Foire Aux Questions (FAQ) OpenOffice/LibreOffice Writer

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1 Foire Aux Questions (FAQ) OpenOffice/LibreOffice Writer Avertissements Qu'est-ce qu'une Foire Aux Questions (FAQ)? Une FAQ est une liste de questions/réponses couramment rencontrées à propos d'un sujet précis (le logiciel OpenOffice/LibreOffice Writer dans notre cas). Elle permet d'éviter que les mêmes questions soient toujours posées. À quoi sert cette FAQ? À décrire des procédures permettant d'effectuer certaines tâches fréquentes et donc à répondre aux questions que vous vous posez fréquemment au sujet du traitement de textes. À quoi ne sert-elle pas? À décrire l'ensemble des fonctionnalités. Si vous ne savez pas effectuer une tâche, renseignez-vous et cherchez l'information dans l'aide ou sur Internet. La capacité à effectuer des tâches nouvelles, en recherchant les informations nécessaires, est aussi importante que la capacité à refaire des exercices vus en TD. À remplacer votre travail personnel : sans pratique régulière et assidue, cette FAQ ne vous sera d'aucune utilité, y compris le jour de l'examen. Pour vous entraîner, testez les fonctionnalités décrites dans la FAQ et refaites les exercices des TD jusqu'à ce qu'ils deviennent des automatismes.

2 Contenu 1 Notions générales Caractères Comment remplacer facilement des éléments dans le texte?...3 a) Comment rechercher ou remplacer des caractères spéciaux?...3 b) Comment remplacer des mises en forme? Comment afficher / masquer les marques de format? Document Comment faire pour (ré)organiser le plan d'un document?...4 a) Qu'est-ce qu'une hiérarchie de titres?...4 b) Qu'est-ce que le mode plan?...4 c) Comment choisir le niveau de profondeur d'affichage des titres?...5 d) Comment changer le niveau d'un titre?...5 e) Comment déplacer des parties entières d'un document?...5 f) Comment numéroter automatiquement les titres? Comment générer automatiquement une table des matières? Comment faire pour ajouter des en-têtes et des pieds de page?...5 a) Comment créer des en-têtes ou des pieds de page différents pour les pages paires et impaires?...6 b) Comment faire un en-tête et un pied de page différent pour la première page?...6 c) Comment créer un en-tête et un pied de page différents pour une partie du document? Comment faire pour numéroter automatiquement les pages?...6 a) Comment faire pour recommencer la numérotation des pages? Comment faire pour ouvrir / convertir des documents de différents formats?...7 a) Comment ouvrir un fichier de format différent?...7 b) Comment convertir un fichier Writer dans un format différent?...7 c) Comment enregistrer un fichier Writer au format PDF? Styles Qu'est-ce qu'un style? Comment appliquer un style à un paragraphe? Comment appliquer un style à des caractères? Comment modifier un style? Comment créer un nouveau style? Ce qu'il ne faut pas faire...9 2

3 1 Notions générales Writer est un traitement de texte, c'est-à-dire un logiciel permettant de saisir, de modifier et de mettre en forme des documents (CV, rapport, courrier, etc.). C'est un logiciel dit WYSIWYG (What You See Is What You Get) : la représentation du document à l'écran est identique à son aspect final. Un document se décompose en pages qui contiennent des paragraphes, composés de mots qui comprennent eux-mêmes des caractères. Les principales fonctionnalités de mise en forme s'appliquent aux éléments principaux : caractères, paragraphes et pages. Les caractères comprennent les lettres, les chiffres, la ponctuation et les symboles comme %, etc. Il y a également des caractères non imprimables (comme la marque de paragraphe), que l'on peut rendre visible à l'écran avec le bouton. La présentation des caractères varie en fonction des paramètres suivants : Police de caractères : représentation visuelle des caractères d'une même famille (ex : Times New Roman, Arial, etc.). Taille. Style : normal, italique, gras. Effets de caractère : souligné, barré. Couleur : rouge, vert, bleu. Position des caractères par rapport à la ligne d'écriture : exposant, indice. Casse : MAJUSCULE et minuscule. Les paragraphes sont des portions de texte comprises entre deux marques de paragraphe. La mise en forme des paragraphes varie en fonction des paramètres suivants : Alignement : manière dont le texte se répartit entre les marges du document (alignement à gauche, à droite, centré, justifié). Retrait : distance entre la marge et le texte (retrait à gauche, retrait avant le texte, retrait après le texte). Interligne : distance entre les lignes successives d'un même paragraphe (interligne simple, 1.5, double). Espacements au-dessus et au-dessous. Bordure : cadre entourant le paragraphe. Les pages peuvent être mises en forme suivant les paramètres suivants : Marges : espace compris entre les bords du papier et la zone imprimée. Format de papier : la taille standard est le A4. Orientation : dans la largeur (paysage) ou dans la hauteur (portrait). 2 Caractères 2.1 Comment remplacer facilement des éléments dans le texte? La commande Édition > Rechercher & Remplacer permet de rechercher toutes les occurrences d'un mot ou d'une expression dans le document et de remplacer automatiquement du texte. a) Comment rechercher ou remplacer des caractères spéciaux? Vous pouvez aisément rechercher et remplacer des caractères spéciaux et des éléments de document tels que des sauts de page ou des tabulations. 1. Dans le menu Édition, cliquez sur Rechercher & Remplacer. 3

4 2. Cliquez sur Options et cochez Regular Expressions/Expressions régulières. 3. Dans la zone Rechercher, tapez un code pour l'élément à rechercher directement dans la zone Rechercher (par exemple ^. pour le premier caractère d'un paragraphe). 4. Si vous souhaitez remplacer l'élément, tapez l'élément de remplacement dans la zone Remplacer par. Si on laisse vide la zone de remplacement, la chaîne d'origine sera effacée. 5. Cliquez sur Find/Rechercher (pour sélectionner les occurrences à remplacer), sur Replace/Remplacer (pour remplacer l'occurrence sélectionnée) ou sur Replace all (pour remplacer toutes les occurrences). b) Comment remplacer des mises en forme? Vous pouvez rechercher et remplacer ou supprimer une mise en forme de caractères. Par exemple, vous pouvez rechercher un mot ou une expression déterminés pour en changer la couleur de police, ou bien rechercher une mise en forme spécifique, telle que l'attribut gras, et la supprimer ou la modifier. 1. Dans le menu Édition, cliquez sur Rechercher & Remplacer. 2. Cliquez sur Autres. 3. Dans la zone Rechercher, effectuez l'une des opérations suivantes : pour rechercher du texte possédant une mise en forme spécifique, tapez le texte, cliquez sur Format, puis cliquez sur les formats souhaités ; pour rechercher une mise en forme spécifique uniquement, supprimez le texte, cliquez sur Format, puis cliquez sur les formats souhaités. 4. Cliquez sur Rechercher tout. Toutes les occurrences du mot ou de l'expression sont surlignées. 5. Cliquez sur Fermer. 6. Cliquez sur des boutons de la barre d'outils Mise en forme, pour apporter des modifications (par exemple, autre couleur de police, gras, italique). Ces modifications s'appliquent à l'ensemble du texte surligné. 7. Cliquez n'importe où dans le document pour supprimer le surlignage du texte Comment afficher / masquer les marques de format? Les marques de format (ou de mise en forme) correspondent entre autres aux tabulations, espaces et marques de paragraphe. Pour les afficher ou les masquer, il faut cliquer sur Afficher/Masquer dans la barre d'outils Standard. 3 Document 3.1 Comment faire pour (ré)organiser le plan d'un document? a) Qu'est-ce qu'une hiérarchie de titres? Un document hiérarchisé est organisé grâce à des paragraphes spécifiques : les titres. La numérotation des titres dépend de leur niveau. Cette numérotation est générée automatiquement par Writer si l'on utilise les styles de titres prédéfinis : Titre 1 pour le niveau 1, Titre 2 pour le niveau 2, etc. b) Qu'est-ce que le mode plan? Le mode plan est un mode d'affichage qui permet de visualiser et d'organiser le contenu d'un 4

5 document hiérarchisé. Il s'obtient par le menu Affichage>Navigateur et correspond à la section Titres. c) Comment choisir le niveau de profondeur d'affichage des titres? Cliquez sur la flèche située dans la zone Niveaux de titres affichés de la barre d'outils Navigateur pour sélectionner le niveau voulu. d) Comment changer le niveau d'un titre? Pour hausser le niveau d'un titre : sélectionner le titre dans le Navigateur et dans la barre d'outils Navigateur, cliquez sur Hausser d'un niveau jusqu'à ce que le titre se situe au niveau voulu. Pour baisser le niveau d'un titre : sélectionner le titre dans le Navigateur et dans la barre d'outils Navigateur, cliquez sur Abaisser d'un niveau jusqu'à ce que le texte se situe au niveau voulu. e) Comment déplacer des parties entières d'un document? 1. Afficher uniquement le document jusqu'au niveau de titre à déplacer. 2. Sélectionner le titre à déplacer 3. Dans la barre d'outils Navigateur, cliquez sur Hausser d'un chapitre ou Abaisser le chapitre jusqu'à ce que le titre occupe la position voulue. f) Comment numéroter automatiquement les titres? Lorsque l'on utilise les styles de titres prédéfinis (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.), on peut automatiquement ajouter des numéros aux titres : 1. Dans le menu Outils, cliquez sur Numérotation des chapitres, puis sur l'onglet Numérotation. 2. Sélectionnez le niveau et le style de paragraphe correspondant (Titre 1, Titre 2, etc.), puis choisissez un numéro, un affichage de niveau et un séparateur. 3.2 Comment générer automatiquement une table des matières? Lorsque l'on utilise les styles de titres prédéfinis (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.), on peut automatiquement produire une table des matières basée sur les informations de niveau associées aux titres : 1. Cliquez à l'endroit où vous voulez insérer la table des matières. 2. Dans le menu Insertion, pointez sur Index et tables puis cliquez sur Index et tables. 3. Cliquez sur l'onglet Index et sélectionnez Table des matières. 4. Sélectionnez toutes les autres options voulues pour la table des matières. Attention, la table des matières n'est pas mise à jour automatiquement en cas de changement de titre ou de numérotation des pages. Si vous insérez, supprimez, déplacez ou modifiez des titres ou d'autres éléments d'un document, sélectionnez la table des matières, faites un clic droit et sélectionnez Actualiser l'index/la table. 3.3 Comment faire pour ajouter des en-têtes et des pieds de page? Les en-têtes et les pieds de page sont les zones qui apparaissent dans les marges supérieure et inférieure de chaque page dans un document. Ils peuvent contenir du texte (numéro de page, date, nom de l'auteur) ou des images (logo). On peut utiliser un en-tête ou un pied de page unique pour 5

6 tout le document, où en changer suivant les pages (pages paires et impaires) ou les sections. L'entête et le pied de page de la première page sont souvent différents du reste du document. Pour accéder aux zones d'en-tête et de pied de page, cliquez dans le menu Insertion sur En-tête ou Pied de page. Pour créer un en-tête, insérez du texte ou des images dans la zone d'en-tête. Faites de même pour le pied de page a) Comment créer des en-têtes ou des pieds de page différents pour les pages paires et impaires? 1. Dans le menu Format > Page, cliquez sur l'ongle En-tête ou Pied de page. 2. Désactivez la case à cocher Contenu identique gauche/droite, puis cliquez sur OK. 3. Placez-vous dans les zones d'en-tête ou de pied de page paires ou impaires et appliquez vos modifications. b) Comment faire un en-tête et un pied de page différent pour la première page? 1. Cliquez sur la première page du document. 2. Choisissez Format - Styles et formatage. 3. Dans la fenêtre Styles et formatage, cliquez sur l'icône Styles de page. 4. Double-cliquez sur le style "Première page". Votre page de titre possède, à présent, le style "Première page" et les pages suivantes adoptent automatiquement le style "Standard". 5. Vous pouvez dès lors insérer un pied de page uniquement pour le style de page "Standard" ou insérer des pieds de page pour les deux styles de page, mais avec des champs de numéro de page formatés différemment. c) Comment créer un en-tête et un pied de page différents pour une partie du document? Pour créer un en-tête et un pied de page différents pour une partie du document, il faut définir un style de page pour chaque partie du document. Un document peut contenir plusieurs styles de page (par exemple un style par chapitre). Pour insérer un saut de page, il faut placer le curseur à l'endroit où l'on souhaite débuter une nouvelle page, puis cliquer sur Saut manuel dans le menu Insertion et choisir l'option voulue dans Types de saut de section. On peut ensuite procéder à la modification de l'en-tête ou du pied de page suivant le style sélectionné pour la page courante. 3.4 Comment faire pour numéroter automatiquement les pages? 1. Placez-vous dans l'en-tête ou dans le pied de page. 2. Dans le menu Insertion > Champs, cliquez sur Numéro de page. Vous pourrez ensuite aligner le numéro de page à gauche, au centre ou à droite. a) Comment faire pour recommencer la numérotation des pages? 6 1. Cliquez dans le premier paragraphe de la nouvelle page. 2. Choisissez Format - Paragraphe - Enchaînements. 3. Dans la zone Sauts, activez l'option Insérer. Activez l'option Avec le style de page pour pouvoir définir le nouveau numéro de page. Cliquez sur OK.

7 4. Cliquez sur OK. 3.5 Comment faire pour ouvrir / convertir des documents de différents formats? a) Comment ouvrir un fichier de format différent? 1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir. 2. Dans la zone Type de fichier, cliquez sur le format du fichier à ouvrir. 3. Recherchez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. b) Comment convertir un fichier Writer dans un format différent? 1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. 2. Dans la liste déroulante, sélectionnez le format dans lequel vous souhaitez convertir le fichier, puis cliquez sur Enregistrer. c) Comment enregistrer un fichier Writer au format PDF? Le PDF (Portable Document Format) est un format de fichier qui préserve la mise en forme (polices d'écritures, images, objets graphiques...) du fichier, et ce quelles que soient l'application et la plateforme utilisées pour lire le fichier PDF. Pour exporter un fichier Writer au format PDF : 1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Exporter au format PDF. 2. Sélectionnez les options choisies, puis cliquez sur Exporter. 7

8 4 Styles 4.1 Qu'est-ce qu'un style? Généralement, les éléments similaires (titres de divers niveaux, paragraphes, citations, etc.) d'un même document ont une mise en forme identique. Les styles permettent de répéter efficacement une même mise en forme et de garantir la cohérence de la mise en forme du document. Les styles s'appliquent principalement aux caractères et aux paragraphes. Ils consistent à définir les attributs (police, alignement, casse, etc.) correspondant à des éléments précis du document. La liste des styles disponibles est accessible via le menu Format>Styles et formatage. Un style peut être basé sur un autre style : il reprend les propriétés du style de base tout en y ajoutant des caractéristiques propres. 4.2 Comment appliquer un style à un paragraphe? 1. Cliquez dans le paragraphe auquel vous voulez appliquer le style. 2. Cliquez sur le style souhaité dans le volet Styles et formatage. 3. Le style est appliqué à l'ensemble du texte placé devant la marque de paragraphe dans le document. 4.3 Comment appliquer un style à des caractères? La procédure est identique à celle décrite précédemment pour les paragraphes. Il faut toutefois veiller à sélectionner la suite de caractères à laquelle vous voulez appliquer le style. 4.4 Comment modifier un style? 1. Dans le volet Styles et formatage, affichez le menu correspondant au style (clic droit), puis cliquez sur Modifier. 2. Effectuez la modification souhaitée dans la boîte de dialogue ; par exemple, sélectionnez une autre taille de police. 4.5 Comment créer un nouveau style? 1. Appliquez la mise en forme souhaitée, puis sélectionnez le texte. 2. Dans le volet Styles et formatage, cliquez sur Nouveau style à partir de la sélection. 3. Dans la boîte de dialogue Créer un style, tapez le nouveau nom de style, puis sélectionnez les autres options appropriées. 8

9 5 Ce qu'il ne faut pas faire Utiliser les espaces pour décaler ou centrer horizontalement du texte. Utiliser les retours à la ligne (touche Entrée) pour décaler ou centrer verticalement du texte. Utiliser les retours à la ligne (touche Entrée) pour faire de l'espace entre deux paragraphes. Utiliser les numérotations de liste à puces pour numéroter les titres. Modifier la table des matières (générée automatiquement) pour modifier la structure du document. Modifier «à la main» la numérotation des titres ou des pages : les numérotations doivent toujours être générées automatiquement par Writer, ce qui permet de mettre automatiquement la numérotation à jour en fonction de l'insertion ou de suppression d'éléments. 9