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1 MaxiCompte Gestion de vos comptes banque et contrôle budgétaires Ce logiciel va vous permettre de gérer l'ensemble de vos comptes bancaires et d'effectuer un suivi budgétaire de vos recettes et dépenses. Configuration minimale : - Windows XP, Vista ou Windows 7/8 - Microsoft.NET Framework 2 - Internet Explorer 7 ou sup. Extrait des fonctionnalités : - Multi-dossiers et multi-comptes banques - Saisie simple et rapide des opérations bancaires - Organisation arborescente des recettes et dépenses (postes et sous-postes); - Budgétisation des recettes et dépenses annuelles - Gestion budgétaire (tableau de bord des dépenses et recettes) - Gestion des ordres automatiques (prélèvements et virements) - Echéancier avec passage automatique des opérations - Possibilité d'effectuer des virements compte à compte - Recherche rapide des opérations bancaires - Impressions (relevé de compte, liste des ordres automatiques, bordereau de remise de chèques,... ) - Statistiques (répartition des recettes ou dépenses, répartition par type de paiement, évolution du/des comptes,...) - Simulation et calcul de tableau d'amortissement d'emprunts - Gestion documentaire (pour archiver courriers, contrats de prêt, plaquettes,...) - Exportation et importation des opérations bancaires (format txt et qif) - Fonction de sauvegarde et restauration de la base de données intégrée Par défaut l'installation de l'application est effectuée dans le répertoire "C:\Program Files\MaxiCompte3" (C:\Program Files (x86)\maxicompte3 pour les version 64bits de windows). Pour désinstaller ce logiciel, utilisez la procédure de désinstallation intégrée dans windows. Si le logiciel est exécuté avec un compte utilisateur "Administrateur" Les données sont par défaut stockées à la racine du disque "Système" (C:\Données EuroSoft Software Development\MaxiCompte). Vous pouvez modifier la localisation des données en utilisant le menu : Outils => Base de données => localisation des données. Si le logiciel est exécuté avec un compte utilisateur "limité" ou "standard" Les données seront stockées dans le dossier "Mes documents". (sans possibilité de modifier ou de déplacer la localisation des données) 1

2 Si le logiciel est exécuté sur une clé USB Toutes les données sont stockées sur la clé USB dans le répertoire contenant l'exécutable du logiciel. (sans possibilité de modifier ou de déplacer la localisation des données) Gestions des dossiers Ce logiciel est multi-dossiers, vous pourrez gérer les comptes de plusieurs utilisateurs indépendants les uns des autres. - Le menu "Fichier" => "Ouverture automatique", vous permettra de sélectionner le dossier à ouvrir automatiquement lors du lancement du logiciel. - Utilisez le menu "Fichier" => "Ouvrir une dossier", pour accéder à la fenêtre de sélection d'un dossier. (les dossiers contenant un cadenas sont protégés par un mot de passe). - Utilisez le menu "Fichier" => "Fermer le dossier", pour fermer le dossier en cours (toutes les fonctionnalités seront désactivées) - Utilisez le menu "Fichier" => "Créer un dossier", pour ajouter un nouveau dossier (vous pourrez en protéger l'accès par un mot de passe). -Utilisez le menu "Fichier" => "Modifier un dossier", pour modifier le titre, le mot de passe ou l'image d'un dossier. -Utilisez le menu "Fichier" => "Supprimer un dossier", pour supprimer un dossier et toutes les données qu'il contient. Par défaut, MaxiCompte contient un dossier de démonstration. Vous pouvez modifier les données de ce dossier pour y intégrer vos propres informations ou supprimer ce dossier puis en créer un nouveau (vide). Gestion des comptes banque La liste des comptes banque en haut à gauche dans la fenêtre principale, vous permettra de sélectionner, ajouter, modifier ou supprimer un compte banque. Chaque ligne affiche le logo, le nom et le titre du compte banque. Le premier chiffre correspond au solde réel et le deuxième au solde prévisionnel. Barre de bouton Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouveau compte banque. Cliquez sur ce bouton pour modifier le compte banque sélectionné. Cliquez sur ce bouton pour supprimer le compte banque sélectionné. Cliquez sur ce bouton pour obtenir le total des soldes de vos comptes banque Cliquez sur ce bouton pour imprimer la liste des compte banque. Vous pouvez également accéder à ces fonctionnalités par le menu volant en cliquant-droit sur la liste. (ce menu vous permettra également de modifier l'ordre des comptes dans la liste) Fenêtre de saisie d'un compte banque L'onglet "Général" permet de saisir toutes les données du compte banque. L'onglet "Personnalisé" contient 10 champs de type "boite-liste" et 2 champs de type "mémo" que vous pouvez personnaliser afin d'adapter le logiciel à vos besoins spécifiques. L'onglet "Documents" intègre une mini gestion documentaire qui permet de lier des images ou des fichiers au compte banque (courriers, notices, tarifs,...). Affichage des soldes L'affichage des soldes sous la liste des comptes banque vous permettra de visualiser : - Le solde réel, correspondant à la somme des opérations pointées. - La somme des opérations "non pointées". - Le solde prévisionnel, prenant en compte les opérations non pointées et/ou les virements et/ou les prélèvements et/ou les échéances. Cliquez sur les cases à cochez pour sélectionner ou dé-sélectionnez les éléments pris en compte dans le calcul du solde prévisionnel. 2

3 Utilisez l'icône du calendrier pour sélectionner la date déterminant les opérations prises en compte dans le calcul du solde prévisionnel. Saisie des opérations bancaires La zone de droite permet de visualiser la liste des opérations bancaires du compte banque sélectionné. Les opérations sont triés par année dans un système d'onglet en bas de la liste. Les opérations pointées sont indiquées par une case à cocher "Verte" sous la date. Pour pointer une opération, double-cliquez sur le case à cocher grisée. La date de pointage apparaît à droite de la case à cocher "Verte". Barre de bouton Cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle opération. Cliquez sur ce bouton pour modifier l'opération sélectionné. Cliquez sur ce bouton pour supprimer l'opération sélectionné. Cliquez sur ce bouton pour imprimer la liste des opérations. Vous pouvez également accéder à ces fonctionnalités par le menu volant en cliquant-droit sur la liste. Par défaut, la saisie s'effectue directement dans la grille. Vous pouvez également effectuer la saisie dans une fenêtre indépendante en modifiant la propriété "Edition direct dans la grille" (Menu "Fichier" => "Propriétés"). Saisie d'une opération bancaire Pour chaque opération vous pourrez saisir : la date, le titre, le type (cartes, chèque,...), la référence (ex: n de chèque), le montant (débit ou crédit), le ou les postes de recettes ou de dépenses, le pointage et la date de pointage. Saisissez le montant avant de sélectionner le ou les postes. Organisation des postes de dépense Pour organiser les postes de dépense, cliquez sur le menu "Budget" et sélectionnez "Postes de dépense". Cliquez-droit sur l'arborescence ou utilisez les boutons en bas à gauche pour créer les postes et subdivision de postes. Vous pourrez ensuite ajouter une ligne de budget annuel pour chaque poste ou subdivision. Si un poste possède des subdivisions budgétées, il ne sera plus possible de saisir de budget pour ce poste et la somme des budgets des subdivisions lui sera automatiquement affecté. Organisation des postes de recette Pour organiser les postes de recette, cliquez sur le menu "Budget" et sélectionnez "Postes de dépense". Cliquez-droit sur l'arborescence ou utilisez les boutons en bas à gauche pour créer les postes et subdivision de postes. Vous pourrez ensuite ajouter une ligne de budget annuel pour chaque poste ou subdivision. Si un poste possède des subdivisions budgétées, il ne sera plus possible de saisir de budget pour ce poste et la somme des budgets des subdivisions lui sera automatiquement affecté. Tableau de bord Pour visualiser le tableaux de bord, cliquez sur menu "Budget" et sélectionnez "Tableau de bord". Les tableaux de bords permettent de visualiser pour chaque poste de dépense et de recette le montant budgété, le montant réel et le dépassement en pourcentage par mois, trimestre et année. Dans chaque cellule s'affiche le montant réel (correspondant aux opérations) en rouge ou en vert si celuici est supérieur ou inférieur au montant budgété. La somme en bleu correspond au montant budgété. Le pourcentage correspond à la différence entre montant réel et montant budgété. 3

4 Prélèvements automatiques Pour gérer vos prélèvements automatiques, cliquez sur menu "Ordres" et sélectionnez "Prélèvements automatiques". Champs Titre Référence Montant Début Fin Fréquence Jour Compte banque Poste de dépense Commentaire Descriptions Titre du prélèvement automatique (ce titre sera affecté à l'opération bancaire) Référence du prélèvement automatique (cette référence sera affectée à l'opération bancaire) Montant à débiter (La case à cocher permet de déterminer si l'opération doit apparaitre pointée) Date de début des prélèvements automatiques Date de fin des prélèvements automatiques fréquence des prélèvements (en mois) Jour dans le mois auquel doit être effectué le prélèvement Compte banque sur lequel le prélèvement sera débité Poste de dépense dans laquelle sera ventilée l'opération Observations sur le prélèvement automatique Virements automatiques Pour gérer vos virements automatiques, cliquez sur menu "Ordres" et sélectionnez "Virements automatiques". Titre : Titre du virement automatique (ce titre sera affecté à l'opération bancaire) Référence : Référence du virement automatique (cette référence sera affectée à l'opération bancaire) Montant : Montant à créditer (La case à cocher permet de déterminer si l'opération doit apparaître pointée) Début : Date de début des virements automatiques Fin : Date de fin des virements automatiques Fréquence : fréquence des virements (en mois) Jour : Jour dans le mois auquel doit être effectué le virement Compte banque : Compte banque sur lequel le virement sera crédité Poste de recette : Poste de recette dans la quel sera ventilée l'opération Commentaire : Observations sur le virement automatique Virements compte à compte Pour effectuer vos virements compte à compte en une seule opération, cliquez sur menu "Ordres" et sélectionnez "Virements compte à compte". Il vous est possible programmer un virement compte à compte à fréquence régulière en cliquant sur "Virement compte à compte récurrente". Dans ce cas un ordre de virement et de prélèvement seront automatiquement créés. Opération de débit Compte banque : Compte banque à débiter Titre : Titre de l'opération bancaire débitrice 4

5 Date : Date de l'opération bancaire débitrice Référence : Référence de l'opération bancaire débitrice Montant : Montant de l'opération bancaire débitrice (La case à cocher permet de déterminer si l'opération doit apparaître pointée) Poste de dépense : Poste de dépense dans lequel sera ventilée l'opération Opération de crédit Compte banque : Compte banque à créditer Titre : Titre de l'opération bancaire créditrice Date : Date de l'opération bancaire créditrice Référence : Référence de l'opération bancaire créditrice Montant : Montant de l'opération bancaire créditrice (La case à cocher permet de déterminer si l'opération doit apparaître pointée) Poste de recette : Poste de recette dans lequel sera ventilée l'opération Virement compte à compte récurrent Début : Date de début des prélèvements-virements automatiques Fin : Date de fin des prélèvements-virements automatiques Fréquence : fréquence des prélèvements-virements (en mois) Jour : Jour dans le mois auquel doit être effectué le prélèvement-virement Commentaire : Observations sur le prélèvement-virement automatique Echéancier Pour gérer vos échéances (débitrice ou créditrice), cliquez sur le menu "Echéancier". Si des échéances sont en alerte, un petit triangle jaune clignotant apparaitra dans la zone des soldes de la fenêtre principale. Cliquez sur cette icône pour visualiser la liste des échéances en alerte. Champs Titre Date Référence Type Montant Compte banque Poste Alerte Insertion automatique Effectuée Commentaire Descriptions Titre de l'échéance (ce titre sera affecté à l'opération bancaire) Date de l'échéance (cette date sera affecté à l'opération bancaire) Référence de l'échéance (cette référence sera affectée à l'opération bancaire) Type du moyen de paiement Montant de l'échéance Compte banque sur lequel l'échéance sera débitée ou créditée Poste de recette ou de dépense dans lequel sera ventilé l'opération Nombre de jours avant la date d'échéance à partir desquelles l'alerte doit être activée Jour dans le mois auquel doit être effectué le virement Indique si l'opération bancaire a été créée Observations sur l'échéance Recherche Pour accéder au moteur de recherche, cliquez sur menu "Outils" et sélectionnez "Recherche". Vous pourrez combiner plusieurs critères afin de rechercher des opérations sur le compte banque sélectionné. 5

6 Statistiques Pour accéder aux statistiques, cliquez sur le menu "Statistiques". Cette fonctionnalité vous permettra de visualiser graphiquement des statistiques de répartition ou d'évolution des opérations. Impressions Cliquez sur le menu "Impressions", pour imprimer un relevé de compte, la liste des prélèvements et virements automatiques, la liste des échéances, un relevé d'identité bancaire ou un bordereau de remise de chèques. Impressions Cliquez sur le menu "Impressions", pour imprimer un relevé de compte, la liste des prélèvements et virements automatiques, la liste des échéances, un relevé d'identité bancaire ou un bordereau de remise de chèques. Calcul d'emprunt Tableau d'amortissement Cette fonction vous permettra de calculer un tableau d'amortissement à partir du capital, de la durée et du taux que vous aurez saisi. Pour accéder à cette fonction, sélectionnez "Tableau d'amortissement" dans le menu "Outils" => "Calcul d'emprunt". Simulation du coût d'un emprunt Cette fonction vous permettra de simuler le coût d'un emprunt ainsi que la mensualité. Pour accéder à cette fonction, sélectionnez "Simulation" dans le menu "Outils" => "Calcul d'emprunt". Conversion de chiffres en lettres Cette fonction vous permettra de convertir une somme en chiffres en somme en lettres afin de l'intégrer dans un document texte (Word par exemple) grâce au presse-papier. Pour accéder à cette fonction, sélectionnez "Conversion de chiffres en lettres" dans le menu "Outils". Totaux des comptes banque Cette fonction vous permettra de calculer les totaux de l'ensemble des comptes banques du dossier. Pour accéder à cette fonction, sélectionnez "Totaux des comptes banques" dans le menu "Outils". Propriétés de l'application Pour accéder à la fenêtre des propriétés de l'application, sélectionnez "Propriétés" dans le menu "Fichier". Configuration du scanner La configuration du scanner est utile pour la fonction de mini gestion documentaire intégrée aux fiches des locataires, biens immobilier, baux,... Pour accéder à la fenêtre de configuration du scanner, sélectionnez "Configuration du scanner" dans le menu "Fichier". Sauvegarde de la base de données Cette fonction permet d'effectuer une sauvegarde de la base de données dans un autre répertoire, sur un disque amovible ou tout autre support et de la restaurer en cas de problème sur la base de données principale. Sauvegarde Pour effectuer une sauvegarde, sélectionnez "Base de données" puis "Sauvegarde" dans le menu OUTILS. Sélectionnez le répertoire dans lequel la sauvegarde sera effectuée. Il est déconseillé de modifier le nom du fichier de sauvegarde. Restauration Vous devez effectuer une restauration uniquement si vous avez perdu votre base de donnée principale. La restauration remplace l'intégralité des données de la base principale par les données de la sauvegarde. Pour effectuer une restauration, sélectionnez "Base de données" puis "Restauration" dans le menu OUTILS. Sélectionnez le fichier de sauvegarde que vous souhaitez restaurer. 6

7 LE LOGICIEL EST LIVRE "EN L'ETAT" SANS GARANTIE DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT, EXPRESSE OU TACITE, QUANT A SA QUALITE, SES PERFORMANCES OU RESULTATS. LE PRESENT LOGICIEL NE VOUS GARANTIT PAS QU'IL FONCTIONNERA CORRECTEMENT, NOTAMMENT AVEC TOUTE COMBINAISON D'ELEMENTS MATERIELS OU LOGICIELS. LE PRESENT LOGICIEL A POUR PRINCIPALE VOCATION LA GESTION DE COMPTE BANQUE PERSONNEL DONT LES CARACTERISTIQUES ET LES LIMITES SONT EXPOSEES DANS LA DOCUMENTATION. VOUS RECONNAISSEZ ETRE PLEINEMENT INFORME QUE L'UTILISATION DU PRESENT LOGICIEL. VOUS RECONNAISSEZ AVOIR ETE EN MESURE D'EVALUER LES CAPACITES DU LOGICIEL. AUCUNE GARANTIE DE QUELQUE NATURE ET A QUELQUE TITRE QUE CE SOIT EXPLICITE OU IMPLICITE, DE NON- INFRACTION OU DE CONFORMITE OU D'ADEQUATION A UN USAGE SPECIFIQUE DU LOGICIEL ET DE LA DOCUMENTATION Y AFFERENTE. LA GARANTIE ENONCEE CI-DESSUS CONSTITUE LA GARANTIE INTEGRALE. ELLE EST EXCLUSIVE DE TOUTE AUTRE GARANTIE EXPRESSE OU TACITE NOTAMMENT DE TOUTE GARANTIE DE CONFORMITE OU DE CONVENANCE A UN USAGE PARTICULIER. NOUS NE POURRONS EN AUCUN CAS ETRE TENU RESPONSABLE DE TOUT DOMMAGE INDIRECT NOTAMMENT DE TOUTE PERTE D'EXPLOITATION, PERTE DE DONNEES OU TOUTE AUTRE PERTE FINANCIERE. L'UTILISATEUR FINAL S'ENGAGE A REALISER DES SAUVEGARDES COMPLETES ET REGULIERES DE SES DONNES ET PROGRAMMES. LE LOGICIEL N'EST PAS TOLERANT AUX FAUTES ET N'EST PAS CONÇU, FABRIQUE, NI PREVU POUR EQUIPEMENT DE CONTROLE EN TEMPS REEL EN ENVIRONNEMENT DANGEREUX NECESSITANT UNE RESISTANCE A LA PANNE, POUR LESQUELS UNE DEFAILLANCE DU LOGICIEL PROVOQUERAIT LA MORT, DES BLESSURES OU DES DOMMAGES PHYSIQUES OU ENVIRONNEMENTAUX (ACTIVITES A HAUT RISQUE). AUCUN ENGAGEMENT N'EST CONSENTI ET NOTAMMENT AUCUNE GARANTIE EXPRESSE OU TACITE DE CONFORMITE OU D'ADEQUATION AUX ACTIVITES A HAUT RISQUE. Ce logiciel est un FREEWARE (gratuit), sans aucune limitation. Vous pouvez l utiliser librement, sans restriction. 7