DESCRIPTION DU POSTE. Coordinateur/coordinatrice des opérations. Grade 1A ou 1B, cadre de direction. Poste «National plus»

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1 DESCRIPTION DU POSTE Titre du poste Sous les ordres du Responsabilités opérationnelles Site Grade et niveau Salaire mensuel Durée du contrat Coordinateur/coordinatrice des opérations Directeur pays Encadrement de 2 administrateurs et direction de l équipe des opérations (administration, logistique, informatique, sécurité) Goma, RDC Grade 1A ou 1B, cadre de direction. Poste «National plus» En fonction de l expérience Un an avec possibilité de renouvellement Description du poste Sous les ordres du directeur pays, le ou la titulaire du poste garantira que les principaux systèmes opérationnels d Alert en RDC (ressources humaines, logistique et administration et sécurité) fonctionnent de manière correcte et efficace, respectent la législation de la RDC, les exigences des donateurs et les politiques globales d'international Alert. Le ou la titulaire occupera un poste de haute direction et fournira au directeur pays et à l équipe dirigeante d Alert en RDC les conseils stratégiques appropriés sur les domaines fonctionnels dont il ou elle sera responsable. Le programme RDC compte deux bureaux (à Goma et à Bukavu), et un troisième est prévu à Kinshasa (il doit ouvrir en 2015). Ses dépenses annuelles atteignent environ 4 millions de USD. Il ou elle sera aussi chef de bureau du bureau àgoma, et encadrera les administrateurs des bureaux de Goma et de Bukavu. 1. Gestion du système de ressources humaines d Alert en RDC, conformément au droit du travail de la RDC et aux politiques et procédures d International Alert. Mener l introduction d un système de gestion des ressources humaines basé sur la performance. Garantir que la gestion des ressources humaines dans le pays respecte les lois de la RDC et les politiques et procédures d Alert. Diriger la formation du personnel et garantir que les systèmes et procédures de ressources humaines sont bien compris et respectés par l ensemble du personnel. Superviser tous les aspects de la gestion des ressources humaines dans le pays, garantir que les dossiers du personnel sont bien tenus et mis à jour pour chaque employé, rédiger les contrats du personnel et présenter aux nouveaux employés le fonctionnement du service des ressources humaines. 1

2 Gérer les processus de recrutement nationaux : rédaction des descriptions de postes pour lancer le recrutement, gestion des tests écrits et des interviews et publication des résultats Développer et mettre en œuvre des initiatives pour renforcer le développement du personnel national Garantir que la grille de salaires d Alert en RDC est mise à jour, gérer sa révision annuelle en collaboration avec le directeur pays Apporter un soutien aux managers pour renforcer les effectifs, l esprit d équipe et la confiance dans tous les domaines Tenir à jour le manuel du personnel d'alert RDC Améliorer et développer de manière proactive la fonction des ressources humaines dans tout le bureau de la RDC Représenter International Alert au sein des groupes de travail ressources humaines et administration des ONG Rechercher des conseils juridiques, le cas échéant, et fournir les conseils stratégiques appropriés au directeur pays Garantir le bon renouvellement des visas et permis de travail du personnel expatrié, et l application équitable de la politique de prestations du siège d Alert pour le personnel expatrié, en collaboration avec le directeur pays Entretenir des liens étroits avec l équipe des ressources humaines d'alert à Londres. 2. Gérer les fonctions logistiques et administratives d Alert RDC, et garantir qu elles sont robustes et adaptées à l usage prévu. Superviser les changements de bureau et diriger la mise en place de nouveaux bureaux Veiller au respect des procédures d approvisionnement d Alert RDC et les réviser au besoin, conformément au manuel sur l'approvisionnement mondial d'alert et aux régulations des donateurs Diriger l équipe Opérations de manière à ce que l approvisionnement des projets soit réalisé de manière opportune et respecte les régulations en matière d approvisionnement Mener les mesures de contrôle d Alert RDC et leur application pour l ensemble de l approvisionnement, en développant les outils appropriés et en faisant preuve de vigilance vis-à-vis de la corruption. Garantir la coordination avec le directeur des finances et le directeur des programmes pour garantir le bon déroulement des activités et opérations des projets pour l ensemble du programme pays Négocier, gérer et mettre à jour les contrats fournisseurs, en garantissant un bon rapport coûts-bénéfices et le respect des procédures d Alert Garantir que les contrats de location des bureaux sont renouvelés ou changés en fonction des besoins Établir, documenter, maintenir et mettre à jour des systèmes administratifs complets respectant les lois de la RDC et les politiques et procédures d Alert Garantir la gestion efficace et la sûreté des véhicules, en supervisant de manière systématique tous les aspects de leur maintenance, de la consommation de carburant et des responsabilités des chauffeurs Gérer les consultants et le personnel informatique et les fournisseurs de services informatiques clés Jouer le rôle de point focal pour l informatique et les communications en RDC, en faisant le lien avec l'équipe de soutien informatique de Londres Superviser l efficacité et le renouvellement opportun des polices d assurance des bureaux, en faisant le lien avec l'équipe de gestion des équipements d Alert à Londres Veiller au renouvellement opportun de l immatriculation d Alert au titre d ONG en RDC, veiller à la soumission opportune des rapports aux autorités pertinentes (provinciales et nationales) 2

3 Suivre les régulations gouvernementales pertinentes et entretenir de manière proactive de bonnes relations avec les services, ministères et départements gouvernementaux clés 3. Jouer le rôle de point focal de sécurité pour l équipe d Alert en RDC, en servant de chef de file dans les domaines de la politique et de la pratique Mener la mise en œuvre et la mise à jour régulière du plan sécurité d Alert en RDC Mener l'évaluation de la sécurité de tout nouveau domaine d opération Recevoir des rapports d incident et veiller à leur bon suivi Créer et mettre à jour des outils de sécurité en fonction des besoins Suivre de manière proactive la situation de sécurité dans des domaines d'opération d Alert en RDC, et en informer le directeur pays et les chefs de bureaux Participer aux forums sur la sécurité, y compris les réunions de l INSO, garantir qu'alert reçoit des informations opportunes de tous les fournisseurs d informations sur la sécurité (UNDSS, OCHA, autres ONGI). En l absence du directeur pays, communiquer en fonction des besoins avec le groupe de gestion des crises d Alert (à Londres) Participer à l équipe de gestion des incidents d Alert RDC Tenir le rôle de point focal sécurité pour la province du Nord-Kivu, en vérifiant la situation de sécurité avant tout mouvement du personnel sur le terrain Superviser l administrateur à Bukavu, qui est aussi le point focal sécurité pour la province du Sud-Kivu, et lui fournir un encadrement, des conseils et un soutien. Veiller à ce que tous les nouveaux employés connaissent le plan de sécurité d Alert RDC et sachent l appliquer. Organiser la formation à la sécurité du personnel en fonction des besoins Veiller à ce que tous les équipements de sécurité (Thurayas, Codans, poste de base radio) soient bien entretenus et fonctionnels, et à ce que le personnel pertinent ait suivi une formation à leur utilisation (y compris la mise en œuvre et l utilisation des indicatifs radio) 4. Participer à la gestion d Alert RDC et contribuer à son développement organisationnel Veiller au maintien d'une structure optimale du personnel opérations pour les besoins du programme, et gérer l équipe opérations de dix personnes avec l encadrement direct de deux administrateurs Veiller à ce que tous les membres de l'équipe opérations soient réactifs et se conduisent de manière professionnelle Participer à l équipe de haute direction d Alert RDC Participer aux groupes de travail et aux discussions du siège d Alert sur les questions opérationnelles, y compris la gestion de la sécurité, l informatique, les ressources humaines et l'administration et la logistique. 5. Gérer les activités opérationnelles quotidiennes du bureau de Goma Contrôler et autoriser les dépenses du bureau de Goma, en servant de responsable du budget pour les dépenses opérationnelles de ce bureau Autoriser les mouvements sur le terrain du personnel au Nord-Kivu, en veillant au respect des procédures d exploitation standard et à la réalisation des contrôles de sécurité Organiser des réunions du personnel toutes les semaines Veiller à ce que l espace de travail soit optimal et correctement géré Promouvoir l esprit et les activités d équipe pour garantir une atmosphère de travail positive 3

4 Déplacements Le poste est basé à Goma, en RDC, et nécessite des déplacements réguliers à Bukavu et à Kinshasa, ainsi que sur d autres sites de la RDC. Des déplacements occasionnels dans la région et à l étranger peuvent aussi être nécessaires. Éducation QUALIFICATIONS Éducation Diplôme universitaire Diplôme universitaire dans les domaines de l administration, des finances, de la gestion des ressources humaines ou autre domaine pertinent Expérience Au moins 7 ans d expérience de la gestion des ressources humaines, de la sécurité et de l administration pour le projet/bureau d une ONG internationale, y compris la gestion des véhicules et autres actifs Au moins 7 ans d expérience de la liaison avec l administration et les ministères de l État congolais au niveau provincial et national Gestion de la sécurité à un niveau élevé Supervision et suivi du personnel logistique, des chauffeurs, gardes, etc. Connaissances et compétences Excellente compréhension des exigences de la RDC dans les domaines du droit du travail et juridique pour la gestion des ONGI Bonnes compétences interpersonnelles, en particulier au sein d une équipe diverse avec des membres issus de contextes culturels, idéologiques et politiques variés. Connaissances et excellentes compétences au niveau des procédures administratives congolaises Excellent niveau de communication écrite et orale en anglais Français écrit et parlé courant Excellentes compétences informatiques et des programmes de Microsoft - Word, Excel, Power Point, internet, etc. Bon niveau de communication écrite et orale en anglais Connaissance du kiswahili Réseaux et maintenance informatiques 4

5 Excellentes compétences de négociation Excellent esprit d équipe et solides compétences de coordination Proactif, et capable de respecter des échéances serrées Qualités personnelles Leadership pratique et collaboratif et capacité à prendre des initiatives Efficience Engagement vis-à-vis de l égalité des chances et des buts et valeurs d International Alert, tels qu ils sont décrits dans les Codes de conduite d Alert Citoyen(ne) congolais(e) Politesse et efficacité dans la communication Intégrité personnelle et professionnelle Engagement démontré vis-à-vis des valeurs et de la mission d International Alert Flexibilité et attitude dynamique Sensibilité et discrétion Les dossiers des candidats sont à envoyer par messagerie électronique uniquement (les dossiers en durs ne seront pas acceptés) au plus tard le 11 aout 2015 à 17 heures au chef du bureau de Bukavu, Dermot HEGARTY: Prière de réserver copie à : Germaine Zabulonda, Chargée d Administration: Maria Lange, Directrice Nationale : Prière de mentionner la référence du poste 002/ADM/IA/RDC/2015 dans l objet du mail. Un de confirmation sera envoyé si votre dossier est retenu. Chaque dossier de candidature doit comprendre uniquement : un curriculum vitae ; une lettre de motivation qui indique spécifiquement le poste pour lequel vous avez postulé, Noter que seules les candidatures sélectionnées seront contactées pour la suite du processus Les candidatures féminines sont fortement encouragées 5

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