COMPOSANTE 3 Objectif 3.C

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1 TERMES DE RÉFÉRENCE POUR LE RECRUTEMENT D UN CABINET POUR LE DÉVELOPPEMENT DE LA PLATEFORME DE GESTION DES CONNAISSANCES POUR LA REFORME DE LA GOUVERNANCE COMPOSANTE 3 Objectif 3.C Sous-objectif 3.C.02 Activité 3.C.02.c.03 Renforcement institutionnel et gestion de la connaissance Appui à la communication sur les réformes et à la gestion des connaissances Appui la capitalisation et dissémination des expériences Diffuser de façon périodique les expériences (au niveau régional, national et international) et les bonnes pratiques (sous forme d'atelier, bulletin périodique, etc.) de toutes les actions de gouvernance, transparence et redevabilité sociale, et les autres actions du projet 1. Contexte général du PGDI et de sa composante 3 Depuis plus de 10 ans, le Gouvernement de la République de Madagascar a mis en œuvre plusieurs projets d amélioration de la gestion publique. Venant à la suite du PASAGE et du PAIGEP et dans le prolongement du PGDI, le second projet de gouvernance et de développement institutionnel a été négocié en La mise en œuvre de ce projet a été interrompue par la crise en 2009 et ses activités ont été suspendues pendant presque deux années, le portefeuille de la Banque Mondiale étant, dès lors, régi par la directive OP/BP 7.30 (gouvernement de facto). Toutefois, depuis mai 2011, la Banque Mondiale a assoupli cette directive et a repris le décaissement de son portefeuille sous certaines conditions. Une de ces conditions est la restructuration du PGDI qui vise à l adapter au nouveau contexte, les références au MAP n étant plus d actualité. L objectif du projet est de «renforcer la gestion des finances publiques et de la redevabilité sociale au niveau central et communal». Afin de réaliser cet objectif, trois composantes ont été retenues dans le PGDI2 restructuré : Composante 1 : Amélioration de l efficacité et de la transparence de la gestion des finances publiques Composante 2 : Amélioration de la gouvernance locale Composante 3 : Renforcement institutionnel et gestion des connaissances Sur la base de ces constats, la composante 3 du projet vise principalement à consolider les mécanismes d apprentissage et la création des flux d informations nécessaires à la bonne marche des réformes proposées en insistant sur la gestion et le partage de l information et de la connaissance pour tous. Comme pour beaucoup de projet, les connaissances et leçons apprises sont restées des simples outils d auto-évaluation des réformes en support aux discussions entre le gouvernement et les bailleurs de fonds. Les projets de développement devraient cependant être considérés comme de véritables opportunités d acquisition de connaissances et de savoirs qui méritent d être analysés, conceptualisés et diffusés. La composante 3 vise ainsi à assurer que les différents acteurs-clés de la réforme (décideurs politiques, administrations, collectivités, citoyens, société civile, etc.) : soient informés sur les activités du projet et d une manière générale sur les politiques publiques concernées par le projet, aient la possibilité de communiquer sur leurs aspirations, leurs perceptions et leurs feedback, et de partager leurs expériences et leurs connaissances, 1

2 soient motivés à partager les informations et les connaissances, bénéficient du partage d informations et de connaissances de manière à se renforcer mutuellement leurs capacités à assumer leurs rôles et à accepter le changement, et au final, changent de comportement et d attitude en vue de la réussite de la reforme de la gouvernance. PGDI2 va donc mettre en œuvre une stratégie de gestion de l information, de la communication, de la connaissance pour le changement par l opérationnalisation d une plateforme de gestion des connaissances dans le cadre de la reforme de la gouvernance à Madagascar. La plateforme qui revêtira un caractère innovant à Madagascar sera conçue, développée, et démarrée par un cabinet qui sera identifié par le PGDI2. La plateforme qui sera développée comprendra, à titre purement indicatif, les éléments suivants : Un Référentiel commun à travers un outil de gestion de document et de gestion de contenu. Tous les documents et informations seront organisés et accessibles dans un unique entrepôt, sous le contrôle complet du projet et accessible à toutes les parties prenantes du projet. Un outil de Capture des connaissances à travers un site Internet qui fournira une plateforme interactive pour toutes les parties prenantes et l'administration du projet pour partager et discuter de toutes les informations capturées dans le projet. Un outil social interactif : qui facilitera le partage des connaissances entre les collectivités, les institutions et le citoyen ordinaire tout en fournissant une analyse plus rapide, interactive et efficace pour les parties prenantes. Un système d alerte et de feedback qui permettra aux parties prenantes, et à tout citoyen, de suivre la mise en œuvre du projet en temps réel et de fournir une rétroaction afin d'accélérer la résolution de problèmes et la prise de décision. La plateforme permettra, entre autres, aux intervenants d'utiliser des outils pour noter le contenu avec un simple système du type "thumbs up/down". Un mécanisme de formation en ligne (du type Learning Management Système) pour la diffusion de module de formation parmi les parties prenantes et/ou avec le grand public ; Un Tableau de bord des réformes pour le suivi de activités entreprises par les parties prenantes de la reforme de l'administration à Madagascar avec cartographie. Les caractéristiques techniques de la plateforme a) Gestion Électronique de Document (GED) : - Rassembler, archiver et pré-visualiser l ensemble des ressources documentaires, intégrer de nombreux supports multimédia, ajouter de l information aux documents ; - Bénéficier d un moteur de recherche sur l ensemble des supports indexés ; - Exploiter les fonctionnalités avancées des traitements numériques : reconnaissances de caractères (OCR), QR-code et autres procédés de classification. b) Gestion de contenu (CMS) : 2

3 - Piloter les services en ligne en bénéficiant d un outil multi-sites, gérant l apparence et le contenu des pages internet ; - Activer les services d échanges en ligne avec les partenaires et les clients reposant sur des espaces de communication simples et multilingue. c) Gestion des connaissances (KM) : - Capitaliser le savoir interne des institutions partenaires - Ouvrir des espaces d échange sur des thématiques, projets ou intérêts communs permettant de rechercher simplement et efficacement tout type d information et son contexte ; - Profiter d une aide à la décision rapide grâce à une synthèse des actions passées. d) Géolocalisation : - Localiser les évènements, les institutions et les personnes (dans le total respect de la vie privée). e) Socialisation et Réseautage : - Connecter les personnes et les institutions selon leurs centres d'intérêt. La plateforme devra être multilingue avec gestion des trois langues : anglais, français et malgache. La plateforme sera utilisée principalement par les parties prenantes du projet, par les citoyens et par d'autres partenaires techniques et financiers. 2. Objectifs de la mission Le cabinet sélectionné appuiera le projet à développer la stratégie de gestion des connaissances à traves une plateforme. Donc, les objectifs spécifiques seront les suivants : Une stratégie sur la gestion des connaissances est développée et une stratégie pour le développement de la plateforme est finalisée ; Une plateforme sur la gestion des connaissances est mise en place. 3. Devoirs et responsabilités du cabinet Le PGDI2 recrutera un cabinet qui sera responsable de la conception, du développement et du démarrage de la plateforme. Avant de commencer sa mission, le cabinet discutera avec le PGDI2 et l équipe de la Banque Mondiale des TDR et du contexte de Madagascar. Il est envisagé qu'il y aura 4 différentes phases pour cette mission : 1. Actualisation de l évaluation des besoins (2 mois) 2. Conception de la plateforme (3 mois) 3. Mise en œuvre d une phase pilote (2 mois) 4. Évaluation des résultats Le cabinet aura les rôles suivants à jouer pendant chaque phase : Préparation/évaluation des besoins Le cabinet devra interagir avec le PGDI2 sur la façon dont la plateforme sera structurée et développée. En effet, le cabinet confirmera les spécifications techniques de la plateforme et les besoins des parties prenantes. Le cabinet élaborera avec le PGDI2 une stratégie de gestion des connaissances qui inclura 3

4 une approche axée sur l homme, un calendrier avec toutes les étapes et les activités pour le développement de la plateforme, le suivi-évaluation de la plateforme. Le cabinet donnera une importance particulière à la façon dans laquelle les parties prenantes collectent, formatent et partagent la connaissance. La stratégie pourra être révisée par les deux parties pendant la mise en œuvre. Dans cette phase, le cabinet confirmera aussi les parties prenantes qui seront les principaux acteurs de la plateforme et confirmera les types d utilisateurs. En outre, le cabinet fera un inventaire du type de contenus qui seront partagés dans la plateforme. Le cabinet organisera un séminaire de haut niveau pour sensibiliser les parties prenantes sur la démarche pour le développement de la plateforme et sur le partage des connaissances et pour obtenir des commentaires sur la stratégie. Cette initiative vise à obtenir l'autorisation nécessaire au cabinet pour mener à bien la mise en œuvre de la plateforme. Dans cette phase, le cabinet sera encouragé à s associer avec une université ou un institut national de formation (cette association est un facteur déterminant, notamment pour la pérennisation). Conception de la plateforme Pendant cette phase, le cabinet développera la conception de la plateforme et conduira des tests de faisabilité (maquettes, dessins, modèles, etc.) en association avec deux ou trois clubs de gestion et quelques administrations pilotes pour comprendre quelle est la meilleure option. Le cabinet discutera avec les parties prenantes des modèles développées et à la fin de cette phase présentera le model final au PGDI2. Mise en œuvre Dans cette phase, Le cabinet développera la plateforme, et supportera le PGDI2 pour la résolution de problèmes potentiels. Sur la base des spécifications techniques convenues avec le PGDI2, le cabinet configurera la plateforme. Le cabinet donnera une importance particulière à la façon dans laquelle les parties prenantes peuvent partager et acquérir de la connaissance à traves la plateforme et créera des avantages pour les encourager à le faire. Le cabinet organisera des réunions périodiques pour évaluer les progrès par rapport aux objectifs du programme de coaching. La plateforme ne trouvera son effectivité qu'à travers une appropriation de la part des parties prenantes. Le cabinet proposera une approche adaptée pour que la plateforme soit adoptée. Le cabinet organisera un atelier de présentation du produit final où il sensibilisera et apprendra l'utilisation de la plateforme aux futurs utilisateurs. Évaluation de la plateforme et partage de connaissances Sur la base des leçons apprises pendant la mise en œuvre du projet, le cabinet conduira une évaluation finale pour tirer les conclusions et souligner les lésons 4

5 concernant la plateforme et la façon dans laquelle les partie prenantes partagent la connaissance à Madagascar. Le cabinet organisera aussi un salon sur la technologie et partage des connaissances pour la sensibilisation autour des nouvelles technologies et pour partager les leçons apprises. 4. Dispositions pour le reportage Le cabinet travaillera avec le PGDI2 et l'équipe de la Banque Mondiale pour concevoir et mettre en œuvre la plateforme. En particulier, le cabinet devra préparer des rapports sur les progrès de l initiative. 5. Qualification et expérience du cabinet Le cabinet jouera un rôle crucial pour le développement de la plateforme et devra posséder une bonne expérience dans la conception des plateformes de gestion des connaissances dans différents contextes. Comme le partage des connaissances est axés sur les personnes qui produisent, partagent ou acquièrent la connaissance, le cabinet devra avoir une très bonne expérience sur l analyse des besoins des personnes et sur la mise en œuvre des projets participatifs. Pour cela, le cabinet devra avoir les qualifications suivantes : Très bonne expérience dans la réalisation des projets liés aux nouvelles technologies et en particulier dans le développement de plateformes sur la gestion des connaissances. Très bonne expérience dans la réalisation des projets participatifs avec la participation de différentes parties prenantes. Ayant conçu et mis en œuvre des outils et des instruments déjà testés avec une approche qui inclut le facteur humain et la technologie. Expérience en Afrique, notamment à Madagascar est un atout. La connaissance du français est exigée. La connaissance de l'anglais et du malgache est un atout Une expérience avec des projets similaires au PGDI2, avec des organisations internationales ou avec des gouvernements. Le cabinet devra donc mobiliser une équipe hautement qualifiée possédant des expertises dans les domaines suivants : Développement de solutions technologiques basées sur les NTIC et l'exploitation de méga-data ; Mise en œuvre des projets de gestion de connaissance axés sur le résultat et tourné vers l homme ; Communication et gestion de l'apprentissage ; Réseautages sociaux. 6. Durée La mise en œuvre de l'ensemble de la prestation ne devrait pas excéder 6 mois. 5

6 7. Livrables Le cabinet produira les livrables suivants : Produits Un plan de mise en œuvre de la mission Une stratégie sur le développement de la plateforme de gestion des connaissances Un inventaire sur le contenu qui sera partagé dans la plateforme La version finale de la plateforme Les rapports mensuels d activité sur le progrès Rapport de l atelier de validation des résultats Critère de qualité Décrit les étapes de la mission Liste les institutions et les personnes à contacter Calendrier d'exécution Précise les démarches méthodologiques Précise les technologies utilisées Centrée sur l'homme Incluant les individus et les institutions Axée sur le résultat Utilisant les NTIC Innovante De la part et pour les parties prenantes Documents multi-type (texte, audio, carte, vidéo, cartes, etc.) Format largement accessible Multilingue Sur la base d'un prototype/des modèles présenté au projet Livré avec le code source Contenant au moins les modules suivant : - Gestion Électronique de Document (GED) : - Gestion de contenu (CMS) : - Gestion des connaissances (KM) : - Géolocalisation - Socialisation et Réseautage Nombre d utilisateurs de pour la phase test Multi-device avec applications clients sur tablettes et smartphones. Open source Multilingues Pérennisation avec la collaboration avec des instituts locaux (universités) Rapporte le déroulement de la mission Rend compte des leçons apprises sur la mission Rendant compte du déroulement de l atelier ; Rappelant les remarques les plus pertinentes de l atelier ; Raisonnablement illustré ; Moment d'évaluation Une semaine après la notification Deux mois après la notification Deux mois et demi après la notification Six mois après la notification Après chaque tranche de 30 jours suivant la notification Trois (02) jours au plus après l atelier 6

7 Rapport final Support de capitalisation de l expérience de la prestation Tenant compte des recommandations retenues de l atelier de validation ; Évaluant dans quelle mesure les citoyens ont accès aux documents budgétaires et peuvent ainsi participer au processus budgétaire ; Niveau d analyse profond et pertinent ; Raisonnablement illustré ; Formulant des recommandations conséquentes à l endroit des élus locaux et des pouvoirs publics pour un renforcement de la transparence, la redevabilité et la participation citoyenne au processus budgétaire. Décrit le processus dans un approche de gestion de connaissances ; Propose de pistes d amélioration pour les processus du même type ; Contient des opinions personnelles collectées sous forme de témoignages de personnes ayant participé à l enquête (interviewer, interviewés, membres du comité consultatif, etc.). A la fin de la prestation A la fin de la prestation 7