Le logiciel M4R (Monitoring for Results)

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1 L innovation appliquée au service de la nouvelle gouvernance Le logiciel M4R (Monitoring for Results) de IDEA-Solutions Un réseau international opérant en trois langues une formation combinée à l action Des logiciels de budgétisation et de suivi des programmes Une expérience de travail dans 63 pays

2 SUITE IDEA-SOLUTIONS QU EST-CE QUE LA SUITE IDEA-SOLUTIONS? Une suite d applications informatiques pour faciliter la mise en œuvre de la Gestion Axée sur les Résultats (GAR) dans le secteur public Le logiciel M4R (MONITORING FOR RESULTS) QU EST-CE QUE M4R? Une application Web qui fournit des informations sur la performance de la mise en œuvre des stratégies, programmes et projets QUI SONT LES UTILISATEURS DE M4R? Les décideurs de haut niveau dans le secteur public et dans les projets Les professionnels impliqués dans la gestion et le suivi-évaluation des programmes et des projets IDEA-Solutions et M4R sont des marques déposées de l Institut IDEA International.

3 PLACE DE M4R DANS VOTRE CYCLE DE GESTION AXÉE SUR LES RESULTATS Diagnostic (Analyse de la situation) Planification stratégique (5 ans) Suivi des indicateurs clé de performance de haut niveau Évaluation de la mise en œuvre du plan stratégique Analyse ex ante des programmes et projets Programmation et budgétisation pluriannuelle (3 ans- glissant) Planification et budgétisation des programmes et projets Cadre de mesure de la performance Suivi des programmes et projets Évaluation des programmes et projets Élaboration du PTBA Mise en œuvre du PTBA Suivi du PTBA Le cycle de Gestion Axée sur les Résultats commence en haut à gauche avec le diagnostic. Les phases de planification et de budgétisation (flèches noires continues) se terminent avec la mise en œuvre du Plan de travail et du budget annuel (PTBA) (en bas au centre). Les phases de suivi et d évaluation sont indiquées dans les deux colonnes de droite et mènent à des boucles de rétroaction vers le diagnostic, la planification et la budgétisation (flèches noires italiques). M4R commence avec la spécification du Cadre de mesure de la performance (CMP) (cadre bleu clair) avec une articulation des niveaux stratégique, programme/projet et PTBA. M4R se poursuit avec le suivi de la performance en termes de niveau d atteinte des cibles du CMP aux différents niveaux.

4 CADRE DE MESURE DE PERFORMANCE ARTICULÉ M4R vous aide à définir un Cadre de mesure de la performance (CMP) articulé à différents niveaux : stratégique, institutionnel, programme, sous-programme et projet. Ce cadre est articulé en termes d architecture de programmes, d indicateurs et de cibles. SYSTÈME D ALERTE PRÉCOCE M4R identifie pour vous en temps réel les indicateurs de performance qui s écartent de manière marquée des cibles fixées. Vous pouvez déterminer les seuils d alerte. M4R vous offre l option de recevoir cette information sur votre téléphone intelligent (mode responsive), voire de recevoir un courriel si vous le désirez.

5 TABLEAU DE BORD M4R vous offre une variété de graphiques et de tableaux sur l évolution de vos indicateurs de performance et de résultats. Les valeurs des données comme des indicateurs peuvent être exportées vers Excel pour des analyses plus spécifiques.

6 e-satisfaction Le module e-satisfaction de M4R est un système de suivi en ligne de la satisfaction des bénéficiaires et des autres acteurs impliqués dans les programmes et projets. Il permet d identifier rapidement les groupes insatisfaits et de prendre des mesures qui devraient permettre d augmenter leur niveau de satisfaction. Il permet aussi des analyses statistiques en coupe transversale pour comparer le niveau de satisfaction selon les caractéristiques des bénéficiaires (genre, groupe d âge, localisation), selon les programmes ou les projets. Enfin il permet des analyses en série chronologiques pour voir l évolution du niveau de satisfaction dans le temps.

7 ANALYSE DE LA VALEUR ACQUISE M4R permet de mener une analyse de la valeur acquise par programme ou projet pour analyser la performance en termes de respect du calendrier et du budget. En suivant l indice de performance du calendrier (SPI) et l indice de performance du Coût (CPI), vous pouvez déceler les retards et les dépassements de coût et prendre des mesures correctives à temps. SUIVI DES CONTRATS DE PERFORMANCE DU PERSONNEL CADRE ET PROFESSIONNEL M4R permet de suivre le degré de réalisation des cibles fixées dans les contrats de performance du personnel cadre et professionnel de votre institution. Il vous alerte en cas d écart important entre les niveaux ciblés et réalisés et vous permet de corriger le tir en rencontrant les personnes concernées et en discutant avec elles des mesures à adopter. Enfin, il sert à établir le degré final d atteinte des cibles en fin d année, information importante pour l évaluation de la performance du personnel et la fixation éventuelle de bonus de performance.

8 SUIVI DU PROCESSUS DE PASSATION DE MARCHÉS ET DES CONTRATS M4R permet le suivi du processus de passation de marchés et détecte les retards et alerte les décideurs. Une fois le contrat attribué, il permet le suivi de l exécution du contrat tant en termes de progrès physique des activités que de l exécution budgétaire. GÉNÉRATION DE RAPPORTS STANDARD M4R génère en un clic une série de rapports en version préliminaire avec une table des matières prédéfinie et tous les tableaux et graphiques spécifiés au départ avec vous. Vous pouvez enregistrer cette version préliminaire comme fichier Word sur votre ordinateur et ensuite compléter le texte, insérer ou éliminer des informations afin d obtenir la version finale. Cette fonctionnalité facilite la production rapide de rapports homogènes, que ce soit pour des rapports d activités et budgétaires intra-annuels ou des rapports annuels de performance. FONCTIONNALITÉS SUR MESURE D autres fonctionnalités sur mesure peuvent être développées pour répondre à vos besoins spécifiques. M4R est toujours adapté à vos caractéristiques et besoins spécifiques.

9 PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES du logiciel M4R Le module principal inclut les fonctionnalités suivantes : Arborescence de planification Cadre de mesure de la performance Plan de travail annuel Budget annuel Système d alerte précoce Génération automatique de rapports Les modules spécialisés concernent des fonctionnalités spécifiques : Analyse de la valeur acquise Suivi de la performance du personnel Suivi du processus de passation des marchés et de la gestion des contrats Suivi en ligne de la satisfaction des bénéficiaires Le logiciel M4R fonctionne sur une plateforme Microsoft.NET et suit une architecture 3-tiers : ASP.NET pour l interface web, C# pour la couche métier et SQL pour la base de données. Des interfaces sont élaborés avec les systèmes d information existants, si jugé pertinent. Les droits d accès et les normes de sécurité peuvent être ajustés et sont définis par défaut selon les normes du gouvernement du Canada. Votre équipe de technologies de l information administrera l application avec la base de données sur votre serveur. Après l installation de M4R, vous avez accès à des versions mises à jour et à la nouvelle documentation de M4R ainsi qu à des services d appui technique et de coaching (à distance et/ou sur place) en fonction du plan d assurance logiciel que vous choisissez. ÉTAPES POSSIBLES DU PROCESSUS M4R ET DURÉE Activité Caractère Durée indicative Effectuer un diagnostic de vos systèmes de suivi et de rapportage et des systèmes d information reliés et formulation d un plan d action pour son amélioration, incluant la mise en œuvre de M4R Option 3 mois Formation en suivi-évaluation avec deux options : Option 1 : Formation de base Option 2 : Certification Universitaire Supérieure (Masters) en suivi-évaluation Option 2 semaines 3 mois Installation de M4R Obligatoire 5 mois Mise en œuvre du plan d assurance logiciel choisi Option 1 à 5 ans COÛT DU PROCESSUS M4R Le prix d achat et le coût d installation de M4R varient en fonction de : La complexité du système à suivre, qui se reflète par le nombre d éléments de planification ; Les modules spécialisés souhaités au-delà du module principal Le soutien supplémentaire dont vous avez besoin en termes de diagnostic, de formation et de plan d assurance logiciel. Il nous fera plaisir de vous faire parvenir une proposition de prix sur la base de vos besoins exprimés.

10 témoignages «IDEA nous a fourni des services visant à améliorer notre système de mesure du rendement ; ainsi que notre système de suivi, évaluation et rapportage. Dans le cadre de ce mandat, ils ont utilisé leur application informatique M4R qui a permis à notre organisation d atteindre un autre niveau de développement organisationnel. Il a permis une meilleure articulation des cadres de mesure du rendement de notre stratégie régionale de Gestion Globale des Catastrophes, de notre plan de développement institutionnel, de nos programmes et projets. Le système, avec des tableaux de bord, système d alerte précoce et la génération automatique de rapports, rend mon travail et celui de mes directeurs» beaucoup plus facile. M. Ronald H. Jackson Directeur Exécutif, CDEMA (Barbade)...a permis à notre organisation d atteindre un autre niveau de développement organisationnel. «Je suis impressionné par le logiciel M4R développée par IDEA que je considère à la pointe de l innovation en termes d articulation de la planification et du suivi aux niveaux» stratégique, programme et projet. Il représente une réelle valeur ajoutée aux systèmes d information existants pour les gouvernements et les institutions publiques. Dr. Ray Rist Co-directeur de l IPDET (International Program for Development Evaluation Training)...une réelle valeur ajoutée aux systèmes d information existants...

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