Amadeus simplifie ses processus à l'aide d'une nouvelle plate-forme de planification et de génération de rapports

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1 Microsoft SQL Server Solution client Étude de cas Amadeus simplifie ses processus à l'aide d'une nouvelle plate-forme de planification et de génération de rapports Vue d'ensemble Pays : Espagne Secteur d'activité : Transport et logistique Profil du client Amadeus a été fondé par Air France, Iberia, Lufthansa et SAS. Les touropérateurs et compagnies aériennes du monde entier utilisent son système global de distribution (GDS) afin d'effectuer leurs réservations pour plus de 95 % de la capacité aérienne mondiale. Situation Les utilisateurs des services financiers devaient réunir manuellement les informations issues de nombreuses applications, ce qui était extrêmement fastidieux. L'entreprise avait besoin d'une solution unifiée pour automatiser la recherche de données et l'aide à la décision. Solution OutlookSoft CPM, solution de gestion de la performance d'outlooksoft, est basée sur Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services et permet le traitement analytique en ligne (OLAP On Line Analytical Processing), sous Microsoft Excel et Microsoft Internet Explorer. Avantages Référentiel unique pour toutes les données de rapports Accès aisé aux informations de gestion pour tous les utilisateurs Réduction des délais et du nombre de ressources nécessaires pour la génération de rapports «Nous avons opté pour OutlookSoft (Corporate Performance Management), car ce produit peut à lui seul prendre en charge toutes nos activités financières. [...] Notre but était de simplifier les choses, pas de les compliquer.» Patrick Tandé, responsable du service Business Performance Systems chez Amadeus Amadeus, premier système global de distribution (GDS Global Distribution System) de produits de voyages et fournisseur majeur de produits technologiques destinés à l'industrie du voyage, alimente les tour-opérateurs et compagnies aériennes en informations capitales pour leur activité. L'accès en temps voulu aux données de l'entreprise est vital pour le service financier d'amadeus. Auparavant, cet accès s'effectuait par l'intermédiaire de plusieurs applications, dont Microsoft Excel et Microsoft Access. Les utilisateurs étaient confrontés à des temps d'attente très longs, et les données étaient souvent incohérentes. En août 2003, Amadeus a lancé un projet de système de génération de rapports et de planification (RPS). En collaboration avec OutlookSoft, éditeur de logiciels Microsoft Gold Certified Solution Partner, l'entreprise a mis en œuvre OutlookSoft CPM, solution de gestion de la performance basée sur SQL Server 2000 et Microsoft Excel. De nombreux processus étant maintenant automatisés, Amadeus a gagné en efficacité.

2 «Notre métier consiste à proposer des technologies efficaces à nos clients. Nous leur offrons les services et solutions technologiques dont ils ont besoin pour être en tête du secteur d'activité le plus vaste et le plus versatile du monde.» Alexandre Cabaud, directeur du service Revenue and Business Information Management chez Amadeus Situation Fondée en 1987 par Air France, Iberia, Lufthansa et SAS, Amadeus répond aux besoins de vente, de marketing et de distribution des professionnels du voyage et du tourisme au travers de solutions technologiques et de son système global de distribution (GDS) de produits de voyage. Le système Amadeus est un GDS informatisé qui permet aux prestataires tels que les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures, de diffuser les informations sur les plannings, la disponibilité, les tarifs et l'émission de billets pour leurs services internationaux. Le système GDS met en relation les prestataires et les abonnés, notamment les agences de voyages et les services de voyages internes des entreprises, les points de vente de billets et, par l'intermédiaire des produits Web du groupe, les consommateurs (entreprises ou particuliers). Les tour-opérateurs et compagnies aériennes du monde entier utilisent son système GDS de produits de voyages afin d'effectuer leurs réservations de vols pour plus de 95 % de la capacité aérienne mondiale ; c'est également par ce système que passent les réservations d'hôtels et les locations de voitures. Quelque 140 compagnies aériennes utilisent les terminaux Amadeus installés dans plus de guichets d'aéroports et points de vente du monde entier. En raison de la nature universelle et permanente de son activité, Amadeus n'a d'autre choix que d'optimiser la technologie et d'innover, pour préserver ses intérêts et ceux des utilisateurs. Le système GDS a été développé en interne, et d'autres entreprises se servent des outils logiciels d'amadeus pour gérer leurs processus de vente et réseaux d'agences. Par exemple, les voyageurs d'affaires peuvent organiser leurs déplacements depuis leur bureau en utilisant les solutions de gestion de voyages d'entreprise d'amadeus. L'entreprise est présente sur plus de 215 marchés dans le monde et emploie plus de personnes réparties sur trois principaux sites européens : le siège social à Madrid, le pôle développement de produits et marketing à Sophia Antipolis (France) et le traitement des données à Erding (Allemagne). En outre, elle exploite des centres de services informatiques à Londres et à Sydney. Comme l'explique Alexandre Cabaud, directeur du service Revenue and Business Information Management chez Amadeus, «notre métier consiste à proposer des technologies efficaces à nos clients. Nous leur offrons les services et solutions technologiques dont ils ont besoin pour être en tête du secteur d'activité le plus vaste et le plus versatile du monde. Chaque solution technologique Amadeus est fondée sur des standards ouverts, répondant ainsi au besoin d'intégration totale exigée par le monde en réseau d'aujourd'hui. Les nouvelles technologies transforment les industries du voyage et du tourisme, et Internet révolutionne la distribution des voyages. Face aux innovations tous azimuts, nous travaillons en partenariat avec les technologies, solutions et marques leaders pour que nos clients restent toujours à la pointe du changement.» L'information est le nerf vital de l'entreprise mais, à l'instar de n'importe quelle grande société internationale, Amadeus est très fragmenté. Au fil des années, le nombre et la complexité des sources de données ont augmenté. Jusqu'à récemment, les utilisateurs se procuraient les informations clés sur l'entreprise et son activité à partir de nombreuses applications, dont Microsoft Excel et Microsoft Access. Compte tenu de la complexité de l'extraction des données, les temps d'attente étaient souvent très longs et les données obtenues disparates. Pour relever ces défis, Amadeus a lancé un projet de système de génération de rapports et

3 «Nous travaillons dans un secteur très dynamique et versatile, qui nous oblige à faire évoluer constamment nos systèmes en fonction des besoins du marché.» Patrick Tandé, responsable du service Business Performance Systems chez Amadeus de planification (RPS) en août Le principal objectif était de mettre en œuvre un nouveau système couvrant toutes les activités de planification et de retour d information relevant de son service financier. Ce service de grande envergure exécute des tâches nombreuses et variées. Il avait besoin d'une solution unifiée pour automatiser et accélérer les processus de gestion des budgets, de prévision, de planification à long terme, de reporting financier destinés à la direction générale et de reporting commercial pour les divisions de gestion des produits et des ventes, ainsi que pour améliorer la recherche des données en général. Solution Amadeus a décidé d'allier ses ressources informatiques internes à celles d'un éditeur de logiciel indépendant capable de concevoir une solution correspondant exactement à ses besoins. L'entreprise a choisi OutlookSoft Corporation, éditeur de logiciels Microsoft Gold Certified Solution Partner dans le domaine d'expertise en Intelligence d Affaire. OutlookSoft est l'un des chefs de file dans le domaine de gestion de la performance d'entreprise grâce à OutlookSoft CPM, sa solution basée sur le Web. Il s'agit d'une application unifiée desservant plusieurs besoins : planification, préparation des budgets, prévisions, consolidation financière, analyse, retour d information, exploitation de scorecards et tableaux de bord. Patrick Tandé, responsable du service Business Performance Systems chez Amadeus, se souvient : «Nous avons choisi OutlookSoft CPM car ce produit peut à lui seul couvrir toutes nos activités financières. Beaucoup des solutions que nous avons étudiées n'étaient que des patchworks de produits alors que notre but était de simplifier les choses, pas de les compliquer davantage. OutlookSoft CPM nous offre la souplesse nécessaire pour s'adapter à nos besoins. Nous travaillons dans un secteur très dynamique et versatile, qui nous oblige à faire évoluer constamment nos systèmes en fonction des besoins du marché.» Le système OutlookSoft CPM s'articule autour des éléments suivants: Deux serveurs à équilibrage de charge exécutant Microsoft SQL Server 2000, un composant du logiciel serveur intégré Microsoft Windows Server System. SQL Server est une base de données relationnelle capable de traiter d'importants volumes de données stratégiques de gestion de la performance. Elle est livrée avec un outil d'extraction, de transformation et de chargement. Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services, pour le traitement analytique en ligne (OLAP). Deux serveurs à équilibrage de charge exécutant Microsoft Identity Integration Server 2003 (MIIS) pour les requêtes client/serveur. Excel à l'échelle de l'entreprise (Web Excel) comme interface utilisateur frontale. Microsoft Internet Explorer 6 «Notre approche fondée exclusivement sur des produits Microsoft signifie que nos clients peuvent tirer le meilleur parti de ce que OutlookSoft et Microsoft ont à offrir en tant que leaders du marché», explique Yves Steinhauser, Managing Director chez OutlookSoft Suisse. Le projet RPS est essentiellement axé autour de trois types de données : Taux de réservations effectuées quotidiennement à l'aide du système Amadeus Facturation mensuelle, volumes des réservations, chiffre d'affaires et coûts de distribution États financiers, journaux de trésorerie et bilans En avril 2004, Amadeus a lancé un nouveau portail d'activité qui permet aux cadres dirigeants d'avoir accès aux données des

4 «Je ne crois pas que nous aurions pu conduire ce projet avec autant de réussite sans l'expertise de Microsoft.» Patrick Tandé, responsable du service Business Performance Systems chez Amadeus réservations quotidiennes. La consultation peut s'effectuer par région, marché et canal de distribution. Les directeurs commerciaux régionaux disposent ainsi d'informations très précises sur les performances de la zone qu'ils contrôlent. Amadeus abandonne alors son ancienne plate-forme progressivement. Fin 2004, environ 70 sites Amadeus ont commencé à utiliser la nouvelle plate-forme pour envoyer leurs résultats au siège social. Amadeus prévoit de migrer son application de budgétisation sur OutlookSoft CPM courant 2005 et de donner accès à toutes les applications via OutlookSoft CPM d'ici la fin de cette même année. Comme l'indique Patrick Tandé, «c'est une tâche gigantesque pour nous, d'autant que nous devons continuer l'activité normalement pendant que le projet prend forme en coulisses. C'est pourquoi nous exploitons des systèmes en parallèle et déployons OutlookSoft CPM phase par phase, de préférence à un big bang.» Avantages La simplicité d'emploi dope l'efficacité La nouvelle solution reprend l'interface familière de Microsoft Excel. Les analystes et contrôleurs financiers d'amadeus n'ont donc aucune difficulté pour extraire, organiser, synthétiser et présenter des données multidimensionnelles rapidement et en temps réel. Grâce aux cubes multidimensionnels OLAP, les utilisateurs peuvent afficher les informations comme ils le souhaitent, en fonction de leurs besoins. «Excel est un outil bien connu des financiers, qui l'utilisent tous les jours», confirme Alexandre Cabaud. «Il a sans aucun doute favorisé l'acceptation du projet. Il a régalement réduit les besoins de formation et d'assistance des utilisateurs. Au vu des feuilles de calcul et des boutons qui permettent d'accéder automatiquement aux données recherchées, je pense que la plupart des utilisateurs seraient très surpris d'apprendre qu'ils utilisent autre chose qu'excel. Beaucoup d'entre eux sont à présent en mesure d'accéder à des informations sans avoir besoin d'apprendre à interroger une base de données.» Quelque 80 utilisateurs, principalement des cadres supérieurs, accèdent au portail d'activité. La prise en main n'a demandé qu'un minimum de formation, car l'application est basée sur un navigateur Web que tout le monde connaît. Ils se sont vu remettre un guide d'utilisation, et le portail va évoluer au fil du temps en fonction des remarques des utilisateurs. Les données principales de l'entreprise à portée de main Certains cubes OLAP ont 18 dimensions et contiennent donc de très grandes quantités de données importantes. Lorsqu'un nouveau client ou produit est ajouté à ce dernier, il est automatiquement inséré et traité sans qu'aucune ressaisie d'informations ne soit nécessaire. Le portail d'activité contient des informations sur l'activité quotidienne et fait intervenir des quantités de variables. Il offre une palette d'informations très étendue et une capacité d'analyse exhaustive qui dépassent largement ce qui était possible manuellement. Patrick Tandé : «À une époque, nous publiions nos rapports d'activité quotidienne tous les trois jours car cela prenait énormément de temps. Maintenant, avec la solution OutlookSoft CPM automatisée, les choses vont beaucoup plus vite. Les rapports d'activité ont gagné en dynamisme. Avant, nous nous contentions d'envoyer un rapport Excel statique à la direction. À présent, les dirigeants peuvent parcourir le système et consulter des points qui les intéressent plus particulièrement. Naturellement, ces informations existaient déjà mais maintenant, elles sont disponibles rapidement via une seule et même voie d'accès.»

5 La puissance du partenariat Microsoft Comme tous les autres éditeurs de logiciels Partenaires Microsoft, OutlookSoft bénéficie de l'appui d'une entreprise internationale capable de lui fournir les outils, ressources et informations dont elle a besoin pour aider ses clients à atteindre ses objectifs. Grâce à la connaissance inégalée qu'a Microsoft de ses propres produits, les équipes respectives se sont alliées pour surmonter les défis techniques posés par la complexité du projet et les volumes importants de données, et pour réduire au strict minimum les interruptions d'activité. «Même si notre expertise est éprouvée et que notre qualité est réputée, nous ne sommes pas une grande entreprise. Notre statut d'éditeur de logiciels Partenaire Microsoft nous a permis d'accroître notre capital confiance», confirme Yves Steinhauser. «Je ne crois pas que nous aurions pu conduire ce projet avec autant de réussite sans le support de Microsoft. L'application de facturation charge 5 millions d'enregistrement par mois, et la plus grosse application d'amadeus en charge 80 millions par an. C'est pourquoi il était vital pour nous de pouvoir compter sur Microsoft. La première fois que nous avons chargé des données en cours de projet, il a fallu 25 heures pour les traiter en raison de la complexité des calculs. En collaborant étroitement avec Microsoft, nous avons pu ramener ce délai à deux heures.» connaissances qui l'aidera à assurer seul le support du nouveau système dans le futur. «Nous sommes ravis d'avoir porté notre choix sur OutlookSoft», déclare Alexandre Cabaud. «Compte tenu de la manière dont se sont déroulées les choses jusqu'à maintenant, nous resterons en contact étroit avec l'équipe OutlookSoft pour les cas où nous ne disposerions pas des ressources suffisantes en interne. Nous pouvons désormais nous appuyer sur les bases solides que nous avons posées tout au long du projet RPS.» Maintenant que le projet est en marche, l'entreprise est certaine de réaliser un bon retour sur investissement grâce aux économies sur la formation et la maintenance, à l'augmentation de l'efficacité et à la plus grande précision des données. «Nous sommes sûrs que les bénéfices que nous avons déjà engrangés ne sont qu'un début», déclare Alexandre Cabaud. «Ainsi, continue-t-il, un processus qui prenait 16 heures ne demande plus que 5 à 10 minutes avec OutlookSoft CPM. De tels gains de temps signifient que nous pouvons réaffecter des ressources à d'autres tâches plus importantes afin de développer notre activité et d'augmenter notre résultat net.» Des bases solides pour le futur Le projet RPS n'est pas figé. À mesure que de nouveaux processus et analyses sont mis en place, Amadeus prévoit de développer d'autres applications et d'ajouter des portails pour améliorer la distribution de l'information dans l'entreprise. L'étroite collaboration avec OutlookSoft tout au long du projet a permis à Amadeus de bénéficier d'un transfert de

6 Informations supplémentaires Pour plus d'informations sur les produits et services Microsoft, consultez le site Web suivant : Pour plus d'informations sur les produits et services OutlookSoft, consultez le site Web suivant : Pour plus d'informations sur les produits et services Amadeus, consultez le site Web suivant : (en anglais) Microsoft Windows Server System Microsoft Windows Server System est une infrastructure serveur complète, intégrée et interopérable qui permet de réduire les coûts et la complexité de la création, du déploiement, de la connexion et de l'exploitation de solutions métiers flexibles. Windows Server System vous aide à générer une nouvelle valeur pour vos activités commerciales via l'utilisation stratégique de vos ressources informatiques. Fondé sur le système d'exploitation Windows Server, Windows Server System fournit une infrastructure fiable pour la gestion et l'analyse de données, l'intégration d'entreprises, les portails clients, partenaires et employés, l'automatisation des processus métiers, la communication et la collaboration, et les opérations purement informatiques telles que la sécurisation, le déploiement et la gestion de systèmes. Pour plus d'informations sur Windows Server System, visitez le site : Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Cette étude de cas est fournie uniquement à titre indicatif. MICROSOFT NE FOURNIT AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, DANS LA PRÉSENTE DOCUMENTATION. Microsoft, le logo Windows et Windows Server System sont soit des marques de Microsoft Corporation, soit des marques déposées de Microsoft Corporation, aux États-Unis d'amérique et/ou dans d'autres pays. Les noms de produits et de sociétés réels mentionnés dans le présent document sont des marques de leurs propriétaires respectifs. Document publié en octobre 2004 Logiciels et services Microsoft Windows Server System Microsoft SQL Server 2000 Microsoft Identity Integration Server 2003 Microsoft Excel 2000 Microsoft Access 2000 Technologies Microsoft Internet Explorer Partenaire OutlookSoft