Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement

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1 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement Liège, le 21 septembre 2010 APPEL INTERNE/EXTERNE AUX CANDIDATURES N 2010/094 En vue de pourvoir à 1 poste de Secrétaire de direction (H/F) à temps plein (38h/sem.) au Département de dentisterie DEFINITION DE FONCTION 1. Mission(s) : Secrétariat du Département de Dentisterie pour les matières administratives et académiques Assistance des chefs de service pour la gestion administrative 2. Positionnement : Institut de dentisterie (cadre PATO : 24,17 ETP) et Médecine dentaire (cadre méd. : 15,40 ETP, cadre PATO : 17,44 ETP) Sous la direction du : o Président du Département hospitalier: Professeur Marc LAMY (Prothèse amovible) o Président du Département universitaire : Professeur Alain VANHEUSDEN (Prothèse fixe) o Professeur Michel LIMME (Orthodontie-Pédodontie) o Professeur Sabine GEERTS (Dentisterie opératoire) o Professeur E. ROMPEN (Médecine dentaire) 3. Tâches : Voir annexe Appel /7

2 CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction : dès que possible Type de contrat : durée indéterminée - essai 6 mois Site de prestation : Policlinique Brull ; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du C.H.U. Horaire : temps plein, soit 38h/sem, à assurer du lundi au vendredi, entre 8 et 18 heures, selon les nécessités du service. Grade : secrétaire de direction Traitement mensuel brut : 2 279,42 Echelle 1.63, à temps plein, au départ du grade càd sans valorisation d ancienneté à l index 1,5157 (octobre 2010) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Possibilité de valorisation d expérience professionnelle. PROFIL REQUIS 1. Diplôme, grade, ancienneté : Condition(s) de diplôme (Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Communauté Française / reconnaissance professionnelle émanant du Service Public Fédéral Santé Publique) : Niveau(x) Orientation(s) Expérience souhaitée exigée Graduat Baccalauréat secrétariat Justifier d une expérience professionnelle utile à la fonction de 2 ans minimum En outre, possibilité d accès par transfert ou promotion internes pour les agents statutaires et contractuels définitifs du C.H.U. Modalité Grade requis Ancienneté Par transfert à grade équivalent Secrétaire de direction ou chef administratif --- Par promotion Secrétaire médicale Secrétaire administrative Sous-chef de bureau 6 ans 6 ans 6 ans Appel /7

3 2. Votre personnalité répond aux qualités suivantes : Savoirs Savoir-faire Savoir-être. Notions de comptabilité et de gestion budgétaire (mode de financement, unités budgétaires et centres de frais, etc.). Les procédures et outils (institutionnels) de gestion financière (arbre décisionnel, compte de résultat, logiciels, rapport annuel, etc.). Connaissance écrite et orale de l anglais. Bonne maîtrise orale et écrite (orthographe, rédaction) de la langue française. Utilisation d un dictaphone. Dactylographie. Rédaction. Organisation et planification de son travail. Respect des échéances. Création d outils d aide à la gestion, suivi et organisation de l activité. Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Outlook, Excel, Powerpoint) et des logiciels institutionnels de gestion liés à l activité du service. Capacité à se former à de nouveaux logiciels. Mise en œuvre et contrôle de l application des procédures administratives, financières et de GRH. Bonne présentation. Discrétion. Respect du secret professionnel. Disponibilité. Adaptabilité, flexibilité. Esprit d équipe. Esprit d initiative. Capacité mnésique. Sens de la communication et des relations publiques. Précision. Grande résistance au stress 3. Etre de bonne conduite, vie et mœurs MODALITES DE SELECTION examen des CV évaluation des compétences organisationnelles par une société externe de sélection (test psychotechnique) épreuve d orthographe et de dactylographie sur dictaphone épreuve de rédaction test de bureautique (Word,, Excel, Powerpoint et messagerie Outlook) interview en présence d un jury Appel /7

4 DEPOT DES CANDIDATURES Les candidatures doivent parvenir, pour le 3 octobre 2010 au plus tard, au Service du Personnel à l attention de Madame M.N. ENGLEBERT-THOMAS C.H.U. Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège,. par écrit,. par fax (n 04/ ). ou par mail ( recrutement@chu.ulg.ac.be) Elles doivent être accompagnées : si vous êtes membre du personnel du CHU : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une photo d identité - si vous n'êtes pas membre du personnel du C.H.U. : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une copie de votre carte d identité (avec photo de bonne qualité) o d une copie du diplôme requis pour l engagement (ou copie de la reconnaissance de l équivalence) Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie chaque fois. Chaque postulant sera informé de la suite réservée à sa candidature. Cette information interviendra après la date de clôture de l appel et, au plus tard, 3 mois après cette échéance. POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès de Monsieur le Professeur M. LAMY, tel: 04/ Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Service du Personnel Recrutement Madame D. SOPRANA, tél. 04/ Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : Secrétaire de direction au Département de dentisterie Appel /7

5 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement Définition de Fonction transversale de secrétaire de direction Responsabilités 1. Gestion du secrétariat Activités Interface o Personne de contact pour donner tout renseignement concernant l'institut de Dentisterie. (Etudiants, dentistes, Patientèle, etc ). o gestion des appels téléphoniques o gestion des agendas (prise de RDV, consultations, examens, etc.) o accueil des visiteurs o prise de contacts internes (autres secrétariats des différents services administratifs du CHU. : service financier, Economat, service du Personnel, Exploitation technique, services juridiques, administration des patients et administration du décanat ) o prise de contacts externes (public, patients, médecins, institutions diversifiées) Gestion du courrier entrant et sortant par voie postale (cellule du courrier), fax ou mail (gestion des protocoles) o réception, tri, préparation du suivi du courrier et expédition du courrier o distribution du courrier au sein du département, service, secteur ou vers d autres services du CHU o rédaction et dactylographie du courrier (papier et électronique) 2. Support à l organisation du service Gestion administrative du service o Rédacteur et valideur pour la mise à jour du site Internet des services de dentisterie Brull. o Analyse des suivis budgétaires mensuels des 4 services de la Dentisterie Brull avec tableaux mensuels regroupant les recettes et dépenses du Département (comparaison entre le budgété et le réalisé). o Ventilation des dépenses suivant une clé de répartition entre les 4 services. o Suivi du montant des dépenses de fonctionnement afin connaître les montants des sommes engagées et les montants des dépenses réalisées sur chaque centre de frais. o Analyse des débits des dépenses envoyées mensuellement par le service de contrôle de gestion du CHU. o Préparation et aide aux professeurs à l'élaboration des prévisions budgétaires et investissements pour l'année suivante et encodage des montants prévus via l'outil de gestion de l'intranet du CHU. o Encodage dans un facturier des factures de matériel (vérifiées chez Mme Chérubin) dans les différents facturiers suivant les différents centres de frais. signature des professeurs et envoi au service financier. Appel 2010/094 5/7

6 o o o o Vérification et suivi attentif des factures de laboratoire (voir accord du dentiste) et ensuite encodage dans les différents facturiers.- signature des professeurs et envoi au service financier. Traiter les réclamations des fournisseurs. Rédaction des bordereaux de travail pour les commandes aux services techniques du CHU (commandes relatives à la manutention et au bâtiment). Diverses tâches administratives (classement de bons de commandes, factures, établissement de notes de frais, gestion de la caisse débours etc.) Tâches organisationnelles o organisation de réunions (invitation, convocation, réservation de salles, etc.) o offrir un support dans la gestion des activités (planning, tenue d échéancier, ) o assistance dans l organisation de voyages, d événements, etc. Gestion documentaire o reproduction (photocopie) o classement et archivage de documents et de dossiers Support logistique o gestion des fournitures et du matériel pour le département, service, secteur (rédaction du réquisitoire) o échange d informations avec divers services internes ou externes (logistique achats, service financier, fournisseurs, etc.) o suivi et réception des commandes Travaux d assistance de production : o prise de notes et rédaction de procès-verbaux o dactylographie o support à la production o gestion du publipostage, diffusion des impressions, etc. o encodage et suivi de bases de données o recherches relatives à l activité du service (statistiques, recherche de documentation, etc.). o assistance (de la secrétaire de direction) sur les aspects RH et/ou gestion administrative et financière et/ou missions spécifiques 3. Support à la gestion des ressources humaines Support à la gestion administrative en collaboration avec le service du personnel : o support à la gestion et au suivi de candidatures et contrats o planning des vacances o support à la gestion et suivi des formations : inscriptions, qualifications, planification Appel 2010/094 6/7

7 o Tenue des dossiers du personnel médical et du personnel PATO. o Comptabilisation des congés du Personnel PATO o Gestion des présences du Personnel PATO pour l'obtention des titre-repas. o Tenue de fichiers du personnel scientifique, du personnel PATO et des étudiants (Access). o Gestion d'un dossier relatif aux assurances (Responsabilité civile, accident de travail.) o Mise à jour de l'organigramme des différents services du Département de dentisterie. 4. Support à la gestion financière Support financier o aide à la préparation du budget (investissements, fonctionnement, cadre) o aide au suivi budgétaire o suivi des factures o rédaction des notes de débours du personnel 5. Missions spécifiques Enseignement / recherche o assistance dans l organisation des activités académiques o assistance dans l organisation de l encadrement des étudiants (cours, stages, examens, ) o suivi des contrats de recherche o etc. Gestion d'une bibliothèque décentralisée. o Tenue à jour d'une base de données d'ouvrages relatifs aux différentes disciplines de la médecine dentaire (Access) et gestion des prêts de ces ouvrages aux utilisateurs de la bibliothèque.(4000 livres) o Gestion des abonnements aux différentes revues en médecine dentaire (55 revues). o Aide aux étudiants et assistants pour des recherches bibliographiques et recherche d'articles sur Internet. o Réclamation aux éditeurs des revues manquantes et demande d'accès online. Secrétariat du Département universitaire o Gestion des comptes des crédits de fonctionnement, crédits pédagogiques avec accès au reporting SAP. o Prévisions budgétaires de crédits sur SAP. o Aide aux professeurs pour encodage des cotes des examens des étudiants de BAC3 et Master 1 et 2 en science dentaire sur My Ulg. Appel 2010/094 7/7