SMACL Assurances. Règlement intérieur de

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1 Règlement intérieur de SMACL Assurances Approuvé par le Conseil de Surveillance du 30 juillet 2008 et modifié par les Conseils de Surveillance des 31 mars, 28 juillet et 29 octobre 2009, et 27 janvier, 10 mars, 28 avril 2010, 29 mars 2012, 24 octobre 2013 et 20 mai Applicable au 20 mai 2014

2 Constituée en 1972 et agréée en 1974, SMACL Assurances tend à apporter une réponse adaptée et originale aux besoins spécifiques d assurances et de services des membres de la famille territoriale, soit directement, soit à partir d entités dont elle facilite l émergence dans le cadre du Groupe SMACL. Ainsi, SMACL Assurances développe le cœur de métier historique de la marque SMACL autour de l assurance IARD des collectivités territoriales. Parallèlement, elle favorise l éclosion d entreprises solidaires qui, sur la base de métiers complémentaires, composent une offre globale dont l ambition est d apporter une alternative mutualiste aux garanties et services généralistes du marché, pour les collectivités, les élus locaux, les agents territoriaux, les associations et leurs salariés. SMACL Assurances a adopté un mode de fonctionnement dual, à Conseil de surveillance et Directoire, lors de sa refondation statutaire des 13 décembre 2003 et 26 mars 2005, ouvrant ainsi la voie à une nouvelle gouvernance des sociétés d assurance mutuelle, sur la base de la légitimité des sociétaires dans leur orientation stratégique et le contrôle de leur gestion. Comme les autres entités du Groupe SMACL, dont elle est membre fondateur, SMACL Assurances place son action et son devenir dans le cadre de la stratégie globale définie par les entités du Groupe SMACL, laquelle met la personne et non les capitaux au centre de ses orientations. Entreprise de l économie sociale, SMACL Assurances affirme par ce préambule son éthique et son ambition mutualistes dans une économie de marché qu elle entend contribuer à réguler dans le champ d activité qui est le sien. 2

3 Article 1 Objet du règlement Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les conditions d application des statuts et de définir les règles de fonctionnement institutionnel et opérationnel de la Mutuelle. Les sociétaires, dirigeants élus et nommés, et services opérationnels de la Mutuelle sont tenus de s y conformer. Article 2 Accès aux services de SMACL Solidarité Tout sociétaire peut, du fait de son adhésion à SMACL Assurances, faire appel au fonds de solidarité. Le contenu des services offerts par SMACL Solidarité est porté à la connaissance des sociétaires par tout moyen approprié, dont notamment : la revue d information qui leur est adressée, le site Internet de la Mutuelle. Article 3 Attributions L Assemblée générale peut, au delà des attributions qui lui sont explicitement réservées par les lois et règlements, être amenée à statuer sur toute décision revêtant une importance exceptionnelle pour la Mutuelle telles, notamment, la réorientation de son activité ou la prise d engagement dans de nouveaux risques. La convocation de l assemblée s effectue dans cette hypothèse dans le respect des dispositions statutaires. Article 4 Modalités d élection et de réélection des mandataires mutualistes 4.1 Sections de vote Tous les sociétaires (sociétaires personnes morales de droit public, sociétaires personnes morales de droit privé et sociétaires personnes physiques) sont répartis en 5 sections régionales de vote (ou circonscriptions électorales) dénommées : Dénomination de la section Picardie - Île de France TITRE I - SOCIÉTAIRES TITRE II - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Départements concernés 02, 60, 75, 77, 78, 80, 91, 92, 93, 94, 95 Centre et Ouest 14, 18, 22, 27, 28, 29, 35, 37, 41, 44, 45, 49, 50, 53, 56, 61, 72, 76, 85 Sud-Ouest 09, 12, 16, 17, 23, 24, 31, 32, 33, 36, 40, 46, 47, 64, 65, 79, 81, 82, 86, 87 Sud-Est 01, 03, 04, 05, 06, 07, 11, 13, 15, 19, 20, 26, 30, 34, 38, 42, 43, 48, 63, 66, 69, 73, 74, 83, 84 Nord-Est 08, 10, 21, 25, 39, 51, 52, 54, 55, 57, 58, 59, 62, 67, 68, 70, 71, 88, 89, 90 Avant chaque élection, le Conseil de surveillance arrête pour chaque section de vote, en fonction du nombre de sociétaires recensés dans la section au 1 er janvier de l année de l élection, le nombre de mandataires mutualistes à élire pour chacun des trois collèges : collège des mandataires mutualistes des personnes morales de droit public sociétaires (I), collège des mandataires mutualistes des personnes morales de droit privé sociétaires (II), collège des mandataires mutualistes des personnes physiques sociétaires (III). 4.2 Nombre de mandataires mutualistes Conformément aux statuts de la Mutuelle, le Conseil de surveillance détermine le nombre de mandataires mutualistes par section de vote de sorte que le nombre total des membres des assemblées générales ne soit ni inférieur à 50, ni supérieur à Electeurs Sociétaires personnes morales de droit public et de droit privé Pour être électeur, le sociétaire personne morale de droit public ou de droit privé doit être titulaire d un contrat en cours de validité le 1 er janvier de l année des élections et être à jour de ses cotisations. Les sociétaires personnes morales relèvent de la section de vote du lieu de domiciliation ou du siège social de la personne morale Sociétaires personnes physiques Pour être électeur, le sociétaire personne physique doit : être âgé de 18 ans accomplis au 1 er janvier de l année d élection, être titulaire à titre personnel d un contrat en cours de validité le 1 er janvier de l année des élections, être à jour de ses cotisations. Les sociétaires personnes physiques relèvent de la section de vote de leur lieu de résidence principale Dispositions communes Le sociétaire personne physique ou le représentant du sociétaire personne morale ne peut participer qu aux élections des mandataires mutualistes de la section de vote à laquelle il est rattaché et ne dispose que d une seule voix, quel que soit le nombre de contrats souscrits et le montant des cotisations acquittées. 4.4 Candidatures Un appel à candidatures est diffusé au plan national au moyen d une publication nationale dédiée aux sociétaires de la Mutuelle dans les six mois précédant la tenue des élections. Cet appel à candidatures est le seul opposable. Une déclaration de candidature est obligatoire pour chaque liste de candidats. La déclaration de candidature identifie chacun des candidats de la liste. Pour ce faire, doivent être précisés en regard de chacun des candidats les éléments suivants : nom, prénom, âge, profession, 3

4 adresse, téléphone, courriel, situation mutualiste: sociétaire personne morale de droit privé, sociétaire personne morale de droit public, sociétaire personne physique. mandats ou fonctions éventuellement exercés dans le monde territorial et/ou de l économie sociale, motivations de la candidature (en une dizaine de lignes). Les listes de candidatures doivent, à peine de nullité, comporter autant de candidats que de postes à pourvoir. Les listes sont composées, à peine de nullité, des trois collèges mentionnés à l article 4.1 du présent règlement, à raison, autant que faire ce peut, de la moitié des représentants pour le collège (I), un quart pour le collège (II) et un quart pour le collège (III), pour un nombre total de 15 à 30 membres par liste (le nombre de membres sur la liste variant en fonction du nombre de sociétaires constatés dans la section de vote au 1 er janvier de l année d élection). La déclaration de candidature peut être formulée de manière individuelle. Dans cette hypothèse, le candidat s en remet alors au Conseil de surveillance de la Mutuelle pour la composition de la liste qui sera présentée au vote des membres de la Mutuelle. Les déclarations de candidatures et lettres de motivation doivent être adressées par l un des candidats de la liste au siège de la Mutuelle, à l attention du Président du Conseil de surveillance, par par tous moyens, dans les délais fixés au sein de l appel à candidatures mentionné à l article 4.4 du présent règlement. 4.5 Conditions d éligibilité Peuvent être candidats au titre des collèges (I) et (II) les sociétaires personnes morales relevant de la section de vote, titulaires d un contrat en cours de validité le 1 er janvier de l année des élections, à jour de leurs cotisations. Le représentant permanent du sociétaire personne morale candidat ne doit pas avoir fait l objet d une des condamnations visées à l article L du Code des assurances. Peuvent être candidats au titre du collège (III) les sociétaires personnes physiques de la section de vote : âgés de 18 ans accomplis au 1 er janvier de l année de l élection, titulaires d un contrat en cours de validité le 1 er janvier de l année des élections, à jour de leurs cotisations, n ayant pas fait l objet d une des condamnations visées à l article L du Code des assurances. Plusieurs listes peuvent être constituées pour une même section de vote. Toutefois, nul ne peut être candidat sur plus d une liste. Les listes comportant plus ou moins de noms que le nombre de candidats à élire seront considérées comme nulles. 4.6 Examen des candidatures Le Président du Conseil de surveillance ou toute personne dûment habilitée par lui accuse réception dans les meilleurs délais des candidatures régulièrement reçues au siège. Les candidatures sont transmises pour pré-examen à une Commission électorale, dénommée Comité de l éthique mutualiste, constituée à cet effet par le Conseil de surveillance de la Mutuelle. Au terme de ce pré-examen, le Comité de l éthique mutualiste rend, dans les meilleurs délais, un avis motivé sur chacune d entre elles. Cet avis est communiqué au Conseil de surveillance de la société. Par suite, le Conseil de surveillance examine les candidatures et arrête sa décision (rejet ou acceptation) dans les meilleurs délais. Il n est pas lié par l avis rendu par le Comité de l éthique mutualiste. En cas de rejet, le Conseil de surveillance informe le candidat, par lettre recommandée avec accusé de réception, de sa décision et des motivations de celle-ci. La liste est rejetée globalement lorsqu une ou plusieurs candidatures de celle-ci sont rejetées. La liste peut toutefois être complétée par le Conseil de surveillance sur proposition du Comité de l éthique mutualiste. 4.7 Recours sur les candidatures Le candidat dont la candidature a été rejetée, a la faculté de former un recours auprès du Conseil de surveillance de la Mutuelle. Le délai pour formuler un recours est de huit jours à compter de la date de présentation de la lettre notifiant le rejet, le cachet de la Poste faisant foi. Le courrier formulant le recours doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception au siège de la Mutuelle à l attention du Président du Conseil de surveillance. Le Conseil de surveillance arrête sa décision dans les meilleurs délais, après instruction du Comité de l éthique mutualiste. Il informe le/la candidat(e) de sa décision prise en dernier ressort. En cas de rejet, la décision doit être motivée. 4.8 Date des élections L élection des mandataires mutualistes a lieu tous les quatre ans, lors du premier semestre, au moins un mois avant la tenue de l Assemblée générale actant le renouvellement des membres de l assemblée. La date des élections est arrêtée par le Conseil de surveillance. 4.9 Modalités de vote Le vote, obligatoirement individuel, se fait uniquement par correspondance à bulletin secret, au scrutin de liste proportionnelle, au plus fort reste, sans panachage, ni vote préférentiel. Il doit être exprimé au moyen du seul matériel fourni par la Mutuelle. Le matériel de vote comprend notamment les listes de candidats. Le vote est recevable jusqu à la date fixée pour la clôture du scrutin (le cachet de la Poste faisant foi). Tout vote adressé après la date fixée pour la clôture du scrutin ne pourra être pris en compte. Le vote est considéré comme nul dans les hypothèses suivantes : enveloppe-réponse vide ou contenant un regroupement de plusieurs votes différents, bulletins de vote différents de ceux imprimés et fournis par la Mutuelle ou portant des signes distinctifs, bulletins de votes raturés, découpés ou recomposés. 4

5 4.10 Modalités de répartition des postes à pouvoir au sein de l assemblée Les postes à pourvoir sont répartis entre les différentes listes en présence au sein de la section de vote proportionnellement au nombre de suffrages qu elles ont recueillis. Cette répartition s opère collège par collège et selon l ordre de présentation des candidats sur la liste. Chaque liste obtient autant de postes qu elle a atteint de fois le quotient électoral. Le quotient électoral est obtenu en divisant le nombre de suffrages exprimés au niveau de la section de vote concernée par le nombre de postes à pourvoir au sein de celle-ci. Les postes non pourvus après application du quotient électoral sont répartis entre les listes en présence au sein de la section de vote selon la méthode du plus fort reste, c est-àdire dans l ordre décroissant des suffrages inemployés après application dudit quotient. Une liste ne peut avoir d élus que si elle obtient au minimum 10% des suffrages exprimés dans la section de vote Emargement et dépouillement Les bulletins de vote des différentes sections de vote sont émargés et dépouillés par les membres du Comité de l éthique mutualiste, aux jour et lieu fixés et selon les modalités pratiques définies par lui. Les représentants de chaque liste ont la faculté d assister s ils le souhaitent aux opérations d émargement et de dépouillement Proclamation des résultats Dés la fin des opérations de dépouillement, les résultats du scrutin sont consignés dans un procès verbal de proclamation des résultats élaboré par le Comité de l éthique mutualiste et signé par son Président et un autre membre de celui-ci. Les résultats sont proclamés aussitôt par le Président du Conseil de surveillance puis portés à la connaissance des Sociétaires par tous moyens Recours Lorsqu un sociétaire conteste la régularité des opérations électorales, il doit adresser par lettre manuscrite en recommandé avec accusé de réception (le cachet de la Poste faisant foi), son recours au Président du Conseil de surveillance de la Mutuelle dans le délai de huit jours à compter du porté à connaissance des résultats de l élection. Le Conseil de surveillance arrête sa décision dans les meilleurs délais, après instruction par le Comité de l éthique mutualiste. Il informe le/ la requérant(e) de sa décision. La décision du Conseil n est pas susceptible de recours. TITRE III - CONSEIL DE SURVEILLANCE Article 5 Candidatures 5.1 Déclaration de candidatures La qualité de membre du Conseil de surveillance est accessible à tout sociétaire. Une déclaration de candidature est obligatoire pour chaque liste de candidats. La déclaration de candidature identifie chacun des candidats de la liste. Chaque candidat doit fournir : un curriculum vitae européen (europass), une fiche de renseignements dûment complétée. Les listes de candidatures doivent, à peine de nullité, comporter autant de candidats que de postes à pourvoir. Le nombre de candidats par liste (ou nombre de postes à pourvoir) est arrêté par le Conseil de surveillance. Les listes de candidats doivent tendre, autant que faire se peut, à permettre une représentation fidèle de la diversité du sociétariat (diversité géographique, professionnelle, sociologique, répartition hommes / femmes, répartition par âges,...). La déclaration de candidature peut être formulée de manière individuelle. Dans cette hypothèse, le candidat s en remet alors au Conseil de surveillance de la Mutuelle pour la composition de la liste qui sera présentée au vote des mandataires mutualistes à l Assemblée générale. 5.2 Dépôt des candidatures Les déclarations de candidatures doivent être adressées au siège de la Mutuelle à l attention du président du Conseil de surveillance, par tous moyens, au moins quarante-cinq jours avant la tenue de l Assemblée générale procédant au renouvellement du Conseil de surveillance. 5.3 Examen des candidatures Le Président du Conseil de surveillance, ou toute personne dûment habilitée par lui accuse réception dans les meilleurs délais, des listes de candidatures ou les candidatures individuelles régulièrement reçues au siège. Les listes de candidatures ou de candidatures individuelles sont transmises pour pré-examen à une Commission Electorale dénommée Comité de l éthique mutualiste, constituée à cet effet par le Conseil de surveillance de la Mutuelle. Au terme de ce pré-examen, le Comité de l éthique mutualiste rend, dans les meilleurs délais, un avis motivé sur chacune d entre elles, au regard des conditions d éligibilité définies aux statuts de la Mutuelle. Cet avis est communiqué au Président du Conseil de surveillance de la Mutuelle. Par suite, le Conseil de surveillance examine les listes de candidatures ou candidatures individuelles et arrête sa décision (rejet ou acceptation) dans les meilleurs délais. Il n est pas lié par l avis rendu par le Comité de l éthique mutualiste. En cas de rejet, il informe le candidat, par lettre recommandée avec accusé de réception, de sa décision et des motivations de celle-ci. 5

6 5.4 Recours sur les candidatures Les candidats ont la faculté de former un recours par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Président du Conseil de surveillance de la Mutuelle. Le délai de recours est de huit jours à compter de la réception de la décision de rejet, le cachet de la Poste faisant foi. Le Conseil de surveillance arrête sa décision dans les meilleurs délais, après instruction du recours par le Comité de l éthique mutualiste. Il informe le/la requérant(e) de sa décision prise en dernier ressort. En cas de rejet, la décision doit être motivée. Article 6 Scrutin 6.1 Mode de scrutin Les membres du Conseil de surveillance, sont élus, à main levée ou bulletin secret, pour quatre ans par l Assemblée générale ordinaire au scrutin de liste majoritaire. 6.2 Emargement des électeurs En cas d élection à bulletin secret, chaque mandataire mutualiste élu émarge la liste nominative, au moment de déposer son bulletin de vote dans l urne. La liste d émargement peut être consultée au Siège de la Mutuelle par tout électeur requérant dans un délai de huit jours à compter de l élection. Elle sera annexée au procès-verbal de l élection. 6.3 Dépouillement des bulletins de vote En cas d élection à bulletin secret, le dépouillement s effectue lors de l Assemblée générale. Le Président de l Assemblée générale appelle deux mandataires mutualistes au moins et quatre au plus pour procéder aux opérations de dépouillement, sous le contrôle d au moins un membre du Comité de l éthique mutualiste 6.4 Proclamation des résultats Les résultats sont proclamés par le Président de l Assemblée générale. Ils sont consignés au sein d un procès-verbal et retranscrits sur le procès-verbal de l Assemblée générale. Article 7 Recours sur les élections En cas de contestation de la régularité des opérations électorales des membres du Conseil de surveillance, le Conseil de surveillance de la Mutuelle peut être saisi d un recours. Le Conseil est chargé, après instruction du recours par le Comité de l éthique mutualiste, de se prononcer, en premier et dernier ressort, sur la recevabilité des éventuels recours en annulation dont il est saisi. Le recours doit être adressé au Président du Conseil de surveillance, par lettre manuscrite en recommandé avec accusé de réception (le cachet de la Poste faisant foi), dans les huit jours à compter de l établissement du procès-verbal de l élection. La décision du Conseil (acceptation ou rejet du recours) est notifiée au requérant dans les meilleurs délais par lettre recommandée avec accusé de réception. En cas de rejet, la décision doit être motivée. Article 8 Convocation Les membres du Conseil de surveillance sont convoqués aux séances du Conseil de surveillance par son Président, ou en cas d empêchement, de ce dernier, par l un des vice-présidents, au moins huit jours avant la réunion, par tout moyen, lettre, télégramme, télécopie, courriel ou verbalement. Article 9 Réunions Les réunions du Conseil de surveillance sont présidées par le Président du Conseil de surveillance. Le Président arrête l ordre du jour de chaque réunion du Conseil et le communique au plus tard huit jours avant la date de tenue de la réunion et par tout moyen approprié à ses membres. Les documents permettant aux membres du Conseil de se prononcer en toute connaissance de cause sur les points inscrits à l ordre du jour sont communiqués aux membres du Conseil, autant que possible en même temps que l envoi de la convocation, sauf urgence ou nécessité d assurer une parfaite confidentialité. En tout état de cause, le Conseil ne peut pas, au cours de chacune de ces réunions, sauf cas d urgence et sur proposition de son Président, délibérer sur des questions non inscrites à l ordre du jour. Article 10 Réunions par visioconférence Sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres du Conseil qui participent au Conseil par visioconférence dans les limites et sous les conditions fixées par la réglementation en vigueur. Cette disposition n est pas applicable aux réunions du Conseil dont l ordre du jour porte sur : la nomination, la révocation ou la rémunération des membres du Directoire, la présentation des comptes et du rapport de gestion annuels, l élection du Président et du bureau du Conseil de surveillance. Les moyens de visioconférence utilisés doivent satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant une participation effective à la réunion du Conseil dont les délibérations doivent être retransmises de façon continue. A défaut, les membres du Conseil de surveillance concernés ne pourront être réputés présents et, en l absence de quorum, la réunion du Conseil devra être ajournée. Le registre de présence aux séances du Conseil devra mentionner la participation par visioconférence des membres concernés. Article 11 Procès-verbaux Le procès-verbal de chaque séance indique les nom, prénom et qualité des membres présents physiquement ou par visioconférence, excusés ou absents. Il fait état de la présence ou de l absence des personnes convoquées à la réunion en vertu d une disposition légale et de la présence de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la réunion. La qualité des personnes suscitées est précisée au sein du procès-verbal. 6

7 Le procès-verbal de la séance résume les débats et précise de façon claire les délibérations du Conseil. Il fait également état de la survenance éventuelle d un incident technique relatif à une visioconférence lorsqu il a perturbé le déroulement de la séance. Article 12 Information Chaque membre du Conseil reçoit toutes les informations nécessaires à l accomplissement de sa mission et peut se faire communiquer tous les documents qu il estime utiles. Lors de chaque Conseil, le Président porte à la connaissance de ses membres les principaux faits et évènements significatifs portant sur la vie de la Mutuelle intervenus depuis la date du précédent Conseil. Article 13 Consultation écrite Entre deux réunions du Conseil de surveillance, le Président du Conseil peut prendre l initiative d une consultation écrite de ses membres sur une ou plusieurs questions qui appelle(nt) une prise de décision urgente. La ou les questions devra (devront) néanmoins être inscrite(s) à l ordre du jour de la plus prochaine réunion du Conseil concerné. Toute décision prise entre deux Conseils de surveillance, dans le cadre de la procédure de consultation écrite, sera soumise à ratification de la plus prochaine réunion du Conseil concerné. Article 14 Obligations Les membres du Conseil de surveillance, ainsi que toute personne appelée à assister en totalité ou partiellement aux réunions du Conseil, sont tenus à une obligation absolue de confidentialité en ce qui concerne le contenu des débats et délibérations du Conseil ainsi qu à l égard des informations qui y sont présentées. Plus généralement, les membres du Conseil de surveillance veillent à accomplir leurs missions dans le respect de la loi, des statuts de la Mutuelle et du présent règlement. Ils sont tenus de faire connaître les mandats ou fonctions qu ils exercent dans une autre mutuelle, société ou association. Ils informent la Mutuelle de toute modification à cet égard. Ils sont tenus de porter à la connaissance de la Mutuelle les sanctions, même non définitives, qui viendraient à être prononcées contre eux pour l un des faits visés à l article L du Code des Assurances. Les membres du Conseil de surveillance sont tenus de participer aux cycles de formation qui, au début et tout au long de leur mandat, répondent aux besoins de compétences spécifiques liés à celui-ci. Article 15 Durée du mandat Les fonctions d un membre du Conseil de surveillance prennent fin à l issue de la réunion de l Assemblée générale ordinaire qui statue sur les comptes de l exercice écoulée, tenue dans l année au cours de laquelle expire le mandat des membres du Conseil. Les membres du Conseil de surveillance sont rééligibles. Article 16 Cumul de mandats Les membres du Conseil sont astreints au respect des règles légales de cumul de mandats. Article 17 Incompatibilités Sous réserve des dispositions de l article L du Code des assurances, il est interdit aux membres du Conseil de surveillance et mandataires mutualistes de faire partie du personnel rétribué par la Mutuelle. Les statuts de la Mutuelle peuvent déroger à ces dispositions sans pour autant que le nombre de membres du Conseil de surveillance liés à la Mutuelle par un contrat de travail ne puisse dépasser 10 % des membres du Conseil en fonction. Les membres du Conseil de surveillance et mandataires mutualistes ne peuvent exercer de fonctions donnant lieu à une rémunération de la Mutuelle qu à l expiration d un délai d un an à compter de la fin de leur mandat. La nullité des nominations intervenues en méconnaissance des dispositions du présent article n entraîne pas celle des délibérations auxquelles le membre du Conseil de surveillance ou le mandataire mutualiste irrégulièrement élu ou désigné a pris part. Le membre du Conseil de surveillance qui se trouverait ou viendrait à se trouver en contravention avec les incompatibilités légales ou celles mentionnées aux statuts de la Mutuelle, sera réputé démissionnaire d office s il n a pas régularisé sa situation dans un délai de trois mois. Article 18 Missions ponctuelles Conformément aux dispositions de l article R du Code des assurances, le Conseil de surveillance peut confier à un ou plusieurs de ses membres des missions ponctuelles en vue d éclairer ses réflexions et décisions stratégiques, sans immixtion dans la gestion qui est du seul ressort du Directoire. La mission confiée est formalisée dans le cadre d une délibération du Conseil de surveillance stipulant les objectifs et modalités d exécution de la mission (y compris modalités d indemnisation). Elle fait l objet d une convention écrite au regard de laquelle le ou les membres du Conseil devront rendre compte de son avancement à travers un rapport d étape et un rapport final. L attribution de rémunérations exceptionnelles liées aux missions ponctuelles confiées à un ou plusieurs de ses membres par le Conseil de surveillance relève de la procédure d autorisation préalable visée à l article 19.2 du présent règlement. Article 19 Conventions réglementées 19.1 Obligations des membres du Conseil Chaque membre du Conseil de surveillance s engage à informer le Président du Conseil de surveillance de tout projet de conclusion d une convention réglementée au sens de l article R I du Code des assurances de façon à permettre la consultation du Conseil de surveillance conformément à ce texte. 7

8 19.2 Autorisation préalable du Conseil de surveillance Conformément aux dispositions de l article R I du Code des assurances, toute convention intervenant entre la Mutuelle et l un des membres du Conseil de surveillance, membre du Directoire, dirigeant salarié, est soumise à l autorisation préalable du Conseil de surveillance. Le membre du Conseil de surveillance intéressé ne peut pas prendre part au vote sur l autorisation sollicitée. La même procédure d autorisation s applique également : aux conventions auxquelles une des personnes visées à l alinéa précédent est indirectement intéressée, aux conventions intervenant entre la Mutuelle et une entreprise, si l un des membres du Conseil de surveillance, membre du Directoire ou dirigeants salariés de la Mutuelle, est propriétaire, associé indéfiniment responsable, gérant, administrateur, membre du Conseil de surveillance ou, de façon générale, dirigeant de cette entreprise. Le non-respect de la procédure d autorisation préalable peut entraîner la nullité des conventions dans les conditions prévues à l article R VI du Code des assurances. Article 20 Conventions courantes autorisées soumises à une obligation d information Conformément aux dispositions de l article R II du Code des assurances, les conventions portant sur des opérations courantes, conclues à des conditions normales, intervenant entre la Mutuelle et l un des membres du Conseil de surveillance ou du Directoire sont communiquées par celuici au Président du Conseil de surveillance. La liste et l objet desdites conventions sont communiqués par le Président aux membres du Conseil et aux commissaires aux comptes. Article 21 Conventions interdites Conformément aux dispositions de l article R VII du Code des assurances, il est interdit aux membres du Conseil de surveillance, membres du Directoire de contracter, sous quelque forme que ce soit, des emprunts auprès de la Mutuelle ou de se faire consentir par celle-ci un découvert, en compte courant ou autrement, ainsi que de faire cautionner ou avaliser par elle leurs engagements envers les tiers. La même interdiction s applique aux conjoints, ascendants et descendants des personnes mentionnées au présent article ainsi qu à toute personne interposée. Article 22 Indemnisation et remboursement de frais 22.1 Principe Le principe général réside dans la gratuité des fonctions de membre du Conseil de surveillance et de mandataire mutualiste. Toutefois, sous réserve du respect des dispositions légales et réglementaires, des indemnités peuvent être allouées aux membres du Conseil de surveillance et mandataires mutualistes n exerçant pas par ailleurs des fonctions de membres de direction au sein de l une des entités du Groupe SMACL Application L Assemblée générale ordinaire fixe la somme annuelle globale susceptible d être allouée à titre d indemnisation aux membres du Conseil de surveillance et aux mandataires mutualistes. Dans le respect de la réglementation en vigueur, le Conseil de surveillance répartit cette somme entre les mandataires mutualistes et membres du Conseil de surveillance. Le remboursement des frais de déplacement, de séjour et de garde d enfants engagés par les membres du Conseil de surveillance et mandataires mutualistes s opère selon les mêmes modalités. La participation aux comités ou commissions constitués par le Conseil de surveillance peut donner lieu à indemnisation dont les modalités et le montant sont définis par le Conseil de surveillance, dans le respect de la réglementation en vigueur. L Assemblée générale est informée chaque année du montant des indemnités effectivement allouées et des frais remboursés aux membres du Conseil de surveillance et mandataires mutualistes. Article 23 Président 23.1 Election Le Président est élu à bulletin secret ou à main levée au cours de la première réunion du Conseil de surveillance qui suit l Assemblée générale ayant procédé au renouvellement du Conseil. Les candidatures écrites, accompagnées du soutien de la moitié au moins des membres du Conseil de surveillance, sont recueillies en début de séance par le doyen d âge. En cas d élection à bulletin secret, le dépouillement du scrutin est effectué par le doyen d âge du Conseil de surveillance, assisté des deux plus jeunes membres du Conseil. Si l une de ces trois personnes est elle-même candidate, elle est remplacée par un autre membre du Conseil, qualifié par les mêmes critères d âge. Le Président est élu au scrutin uninominal majoritaire à deux tours (majorité absolue au 1 er tour - majorité relative au 2 nd ). En cas d égalité de voix entre deux candidats, l élection est acquise au plus âgé. Le Président sortant est rééligible Empêchement Lorsque le Président du Conseil de surveillance est empêché de présider une séance de Conseil régulièrement convoquée par lui, il appartiendra au vice-président, le plus âgé, de le suppléer Vacance En cas de démission ou décès du Président, le Conseil de surveillance pourvoit à son remplacement en élisant parmi ses membres un nouveau Président, selon les modalités visées à l article 23.1 du présent règlement. Le Conseil de surveillance est convoqué immédiatement à cet effet par le vice-président le plus âgé. Dans l intervalle, les fonctions de président sont remplies par le vice-président. Le Président élu en remplacement demeure en fonctions pendant le temps restant à courir du mandat de son prédécesseur. 8

9 23.4 Missions de représentation Le Président a la faculté, sous réserve d avoir été mandaté par le Directoire, d assister aux Assemblées générales, Conseils d administration, de surveillance ou Comité directeur opérationnel des organismes auxquelles la Mutuelle adhère. Article 24 (article 27.1 des statuts) Bureau 24.1 Élection Le Président du Conseil de surveillance est membre de droit du Bureau qu il préside. Les autres membres du Bureau sont élus pour la durée de leur mandat de membre du Conseil de surveillance à bulletin secret ou main levée au cours de la première réunion du Conseil qui suit l Assemblée générale ayant procédé au renouvellement du Conseil. Les candidatures sont recueillies en début de séance par le doyen d âge. En cas d élection à bulletin secret, le dépouillement du scrutin est effectué par le doyen d âge du Conseil, assisté des deux plus jeunes membres du Conseil de surveillance. Si l une de ces trois personnes est elle-même candidate, elle est remplacée par un autre membre du Conseil, qualifié par les mêmes critères d âge. Les membres du Bureau sont élus au scrutin majoritaire à deux tours (majorité absolue au 1 er tour majorité relative au 2 nd ). En cas d égalité de voix entre deux candidats, l élection est acquise au plus âgé Réunions et délibérations Le Bureau se réunit chaque fois que nécessaire soit : sur convocation du Président du Conseil de surveillance, à la demande de la majorité de ses membres. Les membres du Bureau ne peuvent ni se faire représenter, ni voter par correspondance. Le Bureau ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres est présente. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. Chaque réunion du Bureau donne lieu à la rédaction d un procès-verbal qui est approuvé par le Bureau suivant. Seuls les membres du Bureau sont, en principe, présents aux réunions. Toutefois, dans l hypothèse où cela s avérerait nécessaire, le Président peut solliciter la présence des présidents des comités et des groupes de travail, des membres du Directoire et plus généralement de toutes personnes utiles aux réflexions du Bureau. Il peut, en outre, solliciter la présence d un secrétariat choisi parmi les membres du bureau (sous réserve d un accord de ces derniers) ou en dehors d eux Vacance En cas de vacance d un membre du Bureau, il est pourvu à son remplacement lors de la plus prochaine réunion du Conseil de surveillance. Le membre du Bureau élu en remplacement d un autre demeure en fonction pendant le temps restant à courir du mandat de son prédécesseur Missions Le Bureau est notamment chargé : d étudier et de préparer les questions à soumettre au Conseil de surveillance, d expédier les affaires courantes Attributions des membres du Bureau Vice-présidents En cas d empêchement du Président, il appartient aux viceprésidents dans les conditions visées à l article 23.2 du présent règlement de le suppléer en séance de conseil Secrétaire Le secrétaire est chargé de : la rédaction des procès-verbaux, la tenue des registres des délibérations et des présences à l exception de ceux qui relèvent du Directoire, du respect des dispositions statutaires et du règlement intérieur de la Mutuelle. Le secrétaire peut, sous sa responsabilité et son contrôle, avec l autorisation du Conseil de surveillance, confier à une ou plusieurs personnes déterminées, l exécution de certaines tâches qui lui incombent. Article 25 Honorariat 25.1 Nomination L Assemblée générale peut conférer le titre de Président d honneur du Conseil de surveillance, à tout ancien Président du Conseil de surveillance. Ce titre de nature honorifique ne se confond pas avec les qualités de membre ou Président du Conseil de surveillance Missions spécifiques Le Conseil de surveillance peut, dans l intérêt de la Mutuelle, confier des missions spécifiques au Président d honneur qui en rend compte au Président du Conseil de surveillance Indemnisation Dans le cadre des missions spécifiques qui lui sont confiées, le Président d honneur peut se voir attribuer des indemnités dont le montant et les modalités sont arrêtés par le Conseil de surveillance dans le respect de la réglementation en vigueur. Le Conseil de surveillance peut autoriser le remboursement des frais de déplacement et de séjour engagés par le Président d honneur. Ce remboursement s opérera selon les mêmes modalités que celles applicables aux membres du Conseil de surveillance. Le remboursement s effectue sur justificatifs et dans la limite des sommes exposées. L Assemblée générale est informée, chaque année, du montant des indemnités effectivement alloués et des frais remboursés au Président d honneur. Article 26 Censeurs 26.1 Nomination Les censeurs peuvent être désignés par le Conseil de surveillance de la Mutuelle pour deux ans, au regard d une expertise précise Missions Les censeurs ont un rôle de conseil, d appui des membres du Conseil de surveillance de la Mutuelle en matière technique, juridique, administrative ou financière. Leurs avis, observations ou recommandations n engagent pas le Conseil qui reste toujours libre de ses réflexions et décisions dont il 9

10 assume seul la responsabilité. Les censeurs peuvent être invités à participer avec voix consultative aux comités ou commissions constitués par le Conseil de surveillance Obligations Les censeurs sont tenus à une obligation d assiduité et de production par écrit d analyses, études, recommandations, observations ou avis sur les points sur lesquels ils ont pu être sollicités par le Conseil de surveillance. Ils sont tenus aux mêmes devoirs de confidentialité que les membres du Conseil de surveillance Révocation Les censeurs peuvent être révoqués par le Conseil de surveillance de la Mutuelle et notamment en cas d absence injustifiée à deux réunions consécutives auxquelles ils auraient été conviés Indemnisation Le montant et les modalités de l indemnisation des censeurs sont arrêtées par l Assemblée générale et/ou le Conseil de surveillance, dans le respect de la réglementation en vigueur. L indemnisation versée aux censeurs ne peut pas être supérieure à celle des membres du Conseil de surveillance, sauf dans l hypothèse particulière de la participation à un Comité ou une commission constitué par le Conseil, cette participation pouvant, le cas échéant, justifier une indemnisation supplémentaire dont les modalités et le montant sont définis par le Conseil de surveillance. Le Conseil de surveillance peut autoriser le remboursement des frais de déplacement, de séjour et de garde d enfants engagés par les censeurs. Ce remboursement s opérera selon les mêmes modalités que celles applicables aux membres du Conseil de surveillance. Le remboursement s effectue sur justificatifs et dans la limite des sommes exposées. L Assemblée générale est informée chaque année du montant des indemnités effectivement allouées et des frais remboursés aux censeurs. TITRE IV - COMMISSIONS DU CONSEIL DE SURVEILLANCE Article 27 Comité de l éthique mutualiste 27.1 Composition Il est composé de 5 membres au plus désignés pour quatre ans par le Conseil de surveillance de la Mutuelle parmi ses membres ou en dehors d eux. En cas de vacance en cours de mandat, le Conseil de surveillance nomme un nouveau membre pour la durée du mandat restant à courir de son prédécesseur Missions Il a pour objet : d opérer un suivi de l application des statuts de SMACL Assurances, du présent règlement et de la charte des élus de SMACL Assurances, d animer les relations entre les mandataires mutualistes et les membres du Conseil de surveillance, de tenir le rôle de Commission électorale s agissant des élections des mandataires mutualistes et membres du Conseil de surveillance de la Mutuelle. A ce titre, il : procède à l examen des listes de candidatures reçues dans le cadre de l élection des mandataires mutualistes et des membres du Conseil de surveillance de la Mutuelle, veille au bon déroulement des opérations d émargement et de dépouillement afférentes à ces élections, instruit les recours liés à ces élections, et plus généralement veille tout au long des processus électifs susvisés au respect des dispositions du Code des assurances, des statuts et du présent règlement qui encadrent l élection des mandataires mutualistes à l Assemblée générale et des membres du Conseil de surveillance de la Mutuelle. Article 28 Obligations TITRE V - DIRECTOIRE Les membres du Directoire veillent à accomplir leurs missions dans le respect de la loi, des statuts et du présent règlement. Ils sont tenus de déclarer au Conseil de surveillance, avant leur nomination, l ensemble des activités professionnelles et fonctions électives qu ils entendent conserver, et de faire connaître après leur nomination les autres activités ou fonctions qu ils entendent exercer. Ils sont tenus de faire connaître à la Mutuelle les sanctions, même non définitives, qui viendraient à être prononcées contre eux pour l un des faits visés à l article L du Code des assurances. Article 29 Durée du mandat Les membres du Directoire sont nommés par le Conseil de surveillance pour quatre ans. Le mandat des membres du Directoire peut être reconduit à son terme. La nomination des membres du Directoire intervient tous les quatre ans lors de la réunion du Conseil de surveillance qui suit l Assemblée générale ordinaire. Une nomination peut, à titre exceptionnel, intervenir lors d une réunion du Conseil entre deux Assemblées générales ordinaires dans les deux hypothèses particulières suivantes : nécessité contextuelle de nommer un nouveau membre du Directoire, nomination consécutive à une vacance de poste en cours de mandat. La nomination intervenue pour nécessité contextuelle court jusqu à la prochaine réunion du Conseil de surveillance suivant l Assemblée générale ordinaire dont l ordre du jour comporte le renouvellement des membres du Directoire. 10

11 En cas de nomination suite à une vacance, le remplaçant est nommé par le Conseil de surveillance pour le temps qui reste à courir du mandat de son prédécesseur. Article 30 Limite d âge Lorsqu un membre du Directoire ou le directeur général atteint la limite d âge fixée aux statuts (65 ans), il est réputé démissionnaire d office, au plus tard lors de l Assemblée générale ordinaire qui approuve les comptes de l exercice qui suit son 65 ème anniversaire. TITRE VI - DIVERS En cas de vacance du représentant de la Mutuelle en cours de mandat, les délégués procèdent, parmi eux, à la désignation d un nouveau représentant pour la durée restant à courir du mandat de son prédécesseur. Article 33 Entrée en vigueur du règlement intérieur Le présent règlement intérieur entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil de surveillance à la majorité de ses membres. Il est porté à la connaissance de la plus prochaine Assemblée. Toute(s) modification(s) et/ou adjonction(s) est (sont) votée(s) par le Conseil dans les mêmes conditions et entre(nt) en vigueur le même jour. Elles sont portées à la connaissance de la plus prochaine assemblée. Les statuts et le règlement intérieur sont applicables par ordre de priorité décroissante. Article 31 Réunions extraordinaires du Comité des mandataires mutualistes Ordinairement, le Comité des mandataires mutualistes se réunit une fois chaque année. Aussi souvent que nécessaire, le Président du Conseil de surveillance peut prendre l initiative de réunir ce Comité afin notamment de: pourvoir à l information et à la formation de ses membres, permettre un échange privilégié entre mandataires mutualistes et membres du Conseil de surveillance sur tout ou partie des points portés à l ordre du jour d une Assemblée générale extraordinaire. Le Président du Conseil de surveillance peut convoquer le Comité des mandataires mutualistes en réunion extraordinaire, par tout moyen (lettre, télégramme, télécopie, courriel ou verbalement notamment). Article 32 Représentation de la Mutuelle au sein de l Assemblée générale d une société de groupe d assurance mutuelle Dans l hypothèse où la Mutuelle est affiliée à une société de groupe d assurance mutuelle, l Assemblée générale ordinaire de la Mutuelle désigne, pour une durée de quatre ans, dans le respect des dispositions des statuts de la société de groupe d assurance mutuelle, cinq délégués à l Assemblée générale de ladite société, parmi les sociétaires de la Mutuelle à jour de leurs cotisations. Dans le respect des dispositions des statuts de la société de groupe d assurance mutuelle, les délégués ainsi désignés nomment parmi eux, pour une durée de quatre ans, à l occasion de l Assemblée générale ordinaire ayant procédé à leur désignation, le représentant de la Mutuelle à l Assemblée générale de la société de groupe d assurance mutuelle. En cas de vacance d un poste de délégué en cours de mandat, le plus prochain Conseil de surveillance de la Mutuelle procède à la désignation d un nouveau délégué pour la durée restant à courir du mandat de son prédécesseur. Cette désignation donnera lieu à ratification par la plus prochaine Assemblée générale ordinaire de la Mutuelle. 11

12 SMACL Assurances Société d assurance mutuelle à cotisations fixes Entreprise à Directoire et Conseil de surveillance régie par le Code des assurances Immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Niort sous le n Siège social: 141, avenue Salvador Allende Niort Cedex 9 Règlement intérieur SMACL Assurances- 05/2014

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