Election des délégués Intériale à l Assemblée Générale. Protocole électoral

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1 Election des Intériale à l Assemblée Générale Protocole électoral

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 ER OBJET ARTICLE 2 CALENDRIER ELECTORAL ARTICLE 3 DEFINITION DES SECTIONS DE VOTE ARTICLE 4 ELECTIONS DES DELEGUES - REPARTITION ARTICLE 5 DUREE, FIN DU MANDAT ARTICLE 6 ELECTORAT ARTICLE 7 MODE DE SCRUTIN ARTICLE 8 VACANCE DES DELEGUES ARTICLE 9 APPEL A CANDIDATURES ARTICLE 10 DECLARATION DE CANDIDATURES ARTICLE 11 MATERIEL DE VOTE ARTICLE 12 MODALITES PRATIQUES DE VOTE ARTICLE 13 OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT DU VOTE ARTICLE 14 ATTRIBUTION DES SIEGES ARTICLE 15 STATISTIQUES ARTICLE 16 LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES ARTICLE 17 CONTESTATIONS ANNEXES * Formule de pouvoir * Modèle de liste électorale * Tableau de répartition des par section de votes Nombre de sièges à pourvoir Carte de répartition des par section de votes

3 PREAMBULE Le présent Protocole électoral, en application des dispositions des articles 5 et 8 du règlement intérieur, a été soumis au conseil d administration qui l a approuvé lors de sa séance des 29 et 30 octobre ARTICLE 1 ER OBJET Le présent protocole électoral a pour objet de rappeler les modalités statutaires de vote des à l Assemblée Générale d Intériale. En outre, et conformément aux prescriptions de l article 8-1 du règlement intérieur, le présent protocole définit les modalités pratiques de l élection. ARTICLE 2 - CALENDRIER ELECTORAL Pour permettre une bonne organisation calendaire de l Assemblée Générale de Juin 2013, ces opérations d élection se dérouleront selon le calendrier ci-après : 30 Septembre 2012 Date d arrêt du fichier des membres participants servant de base au calcul du nombre de par région (cf. art. 6-1 du RI). 1 er octobre 2012 Edition du «listing électeurs» 1 ère sem novembre 2012 Envoi de l appel à candidature (via le journal Intériale info) 06 décembre 2012 Date limite de dépôt des candidatures (Clôture des dépôts de listes) 07 décembre 2012 Réunion de la Commission des Statuts et des Elections - ouverture des plis et examen des listes 10 décembre 2012 Envoi des listes validées au prestataire 3 janvier 2013 Envoi du matériel de vote 28 janvier 2013 Clôture des votes par voie postale 5 février 2013 à 08H00 heure de Paris Juin 2013 Clôture des votes par Internet Ouverture des plis, dépouillement, proclamation des résultats, archivage des bulletins par le bureau de vote, en présence d un huissier de justice. Assemblée Générale d Intériale composée des nouvellement élus

4 ARTICLE 3 DEFINITION DES SECTIONS DE VOTE Les membres participants sont répartis en sections de vote qui correspond à un secteur géographique défini par le Conseil d administration d Intériale mutuelle ; l assemblée générale est composée des titulaires élus par les membres participants au sein des sections de vote (cf. art. 16 des statuts). ARTICLE 4 : ELECTIONS DES DELEGUES - REPARTITION Compte tenu des effectifs tels qu arrêtés le 30 septembre 2012, les sièges de se répartissent comme suit : - Chaque section de vote élit un délégué titulaire pour 1000 membres participants ou fraction. - Lors de la constitution d une liste, chaque département est représenté par au moins un délégué titulaire et un délégué suppléant (art des statuts). ARTICLE 5 DUREE, FIN DU MANDAT Conformément à l article 16-2 des statuts, les sont élus pour quatre ans. Le mandat des sortants expire à l'issue du scrutin. Celui des élus ou réélus commence au même moment. Sous réserve des dispositions spécifiques relatives au vote par procuration, chaque délégué dispose d une voix à l Assemblée Générale. Le délégué sortant est rééligible. Le mandat cesse lorsque le délégué titulaire ou suppléant change de zone élective ou perd sa qualité de membre participant (décès, démission, radiation, exclusion) ; en revanche, le délégué conserve son mandat lorsqu il change de département au sein de sa zone élective. La démission des se fait par lettre adressée au président de la mutuelle : - soit en recommandé, - soit par dépôt contre récépissé, à l une des structures administratives mandatées de la mutuelle. Elle prend effet à compter de la date de réception de la lettre par la mutuelle. ARTICLE 6 - ELECTORAT 6-1) Critères de rattachement à une zone élective Participent à l élection des, tous les membres participants d Intériale identifiés dans les fichiers au 30 Septembre Les candidats et les électeurs doivent être membres participants d Intériale mutuelle. Pour pouvoir voter, les membres participants doivent être rattachés à une zone géographique élective. Le critère de rattachement est l'adresse du membre participant telle que communiquée à la Mutuelle pour un retraité et pour un actif le lieu d activité, sauf exception décidée par le conseil d administration. Les adhérents résidant dans les DOM, les Territoires d Outre Mer et à l étranger sont rattachés à la zone élective Z 5, où est situé le siège de la mutuelle. Les membres participants sont répartis en un seul collège. Ce collège et composé des représentants des membres participants actifs et retraités.

5 6-2) Eligibilité : Sont éligibles les membres participants d Intériale mutuelle à la date d arrêt du fichier soit au 30 septembre ARTICLE 7 - MODE DE SCRUTIN L élection des a lieu à bulletin secret. Le vote a lieu par correspondance (voie postale ou internet). Toutes dispositions techniques sont prises à cet égard par le prestataire pour éviter les doubles votes. Les élections s organisent au scrutin majoritaire à un tour avec liste(s) bloquée(s) sans panachage ni rature. Une ou plusieurs listes peuvent être établies par zone élective. Chaque liste doit comporter un nombre de candidats titulaires et de candidats suppléants équivalent à celui du nombre de postes à pourvoir. Chaque département sera représenté par au minimum un candidat titulaire et un suppléant. La liste doit mentionner pour quel poste il est fait acte de candidature, titulaire ou suppléant. Un bureau de vote unique procède à l'enregistrement des votants, au dépouillement du scrutin et à la proclamation des résultats. ARTICLE 8 : VACANCE DES DELEGUES 8.1) Vacance en cours de mandat d'un délégué titulaire En cas de vacance en cours de mandat par décès, démission ou pour toute autre cause d un délégué titulaire, celui-ci est remplacé : - en priorité par le premier délégué suppléant élu, issu du même département, dans l ordre de présentation - par le premier délégué suppléant élu dans l ordre de présentation, lorsque la suppléance par département est épuisée. (article 16.3 des statuts) Il remplace le délégué titulaire dans la plénitude de ses prérogatives et jusqu au terme de son mandat. 8.2) Conséquences en cas d'absence de délégué suppléant En cas de vacance en cours de mandat par décès, démission ou toute autre cause d un délégué titulaire et en l absence de délégué suppléant, il est procédé avant la prochaine assemblée générale, si elle n est pas encore convoquée, à l élection d un nouveau délégué titulaire pour achever le mandat de son prédécesseur. ARTICLE 9 - APPEL A CANDIDATURES L'appel à candidature est adressé par la mutuelle à tous les membres participants, au moyen d'un journal d'information qui leur est envoyé nominativement ; ce journal indique par ailleurs que toutes informations complémentaires sont accessibles sur le site internet d Intériale mutuelle. Tout membre participant candidat aux fonctions de délégué doit être à jour de ses cotisations auprès de la mutuelle et positionné dans le fichier de la zone élective de candidature. Les candidatures reçues sont portées à la connaissance des membres participants appelés à voter au moins 15 jours avant le scrutin (cf. art. 7-1 du RI).

6 A chaque membre participant est adressé un bulletin de vote de chaque liste, portant les noms, prénoms, et qualités des candidats. ARTICLE 10 - DECLARATION DE CANDIDATURES Les membres participants désireux de faire acte de candidature doivent constituer une liste dans le délai imparti. Les candidats composant la liste donnent pouvoir à un «mandataire de liste». - Composition des listes : Le nombre de postes à pourvoir dépend de la région élective et est conforme au tableau joint en annexe. - Liste de candidature : Les membres participants qui souhaitent s associer pour composer une liste obligatoirement complète ont jusqu au 6 décembre 2012 (cachet de la poste faisant foi) pour transmettre leur candidature. Les candidatures doivent être adressées par lettre recommandée avec accusé de réception à l adresse suivante : Monsieur le Président d Intériale mutuelle Elections des Délégués Intériale mutuelle 5, Rue Choron, PARIS Les listes peuvent être constituées à partir du modèle de formulaire type (joint en annexe) qu Intériale mutuelle tient à la disposition des candidats ; elles doivent comporter les caractéristiques suivantes : un mandataire de liste, obligatoirement candidat délégué titulaire (nom, prénom, numéro adhérent, adresse du domicile, numéro de téléphone ou mail, et adresse de fonction), les membres figurant sur la liste doivent donner pouvoir express (joint en annexe) au mandataire de liste, déclarant leur candidature (leurs nom, prénom, numéro adhérent, administration ou service d appartenance) - Enregistrement des candidatures : Intériale mutuelle adresse aux mandataires de liste un courrier individuel accusant réception de la liste présentée et signale le cas échéant, si le délai le permet, les anomalies éventuelles ; les listes présentant des irrégularités à la date limite du dépôt seront rejetées. - Clôture des candidatures : La date de clôture de dépôt des listes est fixée au 6 décembre Au-delà de cette date, dont le cachet de la poste fait foi, toute liste parvenant à Intériale sera déclarée irrecevable.

7 ARTICLE 11 - MATERIEL DE VOTE Le matériel de vote se compose : - d un courrier d accompagnement avec, en partie basse, le bulletin de vote détachable et la ou les listes de candidats. Et - de la procédure de vote par Internet (adresse internet) code identifiant code confidentiel - Comme indiqué à l article 7-2 du RI, ces deux procédures de vote sont exclusives l une de l autre. ARTICLE 12 - MODALITES PRATIQUES DE VOTE Le vote par internet primera sur le vote par voie postale 12.1) Vote par voie postale Il n est admis ni rature, ni mention d aucune sorte sur le coupon-réponse. Une fois le choix opéré, le votant transmet son coupon-réponse par voie postale. - Est considéré comme vote blanc : Tout bulletin de vote ne comportant aucune case noircie. - Est considéré comme vote nul : 12.2) Date de clôture du vote Tout bulletin de vote sur lequel est noircie plus d une case. Tout bulletin comportant une rature ou une surcharge ou quelque mention que ce soit. Les votes transmis par voie postale doivent impérativement parvenir à l adresse ELECTION INTERIALE MUTUELLE, à une boîte postale spécifiquement ouverte pour la circonstance et relevée par un huissier de justice le 28 janvier 2013 ; les votes par internet seront valides jusqu au 5 février 2013 à 8H (heure de Paris). Pour cette dernière procédure de vote, il conviendra de : 1/ se connecter à Internet à l adresse : 2/ entrer dans l espace sécurisé 3/ exprimer votre vote 4/ valider ce vote avec votre code confidentiel Les coupons-réponses seront acheminés au siège de la mutuelle Intériale par l huissier de justice désigné et remis, par ses soins, après le relevé du courrier à la boîte postale, aux membres composant le bureau de vote.

8 ARTICLE 13 - OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT DU VOTE Les opérations de dépouillement de vote et de proclamation des résultats se dérouleront le 5 février 2013 au 5, Rue Choron Paris; elles sont placées sous la responsabilité du bureau de vote et sous contrôle de l Huissier de Justice (les frais inhérents à ce déplacement sont pris en charge par Intériale mutuelle) qui rendront compte du bon déroulement des opérations de dépouillement, de la proclamation des résultats et de la bonne fin des travaux. Tout membre participant qui le désire peut y assister (les frais inhérents à ce déplacement sont à sa charge). - Bureau de vote La Commission des Statuts et des Elections désigne en son sein le Bureau de vote dont un président et deux assesseurs qui organise l ensemble des opérations ; Le dépouillement s effectuera au siège de la mutuelle toujours en présence de l huissier de justice désigné, de manière à pouvoir mener à bien l ensemble des travaux de dépouillement sur la seule journée du 5 février ARTICLE 14 Election de la liste L élection de l ensemble de la liste ressortit aux dispositions combinées des articles 16-2 des statuts et 8-2 du RI ; la liste ayant obtenu le plus de suffrages est proclamée élue. ARTICLE 15 STATISTIQUES Le prestataire s engage à fournir à Intériale mutuelle, sous la forme d un CD ROM, les documents constitutifs de l élection, qui restent à la disposition de tout électeur requérant pendant le délai de recours contentieux, comme les statistiques relatives au taux de participation. ARTICLE 16 LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES Les électeurs disposent d un droit d accès aux informations nominatives du fichier, objet du traitement, conformément à la loi du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés. Ce droit d accès peut-être exercé auprès du siège de la Mutuelle Intériale Direction juridique, 5 Rue Choron Paris Adresse électronique CONTACT@INTERIALE.fr ARTICLE 17- CONTESTATIONS Au terme de l article R du Code de la Mutualité, les contestations relatives à la régularité des opérations électorales sont de la compétence du Tribunal d Instance du siège social d Intériale, sous réserve que ce dernier soit saisi de la contestation dans les 15 jours suivant l élection.

9 ANNEXES * Formule de pouvoir * Modèle de liste électorale * Tableau de répartition des par section de votes Nombre de sièges à pourvoir Carte de répartition des par section de vote

10 FORMULE DE POUVOIR Zone élective N Je soussigné (e) NOM :... PRENOM :... N ADHERENT :.... ADRESSE COMPLETE DU DOMICILE CP I I I I I I VILLE.... TELEPHONE : I I I I I I I I I I I LIEU DE FONCTION ( pour les adhérents en activité ).. ADRESSE... CP I I I I I I VILLE Déclare faire acte de candidature aux fonctions de délégué titulaire [ ] ou de délégué suppléant [ ], dans le cadre des élections des appelés à composer l assemblée générale d Intériale mutuelle et sur la liste dont le mandataire électoral est M. destinataire du présent pouvoir. Fait à Le Signature Faire précéder la signature de la mention «Bon pour pouvoir» (*) Préciser le nom et le prénom du mandataire de liste.

11 LISTE DES CANDIDATS ZONE ELECTIVE N «MANDATAIRE DE LISTE» NOM PRENOM N ADHERENT ADRESSE DU DOMICILE TEL OU ADRESSE DE FONCTION (+CP) Les personnes inscrites ci-après autorisent le mandataire de liste nommé ci-dessus à les présenter sur la liste, en vue de l élection des à l Assemblée Générale d'intériale (joindre les pouvoirs correspondants soit 1 pouvoir par candidat). LISTE DES DELEGUES TITULAIRES LISTE DES DELEGUES SUPPLEANTS NOM PRENOM N DU DEPARTEMENT DU LIEU DE FONCTION N ADHERENT ordre de suppléance NOM PRENOM N ADHERENT

12 Les listes doivent comporter autant de suppléants que de titulaires. Pour les suppléants, la suppléance est fixée par ordre croissant figurant sur la liste (1ère colonne). Attention : le mandataire de liste compte pour un délégué titulaire. SIGNATURE du mandataire de liste En signant, le mandataire de liste s'engage à porter la liste qu'il présente et à respecter les dispositions des Statuts, Règlement Intérieur et procotole électoral

13 Tableau de répartition des par section de votes Nombre de sièges à pourvoir Département Effectif Nombre de Zone élective effectifs Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z

14 Département Effectif Nombre de Zone élective effectifs Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z2 20A Z2 20B Z

15 Département Effectif Nombre de Zone élective effectifs Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z

16 Département Effectif Nombre de Zone élective effectifs Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z

17 Département Effectif Nombre de Zone élective effectifs Z Z Z Z Z Z Z Z5 * TOM Z5 * ETRANGER Z5 GUADELOUPE Z5 MARTINIQUE Z5 GUYANE Z5 LA REUNION Z5 MAYOTTE Z SALARIES 689 Z5 * ne peuvent statutairement avoir de

18 Effectifs Délégués TOTAL toutes zones ERRATUM du 12 novembre 2012 : Une erreur de positionnement des départements 79 et 86 s est produite sur le tableau de représentativité, précédemment mis en ligne, qui sert de base au calcul du nombre de par zone élective. En effet, les adhérents des départements 79 et 86 ont été comptabilisés par erreur dans la zone 3, alors qu ils auraient du être comptabilisés dans la zone 4. En conséquence : - La zone 3 sans les départements 79 et 86 passe de adhérents à adhérents, soit de 41 à La zone 4 avec les départements 79 et 86 en plus, passe de adhérents à adhérents, soit de 39 à 41. Au total ce sont donc 232 qui sont à élire et non plus 231, comme indiqué dans le protocole électoral précédemment mis en ligne. Après analyse, le département dans la zone 3 bénéficiant du poste de délégué supplémentaire est le 87, qui totalise un reste après attribution du 1er délégué de 664 adhérents, chiffre supérieur à celui des autres départements n ayant pas bénéficié de la règle du plus fort.

19 Carte de répartition du nombre de par section de votes Légende zones électives : Z1 : MP - 42 Z2 : MP - 51 Z3 : MP - 40 Z4 : MP - 41 Z5 : MP - 58 TOTAL B A