Vous assurez l accueil des visiteurs et/ou la permanence téléphonique du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale.

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1 1. INFORMATIONS GENERALES CODE FONCTION CPE023 FONCTION : TYPE DE CONTRAT : ADMINISTRATION : DIRECTION : LOCALISATION : INFO SERVICE PUBLIC : C - Adjoint (m/f) - Accueil Convention premier emploi d'un an - Réservé aux jeunes de moins de 25 ans Bruxelles Coordination régionale Direction de la Communication CCN (Gare du Nord) - Rue du Progrès Bruxelles City Center (en face de la place Rogier) Boulevard du Jardin Botanique Bruxelles INFO PROCÉDURE : Jessica Defoy 02/ INFO FONCTION : Michel Decoen - 02/ DESCRIPTION DU CONTEXTE DE TRAVAIL DIRECTION Le Service public régional de Bruxelles (SPRB) comprend une direction qui est responsable de la communication (interne et externe) et dont les tâches sont les suivantes : - Élaborer et coordonner la stratégie de communication externe du SPRB afin d améliorer la visibilité du SPRB ; - Élaborer et coordonner la stratégie de communication interne du SPRB en vue de donner corps à une culture commune reposant sur des valeurs elles aussi communes et un sentiment d appartenance au SPRB et à la Région bruxelloise ; - Contribuer à la gestion de l image de la Région ; - Développer et entretenir des outils de communication afin de permettre la diffusion d informations pertinentes et attirantes, tant en interne qu avec l extérieur (gouvernement, organismes régionaux, citoyens, etc.) ; - Accompagner le changement ; - Organiser des évènements internes et/ou externes ; - Aider et conseiller sur le plan de la communication interne et externe tant d un point de vue conceptuel que pratique ; - Aider sur le plan du graphisme et du webdesign ; - Assurer l accueil des visiteurs et l accueil téléphonique en accord avec l image d un service public performant et orienté client ; - Offrir l appui logistique et organisationnel pour les actions lancées par le gouvernement régional visant à promouvoir l image de la Région de Bruxelles-Capitale ; - Entretenir les relations avec les partenaires institutionnels (échanger des informations et des bonnes pratiques). 3. DESCRIPTION DES ACTIVITES Vous assurez l accueil des visiteurs et/ou la permanence téléphonique du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale. Vous contribuez au bon fonctionnement de l administration et véhiculez les valeurs d un service public de qualité en accueillant les visiteurs avec courtoisie et en les orientant avec exactitude vers leur destination. Accueillir les visiteurs : - Enregistrer les entrées et les sorties, délivrer les badges aux visiteurs, s informer auprès des personnes de contact, annoncer l arrivée des visiteurs, transmettre un plan du bâtiment ou de l étage en indiquant le lieu du rendez-vous ; - Filtrer l accès aux bureaux dans le cas de visites spontanées : se renseigner sur la disponibilité du service concerné et s assurer que le visiteur y sera accueilli ; - Aider les visiteurs : appeler un taxi, donner de l information au sujet des transports en commun, tenir compte du handicap éventuel du visiteur et adapter son accueil ; 1

2 - Informer et remettre de la documentation aux visiteurs, rechercher des informations dans la banque de données (adresse, numéro de téléphone, localisation des personnes, leur fonction, grade, service) et les utiliser pour informer et/ou orienter les demandes téléphoniques. Assurer l'accueil téléphonique : - Utiliser un standard téléphonique, recevoir et transmettre les appels téléphoniques, identifier le correspondant, l objet de l appel, répondre aux demandes d information générale (compétences de services..), veiller à orienter correctement les demandes ; - Réceptionner certaines demandes d information (par téléphone, ) concernant des domaines de compétences précis du ministère et y répondre le plus tôt possible après avoir recherché l information adéquate. Participer à des activités de relations publiques : - Assurer l accueil lors d événements liés au ministère, renseigner les visiteurs, distribuer de la documentation et gadgets, préparer les badges ; Autres tâches liées à la fonction : - Aider à la réception de marchandises et à leur manutention, de documents, accueillir les livreurs ou les messagers, réceptionner des petits colis ou des documents postaux, tenir un registre de réception des marchandises ou de documents, s assurer que les plis urgents arrivent rapidement à leur destinataire ; - Effectuer de petits travaux administratifs tels que photocopies, participer aux enquêtes ; - Exécuter certaines mesures de sécurité : appeler une ambulance, effectuer les annonces en cas d incendie ; - Identifier et signaler des problèmes éventuels ; - Formuler des propositions d amélioration du travail ; - Respecter les obligations des travailleurs en matière de bien-être au travail. 4. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES DEGRÉ D AUTONOMIE FACTEURS SPÉCIFIQUES Vous disposez d une certaine autonomie mais demandez l avis de votre supérieur avant de prendre des décisions. Vous partagez la responsabilité de la qualité et/ou quantité du service fourni avec un tiers (supérieur, collègue ou autre service). Vous travaillez 7h36 par jour en horaire décalé afin d assurer une permanence continue à l accueil. La fonction implique le port de l uniforme. 5. VOTRE PROFIL AVOIR MOINS DE 25 ANS (LES CONVENTIONS DE PREMIER EMPLOI SONT EXCLUSIVEMENT RESERVEES AUX JEUNES DE MOINS DE 26 ANS ET, AU MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES- CAPITALE, L ENGAGEMENT SE FAIT POUR UNE DUREE D UN AN). FORMATION Diplôme : Enseignement secondaire supérieur Si vous avez obtenu votre diplôme à l étranger, il est indispensable de détenir une attestation d équivalence belge (délivrée par la Communauté française ou la Communauté flamande) correspondant au niveau de cet emploi pour pouvoir entrer en service. Si vous n avez pas encore effectué les démarches nécessaires, nous vous invitons à les entamer très rapidement, la procédure d obtention de cette attestation s étalant sur plusieurs semaines. CONNAISSANCES - Organisation du MRBC et plus particulièrement de son administration. - Missions et priorités de la Direction de la Communication externe. - Vue d ensemble des compétences des différentes unités administratives de son administration. COMPÉTENCES FONCTIONNELLES - Vous avez le sens du service ; - Vous faites preuve de disponibilité ; - Vous avez l esprit d équipe et le sens de la collaboration ; - Vous faites preuve d implication dans votre travail ; 2

3 - Vous vous exprimez correctement en direct ou au téléphone et communiquez de manière aisée ; - Vous posez les questions adéquates pour répondre correctement aux demandes d information ; - Vous pouvez expliquer les procédures et/ou lignes générales d une réglementation ; - Vous pouvez rechercher rapidement des informations dans une banque de données ; - Vous appliquez les règles de courtoisie et de bienséance ; - Vous organisez votre travail en tenant compte des priorités et instructions. VALEURS Vis-à-vis du public Vis-à-vis des collègues Vis-à-vis du travail Sens du service, qualité d écoute, disponibilité, sens de l accueil, attitude nondiscriminatoire. Esprit d équipe, sens de la collaboration, solidarité. Implication, autonomie, souplesse, initiative, rigueur, discrétion, assertivité, volonté de s auto-développer. Vous êtes également tenu(e) au respect des dispositions et valeurs de la Charte de la Diversité et du Code d Ethique du Service public. 6. NOUS OFFRONS Echelle de traitement C1 Traitement de départ (salaire mensuel brut, déjà adapté à l index 1.960,64 actuel, allocations réglementaires non comprises) 1 Avantages complémentaires : - 35 jours de congés annuels - chèques-repas - package de formation pour les nouveaux collaborateurs - abonnement sur le réseau de la STIB offert - possibilité de souscrire une assurance hospitalisation via l asbl Service social. - intervention patronale dans l abonnement de train et/ou de bus (TEC DELIJN) - Prime vélo : 0,21 /km - consultez l ensemble de nos avantages sur le site 7. AMENAGEMENT RAISONNABLE DE LA PROCEDURE DE SELECTION POUR LES PERSONNES HANDICAPEES Le Service public régional de Bruxelles mène une politique d Egalité des chances et de diversité. Dans ce cadre, nous veillons à garantir l égalité des chances, de traitement et d accès à nos procédures de sélection aux candidats avec handicap/trouble/maladie, en proposant des aménagements raisonnables leur permettant d être testés sur leurs compétences, dans des conditions qui ne les défavorisent pas par rapport aux autres candidats. Lien vers le formulaire de demande d aménagement raisonnable de la procédure de sélection (http://bjdev.irisnet.be/fr/page/amenagement-raisonnable) 8. PROCEDURE POUR CETTE SELECTION Si vous voulez participer à cette sélection, veuillez nous faire parvenir avant le 02 novembre 2014 minuit votre Curriculum Vitae et lettre de motivation : via notre site internet ou par voie postale à l attention de S. Stevens, SPRB, Direction Ressources humaines, Boulevard du Jardin botanique 20, 1035 Bruxelles. Afin d assurer un traitement optimal de votre candidature, celle-ci doit OBLIGATOIREMENT MENTIONNER LE CODE FONCTION CPE023. Si votre candidature est reprise pour la sélection finale devant jury, la convocation vous sera envoyée via . Veillez à nous transmettre une adresse électronique valide dans votre acte de candidature, et à la consulter régulièrement. 1 Seules les prestations dans le secteur public peuvent être prises en considération. 3

4 La procédure comprend une présélection sur base des critères de cette description de fonction. Les candidat(e)s retenu(e)s seront invité(e)s à participer à un entretien de sélection (éventuellement précédé d un test pratique) pendant les heures de bureau. La Région mène une politique active en matière d égalité des chances et de diversité. 4

5 FICHE DE DESCRIPTION DU POSTE DE TRAVAIL Dans l exercice de ses fonctions, le travailleur concerné doit mettre en œuvre un certain nombre d aptitudes et de capacités dans un (ou plusieurs) environnement(s) déterminé(s). Parmi celles qui sont mentionnées ci-dessous L aptitude/capacité en question est très souvent sollicitée et exigée : Voir Entendre regarder longuement (fixer) un écran parler/s exprimer comprendre des instructions simples comprendre des instructions complexes être attentif, concentré analyser un problème, une situation... apprendre de nouvelles tâches calculer (les 4 opérations/ la règle de trois) mémoriser, retenir écrire sans fautes d orthographe utiliser un ordinateur Ecrire L aptitude/capacité en question est parfois nécessaire : rester assis rester debout marcher 1

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