant multiple de ,9 1,23e e ,9 12,3e+3 ##0.0E Affichages réduits Pour limiter un nombre à l'affichage des milliers ou des millions, utiliser le caractère qui sert de séparateur des milliers (espace, virgule ou point selon la définitions) #.#### # Sections Un format personnalisé peut comporter quatre sections qui s'appliquent, dans l'ordre : - aux valeurs positives - aux valeurs négatives - aux valeurs nulles - au texte Les sections sont séparées par des points-virgules. <section "positif"> ; <section "négatif"> ; <section "nul"> ; <section "texte"> Si vous spécifiez une seule section, le format est utilisé pour tous les nombres. Si vous ne spécifiez que deux sections, la première est utilisée pour les nombres positifs et les valeurs nulles et la seconde, pour les nombres négatifs. H. Schyns S.1.2

5 Pour ignorer une section, il suffit de n'y inscrire que le point-virgule final : <section "positif"> ; <section "négatif"> ;; <section "texte"> Dans cet exemple, il n'y a pas de format défini pour la section "nul" Format invisible En définissant quatre sections vides, on masque totalement l'affichage de la valeur contenue dans la cellule : 1.8. Couleurs 1234,59 (invisible) ;;; Pour définir la couleur d'une section du format, tapez, dans la section, le nom de la couleur entre crochets. Le code de la couleur doit être le premier élément de la section. Attention, les noms dépendent de la langue utilisée. Les couleurs reconnues sont : [NOIR] [BLEU] [CYAN] [VERT] [MAGENTA] [ROUGE] [BLANC] [JAUNE] Valeur encodée Forme désirée 1234, , , , Code de format [VERT]# ##0,00;[ROUGE]-# ##0,00;[NOIR] Conditions On peut demander d'appliquer les formats d'une section uniquement si le nombre satisfait à une condition spécifiée. Cette condition doit être placée entre crochets. Elle consiste en un opérateur de comparaison et une valeur. [Rouge][>1000]# ##0,00 Ce type de format ne doit pas être confondu avec le format conditionnel qui d'applique à n'importe quelle caractéristique de la cellule Dates et Heures Attention, les codes dépendent de la langue utilisée. H. Schyns S.1.3

6 Mois 1-12 m Mois mm Mois jan - déc. mmm Mois janvier - décembre mmmm Mois première lettre mmmmm Jours 1-31 j Jours jj Jours dim - sam. jjj Jours dimanche - samedi jjjj Années aa Années aaaa Heures 0-23 h Heures hh Minutes 0-59 m Minutes mm Secondes 0-59 s Secondes ss Temps en heures [h]:mm Temps en minutes 63:46 [mm]:ss Temps en sec [ss].00 Pour l'affichage du temps, les codes "m" ou "mm" doivent apparaître immédiatement après le code de format "h" ou "hh", ou immédiatement avant le code "ss", sinon Excel affiche le mois au lieu d'afficher les minutes Suppression d'un format personnalisé - Dans le menu Format, cliquez sur Cellule puis sur l'onglet Nombre. - Dans la zone Catégorie, cliquez sur Personnalisé. - Dans la zone Type, sélectionnez le format numérique à supprimer. - Cliquez sur Supprimer. Seuls les formats personnalisés peuvent être supprimés. Excel applique par défaut le format numérique Standard à toute cellule du classeur préalablement mise en forme avec le format personnalisé que vous venez de supprimer. H. Schyns S.1.4

7 2 - Formats conditionnels 2. Formats conditionnels Les formats conditionnels permettent de modifier l'apparence d'une cellule en fonction de son contenu. Il s'agit bien de tous les attributs d'apparence (police, couleur, fonc, etc) et non seulement l'affichage de la valeur. - Sélectionnez les cellules à mettre en forme. - Dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme conditionnelle. - Pour utiliser des valeurs situées dans les cellules sélectionnées comme critères de mise en forme : - sélectionnez La valeur de la cellule est, - sélectionnez un type de comparaison, - tapez une valeur dans la zone appropriée. Vous pouvez taper une valeur constante ou une formule, et devez insérer un signe égal (=) avant la formule. Pour évaluer des données sur une condition autre que les valeurs situées dans les cellules sélectionnées, utilisez une formule comme critère de mise en forme : - Sélectionnez La formule est dans la liste située à gauche - tapez la formule dans la zone située à droite. La formule doit avoir une valeur logique VRAI ou FAUX comme résultat. - Cliquez sur le bouton Format. - Sélectionnez le style et la couleur de police, le soulignement, les bordures, l'ombrage ou les motifs que vous souhaitez appliquer. - Pour ajouter une autre condition, cliquez sur le bouton Ajouter, puis répétez les étapes. Vous pouvez spécifier jusqu'à trois conditions. Excel applique les mises en forme sélectionnées uniquement si la valeur de cellule remplit la condition ou si la formule renvoie une valeur VRAI. Si plusieurs conditions sont vraies simultanément; Excel applique uniquement les mises en forme à la première condition vraie. Si aucune des conditions spécifiées n'est vraie, les cellules conservent leurs mises en forme existantes. On peut utiliser cette astuce pour définir une quatrième condition. Les formats conditionnels supportent la fonction copier/coller la mise en forme (pinceau) H. Schyns 2.1