CERN/DSU-RH/13173/Rév.2 18 juin DOCUMENTS DE LEGITIMATION DELIVRES PAR LE MINISTERE FRANÇAIS DES AFFAIRES ETRANGERES Nouveautés et rappel

Transcription

1 CERN/DSU-RH/13173/Rév.2 18 juin 2007 DOCUMENTS DE LEGITIMATION DELIVRES PAR LE MINISTERE FRANÇAIS DES AFFAIRES ETRANGERES Nouveautés et rappel Le Ministère français des Affaires étrangères (ci-après: «MAE») a informé le CERN de la solution apportée à un problème de plus de 30 ans : dorénavant, les membres du personnel qui résident en France tout en ayant un contrat à plein temps supérieur à trois mois mais inférieur à six, obtiendront un Titre de séjour spécial temporaire 1 sans privilèges (cf. point 2 ci-dessous). En outre, s agissant des membres de la famille d un membre du personnel qui résident en France et souhaitent y exercer une activité lucrative, le MAE s est déclaré disposé à solliciter la bienveillance des Autorités compétentes à l égard de leurs demandes de permis de travail, sans en garantir toutefois le résultat (cf. point 7 ci-dessous). Le MAE tient également à rappeler les règles suivantes concernant les documents de légitimation qu il délivre, en précisant que leur respect est essentiel pour le bon fonctionnement de toute Organisation internationale établie en France. La présente communication remplace celle publiée dans le Bulletin n 12/2003 (réf. CERN/DSU-DO/RH/11328) et modifie, notamment, le mémorandum concernant les scientifiques munis d un Protocole d Accueil (réf. DSU-DO/RH/9988/Rev. 3). 1. Types et utilité a) Titres de séjour spéciaux CD, FI, AT et EM Ils tiennent lieu de titre de séjour aux membres du personnel et aux membres de leurs familles qui n'ont ni la nationalité française, ni le statut de résident permanent (cf. N.B. ci-dessous). Ils servent de preuve que leurs titulaires jouissent des privilèges et immunités prévus par l'accord de Statut conclu avec la France (immunité de juridiction dans le cadre des fonctions, conduite d'un véhicule immatriculé en série spéciale, etc. ; il est à noter que les membres du personnel qui ont avec le CERN un contrat à plein temps pour une période inférieure à six mois ne bénéficient d aucun privilège). De plus, les titulaires d'un Titre de séjour spécial sont dispensés de l'obligation du visa pour les voyages touristiques (y compris les conférences) dans les pays appliquant la Convention de Schengen (actuellement : Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Finlande, France, Grèce, Islande, Italie, Luxembourg, Norvège, Pays-Bas, Portugal et Suède). 1 Le MAE a informé l'organisation qu'un Titre de Séjour spécial de type AT ou FI (et non EM) serait délivré, avec la mention "temporaire".

2 2 b) Attestations de fonctions CR, FR, AR et EF Ces documents servent de preuve que leurs titulaires jouissent des privilèges et immunités prévus par l'accord de Statut conclu avec la France (notamment, immunité de juridiction dans le cadre des fonctions). Par contre, ils n'ont pas valeur de titre de séjour puisqu'ils sont délivrés aux membres du personnel qui résident soit en France, tout en ayant la nationalité française ou le statut de résident permanent, soit en Suisse. En outre, les titulaires d'une Attestation de fonctions EF sont dispensés de l'obligation du visa français, lorsqu'ils circulent temporairement en France pour des motifs de service. Cette dispense ne vaut pas pour les voyages dans les autres pays appliquant la Convention de Schengen. N.B.: est considérée comme résident permanent toute personne majeure qui n'a pas la nationalité française et qui, au moment de la notification au MAE de son recrutement, résidait en France depuis plus d'un an ; en ce qui concerne les étudiants venus en France pour y suivre un enseignement, le délai d'un an ne court qu'à compter de la cessation de leurs études ; par ailleurs, les personnes arrivées en France alors qu'elles étaient mineures (âgées de moins de 18 ans) et qui ont obtenu un titre de séjour valable pour une durée supérieure à un an sont toujours considérées comme résidentes permanentes (cf. communication officielle du 5 mars 2001, réf. CERN/DSU- DO/RH/10306). 2. Obligation Les personnes suivantes sont tenues d'être en possession d'un document de légitimation en cours de validité: a) les membres du personnel qui ont avec le CERN un contrat à plein temps pour une période supérieure à trois mois; b) les membres de la famille d'un membre du personnel mis au bénéfice d'un Titre de séjour spécial, qui résident en France et n ont ni la nationalité française ni le statut de résident permanent, à savoir: les conjoints (à l'exclusion des couples non mariés et de même sexe); les enfants célibataires âgés de 18 à 21 ans vivant au foyer de leurs parents et détenant un titre de voyage individuel (passeport ou autre document reconnu par la France); les ascendants à charge (parents et beaux-parents vivant au foyer du membre du personnel). En ce qui concerne les enfants de moins de 18 ans, l'obtention d'un Titre de séjour spécial est recommandée s'ils sont ressortissants de pays normalement soumis à l'obligation de visa en France et susceptibles de voyager sans leurs parents. Les ressortissants d'un Etat de l'espace Economique Européen ou suisses ne sont plus tenus de solliciter un titre de séjour français. Toutefois, obligation leur est faite de détenir un Titre de séjour spécial :

3 3 3. Visa s ils sont membres du personnel, dans l intérêt de l Organisation (notamment l immunité de juridiction dans le cadre des fonctions) ; s ils sont membres de la famille, afin de pouvoir bénéficier des privilèges prévus par l'accord de Statut conclu avec la France (notamment la conduite d'un véhicule immatriculé en série spéciale). 1. Titre de séjour spécial Afin de pouvoir être mise au bénéfice d'un Titre de séjour spécial du MAE, une personne qui n'a pas la nationalité suisse ou d'un Etat de l'espace Economique Européen (ci-après : «EEE») 2 doit présenter, à son arrivée au CERN : a) soit un visa français de type «D» (long séjour) portant la mention «carte PROMAE à solliciter à l'arrivée», même si elle n'est pas soumise à l'obligation du visa d'entrée et de court séjour en France 3 ; b) soit, si elle est conjoint(e), enfant ou ascendant à charge d'un ressortissant suisse ou d'un Etat de l'eee - à l'exception de la France - et soumise à l'obligation du visa d'entrée et de court séjour en France, un visa français de type «C» (court séjour) ou la photocopie d'un titre de séjour en cours de validité, délivré par un Etat qui applique les accords de Schengen 4. Les personnes dispensées de présenter un des documents susmentionnés sont donc uniquement : celles qui ont la nationalité suisse ou d'un Etat de l'eee et celles qui n'ont pas une de ces nationalités mais sont conjoint(e)s, enfants ou ascendants à charge d'un ressortissant suisse ou d'un Etat de l'eee, à l'exception de la France, et ne sont pas soumises à l'obligation du visa d'entrée et de court séjour en France (NB: les membres de la famille d'un ressortissant français, qui n ont pas la nationalité suisse ou d'un Etat de l'eee, doivent présenter un visa de type «D» conformément à la lettre a ci-dessus). 2. Attestation de fonctions EF Le membre du personnel, pour lequel une Attestation de fonctions EF est à demander, doit être muni d'un visa français de type «C» (court séjour) s'il n'a pas la nationalité suisse ou d'un Etat de l'eee (un visa de type «D» est également accepté). La réglementation en la matière étant complexe et sujette à modification, il est vivement recommandé de se renseigner auprès du consulat français du lieu de résidence habituelle sur les conditions d'entrée et de séjour

4 4 applicables, et ce en tenant compte des délais nécessaires à la délivrance du visa éventuellement requis Première demande La première demande de document de légitimation doit être faite auprès du Bureau des Utilisateurs (pour les utilisateurs et les attachés non payés) ou du Bureau des Cartes (pour tous les autres membres du personnel), dès l'arrivée de l'intéressé au CERN. A défaut, les Autorités françaises ne sont pas en mesure de garantir les privilèges et immunités auxquels les intéressés peuvent prétendre. De plus, ces derniers risquent d'être en infraction avec la réglementation française sur les titres de séjour. En effet, toute personne majeure est tenue d'obtenir un titre de séjour: si elle n'a pas la nationalité d'un Etat de l'espace Economique Européen ou suisse et si elle réside en France pendant plus de trois mois consécutifs ou, en cas de séjours répétés, si sa présence effective en France excède trois mois sur une période de six mois. 5. Renouvellement Le renouvellement d'un document de légitimation est à demander, via le Bureau des Utilisateurs (pour les utilisateurs et les attachés non payés) ou le Bureau des Cartes (pour tous les autres membres du personnel), environ un mois avant son expiration. En règle générale, ces Bureaux adressent un message électronique de rappel aux intéressés. Les personnes, dont le document est périmé, se trouvent en situation irrégulière susceptible de leur créer des difficultés. 6. Changement de nom, déménagement et promotion Dans les cas suivants, le remplacement du Titre de séjour spécial et de l'attestation de fonctions doit être demandé, via le Bureau des Utilisateurs (pour les utilisateurs et les attachés non payés) ou le Bureau des Cartes (pour tous les autres membres du personnel), dans les plus brefs délais: a) changement d'état civil (nom, nationalité, etc.); b) déménagement de France en Suisse et vice-versa; c) promotion impliquant la délivrance d'un autre type de document de légitimation: classifications Aa à Ae, Ba à Bc, Ca, Cb et Da: document AT ou AR, classifications Be, Cc, Db à De, Ea à Ee, Fa et Fb: document FI ou FR, classifications Fc et Ga à Gc: document CD ou CR ; d) modification de la durée du contrat avec le CERN : contrat à plein temps pour une période d au moins six mois : document selon la classification ci-dessus, 5

5 5 contrat à plein temps pour une période supérieure à trois mois et inférieure à six mois : document EM. 7. Restitution Les documents de légitimation doivent impérativement être restitués au MAE, par l intermédiaire du Bureau des Utilisateurs (pour les utilisateurs et les attachés non payés) ou du Bureau des Cartes (pour tous les autres membres du personnel) : à la fin du contrat avec le CERN, si le contrat ne prévoit plus une activité à plein temps d une durée supérieure à trois mois. De plus, le Titre de séjour spécial est à restituer lorsqu'un enfant: atteint l'âge de 18 ans, à moins que l'organisation adresse au MAE une attestation de prise en charge, précisant qu'il n'exerce pas d'activité lucrative, ainsi qu'un certificat de scolarité; ne remplit plus une des conditions mentionnées au point 2 cidessus. Les membres de la famille qui souhaitent exercer une activité lucrative en France doivent : restituer leur Titre de séjour spécial ; obtenir un titre de séjour et/ou de travail préfectoral à la place du Titre de Séjour spécial, s ils n ont pas la nationalité d'un Etat de l'espace Economique Européen (à l exception de : Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Pologne, République tchèque, Slovaquie et Slovénie) ou suisse. N.B. : même s il n existe pas d accord bilatéral pertinent entre la France et le pays d origine de l intéressé, le MAE est disposé à solliciter la bienveillance des Autorités compétentes à l égard de leurs demandes de permis de travail, sans en garantir toutefois le résultat ; à cet effet, le CERN lui adresse une note verbale accompagnée de la promesse d embauche mentionnant la rémunération envisagée et d une copie de la demande faite auprès des Autorités compétentes. Sur demande, déposée auprès du Bureau des Utilisateurs (pour les utilisateurs et les attachés non payés) ou du Bureau des Cartes (pour tous les autres membres du personnel), le MAE peut délivrer une attestation de restitution de Titre de Séjour spécial, qui permet à son titulaire de quitter le territoire français sans difficulté ou, le cas échéant, de solliciter auprès de la Préfecture de résidence un titre de séjour préfectoral (cf. communication officielle du 5 mars 2001, réf. CERN/DSU-DO/RH/10306). 8. Duplicata En cas de perte, de vol ou de détérioration d'un document de légitimation, l'intéressé doit demander un duplicata, via le Bureau des Utilisateurs (pour les utilisateurs et les attachés non payés) ou le Bureau des Cartes (pour tous les autres membres du personnel), après avoir fait les déclarations requises (cf. communication officielle du 18 janvier 2002, réf. CERN/DSU-DO/RH/9198/Rev.1). Le MAE ne délivre un tel document qu'une seule fois.

6 6 En cas de non-respect des règles précitées et conformément au droit international, le MAE se réserve le droit de prendre des mesures appropriées, notamment le refus de délivrer un Titre de Séjour spécial ou une Attestation de fonctions. Par conséquent, les membres du personnel sont instamment invités à collaborer avec les Services chargés des formalités susmentionnées (Secrétariat de Département, Bureau des Cartes, Bureau des Utilisateurs, etc.), afin d'assurer l'accomplissement des formalités selon les règles. Service des Relations avec les Pays-hôtes Tél LEGITIMATION DOCUMENTS ISSUED BY THE FRENCH MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS New rules and reminder The French Ministry of Foreign Affairs (hereinafter referred to as "MAE") has informed CERN of the following solution to a problem that has existed for over 30 years: from now on, members of the personnel residing in France and holding a full-time contract of between three and six months will be entitled to a special temporary 6 residence permit that does not confer any privileges (see Paragraph 2 below). Furthermore, the MAE has stated that it is willing to request the competent authorities to look favourably on applications for work permits by a member of the personnel's family members who reside in France and wish to take up gainful employment, although it is unable to guarantee the outcome (see Paragraph 7 below). The MAE also wishes to draw attention to the following rules concerning the legitimation documents it issues and to point out that compliance with these rules is essential for the proper operation of all international organisations established in France. This communication replaces the official communication published in Bulletin No 12/2003 (ref. CERN/DSU-DO/RH/11328) and modifies, in particular, the memorandum concerning scientists in possession of a Protocole d Accueil (ref. DSU-DO/RH/9988/Rev. 3). 1. Types of document and use a) Special CD, FI, AT and EM-type residence permits These permits serve as residence permits for members of the personnel and their family members who are not of French 6 The MAE has informed CERN that a special AT- or FI-type card would be delivered (not EM), with the mention "temporaire" (temporary).

7 7 nationality and who do not have the status of permanent resident (see N.B. below). They serve as proof that their holders enjoy the privileges and immunities provided for by the Status Agreement between CERN and France (immunity from legal process in the discharge of their duties, entitlement to drive a vehicle registered in a special series, etc.; it should be noted that members of the personnel holding a full-time contract of less than six months with CERN do not enjoy any such privileges). Furthermore, holders of a special residence permit are not required to obtain a visa for tourist trips (including conferences) to countries applying the Schengen Convention (currently: Austria, Belgium, Denmark, Finland, France, Germany, Greece, Iceland, Italy, Luxembourg, Norway, Netherlands, Portugal, Spain and Sweden). b) CR, FR, AR and EF "attestations de fonctions" These documents serve as proof that their holders enjoy the privileges and immunities provided for by the Status Agreement between CERN and France (in particular, immunity from legal process in the discharge of their duties). However, they have no validity as residence permits since they are issued to members of the personnel residing in France who are of French nationality or have the status of permanent resident as well as to all members of the personnel residing in Switzerland. Nevertheless, holders of an EF-type attestation de fonctions are not required to obtain a French visa for temporary travel in France for professional reasons. This dispensation is not valid for travel in the other countries applying the Schengen Convention. N.B. Any non-french person of full legal age who has been living in France for over a year at the time the MAE is notified of his recruitment is considered to be a permanent resident; in the case of persons who initially come to France as students to study, this oneyear time limit is counted only from the date on which they complete their studies; furthermore, persons who arrive in France when they are still minors (under 18 years old) and obtain a residence permit valid for a period of more than one year are always considered as permanent residents (cf. official communication of 5 March 2001, ref. CERN/DSU- DO/RH/10306). 2. Legal requirement The following persons are required to be in possession of a valid legitimation document: c) members of the personnel who have a full-time contract with CERN for a period exceeding three months; d) the family members of a member of the personnel granted a special residence permit, if they reside in France and neither have French nationality nor permanent resident status, namely: spouses (excluding unmarried and same-sex couples);

8 8 3. Visa single children aged between 18 and 21 if they live with their parents and hold their own travel document (passport or other document recognised in France); dependent parents (parents and parents-in-law living with the member of the personnel). Application for a special residence permit is recommended for children under 18 years of age if they come from a country whose nationals are normally required to obtain a visa for France and if they are likely to be travelling without their parents. Nationals of a member state of the European Economic Area or Switzerland are no longer required to apply for a French residence permit. However, they are required to hold a special residence permit: if they are members of the personnel, in the Organization's interests (in particular, immunity from legal process in the discharge of their duties); if they are family members of a member of the personnel, in order to benefit from the privileges provided for by the Status Agreement between CERN and France (in particular, entitlement to drive a vehicle registered in a special series). 1. Special residence permit ( Titre de séjour special ) To qualify for a special residence permit from the MAE, persons who are not nationals of Switzerland or of a member state of the European Economic Area (hereinafter EEA ) 7 must present the following upon arrival at CERN: a) either a D -type (long-stay) French visa marked carte PROMAE à solliciter à l'arrivée, even if they are not subject to the requirement to obtain an entrance and short-stay visa in France 8 ; b) or a French C -type (short-stay) visa or a photocopy of a valid residence permit issued by a state applying the Schengen Agreement 9 if they are the spouse, dependent child or ascendant of a national of Switzerland or of a member state of the EEA other than France and are subject to the requirement to obtain an entrance and short-stay visa in France. Thus, the only persons not required to present one of the above-mentioned documents are: persons who are nationals of Switzerland or of a member state of the EEA and persons who are not nationals of these countries but are the spouse, dependent child or ascendant of a national of Switzerland or of a member state of the EEA, except France, and are not subject to the

9 9 requirement to obtain an entrance and short-stay visa in France (N.B. The family members of a French national who are not nationals of Switzerland or of a member state of the EEA must present a D -type visa, in accordance with paragraph a) above). 2. EF-type Attestation de fonctions Members of the personnel for whom an application for an EF-type Attestation de fonctions is to be made must hold a French C -type (short-stay) visa if they are not nationals of Switzerland or of a member state of the EEA (a D -type visa is also accepted). As the regulations governing this subject are complex and may change, you are strongly advised to contact the French consulate responsible for your main place of residence to find out about the entrance and residence conditions applicable to you, allowing sufficient time to obtain any visa you may require Initial application The initial application for a legitimation document must be made via the Users Office (for Users and Unpaid Associates) or the Cards Office (for all other members of the personnel) as soon as the person concerned arrives at CERN. In the event of failure to do so, the French Authorities cannot guarantee the privileges and immunities to which those concerned may claim entitlement. Furthermore, persons failing to meet this requirement run the risk of infringing French regulations with regard to residence permits. Thus, all persons of full legal age are required to obtain a residence permit: if they are not nationals of a member state of the European Economic Area or Switzerland, and if they reside in France for more than three consecutive months or, in the case of intermittent periods of residence, are physically present in France for more than three months in any six-month period. 5. Renewal Applications for the renewal of a legitimation document must be submitted via the Users Office (for Users and Unpaid Associates) or the Cards Office (for all other members of the personnel), approximately one month prior to the expiry date. As a rule, these Offices send a reminder via to the persons concerned. Those whose legitimation document has expired are in violation of the regulations, which could entail difficulties for them. 6. Change of name, removal and promotion In the following cases, an application for the replacement of the special residence permit and the attestation de fonctions must be submitted via the Users Office (for Users and Unpaid Associates) or the Cards Office (for all other members of the personnel) as soon as possible: 10

10 10 e) change of civil status (name, nationality, etc.); f) removal from France to Switzerland and vice-versa; g) promotion involving the issue of a different type of legitimation document: personnel classified in bands Aa to Ae, Ba to Bc, Ca, Cb and Da : document AT or AR, personnel classified in bands Be, Cc, Db to De, Ea to Ee, Fa and Fb: document FI or FR, personnel classified in bands Fc and Ga to Gc: document CD or CR; h) change of the duration of a contract with CERN: full-time contract for a period of at least six months: document determined by the above-mentioned classification, full-time contract for a period of more than three months but less than six months: document EM. 7. Surrender It is imperative that all legitimation documents be returned to the MAE, via the Users Office (in the case of Users and Unpaid Associates) or the Cards Office (for all other members of the personnel): at the end of the contract with CERN, if the contract no longer provides for full-time work lasting more than three months. Moreover, a child s special residence permit must be surrendered when the child concerned: reaches the age of 18, unless the Organization forwards a dependent child certificate (attestation de prise en charge) to the MAE, specifying that the child concerned is not gainfully employed, along with a document certifying that he is registered in an educational establishment; no longer meets one of the conditions in Paragraph 2 above. Family members wishing to take up gainful employment in France must: surrender their special residence permit; if they are not nationals of a member state of the European Economic Area (except: Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania, Poland, Slovakia and Slovenia) or Switzerland, obtain a residence and/or work permit issued by a Préfecture in place of their special residence permit. N.B. Even in cases where there is no relevant bilateral agreement between France and the country of origin of the persons concerned, the MAE is willing to request the competent authorities to look favourably on applications for work permits, although it is unable to guarantee the outcome; for this purpose, CERN sends the MAE a note verbale, accompanied by a promesse d'embauche (commitment to hire the person concerned) in which the remuneration envisaged is indicated and by a copy of the application submitted to the competent authorities. On receipt of an application submitted via the Users Office (for Users and Unpaid Associates) or the Cards Office (for all other members of

11 11 the personnel), the MAE may issue a document certifying that the special residence permit has been surrendered (attestation de restitution) to prevent the holder from encountering difficulties on leaving French territory or, where appropriate, to allow him to apply for a prefectoral residence permit issued by the relevant Préfecture (cf. official communication CERN/DSU-DO/RH/10306, dated 5 March 2001). 8. Duplicates In the event of loss, theft or deterioration of a legitimation document, the person concerned must apply for a duplicate via the Users Office (for Users and Unpaid Associates) or the Cards Office (for all other members of the personnel) after having made the requisite declarations (cf. official communication CERN/DSU-DO/RH/9198/Rev.1, dated 18 January 2002). The MAE will issue a duplicate once only. In the event of non-compliance with the aforementioned rules and in accordance with international law, the MAE reserves the right to take the appropriate measures, in particular to refuse to issue a special residence permit or an attestation de fonctions. Consequently, members of the personnel are earnestly requested to cooperate with the Services responsible for the above-mentioned formalities (Departmental Secretariats, Cards Office, Users Office, etc.) to ensure that the formalities are completed in accordance with the Host States regulations. Relations with the Host States Service relations.secretariat@cern.ch Tel