VADEMECUM D INFORMATION FACULTE DE PHILOSOPHIE, LETTRES ET SCIENCES HUMAINES

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1 VADEMECUM D INFORMATION FACULTE DE PHILOSOPHIE, LETTRES ET SCIENCES HUMAINES SEJOURS ERASMUS, ERASMUS-BELGICA ET HORS EUROPE ANNEE ACADEMIQUE DEPART EN Pourquoi des programmes d échanges? A Saint-Louis, dans la Faculté de Philosophie, Lettres et Sciences Humaines, les étudiants ont la possibilité de partir au cours de la troisième année du programme de bachelier et d étudier dans une institution partenaire en Belgique, en Europe ou Hors Europe. Cette décision s inscrit dans la politique internationale de l Université dans le cadre du programme Erasmus+. Ces séjours à l étranger constituent un enrichissement indéniable pour l étudiant : apprentissage actif ou amélioration des connaissances de la langue du pays d accueil, élargissement de son horizon scientifique, culturel et humain, pose de jalons pour l avenir, enrichissement social par les contacts avec des étudiants et des professeurs d autres horizons L étudiant intéressé peut introduire un dossier de candidature au cours de sa 2 ème année! 2. Critères d éligibilité Tout étudiant de la Faculté de Philosophie, Lettres et Sciences Humaines, inscrit en 2è Bac, peut introduire une demande pour participer à un programme d échanges en Belgique, en Europe ou hors Europe au cours de la 3 è BAC, pour autant qu il se conforme aux instructions indiquées dans ce vademecum et qu il réponde aux conditions suivantes : * il doit être inscrit régulièrement à Saint-Louis pendant l année académique de réalisation du séjour à l étranger et partir vers une des destinations reprises dans les listes des destinations; * le séjour Erasmus doit avoir une durée de min 3 mois et max 12 mois ; * la période d études à l étranger doit faire partie intégrante du programme d études à Saint-Louis et faire l objet d une reconnaissance académique complète ; le transfert des crédits obtenus se fera conformément aux normes ECTS, ce qui implique notamment qu une «Convention d études» («Learning agreement») en bonne et due forme soit établie avant le départ de l étudiant. La «convention d études» est la liste des cours que l étudiant choisit de suivre dans le cadre de son programme d échanges conformément à l harmonisation et de commun accord avec le professeur titulaire de son orientation; * le départ de l étudiant ne peut se trouver hypothéqué pour des raisons académiques ; à ce titre, de bons résultats en 1 ère et 2 ème année sont indispensables. L étudiant doit présenter toute la session de janvier (BAC2) et obtenir 60% avec maximum 1 échec (pas plus d une seule note en-dessous de 10/20) ou 1 désistement. Pour pouvoir partir en Erasmus en 3 è année, l étudiant devra avoir été délibéré comme ayant réussi l ensemble de l épreuve en juin (BAC2) (pas de désistement possible). * Il doit avoir un bon niveau de connaissance de la langue dans laquelle les cours seront donnés. (Voir la rubrique «préparation linguistique» au point 17)!! 3. Dossiers Le dossier à rentrer pour le 28 février au plus tard est composé d un formulaire d inscription dûment complété d une lettre de motivation (dans laquelle l étudiant doit mentionner les trois choix de destination ainsi que la motivation pour ces trois choix) un document (spécifique à chacune des orientations) qui reprend une simulation des cours que l étudiant pourrait suivre dans les trois universités sélectionnées ainsi que les cours qui seront suivis à Saint-Louis 1

2 un CV détaillé une copie des notes de BAC1 (juin) et BAC2 (janvier) une copie des certificats de langue pour les étudiants d historie et de philosophie L ensemble des documents (vademecum d information, formulaire de candidature, document de simulation de cours, liste des destinations possibles à ce jour, tableau des exigences linguistiques des partenaires) sont disponibles sur votre intranet ou sur le site web de Saint-Louis. 4. Documentation Pour compléter le dossier, sept sources de documentation sont possibles : - les sites internet des universités partenaires ; - les documents reçus des universités partenaires ; - les rapports d évaluation des anciens Erasmus Out ; - les contacts par avec les anciens Erasmus Out ; - les contacts avec les étudiants Erasmus In présents à Saint-Louis pendant la période de candidature ; - la journée internationale organisée à la mi-février : la documentation récente reçue des différentes universités partenaires pourra y être consultée ; - le site internet de l agence AEF ( 5. Programmation des départs Les étudiants en histoire, philosophie et langues germaniques partent au premier quadri de la 3 è Bac. Les étudiants en romanes partent au second quadri de la 3 è Bac. 6. Délibération après la réalisation du séjour Les dates des séjours peuvent varier en fonction des destinations. Il se peut donc que les étudiants ne soient délibérés chez nous qu à la session de septembre au vu de la date de retour en Belgique. 7. Sélection La procédure de sélection des candidats devrait idéalement être la suivante : - Entretien, avant l introduction de son dossier, avec la personne de la Commission responsable de son programme et discussion sur le choix de la destination et des cours - Introduction du dossier complet (formulaire + annexes) auprès de la Cellule des Relations Internationales pour le vendredi 28 février 2014 au plus tard! - Sélection des candidats sur base des dossiers par la Commission Erasmus de la Faculté et peutêtre sur base d entretiens (à confirmer). Cette Commission est composée du/de la président(e) de la commission Erasmus de la faculté, du/de la président(e) de section et éventuellement d une troisième personne (responsable «langue»). Leur décision est souveraine. C est le ou la président(e) de la commission Erasmus de la faculté qui communique la décision de la Commission aux étudiants qui ont introduit un dossier et ce, avant Pâques. - Après les délibérations de juin, le ou la président(e) de la commission Erasmus de la faculté envoie o un message de confirmation aux étudiants sélectionnés qui ont réussi o un message aux étudiants sélectionnés qui ont échoué en juin pour les informer qu ils ne pourront pas partir en Erasmus. - Formalités d inscription dans les différentes universités partenaires en fonction des délais imposés (cf. liste des destinations) et des formalités requises (elles varient d une Université à l autre!). Il se peut qu une inscription doive se faire avant la décision définitive de la Commission en fonction des résultats de juin. - Choix des cours avec les responsables de section et le/la responsable de la langue du pays de destination. Une fois choisis, ces cours devront être transcrits sur un document officiel intitulé «Learning agreement». Il est ensuite transmis au secrétariat de Faculté (vérification du nombre d ECTS, des règles de l harmonisation). 2

3 8. Montant et octroi de la bourse Les bourses de mobilité étudiants octroyées dans le cadre des programmes d échanges sont destinées à couvrir les frais de mobilité additionnels, c est-à-dire le déplacement, la préparation linguistique et éventuellement une partie des frais de séjour. Elles ne permettront donc pas de couvrir l intégralité des frais afférents aux séjours à l étranger! L octroi de la bourse se fait automatiquement (nouveauté par rapport aux années précédentes). Dans la mesure du possible, elles seront payées en grande partie (80%) peu avant le départ de l étudiant ; la dernière tranche (20%) étant payée au retour après remise des deux rapports d activités et des deux autres documents exigés par la Commission Européenne : l attestation de séjour et le Learning Agreement original La Commission Européenne, via l Agence nationale francophone belge ERASMUS octroie des bourses de mobilité étudiants «cours» dans le cadre des programmes d échanges «Erasmus» (Europe). Les bourses seront réparties entre les étudiants sur base de forfaits pour frais de séjour et de voyage en fonction du coût de la vie dans le pays de destination. Voir pour plus de détails la rubrique «l aide financière» sur le site internet Les compléments : a. les étudiants boursiers en peuvent obtenir un complément de bourse de la Communautés Française de Belgique. b. Un montant complémentaire pourrait être attribué par le Service des Affaires Sociales et Etudiantes de Saint-Louis aux étudiants boursiers ou ayant obtenu une réduction de minerval. c. D autres petits montants («complément Erasmus») provenant de la Communauté Française de Belgique peuvent aussi venir compléter la bourse Erasmus Pour les échanges en Belgique, c est le Fonds Prince Philippe via l Agence AEF qui octroie les bourses des échanges Erasmus-Belgica. 9. Inscription dans l institution d accueil Après avoir été annoncés officiellement dans l Institution d accueil par la Cellule des relations internationales, les candidats doivent, outre l introduction du dossier à Saint-Louis, s inscrire eux-mêmes, dans l institution dans laquelle ils séjourneront après avoir été retenus officiellement. Ils devront donc s inscrire en ligne ou envoyer, par mail d abord et par courrier ensuite, le formulaire d inscription, le contrat d études approuvé par le responsable de section et la demande de logement et entamer les démarches au plus vite si un visa ou permis de séjour est nécessaire afin de respecter les délais imposés par les Institutions partenaires. IL EST IMPERATIF DE RESPECTER LES DATES COMMUNIQUEES PAR LES INSTITUTIONS PARTENAIRES!! Cette date est reprise à titre indicatif dans la liste des destinations dans la colonne «deadlines Q.1 et Q.2» 3

4 10. ECTS Pour les séjours Erasmus, les étudiants doivent choisir les cours dans l Institution d accueil pour un total d ECTS équivalant à celui du quadrimestre correspondant à Saint-Louis, soit ± 30 ECTS. En début d année, une vérification du nombre d ECTS atteints sur les trois années du programme de bachelier (min. 180 ECTS au total) sera effectuée par le secrétariat de Faculté. 11. Les notes Selon les destinations, les notes obtenues à l étranger seront pondérées afin d être aussi proches que possible de celles qui auraient été obtenues à Saint-Louis si l étudiant n était pas parti à l étranger au cours de la 3 è année! 12. Signature de nouveaux partenariats Pour des raisons administratives, si de nouvelles destinations s ouvrent une fois la sélection terminée, les étudiants sélectionnés ne pourront pas changer de destination. 13. Formalités administratives Avant son départ, l étudiant est tenu d avertir Mme F. Paulus de la date exacte de son départ. Une réunion est généralement organisée fin août pour les départs du 1 er Q. et mi décembre pour les départs du 2 e Q. par la Cellule des relations internationales afin de remettre les derniers documents indispensables au séjour. Pendant le séjour à l étranger, l étudiant est tenu de communiquer à Mme F. Paulus et au responsable de section le programme définitif des cours choisis (intitulé local, code local des cours, nombre d heures (théorie et pratique). En cas de changement de cours, après approbation par le responsable de section, il est tenu d envoyer par mail la seconde page de la convention d études («Learning Agreement») avec les changements apportés au programme de cours initialement choisis. A la fin de son séjour, l étudiant est tenu de communiquer sa date de retour à Mme F. Paulus et les examens qu il compte présenter à Saint-Louis en fonction du quadrimestre effectué à l étranger. A son retour à Bruxelles, l étudiant est tenu de remettre à Mme F. Paulus l attestation de séjour dûment complétée, cachetée et signée, et de montrer la convention d études originale (ou Learning Agreement) complétée, cachetée et signée. Il devra lui envoyer par mail le rapport de séjour de Saint-Louis. Le rapport de séjour pour l Agence devra être, quant à lui, complété en ligne. Des instructions à ce sujet seront envoyées par mail aux étudiants. 14. Assurances Tout étudiant retenu pour un programme d échange devra lui-même s occuper - de l assurance soins de santé qui le couvrira pendant son séjour à l étranger. Tout participant doit être en possession de la carte européenne d assurance maladie ; - d une assurance maladie grave (y compris incapacité temporaire ou permanente) - d une assurance voyage (y compris dégât ou perte de bagages) Libre à l étudiant de contracter en outre une assurance spéciale rapatriement en cas d accident. Par contre l étudiant sera couvert, en Europe et hors Europe, par les assurances suivantes contractées par l Université Saint-Louis : - assurance collective de droit commun et responsabilité civile - accidents corporels (uniquement pendant la vie scolaire ou sur le chemin de l école!) - rapatriement du corps en cas de décès ou d invalidité permanente A L EXCLUSION DES AFFECTIONS DE NATURE PATHOLOGIQUE! 4

5 15. Organisation des examens Pour les départs au 1 er quadri : Les étudiants passeront les examens du 1 er quadri suivis à l étranger dans l Institution d accueil aux dates fixées par celle-ci. Pour les départs au 2 e quadri : Avant le départ : dans la mesure du possible (selon les dates d accueil dans les différentes universités), les étudiants passeront les examens de janvier avant de partir dans leur Institution d accueil. A la fin du séjour : Ils passeront par ailleurs les examens des cours qu ils ont suivis sur place lors de la session organisée par l Institution d accueil. En cas d échec d un ou plusieurs examens sur place (ce qui n est pas conseillé), il y a quatre possibilités : - soit l étudiant reste sur place plus longtemps que prévu pour faire un nouveau travail ou passer les examens de rattrapage s ils sont organisés par l Institution partenaire ; - soit l étudiant retourne sur place A SES FRAIS! pour repasser l examen ou les examens ratés, à la période prévue par l Institution partenaire ; - soit, si c est faisable, si c est un examen écrit et si le professeur concerné est d accord (aucune garantie ne peut vous être donnée à ce stade de la faisabilité de cette solution car il y a 3 conditions à réunir), l étudiant repasse ces examens une fois de retour en Belgique ; - l étudiant réalise un travail conséquent sur la matière du cours si le professeur titulaire est d accord. Les instructions lui seront communiquées en temps utile. 16. Les deux Rapports d activités (des exemplaires de ces rapports peuvent être consultés auprès de Mme F. Paulus cellule «Relations internationales» - Marais 3è étage) Premier rapport : tout étudiant qui bénéficiera d une bourse de mobilité devra remplir EN LIGNE un rapport à l intention de l Agence Nationale Francophone Belge. Deuxième rapport : un autre rapport pré-formaté (document word), à compléter par l étudiant à l intention de Saint-Louis, doit comprendre une description détaillée des activités figurant au programme d échange (cours suivis, activités socioculturelles), les dates exactes du séjour, une appréciation de l information avant le départ, une appréciation des conditions de séjour (organisation des cours, accueil des étudiants étrangers sur place, logement, nourriture, trajets, coût de la vie, etc). Il doit être rédigé en Français. L ETUDIANT OUT DEVRA L ENVOYER en annexe d un à Mme Paulus AU PLUS TARD UN MOIS APRES SON RETOUR!!!!! Pour rappel, le solde de la bourse ne sera payé qu après réception et acceptation - des deux rapports d activités, - de l attestation de séjour datée, complétée, signée et cachetée à l arrivée et au départ - et du Learning agreement original daté, signé et cacheté (les deux pages en cas de changements!!!). 17. La préparation linguistique Dans le nouveau programme Erasmus+, chaque institution fixe son niveau d exigence en matière de connaissance linguistique sur base des catégories de niveaux européens (B1, B2, C1 ). Certaines institutions exigent en outre de fournir la preuve du niveau de connaissance via les certificats officiels (TOEFL ). Lire impérativement la rubrique «préparation linguistique» sur le site internet et le tableau des exigences linguistiques par partenaire sur l Intranet!!. NOUVEAUTE : En vue d améliorer la qualité du séjour et d évaluer l impact du séjour sur l amélioration des connaissances linguistiques, la Commission Européenne exige que tout étudiant dont la langue de destination est l anglais, l allemand, le français, l espagnol ou l italien évalue en ligne ses connaissances. Si son niveau est plus bas que les exigences de l Institution 5

6 d accueil, il pourra suivre des cours en ligne. Si le niveau requis n est pas atteint au moment de l inscription, il peut être une cause de refus d inscription dans l institution d accueil! A son retour, il devra à nouveau évaluer ses connaissances!!! Des informations complémentaires à ce sujet seront communiquées plus tard. Il est en outre conseillé aux étudiants qui ne se débrouillent pas bien dans la langue de destination de suivre au préalable des cours préparatoires. Quelques pistes pour suivre des cours de langues : - cours à Saint-Louis - cours à l ILMH (tarifs préférentiels), à l ISTI, - cours de soir (cours de promotion sociale) - cours privés - cours EILC (Erasmus Intensive Language Courses) - cours de vacances Deux interventions financières possibles : Pour rappel, Saint-Louis distribue chaque année des bourses pour les étudiants qui partent étudier une langue étrangère pendant les grandes vacances (= bourses séjours linguistiques). Ces bourses sont distribuées par l Université via les secrétariats de Faculté. Sur base de l inscription (facture ou mail de confirmation) et d une preuve de paiement (extrait de compte), les étudiants peuvent se faire rembourser la moitié de leur frais d inscription auprès de la Cellule des Relations internationales avec un plafond de Informations et renseignements Toute information concernant l administration des échanges peut être obtenue auprès de Mme F. Paulus, Responsable administrative des échanges. Rencontre durant les heures de permanences ou sur rendez-vous. Toute information relative au volet académique de l échange peut être obtenue auprès de Mme Sylvie De Cock ou des responsables de section. Contact Mme F. Paulus Mme S. Sadeghzadeh Cellule des Relations Internationales - Erasmus office Adresse postale : Université Saint-Louis - Bruxelles 43 Boulevard du Jardin Botanique 1000 Bruxelles Bureau : 109, Rue du Marais Palier 3e étage (entre le secrétariat de Droit et le secrétariat ESPO HD et jour) et Tél. : 02/ Fax : 02/

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