1. Contexte et justification

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1 Termes de Référence pour l assistance technique à la Cellule de Gestion des Projets et des Marchés Publics du Ministère de la Santé Publique en République Démocratique du Congo 1. Contexte et justification Le Ministère de la Santé et ses partenaires au développement ont finalisé en 2011 un PNDS ambitieux incluant notamment une politique de financement du secteur innovante en matière d exécution de la chaîne de la dépense tant au niveau central qu au niveau décentralisé et déconcentré. Pour cela, le MSP a créé la Cellule d Appui à la Gestion (CAG) des financements du secteur en 2009, notamment en charge de la passation des marchés publics. Depuis lors, la législation et le cadre juridique en matière des marchés publics a avancé à grands pas avec la promulgation de la loi relative aux marchés publics (LRMP). De cette dernière sont issus des décrets qui ont permis la création de Cellules de Gestion de Projets et Marchés Publics (CGPMP) au sein de chaque ministère sectoriel. C est ainsi que la CGPMP du MSP est venue se juxtaposer à la CAG qui avait été créée antérieurement dans le cadre de la désignation du MSP comme récipiendaire principal du Fonds Mondial et son organisation avait été définie par un Arrêté Ministériel dans l urgence du moment. Lors d une revue en novembre dernier sur son dispositif CAG-CGPMP, le MSP et ses partenaires techniques et financiers ont convenu de dissocier la CAG de la CGPMP et de rattacher cette dernière auprès de l Autorité Contractante ou de son Délégué. La CGPMP est dirigée par une Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP) et compte deux organes : le Secrétariat permanent et la Commission de passation des marchés. Cette dernière comprend des sous-commissions d analyse. Le Secrétariat permanent gère quotidiennement la CGPMP et est chargé notamment de la préparation des Dossiers d Appels d Offres et autres documents inhérents à la passation des marchés ainsi que l exécution des tâches quotidiennes en rapport avec les marchés publics. La Commission de passation des marchés est chargée de conduire la procédure de passation des marchés. Son activité commence par le choix de la procédure de passation et se termine par la désignation (proposition) de l attributaire via une sous-commission d analyse des offres. La CPM est présidée par la PRMP ou la personne qu elle désigne. La LRMP a institué la direction générale de contrôle des marchés publics (DGCMP) dont le contrôle administratif, à priori, porte essentiellement sur la régularité des actes liés à la passation et l exécution des marchés publics. Certains bailleurs exercent également ce contrôle à priori (notamment par des avis de non objection). L Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) est chargée d assurer le bon

2 fonctionnement de tout le système de passation et d exécution des marchés publics et des délégations de service public. Elle dispose de pouvoirs de : contrôle à posteriori, de sanction, de gestion de contentieux, de consultation, d élaboration des textes (procédures ), de documentation (centralisation) et d évaluation des institutions en charge des MP, des procédures et pratiques de passation des MP, de proposition d actions correctrices pour améliorer l efficience et la transparence. Le décret portant création de la CGPMP spécifie les fonctions au sein de celle-ci et précise également que les agents qui la composent doivent être des fonctionnaires de l administration publique congolaise. Une procédure de sélection de ceux-ci par un appel à candidatures est en cours de préparation. En vue d appuyer sa CGPMP, le Ministère de la Santé Publique en République Démocratique du Congo souhaite s adjoindre les services d un Assistant Technique, expert en passation des marchés publics. 2. Objectifs de la prestation L objectif général de la mission consiste à renforcer les capacités de la Cellule de Gestion des Projets et des Marchés Publics, en sigle CGPMP. L objectif spécifique du consultant est d appuyer le Secrétaire permanent et le Président de la Commission de passation des marchés à la mise en œuvre de l'ensemble des différentes phases des procédures de préparation, de passation et d'exécution des marchés, qu'elles soient administratives, techniques ou financières, et en assurer la gestion, le suivi et l'archivage par des méthodes modernes et efficientes. 3. Termes de référence Rattaché au Secrétaire Permanent de la CGPMP, l Assistant Technique renforcera les capacités administratives et techniques du personnel pour lui permettre d assurer les missions suivantes : Elaborer la planification annuelle des marchés des différents services opérationnels ; Instruire les dossiers de marchés publics, en lien avec les services concernés, de la constitution des pièces jusqu'à la conclusion du contrat ; Conseiller et assister les services dans la définition de leur besoins, l'élaboration des pièces du marché et le suivi de la vie du contrat (avenants, reconductions) ; Définir et gérer les procédures de passation, conclusion et attribution des marchés ; Instruire les dossiers de marchés : relecture, validation juridique des pièces transmises par les services, rédaction des pièces administratives, publicité ; 2

3 Organiser les réunions de la commission d'appel d'offres et en assurer le secrétariat administratif (convocations, rédaction de procès-verbaux, listes présences, etc); Mettre en œuvre, en collaboration avec l'autorité de régulation des marchés publics, les outils standards de gestion, les manuels de procédures, le logiciel informatique de gestion des marchés publics et le site intranet, pour lui permettre de disposer en temps réel des instruments nécessaires à l'exécution de cette mission L Assistant Technique fournira, à l exception du logiciel de gestion des marchés publics, tous les outils nécessaires au bon fonctionnement de la CGPMP. Il s assurera que chaque agent de cette structure aie une bonne maîtrise des procédures légales et réglementaires de la passation de marchés publics et qu elles soient effectivement mises en application. L Assistant Technique veillera à ce que les agents de la CGPMP travaillent en bonne intelligence avec les services opérationnels et financiers du MSP et développera une culture de «service à la clientèle», avec une attention particulière sur la qualité du travail et le respect des échéances annoncées, au sein de la CGPMP. 3. Livrables attendus Il est attendu au terme de la prestation de l Assistant Technique les livrables suivants : Les procédures de collaboration et de communication entre la CGPMP et les services opérationnels (en particulier la CAG et la future Direction Administrative et Financière) et financiers (AGEFIN) du MSP sont définies et mises en application ; le logiciel «TomMarché» est paramétré de telle sorte que toutes les étapes de chaque type de procédure de passation de marchés soient enregistrées correctement (selon la réglementation de l ARMP et les spécificités des bailleurs pour chaque financement par ex. les demandes d avis de non objection du Fonds Mondial) ; la base de données contient tous les marchés en cours de passation de la CAG ainsi qu un répertoire de fournisseurs pré-qualifiés nationaux et internationaux ; les plans de passation des marchés sont édités par financement à partir du logiciel Tom Marché et sont transmis mensuellement aux gestionnaires de projets, à la direction de la CAG ainsi qu au chef de mission de l AGEFIN/KPMG ; les agents de la CGPMP sont formés sur la manière de préparer et de gérer les appels d offres depuis la réception d une demande d achat jusqu à l attribution et la notification des adjudicataires les agents de la CGPMP sont formés sur le suivi de l exécution des marchés Toutes les commissions d analyse des offres techniques et financières ainsi que la commission d achat sont formellement constituées et opérationnelles ; Le classement et l archivage des documents de chaque marché réalisé ou en cours est organisé et référencé Les rapports périodiques d activités sont standardisés et transmis à la hiérarchie et aux services opérationnels et financiers du MSP ; 3

4 Les besoins éventuels en effectifs supplémentaires pour la CGPMP sont identifiés et justifiés. L Assistant Technique rédigera à l attention du Secrétaire Permanent et du Secrétaire Général à la Santé un rapport de démarrage avec un plan d action et un calendrier jusqu au terme de sa mission. Il fournira ensuite des rapports trimestriels pour rendre compte de l état de réalisation du plan d action, des écarts observés et des mesures correctrices. Un rapport final sera remis endéans les 15 jours qui suivent la fin de la mission. L Assistant Technique annexera à son rapport de démarrage un plan de formation ainsi qu un plan de suivi évaluation sur base d objectifs individuels pré établis du personnel de la CGPMP. Le rapport final contiendra entre autres une évaluation de chaque agent de la CGPMP, y compris du Secrétaire Permanent. 4. Méthodes et Techniques Pour bien assurer les prestations attendues, le consultant devra recourir aux méthodes et techniques ci-après : 1. Revue documentaire : prise de connaissance de la réglementation nationale en matière de passation des marchés publics ainsi que des procédures de gestion des financements du secteur santé en RDC. L Assistant Technique prendra également connaissance des résultats de l enquête sur la passation des marchés mandatée par le MSP, GAVI et le Bureau d Investigation du Fonds Mondial afin de tenir compte des erreurs du passé. 2. Familiarisation avec les fonctionnalités du logiciel «TomMarché» L Assistant Technique se familiarisera et recevra éventuellement une formation rapide sur le logiciel. 3. Création de la base de données du logiciel «TomMarché» Saisie de tous les marchés en cours pour chaque financement de la CAG et création d un fichier Fournisseurs pré-qualifiés. 4. Revue des plans de passation de marchés et définition d un plan de travail en prévoyant des sessions de formation continue sur les marchés publics. Optimalisation de la gestion des marchés publics en concertation avec les gestionnaires de projets de la CAG et l AGEFIN. Formation continue des agents de la CGPMP et éventuellement de l agent désigné par l AGEFIN qui participera aux étapes clés du processus de passation de chaque marché. 5. Mise en place des commissions et sous-commissions. Définir formellement la composition des différentes commissions et souscommissions selon le type de marché à traiter et le type de procédure. Former les 4

5 agents de la CGPMP à la rédaction des procès-verbaux et leur classement électronique et physique. 6. Identification des besoins supplémentaires en renforcement de capacités. L Assistant Technique pourra proposer d autres outils de gestion complémentaires et identifiera des besoins d expertise complémentaires (externes ou internes, permanents ou ponctuels). Il se peut que l Assistant Technique soit également associé à d autres tâches telles que le recrutement de personnel de la CGPMP. 5. Lieu et durée de la prestation Lieu : la prestation du consultant va se dérouler entièrement à Kinshasa, Durée : la consultation est ouverte pour une période de un (1) an à dater du jour de la signature du contrat. 6. Profil du Consultant Le consultant doit avoir le profil suivant : Qualifications essentielles Parfaite maîtrise de tout le cycle d acquisition de fournitures, de services et de réalisation de travaux à partir de la constitution des dossiers d appels d offres jusqu à leur attribution Expérience en gestion des comités d évaluation Familier aux différentes réglementations internationales relatives aux marchés publics (FED, Banque Mondiale, etc.) et à leurs procédures respectives. Très bonne maîtrise du français écrit et parlé Expérience en formation sur les procédures des marchés publics Qualifications générales : Large expérience en gestion des approvisionnements dans le secteur public Plus de 10 ans d expérience dans la préparation et la gestion de marchés publics dans le cadre de financements de bailleurs internationaux. Qualifications secondaires : Expérience professionnelle pertinente en RDC en relation avec les présents termes de référence 5