WORD. But : Cours VLC/ quelques Fonctions de Word / joseph nobar pages 1/7

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1 But : WORD Créer des en-têtes et des pieds de page Insérer les numéros de page la date et l heure Insérer des symboles et insertion automatique Ajouter des effets de PAO Disposer le texte en colonnes Insérer une table de matière Créer un tableau Insérer une table d Excel dans un document Word Entrer du texte dans un tableau Modifier un tableau Créer une lettre type avec des données Insérer une photo ou une image dans un document Word Protégez un document contre les modifications Créer des en-têtes et des pieds de page Les en-têtes et les pieds de page sont extrêmement répandus car ils permettent au lecteur de se situer rapidement dans l'ouvrage. Un en-tête est un texte imprimé dans la marge du haut de chaque page. Le texte de pied de page est imprimé dans la marge inférieure. Les en-têtes et les pieds de page contiennent généralement votre nom, le titre et le nom du document, la date d'impression et les numéros de pages. Si vous scindez votre document en sections, vous pourrez créer des en-têtes et des pieds de page différents dans chaque section. Cliquez sur le menu Affichage et choisissez en-têtes et pieds de page. Cliquez dans la zone de l'entête ou du pied de page et saisissez votre texte. Pour insérer des phrases courantes, cliquez sur le bouton Insertion automatique de la barre de menu et sélectionnez une option. Cliquez sur le menu Affichage et choisissez Entête et pied de page. Cliquez sur le bouton Mise en page de la barre d'outils En-tête et pied de page. Cliquez sur l'onglet Disposition Pour créer des en-têtes et pieds de page différents pou les pages paires et impaires, cochez la case Pages paires et impaires différentes. Pour créer un en-tête ou un pied de page réservé à la première page du document cochez la case Première page différente. Cliquez sur le bouton OK. Cliquez sur le bouton En-tête et pied de page suivant ou En-tête et pied de page précédent pour parcourir les entêtes ou les pieds de pages. Saisissez et mettez le texte en forme dans les autres en-têtes et pieds de pages. Pour passer d'un en-tête au pied de page, cliquez sur le bouton Basculer en-tête/pied de page. Cliquez sur le bouton Ferme de la barre d'outils En-tête et pied de page. Insérez le nom du fichier dans le pied de page Insérez le nom des fichiers dans les pieds de page, vous saurez ainsi instantanément où se trouvent les fichiers de vos documents. Cliquez dans la zone du pied de page, cliquez sur le bouton Insertion automatique et choisissez Nom de fichier et emplacement pour insérer ces données. Insérer les numéros de page, la date et l'heure Insérer des numéros de page Cliquez sur le menu Insertion et ensuite sur Numéros de page. Cliquez sur la flèche à côté de la zone de liste déroulante Position et choisissez un emplacement. Cliquez sur la flèche à côté de la zone de liste déroulante Alignement et choisissez Gauche, Droite, Centré, Intérieur ou Extérieur. Cliquez sur le bouton Format. Cliquez sur la flèche à côté de la zone de liste déroulante Format et choisissez un type de numéro. Choisissez la page du début de la pagination. Cliquez sur OK. et OK. Cours VLC/ quelques Fonctions de Word / joseph nobar pages 1/7

2 Insérer la date ou l'heure Cliquez sur le menu Insertion et ensuite sur Date et heure. Si nécessaire, cliquez sur la flèche à côté de la zone de liste déroulante Langue et choisissez une langue. Cochez la case Mettre à jour automatiquement. Double-cliquez sur le format de date et d'heure qui vous convient. Insérer des symboles et des insertions automatiques Word est accompagné de toute une panoplie de symboles et de caractères. Insérez le caractère correct pour fuir les documents professionnels entachés d'annotations à la main L'insertion automatique enregistre le texte et les images que vous souhaitez utiliser régulièrement, par exemple le logo d'une société, un texte standard ou un tableau formaté. Utilisez les entrées de l'insertion automatique fournies avec Word ou créez vos entrées personnelles Insérer des caractères spéciaux Cliquez à l'emplacement choisi pour insérer un caractère spécial. Cliquez sur le menu Insertion et choisissez Caractères spéciaux. Cliquez sur l'onglet Symboles ou sur l'onglet Caractères spéciaux. Pour afficher d'autres symboles, cliquez sur la flèche à côté de la zone de liste déroulante Police et choisissez une autre police de caractères. Cliquez sur un symbole ou sur un caractère. Cliquez sur Insérer. Cliquez sur OK Insertion automatique Cliquez à l'emplacement choisi pour insérer un texte automatique. Cliquez sur le menu Insertion et choisissez Insertion automatique. Choisissez une catégorie d'insertion automatique. Choisissez une entrée de l'insertion automatique. Assignez une touche de raccourci pour insérer un symbole Cliquez sur le menu Insertion, choisissez Caractères spéciaux. Cliquez sur le bouton Touches de raccourci et tapez une combinaison de touches. Ajouter des effets de PAO Une lettrine est la première lettre agrandie d'un paragraphe. Les bordures sont les lignes ou les éléments graphiques entourant une page, un paragraphe, une sélection de texte ou les cellules d'un tableau. Les trames sont des aplats utilisés comme fonds de sélection de texte, de paragraphes ou de cellules dans un tableau. Pour enjoliver vos pages, ajoutez des vignettes ou des colonnes. Ajouter une lettrine Cliquez sur le bouton Mode Page. Cliquez sur le paragraphe que vous souhaitez décorer d'une lettrine. Cliquez sur le menu Format, choisissez Lettrine. Positionnez le point d'insertion à l'emplacement choisi pour la lettrine. Modifiez la police de la lettrine. Corrigez la hauteur de la lettrine. Entrez la distance entre la lettrine et le paragraphe. Cliquez sur OK. Ajouter une bordure de page Cliquez sur le menu Format, choisissez Bordure et trame, cliquez sur l'onglet Bordure de page. Choisissez le type Encadré. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Motif et choisissez un motif. Sélectionnez les pages que vous souhaitez entourer de la bordure. Cliquez sur OK. Ajouter des bordures et une trame à un paragraphe Sélectionnez le texte que vous souhaitez entourer d'une bordure ou afficher sur une trame. Cliquez sur le bouton Tableaux et bordures de la barre d'outils Standard. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Dessiner un tableau pour annuler sa sélection. Cours VLC/ quelques Fonctions de Word / joseph nobar pages 2/7

3 Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Style de trait et choisissez un style. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Épaisseur trait et sélectionnez l'épaisseur de la bordure. Cliquez sur le bouton Couleur de la bordure et choisissez une couleur. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Bordure extérieure et choisissez le style de la bordure. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Couleur de la trame de fond et choisissez la couleur de remplissage. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton de fermeture de la barre d'outils Tableaux et bordures. Insérez une zone de texte. Une zone de texte est un élément graphique autorisant la saisie de texte, que vous pouvez déplacer, redimensionner et formater. Cliquez sur le menu Insertion, choisissez Zone de texte, tracez la zone de texte avec la souris et tapez le texte, que vous pouvez mettre en forme normalement. Ajoutez des bordures et une trame à une cellule. Vous pouvez ajouter des bordures et une trame à une cellule comme vous avez appris à le faire pour un paragraphe. Sélectionnez une ou plusieurs cellules et cliquez ensuite sur les boutons appropriés de la liane d'outils Tableaux et bordures. Modifiez la casse. Vous pouvez facilement inverser la casse d'un texte et l'afficher avec une majuscule en début de phrase, le reste en minuscules, ou tout en majuscules, la première lettre de chaque mot en minuscule. Sélectionnez le texte, cliquez sur le menu Format, choisissez Modifier la casse, choisissez une option et cliquez sur OK. Disposer le texte en colonnes Les colonnes s'inspirant de celles de la presse quotidienne peuvent donner une allure plus raffinée aux bulletins d'information et aux plaquettes. Vous pouvez mettre en forme un document entier, le texte sélectionné ou des sections individuelles. Vous devez utiliser le mode Page pour afficher les colonnes côte à côte. Créer des colonnes Cliquez sur le bouton Mode Page. Sélectionnez le texte que vous souhaitez disposer en colonnes. Cliquez sur le bouton Colonnes de la barre d'outils Standard. Sélectionnez le nombre de colonnes à l'aide du pointeur de la souris. Modifier des colonnes Cliquez sur le bouton Mode Page et cliquez sur les colonnes que vous souhaite modifier. Cliquez sur le menu Format et choisissez Colonnes. Cliquez sur un format de colonnes. Le cas échéant, entrez un nombre de colonnes différent. Entrez la largeur et l'espacement de chaque colonne. Cliquez sur OK. Alignez le texte d'une colonne. Cliquez sur le bouton Aligner à gauche, Centrer, Aligner à droite ou Justifier sur la barre d'outils Mise en forme pour aligner les paragraphes des colonnes. Créez des colonnes dans une section. Cliquez dans la section que vous désirez mettre en forme en colonnes, Cliquez sur le menu format, choisissez Colonnes, entrez le nombre des colonnes, cliquez sur la flèche à côté de la liste déroulante Appliquer à, sélectionnez À cette section et cliquez sur OK. Insérer une table des matières Cliquez sur le menu Insertion et choisissez Tables et index. Cliquez sur l'onglet Table des matières. Cochez les cases Afficher les numéros de page et Aligner les numéros de page à droite. Cliquez sur la flèche à côté de la liste déroulante Caractères de suite et choisissez un style. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante Formats choisissez un style de table des matières. Entrez le nombre de niveaux de titres souhaité. Cliquez sur le bouton Options. Cours VLC/ quelques Fonctions de Word / joseph nobar pages 3/7

4 Supprimez les chiffres éventuellement contenus dans les zones de saisie et entrez 1 pour le style de premier niveau, 2 pour le style de deuxième niveau, 3 pour le style de troisième niveau, etc. Cliquez sur le bouton OK. Cliquez sur le bouton OK. Créer un tableau Un tableau organise les informations en lignes et en colonnes. L'intersection d'une ligne et d'une colonne est appelée cellule. Vous pouvez tracer un tableau personnalisé, dont les cellules sont de taille variée, et ensuite entrer le texte ou créer un tableau directement à partir d'un texte séparé par des marques de paragraphes, des tabulations ou des virgules. De plus, vous pouvez maintenant créer des tableaux imbriqués (un tableau dans la cellule d'un tableau), des tableaux flottants (habillés par du texte) ou côte à côte (séparés mais adjacents). Si vous décidez de ne pas utiliser un tableau, vous pouvez le convertir en texte. Tracer un tableau personnalisé Cliquez sur le bouton Tableaux et bordures dans la barre d'outils Standard. Activez le bouton Dessiner un tableau dans la barre d'outils Tableaux et bordures. Dessinez le tableau. Un rectangle crée des cellules ou les limites du tableau. Les lignes horizontales créent des lignes. Les lignes verticales créent des colonnes. Les lignes en diagonale divisent les cellules. Appuyez sur la touche mai et cliquez sur la ou les lignes que vous souhaitez supprimer. Créer un tableau avec du texte existant Sélectionnez le texte à transformer en tableau. Cliquez sur le menu Tableau, choisissez Convertir, Texte en tableau. Entrez le nombre de lignes et de colonnes. Sélectionnez une largeur de colonne. Choisissez le caractère qui sera utilisé pour scinder le texte en cellules. Cliquez sur le bouton OK. Créez un tableau rapidement. Vous pouvez créer un tableau dont les lignes et les colonnes sont de taille régulière. Cliquez à l'emplacement choisi pour le tableau, puis sur le bouton Insérer un tableau dans la barre d'outils Standard, tracez le tableau à l'aide de la souris et libérez le bouton de la souris quand le tableau présente le nombre de lignes et de colonnes voulu. Entrer du texte dans un tableau Quand vous avez créé votre tableau, tapez le texte dans chaque cellule comme dans un paragraphe, mais la touche de tabulation déplace le point d'insertion entre les cellules. Placez les en-têtes des colonnes sur la première ligne du tableau et les titres des lignes dans la colonne gauche. Vous devez vous déplacer dans le tableau pour entrer du texte dans les cellules. La connaissance de la technique de sélection des lignes et des colonnes d'un tableau est essentielle pour utiliser les tableaux. Entrer et déplacer du texte dans un tableau Sélectionner Le tableau entier Une ou plusieurs lignes Opération Cliquez sur EE1 à côté du tableau ou cliquez sur le tableau, cliquez sur le menu Tableau, choisissez Sélectionner, Tableau. Cliquez dans la marge à gauche de la première ligne à sélectionner et faites glisser le pointeur de la souris pour sélectionner les autres lignes éventuelles. Cours VLC/ quelques Fonctions de Word / joseph nobar pages 4/7

5 Sélectionner Une ou plusieurs colonnes La ligne ou la colonne où se trouve le point d'insertion Une seule cellule Plus d'une cellule Opération Cliquez au-dessus de la première colonne et faites glisser le pointeur de la souris 4-pour sélectionner les autres colonnes éventuelles. Cliquez sur le menu Tableau, choisissez Sélectionner et cliquez sur Colonne ou sur Ligne. Faites glisser le pointeur de la souris + ou cliquez sur la cellule. Faites glisser le pointeur de la souris * sur plusieurs cellules. MODIFIER UN TABLEAU RAPIDEMENT Un nouveau tableau est fréquemment appelé à être ajusté aux besoins qui apparaissent progressivement. Vous serez souvent conduit à modifier la structure d'un tableau et à manipuler ses lignes, ses colonnes ou ses cellules. Quand vous insérez des lignes, des colonnes ou des cellules, les lignes se déplacent vers le bas, les colonnes vers la droite et vous choisissez le sens de déplacement des cellules. Le tableau procède aux ajustements inverses quand vous supprimez des lignes, des colonnes ou des cellules. Insérer des lignes Sélectionnez la ligne sous l'insertion des lignes. Sélectionnez le nombre de lignes à insérer à l'aide de la souris. Cliquez sur le bouton Insérer des lignes dans la barre d'outils Standard. Insérer des colonnes Sélectionnez la colonne à droite de l'insertion des colonnes. Sélectionnez le nombre de colonnes à insérer à l'aide de la souris. Cliquez sur le bouton Insérer des colonnes dans la barre d'outils Standard. Insérer une table d Excel dans un document Word Vous pouvez insérer une table d Excel vide ou déjà préparée dans votre document Word. Bien entendu la table sélectionnée suivra les règles d Excel quand elle est sélectionnée Affichez ou masquez le quadrillage d'un tableau. Le quadrillage d'un tableau, qui trace les limites entre les cellules, est visible par défaut. Pour masquer le quadrillage, cliquez sur le menu Tableau et choisissez Masquer le quadrillage. Pour afficher à nouveau le quadrillage, cliquez sur le menu Tableau et choisissez Afficher le quadrillage. Le publipostage Créer une lettre type Si vous avez déjà envoyé la même lettre à plusieurs personnes en changeant les informations personnelles (noms, adresses), les lettres types vous feront gagner du temps. Le publipostage consiste à associer des noms et des adresses, stockés dans un fichier de données, à un document principal (généralement une lettre type) pour produire des documents personnalisés. Cette opération se déroule en quatre grandes étapes. Sélectionnez le document que vous utiliserez, créez un fichier de données contenant les informations variables, créez le document principal contenant les éléments fixes et les champs de données. Puis fusionnez le fichier avec le document. Utilisez des données existantes pour créer une lettre type. Sélectionnez un fichier de données existant pour éviter d'en créer un nouveau. Cliquez sur le bouton Obtenir les données de la boîte de dialogue Aide au publipostage, puis sur Ouvrir la source de données et double-cliquer sur le fichier. Sélectionner un document principal Ouvrez un document existant ou nouveau, que vous souhaitez utiliser comme document principal. Cliquez sur le menu Outils et choisissez Publipostage. Cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer. Cliquez sur le bouton Fenêtre active pour utiliser le document actuel comme document principal. Cours VLC/ quelques Fonctions de Word / joseph nobar pages 5/7

6 Vérifiez le type de fusion et le document principal. Créer un fichier de base de données Si nécessaire, cliquez sur le menu Outils et choisissez Publipostage pour ouvrir la boîte de dialogue Aide au publipostage. Cliquez sur le bouton Obtenir les données et sur Créer la source de données. Pour supprimer un nom de champ indésirable, cliquez dessus dans la liste Champs de la ligne d'en-tête et cliquez ensuite sur le bouton Supprimer un champ. Pour insérer un nouveau nom de champ, tapez-le dans la zone de texte Nom du champ et cliquez sur le bouton Ajouter un champ. Cliquez sur le bouton OK. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, enregistrez le fichier de données (qui ne contient encore que des noms de champs), comme tout autre document. Cliquez sur le bouton Modifier la source de données pour saisir les informations de votre fichier de données. Renseignez chaque champ de chaque personne dans la boîte de dialogue Saisie de données. Tapez la touche tab pour changer de zone de saisie. Quand vous avez terminé la saisie des données pour une personne, cliquez sur le bouton Ajouter. Répétez l'étape 8 pour chaque enregistrement. Quand vous avez terminé la saisie pour toutes les personnes, cliquez sur le bouton OK. Qu'est-ce qu'un nom de champ? Dans un fichier de données, les informations sont stockées dans des champs de fusionnement désignés par des noms en un seul mot, par exemple Prénom, Nom de Famille, Ville, etc. Vous insérez les noms des champs de fusionnement dans le document principal sous forme de zones vides ou zones de remplacement, destinées aux informations variables. Quand vous fusionnez le fichier de données et le document principal, Word remplit les champs vides avec les informations correctes. Attention aux espaces superflus. Ne tapez pas la barre d'espace après avoir écrit des données dans un champ. Les espaces superflus apparaîtront dans le document, entre les données et le mot ou les caractères de ponctuation suivants, laissant des vides disgracieux. Ajoutez les espaces et la ponctuation à votre document principal. Types de documents principaux. Outre les lettres types, vous pouvez créer des étiquettes, des enveloppes et des catalogues de publipostage. Sélectionnez ces différents types de documents comme document principal et ajoutez le texte fixe et les éléments de fusion comme pour une lettre. Fusionner une lettre type avec des données Quand vous avez sélectionné un document principal et créé un fichier de données, insérez les champs de fusion dans le document principal. Les champs de fusion sont les noms des champs utilisés dans le fichier de données que vous avez créé ou sélectionné pour cette fusion. Quand vous insérez un champ de fusion dans le document principal, veillez à insérer un espacement et une ponctuation qui permettront aux données de fusionner correctement avec les champs et le texte du document. Créer le document principal Cliquez sur le menu Outils, choisissez Publipostage, cliquez sur le bouton Modifier et cliquez sur le nom de votre document principal pour l'afficher, ainsi que la barre d'outils Publipostage. Tapez et mettez en forme le texte qui apparaîtra sur chaque document, mais laissez les informations variables en blanc. Par exemple, tapez Cher (Chère). Cliquez à l'emplacement choisi pour insérer un nom de champ. Cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion dans la barre d'outils Publipostage et cliquez sur le nom du champ. Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton enregistrer dans la barre d'outils Publipostage et enregistrez le document comme à l'accoutumée. Fusionner le document principal avec le fichier de données Vérifiez que le document principal est affiché, ainsi que la barre d'outils Publipostage. Cliquez sur le bouton Fusionner vers un nouveau document sur la barre d'outils Publipostage. Chaque lettre est séparée par un saut de page manuel. Par exemple, si vous avez fusionné une lettre d'une page avec dix enregistrements de votre fichier de données, le document fusionné contiendra dix pages. Enregistrez et imprimez le nouveau document comme à l'accoutumée. Fermez le nouveau document. Fermez le document principal. Cliquez sur Oui si Word demande d'enregistrer les modifications du fichier de données ou document principal. Affichez un aperçu de votre document principal avec ses données. Cours VLC/ quelques Fonctions de Word / joseph nobar pages 6/7

7 Vérifiez que vos lettres sont parfaitement lisibles après la fusion des données, en cliquant sur le bouton Vérifier la fusion de la barre d'outils Publipostage. Les noms de champs doivent être remplacés par les enregistrements Vérifiez l'absence d'erreur avant de lancer la fusion. Avant de fusionner votre lettre type avec votre fichier de données, cliquez sur le bouton Vérifier la fusion dans la barre d'outils Publipostage. Word recherche les erreurs dans le document principal et dans le fichier de données. Envoyez les documents fusionnés directement à l'imprimante. Si vous n'avez pas l'emploi d'un nouveau document contenant les données fusionnées, vous pouvez envoyer les documents fusionnés directement à l'imprimante grâce à un clic sur le bouton Fusionner vers l'imprimante, dans la barre d'outils Publipostage. Insérer une photo ou une image dans un document Word Vous pouvez insérer une image /photo/clipart dans votre document Word Cliquez sur Insertion puis image et vous avez plusieurs choix. Utilisez la barre d outil d Image de Affichage pour positionner votre image dans le document. Protégez un document contre les modifications. Cliquez sur le menu Outils, choisissez Protection des documents, sélectionnez les options de protection que vous souhaitez, entrez un mot de passe et cliquez sur le bouton OK. Cours VLC/ quelques Fonctions de Word / joseph nobar pages 7/7

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