SOMMAIRE. About ICS New member perspectives Our tools Our work groups Our 2013 issues Our Code of Conduct Our indicators Retailer reviews

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1 SOMMAIRE Présentation de l ICS Le point de vue de nos nouveaux adhérents Nos outils Nos groupes de travail Nos enjeux 2013 Notre Code de Conduite Nos indicateurs Bilan de nos enseignes About ICS New member perspectives Our tools Our work groups Our 2013 issues Our Code of Conduct Our indicators Retailer reviews 1

2 Présentation de l ICS About ICS L ICS est composée de 19 enseignes partageant : Un projet commun Des outils et un process performants et reconnus qui permettent l échange des audits et le data sharing. La méthodologie d audit commune se décompose en plusieurs étapes : L audit initial consiste à évaluer un site de production, préalablement identifié par un profil d usine. L audit de suivi a pour but de vérifier que les actions correctives validées par l enseigne ont été mises en oeuvre. Par convention, le délai de lancement d un audit de suivi basé uniquement sur le plan d actions correctives ne pourra excéder douze mois. Au delà de cette limite, l enseigne doit lancer un audit complet. Échangeant en toute transparence et avec une grande liberté d expression. Les membres de l ICS se rencontrent régulièrement et partagent leurs expériences terrain. Ces échanges se font dans la transparence et permettent à chacun de profiter des recherches, des compétences et des observations des autres membres. Le référentiel ICS se base sur les législations locales et recommandations de l OIT et de la Déclaration des Droits de l Homme. Les législations nationales quant aux droits sociaux et au droit du travail sont hétérogènes et les référentiels internationaux sont multiples. Le système d audit social doit être adapté à la relation que l enseigne souhaite mettre en place avec son fournisseur et doit viser à une relation de confiance client/fournisseur. 2

3 ICS is a group of 19 retailers who share: A common project Working together to sustainably improve Effective and reputable tools and process for audit exchanges and data sharing. The joint audit methodology comprises several phases: conditions for people at work and responsibly support suppliers to make them agents of their own progress. The initial audit consists in evaluating a production site previously identified via a factory profile. The follow up audit serves to check that corrective action approved by the retailer was implemented. It is generally agreed that the deadline for launching a follow up audit based solely on the corrective action plan may not exceed twelve months. Beyond this deadline, the retailer must launch a full audit. Transparent discussions with great freedom of expression ICS members meet regularly to share their experiences on the ground. These discussions are transparent and enable each participant to benefit from the research, expertise and observations of the other members. The ICS standard is based on local laws, ILO recommendations and the Declaration of Human Rights. National legislation addressing social and labor rights is diverse and there are many different international standards. 3

4 Les membres de l ICS The members of the ICS De haut en bas et de gauche à droite : From top to bottom and from left to right: Frédéric Lecoq (Monoprix), Juliette Bataille (Auchan), Christian Kinnen (Pimkie), Stéphane Bigeast (3 Suisses) Véronique Larose (Okaïdi), Coralie Paris (Casaque) Xavier Beauné (Système U), Christèle Merter (Brice, Jules, Bizzbee), Carole Hommey (ICS) Angelo Cirasaro (Cora), Frédérique Desbarbieux (Pimkie), Virginie Saudrais (Carrefour), Lea Lim (Carrefour) Marine Roville (Carrefour), Emmanuel Morel (Oxybul Eveil et Jeux), Bruno Colombani (Casino), Christine Coudert (Cora), Daniel Bral (Dreamland) Membres ICS non présents sur la photo : SCI members absent from the photo: Sylvie Cornu (Jacadi), Andrea Artoni (Conad),Jean Pascal Delaunay ( Conforama), Rodney Green (Groupe Adeo) 4

5 Le point de vue des nouveaux adhérents New member perspectives Il y a 15 ans, au moment de sa création, Casaque achetait moins de 1 M en Chine par l intermédiaire de tradings Hong Kongaises. Désormais, Casaque importe directement 40 millions de pièces chaque année, principalement de Chine. Bien que tout petit acteur dans le commerce international, Casaque, stimulée par la motivation de son équipe, a souhaité s engager dès 2008 dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale d Entreprise) : éco conception, ISO 14001, actions solidaires en faveur des enfants à travers notre association Solidarikids. Un programme d audits sociaux Casaque a démarré en 2008, reposant sur 3 piliers : Préserver l image de nos clients, grandes marques internationales dans le domaine de la cosmétique et de la distribution Professionnaliser notre métier de concepteur approvisionneur Agir concrètement, en cohérence avec nos valeurs et la volonté de placer l Homme comme principal acteur et principal bénéficiaire de nos actions et résultats. A ce jour, le tiers de nos approvisionnements le sont dans des usines auditées. D ici 2015, notre objectif est d atteindre les deux tiers. Dans nos savoir faire historiques, ce taux dépasse les 60 % aujourd hui et notre objectif est d atteindre les 100%, avec le support de nos équipes locales dédiées exclusivement à l accompagnement des usines aux audits sociaux et au suivi des plans d actions correctifs établis avec les tierces parties. Notre motivation à rejoindre et participer à l ICS est très forte. Notre Comité de Pilotage CASAQUE composé de 3 personnes s attache à : Crédibiliser notre démarche d audits sociaux et lui donner plus de poids, en intégrant un groupement innovant, exigeant et reconnu Partager nos expériences et communiquer notre point de vue d importateur fournisseur de marques et de distributeurs Participer activement et contribuer à l avancée de l ICS. Faire en sorte que l audit ICS soit une initiative reconnue par tous nos clients et fournisseurs. En quinze ans, nous avons vu se professionnaliser notre métier sous ses aspects de conception et d amélioration de la qualité. Pour les prochaines années, nous le voyons avancer très significativement sur les axes stratégiques de vitesse et de RSE. Plus que jamais, le respect de l être humain, qu il soit consommateur ou producteur, doit rester le fil conducteur de notre action économique! Frédéric Delloye, directeur général. 5

6 Fifteen years ago when it was founded, Casaque purchased less than 1 million worth of goods in China, via the intermediary of Hong Kong trading companies. Casaque now directly imports 40 million articles each year, primarily from China. Although a very small player in international trade, Casaque, encouraged by the motivation of its team, elected in 2008 to adopt a CSR (Corporate Social Responsibility) policy: eco design, ISO 14001, and solidarity initiatives in support of children via our association Solidarikids. A Casaque social audit program was launched in 2008, with three facets: Protect the image of our clients, major international brands in the cosmetics and distribution sectors. Professionalize the designer supplier business Take concrete action consistent with our values and with the desire to make people the primary agents and beneficiaries of our actions and achievements. Currently one third of our supply is from audited factories. Our goal is to achieve two thirds by In our traditional fields of expertise, this rate exceeds 60% today and our goal is to reach 100%, with the assistance of our local teams dedicated exclusively to supporting factories with social audits and monitoring the corrective action plans established with third parties. We were very motivated to join and participate in the ICS. Our Casaque steering committee of three people is devoted to: Enhancing the status of our social audit policy and giving it greater weight by joining an innovative, demanding and respected group Sharing our experiences and communicating our viewpoint as an importer supplier for brands and distributors Actively participating in and contributing to the progress of ICS, and ensuring that the ICS audit becomes an initiative recognized by all our customers and suppliers. Over the past fifteen years our business has become increasingly professionalized in terms of design and quality improvement. For the coming years, we aim to see significant progress in the strategic areas of speed and CSR. Now more than ever, respect for human beings, whether consumers or producers, must remain the guiding principle underlying our economic action! Frédéric Delloye, Managing Director. 6

7 Lorsque nous avons choisi de rejoindre une initiative nous avons rencontré la coordinatrice ICS qui nous a expliqué quels étaient les principes de ce groupe d'échanges, nos futurs droits et futurs devoirs. Nous avons été séduits par l'ouverture d'esprit de chacun des participants, la volonté d'échanger et de faire progresser les conditions de travail, la possibilité de partager les audits réalisés, la grille d'audit et le système de notation communs,... Depuis notre adhésion, en avril 2012, nous avons pu mesurer à la fois les bénéfices d'avoir rejoint les autres enseignes et les progrès qu'il nous reste à réaliser. Nous souhaitons être une enseigne active et impliquée dans le respect du droit social par nos fournisseurs et souhaitons nous inscrire dans une réelle démarche de progrès. Nous souhaitons en outre participer au déplacement terrain prévu en Chine afin de mesurer l'efficacité d'avoir une démarche commune et concertée d'audits chez nos fournisseurs communs, qui comprennent d'autant mieux l'importance de nos demandes et de nos conseils lorsqu'ils sont partagés par plusieurs de leurs clients qui viennent ensemble dans leurs usines. Christian Kinnen, Chef de Groupe Qualité & RSE When we decided to join an initiative we met with the ICS coordinator, who explained the principles of this work group and our future rights and responsibilities. We were attracted to the open mindedness of all the participants, the desire to dialogue and move working conditions forward, the possibility of sharing completed audits, the audit grid and the shared grading system, etc. Since joining in April 2012, we have been able to gauge both the benefits of working together with the other retailers, and the progress that remains to be accomplished. We want to be a brand that is actively involved in our suppliers compliance with social rights, and to be part of a true improvement policy. We also want to participate in the planned visit to China to assess the effectiveness of applying a joint, coordinated audit approach with our shared suppliers, who better understand the importance of our requests and advice when they are expressed by several of their clients visiting their factories together. Christian Kinnen, CSR & Quality Head 7

8 Nos outils Our Tools Les membres de l ICS utilisent les mêmes supports nécessaires à la réalisation des audits sociaux. Ces outils ne sont pas figés et évoluent dans le temps en fonction des réalités locales. Code de conduite : Conforme aux recommandations du GSCP (Global Social Compliance Program). Créé à l'initiative des acteurs majeurs de la distribution et de l'industrie, le Global Social Compliance Programme (GSCP) est un programme mené par les sociétés visant à améliorer les conditions de travail et le respect de l'environnement dans les chaînes d'approvisionnement d'envergure mondiale. Le GSCP s'articule autour d'une plateforme d'échange des meilleures pratiques inter sectorielles et globales, afin d'offrir plus de transparence et de comparabilité entre les systèmes de conformité sociale et environnementale. Un document de présentation ICS : Ce document de présentation de la démarche ICS est envoyé au fournisseur avant l audit afin de présenter les attentes des membres de l ICS. Profil d usine : Le Factory Profile ou Fiche d identité de l usine à auditer est un document qui doit être retourné renseigné par le site de production avant l audit. Il comprend par exemple des informations sur la structure du management, les précédents audits réalisés ou accréditations obtenues ainsi que des informations sur l organisation des processus de production. Guide d exécution : Le guide d exécution des audits décrit comment les membres de l ICS attendent que les audits soient réalisés. Ce document décrit les tests à effectuer et montre des exemples de démarches. Questionnaire d audit : Le questionnaire d audit est un référentiel commun couvrant les chapitres suivants : Travail des enfants Travail forcé Discrimination Pratiques disciplinaires Harcèlement et mauvais traitement Liberté d association Heures de travail et heures supplémentaires Rémunération et avantages Santé et sécurité. Le questionnaire est structuré en 8 chapitres, plus un chapitre 0 qui recense la documentation. Ces chapitres sont structurés en 4 parties : Questions informatives non scorées (réglementations locales et sectorielles). Questions critiques (disqualifiantes pour le chapitre). Questions de conformité (réponse oui ou non). Bonnes pratiques (observations à mentionner). 8

9 Les critères extraits du référentiel d audit sont les questions critiques. Il s agit de la première question de chaque chapitre, elle indique une violation critique de la loi locale. Lorsque la réponse à cette question est «oui» le chapitre entier est noté «D». L auditeur passera tout le chapitre en revue pour avoir les informations complémentaires. Notification d alerte : La notification d alerte doit être envoyée à l enseigne qui a mandaté l audit sous 24h en cas de violation critique : Présence d enfants dans l usine Travail forcé avéré (tel que défini par l Organisation Internationale du Travail) Travail sans rémunération avérée Heures excessives Preuves de mauvais traitements physiques ou de pratiques disciplinaires excessives Environnement de travail présentant un risque immédiat pour la santé et /ou la sécurité des travailleurs. Plan d actions correctives : À la fin de l audit, si cela est nécessaire, un plan d actions correctives est mis en place. Il est établi par l auditeur en fin d audit et doit être validé par l enseigne. Il recense les non conformités et propose des améliorations, ainsi qu un délai de réalisation. Une base de données commune : Opérationnelle depuis l origine de l Initiative Clause Sociale. Basée sur le respect du principe de confidentialité et gérée par une coordinatrice, cette base de données permet aux enseignes d échanger sur des résultats d audits de fournisseurs communs et de dégager les indicateurs pertinents fixant les axes de progrès. 9

10 Nos outils Our Tools ICS members share the same set of tools to carry out their social audits. These tools are not static, but evolve over time based on local realities. Code of Conduct: Complies with GSCP (Global Social Compliance Program) recommendations. Created at the initiative of major distribution and industry players, the Global Social Compliance Program (GSCP) is a program implemented by companies who aim to improve working conditions and respect for the environment in their global supply chains. The GSCP is based on a platform for exchanging cross sector and global best practices, so as to create more transparency and comparability between systems of social and environmental compliance. An ICS Presentation Document: This document describing the ICS approach is sent to suppliers before their audit in order to present the expectations of ICS members. Factory Profile: The factory profile for the factory to be audited is a document that must be filled out and returned by the production site before the audit. It includes, for example, information on the management structure, previously completed audits or accreditations obtained, as well as information about the organization of production processes. Execution Guide: The audit execution guide describes how ICS members expect the audits to be carried out. This document describes the tests to apply and includes sample approaches. Audit Questionnaire: The audit questionnaire is a shared standard comprising the following sections: Child Labor Forced Labor Discrimination Disciplinary Practices Harassment and Mistreatment Freedom of Association Working Hours and Overtime Wages and Benefits Health and Safety. The questionnaire is divided into eight sections, plus a section 0 which lists the documentation. These sections are divided into four parts: Non graded information questions (local and sector regulations) Critical questions (disqualifying for the section) Compliance questions (yes or no answers) Best practices (observations to be noted) The criteria extracted from the audit standard are the critical questions. This is the first question of each section, indicating a critical violation of local law. When the answer to this question is yes the entire section receives a D grade. The auditor completes the entire section to gather additional information. 10

11 Alert Notification: The alert notification must be sent to the retailer who ordered the audit within 24 hours in the case of a critical violation: Presence of children in the factory Proven forced labor (as defined by the International Labour Organization) Proven work without pay Excessive working hours Proof of physical mistreatment or excessive disciplinary practices Working environment presenting an immediate risk for the health and/or safety of workers. Corrective Action Plans: Upon completion of the audit, if necessary, a corrective action plan is created. It is drawn up by the auditor at the end of the audit, and must be approved by the retailer. It inventories the areas of non compliance and proposes improvements, as well as a deadline for completion. A shared database: Operational since the start of Social Clause Initiative. This database is based on compliance with the principle of confidentiality and is managed by a coordinator. It enables retailers to discuss the results of audits of shared suppliers and to define relevant indicators for progress. 11

12 Nos groupes de travail Our work groups Les membres de l ICS ont exprimé le besoin d intensifier leurs échanges à la suite des constats faits lors du Voyage Terrain au Vietnam en Au travers d une revue critique de la démarche (en méthode SWOT Forces Faiblesses Opportunités Menaces), les premiers groupes de travail nécessaires ont été identifiés en 2012 et ont orienté les travaux selon les priorités définies par les membres. Groupe de Travail Outils : Le Groupe de travail a pour objectif une revue critique des outils pour leur amélioration continue. Le Groupe de travail se réunit périodiquement depuis le premier semestre Les travaux ont permis de mettre en oeuvre des améliorations majeures pour une meilleure réponse aux enjeux contemporains. En 2012, les outils Présentation de l ICS Code de Conduite Fiche d identité Usine Questionnaire d audits et Guide d exécution des audits ont été repris. Présentation de l ICS Factory Profile Fiche d Identité Usine à laquelle a été ajouté une liste des documents qui doivent être préparés par l usine avant l audit et présentés lors de l audit Questionnaire d audit & Guide de réalisation des audits Le travail réalisé sur le Questionnaire d audit et sur le Guide de Réalisation des audits s est concentré sur le Chapitre Santé & Sécurité afin de préciser les questions et la démarche (impliquant une meilleure définition de la répartition des tâches et des responsabilités dans les équipes en situation d urgence) et de compléter au niveau des auditeurs les recommandations pour la réalisation des audits. Les membres de l ICS combinent leur expertise afin de définir l outil adapté à la complexité croissante des sujets traités tout en gardant une lisibilité permettant de travailler sur les criticités majeures. 12

13 Groupe de Travail Règles de suivi communes : Le groupe de travail Règles de suivi communes a pour objectif de définir les règles de suivi des audits qui seront appliquées uniformément par tous les membres de l ICS en cas d identification de non conformité majeure ou de manque d amélioration du site de production après plusieurs audits de suivi. Il est désormais compris par toutes les parties prenantes que l amélioration des sites de production n est possible qu en agissant en commun et en allant dans le même sens. L organisation de l ICS permet aux enseignes d échanger sur les contraintes qu elles rencontrent sur le terrain. Le suivi mis en oeuvre peut comprendre une phase d accompagnement du site de production dans sa volonté d amélioration mais peut aller jusqu à l arrêt des relations commerciales dès lors que le site de production n améliore pas de manière significative les conditions de travail. Groupe de Travail Monitoring des Prestataires : Le groupe de travail Monitoring des Prestataires a pour objectif de définir les indicateurs de suivi des prestataires avec lesquels travaillent les membres de l ICS. Les prestataires ( cabinets d audits ) qui déploient les outils de l ICS sont les partenaires majeurs des enseignes dans la réalisation de leurs programmes d audits. La bonne réalisation des campagnes passe par une bonne compréhension de la démarche souhaitée par les enseignes en conformité aux règles définies dans le cadre de l ICS. Les enseignes échangent régulièrement avec leurs prestataires et travaillent à l uniformité des méthodes utilisées par les cabinets d audits au travers des indicateurs de suivi mis en oeuvre par l ICS. Groupe de Travail Thématique & Pays : Le groupe de travail Thématique & Pays a pour objectif de travailler sur les nouveaux risques identifiés lors des audits dans certains pays ( appel à du travail à domicile, rétention de documents, conditions sociales des travailleurs migrants...) et de définir l adaptation nécessaire des outils déployés par l ICS pour identifier et suivre ces risques. La complexité des métiers et l hétérogénéité des conditions sociales de production font apparaître très régulièrement de nouveaux risques. En 2012, le groupe a travaillé sur le sujet des conditions sociales des populations migrantes en définissant un questionnaire plus détaillé dès lors qu il est identifié que le site de production emploie un pourcentage important de main d oeuvre migrante. 13

14 Nos groupes de travail Our work groups The ICS members expressed the need to intensify their discussions following discoveries made during the Vietnam Field Study in Based on a critical review of the approach (using the SWOT method Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats), the initial work groups needed were identified in 2012 and have defined their tasks based on the priorities set by members. Tools work group: This work group is carrying out a critical review of tools for continuous improvement. The work group has met periodically since first half Its work has enabled implementation of major improvements for a better response to current issues. The ICS s presentation tools Code of Conduct, Factory Profile, Audit Questionnaire and Audit Execution Guide were reviewed in About SCI Factory profile The factory profile, to which was added a list of documents that must be prepared by the factory before the audit for presentation during the audit. Audit Questionnaire & Audit Execution Guide Work on the audit questionnaire and audit execution guide was focused on the Health & Safety section so as to detail the questions and approach (better defining the assignment of tasks and responsibilities within the teams in emergency situations) and supplement the recommendations to auditors for audit execution. The SCI members share their expertise to define the tool best suited to the growing complexity of topics addressed, while maintaining clarity that enables a focus on the most critical areas. 14

15 Shared Follow up Rules work group: The Shared Follow up Rules work group aims to define the rules for monitoring audits that will be applied uniformly by all ICS members in the case of identification of major non compliance or absence of improvement of a production site after several follow up audits. It is now understood by all stakeholders that improvement at production sites is only possible through joint action towards the same goal. The organization of the ICS enables retailers to discuss the barriers they encounter in the field. Follow up may include a phase of support for the production site in its improvement process, and may go so far as to terminate commercial relations if the production site does not significantly improve working conditions. Provider Monitoring work group: The Provider Monitoring work group aims to define indicators for monitoring the providers who work with ICS members. The providers (audit agencies) who use the ICS tools are the primary partners for the retailers in executing their audit programs. Proper execution of campaigns requires a good understanding of the approach desired by the retailers, in compliance with the rules defined in the framework of the ICS. The retailers regularly communicate with their providers and work on standardizing the methods used by the audit agencies via the monitoring indicators adopted by the ICS. Theme & Country work group: The Theme & Country work group aims to address the new risks identified during audits in some countries (demand for home working, document retention, social conditions of migrant workers, etc.) and to define the necessary adaptations for the tools used by the ICS to identify and monitor these risks. The complexity of the businesses and the variety of social conditions in production regularly lead to the appearance of new risks. In 2012, the group addressed the topic of the social conditions of migrant populations by requiring a more detailed questionnaire once it is indicated that the production site employs a significant percentage of migrant workers. 15

16 Nos défis 2013 Our 2013 challenges 2013 OBJECTIFS 16

17 Nos défis 2013 Our 2013 challenges Our tools The ICS is working on defining an organization suited to its scope of action and approach. The ICS is evaluating its tools and methodologies with regard to the GSCP standard. The ICS approach remains open to dialogue with other initiatives. Our organization In a continuous improvement approach, the ICS will continue to review and align its entire set of standardized tools. The ICS is focusing on identifying Health & Safety risks. The ICS is working on applying shared rules for audit follow up. The work groups will add to the topics addressed: subcontracting, home working, traceability within the industry, etc. Our joint actions Identifying the production sites shared by ICS member retailers helps increase site monitoring. The retailers cooperate to support these production sites together in their improvement process. The retailers continue to share their experiences and realities in the field. 17

18 Notre Code de Conduite Our code of conduct Chaque membre de l Initiative Clause Sociale (3 Suisses, groupe Adeo, Auchan, Bizzbee, BHV, Brice, Carrefour, Casaque, Casino, Dreamland, Conforama, Conad, Cora, Jacadi, Jules, Monoprix, Okaidi, Oxybul éveil et jeux, Pimkie et Système U) attend de ses fournisseurs qu ils respectent le code de conduite ICS, étant entendu que ce dernier peut être complété par le propre code de conduite du détaillant. Les clauses de l ICS s inspirent des principales conventions et recommandations de l OIT (voir la liste en fin du document) et de la Déclaration Universelle des Droits de l Homme. En signant ce code, le fournisseur s engage à s y conformer et à obtenir de ses propres soustraitants et partenaires qu ils agissent de même. Travail des enfants 1. Les fournisseurs prennent les engagements suivants : a. respecter l âge minimum d admission à tout type d emploi ou de travail fixé par la législation nationale et n employer aucun enfant en deçà de l âge minimum requis pour quitter le système scolaire et, en tout état de cause, aucun enfant de moins de 15 ans ; b. si, toutefois, l âge minimum légal du travail est fixé localement à 14 ans, conformément aux exceptions des pays en voie de développement de la Convention n 138 de l OIT, celui ci s appliquera. 2. Les fournisseurs ne recruteront ni n exploiteront aucun enfant, de quelque manière que ce soit. Si la présence d enfants est constatée sur le site de production (hors garderie), le fournisseur cherchera une solution raisonnable et satisfaisante, en privilégiant toujours l intérêt de l enfant. 3. Les fournisseurs n emploieront aucun jeune travailleur de moins de 18 ans en équipe de nuit, ou dans des conditions susceptibles de compromettre sa santé, sa sécurité ou son intégrité morale et/ou d être préjudiciable à son développement physique, mental, spirituel, moral ou social conformément à la Convention n 182 de l OIT. Travail forcé 1. Tout travail sera effectué sur la base du volontariat, et non sous la menace d une pénalité ou d une sanction quelle qu elle soit. 2. Il est interdit de recourir au travail forcé, obligatoire ou non rémunéré sous toutes ses formes, y compris le travail pénitentiaire autrement que de la manière prévue par la Convention n 29, ainsi qu aux heures supplémentaires non rémunérées. 3. Les fournisseurs n exigeront pas des travailleurs qu ils déposent des cautions/garanties financières d un montant déraisonnable et ne confisqueront aucun document d identité (passeport, carte d identité, etc.). Le versement des salaires ne sera pas abusivement retardé. 4. Le travail en servitude est interdit. Les fournisseurs n auront recours à aucune forme de travail en servitude ni n autoriseront ou n encourageront les travailleurs à s endetter par le biais de frais de recrutement ou par d autres moyens. 5. Le travail «sous contrat non résiliable» est interdit. Les fournisseurs respecteront le droit des travailleurs à résilier leur contrat après un préavis légal et à quitter le lieu de travail et l usine après leur service. Discrimination 1. Les fournisseurs respecteront les principes d équité en matière de recrutement, de rémunération, d accès à la formation, de promotion, de résiliation et de départ à la retraite. 2. Les fournisseurs ne pratiqueront, n encourageront ni ne tolèreront, en matière de recrutement, d embauche, de formation, de conditions de travail, d affectations, de rémunération, d avantages, de promotions, de discipline, de résiliation ou de départ à la retraite, aucune discrimination fondée sur le sexe, 18

19 l âge, la religion, la situation familiale, la race, la caste, le contexte social, la maladie, le handicap, la grossesse, l origine nationale et ethnique, la nationalité, l appartenance à une organisation de travailleurs (y compris un syndicat), l affiliation politique, les préférences sexuelles ou toute autre caractéristique personnelle. 3. Les conditions d emploi de tout individu seront fonction de ses compétences, et non de ses caractéristiques ou croyances personnelles. Mesures disciplinaires, harcèlement ou mauvais traitements 1. Les fournisseurs traiteront tous les travailleurs avec respect et dignité. 2. Les fournisseurs ne pratiqueront ni ne tolèreront aucun harcèlement moral ou physique ni aucun abus, quel qu il soit. 3. Les fournisseurs élaboreront des procédures disciplinaires écrites, qui seront clairement expliquées aux travailleurs. Toutes les mesures disciplinaires seront consignées. Liberté d association 1. Les travailleurs auront le droit de créer leur syndicat ou d adhérer à celui de leur choix et de négocier collectivement, sans l autorisation préalable de leur direction. Les fournisseurs ne devront pas gêner, empêcher ou interférer avec ces activités légitimes. 2. Lorsque la loi restreint ou interdit la liberté d association et la négociation collective, les fournisseurs ne s opposeront pas à toute autre forme de représentation et de négociation libre et indépendante, conformément aux conventions de l OIT. 3. Les fournisseurs s abstiendront de toute discrimination ou sanction à l égard des représentants des travailleurs ou des membres de syndicat en raison de leur appartenance ou affiliation à un syndicat ou de leur activité syndicale légitime, conformément aux conventions de l OIT. 4. Les fournisseurs autoriseront les représentants des travailleurs de l entreprise à accéder au lieu de travail dans le cadre de leur fonction de représentation, conformément aux conventions de l OIT. Durée du travail 1. Les fournisseurs fixeront une durée du travail conforme à la législation nationale et aux conventions de l OIT, en appliquant toujours celle qui offre la meilleure protection en matière de santé, de sécurité et de bien être des travailleurs. 2. Les fournisseurs respecteront une durée de travail hebdomadaire standard de 48h, hors heures supplémentaires. Ils n exigeront pas des travailleurs qu ils effectuent régulièrement plus de 48 heures par semaine. 3. Les heures supplémentaires seront effectuées sur la base du volontariat, n excèderont pas 12 (douze) heures par semaine et n auront pas une fréquence régulière. 4. Les fournisseurs respecteront le droit de tous les travailleurs à au moins un jour de repos tous les 7 (sept) jours, ainsi qu à des congés payés annuels et aux jours fériés locaux et nationaux prévus par la législation locale. Salaires et prestations 1. Les fournisseurs paieront à leurs employés des salaires, heures supplémentaires, prestations et congés payés équivalents ou supérieurs aux minima légaux et/ou aux normes du secteur et/ou à ceux prévus par les conventions collectives (les montants les plus élevés étant applicables). 2. Consciente de l importance fondamentale de la rémunération pour les travailleurs et les personnes à leur charge, l ICS attend de ses fournisseurs qu ils considèrent le salaire minimum légal non pas comme une fin en soi, mais simplement comme un seuil, non pas à atteindre, mais à dépasser, l objectif ultime étant que cette rémunération suffise à couvrir les besoins essentiels des travailleurs tout en garantissant un revenu libre. 19

20 3. Les fournisseurs appliqueront aux heures supplémentaires un taux majoré pour tous les travailleurs, comme prévu par la loi et, le cas échéant, les conventions. 4. Les fournisseurs seront redevables de toutes les prestations prévues par la loi à tous les travailleurs, y compris les congés payés. 5. Les fournisseurs n effectueront aucune déduction sur salaire non autorisée ou non prévue par la législation nationale. Ils n appliqueront aucune retenue sur salaire à titre de sanction disciplinaire. 6. Les fournisseurs communiqueront par écrit à tous les travailleurs des informations claires sur leurs conditions d emploi, y compris les salaires, avant qu ils ne débutent le travail. Des informations détaillées sur le salaire seront également données à chaque paiement de salaire. 7. Le travail sera effectué dans le cadre d une relation reconnue, établie conformément à la législation nationale et aux conventions de l OIT (le texte offrant la meilleure protection étant applicable). 8. La sous traitance de main d œuvre, de travaux ou de services, ou les arrangements concernant le travail à domicile, les programmes d apprentissage lorsqu il n existe pas de réelle intention de transmettre des compétences ou d offrir un emploi régulier, le recours excessif aux contrats à durée déterminée, ou toute autre disposition similaire, ne seront pas utilisés dans le but de se soustraire aux obligations de l employeur prévues par le droit du travail ou le code de la sécurité sociale et découlant d une relation de travail régulière. Santé et sécurité Les clauses suivantes seront définies plus précisément afin de prendre en compte les conditions de travail et les risques propres aux différentes industries, conformément aux principes applicables en matière de santé et de sécurité : 1. Les fournisseurs veilleront à la sécurité et la salubrité de tous les espaces de travail et résidentiels ; ils définiront et mettront en œuvre des procédures claires afin de réglementer l hygiène et la sécurité sur le lieu de travail. 2. Les fournisseurs prendront des mesures adéquates pour prévenir les accidents et les atteintes à la santé découlant de, liés à ou survenant au cours de l activité professionnelle, en limitant autant qu il est raisonnablement possible les causes des risques inhérentes à l environnement de travail. Ils mettront à la disposition des travailleurs l équipement de protection individuelle adéquat, si nécessaire. 3. Les fournisseurs mettront à disposition des installations et une assistance médicales appropriées. 4. Les fournisseurs garantiront aux travailleurs l accès à des sanitaires propres, ainsi qu à de l eau potable et, si nécessaire, à des équipements sanitaires pour la préparation des repas et le stockage des denrées alimentaires. 5. Les fournisseurs veilleront à la sécurité et la salubrité des espaces résidentiels éventuellement mis à la disposition des travailleurs. 6. Les fournisseurs désigneront un responsable des questions de santé et de sécurité parmi les membres de la direction. 7. Les fournisseurs veilleront à ce que les travailleurs et les membres de la direction reçoivent régulièrement une formation à la santé et la sécurité ; cette formation sera renouvelée pour tous les employés et membres de la direction nouvellement embauchés ou réaffectés. 8. Les fournisseurs prendront des mesures adéquates de lutte contre les incendies et veilleront à la solidité, la stabilité et la sécurité des bâtiments et équipements, y compris les espaces résidentiels, le cas échéant. 9. Les fournisseurs veilleront à ce que les travailleurs et les membres de la direction reçoivent une formation suffisante dans les domaines suivants : gestion des déchets, manipulation et élimination des substances chimiques et autres matériaux dangereux. 20