Déploiement du Système d Information de Gestion- Etats des lieux et Perspectives

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1 Secrétariat d Etat auprès du Ministère de l Énergie, des Mines, de l Eau et de l Environnement chargé de l Eau et de l Environnement Département de l Eau Déploiement du Système d Information de Gestion- Etats des lieux et Perspectives Atelier sur les Systèmes de Gestion de l Information, Rabat le 9 mai 2012 Hicham RAHIMI, DEVALDA-Consulting

2 Sommaire Présentation du système d information de gestion Un peu d historique Consistance de la mission Axes du diagnostic Etats des lieux: constats & analyses Axes de développement du SIG actuel Principales recommandations Slide 2

3 Présentation du Système D Information de Gestion Système Composé des modules suivants: Module de comptabilité Générale et budgétaire Module de gestion des marchés et la logistique Module de gestion des Ressources Humaines Module de gestion de la comptabilité Analytique Module de gestion des Redevances Slide 3

4 Un peu D Historique Composantes arrêtées suite au Schéma Directeur du Système d Information des Agences- Etude terminée en 2000 Développement des composantes au niveau de l Agence Oum Er Rbia choisie comme agence pilote Choix de la technologie Oracle Forms et Reports comme plateforme de développement Slide 4

5 Consistance de la Mission Installation des bases de données sur les nouveaux serveurs Configuration des postes clients Présentation des modules (1 jour) Diagnostic par le biais d entretiens avec les responsables métiers. Agences concernées : ABHSM, Guir Ziz Ghris, Abhoer et Tensift Slide 5

6 Axes du Diagnostic Le système d information de gestion en tant qu outil de pilotage Niveau d informatisation L infrastructure informatique L aspect ressources humaines Slide 6

7 Etats Des Lieux- Constats -1 Rôle du Système d Information de Gestion dans le pilotage des activités de l Agence: Différents Points de vue à noter : Non Nécessaire vu la taille de l activité qui reste maitrisable moyennant les outils standards de bureautique (Excel et Word). Excel présente une bonne souplesse de gestion par rapport à une application informatique Le SIG est important, mais pourquoi réinventer la roue si le marché présente des solutions moins chers et du coup aucune dépendance au prestataire non plus un effort de réception ou de formation supplémentaire à fournir. Le SIG peut servir comme point de départ pour une meilleure informatisation sous réserve qu il soit évolué d avantage. Le SIG est très important, nous continuons à le maintenir et l évoluer Slide 7

8 Etats Des Lieux- Analyse 1 Est-il nécessaire d avoir Un système d Information de Gestion? Si ce n est pas une obligation réglementaire! Si les activités y afférentes restent maitrisables! Si Excel s avère largement suffisant Mais La réponse est non! Si c est pour gagner en performance Si c est pour définir et suivre les indicateurs de gestion interne (délai moyen de paiement d une facture, délai moyen de recouvrement d un O.R, etc) Si l analyse de l historique constitue une piste de réflexion importante La réponse est Oui Slide 8

9 Etats Des Lieux- Analyse 1..Suite Un constat qui nous ramène à répondre aux questions suivantes? En terme de gestion interne, quelle est la vision que l agence doit arrêter pour bénéficier des apports d un tel système? Ce système sera juste un support comme Excel ou bien une image reflétant la performance de la gestion interne? Ensuite, on peut décider Si Excel suffira? Faire Evoluer le SIG actuel pour répondre aux nouvelles exigences en terme de contrôle de performance? Ou bien, l abandonner pour recourir à des solutions commerciales Slide 9

10 Etats Des Lieux- Constats -2 Niveau d Informatisation: Un écart d une agence à l autre : Une agence suffisamment informatisée: dispose d un bon patrimoine exploité à 100% Une agence moyennement informatisée avec des niveaux d exploitation différents d une application à une autre Une agence ne disposant encore d aucune application Infrastructure Technique: Entre un parc informatique moderne et un autre moyen. Des problèmes de base sont à noter: absence de prises réseaux, absence de salle machine organisée. Autant de serveurs que d applications. Des postes utilisateurs non adéquats Lenteur du réseau local Slide 10

11 Etats Des Lieux- Constats -3 Qualification du personnel: Degré de maîtrise de l outil informatique : Quelques agents trouvent encore des difficultés avec les outils bureautiques. D autres trouvent les applications informatiques trop compliqués à manipuler Responsable Technique Dédié: Sur quelques agences, les responsables techniques sont généralement des gens convertis à partir d autres métiers pour remplir le manque de personnel Des tâches en plus de ses tâches quotidiennes Manque d expérience en matière de responsable informatique Personnel Métier: Quelques responsables métiers ont été convertis depuis d autres métiers sans aucune formation Slide 11

12 Etats Des Lieux- Analyses 2,3 Le manque de personnel technique dédié est à l origine du: Degré de réussite des expériences d informatisation, De la méfiance installée chez quelques responsables par rapport à ce genre d expérience De l érgonomie, la conviviabilité et le degré d exploitation d une application développée dans ces conditions. Le faible degré de maîtrise de l outil informatique : Est un réel frein d évolution de n importe quel système bien qu il soit simple Slide 12

13 Etats Des Lieux- Analyses 2,3..Suite La conduite d une action d informatisation suppose: Que l on dispose : Des compétences pour rédiger des cahiers des charges exhaustifs et précis, D une cellule compétente de suivi maitrisant les aspects technologiques, de gestion du projet et de techniques de réception des produits, D une cible d utilisateurs finaux qualifiée pour faire tourner le produit Quelques agences sont encore loin de cette configuration Slide 13

14 Axes d évolution du SIG Actuel Principaux critiques sur le SIG Déployé: Ergonomie et convivialité moyenne Navigation un peu difficile sur le module de gestion budgétaire Absence d intégration horizontale entre quelques modules Enrichir les éditions sur le module de gestion des ressources humaines Absence de mécanisme d alerte permettant d avertir l utilisateur sur quelques événements en particulier sur la gestion des marchés. Besoins d améliorer quelques fonctionnalités sur le module de gestion des marchés Slide 14

15 Axes d évolution du SIG Actuel Axes d évolution : Enrichir les fonctionnalités du SIG selon une nouvelle vision incluant les aspects de contrôle de gestion Retravailler les interfaces et éditions selon des nouvelles normes d érgonomie et de convivialité Assurer une interconnexion horizontale entre tous les modules pour palier aux problèmes de la double saisie Migration vers une version récente de la plateforme de développement Oracle Slide 15

16 Principales Recommandations Mettre à niveau les agents actuels en leur offrant les formations de base ( excel,..etc) Mettre à niveau le personnel technique actuel Doter chaque agence d un service informatique dédié En absence de ce service, l agence peut recourir aux services d accompagnement maîtrise d ouvrage/maitrise d œuvre Constituer un comité SI des agences : un lieu d échange, de réflexion et de partage d expérience Slide 16

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